Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá trường Đại học Hùng Vương

Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hóa, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các p

A.LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống Để

xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải

có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin

Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của một xã hội Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hóa, quản

lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sứ, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị

cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất

Trường ĐHHV là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các nơi khác nhau

về học tập nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết Sinh viên thường xin vào ở trong các kí túc xá vì ở trong ký túc xá an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có mô hình học tập, sinh hoạt tốt Nhưng đồng thời như vậy

để quản lý được tất cả các nhu cầu đấy là một việc không hề đơn giản nếu không áp dụng các công nghệ nâng cao, sử dụng các ngôn ngữ lập trình Thông qua nhu cầu

lý sinh viên Dựa trên nhu cầu đó nhóm muốn tìm hiểu thêm về ngôn ngữ lập trình C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server để xây dụng lên phần mềm quản lý kí túc xá

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá để góp phần làm cho công tác quản lý kí túc của trường đạt hiệu quả cao hơn, thay thế một số công đoạn thủ công nhưng bất cập trong quá trình quản lý

2.1 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Công tác quản lý kí túc xá tại trường đại học Hùng Vương

- Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Cách quản lý kí túc xá trường Đh Hùng Vương

Về không gian: Kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương

Về thời gian: 6/4/2015 – 1/5/2015

2.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát thực tế: Đến kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương gặp trực tiếp ban quản lý để tìm hiểu các thức quản lý đang áp dụng tại đây Lấy ý kiến của người quản lý trong kí túc, khó khăn vướng mắc cần giải quyết và nhu cầu

về một phần mềm quản lý khoa học chất lượng

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu giáo trình có liên quan đến quá trình quản lý để đưa ra các giải pháp xây dụng phần mềm quản lý kí túc xá

- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến trực tiếp giảng viên hướng dẫn, các giảng viên bộ môn tin để hoàn thành về mặt nội dung và hình thức của bài thực tập

B NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1 Khảo sát hiện trạng:

Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng

Việc khảo sát nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục

Theo khảo sát của nhóm hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Hùng Vương còn rất nhiều bất cập như :

- Thiếu: Phương tiện quản lý

- Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…

- Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm - Xử lý thông tin còn thủ công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt

Đầu mỗi năm học, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường Căn cứ trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào ký túc xá Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký túc xá

Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh vieenn đăng ký vào ở KTX

cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở trong ký túc xá.

* Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì phải thong báo và nêu lý do cụ thể

* Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ký túc xá, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết

* Mức phí ký túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng

Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ Sau mỗi học kỳ, trước khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX

Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết han, phòng CTSV của trường phả thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể

Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc cá phải được thực hiện đúng theo lịch do phòng CTSV đề ra Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đông thời tiến hành làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với công an địa phương trường cư trú

Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý của phòng CTSV

Tất cả sinh viên phải tuyệt đối tuân thủ nội quy của ký túc xá Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CTSV và phải được phòng CTSV phê duyệt

1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực

- Tìm hiểu môi trường hoạt động, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống chủ quản của kí túc

- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong kí túc, và sự phân cấp quyền hạn

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương thức xử lý các thông tin trong kí túc

- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.

- Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai

- Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết

Với sự “chống lưng” của Microsoft tháng giêng năm 1999 Anders Hejlsberg trở thành người phụ trách xây dựng ngôn ngữ lập trình Cool (C-like Object Oriented Language tiền thân của C#) , ngày 12/2/2002 C# ra đời cùng với NET Framework 1.0 Kế thừa và phát triển từ các ngôn ngữ lập trình trước được sự ưu ái

từ hệ điều hành Window

Cú pháp C# hàm ý, nhưng nó cũng đơn giản và dễ dàng để học Nếu có kinh nghiệm với C, C++ hoặc Java thì bạn có thể bắt đầu làm việc hiệu quả trong C# với một thời gian rất ngắn vì C# có cú pháp tương tự, tuy nhiên C# đơn giản hơn so với C++ và cung cấp các tính năng mạnh mẽ như các loại giá trị nullable, enumeator, delegate, biểu thức lambda và việc truy cập bộ nhớ trực tiếp (Unsafe code) mà bạn không tìm thấy trong một ngôn ngữ Java

C# hỗ trợ kiểu dữ liệu và phương thức chung( giống Java), ứng dụng C#

Là một ngôn ngữ hướng đối tượng C# hỗ trợ các khái niệm về đóng gói ncapsulation, thừa kế inhertiance và đa hình polymorphism Tất cả các biến và phương thức, bao gồm cả phương thức override virtual methods, được đóng gói trong class Một lớp có thể thừa trực tiếp từ một lớp cha, nhưng nó có thể thực hiện nhiều interfaces khác nhau

