Phân tích công việc tại công ty cổ phần PV INCONESS

Phân tích công việc là nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định các điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng của người lao động để thực hiện tốt công việc.Phân tích công việc tại công ty cổ phần PV INCONESS

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Đề tài: Phân tích công việc tại công ty cổ phần PV INCONESS

MỤC LỤC

PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

1.1. Khái niệm

Phân tích công việc là nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định cácđiều kiện tiến hành, các nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

và các phẩm chất, kỹ năng của người lao động để thực hiện tốt công việc

1.2. Tác dụng của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc

- Phân tích các đặc điểm kỹ năng của phân tích công việc và chỉ ra loại nhâncông cần thiết để thiết để thực hiện công việc đó một cách hoàn hảo

- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, hoàn thiện, lựa chọn và hoàn thiện côngtác tổ chức bố trí nhân viên Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kếhoạch cho các chương trình đào tạo lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyểncông tác cho nhân viên

- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xác định công việc và làm cơ sở choviệc xác định tiền lương

- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàncho người lao động

1.3. Các hình thức phân tích công việc

- Phân tích nhiệm vụ:

Phân tích nhiệm vụ nhằm trả lời câu hỏi: “ cái gì” sẽ được thực hiện Phân tíchnhiệm vụ là xác định mỗi nhiệm vụ được thực hiện và như thế nào và làm thế nào

để tất cả những nhiệm vụ riêng lẻ đó phối hợp với nhau trong một công việc

- Phân tích nhân công:

Phân tích nhân công là xác định ai sẽ thực hiện công việc đó Chính xáchơn,công nhân đó cần có những phẩm chất như thế nào và với những khả năngnhư thế thì nó sẽ đáp ứng công việc như thế nào

- Phân tích môi trường:

Phân tích môi trường là phân tích các điều kiện vật lý của công việc trong sản xuấthoặc dịch vụ và các điều kiện về môi trường làm việc

1.4. Trình tự phân tích công việc

Gồm 6 bước:

Bước 1: xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc.

Bước 2: thu thập các thông tin cơ bản dựa trên cơ sở sơ đồ tổ chức

Bước 3: lựa chọn các vị trí đặc trưng và điểm then chốt để thực hiện công việc

nhằm làm giảm thời gian càng tiết kiệm chi phí

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thập thông tin

Bước 5: kiểm tra xác định tính chính xác của thông tin

Bước 6: xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.

1.5. Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê những chức năng, nhiệm vụ các mốiquan hệ trong công việc và các điều kiện làm việc yêu cầu kiểm tra, giám sát cáctiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc

Bản mô tả công việc cần được viết bằng ngôn ngữ đơn giản đế tất cả mọi nhânviên đều có thể hiểu và tránh được sự hiểu nhầm yêu cầu trong bản mô tả côngviệc

- Nội dung của bản mô tả công việc:

• Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận hayđịa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người dướiquyền…

• Tóm tắt công việc: tóm tắt một cách chính xác về các nhiêm vụ và tráchnhiệm thực hiện công việc

• Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: Mối quan hệ giữa người thựchiện công việc với người khác trong cơ quan

• Chức năng,nhiệm vụ trong thực hiện công việc: liệt ke từng chức năng,nhiệm vụ chính, giải thích các công việc việc cụ thể cần thực hiện trongnhiệm vụ đó

• Quyền của người thực hiện công việc: nên xác định rõ quyền hạn hay phạm

vi quyền hành của các quyết định về mặt tài chính và nhân sự

• Tiêu chuẩn thực hiện công việc: chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạtđược các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cầnthực hiện

• Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, thời gian làmviệc, điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm…

- Trình tự của lập bản mô tả công việc: 4 bước

Bước 1: lập kế hoạchBước 2: thu thập thông tinBước 3: phác thảo bản mô tả công việcBước 4: phê chuẩn bản mô tả công việc

1.6 Các phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng Trong mỗi tình huống, cán bộphân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kếthợp m ột vài phương pháp khác nhau Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phươngpháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụngmột trong các phương pháp sau đây:

 Bản câu hỏi

Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việc thiết

kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụthể Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động cótrách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn

Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theophương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thờigian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người laođộng khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau Thông tin thu thập có thể dễdàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trênphần mềm máy tính

Nhưng việc thiết kế bản câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí Một bảncâu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích côngviệc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được

bị hạn chế, không sâu sắc Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy

đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tinthu được có độ chính xác không cao

Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tinquan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết Các câu hỏi đượcthiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn

 Phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiếnhành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát,quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan

đến công việc cần điều tra Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi

Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm

hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc(nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn)

Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn

có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn

 Quan sát

Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếuquan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việccủa người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tinnhư: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làmviệc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…

Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những côngviệc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bênngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được

Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ,phong phú, sát với thực tế công việc Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thuđược dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người đượcquan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thểdẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễthực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việckhông biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…

 Tự ghi chép

Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lạinhững thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với nhữngmục đã được thiết kế sẵn

Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực

tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian Nhưng độ chính xác củathông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép,quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán

 Ghi chép các sự kiện quan trọng

“Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thựchiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những người laođộng làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thể khái quát lại và phân loại cácđặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”(1)

Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc vàbản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên,tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau Nhưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép,khái quát và phân loại các hành vi Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình.Việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn

 Hội thảo chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận

về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, amhiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trựctiếp các bộ phận, phòng, ban…

Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tincho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đíchphân tích công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian

PHẦN 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY

2.1.Giới thiệu về công ty PV INCONESS

 Gíới thiệu chủ đầu tư

Tên Công ty: Công ty cổ phần đầu tư PV-INCONESS

Tên viết tắt: PV-INCONESS.,CORP

Tên tiếng Anh: PV-INCONESS INVESTMENT CORPORATION

ĐKKD số: 0102294528 (Sở Kế hoạch & Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 15/6/2007,đăng ký thay đổi lần 8 ngày 26/12/2013)

