vấn đề về ERP và tình hình ứng dụng cho các doanh nghiệp

Câu 1: Trình bày các vấn đề về ERP và tình hình ứng dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam. A. Cơ sở lý luận: 1. Khái niệm ERP: ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh, bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần mềm quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau. Điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. 2. Đặc điểm của hệ thống: Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP cung cấp nền tảng công nghệ để doanh nghiệp có thể tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình nghiệp vụ chủ yếu. Một doanh nghiệp lớn thường có nhiều loại hệ thống thông tin riêng rẽ trợ giúp các chức năng, các tổ chức, và quy trình nghiệp vụ khác nhau. Dữ liệu sẽ phải nhập nhiều lần vào từng hệ thống riêng lẻ, hoặc phải xây dựng giao diện phức tạp, tốn kém để kết nối giữa các hệ thống. Các nhà quản lý có thể gặp khó khăn và mất nhiều công sức trong việc tổng hợp dữ liệu để tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động của công ty.

Câu 1: Trình bày các vấn đề về ERP và tình hình ứng dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam. A. Cơ sở lý luận: 1. Khái niệm ERP: ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh, bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần mềm quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau. Điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. 2. Đặc điểm của hệ thống: Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP cung cấp nền tảng công nghệ để doanh nghiệp có thể tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình nghiệp vụ chủ yếu. Một doanh nghiệp lớn thường có nhiều loại hệ thống thông tin riêng rẽ trợ giúp các chức năng, các tổ chức, và quy trình nghiệp vụ khác nhau. Dữ liệu sẽ phải nhập nhiều lần vào từng hệ thống riêng lẻ, hoặc phải xây dựng giao diện phức tạp, tốn kém để kết nối giữa các hệ thống. Các nhà quản lý có thể gặp khó khăn và mất nhiều công sức trong việc tổng hợp dữ liệu để tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động của công ty. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) giải quyết vấn đề trên bằng cách phối hợp các quy trình nghiệp vụ chính của toàn doanh nghiệp. Hệ thống này mô hình hóa và tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ. Ví dụ như nhập dữ liệu một đơn đặt hàng hoặc lên lịch giao hàng, với mục đích tích hoepj thông tin của toàn công ty và giảm thiểu giao diện phức tạp, tốn kém giữa các hệ thống của nhiều bộ phận khác nhau. Thông tin trước đây rời rạc ở nhiều hệ thống khác nhau thì nay có thể luân chuyển liền mạch trong công ty để được sử dụng chung bởi các quy trình sản xuất, kế toán, nhân sự và các bộ phận khác của công ty. Các quy trình riêng rẽ từ bán hàng, sản xuất, tài chính và hậu cần có thể được tích hợp vào quy trình nghiệp vuchung cho toàn công ty, xuyên suốt các cấp và chức năng của doanh nghiệp. Một nền tảng công nghệ bao quát phục vu tất cả cá quy trình và cấp độ. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ một số hệ thống chức năng chính và lưu trữ dữ liệu ở một kho chứa dữ liệu tổng hợp, từ đó những bộ phận kinh doanh khác có thể truy cập. Nhờ đó, nhà quản lý sẽ có thông tin kịp thời và chính xác để điều phối hoạt động kinh doanh thường ngày và có cái nhìn tổng quát về các quy trình nghiệp vụ và lưu lượng thông tin trong công ty. 3. Lợi ích và thách thức khi ứng dụng ERP vào hệ thống thông tin doanh nghiệp: a. Lợi ích: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp làm thay đổi mạnh mẽ bốn đặc thù của doanh nghiệp: cơ cấu tổ chức, quy trình quản ly, nền tảng công nghệ, năng lực của doanh nghiệp. Các công ty có thể sử dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để hỗ trợ cơ cấu tổ chức sẵn có hay thiết lập một cơ cấu tổ chức chặt chẽ hơn. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể trợ giúp một doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia có sự phối hợp xuyên chức năng và luân chuyển thông tin tự do khắp các bộ phận chức năng. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đươc thiết kế dựa trên các quy trình nghiệp vụ xuyên chức năng, có thể cải thiện tình hình báo cáo quản lý và ra quyết định. ví dụ, hệ thống có thể giúp ban lãnh đạo xác định dễ dàng hơn những sản phẩm nào đem lại lợi nhuận cao hay không còn đem lại lợi nhuận. Hệ thống có thể cung cấp dữ liệu cho các nhà quản lý một cách chính xác hơn về những quy trình nghiệp vụ tình hình toàn diện của công ty. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp cho công ty một nền tảng công nghệ duy nhất, hoàn thiện và thống nhất, chứa đựng dữ liệu về tất cả những quy trình nghiệp vụ chủ yếu. Những dữ liệu đó có định dạng và cấu trúc chuẩn, đồng nhất, do đó tất cả các phòng ban đều có thể sử dụng hiệu quả. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp còn giúp thiết lập nền tảng cho một doanh nghiệp lấy khách hàng làm trọng tâm. Bằng cách tích hợp những quy trình nghiệp vụ cụ thể trong bán hàng, sản xuất, tài chính và hậu cần, toàn bộ doanh nghiệp có thể nhanh chóng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm hay thông tin, có thể dự báo nhu cầu mới, sản xuất và vận chuyển sản phẩm theo yêu cầu. Bộ phận sản xuất có thông tin tốt hơn để theo dõi số lượng đặt hàng, đặt mua một số lượng chính xác các linh kiện và nguyên vật liệu đầu vào để để hoàn thành đặt hàng, giảm thiểu thời gian tồn kho của các bán thành phẩm và thành phẩm. b. Thách thức: Mặc dù các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp có thể cải thiện sự phối hợp, hiệu quả công việc và việc ra quyết định của doanh nghiệp, song việc triển khai thành công một hệ thống quản lý nguồn lực lại khá khó khăn và tốn kém. Chúng không chỉ đòi hỏi những khoản đầu tư lớn mà còn làm thay đổi mạnh mẽ phương thức hoạt động của doanh nghiệp. Các công ty phải cải tiến lại quy trình nghiệp vụ của mình tạo điều kiện cho thông tin có thể luân chuyển dễ dàng. Công nhân viên sẽ phải đảm đương những chức năng công việc và trách nhiệm mới. Những doanh nghiệp thiếu khả năng nhận biết và thích nghi với các thay đổi sẽ gặp khó khăn trong việc triển khai Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hoặc không thể đạt được mức độ liên kết chức năng và quy trình nghiệp vụ một cách trôi chảy. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đòi hỏi những phần mềm phức tạp và đầu tư lớn về thời gian, công sức và tiền bạc. Việc cài đặt một Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tiêu tốn khoảng 15 triệu đô la Mỹ và có thể lên tới 100 triệu nếu triển khai hoàn chỉnh trên các bộ phận (Hitt, Wu và Zhou, 2002; O’leary, 2000). Một tập đoàn lớn có thể mất từ 3 đến 5 năm để thực hiện hoàn chỉnh những thay đổi về tổ chức và công nghệ cần thiết cho phù hợp với một hệ thống quản lý nguồn lực. Do hệ thống có tính chất tích hợp, nên thay đổi một bộ phận có ảnh hưởng ít nhiều tới các bộ phận khác. Thậm chí, khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay đổi sẽ càng khó khăn và tốn kém. Một vấn đề nữa đáng quan tâm là việc các Hệ thống hoach định nguồn lực doanh nghiệp khuyến khích hình thức quản lý tập trung, phương thức hoạt động tập trung đó không phải là tốt nhất với một số công ty. 4. Các chủ thể liên quan đến việc triển khai ERP: Có 3 dạng chủ thể liên quan đến việc triển khai ERP: - Nhà cung cấp hệ thống: là người tạo ra sản phẩm ERP, ví dụ Oracle, Exact, SAP - Nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng (VAR): đây là hệ thống phân phối cho hãng phần mềm. Những đơn vị này trực tiếp phát triển thị trường và bán sản phẩm (ERP). Thông thường họ làm luôn việc nghiên cứu yêu cầu, tình trạng thực tế của khách hàng và tư vấn về ERP, cũng như tư vấn về lộ trình mua và triển khai, tức là cung cấp các dịch vụ gia tăng cho khách hàng. - Nhà tư vấn triển khai: đây là người trực tiếp triển khai ERP cho khách hàng. Họ cũng thường là những người cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Vì vậy, trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ khách hàng thường chỉ làm việc với nhà tư vấn triển khai. 5. Quy trình triển khai ERP: Dưới đây là mô hình triển khai mẫu ERP, gồm 5 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai này chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng…). Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch - Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng định nghĩa (đặc tả) yêu cầu của doanh nghiệp. - Các công đoạn: Thiết lập đội dự án và phòng dự án; Thiết lập các thủ tục quản trị dự án; Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án; Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án; Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm; Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các doanh nghiệp (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của doanh nghiệp, nói chung các doanh nghiệp đều cố gắng tiên liệu khả năng phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên 6 tháng) có thể gặp một vấn đề gay cấn là khi dự án đến những giai đoạn cuối doanh nghiệp lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống, dẫn đến việc phải làm lại, và dự án không thể kết thúc được. Bước 2: Thiết kế - Các công đoạn: Đưa ra các quy trình nghiệp vụ; Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện; Thiết lập và thử cấu hình hệ thống; huấn luyện người dùng. Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu - Các công đoạn: Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu; Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi; Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới; Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống. Bước 4: Chạy thử - Các công đoạn: Chạy thử để kiểm tra; Điều chỉnh lần cuối. Bước 5: Bàn giao - Các công đoạn: Chạy chính thức; Kiểm toán hệ thống và đánh giá chung; Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ. 6. Các yếu tố quyết định đến việc triển khai ERP thành công: Nguồn nhân lực: Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng. Nhân viên phải là những người có năng lực. Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung. Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ. Qui trình: Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai ERP. Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Qui trình này đã được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy. Công nghệ: Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ, ) Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ. Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng. Ngân sách: Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư. Thực hiện phân tích, đánh giá hiêu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP. B. Tình hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam: 1. Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay: Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo. Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do phần mềm không hiểu nhau. Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với cách quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP là chi phí rẻ. Hệ thống ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Ở Việt Nam hiện nay chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để các doanh nghiệp khác lấy làm gương và noi theo. Họ chỉ nghe răng ERP là cái gì đó rất phức tạp và đã có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Vì vậy, ở Việt Nam hiện nay, doanh nghiệp nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là doanh nghiệp đi tiên phong và rất dũng cảm. 2. Các doanh nghiệp Việt Nam triển khai thành công hệ thống ERP:  Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk)- một doanh nghiệp lớn trong ngành công nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phâm Vinamilk sang các khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp. Vì vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP vào hoạt động của công ty. Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suitr của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quản hoạt động. Và được các chuyên gia nhận định là hệ thống ERP có quy mô lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại. - Về công nghệ: Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luân về hiệu quả ứng dụng. Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên liên quan giải quyết những vấn đè phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm quy mô, áp dụng thêm các công nghệ kỹ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành công hơn. - Về qui trình: Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk. Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời. - Về ngân sách: Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại. Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống, Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng. Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô- la Mỹ (một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP).  Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là : Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh do Sở Kế hoạch và Đầu từ thành phố Hà Nội cấp. Trước khi ứng dụng hệ thống ERP, công ty gặp phải một số vấn đề: nhập hàng theo từng cửa hàng, không có sự liên hệ giữa các cửa hàng khác nên thiếu sự nắm bắt thông tin về số lượng bán. Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng kho bên cửa hàng kia lại thiếu, cung không đủ cấp cho khách. Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm. Sau khi ứng dụng hệ thống ERP: - Về công nghệ: Công ty chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani. Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doah nghiệp quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới. Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise. hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống. Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng: Ứng dụng VIP kế toán: Với phần mềm này Trần Anh có thể theo dõi được các khoản tạm ứng, cho vay, đi vay chi tiết như là hóa đơn. Cung cấp chương trình tính giá thành sản phẩm, dựa vào chi phí và tình hình thị trường để đưa ra các mức giá và chính sách phù hợp cho công ty. Chức năng điều chỉnh giá thành linh hoạt, đồng bộ, điều chỉnh về số lượng và giá trị, chi tiết theo yếu tố chi phí, theo từng nguyên vật liệu. Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh: Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học. Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết Ứng dụng VIP Enterprise trong quản lý kho: Phần mềm quản lý kho giúp Trần Anh quản lý việc nhập kho, xuất kho, báo cáo, tồn kho, chuyển kho, đóng gói, kiểm kê, nhập số dư ban đầu, lịch sử hàng hóa, quản lý chứng từ, tổng hợp tồn kho, giảm diện tích kho bãi, chi phí lưu kho. Ứng dụng phần mềm VIP Enterprise trong bảo hành và kỹ thuật. - Về quy trình triển khai: Thực hiện khảo sát và mô tả quy trình nghiệp vụ của Trần Anh : Trần Anh chia nhân sự ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Những công việc chính có thể chỉ ra như: đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ, cùng xây dựng quy trình nghiệp vụ với đơn vị triển khai, kiểm thử tính đúng đắn và thao tác, vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống (sao lưu, dự phòng, phân quyền). Hiện tất cả hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh, QL của công ty đều dùng VIP như: Đặt hàng, mua hàng, xuất hàng, phân phối, kế toán, kho Việc huấn luyện và đào tạo nhân viên sử dụng VIP của Trần Anh khá gọn nhẹ. Hầu như nhân viên cũ chỉ mất có một ngày để được hướng dẫn và làm quen do giao diện và phần nhập liệu của PM đơn giản như chương trình Outlook. Như vậy về bản chất Trần Anh đã áp dụng đúng, áp dụng những quy trình chuẩn của ERP vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chứ không phải thay đổi ERP để thích hợp với doanh nghiệp. - Về nhân lực: Quá trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được những con người tài giỏi, có năng lực. Trần Anh là một trong những DN tiên phong đưa chỉ số quản trị nhân sự HI để định lượng giá trị nhân lực. Đây chính là công cụ hữu dụng, đánh giá công bằng, đúng năng lực của nhân viên nên họ đều không ngừng nỗ lực, phát huy được năng lực của mình, đóng góp xây dựng cho sự phát triển chung của công ty. Ngoài ra, Trần Anh chú trọng xây dựng những chính sách đầu tư để thu hút và phát huy yếu tố chất xám. Mọi nhân viên của Trần Anh từ đội ngũ lãnh đạo, chuyên gia, kỹ sư hay nhân viên bán hàng đều quyết tâm chung một nỗ lực phấn đấu vì sự phát triển chung của công ty. - Về ngân sách: Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Chi phí triển khai lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành… Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD. Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai: chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Chi phí thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Sau khi phần mềm ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi. Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng: về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…. CSDL của Trần Anh được tập trung tại một địa điểm. Trần Anh chỉ sử dụng một trình duyệt là Internet Explorer để truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy trì, bảo trì hệ thống.Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư 5 tỉ đồng trang bị các thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu, suy cho cùng mức đầu tư là hợp lý với quy mô và năng lực của doanh nghiệp.  Công ty cổ phần phát triển đầu tư Công Nghệ FPT ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận quản lý (QL) như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định. Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003). Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty. Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP chính là vấn đề chọn đối tác. DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.  Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ giữa năm 2006 và chính thức nghiệm thu vào cuối năm 2007. Sau các dự án đầu tư xây dựng nhà máy mới và hiện đại hóa các dây chuyền sản xuất thời điểm đó, GSG mong muốn đầu tư và cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm thương hiện Giấy Sài Gòn. ERP là một trong những lựa chọn đầu tiên của công ty nhằm tìm ra phuơng tiện gắn kết các bộ phận và cũng nhằm tìm thước đo hữu hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, cải tiến năng lực làm việc của nhân viên. Giải pháp Oracle EBS đã được lựa chọn với lý do: đó là phần mềm hàng đầu và nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng thành công. Điều đặc biệt trong quá trình đổi mới của mình, GSG đã chủ động mời những nhà quản lý từ các tập đoàn đa quốc gia như Pepsi, Coca-cola, Unilever, Nestle’, Sam sung…về làm việc, họ là những người có kinh nghiệm sử dụng thành thạo hệ thống ERP và đó là điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai. Ở thời điểm khởi đầu, ban quản lý dự án dự định chạy song song hai chương trình cũ và mới nhưng sau đó để giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh, họ quyết định chạy độc lập. Việc hoàn thành dự án ERP đã đưa GSG thành doanh nghiệp ngành giấy đầu tiên trong nước ứng dụng thành công hệ thống phần mềm quản trị với qui trình tiên tiến của thế giới. Hai yếu tốt mấu chốt để đem lại kết quả này là sự quyết tâm của Ban lãnh đạo, sự đồng lòng của đội ngũ nhân viêc, nỗ lực tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình quản lý hiện đại và có hiện quả so với quy trình cũ vốn vừa nặng lề vừa phân tán. Doanh nghiệp ứng dụng ERP thất bại: Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên 300 tỷ đồng. Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả. Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồng nhưng đều thất bại. Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ. Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế. Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex. Đồng thời, Savimex cũng quyết tâm thực hiện cải tiến quản lý DN theo ERP. Từ tháng 2/2004, công ty tổ chức nhiều cuộc họp phân tích và ra các qui định bắt buộc thực hiện từ các cấp lãnh đạo, trưởng phòng xuống các đơn vị cơ sở nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức con người. Ba tháng đầu triển khai đã gây xáo trộn hoạt động bởi sự khác biệt giữa qui trình cũ và mới. Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt động, Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng trục trặc số liệu. Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên. Đây là giai đoạn hết sức khó khăn của Savimex. Công việc quá tải. Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày càng nhiều. Khó khăn chỉ được giải tỏa sau khi kết xuất theo ERP giống với kết quả tính thủ công. Hai tháng sau đó, Savimex đã chấm dứt quản lý thủ công ở bộ phận mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho. Hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin tình hình sản xuất kinh doanh, các [...]... hợp lý cho từng loại hình doanh nghiệp, tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà mỗi doanh nghiệp có những chiến lược và bước đi hợp lý Cụ thể hơn là việc ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên” Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn Đây là giai đoạn "chuẩn hóa dữ liệu" Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP Do đó... hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả Qua đó cần nhìn nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay Một bài học được rút ra là việc vận dụng ERP vào quản lý không thể là chuyện một sớm một chiều mà nên vận dụng một cách... không phải lập lại “vết xe đổ” của “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống này đúng với tính chất ưu việt của nó Ngày nay trên thế giới đã ứng dụng ERP rộng rãi, do đó để tiếp cận gần với trình độ của thế giới thì việc cập nhật, học hỏi để đưa ERP vào sử dụng ở doanh nghiệp mình là một điều kiện cần để thành công lâu dài trong tương lai . bày các vấn đề về ERP và tình hình ứng dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam. A. Cơ sở lý luận: 1. Khái niệm ERP: ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh, . đầu tư vào một hệ thống ERP. B. Tình hình ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam: 1. Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay: Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều. liệu. Ứng dụng VIP Enterprise trong kinh doanh: Trần Anh ứng dụng VIP kinh doanh trong doanh nghiệp nhằm quản lý việc mua hàng hóa đầu vào, bán hàng hóa và kiểm tra hàng hóa trong kho của doanh nghiệp.