báo cáo thực tập Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT

LỜI MỞ ĐẦUVới xu thế hội nhập và phát triển các doanh nghiệp đều ra sức hoàn thiện bộ máy của mình cũng như đổi mới công nghệ,củng cố về tài chính ,nhân lựcnhằm nâng cao chất lượng sản p

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Những vấn đề chung tiền lương trong doanh nghiệp 3

1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương 3

1.1.2 Các khoản trích theo tiền lương và quỹ tiền lương 4

1.1.3 Nguyên tắc chung để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 7

1.1.4 Vai trò,ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương 8

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương 10

1.1.6 Hạch toán lao động 11

1.1.7 Các hình thức trả lương 16

1.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 19

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 19

1.2.2 Chứng từ và thủ tục kế toán 20

1.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng 21

1.2.4 Nội dung kế toán 25

1.2.5 Phương pháp kế toán 30

1.3 Tổ chức sổ kế toán 32

1.3.1 Áp dụng hình thức nhật ký chung 32

1.3.2 Áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái 34

1.3.3 Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ 35

1.3.4 Áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CNTT 37

2.1 Khái quát về công ty 37

2.1.1 Lịch sử hoạt động và phát triển 37 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 38 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động

kinh doanh của doanh của công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT 39 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty TNHH phát

2.4 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại

công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT 53

2.4.1 Công tác quản lý lao động của công ty 53 2.4.2 Các hình thức tiền lương và cách tính lương tại công ty TNHH phát

triển công giải pháp CNTT 53 2.4.3 Kế toán lương và các khoản trích theo tiền lương tại công ty TNHH

phát triển công giải pháp CNTT 56

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HẠCH

TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP CNTT 69 3.1 Ưu Điểm 69 3.2 Nhược điểm 71 3.3 Nội dung hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo

lương tại công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT 71 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO

7 BHXH: Bảo hiểm xã hội

8 BHYT: Bảo hiểm y tế

9 KPCĐ: Kinh phí công đoàn

10 BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Kế toán tổng hợp tiền lương cho công nhân viên 28

Sơ đồ 1.2 Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương 29

Sơ đồ 1.3: Kế toán tổng hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 30

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung 33

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký sổ cái 34

Sơ đồ 1.6 : Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 35

Sơ đồ 1.7: Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 36

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty 42

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: 48

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chung 52

LỜI MỞ ĐẦU

Với xu thế hội nhập và phát triển các doanh nghiệp đều ra sức hoàn thiện

bộ máy của mình cũng như đổi mới công nghệ,củng cố về tài chính ,nhân lựcnhằm nâng cao chất lượng sản phẩm ,giảm giá thành nâng cao khả năng cạnhtranh và mở rộng thị trường Cũng nằm trong xu thế đó ,công ty TNHH pháttriển giải pháp CNTT luôn luôn nỗ lực để xây dựng một hình ảnh uy tín chấtlượng và được người tiêu dùng tin tưởng Trong cơ chế thị trường quản lý kinh

tế tài chính luôn là tổng hòa các mối quan hệ kinh tế ,nó không chỉ có nhiệm vụkhai thác các nguồn lực kinh tế tài chính tăng thu nhập mà còn phải sử dụng vàquản lý có hiệu quả mọi nguồn lực.Trong đó vấn đề tiền lương và các khoảntrích theo lương là một vấn đề rất quan trọng

Trong một doanh nghiệp tiền lương luôn được mọi đối tượng quantâm Người lao động luôn mong muốn tiền lương của mình ngày càng cao đểđảm bảo cuộc sống Ban giám đốc luôn tìm mọi cách để giảm thiểu chi phítiền lương ,nhưng cũng luôn băn khoăn liệu chính sách tiền lương của doanhnghiệp của mình đã hợp lí hay chưa,làm sao việc đảm bảo giảm thiểu chi phí

mà vẫn thu hút được hiền tài Các tổ chức xã hội lại quan tâm doanh nghiệp

có đảm bảo cho người lao động được thực hiện mọi quyền lợi và nghĩa vụ củamình hay không,…Để cung cấp thông tin nhằm thoả mãn các đối tượng đóchúng ta không thể không nhắc đến kế toán tiền lương.Vì thế,khi dược thựctập tại công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT,một doanh nghiệp mà có sốlượng đông đảo.Em đã rất chú ý đến phần hành kế toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương và mong muốn được đi sâu tìm hiểu phần này

Chuyên đề của em bao gồm ba chương như sau:

Chương 1 : Lí luận chung về kế toán tiền lương trong danh nghiệp chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT.

Chương 3 : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phát triển giải pháp CNTT

Mục đích bài viết của em: Xem xét toàn bộ nội dung hạch toán tiềnlương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH phát triển giải phápCNTT nhằm tìm công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theolương,đồng thời thấy được những tồn tại ,từ đó để đưa ra các giải pháp để giảiquyết các tồn tại đó

Qua đây ,em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Minh Phương

và các anh chị phòng tài chính kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em hoànthành báo cáo thực tập tốt nghiệp một cách đầy đủ và kịp thời.Tuy nhiên dochưa có nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức thực tế nên không thể tránhkhỏi những thiếu sót nhất định ,vì thế em rất mong nhận dược sự đóng góp ý

kiến của cô giáo Nguyễn Thị Minh Phương, các thầy cô trong khoa kế

toán,các cán bộ trong phòng kế toán của công ty để em có được những kiếnthức toàn diện và sâu sắc hơn nữa,để bài viết hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội,ngày tháng năm

Sinh viên

Lê Thùy Dương

CHƯƠNG 1

LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề chung tiền lương trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương

* Khái niệm

Lao động và hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động,biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng ch nhu cầu sinh hoạtcủa con người Trong mọi chế độ xã hội ,việc sáng tao ra của cải vật chất đềukhông tách rời lao động Lao động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồntại và phát triển của xã hội loài người,là yếu tố cơ bản nhất, quyết định nhấttrong quá trình sản xuất Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quátrình sản xuất- kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thườngxuyên,liên tục thì một vấn đề thiết yếu là tái sản xuất sức lao động , vì vậy khi

họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệpphải trả thù lao lao động cho họ Trong nền kinh tế hàng hóa, thù lao laođộng được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương

Như vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cầnthiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo giá thời gian , khối lượngcông việc mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp

* Bản chất

- Tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng háilao động,kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả côngviệc của họ Nối cách khác tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suấtlao động Đối với các doanh nghiệp,tiền lương phải trả cho người lao động làmột yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm ,dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất

và cung cấp .Không ngừng nâng cao tiền lương thực tế cho người laođộng ,cải thiện và nâng cao mức sống của người lao động là vấn đề đang đượccác doanh nghiệp quan tâm.bởi vì đó chính là một động lực quan trọng đểnâng cao năng suất lao động Các doanh nghiệp cần phải sử dụng sức laođộng có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương.hạ giá thành sản phẩm.

- Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộcquỹ bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế ,bảo hiểm thất nghiệp trong các trường hợp

ốm đau,thai sản ,tai nạn lao độngnhư vậy tiền lương (tiền công),bảo hiểm xãhội ,bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp là thu nhập chủ yếu của người laođộng Đồng thời tiền lương (tiền công)và các khoản trích bảo hiểm xã hội ,bảohiểm y tế ,bảo hiểm thất nghiệp ,kinh phí công đoàn còn là những yếu tố sảnxuất quan trọng ,là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm ,dịch vụ

1.1.2 Các khoản trích theo tiền lương và quỹ tiền lương

*Các khoản trích theo tiền lương:

Bên cạnh chế độ tiền lương,tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinhdoanh ,người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm

xã hội (BHXH) ,bảo hiểm y tế(BHYT),kinh phí công đoàn(KPCĐ).Các quỹnày được hình thành một phần do người lao động đóng góp,phần còn lại đượctính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

- Quỹ Bảo hiểm xã hội : Bằng hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quyđịnh trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp(chức vụ,thâmniên…)của công nhân ,viên chức,lao động thuộc đối tượng đúng BHXH thực

tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành ,tỷ lệ trích quỹ bảo hiểm xãhội là 22%,trong đó 16% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng góp đượctính vào chi phí kinh doanh,6% còn lại do người lao động đóng góp và đượctrừ vào lương tháng.Quỹ BHXH được dựng để chi trả trong các trường hợp

ốm đau ,thai sản,tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất Quỹ này

do cơ quan BHXH quản lý

- Quỹ Bảo hiểm y tế : Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quyđịnh trên tổng số tiền lương của công nhân,viên chức ,lao động thuộc đốitượng đúng BHYT thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích quỹ BHYT là4,5% trong đó 3% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng góp tính vào chiphí kinh doanh,1,5% do người lao động đóng góp và trừ vào thu nhập củangười lao động .Quỹ này sử dụng thanh toán các khoản tiền khám,chữabệnh ,viện phí,thuốc thang,…cho người lao động trong thời gian ốm đau,sinh

đẻ ,tai nạn lao động.Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý

- Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệquy định trên tổng số tiền lương (tiền công) tháng của công nhân, viênchức ,lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp.Tỷ lệ trích vào quỹ BHTN là2%,trong đó 1%do người lao động đóng góp và trừ vào thu nhập của ngườilao động và 1% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng góp,tính vào chiphí kinh doanh và nộp cùng một lúc vào quỹ BHTN cho cơ quan quản lýquỹ.Ngoài ra quỹ BHTN được hỗ trợ từ ngân sách nhà nước hàng năm (mộtlần) bằng 1% quỹ tiền lương(tiền công) của người lao động tham giaBHTN.Quỹ này được dựng để thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập củangười lao động khi họ bị thất nghiệp và hỗ trợ đào tạo nghề cũng như tìm việclàm mới thích hợp

- Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: Được dựng đẻ trợ cấp cho ngườilao động phải nghỉ việc theo chế độ Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việclàm từ 1-3% trên quỹ lương làm cơ sở đúng bảo hiểm xã hội Tùy theo khảnăng tài chính của doanh nghiệp,hàng năm doanh nghiệp quy định mức trích

cụ thể.Thời điểm trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là cuối năm kế toán,trước khi lập báo cáo tài chính.Khoản trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việclàm được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ

- Kinh phí công đoàn: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quyđịnh 2% trên tổng quỹ tiền lương,tiền công và phụ cấp(phụ cấp chức vụ,phụcấp trách nhiệm,phụ cấp thâm niên…)thực tế phải trả cho người lao động(kể

cả lao động hợp đồng)tính vào chi phí quản lý kinh doanh của doanhnghiệp.Đây là nguồn kinh phí dựng để chi tiêu cho hoạt động của tổ chứccông đoàn từ trung ương đến cơ sở

*Quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệptrả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng.Thành phầnquỹ lương bao gồm nhiều khoản như:lương thời gian,lương sản phẩm,phụcấp,tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc,nghỉ phép,

đi học,tiền thưởng trong sản xuất.Quỹ tiền lương hay tiền công bao gồmnhiều loại và có thể phân theo tiêu thức khác nhau Mỗi một cách phân loạiđều có những tác dụng trong quản lý.Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác kếtoán nói riêng và quản lí nói chung,xét về mặt hiệu quả ,quỹ tiền lương củadoanh nghiệp được chia làm 2 loại là tiền lương chính và tiền lương phụ

- Tiền lương chính : là tiền lương trả cho người lao động trong thời gianlàm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm:tiền lương ,cấp bậc.tiềnthưởng trong sản xuất và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương

- Tiền lương phụ : là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trongthời gian thực tế không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lươngtheo chế độ quy định như:tiền lương trả cho người lao động trong thời giannghỉ phép,hội họp ,học tập,lễ ,tết,ngừng sản xuất…

Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán,phân bổ chi phítiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chiphí tiền lương

1.1.3 Nguyên tắc chung để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Trong hạch toán lao động và tiền lương cần tuân thủ những nguyên tắcsau để đảm bảo những thông tin cần thiết cho nhà quản lý

- Nguyên tắc thứ nhất: Nguyên tắc trả lương theo số lượng chất lượng

lao động, khi thanh toán chi trả tiền lương nhất thiết phải gắn chặt hai mứctiêu thức này với nhau tránh tình trạng chủ nghĩa bình quân trong phânphối, mặt khác nó tạo ra cho người lao động ý thức với kết quả này.Nguyên tắc này đảm bảo tính công bằng người lao động nhận được khoảnđền bù chính đáng đây là một động lực giúp cho họ hăng say phấn đấu tíchcực và yên tâm lao động

Muốn đánh giá chính xác hai tiêu thức số lượng và chất lượng lao độngngười ta xem xét ở kết quả sản xuất kinh doanh thông qua khối lượng côngviệc hoàn thành khối lượng sản phẩm chất lượng sản phẩm công việc

- Nguyên tắc thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tái sản xuất sức lao động và

không ngừng nâng cao mức sống, tiền lương chính là một động lực giúp chongười lao động có trách nhiệm và tăng năng suất lao động tuy nhiên tiềnlương chỉ là một động lực khi lao động nhận được một khoản tiền đủ để táisản xuất sức lao động và có tích luỹ đáng kể, quá trình sản xuất chính là sựhài hồ giữa ba yếu tố: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động

Vì vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục có nghĩa là người laođộng phải tham gia liên tục vì họ phải được bồi hoàn sức lao động dưới dạngthù lao lao động

- Nguyên tắc thứ ba: Bảo đảm mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa

những người lao động khác nhau trong nền kinh tế quốc dân Mỗi một ngànhnghề khác nhau thì hình thức lao động bỏ ra không giống nhau, nhưng việc trảlương phải đảm bảo tính công bằng tạo ra sức mạnh khuyến khích người lao

động Nhà nước với tư cỏch tầm quản lý vĩ mô, muốn tạo ra mũi nhọn thìcũng cần có chính sách hợp lý với người lao động trong ngành đó Nguyên tắcnày được vận dụng một cách linh hoạt cho phép khuyến khích người lao độngtham gia những ngành nghề mà nhà nước đang cần ngược lại cũng hạn chếngười lao động tham gia vào những ngành nghề mà nhà nước đang thừa Việccác nhà quản lý doanh nghiệp chi trả cho người lao động cũng phải đảm bảotính hợp lý giữa người lao động chân tay, lao động trí óc Những lao động sẽphát huy khả năng sang tạo khi họ cảm thấy thoả mãn với số tiền mà họ nhậnđược – đó là tiền lương.

1.1.4 Vai trò,ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương

* Vai trò của tiền lương

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêuhao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động) trong

đó yếu tố lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người,

sử dụng các tư liệu lao động tác động vào đối tuợng lao động biến các laođộng thành các vật phẩm có ích cho nhu cầu của con người

Để đảm bảo quá trình tái sản xuất trước hết phải đảm bảo tái sản xuấtsức lao động Nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bù đắpdưới dạng thù lao lao động Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao laođộng được thể hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứvào thời gian, khối lượng, chất lượng công việc của họ

Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sứclao động

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Nó đóng vaitrị quyết dịnh trong việc ổn định và phát triển kinh tế gia đinh Người laođộng dựng tiền lương để trang trải và tích lũy sẽ tạo điều kiện cho người laođộng trong doanh nghiệp yên tâm phấn khởi làm việc, thực hiện dân giàu

nước mạnh Ngược lại, sẽ làm cho mức sống của họ giảm sút kinh tế gặpkhó khăn.

Tiền lương không chỉ ảnh hưởng đến tâm tư của người lao động vớidoanh nghiệp mà còn đối với xã hội Nếu tiền lương cao sẽ ảnh hưởng tíchcực ngược lại họ sẽ không tha thiết với doanh nghiệp chán nản công việc, cóthể nói tiền lương là một nhân tố động nhất, cách mạnh nhất

Vai trò của tiền lương còn được thể hiện thông qua việc thực hiện chứcnăng của tiền lương, tiền lương nhằm đảm bảo đủ chi phí để tái sản xuất sứclao động đay cũng là yêu cầu thấp nhất của tiền lương phải nuôi sống ngườilao động duy trì sức lao động của họ Đảm bảo vai trò kích thích của tiềnlương vì sự thúc ép của tiền lương khiến người lao động phải say mê nghềnghệp Vì được lĩnh đồng lương người lao động tự thấy phải không ngừng bồidưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt cả về kiến thức lý luận kỹ thuật, kỹ xảochịu khó tìm tòi học hỏi và rút kinh nghiệm

Các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy để khuyến khích tinhthần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động Đốivới các doanh nghiệp, tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tốcấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sáng tạo ra Do vậy,các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phítiền lương

Tiền lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người laođộng Vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động ,người laođộng đi làm cốt là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương đểđảm bảo cuộc sống tối thiểu của họ Đồng thời đó cũng là khoản chi phí DN

bỏ ra trả cho người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho DN Tiền lương cóvai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động Nếutiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho người lao động không

đảm bảo ngày công và kỷ luật lao động cũng như chất lượng lao động.Lúc đó DN

sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có được

để DN tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi Vì vậy việc trả lương cho ngườilao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cùng hai bên cùng có lợi đồng thờikích thích người lao động tự giác và hăng say lao động

