1. Sao chép dữ liệu
Khi làm việc với bảng tính, đôi khi chúng ta phải nhập dữ liệu hoặc gõ công thức giống nhau hoặc gần giống nhau nhiều lần tại các vị trí khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Khi đó, thay cho việc phải gõ nhiều lần, chúng ta hãy dùng chức năng copy của Excel để tiết kiệm thời gian làm việc.
Sau khi sao chép, kết quả của bản sao sẽ khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu gốc trước khi sao chép:
• Nếu dữ liệu gốc là hằng hoặc là công thức chỉ chứa hàng và địa chỉ tuyệt đối, kết quả sao chép sẽ không thay đổi so với bản gốc.
Ví dụ: nếu dữ liệu gốc có dạng là hằng chữ như: "Bảng Tổng kết điểm", hoặc là một con số như "450000" hoặc là công thức dạng "=$A$5*12" thì dù sao chép tới đâu, kết quả bản sao vẫn giống hệt dữ liệu gốc.
• Nếu dữ liệu gốc là hằng chứa địa chỉ tương đối thì kết quả sao chép sẽ khác so với bản gốc. Nó sẽ phụ thuộc vào vị trí hiện thời của ô chứa kết quả sao chép.
Ví dụ, ô C12 chứa công thức "=SUM(C6:C11)". Khi ta tiến hành sao chép sang ô bên phải, thì tại ô D12 Excel sẽ đổi lại thành công thức "=SUM(D6:D11)". Nếu sao chép sang ô G18, thì công thức lúc này sẽ là "SUM(G12:G17)".
Sau đây chúng ta sẽ học một số phương pháp sao chép dữ liệu khác nhau.
Dùng chuột
Ta có thể dùng chuột để sao chép nhanh dữ liệu trong phạm vi nhỏ trên màn hình.
Dùng nút trái chuột
1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ó .
3. Giữ Ctrl và rê vùng lựa chọn tới đích. Ngay sau khi giữ Ctrl, sẽ xuất hiện dấu + bên cạnh con trỏ chuột. Khi bắt đầu rê chuột, một đường viền mờ sẽ bao quanh vùng dữ liệu đang được di chuyển và dưới dòng trạng thái xuất hiện thông báo "Drag to copy cell contents, use ALT key to switch sheets", nghĩa là Excel hướng dẫn chúng ta, nếu muốn sao chép sang sheet khác thì phải giữ phím Alt trong khi kích chọn tên sheet.
Chú ý:
• Nếu trong khi rê chuột để copy vào vùng đích mà vùng này đang chứa dữ liệu thì kết quả sao chép sẽ xoá dữ liệu đang tồn tại và thế vào vị trí đó. Nếu muốn sao và chèn
thả chuột, Excel sẽ dồn dữ liệu đang tồn tại trong vùng đích sang phải hoặc xuống dưới tuỳ theo ta thả đường viền mờ vào vị trí mép dọc hay mép ngang của các ô trong vùng đích.
Dùng nút phải chuột
1. Chọn vùng dữ liệu gốc cần sao chép.
2. Đưa trỏ chuột tới đường biên của vùng chọn sao cho có dạng ở.
3. Hãy bấm giữ nút phải và rê chuột tới vùng đích. Trong khi rê chuột, tại dòng trạng thái xuất hiện thông báo " Drag cells; then release to see paste options - Rê chuột; sau đó thả chuột và xem các tuỳ chọn khi dán kết quả".
Sau khi thả chuột, xuất hiện một thực đơn ngắn. Chọn một trong các phương án sau:
• Copy Here: dán kết quả sao chép tại đây.
• Copy as Value Only: chỉ sao chép giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc.
• Copy as Format Only: chỉ sao chép định dạng giá trị của các ô chứa dữ liệu gốc.
• Link Here: liên kết với các ô chứa dữ liệu gốc.
• Shift Down and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng xuống dưới.
• Shift Right and Copy: chèn vào các ô chứa dữ liệu ở vùng đích và đẩy chúng sang phải.
• Cancel: huỷ việc sao chép.
