MỤC LỤC
Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài người. Có lẽ không một lĩnh vực nào trong xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất.
Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên. Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không tránh được những sai sót nhầm lẫn.
Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ độc giả.
Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả. Đây là một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi thư viện nhà trường phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó. Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn.
Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ. Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả. Để thực hiện tốt công việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý.
Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó.
- Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót. - Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ..là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được. Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý thư viện.
Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống. Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để. Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách.
Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó. Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán, chuyển nhượng ..) ra khỏi kho lưu trữ. *Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như : Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn.
Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL. + Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học. + Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn trả của một độc giả.
*Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn. + Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình. Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó. b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả.
Phần tích và thiết kế hệ thống – Thầy Nguyễn Văn Ba (nhà xuất bản quốc gia hà nội 2003).