KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

MỤC LỤC

Lời giới thiệu - 4

Lời cảm ơn -6

Chương I : GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý - 7

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý -7

1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý - 7

a Tin học hoá toàn bộ -7

b Tin học hoá từng phần - 8

c Những đặc điểm của hệ thống quản lý -8

2.1.Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý - 10

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý - 10

2.1.2 Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý - 11

2.1.3 Phương án xây dựng một mô hình thông tin -12

a Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin -12

b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin - 13

Chương II : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 2.1 Mục đích của đề tài - 15

2.2 Khảo sát hệ thống cũ -16

a Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư

viện -18

b Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện - 19

c Các nghiệp vụ cơ bản - 23

2.3 Đánh giá những nhược điểm của hệ thống hiện tại -24

2.4 Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi khó khăn - 24

Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thư viện -26

3.1.1 Chức năng quản lý sách -26

3.1.2 Chức năng quản lý độc giả - 27

3.1.3 Chức năng quản lý mượn trả - 27

3.1.4 Chức năng tra cứu - 28

3.1.5 Chức năng thống kê - 28

3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng - 29

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu - 30

3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thống - 30

3.3.2 Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu -31

3.3.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - 34

3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh - 34

3.3.5.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh -37

a Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách - 37

b Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả - 38

c Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả -39

d Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu - 41

e Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê -42

3.4 Mô hình quan hệ -42

3.4.1 Xác định các thực thể - 42

3.4.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể -43

a Các mối quan hệ cơ bản trong liên kết CSDL - 43

b Phân tích mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống - 44

3.4.3 Xác định các thuộc tính của thực thể -45

3.4.4 Mô hình thực thể liên kết E-R - 50

Chương IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG 4.1 Các bảng cơ sở dữ liệu - 51

4.2 Thiết kế module -56

4.3 Giới thiệu ngôn ngữ chính trong chương trình - 57

4.4 Các kiểu dữ liệu -60

4.5 Điều khiển lệnh trong ngôn ngữ - -61

4.6 Hàm và thủ tục do người dùng tự định nghĩa - -65

Chương V : KẾT LUẬN Phục lục : Các Form cơ bản của chương trình - -68-80 Một số tài liệu tham khảo -81

LỜI GIỚI THIỆU

Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin học được triển khai rộng rãi, và

có quy mô tương đối lớn Nhu cầu của con người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta

Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khả năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông, khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý,

tổ chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết,thống kê những thông tin mà con người yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh chính xác kịp thời Tin học là một ngành khoa học đáp ứng được những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con người đưa ra, sản phẩm của nó được ứng dụng rộng dãi trong thực tế

Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã được xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả Các hệ thống thông tin đó

đã trở thành sương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, thương mại điện tử Hệ thống đó giúp cho con người kinh doanh hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con người vượt qua trở ngại về không gian

Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên Tin học còn được phổ cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức trong các cơ quan nhà nước, tư nhân Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tác quản lý trong trường học, như quản lý thư viện, quản

lý học sinh, quản lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trường của mình, bằng hệ thống máy tính, việc áp dụng như vậy giúp con người

đỡ vất vả hơn, mất ít thời gian Và điều quan trọng là chúng ta có thể làm được một khối lượng công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối

Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất yếu, biết được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp, các trường học, các mô hình quản lý thư viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính ưu việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc sự quản lý của mình

Để nêu lên được một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời sống, em xin được trình bày hệ thống quản lý thư viện cấp III

“Năng khiếu tỉnh Thái Bình” bằng máy tính

Ưu điểm của hệ thống là :

- Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm

- Tổ chức thông tin một cách có khoa học

- Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau

- Lưu trữ thông tin với số lượng lớn

- An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch

Dựa trên tính ưu việt đó Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản

lý thư viện tại trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” Đề tài

được đặt ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian của quản thư(Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên quan như bạn đọc

(Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đồ án này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa toán ứng dụng đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô

giáo Nguyễn Thanh Huyền giáo viên khoa toán ứng dụng – Trường

Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đồ án

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè trong lớp K3B_ĐHBKHN Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi hoàn thành đồ án này Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu

và xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của các anh chị cũng như của các bạn

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG

1.1 Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh

1.1.2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý :

Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá,

xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn

Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần.

a Tin học hoá toàn bộ :

Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý

Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một

cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn

b Tin học hoá từng phần :

Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập

và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau

Ưu điểm : Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì

các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu

tư ban đầu không lớn

Nhược điểm : Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán

cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể

Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất

c Những đặc điểm của hệ thống quản lý :

c.1 Phân cấp quản lý :

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống

Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới

c.2 Luồng thông tin vào :

Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại :

- Thông tin dùng cho tra cứu : Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này

- Thông tin luân chuyển chi tiết : Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp thời

- Thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin

+ Xử lý theo lô(batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện ), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định (một lô hay một mẻ ) mới được đem xử lý một cách tập thể

+ Xử lý theo kỳ : Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý

c.3 Luồng thông tin ra:

- Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thông tin về sách, độc giả , mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời

- Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị

- Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo Đây là

chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý

2.1 Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản

lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức ) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay

tổ chức )

Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức :

+ Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ

có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị , hệ kế toán v.v

+ Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems) Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình

2.1.2 Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý :

Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị , xí nghiệp, trường học,

từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn Vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất

Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù,

những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ

đó giúp ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá

Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp, thư viện Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi tìm người quản lý phải tìm

theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu đang được

vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu trên Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật

dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm

được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận tiện

2.1.3 Phương án xây dựng một mô hình thông tin :

Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin

a Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin :

* Các bước tiến hành

- Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của hệ thống, bao gồm :

+ Phạm vi của việc quản lý

+ Lưu lượng thông tin

+ Đối tượng sử dụng hệ thống

- Phân tích : Có hai luồng thông tin

+ Số lượng quản lý hệ thống

+ Cách quản lý

- Dữ liệu trong hệ thống : Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình

dữ liệu

- Chức năng : Phân rã các chức năng

- Sơ đồ luồng dữ liệu : Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta

có thể phản ánh cả hai mô hình trên

- Tiến trình của việc phân tích

Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý/ lôgic trong hình

vẽ sau, trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế

(1) (3)Mức vật lý

Mức lôgic(2)

Một trình tự mô hình hoá hệ thống

+Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào

+ Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới

- Thiết kế :

+ Chức năng : Mô tả chi tiết cách thực hiện

+ Dữ liệu : Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số

+ Phạm vi sử dụng của người sử dụng

+ Khối lượng thông tin của hệ thống

- Cài đặt : Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì

sẽ được cài đặt lên hệ thống

b Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin :

- Nhu cầu của toàn xã hội :

+ Phải phù hợp với chiến lược kinh tế

+ Hỗ trợ cho việc quản lý tốt

+ Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống

- Hỗ trợ tác nghiệp :

+ Cải tiến thông tin

+ Tăng chất lượng thông tin

+ Đưa ra các thông tin mới

- Nhu cầu của người sử dụng :

+ Thấy được hiệu quả tốt

+ Nhiều chức năng

+ Dễ sử dụng và dễ chấp nhận

-Yêu cầu kỹ thuật :

+ Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết

+ Tính đến tần xuất sử dụng

+ Độ phức tạp, độ chính xác

+ Độ tin cậy cao

+ Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu

Chương II : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN

LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU

TỈNH THÁI BÌNH

2.1 Mục đích của đề tài :

Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài người Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi Có lẽ không một lĩnh vực nào trong xã hội không cần đến thư viện Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên

Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt Tuy vậy hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không tránh được những sai sót nhầm lẫn Thực tế

hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản

lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép

Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT để

hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ độc giả

2.2 Khảo sát hệ thống cũ :

Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý

thư viện “Trường Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình”

Thư viện trường “Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” là một thư viện có quy mô lớn, so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trường .Trong năm 2004 này nhà trường đã trang bị cho thư viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của thư viện giành cho quản thư, ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí

Khi nói đến công tác quản lý thư viện, không thể không nói đến đội ngũ quản lý thư viện gồm 10 Quản thư và ban lãnh đạo thư viện Những người làm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội

dung phong phú, khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí

về nhà sử dụng Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiều nhu cầu của bạn đọc

Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả Đây là một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi thư viện nhà trường phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó

Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong

đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn Với số lượng sách báo lớn như thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý

tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý số lượng sách cũ còn tồn trong kho

Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ Và các thông tin này biết được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó

Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả

Thư viện gồm các phòng ban sau :

+ Ban giám đốc + Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật + Phòng phục vụ bạn đọc

