Vai trò của thông tin trong văn phòng hiện đại
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Thông tin chính là tri thức, là tin tức Thông tin đã trở thành nguồn
lực phát triển của xã hội loài người cũng như bao nhiêu nguồn lực tự
nhiên và xã hội khác Khác với các nguồn lực tự nhiên như khoáng sản,
đất đai… Nếu càng bị khai thác thì càng cạn kiệt, thông tin càng khai
thác sẽ càng được mở rộng và phát triển đến một bậc cao hơn dựa trên sự
kế thừa có tính khoa học Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong
đời sống xã hội Là một sinh viên khoa Lưu trữ học và QTVP, chúng tôi
đặc biệt thấy rõ tác dụng, vị trí vai trò to lớn của thông tin trong công
tác văn thữ, công tác lưu trữ và công tác văn phòng Nhằm đưa ra và làm
rõ một số vai trò của thông tin trong văn phòng, tôi đã chọn đề tài Vai
trò của thông tin trong công tác văn phòng làm tiểu luận về môn thông
tin học Vấn đề vai trò của thông tin trong công tác văn phòng đã được
nhiều tác giả, nhà nghiên cứu phê bình đặt ra và có những nhận xét đánh
giá sâu sắc như bài viết của tác giả Phan Huy Quế về bản chất của thông
tin của qúa trình xây dựng quyết định quản lý hành chính (Tạp chí thông
tin tư liệu số 3 năm 1999) Hoặc khía cạnh lịch sử và tổ chức thông tin
của PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng (Tạp chí Thông tin tư liệu số 4 năm
1998) và cùng rất nhiều bài viết khác
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu còn nhiều hạn chế,
tiểu luận chỉ xin đi vào vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức
năng của văn phòng hiện đại Với các phương pháp như phân tích, tổng
hợp, thống kê chúng tôi hy vọng bài viết sẽ làm rõ hơn một số vấn đề
liên quan của thông tin học và vai trò của thông tin trong đời sống xã
hội, đặc biệt là trong việc thực hiện chức năng chính của văn phòng hiện
đại
Bài tiểu luận chia làm 2 chương:
Chương 1: Một số vấn đề về thông tin và văn phòng hiện đại
Trang 2Chương 2: Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng
của văn phòng hiện đại
Trang 3PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ THÔNG TIN VÀ VĂN PHÒNG
HIỆN ĐẠI
1.1 Thông tin và chức năng của thông tin
1.1.1 Khái quát chung về thông tin
Thông tin “Information” có nguồn gốc từ tiếng La tinh
“Informatio” có nghĩa là sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay
một biểu tượng
Theo cách hiểu thông thường “Thông tin là tất cả các sự việc, sự
kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người” hay
“Thông tin chính là tri thức, là tin tức, là yếu tố quyết định sự phát triển
của xã hội”
Còn lý thuyết thông tin thì quan niệm thông tin là sự loại trừ tính
bất định của hiện tượng ngẫu nhiên hoặc nói cách khác thông tin là việc
nhận được một thông báo từ một tập hợp các thông báo có thể nhận
được Thông tin được thể hiện qua nhiều hình thức đa dạng và phong
phú như con số, chữ viết, âm thanh, hành động, cử chỉ Các khoa học
khác nhau như thông tin dưới các góc độ khác nhau, từ đó có những
quan điểm khác nhau về thông tin Sở dĩ như vậy vì thông tin không thể
sờ mó được, người ta bắt gặp thông tin chỉ trong qúa trình hoạt động,
thông qua tác động trừu tượng của nó Và do xã hội ngày nay là xã hội
thông tin, thời đại là thời đại thông tin, mối quan tâm lớn của tất cả mọi
ngành, mọi lĩnh vực của cả lý luận và ứng dụng
1.1.2 Vai trò của thông tin
Thông tin luôn giữ vai trò quan trọng trong qúa trình tổ chức và
phát triển xã hội Khi nắm được thông tin thì tức là có thêm một thứ
quyền lực cũng như sức mạnh vật chất Ở đây chỉ xin khẳng định lại vai
