1. Đăng nhập vào chương trình
Trước khi làm việc với chương trình, người dùng phải đăng nhập với một tên đăng nhập và mật khẩu đăng kí từ trước.
2. Cửa số chính của chương trình
Cửa sổ chính chương trình được thể hiện bởi FormMain, bao gồm một thanh Menu chứa tất cả các chức năng của chương trình. Để dễ dàng hơn trong việc thao tác thì
94
các công việc quan trọng và thường xuyên thực hiện của chương trình đều được thể hiện trên giao diện của form bên cạnh việc nằm trong Menu. Công việc chính bao gồm 4 groupbox, với 4 chức năng là:
- Quản lý kho. - Quản lý bán hàng. - Quản lý mua hàng. - Báo cáo.
Khi nhấn chọn một mục bất kì sẽ mở ra các cửa sổ làm việc mới tương ứng với chức năng đó. Đóng cửa sổ chính này cũng đồng nghĩa với thoát khỏi chương trình.
Menu Hệ thống: trên menu này có 2 chức năng là Thay đổi mật khẩu và thoát khỏi chương trình.
Menu Danh mục: điều khiển các danh mục của hệ thống, bao gồm:
- Danh mục Nhà cung cấp: cho phép người dùng theo dõi danh sách nhà cung cấp với những thông tin kèm theo từ DataGridView, ngoài ra khi di chuyển con trỏ trên DataGridView, thông tin cụ thể của từng nhà cung cấp được hiển thị trên các textbox đi kèm bên dưới. Form nhà cung cấp còn chứa một thanh Binding Navigator chứa các button thêm, xóa, sửa phục vụ cho việc điều khiển các thông tin về nhà cung cấp.
95
Khi cần thêm một nhà cung cấp, người dùng sẽ sử dụng button thêm, sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết, click button lưu để cập nhật dữ liệu. Mã nhà cung cấp sẽ được hệ thống phát sinh tự động theo mẫu “NCC_xxxx”với xxxx là số thứ tự phát sinh theo kiểu tăng dần.
Tương tự với button sửa, chọn nhà cung cấp cần sửa thông tin từ danh sách ở trên, sau đó sửa các thông tin từ các textbox bên dưới, sau đó click button lưu.
- Danh mục Khách hàng: cũng tương tự như form quản lý Nhà cung cấp, form quản lý khách hàng cũng cung cấp một danh sách các khách hàng để tiện cho việc theo dõi, quản lý, đồng thời với việc thêm, xóa, sửa trên danh mục nhà cung cấp. Các thao tác với các button thêm, xóa, sửa trên thanh Binding Navigator cũng tương tự với form quản lý danh mục nhà cung cấp.
Mã khách hàng cũng được hệ thống tự động phát sinh theo kiểu “KH_xxxx” với xxxx là số thứ tự tăng dần.
96
- Danh mục Kho-Bể: bao gồm danh sách thông tin về các kho chứa hàng của công ty được hiển thị trên DataGridView, thông tin về kho được hiển thị rõ hơn qua các textbox và các bể thuộc kho hiển thị trên DataGridView bên dưới.Cùng với mỗi DataGidView Kho, Bể là một thanh Binding Navigator với các button điều khiển việc thêm, xóa, sửa Kho, Bể.
97
Mã kho và mã Bể sẽ được hệ thống tự động phát sinh theo kiểu “KHO_xxx” và “BE_xxx”với xxx là số thứ tự tăng dần.
Các thao tác cập nhật Kho được thực hiện trên form hiện hành, còn các thao tác cập nhật Bể được chuyển sang một form mới.
Form thực hiện công việc thêm bể: trên form này có 2 combobox để lựa chọn, Bể thuộc kho nào và Bể chứa loại hàng nào.
- Danh mục nhân viên: chọn phòng ban từ combobox và theo dõi danh sách nhân viên trực thuộc phòng ban đó, với các thông tin được hiển thị trên DataGridView
98
- Danh mục Hàng: thể hiện các loại xăng dầu hiện công ty đang đưa vào kinh doanh. Và các thao tác thêm, xóa, sửa.
Một loại mặt hàng khi mới được thêm vào sẽ mặc định giá mua vào và giá bán ra sẽ là 0. Để cập nhật giá cho mặt hàng đó, click vào button Bảng giá trên thanh Binding Navigator và thực hiện thao tác cập nhật giá từ form Bảng giá.
- Bảng giá: giúp nhân viên kinh doanh theo dõi giá mua vào, giá bán ra của từng loại mặt hàng.
