báo cáo chuyên đề sử dụng thiết bị văn phòng

• Separator Scan: Tính năng này để quét lần lượt từng bộ bản gốc vào bộ nhớ khidùng ADF hoặc quét từng trang bản gốc khi đặt bản gốc trên gương chụp – với bảngốc dầy hoặc sách, sau khi q

PHẦN MỞ ĐẦU

Đất nước ta ngày càng phát triển theo hướng Hiện đại hóa Sự phát triển đó kéotheo mọi vật xung quanh cũng phát triển Do đó, các thiết bị Văn phòng lần lượt ra đờinhư: máy in, máy photocopy, máy scan, máy chiếu, máy fax Những thiết bị này ngàycàng được trang bị theo hướng hiện đại hóa trong các văn phòng hiện đại

Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực công việc vănphòng Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến, những thiết bị vănphòng cũng không ngừng đổi mới luôn xuất hiện những thiết bị văn phòng mới và cónhiều tiện ích hơn, giúp cho việc thực hiện công việc được nhanh chóng hơn, rút ngắnđược thời gian thực hiện công việc

Để có thể sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng này thì bản thân người Thư

ký phải có một kỹ năng và trình độ hiểu biết, cũng như cách sử dụng chúng

Đến với môn học “Chuyên để: Sử dụng thiết bị Văn phòng ”, do thầy NguyễnThanh Đệ hướng dẫn chỉ với thời gian học rất ngắn ngủi Nhưng đây là môn học hỗ trợ

em có thể học tốt các môn học có liên quan

Trong quá trình học tập trên lớp em cũng có học qua nhiều môn có liên quanđến việc sử dụng trang thiết bị văn phòng như môn: Xử lý thư và công văn do thầy –Tài Lê Khanh hướng dẫn Thầy hướng dẫn em và các bạn trong lớp khá rõ ràng và chitiết về cấu tạo, chức năng cũng như cách sử dụng như thế nào sau cho đúng cách vàcách sửa chữa khi xảy ra sự cố

Do em học ngành Quản trị Văn phòng nên việc sử dụng các thiết bị văn phòng

là việc thường xuyên và cần phải làm trong công việc Qua đó, có thể đáp ứng và hoànthành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó

Qua môn học này em đã học hỏi được rất nhiều điều từ bạn bè và thầy cô trong

Bộ môn Qua buổi thực hành đó, em đã có thể sử dụng các thiết bị văn phòng một cáchthành thạo và chuyên nghiệp

Riêng bản thân em còn là Sinh viên ngồi trên Giảng đường Đại học Em tinchắc rằng với những ưu điểm vừa nêu trên, nó có thể giúp em hoàn thành tốt công việc

mà lãnh đạo giao phó

Bên cạnh đó, em cần phải ra sức trau dồi và học hỏi nhiều hơn nữa từ các anhchị ở các khóa học trước, để bổ sung lượng kiến thức thật vững vàng và làm hànhtrang cho công việc tương lai sau này.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ MÔN HỌC

1 Tên môn học: Chuyên đề: Sử dụng thiết bị văn phòng

2 Thời lượng môn học: 30 tiết

3 Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thanh Đệ

4 Nội dung môn học

Trong quá trình giảng dạy thầy đã hướng dẫn em về 5 loại máy thường sử dụngtrong các Văn phòng Năm loại máy này gồm những nội dung sau:

+ Kết nối máy chiếu với máy vi tính

+ Cách trình chiếu một tài liệu cụ thể

+ Cách điều chỉnh độ xa, độ gần của máy

+ Cách bật máy

+ Cách gắn các sợi dây nguồn trong máy chiếu với máy tính để trình chiếu

- Máy fax ( do máy này ở Bộ môn bị hỏng nên thầy không có hướng dẫn cụ thểnhư những máy kia )

5 Phương pháp nghiên cứu

Giáo viên hướng dẫn những kiến thức cơ bản về mặt lý thuyết, sau đó giáo viênhướng dẫn Sinh viên cách thực hành các loại thiết bị văn phòng ra sao Trong quá trìnhthực hành có chỗ nào không rõ, thì sinh viên có thể trực tiếp hỏi giáo viên hướng dẫn

để giáo viên giải đáp những thắc mắc hay câu hỏi của sinh viên ngay tại buổi học Sau

đó, sinh viên sẽ được chia nhóm để cùng nhau thực hành kết hợp vận dụng lý thuyết đãhọc, tìm tòi, học hỏi, chia sẽ ý kiến Bên cạnh đó, giáo viên còn hướng dẫn cách tìmmột số tài liệu tham khảo liên quan đến môn học để mỗi bạn tự tìm hiểu phục vụ choviệc học tập

7 Yêu cầu chung đối với mỗi thiết bị văn phòng

- Trong mỗi thiết bị ở trên, thì Giáo viên hướng dẫn yêu cầu cần phải trình bày nhữngnội dung như sau:

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU MÁY PHOTOCOPY

I Khái niệm máy photocopy

Máy photocopy là một loại máy để phục vụ cho việc sao chép các loại giấy tờ, vănbản, tài liệu

II Cấu tạo và chức năng của máy photocopy

1 Cấu tạo

10 Nắp máy bên phải

11 Tay cầm mở nắp bên phải

12 Chốt chỉnh cỡ giấy khay tay

13 Khay nạp giấy bằng tay

14 Khay mở rộng khay tay

15 Núm lau dây cao áp

16 Cổng USB 2.0

17 Nắp nạp hoặc đảo bản gốc tự động

18 Chốt chỉnh cỡ bản gốc

19 Nắp mở lấy giấy kẹt phía trên

20 Nắp mở lấy giấy kẹt bên phải

21 Khay ra giấy bản gốc

22 Chốt khóa hộp mực

23 Hộp mực

24 Trục rullo lấy giấy kẹt trong máy

25 Chốt lấy giấy kẹt ở bộ phận sấy

- Lấy mở bộ tự động đảo mặt bản sao: Dùng để mở bộ đảo bản sao.