trò của thông tin:
Trang 4Một là, thông tin là nguồn lực của sự phát triển Bởi thông tin được
xem là nguồn tài nguyên, và hơn các nguồn tài nguyên khác là nó có thể
phát triển mở rộng, chỉ bị hạn chế bởi không gian và khả năng nhận thức
của con người Và hiện nay xu hướng của tất cả các nước là thông tin
được coi như một loại hàng hoá với sự hình thành và phát triển của khu
vực dịch vụ thông tin
Hai là, thông tin góp phần thúc đẩy sự phát triển của kinh tế và sản
xuất Thông tin là bộ phận quan trọng tạo thành chu trình khoa học kỹ
thuật sản xuất và góp phần vào việc rút ngắn quan trọng từ nghiên cứu
đến sản xuất và nâng cao hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động này
Ba là, Thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong sự phát triển của
khoa học Bản chất của khoa học là tính kế thừa tức là khai thác nó phát
triển dựa trên những nguồn thông tin đã có từ trước, không có một
chương trình nghiên cứu nào là của một người, thậm chí của một thời
đại
Bốn là, thông tin là cơ sở của hoạt động quản lý Thể hiện rõ nhất
là dựa vào sự đầy đủ của chất lượng của thông tin mà các nhà quản lý ra
được các quyết định bởi thực chất của qúa trình quản lý là qúa trình sử
lý thông tin của người lãnh đạo
Năm là, thông tin có vai trò qúa trình trong sự phát triển của giáo
dục và đời sống Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng
chuyển giao thông tin giữa các thế hệ
Vai trò của thông tin còn được thể hiện trong tất cả lĩnh vực của
đời sống xã hội nói chung và của công tác văn phòng nói riêng
1.2 Văn phòng và chức năng của văn phòng hiện đại
1.2.1 Văn phòng hiện đại
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng Theo từ
điển tiếng Việt của Văn Tân và Hoàng Thư thì văn phòng là bộ phận phụ
trách công việc văn thư hành chính của một cơ quan Định nghĩa này
Trang 5chưa đề cập đầy đủ đến nội dung của công tác văn phòng mà chỉ đề cập
đến phần văn thư giấy tờ
Trong cuốn Kĩ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng
tuấn đã đưa ra khái niệm văn phòng theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp:
- Hẹp là nơi làm việc của một cơ quan tổ chức
- Rộng là bộ máy giúp việc của cơ quan
Trên thực tế hiện nay thì văn phòng bao gồm cả nghĩa rộng và
nghĩa hẹp Văn phòng đã được đổi mới để trở thành văn phòng hiện đại,
thích nghi và phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ thông tin Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những
thiết bị hiện đại được tổ chức một cách khoa học gồm những người có tri
thức hiện đại tạo nên năng suất lao động cao hơn
Với định nghĩa như vậy chức năng của văn phòng hiện đại có hiều
đổi mới
1.2.2 Chức năng của văn phòng hiện đại
Văn phòng hiện đại có rất nhiều chức năng nhưng tựu trung lại có
thể chia thành hai chức năng cơ bản:
Một là, Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, tức là những
hoạt động tham vấn công tác văn phòng và tổng hợp, thống kê xử lý
thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
Hai là, Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất và công
tác phục vụ cho hoạt động của cơ quan chức năng là mang tính đặc thù
của văn phòng Vì vậy chúng tôi sẽ không đi sâu và phân tích chức năng
này mà chủ yếu đề cập đến chức năng tham mưu tổng hợp
Trang 6CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG VIỆC THỰC
HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
Trong văn phòng thường có ba bộ phận chính: thu thập xử lý thông
tin, văn thư lưu trữ và quản trị Mỗi bộ phận có chức năng nhiệm vụ