* Ý nghĩa của tiền lương

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Ngoài rangười lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: trợ cấpBHXH, tiền thưởng,tiền ăn ca, chi phí tiền lương là một phần chi phí cấuthành nên giá thành sản phẩm , dịch vụ do DN sản xuất ra Tổ chức sử dụnglao động hợp lý,hạch toán tốt lao động ,trên cơ sở đó tính đúng thù lao laođộng, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan từ đó kích thíchngười lao động quan tâm đến thời gian,kết quả và chất lượng lao động , chấphành tốt kỷ luật lao động ,nâng cao năng suất lao động ,góp phần tiết kiệm chiphí về lao động sống.hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN đồng thờitạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất ,tinh thần cho người lao động

1.1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương

Giờ công, ngày công lao động năng suất lao động, cấp bậc hoặc chứcdanh, tháng lương quy định, số lượng , chất lượng sản phẩm hoàn thành, độtuổi, sức khoẻ trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiềnlương cao hay thấp

+ Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định

Ví dụ: một ngày công phải đủ 8 giờ, nếu không đủ sẽ ảnh hưởng rất lớnđến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiềnlương của người lao động

+ Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương của ngườilao động, ngày công quy định trong tháng là 22 ngày Nếu người lao động

làm thay đổi tăng hoặc giảm số ngày làm việc thì tiền lương của họ cũngthay đổi theo.

+ Cấp bậc, chức danh: Căn cứ mức lương cơ bản của các cấp bậc,chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao haythấp theo quy định của nhà nước, do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnhhưởng rất nhiều

+ Số lượng chất lượng hoàn thành cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiềnlương Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt đúng tiêu chuẩn vàvượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao Còn làm ít hoặcchất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp

+ Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương Nếucùng một công việc thì người lao động ở tuổi 30-40 có sức khoẻ tốt hơn vàlàm tốt hơn những người ở độ tuổi 50-60

+ Trang thíêt bị, kỹ thuật, công nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiềnlương Với một trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thì không thể đem lại nhữngsản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệu quả sản xuấtcũng như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến được Do vậy,ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nóảnh hưởng tới tiền lương

1.1.6 Hạch toán lao động

* Hạch toán số lượng lao động

- Số lao động hiện có của DN được phản ánh trên sổ sách bao gồm sốlượng từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc và theo trình độ taynghề,cấp bậc kỹ thuật ,số lượng lao động dài hạn,số lao động tạm thời,laođộng trực tiếp ,gián tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất

- Hạch toán số lượng lao động là việc theo dỗ kịp thời chính xác tìnhhình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động,trên cơ

sở đó làm căn cứ cho người lao động Hạch toán số lượng lao động đượcphản ánh trên sổ” Danh sách lao động “ của doanh nghiệp ,và của từng bộphận Sổ do phòng tổ chức lập làm hai bản: một bản do phòng kế toán quản lý

- Căn cứ để ghi chép sổ lao động là các hợp đồng lao động ,các quyếtđịnh cho thôi việc,chuyển công tác của các cấp thẩm quyền

- Khi nhận được chứng từ trên phòng lao động chuyển sang,phòng kếtoán phải ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách lao động toàn doanh nghiệp vàchi tiết theo các bộ phận Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáolao động ,phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp theoyêu cầu quản lý cấp trên

* Hạch toán thời gian lao động

Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thờigian lao động của từng người lao động trên cơ sở đó tính tiền lương phải trảcho người lao động được chính xác

Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm:

- Mẫu số 01- LĐTL- Bảng chấm công.Bản này do các tổ chức sản xuấthoặc các phòng ban lập ra nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từngngười lao động theo tháng hoặc theo tuần(tùy theo cách chấm công và trảlương ở từng doanh nghiệp) để có căn cứ tính trả lương,BHXH trả thay lươngcho từng người và quản lý lao động trong đơn vị

- Mẫu số 03 – LĐTL- Phiếu nghỉ hưởng BHXH Các chứng từ này docác cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nhằmcung cấp thời gian người lao động được nghỉ do ốm đau,thai sản,tai nạn laođộng,nghỉ trông con ốm…và làm căn cứ tính các khoản trợ cấpBHXH,BHYT trả thay lương theo chế độ quy định

- Mẫu số 07- LĐTL- Phiếu báo làm đêm,làm thêm giờ.Là chứng từ xácđịnh số giờ công,đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc

và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động

“Bảng chấm công” được lập hàng tháng để theo dõi từng ngày trongtháng của từng cá nhân,từng tổ sản xuất,từng bộ phận Hàng ngày,tổ trưởngsản xuất,tổ công tác hoặc những người ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tếcủa bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày,ghi vào ngàytương ứng trong các cột ngày từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trongchứng từ.Cuối tháng ,người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảngchấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếunghỉ hưởng bảo hiểm xã hội…về bộ phận kế toán kiểm tra,đối chiếu, quy racông để tính lương và bảo hiểm xã hội.Kế toán căn cứ theo thời gian lao độngthực tế( số ngày công, số ngày nghỉ) để tính lương,thưởng và tổng hợp thờigian lao động của từng người theo số giờ được hạch toán chi tiết cho từngngười theo số giờ lao động làm việc Ngày công được quy định là 8 giờ.Khitổng hợp quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh sốcông và đánh dấu phẩy ở giữa.VD: 22 công 4 giờ ghi là: 22,4.Bảng chấmcông được lưu lại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan.

