Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá trường Đại học Hùng Vương

A.LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin. Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hóa, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sứ, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất. Trường ĐHHV là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các nơi khác nhau về học tập nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết. Sinh viên thường xin vào ở trong các kí túc xá vì ở trong ký túc xá an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có mô hình học tập, sinh hoạt tốt. Nhưng đồng thời như vậy để quản lý được tất cả các nhu cầu đấy là một việc không hề đơn giản nếu không áp dụng các công nghệ nâng cao, sử dụng các ngôn ngữ lập trình. Thông qua nhu cầu đó nhóm đã xây dụng lên phần mềm “Quản lý kí túc xá” nhằm giúp cho việc quản lý kí túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản 1 lý sinh viên. Dựa trên nhu cầu đó nhóm muốn tìm hiểu thêm về ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server để xây dụng lên phần mềm quản lý kí túc xá . 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá để góp phần làm cho công tác quản lý kí túc của trường đạt hiệu quả cao hơn, thay thế một số công đoạn thủ công nhưng bất cập trong quá trình quản lý 2.1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý kí túc xá tại trường đại học Hùng Vương - Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: Cách quản lý kí túc xá trường Đh Hùng Vương Về không gian: Kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương. Về thời gian: 6/4/2015 – 1/5/2015 2.2. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực tế: Đến kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương gặp trực tiếp ban quản lý để tìm hiểu các thức quản lý đang áp dụng tại đây. Lấy ý kiến của người quản lý trong kí túc, khó khăn vướng mắc cần giải quyết và nhu cầu về một phần mềm quản lý khoa học chất lượng. - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu giáo trình có liên quan đến quá trình quản lý để đưa ra các giải pháp xây dụng phần mềm quản lý kí túc xá. - Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến trực tiếp giảng viên hướng dẫn, các giảng viên bộ môn tin để hoàn thành về mặt nội dung và hình thức của bài thực tập. 2 B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1. Khảo sát hiện trạng: Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng. Việc khảo sát nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. - Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục. Theo khảo sát của nhóm hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Hùng Vương còn rất nhiều bất cập như : - Thiếu: Phương tiện quản lý - Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX… - Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm - Xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt. Đầu mỗi năm học, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá. Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh vieenn đăng ký vào ở KTX. Sau khi đã nhận đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc xá của sinh viên, phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời 3 cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở trong ký túc xá. * Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thong báo và nêu lý do cụ thể. * Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký túc xá, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết. * Mức phí ký túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ. Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX. Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết han, phòng CTSV của trường phả thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể. Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc cá phải được thực hiện đúng theo lịch do phòng CTSV đề ra. Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đông thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với công an địa phương trường cư trú . Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý của phòng CTSV. Tất cả sinh viên phải tuyệt đối tuân thủ nội quy của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CTSV và phải được phòng CTSV phê duyệt. 1.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực - Tìm hiểu môi trường hoạt động, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của kí túc. - Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong kí túc, và sự phân cấp quyền hạn. - Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong kí túc. 4 - Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng. - Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai. - Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết. - Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. 