- Cửa bộ đảo bản sao tự động: Dùng khi gỡ giấy kẹt tại bộ đảo bản sao

- Lẫy mở của hông phải: Dùng để mở cửa hông phải

- Khay hông (Bypass): Dùng khi in, copy những cỡ giấy không được nạp trong khay

- Có thể nạp 150 trang giấy thường; 50 tờ giấy trong OHP hoặc 10 bì thư.

- Khay mở rộng: Dùng để kéo ra khi nạp giấy khổ lớn

- Guide chỉnh cỡ bản gốc: Chỉnh vừa với độ rộng bản gốc

- Tấm chặn giấy: Chặn không để giấy rới ra ngoài; Dùng khi có thêm tuỳ chọn JobSeparator

- Khay giấy copy ra: Tập hợp các tờ copy, in ra với mặt in sấp xuống

- Cửa trước: Dùng để mở khi thay hộp mực

- Khay giấy 1: có thể chứa đến 500 tờ Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng

- Khay giấy 2: có thể chứa đến 500 tờ Khổ giấy có thể thay đổi dễ dàng

- Đèn báo hết giấy Khi số lượng giấy trong khay giảm xuống thì vùng đèn đỏ sẽtăng lên

* Bên trong và sau

- Nắp đậy bản gốc Dùng che bản gốc trên mặt kiếng

- Mặt kiếng Quét bản gốc được đặt trên đó

- Bộ phận đảo hướng giấy Được lắp đặt sẵn trong bộ phận in để đảo giấy khi in haimặt

- Bộ phận in hai mặt tự động Đảo mặt giấy khi in hai mặt

- Cửa hông bên phải Dùng để lấy giấy kẹt ở bên hông phải hoặc ở cụm sấy

- Khay chứa bình mực Dùng để gắn mực hoặc thay mực

- Thước canh bản gốc Dùng để sắp xếp bản gốc đúng vị trí

- Dây nguồn Cấp nguồn cho máy photo

- Công tắc chính Dùng để Tắt/Mở máy

- Đầu nối ADF Dùng nối vào cáp nối của bộ phận ADF

- Cổng kết nối với một máy điện thoại

- Cổng kết nối với đường dây điện thoại

- Cổng kết nối với sợi dây từ máy điện thoại

- Cổng kết nối với đường dây điện thoại.

- Cổng song song IEEE1284 Kết nối với máy tính bằng sợi cáp song song

- Cổng kết nối mạng Kết nối với cáp mạng khi muốn in mạng hoặc scan qua mạng

- Cổng kết nối USB 2.0 Nối với máy vi tính bằng sợi cáp USB

III Chức năng của từng bộ phận trên máy photocopy

* Gồm những nội dung sau:

- Control Panel và chức năng các phím

- Chức năng các phím trên màn hình cảm ứng

- Cơ bản vận hành sao chụp

- Các thông báo của máy và các bước thực hiện

1 Ýnghĩa các phím trên Panel

1.1 Màn hình cảm ứng: dùng để thực hiện các cài đặt cho người dùng, lập chương

trình copy và các tiện ích sao chụp khác nhau

1.2 Phím Access: nếu máy bị khóa mã, nhấn phím này sau khi nhập tên và mật mã

để sử dụng máy

1.3 Phím Box: dùng để vào chế độ Box Khi máy đang ở chế độ Box, phím này sẽ

sáng màu xanh lá

1.4 Phím Extra Scan: dùng để vào chế độ Extra Scan Khi máy đang ở chế độ

Extra Scan thì phím này sẽ sáng màu xanh lá

1.5 Phím Fax/Scan: dùng để vào chế độ Fax/Scan Khi máy đang ở chế độ

Fax/Scan phím này sẽ sáng màu xanh lá

1.6 Phím Copy: dùng để vào chế độ Copy ( mặc định của máy là chế độ Copy ).

Khi máy đang ở chế độ Copy phím này sẽ sáng màu xanh lá

1.7 Phím RESET: nhấn để đưa máy trở về chế độ mặc định.

1.8 Phím Interrupt: tạm dừng chu trình copy hiện hành để copy một công việc

khác, muốn trở lại công việc copy ban đầu nhấn Interrupt một lần nữa

10 Phím STOP: để chấm dứt chu kỳ copy đang thực hiện.

11 Phím START : để bắt đầu chu kỳ copy (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn).

12 Đèn báo Main Power: đèn này sẽ sáng xanh khi ta bật công tắc nguồn chính.

13 Phím Proof Copy: nhấn phím này để in kiểm tra trước một bản trước khi in với

số lượng lớn

14 Khung phím số: để nhập số bản cần copy và nhập các chức năng số.

15 Phím CLEAR (C): để xoá số bản copy đang hiện hành về 1 (hoặc xoá các cài đặt

số khác khi thiết lập chương trình)

16 Phím MODE CHECK: để kiểm tra các cài đặt của người dùng Từ màn hình ta

có thể nhập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình có sẵn

17 Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị màn hình Utility/Counter.

18 Phím Mode Memory : dùng để lưu lại các thiết lập copy và gọi ra khi cần.

19 Phím Contrast: để hiệu chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.

2.1.1.Màn hình Finishing (để chọn kiểu bản sao hoàn thành), gồm có:

- Non – Sort (Không sắp xếp – Ngầm định) Sort (Sắp xếp: khi chọn chức năngnày, máy sẽ tự động sắp xếp bản sao theo từng bộ Hoặc Crisscross sorting (tức là chiacác bản sao theo bộ ngang / dọc khi 2 khay giấy có cùng cỡ nhưng để khác chiều) hoặcElectric Sorting (tức là chia bộ bản sao nhưng không xếp ngang dọc khi chỉ có mộtkhay giấy cùng cỡ với bản gốc)

- Group: Chia bản sao theo từng nhóm trang, khi có hai khay giấy cùng cỡ nhưngkhác chiều sẽ phân nhóm kiểu ngang/ dọc, nếu chỉ có 1 khay giấy cùng cỡ hay 2 khaycùng chiều sẽ phân nhóm theo trang