- Phòng tìm tin : Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí

và các tư liệu khác theo thể loại Mỗi tư liệu trong thể loại đó được đánh mã tư liệu

- Phòng làm thẻ : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ Cho bạn đọc thoả mãn yêu cầu của thư viện

+ Phòng tổ chức và bảo quản kho

+ Phòng đóng sách + Phòng nghiệp vụ

Phòng nghiệp vụ

Phòng đóng sách

Phòng hành chính

Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể Để thực hiện tốt công việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải

hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý

b Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện :

Phiếu quản lý sách

Thư viện PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Trường THPT Năng khiếu TB Mã số sách

Tên sách

Tập Số trang

Số lượng Năm xuất bản

Mã nhà xuất bản Nhà xuất bản

Mã thể loại Thể loại

Mã tác giả Tác giả

Mã vị trí Vị trí Khu Kệ Ngăn

Chú ý : Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập

nhật danh mục sách vào thư viện

Nhận độc giả mới :

Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau:

Sau đó độc giả, sẽ được phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau : Thư viện PHIẾU ĐĂNG KÝ Trường THPT Năng khiếu TB Họ và tên Năm sinh

Lớp chuyên

Khối khoá học

Ngày đăng ký

Xác nhận của cơ quan Số

THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB THẺ BẠN ĐỌC Họ và tên

Lớp chuyên

Khối khoá học

Ngày đăng ký

Ngày Tháng Năm Trưởng phòng công tác bạn đọc

Quá trình mượn sách : Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó

Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn

PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ TV Số phiếu mượn

Họ tên

Lớp chuyên

Khối khoá học

Hình thức mượn

Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại

Ngày Tháng năm

THƯ VIỆN

TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí

Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày

Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau :

Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn

THƯ VIỆN

TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB

DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN

Ngày trả

Thư viện

Trường THPT Năng khiếu TB

GIẤY BÁO MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN

Đến hôm nay quá hạn

Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả

Và mang theo số tiền và để trả phí sách trễ hẹn

Báo cáo thống kê :Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc(độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lắm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau :

Trường THPT Năng khiếu TB

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH

Từ ngày Đến ngày

Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn

- Với nhân viên quản lý :

+ Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì

sẽ thực hiện như sau :

Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không Nếu không sẽ

bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc

có tư liệu đó không Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn đọc

+ Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không ?).Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ

từ chối

+ Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo đúng chức năng của từng phòng Ví dụ : Thống kê lượng sách trong thư viện : Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý

2.3 Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ

Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn có một số nhược điểm sau:

- Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến hành hoàn toàn thủ công

- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót

- Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc

- Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả

và cán bộ thư viện

- Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được

2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn:

Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật,

khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản

lý thư viện

+ Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản

lý thư viện sẽ mang lại :

- Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian cho các cán bộ thư viện

- Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanh chóng

- Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao

- Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện

+Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây:

- Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính

- Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với các công tác thủ công

- Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thư viện của một trường cấp III, nên hầu hết các em

còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình cho các em

Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một

hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống

Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THƯ VIỆN

Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau :

- Chức năng quản lý sách

- Chức năng quản lý độc giả

- Chức năng mượn trả

- Chức năng tra cứu tìm kiếm

- Chức năng thống kê, báo cáo

3.1.1 Chức năng quản lý sách gồm

- Nhập thông tin về sách

- Sửa thông tin về sách

- Huỷ thông tin về sách

- Thanh lý sách

* Giải thích:

Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan

đến sách như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để vào cơ sở dữ liệu

Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách

Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó

Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán, chuyển nhượng ) ra khỏi kho lưu trữ

3.1.2 Chức năng quản lý độc giả gồm

- Nhập các thông tin về độc giả

- Sửa thông tin về độc giả

- Huỷ thông tin về độc giả

*Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về

độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như : Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn

Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thông qua chức năng sửa độc giả

Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì

lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL

3.1.3 Chức năng quản lý mượn trả gồm

- Mượn sách

- Trả sách

- Xử lý quá hạn

*Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với

độc giả khi đến mượn hoặc trả sách

Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư viện kiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả ) Nếu hợp lệ độc giả sẽ được phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãn những điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chối Chức năng mượn trả cũng lưu qúa trình mượn trả của độc giả vào CSDL

Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửi đến độc giả yêu cầu trả sách Độc giả trả sách quá hạn

sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của thư viện Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lưu vào CSDL

