Tài liệu Excel

Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Bài 1 Làm quen với Excel I. Khởi động Excel 1. Khởi động Excel Để làm việc với Excel, hãy thực hiện các bước sau: 1. Kích vào nút Start. 2. Trỏ chuột vào chữ Programs. 3. Kích chuột vào Microsoft Excel. Hình 1.1 2. Màn hình Excel Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 1 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Hình 1.2: Màn hình Excel. Trên màn hình Excel, chú ý đến các phần tử sau: - Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp. Tên ngầm định do Excel đặt là Book 1, Book 2, - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ được lần lượt giới thiệu trong các phần sau. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới, gọi file cũ, ghi file vào đĩa, - Thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu như: chọn font cho dữ liệu, chọn cỡ font cho dữ liệu, - Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời. - Dòng nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng tính. Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 2 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ - Bảng tính (Work sheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel. - Danh sách các sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời. Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, - Thanh trạng thái (Status bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng tính. 3. Thoát khỏi Excel Để thoát khỏi Excel, làm một trong hai cách sau: Cách 1: giữ phím Alt và nhấn phím F4. Cách 2: kích chọn thực đơn File và kích tiếp vào lệnh Exit. Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau: Hình 1.3 Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hãy kích nút No. II. Các khái niệm cơ bản 1. Workbook Mỗi Workbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Work sheet (bảng tính), các biểu đồ (Chart), Trong một Workbook có thể có tối đa 255 sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số sheet ngầm định này bằng cách sử dụng thực đơn Tools/Options. Trong hộp Sheet in new workbook của mục General gõ số sheet ngầm định muốn mở trong file mới. 2. Worksheet Một bảng tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và các ô (cells). Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 3 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Hình 1.4 - Các hàng (rows): Excel 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính. Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536. - Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột (column heading) được đánh số theo A, B, C, , IU, IV. - Các ô (cells): là giao giữa hàng và cột. Địa chỉ của ô được ký hiệu theo các địa chỉ của cột và hàng. Ví dụ: A1 (ô giao giữa cột A và hàng 1), E200 (ô giao giữa cột E và hàng 200). Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell reference. - Vùng ô (Range): là hình chữ nhật chứa từ hai ô trở lên. Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7. Câu hỏi và bài tập 1. Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel?. 2. Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel? 3. Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet? 4. Các địa chỉ vùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính? Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 4 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Bài 2 Nhập nội dung cho bảng tính I. Các kiểu dữ liệu trong Excel Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này. Excel phân biệt các loại dữ liệu: - Hằng (constant value). - Công thức (formula value). - Các kiểu lỗi và các giá trị logic. Kiểu hằng Kiểu hằng là giá trị không đổi. Các giá trị này có thể là chữ (text) hoặc số (number). a. Text Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu kí tự. Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh, Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự (text). Ví dụ: 123?, #78965, 120 456, Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345. b. Number Number bao gồm: - Các số thông thường, ví dụ 2345, 56.89, - Kiểu ngày tháng: một cách ngầm định, Excel 97 lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999. - Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến 0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.). Kiểu công thức Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 5 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=) Dạng tổng quát của công thức: = <biểu thức> Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó. Ví dụ, kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20 + 30, sau đó ấn phím Enter. Khi đó, kết quả hiện trong ô B2 sẽ là 60. Hình 2.1 Kiểu logic và các lỗi Ví dụ: các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, không tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện lỗi. 2. Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính Khi làm việc với bảng tính, cần chú ý tới vị trí con trỏ ô trong bảng tính Hình 2.2 Khi cần nhập, sửa, xoá dữ liệu hoặc gõ công thức tại ô nào, cần chuyển con trỏ bản ghi tới ô đó. Di chuyển con trỏ ô bằng chuột • Kích chuột tại ô muốn chọn. Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 6 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ • Trong trường hợp ô cần chọn không xuất hiện trên màn hình, kích chuột vào các mũi tên của thanh cuốn dọc (vertical scroll bar) hoặc thanh cuốn ngang (horizontal bar) để cuộn tới miền bảng tính cần thiết và kích vào ô cần chọn. Di chuyển con trỏ ô bằng bàn phím • Nhấn các phím Left Arrow, Up Arrow , Right Arrow , Down Arrowđể chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải hoặc xuống dưới so với ô hiện thời. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Up Arrow hoặc Ctrl + Down Arrow để chuyển con trỏ ô đến đỉnh hoặc đáy của vùng dữ liệu (tức vùng trên bảng tính có chứa dữ liệu). • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Left Arrow hoặc Ctrl + Arrow để chuyển con trỏ ô đến bên trái nhất hoặc bên phải nhất của vùng dữ liệu. • Nhấn phím PgUp để chuyển con trỏ ô lên một màn hình. • Nhấn phím PgDn để chuyển con trỏ ô xuống dưới một màn hình. • Nhấn phím Home để chuyển con trỏ ô tới ô bên trái nhất trong một hàng. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Home để chuyển con trỏ ô tới góc trên bên trái của bảng tính. • Nhấn tổ hợp Ctrl + End để chuyển con trỏ ô tới góc dưới bên trái của bảng tính. • Nhấn tổ hợp End + Left Arrow , End + Up Arrow , End + Right Arrow , End + Down Arrow sẽ có tác dụng như sau: nếu ô hiện thời là ô trống, sẽ di chuyển đến ô trống kế tiếp theo hướng mũi tên. Nếu ô hiện thời đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tên đến ô kế tiếp có chứa nội dung. • Nhấn tổ hợp phím End + Enter chuyển con trỏ ô tới cột cuối cùng trong hàng. Dùng hộp hội thoại GoTo 1. Nhấn phím F5 hoặc kích thực đơn Edit và kích tiếp lệnh GoTo, xuất hiện hộp hội thoại Hình 2.3 2. Gõ địa chỉ của hộp muốn chuyển tới trong hộp Reference, ví dụ I45. Muốn chuyển tới một ô trên bảng tính cụ thể nào đó, gõ tên bảng tính, dấu chấm than và địa chỉ ô. Ví dụ, Sheet2! H50. 3. Kích OK. Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 7 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Ghi chú: • Có thể chuyển nhanh tới ô cần chọn bằng cách gõ địa chỉ ô cần chuyển tới trong hộp Name Box và ấn Enter. 3. Nhập dữ liệu Quy tắc chung Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau: 1. Kích hoạt ô cần nhập dữ liệu. 2. Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện trên dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời. Nếu gõ nhầm, hãy nhấn phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào. Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau: End: để chuyển nhanh con trỏ text tới cuối phần dữ liệu trên dòng nhập dữ liệu. Home: để chuyển nhanh con trỏ text tới đầu phần dữ liệu. Backspace: để xoá các kí tự bên trái của trỏ Text. Delete: để xoá kí tự bên phải của trỏ Text. 3. Nhấn phím Enter để chuyển sang ô tiếp theo Chú ý: • Để thay việc ấn Enter có thể dùng các phím chỉ hướng Left Arrow , Up Arrow , Right Arrow , Down Arrow . • Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hãy nhấn phím ESC hoặc kích vào hộp X trên dòng nhập dữ liệu. Khi đó dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô hiện thời. Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ như các dãy sau: 1, 2, 3, 4, 2, 4, 6, 8, Jan, Feb, Mar, Mon, Tue, Wed, Thao tác nhập nhanh như sau: Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 8 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ 1. Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào một ô đầu của dãy trong trường hợp cần nhập dãy tháng hoặc ngày trong tuần). 2. Chọn hai (hoặc một) ô đầu. 3. Đặt trỏ chuột tại Fillhandle cho biến thành dấu +. Sau đó rê chuột sang phải hoặc xuống dưới để tăng dãy số. Ví dụ: Hình 2.4 Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vùng, hãy làm như sau: 1. Chọn vùng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cách nhau). 2. Gõ dữ liệu vào ô hiện thời. 3. Giữ Ctrl và nhấn Enter. Ví dụ: Ô H1, H3, H4, H6 đều có dữ liệu là kg. Để nhập nhanh dữ liệu vào các ô này cần thực hiện như sau: Phải chọn các ô H1, H3, H4, H6 (giữ phím Ctrl khi cần chọn các ô không nằm cạnh nhau). Gõ chữ "kg" vào ô H6. Tiếp tục giữ Ctrl và nhấn phím Enter, kết quả cả bốn ô H1, H3, H4, H6 đều có cùng chữ "kg". Xem hướng dẫn trong hình sau: Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 9 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Hình 2.5 Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau: 1. Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu 2. Gõ dữ liệu vào ô đầu, sau đó nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đó xuống dưới (xem chiều mũi tên). Hình 2.6 • Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại. • Nhấn phím Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải. Hình 2.7 Gõ dữ liệu kiểu text Để gõ text vào một ô, gõ text cần nhập và ấn Enter. Excel sẽ tự động dóng hàng text về mép trái của ô (xem hình 2.8) Hình 2.8 Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 10 [...]... nhập dữ liệu sao cho xuất hiện trỏ text ở cuối phần dữ liệu trong ô hiện thời hoặc trong dòng nhập dữ liệu 3 Nếu cần thiết, dùng các phím mũi tên để chuyển đến các vị trí cần sửa 4 Xoá phần dữ liệu sai bằng các phím Delete hoặc Backspace hoặc gõ thêm phần dữ liệu cần bổ sung 5 Nhấn phím Enter sau khi sửa xong dữ liệu Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 12 Tài liệu học Excel 2000/XP... Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 13 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Bài 3 Các thao tác với file dữ liệu 1 Ghi file hiện thời vào đĩa Sau khi nhập dữ liệu vào máy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng sau Các bước thực hiện:.. .Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Chú ý: • • Khi text dài hơn độ rộng của một ô, Excel cho phép kéo dài kí tự sang các ô lân cận ở bên phải, nếu chúng rỗng (xem dữ liệu trong ô A1 trên hình 2.8) Trong trường hợp các ô bên phải đã chứa dữ liệu thì ta sẽ không nhìn thấy một phần text vừa gõ vào (xem dữ liệu trong các B5, B6 - dữ liệu gõ vào là... nhưng bắt buộc ngày và giờ phải phân cách nhau bởi một dấu trống Ví dụ 1/23/94 1:30 AM 4 Sửa dữ liệu Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác Có thể sửa dữ liệu trong các trường hợp sau: Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới 1 Chọn ô chứa dữ liệu muốn thay thế 2 Gõ dữ liệu mới 3 Nhấn phím Enter Ví dụ: Nếu muốn thay số "564" trong ô B8 bởi số 200000, hãy kích chuột... Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 21 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Hình 4.8 4 Thay đổi độ rộng hàng và cột Trong Excel 2000, mỗi cột có độ rộng mặc định cho phép gõ 8 kí tự (theo font chuẩn) và độ cao ngầm định là 12.75 chấm điểm (point) Trong thực tế, sau khi nhập dữ liệu, tính toán,phân tích và xử lý dữ liệu chúng ta phải điều chỉnh lại độ rộng... Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 25 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Sau khi nhấn Enter, trên ô hiện thời sẽ hiện giá trị công thức, còn bản thân công thức hiện trên dòng nhập dữ liệu b Công thức đơn giản Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35 Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:... như 20+40 = Khi đó, Excel sẽ không hiện kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự Trong công thức cho phép gõ dấu cách Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và nhấn Enter, Excel sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau: Hình 6.1 Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 26 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành... bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo những mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của Excel Gõ Kiểu Ghi chú 4 - Apr d -mmm Ngày, tháng 9/23/89 m/d/y Tháng, ngày, năm 23 - Sep - 89 d-mmm-yy Ngày, tháng, năm Trần Thị Hường - Trường Cao đẳng Sư phạm Lào Cai - Trang: 11 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 -... Trang: 24 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Bài 5 Sử dụng Công thức trong Excel 1 Khái niệm Công thức có thể ví là trụ cột của bảng tính Một công thức đôi khi chỉ là một kí hiệu toán học dùng để mô tả mối liên hệ giữa các con số, ví dụ như 5+4+10 = 19; hoặc có thể là một công thức phức tạp như d q = 1/2(d x+d y) + 1/2(d x- d y) cosq +xysin2q Trong Excel, công... bên trái ô 3 Tại sao khi gõ ngày 26 tháng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/99 và nhấn phím Enter thì dữ liệu lại nằm bên trái ô 4 Nhập các dữ liệu vào bảng tính theo mẫu sau Khi nhập, chú ý sử dụng các kĩ thuật nhập nhanh Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu cho thật chính xác Thoát khỏi Excel, xuất hiện hộp hội thoại hỏi ta có lưu trữ file hiện thời vào đĩa không, hãy kích nút No A B . Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Bài 1 Làm quen với Excel I. Khởi động Excel 1. Khởi động Excel Để làm việc với Excel, hãy thực hiện. dữ liệu Sau khi gõ dữ liệu, đôi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chính xác. Có thể sửa dữ liệu trong các trường hợp sau: Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới 1. Chọn ô chứa dữ liệu. 9 Tài liệu học Excel 2000/XP - Dành cho các lớp CH CĐTH khóa 3 - Lưu hành nội bộ Hình 2.5 Nếu định gõ dữ liệu vào một vùng xác định, hãy làm như sau: 1. Chọn sẵn vùng cần vào dữ liệu 2. Gõ dữ liệu