2.2 Zoom (Phóng to / thu nhỏ) X.1000

- Máy có sẵn 6 chế độ phóng to/ thu nhỏ theo các cỡ giấy định sẵn(hãy nhấn vàocác ô định sẵn đó nếu muốn thu/ phóng) hoặc phóng to thu thỏ từng phần nghìn củabản gốc từ 0.25 -> 4.00

2.3 Paper

- Máy sẽ tự động nhận cỡ giấy bản gốc trên gương chụp hoặc bộ tự động nạp bảngốc (ADF) để lấy giấy ở khay tương ứng Đặc biệt, máy có khả năng tự xoay hình bảnsao để đảm bảo thời gian chụp nhanh nhất và ít hao mòn vật tư nhất

* Ví dụ: khi ta để bản gốc A4 trên gương theo chiều dọc hay ngang, máy cũng sẽ lấygiấy ở khay A4 ngang

2.4 Màn hình Original  Copy (Để chọn kiểu sao chụp từ bản gốc ra bản sao)

- Bản gốc có các kiểu như:

+ Single (1 mặt)/ Double (2 mặt) và Book Separation (chụp sách)

- Bản sao có các kiểu:

+ Single (1 mặt)/ Double (2 mặt) Single 2in1 và 4in1 Booklet

- Bản gốc Single + bản sao Single sẽ chụp 1 mặt bản gốc ra bản copy 1 mặt

- Bản gốc Single + bản sao Double chụp hai bản gốc 1 mặt ra bản sao 2 mặt

- Bản gốc Double +bản sao Double sẽ chụp bản gốc 2 mặt ra bản sao 2 mặt

- Chọn Single 2in1 để copy 2 tờ bản gốc thu nhỏ vào 1 tờ copy 1 mặt

- Tạo sách bằng cách nhấn 4in1/Booklet > Book Creation để tạo 1 quyển sách từtập bản gốc (khi đó máy tự động thu nhỏ bản sao để 2 trang bản gốc 1 mặt vào 1 mặtbản sao Khi tạo sách hãy nhập bản gốc là Single, bản sao là Double rồi nhấn BookletCreation, sau đó nhấn ENTER)

2.5 Màn hình Density

- Để thay đổi độ đậm nhạt của bản sao so với bản gốc, bao gồm:

+ Exposure ( chọn khi muốn bản sao đậm hơn hay nhạt hơn so với bản gốc )

+ Các ô Text / Photo / Text/Photo để chỉnh hình ảnh tối ưu theo ý người dùng.

- Text: chế độ này sẽ cho văn bản sắc nét nhất (ngầm định)

- Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho bản sao hìnhảnh có chiều sâu và trung thực nhất

- Text/ Photo: Máy sẽ tự động nhận dạng khu vực nào trên bản gốc là văn bản, khuvực nào là hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho ra bản sao hoàn hảo

- Gồm các mục:

• Cover Mode: để tạo trang bìa cho tập bản copy

• Pager Insertion: để chèn 1 trang giấy trắng vào tập bản copy Nhấn Pager Insertrồi nhấn vị trí trang sẽ chèn, sau đó nhấn ENTER)

• OHP Inter Leaving (Dùng khi copy trên giấy trong suốt, cứ mỗi tờ copy giấytrong suốt máy sẽ chèn thêm 1 trang giấy trắng không copy vào tập bản sao NhấnOHP Inter Leaving, nhấn kiểu chèn (1 trong 4 kiểu) rồi nhấn ENTER

• File Margin ( Để tạo lề cho bản sao ) Có 2 kiểu tạo lề là tạo lề trái và tạo lề đầutrang ( Độ rộng lề được tạo từ 1 -> 20mm ) Nhấn File Margin – Chọn kiểu lề muốntạo – Chọn độ rộng lề – ENTER

• Edge/ Frame Erase : (Xoá cạnh/ khung) Để xoá lề của bản sao nhằm tạo các bảnsao sạch đẹp Có 3 chế độ xóa là: Xoá lề trái, Xoá đầu trang, Xoá khung với độ rộngmép xóa từ 1 -> 20mm

- Nhấn Erase – nhấn chế độ xoá yêu cầu – nhập độ rộng lề cần xoá – ENTER:

• Image Repeat: Để tạo các bản sao có hình ảnh lặp lại liên tục, rất thích hợp choviệc tạo nhãn hồ sơ

• Separator Scan: Tính năng này để quét lần lượt từng bộ bản gốc vào bộ nhớ (khidùng ADF) hoặc quét từng trang bản gốc (khi đặt bản gốc trên gương chụp – với bảngốc dầy hoặc sách), sau khi quét xong nhấn START để in ra một lần.

3 Cơ bản vận hành sao chụp

* Chu trình sao chụp bao gồm:

- Chụp bình thường

* Đặt bản gốc -> Thực hiện các thao tác tiếp theo như:

- Phóng to/ thu nhỏ (Nhấn vào ô Zoom X 1.000 trêm màn hình Basic, chọn độ thuphóng thích hợp)

- Điều chỉnh mức độ đậm nhạt ( Nhấn vào ô Exposure chọn độ đậm nhạt yêu cầu hoặc Text, hoặc Photo, hoặc Text/ Photo)

- Sort ( sắp xếp ) hay Non-sort/ Group ( Nhấn vào ô Finishing rồi chọn )

- Chọn kiểu bản sao muốn tạo ( 2 trong1, 4 trong 1, Boolet Creation ( để tạo sách ),tạo lề ( File Margin ), xoá lề ( Erase ), Image Repeat, X/Y Zoom

- Chọn bản gốc ra 1 mặt hay 2 mặt (Single hoặc Double bằng cách nhấn phím Orig-> Copy rồi chọn )

- Nhập số bản copy cần tạo (Nhấn vào khung phím số)

- Nhấn START

* Cách đặt bản gốc:

- Đặt bản gốc vào ADF(Khay nạp và đảo bản gốc tự động):

• Đặt tập bản gốc ngửa mặt vào bộ nạp bản gốc tự động (Có thể tới 40 trang bảngốc) Sau đó chỉnh miếng chặn giấy cho vừa kích thước bản gốc, nếu không bản gốc

• Chú ý: Không đặt tập bản gốc cao hơn dấu và không nên đặt bìa cứng, các tậpgiấy nhăn, mỏng hoặc có ghim vào khay nạp bản gốc tự động.

