Slide bài giảng môn quản trị hành chính văn phòng

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGChương 3 : LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 5

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Company Logo

1 Dự giờ giảng lý thuyết trên lớp

2 Nghiên cứu tài liệu tham khảo do giáo viên giới thiệu

3 Làm bài tập tình huống

4 Thảo luận tình huống trên lớp

5 Làm bài kiểm tra kiến thức trên lớp

6 Làm bài tập thực hành nhóm

7 Thi kết thúc học phần

NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN

- Thảo luận, giải quyết tình huống, thực hành: 35%

 Điều kiện tiên quyết:

Sinh viên đã học các môn học thuộc kiến thức cơ sở ngành như:

- Quản trị học

- Hành vi tổ chức

Company Logo

 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:

• 45% Điểm bài tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ,

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương 3 : LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Chương 5 : KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Company Logo

Tài liệu học tập:

1 Trương Hoàng Hoa Duyên; giáo trình nội bộ quản trị

hành chính văn phòng- Đại học Duy Tân-2011

2 Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB

Thống kê 1997

3 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn

phòng - NXB Thống kê 2004

4 GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quản

trị văn phòng - NXB Lao động – Xã hội 2005

5 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị văn phòng – NXB

Khoa học kỹ thuật 2005

6 Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức – Học viện Hành

chánh Quốc gia – 2003

7 …

Company Logo

Tổ chức cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác:

1 Là một từ ngữ dùng để thay thế cho doanh nghiệp, công ty hoặc tập đoàn

2 Là một thực thể như doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp

đó được tổ chức

3 Cách tổ chức nguồn tài nguyên để đạt được mục tiêu nào đó

của những hệ thống hành chính được thiết kế tốt, được hỗ trợ bằng quản trị hữu hiệu

Company Logo

Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồi

Company Logo

Bộ đội kéo pháo

Những nhà lãnh đạo giỏi cũng là những nhà quản lý giỏi Tuy nhiên, có những nhà quản lý giỏi lại không thể trở thành người quản lý giỏi.

Nhà quản lý: Có khả năng hoạch định, tổ chức, kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả

Nhà lãnh đạo: có tầm nhìn, có khả năng thúc đẩy, có khả năng truyền cảm hứng

manum agere = "điều khiển bằng tay“)

 Mô tả được các chức năng và nhiệm vụ của nhân viên

hành chính và thư ký văn phòng

 Phân biệt được thế nào là công việc quản trị hành

chính văn phòng và thế nào là công việc hành chính văn phòng.

 Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ

của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có

Company Logo

 TÓM LƯỢC NỘI DUNG

1 Tổng quan về văn phòng và công việc hành chính văn

phòng

2 Quản trị hành chính văn phòng và nhà quản trị hành

chính văn phòng

1 Khái niệm quản trị HCVP

2 Các cấp bậc quản trị HCVP

3 Chức năng của Quản trị HCVP

4 Nội dung quản trị HCVP

Company Logo

- Theo nghĩa rộng (văn phòng tổng quát): Là bộ máy

làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành các hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

- Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Văn phòng là nơi

làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội

và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Company Logo

 Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng

là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực

thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức

 Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một

thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị

Company Logo

Văn phòng là một thực thể tồn tại một cách khách

quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng hành chính văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

Những đặc điểm chung của văn phòng :

- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với

đặc điểm của từng cơ quan

- Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu

chuẩn nhất định

- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với

cơ sở vật chất nhất định

Company Logo

CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt

kết quả cao nhất

Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với

chủ thể quản lý

 Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày

 Tổ chức triển khai thực hiện.

 Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ

tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.

Company Logo

các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo

sử dụng hiệu quả

CHỨC NĂNG HẬU CẦN

 Tổng hợp chương trình công tác của cơ quan

đơn vị: Xây dựng kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo

 Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Company Logo

 Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo

 Theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định

 Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo

 Đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo

NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG

 CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ

 CÔNG TÁC LƯU TRỮ

 CÔNG TÁC TÀI VỤ

 CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ

 BẢO VỆ

Company Logo

 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

 Nghiệp vụ quản lý văn bản

 Nghiệp vụ tổ chức hội nghị

 Nghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạo

 Nghiệp vụ lễ tân

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Company Logo

Thảo luận:Những câu hỏi sau đây thường được nêu

về quản trị

a Quản trị là một nghệ thuật hay một khoa học

b Các nhà quản trị là bẩm sinh hay được đào tạo

c Quản trị có thể dạy được không

 Tổ chức

 Phân phối

 Truyền đạt

 Bảo quản lưu trữ tài liệu,hồ sơ

 Trợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện các hoạt động

quản lý và điều hành cơ quan đơn vị

 VD: VP Quốc hội, VP Chính phủ, VP Sở, VP Tổng công ty

Thông tin Bộ máy điều hành tổng hợp

Company Logo

Nhiệm vụ của hành chính văn phòng là xử lý thông tin, thông tin được thể hiện qua ba

chiều.

•Thông tin đầu vào (input information flow)

•Thông tin đầu ra (output information flow)

•Thông tin nội bộ (internal information flow)

thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ khác làm việc hiệu quả.

Company Logo

Trong thực tế hoạt động hành chính VP diễn

ra như thế nào?

Research &

Development

Production

Maketing & Sales Purchasing

Company Logo

Ví dụ:

Bạn có nhiệm vụ xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc thiết bị cho xí nghiệp Để xử lý đơn hàng người này phải chịu trách nhiệm về một số công việc như đánh máy đơn đặt hàng, sử dụng máy vi tính, fax,… để tiến hành đặt hàng, tất cả những thủ tục đó đều được thực hiện bởi nhân viên hành chính chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu thập,

xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

Company Logo

CẤP BẬC

Các yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP

- Tính phức tạp của công việc

- Trách nhiệm đối với công việc

- Mức độ giám sát

- Mức độ giao tiếp

- Trách nhiệm đối với người khác

Nhân viên HCVP

Thư ký HCVP

Nhà quản trị CVP

Nhà quản trị HCVP

Chức năng: giải quyết các công việc hành chính đơn thuần Yêu cầu: có chút kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau:

- Nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên

và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát

- Thực hiện công việc hành chính văn phòng hàng ngày

-Nhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký

Nhiệm vụ của thư ký

• Công việc hành chính văn phòng tổng quát

Chức năng: có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản trị, nhà quản trị hành chính văn phòng

Yêu cầu:

• Trưởng phòng thông tin,

• Trưởng phòng hồ sơ,

• Trưởng phòng hành chính,…

Company Logo

NẤT THANG CẤP BẬC

CHỨC VỤ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị

Chức

vụ -Nhân viên tiếp tân và nhân viên hành chính

(nhân viên thư tín hoặc

nhân viên lưu trữ hồ

sơ).

- Tốc ký viên.

-Nhân viên đánh máy.

-Nhân viên điều hành

-Chuyên viên xử lý thông

tin: thư ký hành chính hoặc thư ký thư từ liên lạc.

- Trợ lý hành chính

- Trưởng phòng giám đốc hành chính

-Trưởng phòng thông tin -Trưởng phòng hồ sơ -Trưởng phòng xử lý thông tin

Có kỹ năng quản trị công ty với kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học vấn chuyên ngành về công việc hành chính văn phòng.

không? Vì sao?

2.Theo Anh chị hành chính văn phòng có vai trò như thế nào trong tổ chức và trong thực tế hoạt động hành chính văn phòng diễn ra như thế nào?

3 Hãy cho ý kiến của anh chị về nhận định sau:

“Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu

Company Logo

Hãy thảo luận về nhận định sau:

“Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên?

Phó chánh VP Chánh văn phòng

Trợ lý chuyên nghiệp

Thư ký cấp trung/ cấp thấp

Lễ tân

Mục tiêu

Thực hiện MT

Đảm bảo hoàn thành MT

Rà soát

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

NỘI DUNG

Phân tích dự báo Xây dựng kế hoạch Phân công thực hiện

NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Company Logo

NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt

(1) Hiểu biết các loại hình công việc hành chính văn phòng.(2) Tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng

(3) Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong

bộ phận hành chính

(4) Đảm bảo mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn phòng thông qua việc chọn lọc, phát triển và động viên

Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt

Company Logo

NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hoạch định công việc hành chính

(1) Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc

(2) Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất

(3) Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và sử dụng máy móc cần thiết

(4) Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên ít phức tạp

Kiểm soát công việc hành chính

(1) Điều hành các thủ tục hành chính và điều hành nhân viên

(2) Duy trì các đơn vị dịch vụ thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân

(3) Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho bất cứ nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu

(4) Duy trì lịch huấn luyện để các nhân viên hành chính

Company Logo

NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Kiểm soát công việc hành chính

(5) Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang hành chính văn phòng và các dữ kiện khác

(6) Duy trì lịch theo dõi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không

(7) Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm

(1) Được đào tạo

(3) Có khả năng giảng dạy (2) Có khả năng gánh vác

ủy thác trách nhiệm và quyền hành

Company Logo

(5) Tính gần gủi:

(8) Kiểm soát cảm xúc (7) Phong cách lịch sự và ngoại giao

(6) Óc khôi hài

TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

(9) Có óc sáng kiến và dễ tưởng tượng

(11) Óc phán đoán

(10) Tự tin

Company Logo

Tại sao nhà quản trị hành chính văn phòng

là người phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng?

Company Logo

KHÁI NIỆM

Thư ký là một trợ lý của quản trị (an excutive assistant), là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skills) có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa

ra những quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một

hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng

Company Logo

CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ

-Thứ nhất: Hoạt động của thư ký bao gồm việc ghi chép,

soạn thảo các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Thứ hai: Hoạt động của thư ký bao gồm các công việc

liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức

-Thứ ba: Hoạt động thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc

cho thủ trưởng cơ quan tổ chức

-Thứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý, điều hành

công việc hàng ngày của một tổ chức xã hội nào đó Thư ký mang tính chất hoạt động như một thủ trưởng

Ví dụ: Tổng thư ký hội nhà văn, Tổng thư ký hội nhà báo,

Company Logo

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ

Những công việc thuộc về quan hệ cá nhân

(1) Quản lý công văn của đơn vị, nhà quản trị

(2) Soạn thảo, kiểm duyệt văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan

(3) Tổ chức tài liệu hợp lý

Company Logo

NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ

Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

• Hẹn gặp

• Lập lịch làm việc

• Thống kê kiểm tra

• Chăm lo sắp xếp phòng làm việc

Những yêu cầu đối với thư ký

• Phải được cơ quan thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với tin cậy đó

Phải có những tính cách sau:

• Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chu đáo trong công việc

Company Logo

ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ

Những yêu cầu đối với thư ký

•Nhanh nhẹn, kịp thời, chính xác

• Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật

Ngoài ra còn có thái độ dứt khoát, tính tự chủ, sự vui tính, tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil trong “ cẩm nang người thư ký”)

Năng lực chuyên môn

Năng lực quản lý Năng lực giao tiếp

Company Logo

NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN

•Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao;

•Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu;

•Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

• sử dụng thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng

•Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết

tự kiềm chế mình

•Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống;

•Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết

•Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh

Company Logo

NĂNG LỰC GIAO TIẾP

•Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý

•Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng

•Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn

đề cần thiết

•Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý

Phẩm chất

•Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp

•Có ý thức kỹ luật, tự giác và triệt để trong công việc

•Có tính năng động, linh hoạt, cẩn thận và chu đáo

•Có tinh thần tương trợ, đoàn kết, biết cởi mở và kín đáo,

Company Logo

CẤP BẬC THƯ KÝ

Có ý kiến cho rằng: “Thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ, ai cũng có thể làm được, không cần trình độ chuyên môn” Bạn có ý kiến gì

về nhân định này ?

“Không giỏi lắng nghe những âm thanh khác nhau, đó

là nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý”

(Nữ quản lý nổi tiếng của Mỹ- Mary Kay”

Các anh (chị) hãy cho ý kiến của cá nhân về nhận định trên