Ngoài những nguyên tắc cơ bản của ngôn ngữ hướng đối tượng, C# còn có những sáng tạo riêng: Encapsulation, Properties, Attribute, XML, Language-Integrated Query (LINQ)

Việc sử dụng đối tượng COM hoặc Win32 DLLs thông qua “Interop” đã trở nên dễ dàng Thậm chí C# hỗ trợ con trỏ và các khái niệm của mã “không an toàn” đối với những trường hợp mà trong đó truy cập bộ nhớ trực tiếp là tuyệt đối quan trọng Đặc biệt quy trình xây dựng ứng dụng trong C# đơn giản hơn so với C và C++ và linh hoạt hơn trong Java

1.3.2 SQL Server

SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational DatabaseManagement System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Clientcomputer và SQL Server computer Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS

SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (VeryLarge Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user SQL Server có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft InternetInformation Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server Các phiên bản của SQL Server :

Enterprise: Hỗ trợ không gian giới hạn số lượng CPU và kích thước Database.Hỗ trợ không giới hạn RAM (nhưng tùy thuộc vào kích thước RAM tối

đa mà HĐH hỗ trợ) và các hệ thống 64bit

Standard: Tương tự như Enterprise nhưng chỉ hỗ trợ 4 CPU Ngoài ra phiên bản này cũng không được trang bị một số tính năng cao cấp khác Workgroup: Tương tự Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB RAM

Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1CPU, 1GB RAM và kích thước Database giới hạn trong 4GB

*) RDBMS của SQL Server có nhiệm vụ:

- Duy trì các quan hệ giữa các dữ liệu trong database

- Bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đúng và hợp lệ theo các quy tắc đã đưa ra

- Phục hồi tất cả các dữ liệu khi cần

- Hỗ trợ phân tích viên đưa ra các giải pháp, các mô hình dữ liệu

*) Là những chương trình mà Users dùng để truy xuất dữ liệu trong DBMS SQL là ngôn ngữ lập trình mà SQL Server sử dụng:

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH,

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 Thực trạng của Ký túc xá trường Đại Học Hùng Vương

2.1.1 Thực trạng

Hiện nay tại trường Đại Học Hùng Vương các máy tính đều dùng các phần mềm như: Office 2003, Excel 2003 Đối với nhân viên quản lý phần lớn thường sử dụng phần mềm là Word và Excel Nhà chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào, việc quản lý KTX mới chỉ sử dụng Excel Tuy việc sử dụng Excel có nhiều thuận lợi như không tốn kém, dễ sử dụng và dễ bảo quản… nhưng có nhiều khó khăn như mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo, tốc độ xử lý giảm … Vì vậy, Nhà trường cần có một phần mềm quản lý KTX riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý

Trước tình hình của trường, trong thời gian thực tập này em quyết định chọn

đề tài :” Xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá trường Đại học Hùng Vương”.

Phần mềm này sẽ góp phần trợ giúp trường có nhiều thuận lợi và hiệu quả hơn trong việc quản lý KTX

2.1.2 Ưu điểm

- Nhà trường có đội ngũ nhân viên có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn cao

- Đội ngũ chuyên môn sử dụng thành thạo Excel hoàn thành công việc, đáp ứng được phần nào yêu cầu công việc và một phần trong quản lý KTX

- Với yêu cầu lớn tốn nhiều thời gian, công sức

- Chỉ áp dụng với công việc nhỏ lẻ

- Tra cứu thông tin mặt hàng gặp khó khăn

- Báo cáo, quản lý tốn nhiều thời gian

2.1.4 Đề xuất giải pháp

Trong thời gian thực tập và khảo sát thực trạng của nhà trường em thấy cần

có một phần mềm quản lý KTX thay thế việc làm thủ công và giúp bộ phận quản lý của trường để làm việc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn

Phần mềm quản lý KTX sẽ có được những ưu điểm hơn so với việc sử dụng excel hiện nay:

- Tìm kiếm, cập nhật thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác hơn

- Thao tác trên cơ sở dữ liệu thuận tiện, tốn ít thời gian

2.2 Thiết kế hệ thống

2.2.1 Mô tả hệ thống

Hệ thống quản lý sinh viên ngoại trú bao gồm có 4 chức năng chính:

* Quản lý thông tin sinh viên :