Khi có yêu cầu cập nhật giá bán từ Khách hàng cũ hoặc báo giá cho Khách hàng mới để quyết định kí kết hợp đồng, click button In để thực hiện In bảng báo giá.
99 Form cập nhật giá:
Các menu còn lại đều được thể hiện trên form chính của chương trình nhằm tạo sự thuận tiện hơn trong việc thực hiện các công việc đó.
Menu Bán hàng
- Lập đơn hàng khách hàng
- Quản lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập phiếu thu
100 Menu Mua hàng
- Lập đơn hàng nhà cung cấp
- Quản lý đơn hàng gửi nhà cung cấp - Lập phiếu chi
Menu Kho hàng
- Quản lý phiếu nhập kho - Lập phiếu nhập kho - Quản lý phiếu xuất kho - Lập phiếu xuất kho
- Kiểm tra hàng tồn kho hiện hành. Menu Báo cáo
- Báo cáo tổng hợp xuất hàng - Báo cáo tổng hợp nhập hàng - Báo cáo tổng hợp bán hàng - Báo cáo tổng hợp mua hàng - Báo cáo tồn kho
- Báo cáo chi tiết nhập theo nhà cung cấp - Báo cáo chi tiết xuất theo khách hàng - Báo cáo nhập xuất chi tiết theo Kho
- Báo cáo bán hàng chi tiết theo Khách hàng - Báo cáo mua hàng chi tiết theo Nhà cung cấp
101
3. Chức năng quản lý bán hàng
- Quản lý đơn đặt hàng từ khách hàng: giúp bộ phận kinh doanh theo dõi đơn đặt hàng đã được lập, cùng với chi tiết của từng đơn hàng. Trên thanh Binding Navigtor có các button để thêm, và xóa các đơn hàng, và button theo dõi tình hình lượng hàng đã được đặt. So sánh với tồn kho hiện thời và phiếu xuất kho để nắm qua tình hình thực hiện các đơn hàng.
- Lập đơn đặt hàng mới: form lập đơn hàng nhằm phục vụ cho bộ phận kinh doanh. Các bước thực hiện gồm có: chọn khách hàng từ combobox Khách hàng, chọn lần lượt từng loại hàng đặt mua từ combobox mặt hàng và đưa ra số lượng mua trong textbox Số lượng, các giá trị: đơn giá, mã hàng, đơn vị tính sẽ được tự động cập nhật kèm theo khi chọn mặt hàng. Mặt khác, khi có sự thay đổi về giá bán, có thể cập nhật nóng bằng cách gõ lại đơn giá mới vào textbox đơn giá và click vào button “Cập nhật giá”.
102
Sau khi đảm bảo được các thông tin đã chính xác như yêu cầu, click button “thêm hàng” để thêm mặt hàng đó vào đơn hàng tạm thời và thực hiện chọn thêm loại mặt hàng mới. Sau khi đã thêm các mặt hàng cần thiết. Có thể xem xét lại. Nếu cần thay đổi, chọn hàng trên DataGridView và click vào button “Xóa hàng”, mặt hàng đó sẽ được xóa khỏi đơn hàng tạm thời. Tùy vào nhu cầu xóa hẳn hay thay đổi về số lượng mà có thực hiện việc thêm lại mặt hàng đó vào đơn hàng tạm thời hay không.
Mã đơn đặt hàng sẽ được hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “DDHKH_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi đơn đặt hàng theo từng ngày, với “xxxx” là số thứ tự đơn hàng trong ngày.
Sau khi xác nhận các thông tin đơn hàng lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật đơn hàng đó xuống cơ sở dữ liệu.
Nếu có nhu cầu in đơn đặt hàng phục vụ cho quá trình Kinh doanh, có thể click button “In ĐĐH". Button “tiếp tục” được sử dụng trong trường hợp cần thêm một đơn hàng mới ngay lúc đó.
103
- Lập phiếu thu khách hàng: phát sinh khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng. Phiếu thu này sẽ thu theo phiếu xuất kho, dựa trên phiếu xuất kho mà ta có số tiền phải thu. Các giá trị số tiền trong lần thu, hình thức và lần thanh toán được nhập vào tùy theo tình hình thực tế. Một phiếu xuất kho có thể thu tiền theo nhiều lần, mỗi lần sẽ phát sinh một phiếu thu khác nhau nhưng có chung mã phiếu xuất.
- Theo dõi việc thực hiện đơn hàng: Chọn khách hàng và thời gian, sau đó click button Xem thì trên grid view sẽ hiển thị các đơn hàng chưa thực hiện xong và số lượng còn lại.
104
4. Chức năng quản lý mua hàng
Tương tự như chức năng quản lý bán hàng, chức năng quản lý mua hàng cũng bao gồm 3 công việc đó là:
- Quản lý đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp: giúp bộ phận cung ứng theo dõi các đơn đặt hàng đã được lập, cùng với chi tiết của từng đơn hàng, có thể thêm, và xóa các đơn hàng, và theo dõi tình hình lượng hàng đã được đặt. So sánh với tồn kho hiện thời và phiếu nhập kho để nắm qua tình hình thực hiện các đơn hàng.
- Lập đơn đặt hàng mới: khi có yêu cầu cung ứng mặt hàng, bộ phận cung ứng sẽ sử dụng chức năng này để thực hiện các bước đặt hàng, đồng thời phục vụ cho việc theo dõi việc cung ứng mặt hàng này. Các bước thực hiện gồm có: chọn nhà cung cấp từ combobox, chọn lần lượt từng loại hàng đặt mua từ combobox mặt hàng và đưa ra số lượng mua trong textbox Số lượng, các giá trị: đơn giá, mã hàng, đơn vị tính sẽ được tự động cập nhật kèm theo khi chọn mặt hàng. Mặt khác, khi có sự thay đổi về giá mua, theo báo giá của nhà cung ứng và thị trường, có thể cập nhật nóng bằng cách gõ lại đơn giá mới vào textbox đơn giá và click vào button “Cập nhật
105
giá”. Giá trị thành tiền sẽ được tự động cập nhật khi thay đổi đơn giá hoặc số lượng. Sau khi đảm bảo được các thông tin đã chính xác như yêu cầu, click button “thêm hàng” để thêm mặt hàng đó vào đơn hàng tạm thời và thực hiện chọn thêm loại mặt hàng mới. Sau khi đã thêm các mặt hàng cần thiết. Có thể xem xét lại, nếu cần thay đổi, chọn mặt hàng thay đổi và click vào button “Xóa hàng”, mặt hàng đó sẽ được xóa khỏi đơn hàng tạm thời. Tùy vào nhu cầu xóa hẳn hay thay đổi về số lượng mà thực hiện việc thêm lại mặt hàng đó vào đơn hàng tạm thời hay không.
Mã đơn đặt hàng sẽ được hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “DDHNCC_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi đơn đặt hàng theo từng ngày, với “xxxx” là số thứ tự đơn hàng trong ngày.
Sau khi xác nhận các thông tin đơn hàng lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật đơn hàng đó xuống cơ sở dữ liệu.
Nếu có nhu cầu in đơn đặt hàng phục vụ cho quá trình Kinh doanh, có thể click button “In ĐĐH”. Button “Tiếp tục” được sử dụng trong trường hợp cần thêm một đơn hàng mới ngay lúc đó.
106
- Lập phiếu chi trả nhà cung cấp: khi bộ phận kế toán – thủ quỹ thực hiện chi trả tiền mua hàng, bộ phận cung ứng sẽ thực hiện cập nhật phiếu này nhằm theo dõi việc thực hiện chi trả, đồng thời để kiểm tra, đối chiếu với sổ sách kế toán. Phiếu chi này sẽ thực hiện theo phiếu nhập kho để có số tiền phải thu. Các giá trị số tiền trong lần chi này, hình thức và lần thanh toán được nhập vào tùy theo tình hình thực tế. Một phiếu nhập kho có thể được thanh toán theo nhiều lần, mỗi lần sẽ phát sinh một phiếu chi khác nhau nhưng có chung mã phiếu nhập kho
- Theo dõi việc thực hiện đơn hàng: Chọn nhà cung cấp và thời gian, sau đó click button Xem thì trên grid view sẽ hiển thị các đơn hàng chưa thực hiện xong và số lượng còn lại.
107
5. Chức năng quản lý kho
- Quản lý phiếu nhập kho: theo dõi các phiếu nhập kho đã được lập cùng với chi tiết từng phiếu nhập bao gồm: mặt hàng, nhập vào bể nào, số lượng nhập, đơn giá nhập, và thành tiền từng loại mặt hàng. Từ form này ta có thể mở ra form để tạo phiếu nhập kho mới.
- Lập phiếu nhập kho: khi phát sinh nhập kho, bộ phận kho sẽ ghi nhận thông qua chức năng này. Các bước thực hiện gồm có: chọn nhà cung cấp từ combobox, sau khi chọn nhà cung cấp thì combobox Đơn đặt hàng sẽ hiển thị các đơn hàng chưa thực hiện xong của nhà cung cấp này để người dùng lựa chọn, sau khi lựa chọn đơn hàng, DataGridView bên dưới sẽ hiển thị chi tiết mặt hàng và số lượng chưa được thực hiện của đơn hàng để tham khảo, sau khi xác định số lượng nhập người dùng tiến hành chọn bể để nhập vào từ combobox nằm trên DataGridView. Nếu một bể nào đó đã hết sức chứa, ta có thể tách lượng hàng đó ra thành 2 dòng và thực hiện nhập vào bể khác. Số lượng thành tiền của phiếu nhập sẽ load theo kiểu đơn giá * số lượng và chỉ hiển thị ra giá trị tham khảo, người dùng có thể điều chỉnh lại cho phù hợp.
Mã phiếu nhập sẽ được hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “PNK_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi phiếu nhập theo từng
108
ngày, với “xxxx” là số thứ tự phiếu nhập trong ngày.
Sau khi xác nhận các thông tin lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật phiếu nhập đó xuống cơ sở dữ liệu. Sẽ có một cảnh báo hiện ra và dừng quá trình cập nhật lại nếu như chưa chọn đầy đủ bể cho mỗi mặt hàng.
Button “Tiếp tục” được sử dụng trong trường hợp phát sinh một phiếu nhập kho mới ngay lúc đó.
- Quản lý phiếu xuất kho: theo dõi các phiếu xuất kho đã được lập cùng với chi tiết từng phiếu xuất bao gồm: mặt hàng, xuất từ bể nào, số lượng xuất từng loại, đơn giá xuất, và thành tiền từng loại mặt hàng. Từ form này ta có thể mở ra form để tạo phiếu xuất kho mới.
109
- Lập phiếu xuất kho: khi phát sinh xuất kho, bộ phận kho sẽ ghi nhận thông qua chức năng này. Các bước thực hiện gồm có: chọn khách hàng từ combobox, sau khi chọn khách hàng thì combobox Đơn đặt hàng sẽ hiển thị các đơn hàng chưa thực hiện xong của khách hàng này để người dùng lựa chọn, sau khi lựa chọn nhập theo đơn hàng, DataGridView bên dưới sẽ hiển thị chi tiết mặt hàng và số lượng chưa được thực hiện của đơn hàng để tham khảo, sau khi xác định số lượng nhập người dùng tiến hành chọn bể để nhập vào từ combobox nằm trên DataGridView. Nếu một bể nào đó không đủ đáp ứng số lượng mặt hàng đó, ta có thể tách lượng hàng đó ra thành 2 dòng và thực hiện nhập vào bể khác. Số lượng thành tiền của phiếu xuất sẽ load theo kiểu đơn giá * số lượng và chỉ hiển thị ra giá trị tham khảo, người dùng có thể điều chỉnh lại cho phù hợp.
Mã phiếu xuất sẽ được hệ thống phát sinh tự động theo kiểu “PXK_NamThangNgay_xxxx” nhằm phục vụ việc theo dõi phiếu xuất theo từng ngày, với “xxxx” là số thứ tự phiếu xuất trong ngày.
Sau khi xác nhận các thông tin lần cuối, click button “Cập nhật” để cập nhật phiếu xuất đó xuống cơ sở dữ liệu. Sẽ có một cảnh báo hiện ra và dừng quá trình cập nhật
110
lại nếu như chưa chọn đầy đủ bể cho mỗi mặt hàng.
Sau khi thực hiện cập nhật phiếu nhập kho mới, nếu có nhu cầu in Hóa đơn xuất hàng, click vào button “In hóa đơn”.
Button “Tiếp tục” được sử dụng trong trường hợp phát sinh một phiếu xuất kho mới ngay lúc đó.
- Kiểm tra hàng tồn kho hiện hành: để tiện cho việc theo dõi tình trạng các mặt hàng, form này cho phép ta xem lượng hàng tồn kho hiện thời và số lượng phát sinh nhập, phát sinh xuất của loại hàng đó.
111
6. Chức năng lập báo cáo
Chức năng này phục vụ cho việc lập các báo cáo thống kê theo dõi nhằm hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình nhập hàng, xuất hàng, mua hàng, bán hàng và tình trạng phát