quyền hạn khác nhau, song cùng hướng tới mục tiêu cuối cùng là hoàn
thành tốt các nhiệm vụ chương trình kế hạch đã đề ra Sợi dây liên lạc
giữa các bộ phận này trong văn phòng chính là thông tin tức là mối quan
hệ của các dòng thông tin Vì phạm vi nghiên cứu của đề tài còn nhỏ
hẹp, nên chỉ xin đi vào khía cạnh nhỏ là thông tin với bộ phận thu thập
và xử lý thông tin Bộ phận này thường gồm các cán bộ hoặc chuyên
viên nghiên cứu tổng hợp Đối với các doanh nghiệp thì đây chính là nơi
làm việc của đội ngũ thư ký (gọi chung là các cán bộ tổng hợp) Mối
quan hệ trong văn phòng là mối quan hệ người - người, giữa chủ thể
quản lý và khách thể quản lý Chủ thể quản lý (các nhà quản trị), tác
động lên đối tượng quản lý (nhân viên) và chờ đợi sự phản hồi trở lại từ
các đối tượng này Phương tiện thực hiện mối quan hệ này nhờ các dòng
thông tin Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp là rất quan trọng và nó được thể hiện ở các khâu sau:
2.1 Thu thập thông tin
Đây là công việc đầu tiên của những người làm chức năng tham
mưu tổng hợp (gọi chung là cán bộ tổng hợp) Thông tin là chất liệu cơ
bản tỏng hoạt động của cơ quan Thông tin tạo thành dữ liệu thông qua
phân tích xử lý thông tinh thành thông tin có giá trị gia tăng Trong văn
phòng thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Thông tin đầu ra của
cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ quan khác hoặc ở các bộ phận
trong văn phòng PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng đã chỉ ra rằng hoạt động
văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới các loại nguồn tin và có 6 loại nguồn
tin chính đối với một văn phòng (Tạp chí Thông tin tư liệu số 4 năm
2002)
Trang 7- Thông tin từ tài liệu đi và đến của cơ quan: là các loại công văn,
giấy tờ trả lời các câu hỏi hoặc thư tín bên ngoài
- Thông tin nội bộ: đây là các dạng tư liệu, hồ sơ tin tức phản ánh
hoạt động của cơ quan
- Thông tin kỹ thuật Các tư liệu phản ánh qúa trình hoạt động
nghề nghiệp của cơ quan được thực hiện thường xuyên trợ giúp các qúa
trình quyết định quản lý
- Thông tin về nhân sự: là các tin tức hồ sơ cá nhân, cán bộ liên
quan tới tổ chức như quyết định đề bạt, lên lương…
- Các hệ thống liên lạc bao gồm các hệ thống điện thoại, fax, tiếp
thị, viễn thông, thư tín dùng để chuyển thư, tin tức trong cơ quan ra
ngoài cơ quan
- Các hệ thống sao in: bao gồm các tin tức từ các thiết bị sao in, từ
các xuất bản phẩm…
Vậy ta thấy thông tin rất đa dạng và phong phú nên ngoài việc tiếp
nhận đến thông tin trong hệ thống thì cán bộ tổng hợp phải thu thập săn
tìm thông tin phải thường xuyên đi cơ sở nắm bắt thực tế để có thêm
thông tin mang tính thời sự Có như thế mới có thể tham mưu cho lãnh
đạo văn phòng giúp họ ra các quyết định quản lý đúng đắn Trong ba
công đoạn bảo đảm thông tin mà tác giả Phan Huy Quế trên tạp chí
thông tin tư liệu (số 3 năm 1999) đã đưa ra thì cán bộ tổng hợp phải bảo
đảm thông tin cho việc xây dựng quyết định quản lý hành chính
Tóm lại ở khâu nghiệp vụ thu thập thông tin thì thông tin là cơ sở,
là nguyên liệu cũng là mục tiêu cuối cùng mà hoạt động văn phòng
hướng tới
2.2 Xử lý thông tin
Sau khi thu thập thông tin, điều quan trọng là cán bộ tổng hợp phải
xử lý thông tin Thông tin chỉ có giá trị khi được xử lý Xử lý thông tin
(Pata prcessing) là các tác động lên dữ liệu để đạt được thông tin theo
Trang 8sự tác động chủ quan của chủ thể quản lý Quy trình xử lý thông tin là
một quy trình nghiệp vụ nhằm đưa ra kết quả chứng minh một quy luật
làm cho thông tin có giá trị hơn Theo tiêu chuẩn thì một thông tin có giá