1.3. Các công cụ phát triển chương trình - Ngôn ngữ C# - SQL Server 1.3.1. Ngôn ngữ C# Từ khi chiếc máy tính có thể lập trình đầu tiên (First freely programmable computer) ra đời vào năm 1936 hàng nghìn ngôn ngữ lập trình đã được tạo ra. Có những ngôn ngữ chết đi vì sự thiếu tâm huyết của người tạo ra nó, sự hạn chế của chính ngôn ngữ hay không được cộng đồng sử dụng rộng rãi và cũng có cả những ngôn ngữ trở nên thành công. Với sự “chống lưng” của Microsoft tháng giêng năm 1999 Anders Hejlsberg trở thành người phụ trách xây dựng ngôn ngữ lập trình Cool (C-like Object Oriented Language tiền thân của C#) , ngày 12/2/2002 C# ra đời cùng với .NET Framework 1.0. Kế thừa và phát triển từ các ngôn ngữ lập trình trước được sự ưu ái từ hệ điều hành Window. Cú pháp C# hàm ý, nhưng nó cũng đơn giản và dễ dàng để học. Nếu có kinh nghiệm với C, C++ hoặc Java thì bạn có thể bắt đầu làm việc hiệu quả trong C# với một thời gian rất ngắn vì C# có cú pháp tương tự, tuy nhiên C# đơn giản hơn so với C++ và cung cấp các tính năng mạnh mẽ như các loại giá trị nullable, enumeator, delegate, biểu thức lambda và việc truy cập bộ nhớ trực tiếp (Unsafe code) mà bạn không tìm thấy trong một ngôn ngữ Java. C# hỗ trợ kiểu dữ liệu và phương thức chung( giống Java), ứng dụng C# nhanh bảo mật và mã nguồn có thể tái sử dụng. 5 Là một ngôn ngữ hướng đối tượng. C# hỗ trợ các khái niệm về đóng gói ncapsulation, thừa kế inhertiance và đa hình polymorphism. Tất cả các biến và phương thức, bao gồm cả phương thức override virtual methods, được đóng gói trong class. Một lớp có thể thừa trực tiếp từ một lớp cha, nhưng nó có thể thực hiện nhiều interfaces khác nhau Ngoài những nguyên tắc cơ bản của ngôn ngữ hướng đối tượng, C# còn có những sáng tạo riêng: Encapsulation, Properties, Attribute, XML, Language- Integrated Query (LINQ). Việc sử dụng đối tượng COM hoặc Win32 DLLs thông qua “Interop” đã trở nên dễ dàng. Thậm chí C# hỗ trợ con trỏ và các khái niệm của mã “không an toàn” đối với những trường hợp mà trong đó truy cập bộ nhớ trực tiếp là tuyệt đối quan trọng. Đặc biệt quy trình xây dựng ứng dụng trong C# đơn giản hơn so với C và C+ + và linh hoạt hơn trong Java. 1.3.2. SQL Server SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational DatabaseManagement System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Clientcomputer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS. SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (VeryLarge Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft InternetInformation Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server Các phiên bản của SQL Server : Enterprise: Hỗ trợ không gian giới hạn số lượng CPU và kích thước Database.Hỗ trợ không giới hạn RAM (nhưng tùy thuộc vào kích thước RAM tối đa mà HĐH hỗ trợ) và các hệ thống 64bit. 6 Standard: Tương tự như Enterprise nhưng chỉ hỗ trợ 4 CPU. Ngoài ra phiên bản này cũng không được trang bị một số tính năng cao cấp khác. Workgroup: Tương tự Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB RAM Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1CPU, 1GB RAM và kích thước Database giới hạn trong 4GB. *) RDBMS của SQL Server có nhiệm vụ: - Duy trì các quan hệ giữa các dữ liệu trong database. - Bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đúng và hợp lệ theo các quy tắc đã đưa ra. - Phục hồi tất cả các dữ liệu khi cần. *) OLTP database: - Dữ liệu được lưu trong các table có quan hệ đến giảm dư thừa dữ liệu và tăng tốc độ cập nhật. - Cho phép một số lượng lớn user thực hiện các transaction một cách đồng thời. *) OLAP Databases: - Hỗ trợ phân tích viên đưa ra các giải pháp, các mô hình dữ liệu. *) Là những chương trình mà Users dùng để truy xuất dữ liệu trong DBMS SQL là ngôn ngữ lập trình mà SQL Server sử dụng: - XML - MDX - OLE DB và ODBC APIs - ADO - English Query 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Thực trạng của Ký túc xá trường Đại Học Hùng Vương 2.1.1. Thực trạng Hiện nay tại trường Đại Học Hùng Vương các máy tính đều dùng các phần mềm như: Office 2003, Excel 2003. Đối với nhân viên quản lý phần lớn thường sử dụng phần mềm là Word và Excel . Nhà chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, việc quản lý KTX mới chỉ sử dụng Excel. Tuy việc sử dụng Excel có nhiều thuận lợi như không tốn kém, dễ sử dụng và dễ bảo quản… nhưng có nhiều khó khăn như mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo, tốc độ xử lý giảm … Vì vậy, Nhà trường cần có một phần mềm quản lý KTX riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý. Trước tình hình của trường, trong thời gian thực tập này em quyết định chọn đề tài :” Xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá trường Đại học Hùng Vương”. Phần mềm này sẽ góp phần trợ giúp trường có nhiều thuận lợi và hiệu quả hơn trong việc quản lý KTX. 2.1.2. Ưu điểm - Nhà trường có đội ngũ nhân viên có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn cao. - Đội ngũ chuyên môn sử dụng thành thạo Excel hoàn thành công việc, đáp ứng được phần nào yêu cầu công việc và một phần trong quản lý KTX. 2.1.3. Hạn chế Với yêu cầu công việc liên tục tăng cao hiện nay thì việc sử dụng excel trong quản lý KTX càng bộc lộ nhiều hạn chế như: - Việc lưu trữ thông tin