“ Phiếu nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội” dùng cho trường hợp ốm đau ,thaisản,tai nạn lao động.Chứng từ này do y tế cơ quan(nếu được phép) hoặc dobệnh viện và được ghi vào bảng chấm công.Mỗi lần người lao động đến khámbệnh ở bệnh viện, trạm xá hoặc y tế cơ quan(kể cả khám cho con), bác sĩ thấycần thiết cho nghỉ để điều thị hoặc nghỉ để trông con ốm(theo quy định độtuổi của con )để cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Sau khi được

cơ quan cho phép nghỉ, người được nghỉ báo cho cơ quan và nộp giấy nghỉ chongười chấm công.Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận sẽ chuyểnphiếu này kèm theo bảng chấm công về phòng kế toán để tính bảo hiểm xã hội.Trường hợp người lao động được nghỉ trong những ngày cuối tháng và tiếp sangtháng sau thì phiếu này được chuyển kèm theo bảng chấm công tháng sau đểtính bảo hiểm xã hội trong tháng sau Phiếu này đính kèm”Bảng thanh toán bảohiểm xã hội”(Mẫu số 04 – LĐTL) và lưu lại phòng kế toán

“ Phiếu báo làm thêm giờ” có thẻ lập cho từng cá nhân theo từng công việc

cả một đợt công tác hoặc có thể lập cả tổ Phiếu này do người báo làm thêm giờlập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt chấp nhận số giờ làmthêm và đồng ý thanh toán Sau khi có đầy đủ chữ ký ,phiếu báo làm thêm giờđược chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng

* Hạch toán kết quả lao động

Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời,chính xác số lượng chấtlượng sản phẩm của từng công nhân để từ đó tính lương,tính thưởng và kiểm tra

sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác địnhnăng suất lao động của từng người từng bộ phận và cả doanh nghiệp

Các chứng từ có thể sử dụng:

- Mẫu số 06_ LĐTL- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc côngviệc hoàn thành Là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoànthành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động, làm cơ sở để lập bảng thanhtoán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động

- Mẫu số 08-LĐTL- Hợp đồng giao khoán.Là bản ký kết giữa ngườigiao khoán về khối lượng công việc ,thời gian làm việc,trách nhiệm và quyềnlợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó,đồng thời là cơ sở để thanh toán tiềncông cho người nhận khoán

Chứng từ kết quả lao đọng phải do người lập ký ,cán bộ kế toán kiểm traxác nhận ,lãnh đạo duyệt Sau đó chứng từ được chuyển cho kế toán tiềnlương phân xưởng tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị , rồi chuyển lênphòng lao động tiền lương xác nhận Cuối cùng chuyển về phòng kinh tế củadoanh nghiệp làm căn cứ tính lương , thưởng.Việc mở sổ tổng hợp kết quả laođộng phải dựa trên các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành do người giao việclập thành hai liên: một liên lưu và một liên chuyển đến phòng kế toán tiền

lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động.Trước khi chuyển đến kếtoán lao động tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc,ngườinhân việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt(ghi rõ họ tên).

Hợp đồng giao khoán do bên giao khoán lập thành ba bản: Một bản giaocho người nhận khoán, một bản lưu ở bộ phận lập hợp đồng, một bản chuyển

về phòng kế toán để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giao khoán và làmcăn cứ thanh toán Hợp đồng giao khoán phải có đầy đủ chữ ký của hai bênnhận khoán, giao khoán và kế toán thanh toán

* Hạch toán tiền lương cho người lao động

Hiện nay, nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao độngtheo tháng hoặc theo tuần.Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xãhội , kế toán phải tính riêng cho từng người lao động , tổng hợp lương theotừng tổ sản xuất , từng phòng ban quản lý Trường hợp trả lương cho tập thểngười lao động, kế toán phải tính lương cho từng việc trả khoán và hướng dẫnchia lương cho từng thành viên trong nhóm tập thể đó theo các phương phápchia lương nhất định nhưng phải đảm bảo công bằng, hợp lý

Các chứng từ sử dụng:

- Mẫu số 02- LĐTL- Bảng thanh toán tiền lương

- Mẫu số 04- LĐTL- Bảng thanh toán BHXH

- Mẫu số 05- LĐTL- Bảng thanh toán tiền lương

- Mẫu số 06- LĐTL- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặc côngviệc hoàn thành

Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toánlập”Bảng thanh toán tiền lương” cho từng đội, từng tổ sản xuất, từng bộ phậnsản xuất, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phátlương Bảng này được lưu tại phòng kế toán.Mỗi lần lĩnh lương, người laođộng phải trực tiếp ký vào cột” ký nhận “ hoặc người nhận hộ phải ký thay

Đối với hình thức tính lương trả theo thời gian phải có: “Bảng chấmcông” Đối với hình thức trả lương hưởng theo sản phẩm phải có “Bảng kêkhai lương hưởng theo sản phẩm”, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành hoặccông việc hoàn thành

Các bảng thanh toán lương,bảng kê danh sách những người chưa lĩnhlương cùng các chứng từ khác chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải chuyểnkịp thời cho phòng kế toán để kế toán ghi số

Đối với các doanh nghiệp sản xuất m ang tính thời vụ,để tránh sự biếnđộng của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp tríchtrước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sảnphẩm, coi như một khoản chi phí phải trả

Mức trích tiền lương tháng = Tiền lương chính thực tế phảitrả CNV trực tiếp trong tháng * Tỷ lệ trích

Tỷ lệ trích trước = Tổng số lương kế hoạch năm CNV trực tiếp sản xuất

Tổng số lương chính kế hoạch năm của công nhân

1.1.7 Các hình thức trả lương

Lựa chọn các hình thức trả lương là một vấn đề có ý nghĩa rất quan trọngđối với doanh nghiệp.Việc trả lương hợp lý sẽ có tác dụng khuyếnkhích,động viên mọi người tăng năng suất lao động ,sử dụng tiết kiệm nguyênvật liệu và nâng cao chất lượng sản phẩm Ngược lại việc trả lương không hợp

lý sẽ có tác động xấu kìm hãm sản xuất gây tổn hại về kinh tế cho doanhnghiệp.Để phát huy tính chủ động sáng tạo trong doanh nghiệp trong lĩnh vựctiền lương ,Nhà nước quy định các doanh nghiệp có quyền lựa chọn các hìnhthức trả lương trên cơ sở nguyên tắc phân phối theo lao động và đảm bảo mốiquan hệ hợp lý giữa nhịp độ tăng tiền lương và nhịp độ tăng năng suất laođộng Thực tế trong các doanh nghiệp hiện nay ,các hình thức tiền lương chủ yếuđược áp dụng là: tiền lương theo thời gian , tiền lương theo sản phẩm và tiền

lương khoán

* Tiền lương theo thời gian

- Tiền lương theo thời gian thường được áp dụng để trả lương cho laođộng làm việc theo giờ hành chính như: văn phòng,hành chính quản trị ,tổchức lao động ,thống kê,kế hoạch ,tài vụ ,kế toán…trả lương theo thời gian làhình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực

tế Tiền lương theo thời gian có thể chia ra :

- Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợpđồng lao động (đối với lao động hợp đồng)hoặc căn cứ vào tiền lương cấp bậc

và thời gian làm việc thực tế trong tháng

- Tiền lương tuần là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác địnhtrên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và chia cho 52 tuần

- Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xácđịnh bằng cách lấy tiền lương nth áng chia cho số ngày làm việc trong tháng

- Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xácđịnh bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy địnhcủa luật lao động(không quá 8 giờ /ngày)

Hình thức trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản ,dễ tính toán nhưng

có hạn chế nhất định là mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quẩn xuấtnên để khắc ph,ục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể được kếthợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc

* Tiền lương theo sản phẩm

Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn

cứ vào số lượng ,chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá tiền lương tínhcho một đơn vị sản phẩm.Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theonhiều hình thức khác nhau :trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế ,trả

theo sản phẩm gián tiếp,trả theo sản phẩm có thưởng,theo sản phẩm lũy tiến.

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế được áp dụng thíchhợp để tính và trả lương cho những lao động trực tiếp sản xuất,chế tạo sảnphẩm ,cách tính như sau:

Tiền lương phải trả theo

sản phẩm trực tiếp không hạn chế =

Số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất

* Đơn giá tiền lương quy định

cho một sản phẩm

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp áp dụng để trả cho công nhân phục

vụ sản xuất (vận chuyển vật liệu ,sản phẩm, bảo dưỡng máy móc…).Mặc dầulao động của những công nhân này không trực tiếp làm ra sản phẩm nhưng lạigián tiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp sảnxuất.Vì thế có thể căn cứ vào năng suất lao động của công nhân trực tiếp sảnxuất để tính lương cho công nhân phục vụ Nhờ đó bộ phận công nhân sẽphục vụ tốt hơn và ho quan tâm hơn đến két quả phục vụ ,kết quả sản xuất,từ

đó có giải pháp cải tiến công tác phục vụ sản xuất

- Trả lương theo sản phẩm có thưởng là việc kết hợp trả lương theo sảnphẩm(sản phẩm trực tiếp hoặc sản phẩm gián tiếp) với chế độ tiền thưởngtrong sản xuất (thưởng nâng cao chất lượng, thưởng tăng năng suất laođộng…).Nhờ đó người lao động quan tâm hơn đến việc cải tiến kĩ thuật,nângcao chất lượng sản phẩm làm ra.tiết kiệm chi phí ,tăng năng suất lao động ,…

- Trả lương theo sản phẩm lũy tiến là việc trả lương trên cơ sả phẩmtrực tiếp,đồng thời căn cứ vào mức độ hoàn thành mức sản xuất.Mức độ hoànthành định mức sản xuất càng cao thì suất lương lũy tiến càng lớn.Nhờvậy ,trả lương theo sản phẩm lũy tiến sẽ kích thích được người lao động tăngnhanh năng suất lao động

* Tiền lương khoán

Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối

lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành.

Ngoài chế độ tiền lương các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiềnthưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động san r xuất kinhdoanh.Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua(lấy từ quỹ khen thưởng)vàthưởng trong sản xuất kinh doanh(thưởng nâng cao chất lượng sảnphẩm,thưởng tiết kiệm vật tư…)

1.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.2.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tổ chức tốt kế toán lao động ,tiền lương và các khoản trích theo lương

là một trong những điều kiện để quản lý tốt quỹ tiền lương và quỹBHXH,BHYT,BHTN,Qũy trợ cấp mất việc làm ,KPCĐ đúng nguyêntắc ,đúng chế độ,có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suấtlao động, đồng thời tạo điều kiện tính và phân bổ chi phí tiền lương và cáckhoản trích theo tiền lương vào giá thành sản phẩm được chính xác Chính vìvậy kế toán tiền lương và các khoản trích theo tiền lương phải được thực hiệncác nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức ghi chép,phản ánh,tổng hợp số liệu về số lượng lao động,thờigian lao động,kết quả lao động của từng người,từng bộ phận một cách chínhxác kịp thời

- Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo tiềnlương cho các đối tượng sử dụng

- Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kinh tế phân xưởng và các phòngban liên quan thực hiện đầy đủ việc hạch toán ban đầu về lao động ,tiền lươngtheo đúng quy định

- Lập các báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời chính xác

- Tham gia phân tích tình hình quản lý,sử dụng lao động cả về số lượngthời gian ,năng suất trên cơ sở đó để đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng

cao hiệu quả sử dụng lao động

- Phân tích tình hình quản lý,sử dụng quỹ tiền lương,xây dựng phương

án trả lương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất laođộng ,tiết kiệm chi phí,nâng cao chất lượng sản phẩm