3.1.4 Chức năng tra cứu gồm

- Tra cứu sách

- Tra cứu độc giả

- Tra cứu mượn trả

* Giải thích :

Chức năng này được ba phần :+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó

+ Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học

+ Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn trả của một độc giả

3.1.5 Chức năng thống kê gồm có :

- Thống kê sách

- Thống kê độc giả

- Thống kê trả mượn trả

*Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc

giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn

3.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:

TK

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

mượn/ trả

Quản lý mượn/ trả

Tra cứu sách

Tra cứu độc giả

Tra cứu độc giả

Tra cứu

TK sách

TK độc giả

TK độc giả

* Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là một loạt biểu đồ

diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây

* Đặc điểm của các BPC là :

- Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết

về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thường ở mức diễn tả lôgic)

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý

- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trước được Lúc đó ta thường dùng biểu đồ luồng dữ liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC

3.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU :

3.3.1 Dữ liệu vào ra của hệ thống

Hệ thống quản lý thư viện có các luồng dữ liệu vào ra như sau:

+ Dữ liệu gồm có :

- Thông tin về các đầu sách

- Thông tin về tác giả

- Thông tin về mượn sách

- Thông tin về trả sách

- Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo

+ Dữ liệu ra :

- Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả

- Thông báo quá hạn

- Các thông tin tra cứu được

- Các yêu cầu của thư viện

3.3.2 Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu :

* Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ

nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau :

- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào ?”

- Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô tả

- Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó

* * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng năm

loại yếu tố sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy được trình

tự thực hiện của chúng

<1> Các chức năng :

+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu

(Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo

ra một dữ liệu mới )

+ Biểu diễn : Một chức năng thường được biểu diễn (trong BLD)

bởi một hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó

Quản lý bạn đọc

Thống

kê sách

<2> Các luồng dữ liệu :

+ Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin

vào hay ra một chức năng nào đó

Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v v ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện ) Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng

Biểu diễn : Một luồng dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng một

mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao.VD

Tên độc giả

<3> Các kho dữ liệu :

+ Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc )

được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau

Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai

đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu

Tên kho dữ liệuTên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ VD

Độc giả

<4> Các đối tác.

+ Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm

mút) là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống

+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên

trong có tên các đối tác

Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD:

<5> Các tác nhân trong :

+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con

của hệ thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình

Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu

+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ

nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con)

Tên tác nhân

Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại

là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức Mỗi mức là một tập hợp các BLD :

Tên đối tác

3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :

Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong

đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống)

trao đổi các luồng thông tin với các đối tác

Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng

buộc của hệ thống Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống

trong mối quan hệ trước sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông

tin cho nhau

Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện bao gồm :

- Có hai tác nhân ngoài là :

+ Độc giả

+ Cán bộ quản lý

- Chức năng hệ thống : Quản lý thư viện

thông tin

thông tin, yêu cầu

TV báo cáo,thốngkê

3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh :

Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức

2,3,4, , mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, được thành lập như sau:

- Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng

dữ liệu BLD, ở mức dưới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải

thích), chức năng đó theo cách sau :

+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ;

Quản lý thư viện

+ Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhưng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ;

+ Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ

Trong biểu đồ này :

- Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn

- Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là : Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mượn trả ; Tra cứu tìm kiếm ; Thống kê- báo cáo

- Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý

sách

Quản lý mượn trả

Thống

Cán bộ quản lý Độc giả

3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Biểu đồ này phân rã các chức năng chính của biểu đồ mức đỉnh thành các chức năng nhỏ hơn Cụ thể như sau :

a Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách :

Cập nhật Sách thanh Thông tin đầu

* Giải thích:

Thông tin về sách được cập nhật và lưu trữ trong kho sách Nếu quá trình cập nhật bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin đầu sách cần sửa trong kho sữa chữa lại, sau khi sửa xong thì kết quả dữ liệu được trả về kho Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó

b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả

Độc giả

Nhập độc giả Nhập độc giả

*Giải thích : Thông tin về độc giả được cập nhật và lưu trữ vào kho

độc giả Nếu quá trình nhập bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin độc giả cần sửa từ kho và sữa chữa lại, sau khi trả xong lại trả thông tin về kho Khi cần huỷ thông tin một số độc giả, thì đối chiếu với dữ liệu độc giả

có trong kho và xoá bỏ toàn bộ thông tin về độc giả đó

c) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả :