MIS chuong 2 _ hệ thống thông tin quản lý

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương Các Hệ thống thơng tin cộng tác Điều xảy ra: “Nhận Email, khơng mở file đính kèm” Felix lỡ vài buổi họp vấn đề định buổi trước Đưa nhiều giả định khách hàng cách kinh doanh khơng dựa kiện Lãng phí thời gian để nói lại vấn đề cũ Gián đoạn họp điện thoại Liệu bạn có muốn tiếp tục làm việc với người bị lỡ thông tin? Sếp tới họp Liệu bạn kể lại vấn đề nhóm? Xem Video kịch Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-2 Giới thiệu chương Hãy bắt đầu việc định nghĩa giải thích khái niệm cộng tác - collaboration Sau sử dụng mơ hình thành phần xem xét mối quan hệ với thành phần “quy trình” “con người” Ba hệ thống cộng tác khác hỗ trợ giao tiếp, quản lý thơng tin nhóm quản lý luồng cơng việc Chúng ta xem xét cộng tác ngữ cảnh kinh doanh nghiên cứu khả hỗ trợ HTTT việc giải vấn đề, quản lý dự án định Khi học chương này, lưu ý “cộng tác” kỹ Robert Reich người lao động Khả sử dụng hệ thống cộng tác kỹ cần thiết môi trường đại – đặc biệt với nhóm làm việc phân tán Các kỹ cộng tác giúp công ty tăng suất, thực cơng việc có chất lượng tiết kiệm thời gian chi phí 2-3 Câu hỏi nghiên cứu Q1: Cộng tác Q2: Các thành phần HTTT cộng tác? Q3: Sử dụng hệ cộng tác để tăng thông tin liên lạc đội làm việc? Q4 Sử dụng hệ cộng tác để quản lý nội dung? Q5: Sử dụng Microsoft SharePoint cho đội dự án? Q6: Các doanh nghiệp sử dụng hệ cộng tác nào? Q7: 2024? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-4 Q1: Cộng tác gì? Sự cộng tác hình thành từ người trở lên làm việc để đạt mục tiêu Giao tiếp, chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức, kết hợp kỹ năng, chia sẻ thời gian Hợp tác khác với Cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-5 Tầm quan trọng phản hồi Một người thực Tốn nhiều thời gian để xây dựng nhóm cộng tác Những người khác nhận xét đánh giá Thực thay đổi Xong Yes Thay đổi? No Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-6 Hiệu cộng tác thúc đẩy ba yếu tố quan trọng Giao tiếp Kỹ giao tiếp khả thành viên nhóm Khả cung cấp nhận phản hồi Khả sử dụng hệ thống truyền thông hiệu Quản lý nội dung Cần phải biết thực thay đổi, Hệ thống quản lý nội dung theo dõi báo cáo liệu Các thành viên có quyền đặc quyền khác Quản lý luồng công việc Luồng công việc trình thủ tục để tạo, chỉnh sửa, sử dụng xử lý nội dung Xác định thứ tự cụ thể nhiệm vụ đề ra, bao gồm trình xử lý thay đổi từ chối Đảm bảo cơng việc hồn thành cách có trật tự Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-7 Q2: Các thành phần HTTT cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-8 Các loại quy trình cộng tác Quy trình sử dụng phần mềm cộng tác • Thực nhiệm vụ tạo thông báo, đọc lưu trữ tài liệu, thêm mục vào danh sách, Quy trình xây dựng dự án hợp tác • Liên quan đến việc nhóm thực cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-9 Quy trình cộng tác Giai đoạn Quyết định quy trình Khởi tạo Quyền nhóm nghiên cứu gì? Mục đích nhóm gì? Ai thành viên đội? Những mong đợi từ thành viên nhóm? Vai trị quyền thành viên nhóm gì? Lên kế hoạch Những cơng việc cần phải thực hiện? Làm nhiệm vụ liên quan đến nhau? Ai chịu trách nhiệm cho công việc? Khi nhiệm vụ hoàn thành? Thực Thực nhiệm vụ dự án Báo cáo trạng thái cơng việc Quản lý ngoại lệ Đóng gói Chúng ta thực hiện? Tài liệu kết nhóm Tài liệu học nhóm cho đội khác tương lai Kết thúc dự án Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-10 Possible Document Action Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-35 Luồng công việc Luồng Luồng song song SharePoint site • Một văn duyệt từ người sang người khác • Một văn duyệt đồng thời nhiều người • Luồng cơng việc định nghĩa SharePoint nhằm thiết lập quy tắc cần tuân thủ Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-36 SharePoint Team Calendar Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-37 SharePoint