- Chứng từ sử dụng để kế toán thời gian lao động là bảng chấmcông.Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận,tổ ,đội lao động sảnxuất ,trong đó ghi rõ ngày làm việc ,nghỉ việc của mỗi người lao động.Bảngchấm công do tổ trưởng(hoặc trưởng các phòng ban ) trực tiếp ghi và để ở nơicông khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từngngười Cuối tháng bảng chấm công được dựng để tổng hợp thời gian lao động

và tính lương cho từng bộ phận ,tổ ,đội sản xuất

- Kế toán kết quả lao động sử dụng các loại chứng từ ban đầu khácnhau ,tùy theo loại hình và đặc điếm sản xuất ở từng doanh nghiệp Mặc dầu sửdụng các chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dungcần thiết như tân công nhân ,tân công việc hoặc sản phẩm …Đó chính là các báocáo về kết quả như”Hợp đồng giao khoán ,phiếu báo làm thêm giờ,…”

- Chứng từ kế toán phải do người lập (tổ trưởng) ký,cán bộ kiểm tra chátlượng xác nhận,được lãnh đạo duyệt(quản đốc phân xưởng,trưởng bộ

phận ).Sau đó các chứng từ này được chuyển cho nhân viên kế toán phânxưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị ,rồi chuyển về phòng laođộng tiền lương xác nhận Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp

để làm căn cứ tính lương.Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổnghợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp

- Khi thanh toán tiền lương ,tiền công và các khoản phụ cấp trợ cấp chongười lao động ,hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toántiền lương” cho từng tổ,đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứvào kết quả tính lương cho từng người

*Đối với kế toán các khoản trích theo tiền lương :

Theo quy định hiện hành ,kế toán tại các doanh nghiệp tiến hànhtrích,nộp và chi các khoản trích theo tiền lương bao gồm:QuỹBHXH,BHYT,BHTN,Quỹ trợ cấp mất việc làm,cụ thể như sau:

- Đối với quỹ BHXH,kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ22% trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp(chức vụ, thâmniên…)của công nhân viên chức,lao động thuộc đối tượng đúng BHXH

- Đối với quỹ BHYT: kế toán doanh nghiệp thực hiện trích theo tỷ lệ4,5% trên tổng số lương cấp bậc và các khoản phụ cấp

- Đối với quỹ BHTN: kế toán doanh nghiệp thực hiện trích 2% trêntổng số tiền lương (tiền công ) tháng của công nhân,viên chức,lao đông thamgia BHTN

- Đối với quỹ Dự phòng trợ cấp mất việc làm, kế toán doanh nghiệptrích vào thời điểm cuối năm,trước khi lập báo cáo tài chính,mức trích từ1_3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đúng BHXH

- Đối với KPCĐ: kế toán doanh nghiệp trích theo tỷ lệ 2%trên tổng quỹtiền lương thực trả và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ

1.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán tiền lương ,tiền thưởng và các khoản phải trả cho người laođộng,kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 334”phải trả người lao động “dựng để phản ánh các khoảnthanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương,tiền công,phụcấp,BHXH,tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ

Để phản ánh và theo dõi các khoản trích theo tiền lương, kế toán sửdụng chủ yếu tài khoản sau:

Tài khoản 338”phải trả và phải nộp khác “

Tài khoản này dựng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác cho

cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí

công nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, doanh thu nhận trước của kháchhàng, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết định của toà án (tiền nuôi conkhi ly dị, mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ cược ngắn hạn của phía đốitác, các khoản thu hộ, giữ hộ…

- Khoản bảo hiểm xã hội phải trả cho cônh nhân viên

- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn tại đơn vị

- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác

- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứngtừng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng cho không tiếp tụcthực hiện việc cho thuê tài sản;

- Các khoản đã trả, đã nộp khác

Bên có:

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân);

- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị)theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân

- Trích bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn vào chi phísản xuất, kinh doanh;

- Trích bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế khấu trừ vào lương của côngnhân viên

- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể

- Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù

- Tổng số doanh thu nhận trước của khách hàng phát sinh trong kỳ

- Các khoản phải trả phải nộp khác

Số dư bên nợ (nếu có):

- Số trả thừa, nộp thừa chưa được thanh toán

- Số bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù

Số dư bên có:

- Số tiền còn phải trả còn phải nộp

- Các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn đãtrích, chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết

- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết

- Doanh thu nhận trước của các kỳ kế toán tiếp theo

Tài khoản 3385 có 9 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 3381 - Tài khoản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừachưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ giải quyết xử lý của cấp có thẩm quyền

- Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích vàthanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị

- Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanhtoán bảo hiểm xã hội của đơn vị

- Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toánBảo hiểm y tế theo quy định

- Tài khoản 3385: Phải trả cổ phần hoá

- Tài khoản 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn

- Tài khoản 3387 - Doanh thu nhận trước: Phản ánh số hiện có và tìnhhình tăng, giảm doanh thu nhận trước trong kỳ kế toán Chỉ hạch toán vào tàikhoản này số tiền của khách hàng đã trả trước cho một hoặc nhiều kỳ kế toán

về cho thuê tài sản cho khách hàng và phải hạch toán chi tiết theo từng khách

hàng Không hạch toán vào tài khoản này số tiền nhận trước của người mua

mà đơn vị văn hoá chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá dịch vụ

- Tài khoản 3388 - Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trảkhác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tàikhoản từ các tài khoản 331 đến tài khoản 336 và từ tài khoản 3381 đến tàikhoản 3384 và tài khoản 3387

 Tài khoản 351 (Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm)

- Cuối năm tài chính (trước khi lập báo cáo tài chính), kế toán trích lậpquỹ phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 111,112…

1.2.4 Nội dung kế toán

1.2.4.1 Kế toán tiền lương

Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ liênquan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân bổvào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việcphân bổ thực hiện trên "Bảng phân bổ tiền lương và BHXH" Kế toán ghi:

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241 - XDCB dở dang

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên trong tháng, kếtoán ghi

+ Trường hợp thường cuối năm, thường thường kỳ:

Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng phúc lợi

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

+ Trường hợp thường sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư,thưởng năng suất lao động

Nợ "TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 - Phải trả công nhân viên

Tiền ăn ca phải trả cho người lao động tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Nợ TK 622,627,641,642

Có TJ 334: Phải trả CNV

Các khoản khấu trừ vào lương của CNV: khoản tạm ứng chi không hết khoản bồi thường vật chất, BHXH, BHYT Công nhân viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có "TK 141 - Tạm ứng

Có TK 138 - Phải trả , phải nộp khác

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

1.2.4.2 Kế toán các khoản trích theo luơng

Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong

tháng kế toán trích BHXH, BHYT,, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động

Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khácBHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân viên

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khácTính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau, thai sản

Nợ TK 338 (3382) - Phải trả, phải nộp khác

Có TK 111 - Tiền mặtThanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:

Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên

Có TK 111 - Tiền mặt

Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương được thể hiện trên sơ đồ 1.1

Sơ đồ 1.1 Kế toán tổng hợp tiền lương cho công nhân viên

Ứng và thạnh toán lương các

khoản khác cho người lao động

Tiền lương, thưởng phải trả

cho NLĐ

TK 138, 141, 333,338

Khấu trừ các khoản phải thu khác

khoản khác cho người lao động

Sơ đồ 1.2 Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương

Sơ đồ 1.3: Kế toán tổng hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

1.2.5 Phương pháp kế toán

- Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương , phụ cấp và cáckhoản mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiềnlương ,tiền công,phụ cấp khu vực ,chức vụ …) kế toán lập bảng phân bổ tiềnlương và các khoản phải trả vào chi phí sản xuất kinh doanh và ghi:

Nợ TK 622(chi tiết đối tượng ) :Phải trả cho công nhân trực tiếp sảnxuất,chế tạo sản phẩm đối tượng hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tiền lương, phụ cấp lương và các khoản có tínhchất tiền lương phải trả cho người lao động

- Tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ,kế toán ghi:

Nợ TK 622(chi tiết đối tượng) : Phải trả cho lao động trực tiếp

Nợ TK 627(chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng

Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số tiền ăn ca phải trả cho người lao động

Chi tiền trợ cấp mất việc

Làm cho người lao động

Trích quỹ dự phòng trợ

cấp mất việc làm

Chi tiền trợ cấp mất việc cho người lao động

Khi quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm trích khụng đủ

- Tiền thưởng(thưởng thi đua ,thưởng cuối quý, cuối năm),tiền trợ cấpphúc lợi phải trả cho công nhân viên lấy từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi :

Nợ TK 353(3531): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng

Nợ TK 353(3532): Trợ cấp lấy từ quỹ phúc lợi

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng trợ cấp phải trả cho công nhân viên

- Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ(ốm đau, thaisản, tai nạn lao động…)

Nợ TK 338(3383): Ghi giảm quỹ BHXH

Có TK 334: Số BHXH phải trả người lao động

- Khi trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kếhoạch của lao động trực tiếp kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 335: Chi phí phải trả

- Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép hoặc do ngừng sản xuất theo kếhoạch, phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả ,kế toán ghi:

Nợ TK335: Chi phí phải trả

Có TK334: Tiền lương phép phải trả lao động trực tiếp

- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên(theo quy định saukhi đúng BHXH,BHYT,BHTN và thuế thu nhập cà nhân,tổng số các khoảnkhấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại):

- Thanh toán thù lao (tiền công,tiền lương…),BHXH ,tiền thưởng chongười lao động :

Nợ TK334:Các khoản đã thanh toán

Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt

Có TK112: Thanh toán chuyển khoản

- Trường hợp đến kỳ thanh toán vì lí do nào đó,người lao động chưalĩnh,kế toán lập danh sách để chuyển thành sổ giữ hộ:

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Hình thức nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào

sổ Nhật ký chung,sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào Số cái Đặctrưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký,trọng tâm là sổ nhật kýchung,theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản cá nghiệp vụ đó,sau đó

lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phátsinh Hình thức này thuận lợi cho việc đối chiếu,kiểm tra ,tránh tiêu cực vàđặc biệt rất thích hợp khi sử dụng kế toán máy.Tuy nhiên công việc ghi chépcòn trùng lập vì mỗi chứng từ được ít nhất ghi từ hai nhật ký trở lên nên dễ bịnhầm lẫn khi ghi vào Sổ cái

Sơ đ ồ 1.4: Sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ thẻ kế toán chi tiết

TK 334,338

Nhật ký Sổ cái chi tiết TK 334,338Bảng tổng hợp

Báo cáo tài chính và báo cáo lao động tiền lương

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký sổ cái

Chứng từ gốc

- Bảng thanh toán tiền lương, tiền thường, BHXH

- Các chứng từ thanh toán

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ thẻ kế toán chi tiết

TK 334,338

Nhật ký Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết TK 334,338

Báo cáo tài chính và báo cáo lao động tiền lương Ghi hàng ngày

Sơ đồ 1.6 : sơ đồ tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

1.3.4 Áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ

Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp

vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng.kế toán tiền lương lập bảng phân bổ

số 1 đẻ ghi vào Nhật ký chứng từ số 7(Ghi có các TK 111,112, ghi nợ TK334,338) dựa trên các chứng từ thanh toán

Tổng hợp từ các bảng kê và Nhật ký chứng từ để ghi số cái tài khoản334,338

Chứng từ gốc bảng phân bổ số 1

- Bảng thanh toán tiền lương, tiền thường, BHXH

- Các chứng từ thanh toán

Nhật ký Chứng từ ghi sổ 1, số 7, số 10

Sổ thẻ

kế toán chi tiết

TK 334,338

Bảng kê số 1, số 2,

số 4

Sổ cái TK 334,338

Báo cáo tài chính và báo cáo về lao động tiền lương

Ghi hàng ngày