trị phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
- Chính xác: Tức là độ trung thực cao
- Đầy đủ: Nghĩa là phải phản ánh được tất cả các khía cạnh cần
thiết không để xẩy ra tình trạng, chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến
diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng được phản ánh
- Rõ ràng, cụ thể: là không chung chung, mơ hồ, không đa nghĩa
khó hiểu Phải nêu những chi tiết, số liệu, diễn biến, kết quả cụ thể rõ
ràng
- Kịp thời: Tức là phải được cung cấp đúng lúc, phản ánh đúng
thực trạng của đối tượng để có đủ thời gian phân tích, phán đoán xử lý
ngay
- Đúng đối tượng: Thông tin chỉ có giá trị khi đến được với những
người cần nói
Trong kỹ năng xử lý thông tin người cán bộ tổng hợp phải nắm
được những tiêu chuẩn đó để sắp xếp phân loại thông tin thành các thông
tin quá khứ, hiện hành, dự đoán hoặc chia thông tin theo các mặt hoạt
động Xử lý thông tin đòi hỏi người cán bộ tổng hợp không những có
kiến thức sâu về chuyên môn mà phải am hiểu thông tin về các lĩnh vực
khác nhằm xử lý nhanh chóng kịp thời và có hiệu quả để từ đó tham mưu
cố vấn cho lãnh đạo của mình Các phương pháp cần dùng trong xử lý
thông tin là các phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá so sánh, phải
xác định thông tin nào là chính, thông tin nào là hỗ trợ, biết nghi ngờ
thông tin thiếu căn cứ cơ sở khoa học
Trong khâu nghiệp vụ xử lý thông tin, thông tin là đối tượng tác
động của người cán bộ tổng hợp Mục tiêu là những thông tin có giá trị,
có chất lượng Nhìn chung văn phòng được xem như một địa bàn mà ở
đó thông tin được sản sinh ra và qúa trình thông tin được thực hiện
Trang 92.3 Truyền đạt (cung cấp) thông tin
Tiếp theo khâu xử lý thông tin sẽ là việc truyền đạt thông tin
Người cán bộ tổng hợp cần phải xác định thông tin (đầu ra) mà mình
muốn truyền đạt Đây chính là hình thức thực hiện chức năng tham mưu
cố vấn của mình Việc ra các quyết định của người lãnh đạo có đúng đắn
hay không là phụ thuộc vào thông tin mà cán bộ tổng hợp cung cấp Vì
thế khi truyền đạt thông tin cần quan tâm đến nội dung thông tin, liều
lượng thông tin, thời điểm đưa ra thông tin và hình thức thông tin Liên
quan đến vấn đề cung cấp thông tin một yêu cầu phải đảm bảo là bí mật
thông tin không được tiết lộ Từ đây đòi hỏi người cán bộ tổng hợp phải
nắm được các kĩ năng soạn thảo văn bản, kĩ năng tổ chức các cuộc họp,
chuẩn bị nội dung cuộc họp cho lãnh đạo Tức là người cán bộ tổng hợp
phải đáp ứng được một số yêu cầu như biết sử dụng quỹ thời gian thích
hợp, có khả năng tổ chức sắp xếp công việc, chủ động linh hoạt trong
mọi tình huống…
Vì vậy thông tin trong khâu cung cấp thông tin đóng vai trò là sản
phẩm của qúa trình lao động không ngừng của người làm công tác tham
mưu tổng hợp cho lãnh đạo
Trang 10KẾT LUẬN
Tóm lại, vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp của văn phòng là hết sức to lớn, nó vừa là đầu ra, đầu vào
và là thước đo hiệu xuất lao động của các cán bộ, nhân viên làm công tác
thu thập xử lý và cung cấp thông tin
Qua việc nghiên cứu vai trò của thông tin trong việc thực hiện
chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng giúp chúng ta hiểu rõ hơn
về vai trò của thông tin trong đời sống xã hội Với sự phát triển mạnh mẽ
của khoa học công nghệ trong thời đại hiện nay, thông tin, hệ thống
thông tin, các thiết bị thông tin sẽ ngày càng hoàn chỉnh, mở đường cho
sự phát triển của khoa học và tạo thuận lợi cho các hoạt động của xã hội
Công tác văn phòng nhờ đó mà có nhiều tiến bộ mạnh mẽ hơn