Công thức cơ bản trong Excel chỉ là những phép tính, ví dụ như 45-10 = 35. Tuy nhiên, để Excel hiểu đó là công thức thì phải làm như sau:
1. Chọn ô chứa kết quả. 2. Gõ = 45 - 10
3. Nhấn Enter.
Ngay sau khi nhấn Enter, trong ô vừa chọn xuất hiện giá trị 35, nhưng trên dòng nhập dữ liệu (Formula bar) xuất hiện công thức vừa gõ vào.
Tuy nhiên, trong Excel, hiếm khi người ta gõ thẳng giá trị cần tính toán vào công thức mà thường dùng các địa chỉ tham chiếu đến giá trị đó.
Ví dụ 1:
Giả sử trong ô C1 chứa số 20, trong ô C2 chứa số 40, ta có thể tạo công thức: =20+40, nhưng không nên dùng cách như vậy. Thay vào đó, ta có thể dùng công thức sau: =C1+C2. Excel sẽ tính tổng các con số trong các ô C1 và C2 và cho giá trị là 60. Nếu thay giá trị ô C2 bằng 100, thì giá trị của công thức tự động biến thành 120.
Ví dụ 2:
Giả sử ô A2 chứa xâu kí tự. "Thời khoá biểu ", ô B2 chứa xâu kí tự "- Khối 10" và trong ô A4 chứa công thức: =A2&C2. Khi đó giá trị của ô A4 sẽ là "Thời khoá biểu - khối 10".
Chú ý:
Khi gõ công thức phải luôn luôn bắt đầu bởi dấu bằng "=". Đôi khi, do thói quen, nếu ta gõ công thức như kiểu viết tay, ví dụ như 20+40 =. Khi đó, Excel sẽ không hiện kết quả tính toán và giá trị được hiển thị trong ô hiện thời dưới dạng"20+40=", vì Excel hiểu đó là xâu kí tự.
Trong công thức cho phép gõ dấu cách.
Nếu gõ công thức chưa đầy đủ hoặc sai (ví dụ: = 1+), và nhấn Enter, Excel sẽ xuất hiện thông báo tương tự như sau:
kích vào nút No, Excel hiện tiếp hộp hội thoại hướng dẫn cách sửa lỗi tương tự như sau:
Hình 6.2
Sau khi đọc xong hướng dẫn, kích vào nút OK, xuất hiện con trỏ text trong ô chứa công thức. Hãy tự sửa lỗi và nhấn phím Enter.