- Đặt bản gốc trên kính chụp:

• Dùng khi bản gốc là bìa cứng, sách hoặc vật thể 3 chiều:

• Nâng nắp máy (hoặc ADF lên), đặt bản gốc lên kính, chỉnh theo thước bản gốc

mà góc lấy chuẩn là góc trên bên phải của kính ( có dấu )

• Máy sẽ tự động quét theo kích thước bản gốc trên kính, hoặc quét theo kíchthước vật thể 3 chiều trên kính

- In bản sao ra khi đã bỏ bản gốc khỏi máy:

+ Chức năng này được cung cấp khi kích hoạt chế độ Memory Recall

* Để kích hoạt Memory Recall, thực hiện các bước sau:

- Nhấn phím UTILITY , màn hình Utility xuất hiện

- Nhấn ô User’s Choice

- Nhấn vào ô 1 / 6

- Nhấn ô Memory Recall

- Nhấn ON, sau đó nhấn ENTER

- Thoát khỏi màn hình UTILITY bằng cách nhấn EXIT

* Để copy sau khi bản gốc đã bỏ ra khỏi máy làm các bước sau:

- Thực hiện các bước copy như phần 1

- Sau khi máy copy xong, trên màn hình hiện phím Job Recall

- Muốn copy/ in tiếp ra các bản sao mà không cần bản gốc, nhấn phím Job Recall

- Nhập số bản copy cần tạo

- Nhấn START

4 Các thông báo của máy và các bước thực hiện

4.1 Khi máy hết giấy

- Phía trước bên phải của mỗi khay giấy đếu có đèn báo giấy Khi khay giấy được nạp đủ giấy thì đèn báo tắt

`- Khi máy hết giấy đèn báo sáng Đồng thời trên màn hình hiện thông báo

- Khi khay sắp hết giấy thì đèn sáng nhấp nháy

4.2 Nạp thêm giấy vào khay

- Kéo khay giấy ra

- Nhấn tấm đỡ giấy trong khay xuống

- Làm tơi giấy, sau đó cho vào khay (mỗi khay cho tối đa 500 trang)

- Kéo các tấm chặn giấy cho vừa với khổ giấy trong khay

- Nhẹ nhàng đóng khay giấy

4.3 Khi máy báo hết mực

- Khi máy hết mực, trên màn hình hiện thông báo “Please exchange toner.”,lúc này cần nạp thêm mực cho máy bằng cách thay 01 chai mực mới

4.4 Khi máy bị kẹt giấy

- Khi bị kẹt giấy tại bộ nạp và đảo bản gốc tự động hoặc kẹt giấy trong thân máy,máy photocopy sẽ phát ra tiếng kêu báo sự cố Đồng thời trên màn hình hiện thôngbáo: “Misfeed detected” và hình ảnh máy photocopy với vị trí giấy kẹt được đánh dấu

“x”, các vị trí có dấu “o” có thể có giấy kẹt, nên kiểm tra

* Các bước tiến hành gỡ giấy kẹt:

- Kẹt giấy tại bộ nạp và đảo bản gốc tự động:

+ Căn cứ vào vị trí giấy kẹt hiện trên màn hình, mở các nắp tương ứng để kéo tờbản gốc kẹt ra

+ Làm phẳng lại bản gốc kẹt và cho vào khay nạp tự động

+ Kẹt giấy trong thân máy Photocopy

+ Căn cứ vào vị trí giấy kẹt trong thân máy để mở các cửa tương ứng

+ Kẹt ở khối sấy (phần giấy ra):

- Kéo tờ giấy kẹt khỏi khối sấy theo chiều giấy ra (Chú ý tránh đụng vào bề mặt lôsấy vì có thể bị bỏng do khu vực này rất nóng ).

- Đóng cửa lại

- Kẹt giấy tại phần lấy giấy:

+ Mở cửa hông dưới

+ Kéo khay giấy hiện hành đang chụp ra

- Kéo tờ giấy kẹt theo chiều giấy ra khỏi phần lấy giấy, chú ý tránh chạm vào bềmặt của DRUM vì có thể gây xước DRUM, ảnh hưởng đến chất lượng bản chụp

- Đóng cửa lại

- Đóng khay giấy lại

4.5 Khi máy báo cửa máy mở

- Khi 1 trong các cửa hoặc nắp hốc mực chưa đóng, máy sẽ phát tiếng kêu báo sự

cố và đồng thời trên màn hình hiện thông báo “The section indicated by →

is open Please close it properly" Và hiển thị vị trí cửa mở trên màn hình Lúc nàycần đóng lại cửa máy

IV Các bước tiến hành photocopy

* Photocopy kiểu thông thường:

1 Đặt bản gốc cần copy lên mặt kính

3 Nhấn phím Enter để chọn cỡ bản gốc

4 Chọn số bản chụp và nhấn phím START để bắt đầu copy

* Photocopy 2 mặt:

- Gồm các bước sau:

2 Đặt bản gốc mặt B Nếu bản gốc đặt theo chiều dọc thì đặt cùng hướng gốc A.Nếu bản gốc đặt theo chiều ngang thì đặt theo hướng từ trái qua phải

3 Đảo bản chụp lại phải giữ cho chiều và hướng giấy giống nhau như bản gốc rồiđưa vào khay tay

V Quy trình photocopy

* Đó là chuỗi liên tục các sự kiện, gồm 8 bước:

1 Sự tích điện

2 Tiếp xúc với ánh sáng

3 Hiện hình (nội dung photo trên mặt drum)

4 Chuyển hình (từ drum sang giấy)

5 Tách giấy (tách khỏi drum)

6 Nung chảy mực (sấy)

2 Tiếp xúc với ánh sáng:

- Ánh sáng chiếu vào mặt dưới của tài liệu gốc Sau đó hình ảnh tài liệu gốc đượcphóng lên bề mặt drum Phần điện tích trên mặt drum được chiếu sáng trở thành dẫnđiện Điện tích trong các vùng đó di chuyển về phía mát Bề mặt drum chỉ còn lưu giữlại hình ảnh điện tích không thấy được của tài liệu gốc (ảnh tĩnh điện ẩn)

3 Hiện hình:

- Trong bước hiện hình tài liệu gốc, ảnh tỉnh điện ẩn được tiếp xúc với các hạt mực

có điện tích khác dấu Vì vậy các điện tích khác dấu hút nhau, mực sẽ bám vào cácvùng có điện tích trên drum, tạo thành hình ảnh bằng mực thấy được trên bề mặt drum

4 Chuyển hình:

- Trong bước này, hình ảnh bằng mực trên drum được chuyển lên giấy, theo cáccông đoạn sau:

a) Giấy được đưa đến tiếp xúc với mặt drum Điện tích mạnh được đưa vào mặt sau

tờ giấy (phía dưới drum), lúc này hình ảnh bằng mực trên mặt drum bị hút về phía mặtgiấy tiếp xúc với drum mạnh hơn so với drum (điện tích trên mặt drum < hơn điện tíchphía sau mặt giấy) lên mực tách khỏi drum bám vào mặt giấy

b) Khi chuyển hình ảnh, giấy bám chặt lên drum, do giấy có điện tích mạnh Bướcnày sẽ tách giấy ra khỏi drum bằng cách đưa trường điện xoay chiều mạnh vào mặt sau

tờ giấy để trung hòa mọi điện tích, khi điện tích đã được loại bỏ giấy rơi khỏi drum (thường có mấy cò đỡ, hướng giấy đi)

8 Bước này cung cấp lớp điện tích đồng đều trên mặt drum (corona phóng điện cao

áp) là yêu cầu rất quan trọng; nếu không ảnh tĩnh điện ẩn sẽ không đều khi hiện hình,corona sẽ đưa điện tích lên drum Về cơ bản thiết bị này gồm 1 hộp kim loại, bên trong

có dây kim loại nhỏ, bên ngoài có lưới scorotron phân điện Dây phóng điện ion hóacác phân tử không khí xung quanh, từ đó điện tích cho lớp quang dẫn trên bề mặt drum

dụng cách điện, các điện tích lưu lại trên drum cho đến khi được chiếu sáng bằng đènxóa điện tích.

- Do sử dụng nhiều nên bị ion hóa trên sợi dây này, ngaoì ra còn có thể bị bụi mực,giấy làm ion hóa đóng bám vào dây làm chỗ to chỗ nhỏ không đồng đều tạo điện tínhkhông đồng đều khi phóng điện chỗ nhiều chỗ ít gây ra bản phô chỗ đậm chỗ mờ (vệsinh thường xuyên)

VI Nguyên tắc hoạt động của máy Photocopy

Hẳn chúng ta đã biết về một thí nghiệm vật lý vui: Khi cọ sát đuôi bút máy lêntóc hay que thuỷ tinh lên len, thì nó có khả năng hút các vật nhẹ, đó chính là tác dụngcủa tĩnh điện, được ứng dụng để làm ra máy photocopy Tĩnh điện này có điện thế caohàng chục ngàn volt, tạo ra vùng ánh sáng hồ quang điện chói loà, được nạp đều lên bềmặt trục in (trục cảm quang) Selenium của máy (một số máy cũ là tấm phẳng) và tíchđiện tĩnh cho nó Mặt khác, dựa vào đặc tính ánh sáng là vật chất hạt sóng mang nănglượng cung cấp cho các “pin mặt trời” làm bạc màu quần áo và làm nóng các vật khi

nó chiếu vào, người ta hướng ánh sáng qua hệ thống gương quang học chụp lại hìnhảnh từ tài liệu gốc sang trục in của máy Dưới tác dụng của ánh sáng và hệ thốngquang học, nội dung bản gốc được tái hiện trên trục in, chỗ giấy trắng phản xạ nhiều,vùng sáng làm chất cảm quang dẫn điện nên điện tích vùng này bị trung hoà, nó mấttác dụng hút mực do không còn tĩnh điện Ngược lại, chỗ nào có hình ảnh ánh sáng sẽkhông khử điện tĩnh đã tích điện trên trục, có tác dụng tạo thành ”phim âm bản” trêntrục in của máy Như vậy, trên bề mặt của trục in đã ghi lại hình ảnh của tài liệu gốcđang tĩnh điện Ngay lúc này, nếu trục in hút các hạt mực bột từ thì chúng ta sẽ cónhững bức ảnh Bởi các hạt mực này là bột mực và bột từ trộn đều với nhau nên bị trục

in hút dễ dàng Trục in quay hình ảnh tĩnh điện này sẽ hút mực từ trong ống mực vàgiữ các hạt mực ấy theo nội dung bản gốc đã dính đều trên trục in Trục tiếp tục quay

và mực từ được ép lên giấy Bên dưới bề mặt giấy in có nguồn điện cao áp mạnh hơnnhiều so với điện tĩnh đã tích trên trục, do đó các hạt mực từ được hút và dính chặt vào

bề mặt giấy

Khử điện tích cao áp bằng nguồn điện cao áp xoay chiều: Giấy được đưa ra khỏitrục in và đẩy qua bộ trục ép dưới sức ép của trục, sức nóng của đèn nung Bộ trục épgồm 3 trục, một trục bằng nhựa mềm có tác dụng ép chặt mực từ, trục thứ 2 mang

nhiệt độ cao (khoảng 150oc) làm nóng chảy mực, dán lên mặt giấy, trục thứ 3 phủ bênngoài một lớp nỉ tẩm dầu dùng chùi sạch mực còn sót trên bề mặt trục có nhiệt độ cao.Nguồn điện cao áp tiếp tục khử hết điện tích dư trên bề mặt trục in, phần mực in đượcgột sạch đưa trở về hộp.

Do độ nhậy khá cao của các phần cảm biến báo sự cố nên nhiều khi máy báo ”sự

cố giả”, trong trường hợp này, chỉ cần tắt nguồn cung cấp, sau đó đóng lại thì máy sẽhoạt động bình thường

VIII Các hư hỏng thường gặp

1 Không có hình: Thường do mất mát trục in (trục cảm quang)

Nên :

- Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kỳ bộ phận nào

- Đặt máy trên mặt bằng vững chắc, ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng

- Giữ khoảng cách giữa máy và vách tường tối thiểu 30 cm để đảm bảo sử tỏa nhiệtcủa máy

- Khi máy không sử dụng nhiều ngày, nên rút dây nguồn khỏi ổ điện

- Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt độ thấp đến nơi có nhiệt độ cao hơn, cần đểmáy nghỉ ít nhất 2 giờ trước khi sử dụng, vì có thể có sự tích hơi nước làm ảnh hưởngđến hoạt động của máy

- Đảm bảo điện áp sử dụng đúng yêu cầu, ổn định Nên dùng ổ cắm độc lập, khôngchung với các thiết bị khác

- Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sử dụng

Không nên :

- Bật máy liên tục, sau khi tắt máy chờ 10 – 15 giây trước khi bật lại

- Đặt máy ở nơi ẩm ướt và bụi bẩn

- Đặt máy ở nơi có ánh sáng trực tiếp chiếu vào, hoặc nhiệt độc và độ ẩm thay liên tục

- Dùng vải hay ni – lông phủ lên bề mặt của máy khi máy đang hoạt động, làm cảntrở sự tỏa nhiệt có thể gây hại đến máy

- Để rơi máy hoặc để bất cứ vật gì rơi vào máy

- Chạm tay vào ống Drum ( trống ) vì có thể làm trầy xước hay mờ ố

CHƯƠNG 3 TÌM HIỂU MÁY IN

I Khái niệm máy in

Máy in là một thiết bị ngoại vi giúp tạo ra các văn bản tài liệu từ tài liệu được lưu trữ trong các thiết điện tử

II Cấu tạo của máy in

* Quan sát phía ngoài

III Phân loại máy in

1 Giới thiệu chung về máy in

- Máy in bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau:

+ Máy in sử dụng công nghệ laser là các máy in dùng in ra giấy Chúng hoạt độngdựa trên nguyên tắc dùng tia la de để chiếu lên một trống từ, trống từ quay qua ốngmực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và mực đượcbám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trướckhi ra ngoài

+ Máy in kim sử dụng các kim để chấm qua một băng mực làm hiện mực lên tranggiấy cần in

+ Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đúngtên gọi của nó) Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn(khoảng 5000 lần/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản in sắc nét Đa sốcác máy in phun thường là các máy in màu (có kết hợp in được các bản đen trắng) Để

in ra màu sắc cần tối thiểu 3 loại mực Các màu sắc được thể hiện bằng cách pha trộn

ba màu cơ bản với nhau

2 Các loại máy in

2.1 Máy in laser

Ở máy in lazre, tia laser chỉ có vai trò là 1 tia sáng mảnh, cường độ lớn, có thểchiếu lên bề mặt thành 1 điểm sáng nhỏ, kích thước vài micrômet và có thể điều khiểntia laser viết, vẽ lên bề mặt như một ngòi bút ánh sáng Bộ phận rất quan trọng ở máy

in laser lại là một hình trụ bằng kim loại nhẹ, bên ngoài có phủ 1 lớp vật liệu đặc biệtgọi là vật liệu quang dẫn hay đơn giản hơn gọi là cái trống Trống luôn được đặt vàomột nơi tối, tức là bên trong vỏ kín của máy in Giả sử bằng một cách nào đó ta tíchđiện dương cho mặt trên của trống tức là làm cho phía trên của lớp quang dẫn có điệntích dương Lớp quang dẫn đang ở trong tối nên là vật liệu cách điện, mặt trên có điệntích dương thì ở mặt dưới có điện tích âm Nếu chiếu tia laser lên mặt trống, chỗ đượcchiếu sáng sẽ trở thành dẫn điện (đó là tính chất của vật liệu quang dẫn) qua đó điệntích dương thoát đi, chỗ được chiếu sáng trở thành có điện tích âm như là ở phía dưới.Khi điều khiển để tia laser vẽ nên chữ gì hình gì lên mặt trống thì phải do hiện tượng

đây là chữ, hình điện tích âm, không nhìn thấy được người ta gọi là ảnh ẩn điện.Nếu lấy một cải ru lô có các hạt mực mang điện tích dương lăn lên trống, những chỗ

có ẩn ảnh điện sẽ hút các hạt mực vì điện trái dấu hút nhau Còn những chỗ trên trốngkhông được chiếu sáng vẫn còn nguyên điện tích dương, nên đẩy các hạt mực ra, vìđiện tích cùng dấu đẩy nhau Cuối cùng nếu cho 1 tờ giấy lăn qua trống mực bị hútdính ở trống sẽ chuyển qua dính lên giấy, đặc biệt là khi giấy được tích một ít điện âm.Thực tế để các hạt mực bám chắc lên giấy, bản thân các hạt mực được chế tạo dướidạng những hạt tròn bằng chất dẻo đường kính cỡ vài micromet ngoài có các hạt phẩmmàu đường kính cỡ nanomet bám vào (phẩm màu đen ở máy đen trắng, phẩm có màu

cơ bản ở máy in màu) Khi các hạt mực đã sơ bộ bám vào giấy sau khi lăn qua trống,người ta cho giấy đi qua chỗ sưởi nóng (cỡ ) và ép các hạt chất dẻo hơi chảy ra mực sẽdính chặt vào giấy

* Cấu tạo và hoạt động

Bây giờ ta xét cụ thể cấu tạo và hoạt động của máy in laser, máy chạy liên tục

nhưng ta phân ra từng bước cho dễ hiểu Trống có lớp quang dẫn quay theo chiều kimđồng hồ, và bắt đầu xét ở vị trí mặt trống nằm dưới dây cao thế tạo phóng điện hàoquang

