Slide bài giảng môn quản trị hành chính văn phòng

Mơn học QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Company Logo NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN Dự giảng lý thuyết lớp Nghiên cứu tài liệu tham khảo giáo viên giới thiệu Làm tập tình Thảo luận tình lớp Làm kiểm tra kiến thức lớp Làm tập thực hành nhóm Thi kết thúc học phần Company Logo Phân bố thời gian: - Số lý thuyết lớp: 65% - Thảo luận, giải tình huống, thực hành: 35%  Điều kiện tiên quyết: Sinh viên học môn học thuộc kiến thức sở ngành như: - Quản trị học - Hành vi tổ chức Company Logo  Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên: • 45% Điểm tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ, chuyên cần • 55% Điểm thi  Thang điểm: 10/10 • Chuyên cần, thái độ 10% • Bài tập cá nhân: 25% • BT kiểm tra thường kỳ: 10% • Kiểm tra kết thúc học phần: 55% Company Logo NỘI DUNG MÔN HỌC Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương : LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Chương : KIỂM TRA CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Company Logo Tài liệu học tập: Trương Hồng Hoa Dun; giáo trình nội quản trị hành văn phịng- Đại học Duy Tân-2011 Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB Thống kê 1997 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn phòng - NXB Thống kê 2004 GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quản trị văn phòng - NXB Lao động – Xã hội 2005 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị văn phòng – NXB Khoa học kỹ thuật 2005 Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức – Học viện Hành chánh Quốc gia – 2003 … Company Logo Thảo luận: Tổ chức? hành chính? Company Logo Tổ chức hiểu theo nghĩa khác: Là từ ngữ dùng để thay cho doanh nghiệp, cơng ty tập đồn Là thực thể doanh nghiệp, tức doanh nghiệp tổ chức Cách tổ chức nguồn tài nguyên để đạt mục tiêu Company Logo Hành chính: Hoạt động liên quan đến vận hành trôi chãy họat động đạt phương tiện hệ thống hành thiết kế tốt, hỗ trợ quản trị hữu hiệu Company Logo LOGO QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG Thư ký văn phòng người giao đảm nhận tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn văn phòng Company Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ -Thứ nhất: Hoạt động thư ký bao gồm việc ghi chép, soạn thảo văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu họp, hội nghị, hội thảo - Thứ hai: Hoạt động thư ký bao gồm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục hành văn phịng quan, tổ chức Company Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ -Thứ ba: Hoạt động thư ký hoạt động trợ giúp, giúp việc cho thủ trưởng quan tổ chức -Thứ tư: Hoạt động thư ký hoạt động quản lý, điều hành công việc hàng ngày tổ chức xã hội Thư ký mang tính chất hoạt động thủ trưởng Ví dụ: Tổng thư ký hội nhà văn, Tổng thư ký hội nhà báo, Tổng thư ký hội nhạc sĩ,… Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những công việc thuộc quan hệ cá nhân Thư tín Đện thoại Thu xếp chuyến công tác cho lãnh đạo Tiếp khách … Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những công việc thuộc quan hệ văn (1) Quản lý công văn đơn vị, nhà quản trị (2) Soạn thảo, kiểm duyệt văn trước trình thủ trưởng quan (3) Tổ chức tài liệu hợp lý Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ Những nhiệm vụ thuộc tổ chức cơng việc • Hẹn gặp • Lập lịch làm việc • Thống kê kiểm tra • Chăm lo xếp phòng làm việc Company Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Những yêu cầu thư ký • Phải quan thủ trưởng tin cậy xứng đáng với tin cậy Phải có tính cách sau: • Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở chu đáo công việc Company Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Những yêu cầu thư ký •Nhanh nhẹn, kịp thời, xác • Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, cơng bằng, kỹ luật Ngồi cịn có thái độ dứt khốt, tính tự chủ, vui tính, tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil “ cẩm nang người thư ký”) Company Logo ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ Năng lực chuyên môn Năng lực giao tiếp Năng lực quản lý Phẩm chất, kỹ Company Logo NĂNG LỰC CHUN MƠN •Hiểu sâu sắt nghề nghiệp mình, nhiệm vụ mà giao; •Thao tác thành thạo nghiệp vụ chun mơn u cầu; •Có khả truyền đạt, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho người khác • sử dụng thành thạo nghiệp vụ hành văn phịng Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP •Xử đắn, lịch sự, hài hoà với người biết tự kiềm chế •Tinh ý, thơng minh, biết tiếp thu lời khun thích hợp tình huống; •Có khả nhớ xác thơng tin cần thiết •Có hiểu biết rộng xã hội biết thích ứng với hồn cảnh •Có khả sử dụng ngôn ngữ cần thiết công việc; Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP •Biết tổ chức tốt cơng việc phối hợp cơng tác quản lý •Có tư logic, biết phản ứng tự phán đoán cách nhanh chóng •Có khả định xác kịp thời vấn đề cần thiết •Biết quản lý thời gian, xếp công việc phân bổ thời gian hợp lý Company Logo PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG Phẩm chất •u nghề có ý thức vươn lên nghề nghiệp •Có ý thức kỹ luật, tự giác triệt để cơng việc •Có tính động, linh hoạt, cẩn thận chu đáo •Có tinh thần tương trợ, đồn kết, biết cởi mở kín đáo, tế nhị cần thiết Company Logo CẤP BẬC THƯ KÝ Có ý kiến cho rằng: “Thư ký nghề đơn giản, mang tính chất vụ, làm được, khơng cần trình độ chun mơn” Bạn có ý kiến nhân định ? Company Logo THẢO LUẬN Có nhận định cho rằng: “Khơng giỏi lắng nghe âm khác nhau, nhược điểm lớn nhà quản lý” (Nữ quản lý tiếng Mỹ- Mary Kay” Các anh (chị) cho ý kiến cá nhân nhận định Company Logo ... quan văn phịng cơng việc hành văn phịng Quản trị hành văn phịng nhà quản trị hành văn phịng Company Logo NỘI DUNG Khái niệm quản trị HCVP Các cấp bậc quản trị HCVP Chức Quản trị HCVP Nội dung quản. .. Dun; giáo trình nội quản trị hành văn phịng- Đại học Duy Tân-2011 Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB Thống kê 1997 PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn phòng - NXB Thống... Company Logo Hành chính: Hoạt động liên quan đến vận hành trôi chãy họat động đạt phương tiện hệ thống hành thiết kế tốt, hỗ trợ quản trị hữu hiệu Company Logo LOGO QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ADMINISTRATIVE