trên máy tính gây nhiều bất tiện trong việc sử dụng nhiều giấy tờ, sổ sách… và tính bảo mật thông tin không được nâng cao. - Với yêu cầu lớn tốn nhiều thời gian, công sức. - Chỉ áp dụng với công việc nhỏ lẻ. - Tra cứu thông tin mặt hàng gặp khó khăn. - Báo cáo, quản lý tốn nhiều thời gian. 8 2.1.4. Đề xuất giải pháp Trong thời gian thực tập và khảo sát thực trạng của nhà trường em thấy cần có một phần mềm quản lý KTX thay thế việc làm thủ công và giúp bộ phận quản lý của trường để làm việc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn. Phần mềm quản lý KTX sẽ có được những ưu điểm hơn so với việc sử dụng excel hiện nay: - Tìm kiếm, cập nhật thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác hơn. - Thao tác trên cơ sở dữ liệu thuận tiện, tốn ít thời gian. 2.2. Thiết kế hệ thống 2.2.1 . Mô tả hệ thống Hệ thống quản lý sinh viên ngoại trú bao gồm có 4 chức năng chính: * Quản lý thông tin sinh viên : - Thêm sinh viên - Sửa sinh viên - Xóa sinh viên * Quản lý phòng - Thêm phòng - Sửa phòng - Xóa phòng * Quản lý dãy - Thêm dãy - Sửa dãy - Xóa dãy * Tra cứu - Tra cứu sinh viên - Tra cứu phòng 9 2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng 10 [...]... sơ SV Ban quản lý QLKTX Sinh viên Yêu cầu/đáp ứng yêu cầu Yêu cầu/đáp ứng tìm kiếm Xử lý thông tin Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 11 2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Danh sách phòng Phòng Hồ sơ Kết quả Quản lý phòng Quản lý sinh viên Y/c thống kê phòng Y/c cập nhật hồ sơ Ban quản lý Báo cáo Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu báo cáo Kết quả tìm kiếm Hồ sơ Yêu cầu tìm kiếm Quản lý dãy Tra... luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chỉnh sửa dãy Ban quản lý Chỉnh sửa phòng Cập nhật h/s SV Hồ sơ sinh viên Sinh viên Hình 2.4 Chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên 13 Phòng Hồ sơ sinh viên Kết quả Kết quả Quản lý phòng Quản lý Sinh viên Y/c sửa thông tin phòng Y/c sửa thông tin Sinh viên Ban quản lý Kết quả Y/c tra cứu Y/c thống kê dãy Kết quả Hồ sơ sinh viên Quản lý dãy Tra cứu Thống kê dãy Hình 2.5 Chức năng... Người Dùng 19 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM, THIẾT KẾ 3.1 Công cụ triển khai Ngôn ngữ sử dụng : - Ngôn ngữ lập trình C# Phần mềm sử dụng: - SQL sever 2008 3.2 Thiết kế giao diện của chương trình Hình 3.1 Giao diện chính chương trình 20 3.2.1 Các Form của hệ thống 3.2.1.1 Form đăng nhập Hình 3.2 Form đăng nhập 21 3.2.2 Các From chương trình 3.2.2.1 Form quản lý sinh viên Bao gồm quản lý các thông tin chính... chính của hệ thống : + Quản lý phòng + Quản lý dãy + Quản lý sinh viên * Hướng phát triển của đề tài - Tiếp tục hoàn thiện chương trình - Tối ưu hóa chứ năng của chương trình - Tiếp tục nghiên cứu và phát triển các chức năng mới cho chương trình - Mở rộng phạm vi quản lý cho chương trình 26 D TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba (2005), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội... ơn ban lãnh đạo, các thầy cô giáo trong khoa toán công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập một các thành công Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, Ban quản lý kí lúc xá trường Đại học Hùng Vương đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có được đầy đủ thông tin để hoàn thành đợt thực tập 28 ... được những công việc sau: - Tiến hành khảo sát các thông tin về bài toán một cách chính xác - Phân tích dựa trên những thông tin thu được và bám sát yêu cầu của bài toán, cũng như các công việc của ban quản lý kí túc - Chương trình đã gần như đảm bảo lưu trữ những thông tin cần thiết của hệ thống - Xử lý chính xác các thông tin về số sinh viên, số lượng phòng, số dãy, … có thể cập nhập thường xuyên... tính, địa chỉ, số cmnd, điện thoại, dan tộc, thân nhân, tôn giáo…… Hình 3.3 Form chỉnh sửa hồ sơ sinh viên 22 3.2.2.2 Form quản lý phòng Bao gồm các thông tin về phòng trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy, các sinh viên trong phòng : Hình 3.4 Form Phòng 23 3.2.2.3 Form quản lý dãy Bao gồm các thông tin về dãy trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy, các sinh viên trong phòng : Hình 3.5 Form Chỉnh... yêu cầu TT yêu cầu Thống kê theo danh sách Hình 2.6 Chức năng thống kê 15 Ban quản lý TT Đáp ứng 2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu Hình 2.7 Sơ đồ thực thể liên kiết 16 2.3 Mô hình dữ liệu 2.3.1 Mô hình dữ liệu quan hệ Từ các kiểu thực thể được hệ thống ở trên, căn cứ vào quá trình khảo sát thực tế và sau các bước thực hiện, đã xây dựng lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ Hồ sơ sinh viên Họ tên Ngày sinh Giới... [1] Nguyễn Văn Ba (2005), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [2] Trần Nguyễn Phong (2008), Giáo trình SQL, Khoa CNTT – Trường ĐHKH Huế [3] Nguyễn Quang Thông (2005), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Giáo dục Hà Nội [4] Phạm Hữu Khang, Đoàn Thiện Ngân, C# 2005 – Lập trình WINDOW FORM, NXB Lao Động Xã Hội [5] Phạm Hữu Khang (2005), SQL Server