1- Dây phóng điện hào quang làm cho mặt trống ở dưới đó tích điện dương 2- Khi quay mặt trống tích điện dương quay đến chỗ có tia laser chiếu vào, nhờ máytích điều khiển, tia laser viết, vẽ từng hàng trên mặt trống, tạo ra ảnh ẩn mang điện tíchâm

3- Mặt trống quay đến chỗ có ru lô mang hạt mực điện tích dương Vì ảnh ẩn trêntrống mang điện tích âm nên hút các hạt mực mang điện tích dương, ảnh ẩn trở thànhảnh có các hạt mực trên trống

4- Giấy ở khay sau khi được tích điện âm chạy qua áp vào mặt trống Các hạt mực ởtrống bị hút lên giấy

5- Giấy được đưa qua chỗ sưởi nóng, ép các hạt mực nóng chảy, dính chặt với giấy.Mực đã bám chắc sau đó giấy được đưa ra ngoài

6- Mặt trống được đèn chiếu sáng, xoá hết điện tích còn lưu lại trên mặt trống, có cáigạt để giả sử còn ít hạt mực sót lại trên trống mực bị gạt ra Mặt trống xem như được

lau sạch, chuẩn bị để chạy qua dây phóng điện hào quang, tích điện dương cho mặttrống, tiếp tục quá trình.

2.2 Máy in phun

* Cấu tạo bên trong máy in phun:

Những phần thông thường của máy in phun bao gồm :

- Motor bước đầu máy in Motor bước di chuyển bộ phận đầu in ( đầu in và đầumực ) đằng sau và từ bên này sang bên kia của giấy Một vài máy in có Motor bướckhác để chuyển bộ phận đầu in tới một vị trí cố định cho trước khi máy in không hoạtđộng Việc chuyển vào vị trí đó để bộ phận đầu in được bảo vệ khi một va chạm bấtngờ

- Dây Curoa Nó được dùng để gắn bộ phận đầu in với Motor bước

- Thanh cố định Bộ phận đầu in dùng thanh cố định để chắc chắn để sự di chuyển

là chính xác và điều khiển được

* Bộ phận nạp giấy

- Khay giấy : Hầu hết máy in phun đều có bộ phận khay giấy để đưa giấy vào bêntrong máy in Một vài máy in bỏ qua khay giấy chuẩn thông thường mà dùng bộ phậnnạp giấy ( Feeder ) Feeder thông thường mở để lấy giấy tại một góc ở sau máy in và

nó giữ nhiều giấy hơn khay giấy truyền thống

- Trục lăn : nó kéo giấy từ khay giấy hoặc phần nạp giấy tiến lên phía trước khi bộphận đầu in sẵn sàng cho công việc in tiếp theo

- Motor bước cho bộ phận nạp giấy Nó kéo trục lăn để chuyển giấy vào vị trí

+ Đa số các máy in phun thường là các máy in màu (có kết hợp in được các bảnđen trắng) Để in ra màu sắc cần tối thiểu 3 loại mực Các màu sắc được thể hiện bằngcách pha trộn ba màu cơ bản với nhau.

* Các khái niệm cơ bản về máy in kim:

- Khổ giấy: thông thường các máy in kim cũng sử dụng khổ giấy với chuẩn kíchthước như máy in laser, tuy nhiên có sự khác biệt là máy in kim được thiết kế để có thể

in giấy cuộn với chiều dài gần như vô tận Chúng ta thường thấy điều này với các máy

in hóa đơn tại các cơ quan doanh nghiệp

- Tốc độ in: máy in kim hoạt động trên nguyên lý các đầu kim gõ vào băng mực đểtạo ra các kỹ tự in và tốc độ của máy in kim được đặc trưng bởi chỉ số cps (characters

per second - số ký tự in qua 1 giây) Chỉ số này càng cao máy sẽ càng in nhanh Tuynhiên với nguyên lý in như trên ta thấy bản in kim sẽ có độ nét rất thấp.

- Số đầu kim: số đầu kim càng nhiều thì bản in càng có độ nét cao, hơn nữa nócũng làm tăng tốc độc gõ ký tự in trên giây và máy sẽ in nhanh hơn

- Bộ đệm: thông thường là 64 hoặc 128KB, nó có vai trò tương tự như bộ nhớ củamáy in laser, tuy nhiên sau mỗi lần truy xuất bộ đệm máy in kim chỉ in một dòng trêntrang nên bộ đệm không đóng vao trò quan trọng, thực tế khi mua máy in kim người takhông quan tâm đến dung lượng bộ đệm

- Cổng giao tiếp: cho biết cách máy in kim giao tiếp với máy tính, hầu hết các máy

in kim đều sử dụng cổng LPT

- Số liên: một trong các nhiệm vụ quan trọng của máy in kim mà các loại máy inkhác không thể thay thế được là khả năng in nhiều liên (tương tự như viết trên giấythan) để cho ra nhiều bản copy của bản in gốc trong chỉ một lần in, điều này là vô cùngquan trọng với các cơ quan doanh nghiệp khi in hóa đơn, biểu mẫu

Trên thực tế người ta chỉ quan tâm đến 3 thông số cơ bản là chiều ngang khổgiấy, số đầu kim và số liên đối với một máy in kim

* Một số điều cần biết khi mua máy in kim:

- Máy in kim đựoc thiết kế phục vụ cho các nhu cầu in ấn không đòi hỏi chấtlượng cao, chỉ yêu cầu tính bền bỉ liên tục và đặc biệt là khả năng in nhiều liên vớichiều dài "gần như vô tận" và mức chi phí tiết kiệm nhất nên nó chỉ phù hợp với cácyêu cầu in hóa đơn biểu mẫu, không phù hợp sử dụng tại gia đình

- Khi mua hàng cần chú ý số liên in so với nhu cầu thực tế hiện nay và sau này

* Sử dụng và bảo quản

- Không nên tắt máy in trong giờ làm việc

- Thường xuyên vệ sinh làm sạch máy bằng cách tháo băng mực, lau sạch bụi vàbụi giấy trong máy

- Khi thấy bản in có những vệt mờ theo chiều ngang, đấy là dấu hiệu hết mực củabăng mực, cần có phương án thay thế

* Kết nối với thiết bị khác

- Để thực hiện việc in ra các chế bản, máy in cần được kết nối với máy tính hoặcqua mạng máy tính hoặc thông qua các kiểu chuyền dữ liệu khác

- Kết nối với máy tính: Máy in có thể kết nối với máy tính qua cổng LPT truyềnthống hoặc các cổng USB (đa số các máy in hiện nay đều có khả năng kết nối với cổngUSB của máy tính)

- Kết nối với mạng máy tính: Máy in có thể được kết nối với mạng máy tính thôngqua cổng RJ45 để chia sẻ in chung trong một mạng LAN (hoặc có thể là mạng WANrộng lớn hơn)

- Các kiểu kết nối khác: Một số máy in hiện nay đã hỗ trợ truyền dữ liệu thông quabluetooth hoặc Wi-fi, điều này tạo thuận lợi cho việc in ấn từ các thiết bị di động, máyảnnh số vốn rất phổ biến hiện nay

2.4 Máy in đa năng

Ngày nay với xu hướng tích hợp nhiều công nghệ trong một (All-in-one) chứcnăng in ấn cùng các tính năng khác có thể tích hợp thành một thiết bị văn phòng hoànchỉnh Ví dụ kết hợp chức năng in ấn, chức năng photocopy, chức năng scan, chứcnăng gửi và nhận fax, điện thoại có thể cùng có mặt trên một thiết bị mà người ta khó

có thể đặt tên chính cho nó hoàn toàn theo một chức năng nào

Ngày nay máy in kim chỉ còn xuất hiện tại các cửa hàng, siêu thị để in các hoá đơnnhư một thiết bị nhỏ gọn cho các bản in chi phí thấp

3 Ưu điểm và nhược điểm của các loại máy in

Máy in phun : in đẹp dù không bằng in laser, máy rẻ Nhược điểm : nếu in không

chuyên dể bị hỏng đầu phun, việc cân chỉnh màu có khi ra kết quả không thực, mựcđắt in không đẹp, hay nhòe

Máy in laser : là loại mới, máy đắt, mực rẻ, bản in đẹp Chất lượng tuyệt hảo mỗi

tội giá cao quá và một trở ngại nữa là máy in laser chất lượng cao bạn phải xin phéprất khó vì loại này có khả năng in tiền hay một số ấn phẩm chuyên dụng của các cấpthẩm quyền rất giống

Máy in kim : không in được hình ảnh như hai loại trên, lúc in lại ồn ào.,Tuy nhiên

máy in kim lại có ưu điểm mà cả hai loại trên không có đó là in một lúc được nhiềuliên ,điều này rất quan trọng không chỉ ở chổ số lượng mà còn ở chỗ một số văn bảnphải in như vậy để các liên của mỗi bên liên quan phải giống hệt nhau cả những lỗimorat

Máy in đa năng: tiện dụng, nhỏ gọn, giá thấp phục vụ cho các văn phòng nhỏ gọn,

hình thức đẹp, đa dạng

IV Cài đặt máy in

1 Cài đặt driver từ đĩa CD – ROM

1.1 Cho đĩa driver Canon LBP 3300 E vào trong ổ đĩa Lúc này sẽ xuất hiện cửa

sổ Canon LBP 3300 E

1.2 Click vào nút Canon LBP 3300 Install Cửa sổ LBP 3300 Install sẽ xuất hiệndưới đây:

- Tiếp tục nhấn Yes và Next

1.3 Sau đó cửa sổ Select printer connection sẽ xuất hiện

- Nếu nối máy in với máy tính bằng cổng parallel thì chọn cổng parallel VD:LPT1 rồi nhấn Next Sau đó, nhấn Finish tức là đã hoàn tất việc cài đặt máy in thôngqua cổng Parallel

Nếu kết nối máy in với máy vi tính bằng cổng USB thì trong cửa sổ select printerconnection nếu không có cổng USB thì phải click vào USB port setup Sau đó clickvào Yes để tiếp tục cài đặt

- Lúc này mới bắt đầu nối dây USB giữa máy in với máy vi tính Sau đó, mở máy

in lên cổng USB tự động nhận dạng thiết bị

1.4 Lúc này cửa sổ Add New Hardware Wizard xuất hiện

1.5 Click vào Cancel sẽ xuất hiện cửa sổ Cannon 3300 CD-ROM Menu và chọnCannon LBP 3300 Install Sau đó chọn Yes

- Khi xuất hiện cửa sổ tiếp theo thì nhấn OK và nhấn Next

1.6 Chọn cổng USB trong danh sách, sau đó chọn Next và nhấn Finish

- Lúc này đã cài xong phần mềm CAPT và có thể sử dụng máy in LBP 3300 Sau

đó sẽ tiến hành In

* In

- Click vào biểu tượngCanon LBP 3300 trên CD-ROM Menu Chọn File và chọn print lúc này cửa sổ StatusWindows sẽ xuất hiện và cho chúng ta biết được tình trạng hoạt động của máy và máyđang in file nào

* Cài đặt driver cho máy in từ driver đang lưu trong máy vi tính

- Trên thanh Taskbar của màn hình windows chọn Start rồi chọn Printer and Fax.

Trong cửa sổ Printer and Fax chọn Add a printer

- Trong cửa sổ Add printer wizard nhấn next để tiếp tục

- Chọn Local Printer attached to this computer Sau đó nhấn Next để tiếp tục sangcửa sổ chọn cổng cho máy in

- Trong cửa sổ này có thể chọn cổng để có thể giao tiếp với máy in, cổng song song

LPT hoặc cổng USB

- Ví dụ, chọn cổng song song LPT1 Sau đó nhấn Next để chuẩn bị Add driver củamáy in