Dùng bộ đệm (clipboard)
Clipboard là bộ đệm, sử dụng một phần bộ nhớ của máy tính để cất dữ tạm thời các kết quả sao chép. Sau khi dùng lệnh dán (Paste), Windows sẽ sao chép dữ liệu từ clipboard vào vị trí hiện thời trong bảng tính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các bước thực hiện:
1. Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép 2. Làm một trong các cách sau:
• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Copy.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
• Kích nút phải chuột và kích Copy trên thực đơn ngắn.
• Kích nút Copy trên Standard toolbar.
Excel xuất hiện một đường viền nhấp nháy quanh vùng dữ liệu được chọn. 3. Chọn vị trí đích chứa kết quả sao chép:
• Nếu sao chép một vùng dữ liệu chỉ cần chọn một ô của vùng đích.
• Nếu sao chép vào các vùng khác nhau thì phải chọn chúng đồng thời.
4. Để dán dữ liệu vào vùng đích hãy làm một trong các cách sau:
a. Sao chép bình thường:
• Nhấn phím Enter (chỉ dán được một lần).
• Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
• Kích nút phải chuột và kích Paste trên thực đơn ngắn.
• Kích nút Paste trên Standard toolbar.
Ghi chú:
• Phải đảm bảo rằng vùng đích là vùng trắng. Nếu không, dữ liệu cũ trong vùng đích sẽ bị xoá mất.
• Để dán kết quả sao chép và chèn dữ liệu ở vị trí mới hãy làm như sau:
+ Kích nút phải tại vị trí mới và kích vào lệnh Insert Copied cells (hoặc dùng lệnh Copied cells của thực đơn Insert). Xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 7.1
+ Chọn Shift cells right sẽ đẩy các ô hiện thời sang phải. Chọn Shift cells down sẽ đẩy các ô hiện thời xuống dưới.
• Nếu muốn xoá đường viền nhấp nháy xung quanh khối dữ liệu, hãy nhấn ESC.
b. Dán đặc biệt
1. Chọn đích dán kết quả sao chép.
2.Mở thực đơn Edit, chọn lệnh Paste Special (hoặc chọn Paste Special trong thực đơn ngắn khi kích nút phải chuột). Xuất hiện hộp hội thoại
Hình 7.2
3. Trong hộp Paste Special, chọn một hoặc vài tuỳ chọn sau:
• Trong hộp Paste, chọn một trong các tuỳ chọn: All- sao toàn bộ hằng, công thức, kiểu định dạng sang vùng đích. Formulas - chỉ sao chép công thức sang vùng đích. Values - chỉ sao chép giá trị sang vùng đích. Formats - chỉ sao chép định dạng sang vùng đích.
Comments - chỉ sao chép chú thích sang vùng đích. Validation - chỉ sao chép những thông số trong hộp hội thoại Validation sang đích. All except border - sao chép tất cả trừ đường viền sang vùng đích. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Trong hộp Operation chọn một trong các tuỳ chọn: None - sao chép và thay thế giá trị của ô nguồn vào ô đích. Add - sao chép và cộng giá trị ô nguồn và ô đích. Subtract - sao chép và trừ giá trị của ô nguồn và ô đích. Multiple - sao chép và nhân giá trị ô nguồn và ô đích. Divide - sao chép và chia giá trị của ô nguồn và ô đích.
• Skip blanks được chọn nếu không muốn các ô trống trong vùng dữ liệu gốc xoá những giá trị ở vị trí tương ứng trong vùng đích.
• Transpose được chọn sẽ sao chép và hoán vị trí cột/hàng trong vùng dữ liệu gốc thành vị trí hàng/cột trong vùng dữ liệu đích.
• Nút Paste Link được dùng khi muốn kết quả sao chép liên kết với dữ liệu vùng gốc. Mọi sự thay đổi của dữ liệu gốc sẽ tự động dẫn đến mọi thay đổi dữ liệu trong vùng đích.
Sao chép sang vùng lân cận nhờ AutoFill (tự động điền dữ liệu)
Phương pháp tự động điền dữ liệu (AutoFill) cho phép điền dữ liệu ở các ô kề bên các ô đã chọn theo một quy luật nhất định. Các thao tác của phương pháp này đã được trình bày trong bài 2, khi giới thiệu các thủ thuật nhập dữ liệu nhanh bằng cách dùng Fillhandle để mở rộng dãy dữ liệu. Chú ý rằng, khi sao chép công thức, chỉ cần chọn một ô chứa công thức.