- Thêm sinh viên

- Sửa sinh viên

- Xóa sinh viên

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng

Yêu cầu/đáp

Yêu cầu/đáp ứng yêu cầuYêu cầu/đáp

ứng tìm kiếm

Xử lý thông tin

2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Sinh viên

2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.3: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh

Quản lý sinh

viên

Quản lý phòng

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu tìm kiếm

2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Hình 2.4 Chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên

Chỉnh sửa dãy

Cập nhật h/s SVChỉnh sửa

phòngBan quản lý

Sinh viên

Hồ

sơ sinh viên

Hình 2.5 Chức năng chỉnh sửa hồ sơ

Quản lý Sinh

viên

Quản lý phòng

Y/c thống kê dãy

Hồ sơ sinh viên

Thống kê dãy

Hồ sơ sinh viên

Phòng

TT Đáp ứng

TT yêu cầu

2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu

Hình 2.7 Sơ đồ thực thể liên kiết

2.3 Mô hình dữ liệu

2.3.1 Mô hình dữ liệu quan hệ

Từ các kiểu thực thể được hệ thống ở trên, căn cứ vào quá trình khảo sát thực tế và sau các bước thực hiện, đã xây dựng lược đồ dữ liệu theo mô hình quan hệ

Hình 2.8 Mô hình dữ liệu quan hệ

Họ tênNgày sinhGiới tínhThường trúLớp

Mã khoa

Mã phòngPhòng trưởng

Hồ sơ sinh viên

Mã dãyTên dãyDanh sách dãy

Phòng

Mã KTX

Mã phòng

Loại phòng

2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Bảng 2.1 Hồ sơ

Bảng 2.2 Kỉ Luật

Bảng 2.3 Phòng

Bảng 2.4 Người Dùng

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM, THIẾT KẾ 3.1 Công cụ triển khai.

Ngôn ngữ sử dụng : - Ngôn ngữ lập trình C#

Phần mềm sử dụng: - SQL sever 2008

3.2 Thiết kế giao diện của chương trình.

Hình 3.1 Giao diện chính chương trình

3.2.1 Các Form của hệ thống

3.2.1.1 Form đăng nhập

Hình 3.2 Form đăng nhập

3.2.2 Các From chương trình

3.2.2.1 Form quản lý sinh viên

Bao gồm quản lý các thông tin chính của sinh viên đó, như họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số cmnd, điện thoại, dan tộc, thân nhân, tôn giáo……

Hình 3.3 Form chỉnh sửa hồ sơ sinh viên

3.2.2.2 Form quản lý phòng

Bao gồm các thông tin về phòng trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy, các sinh viên trong phòng :

Hình 3.4 Form Phòng

3.2.2.3 Form quản lý dãy

Bao gồm các thông tin về dãy trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy, các sinh viên trong phòng :

Hình 3.5 Form Chỉnh sửa dãy

3.2.3 Các Form Tra cứu

3.2.3.1 Form tìm Sinh viên

Chức năng này sẽ cung cấp toàn bộ các yêu cầu về sàng lọc dữ liệu Khi có yêu cầu lấy một dữ liệu nào đó về sinh viên thì chương trình sẽ tìm kiếm dữ liệu

đó theo mã sinh viên hoặc tên sinh viên rồi sàng lọc và chỉ lấy ra một dữ liệu đó chứ không phải là toàn bộ danh sách

Hình 3.6 Form Tra cứu

C KẾT LUẬN

* Kết quả đạt được

Qua một thời gian tiến hành để làm đề tài nhóm đã thực hiện được những công việc sau:

- Tiến hành khảo sát các thông tin về bài toán một cách chính xác

- Phân tích dựa trên những thông tin thu được và bám sát yêu cầu của bài toán, cũng như các công việc của ban quản lý kí túc

- Chương trình đã gần như đảm bảo lưu trữ những thông tin cần thiết của hệ thống

- Xử lý chính xác các thông tin về số sinh viên, số lượng phòng, số dãy, …

có thể cập nhập thường xuyên và dễ dàng các thông tin cần thiết

- Chương trình thực hiện các chức năng chính của hệ thống :

+ Quản lý phòng

+ Quản lý dãy

+ Quản lý sinh viên

* Hướng phát triển của đề tài

- Tiếp tục hoàn thiện chương trình

- Tối ưu hóa chứ năng của chương trình

- Tiếp tục nghiên cứu và phát triển các chức năng mới cho chương trình

- Mở rộng phạm vi quản lý cho chương trình