Task List Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-38 Thực SharePoint Survey Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-39 Ví dụ SharePoint Wiki Page Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-40 Ví dụ SharePoint Blog Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-41 Q6: Sử dụng hệ cộng tác giải vấn đề gì? Problem solving Các Hệ thống cộng tác Project management Decision making Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-42 Sử dụng để giải vấn đề Vấn đề: Vấn đề: Hiểu khác giữa: “what is” “what ought to be” Phân biệt: người xác định người nắm rõ vấn đề Hai đối tượng khác hẳn Tara định nghĩa vấn đề Felix không theo dõi thông tin họp Felix cho cần tăng doanh thu nhóm tập trung vào tiết kiệm chi phí Các thành viên khác có định nghĩa khác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-43 Sử dụng hệ thống cộng tác để quản lý dự án Giai đoạn Công việc phải làm Công cụ hợp tác Khởi tạo Quyền nhóm nghiên cứu gì? Mục đích nhóm gì? Ai thành viên đội? Những mong đợi từ thành viên nhóm? Vai trị quyền thành viên nhóm gì? Các điều tra Danh sách thảo luận Thư viện tài liệu Webinar Phiên trò chuyện văn Lên kế hoạch Những công việc cần phải thực hiện? Làm nhiệm vụ liên quan đến nhau? Ai chịu trách nhiệm cho công việc? Khi nhiệm vụ hồn thành? Danh sách cơng việc Thư viện tài liệu Webinar Phiên trò chuyện văn Thực Thực nhiệm vụ dự án Báo cáo trạng thái công việc Quản lý ngoại lệ Danh sách công việc (cập nhật) Thư viện tài liệu Danh sách thảo luận Wikis Đóng gói Các điều tra Chúng ta thực hiện? Tài liệuProcedures and Decisions for Project Phasesluận kết nhóm Danh sách thảo Tài liệu học nhóm cho đội khác tương lai Webinar Wikis Kết thúc dự án Thư viện tài liệu Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-44 Sử dụng hệ thống cộng tác để định Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-45 Quyết định hoạt động doanh nghiệp • • • Quyết định hoạt động (Operational decisions) ― Tập trung vào hoạt động day-to-day: nên đặt vật dụng từ nhà cung cấp A? ― Lấy liệu từ hệ thống xử lý giao dịch ― Yêu cầu hợp tác Quyết định quản trị (Managerial decisions) ― Tập trung vào việc phân bổ sử dụng tài nguyên: Có kỹ sư thực dự án B? ― Yêu cầu cộng tác Quyết định chiến lược (Strategic decisions) ― Tập trung vào mục tiêu, vấn đề tổ chức: có nên bắt đầu dịng sản phẩm mới? ― Gần luôn hợp tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-46 Hai loại định Structured Decisions Unstructured Decisions Có phương thức “hiểu” “chấp nhận” cho việc định Có sẵn giải pháp tối ưu Yêu cầu hợp tác Phương thức “no agreed-on decision-making” Giải pháp chưa tối ưu Thường quy trình hợp tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-47 Q7: 2024? Các họp face-to-face (F2F) Nhân viên khơng cần thiết để có mặt quan làm việc nhà, tồn thời gian vài ngày tuần Giảm chuyến công tác Hầu hết công ty đào tạo trực tuyến, chủ yếu không đồng Hội nghị trực tuyến - ảo Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-48 An toàn – bảo mật cộng tác Các hệ thống cộng tác đối mặt với vấn đề an ninh Liệu liệu để máy chủ Google, Dropbox có an tồn Điều đảm bảo an ninh cho liệu bạn? Điều xảy mát sai lệch liệu? Bạn có dám chắn trao đổi riêng tư bạn không bị theo dõi? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-49 ... Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 21 Available Types of Google Docs Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 22 Sample Google Doc Page Khoa Hệ thống Thông tin Quản. .. ―Figure 2- 5 Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 15 Ví dụ Diễn đàn Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 16 Ví dụ điều tra thông qua mạng Khoa Hệ thống Thông tin Quản. .. Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 32 Example Student Team Site Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2- 33 Example Web Links Library Khoa Hệ thống Thông tin Quản