Đại diện theo pháp luật : NGUYỄN VĂN DU – Chủ tịch Hội đồng quản trị

Vốn điều lệ: 691.236.000.000 VND

Trụ sở công ty: Thôn 4B xã Đông Sơn, thị xã Tam Điệp, Ninh Bình

Ngành nghề kinh doanh của PV-INCONESS

PV-INCONESS hoạt động trong 25 lĩnh vực kinh doanh khác nhau, trong đó cáclĩnh vực có thế mạnh là:

- Tư vấn đầu tư, quản lý doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính)

- Dịch vụ sở hữu công nghiệp và quyền tác giả (không bao gồm tư vấn pháp luật) ;

- Kinh doanh bất động sản ( không bao gồm dịch vụ môi giới và tư vấn về giá đất);

- Xây dựng và chuyển giao công nghệ sân Golf và các dịch vụ sân Golf đạt tiêuchuẩn quốc tế;

- Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm trong nước và quốc tế;

- Dịch vụ nhận uỷ thác đầu tư (không bao gồm nhận uỷ thác đầu tư tài chính);

- Kinh doanh nhà, công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu đô thị,khu công nghiệp, khu chế xuất;

- Dịch vụ môi giới đầu tư, thương mại, xuất nhập khẩu;

- Hoàn thiện, lắp đặt điện, nước, trang thiết bị cho các công trình xây dựng;

- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35 Kv;

- Kinh doanh, khai thác các loại khoáng sản (trừ các loại khoáng sản nhà nướccấm);

- Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội ngoại thất;

- Nuôi trồng, chế biến hàng nông, lâm, thuỷ, hải sản;

- Sản xuất, buôn bán các loại rượu, bia, nước giải khát, đồ uống có gas, bánh kẹo

 Sơ đồ tổ chức của công ty

điều hành trực tiếp điều hành gián tiếp _ _ _ kiểm tra, giám sát

2.2.Cách thức tiến hành phân tích công việc

a) Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS được thực hiện theo

cách thức sau đây:

• Tổng Giám đốc Công ty PV-INCONESS đã chỉ đạo cho phòng Tổ chức Nhân sựphối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích côngviệc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạngiữa những người lao động làm các công việc khác nhau, để giúp cho người laođộng hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì

• Các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng

sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực củaphòng, ban mình; một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc cùng ngườilao động trong phòng, ban mình từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết vănbản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ

• Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc/nhiệm vụ,văn bản này có thể được đưa cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp.Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này

• Các Trưởng phòng, ban giao bản phân công việc/nhiệm vụ cho phòng Tổ chứcNhân sự; sau đó phòng Tổ chức nhân sự trình Tổng Giám đốc Công ty

duyệt Sau khi được Tổng Giám đốc thông qua, bản phân công công việc/nhiệmđược gửi tới các phòng, ban và lưu lại tại tổ chức nhân sự

b) Ưu điểm, nhược điểm của công ty trong phân tích công việc

• Ưu điểm:

Người chịu trách nhiệm thực hiện phân tích công việc là các Trưởng phòng, bankhi đó các thông tin trong văn bản phân tích công việc đảm bảo chính xác, đầy đủ

và sát thực hơn, tiết kiệm thời gian

• Nhược điểm: Công ty chưa có trình tự phân tích công việc hợp lý cụ thể là:Các Trưởng phòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân

sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như:lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay

kỹ năng viết văn bản phân tích công việc Công ty cũng không có sự đào tạo,phòng Tổ chức Nhân sự không có hướng dẫn cho các Trưởng phòng, ban về phântích công việc

- Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thôngtin, và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng

- Các Trưởng phòng, ban viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựavào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin

từ người lao động, nếu có cũng chỉ là những cuộc nói chuyện, thảo luận ngắnmang tính không chính thức với người lao động

Bản phân công công việc/nhiệm vụ được viết cho các Trưởng, Phó phòng, ban vàcác tổ mà không phân tích cho từng người lao động là hợp lý, việc này giúp Công

ty tiết kiệm thời gian và chi phí Vì một tổ gồm những người lao động có cùngchức danh công việc, nên có thể coi phân tích công việc tại Công ty đã được tiếnhành cho từng chức danh công việc

- Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốc duyệt bảnphân công công việc/nhiệm vụ cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn Nói chung, đây là lần đầu tiên Công ty thực hiện công tác phân tích công việcnhưng đã không tiến hành xây dựng một quy trình chuẩn cho phân tích công việc.Cách thức phân tích công việc mà Công ty đã thực hiện là chưa hợp lý, còn thiếunhiều hoạt động quan trọng của phân tích công việc, có những hoạt động chỉ mangtính hình thức và chưa chính quy

2.3 Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty

Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc/nhiệm vụcho Trưởng, Phó phòng, ban các tổ trong các phòng, ban

Bản phân công công việc/nhiệm vụ của Công ty là nêu ra những nhiệm vụ, tráchnhiệm mà người lao động phải thực hiện

Phần phân công công việc cho tổ IT và Hành chính Điện nước:

Quản trị nhân lực

VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc

Căn cứ Công văn số: 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc Kiện toàn bộmáy các phòng chức năng;

Căn cứ Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp

Trên cơ sở đó Văn phòng Tổng hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công

ra các tổ sau:

9 Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ

- Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản

lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản

lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mụcđích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục

vụ công việc để cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì khôngđược sao chụp trừ khi có chỉ thị trực tiếp của Tổng Giám đốc;

- Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách ITphải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữliệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật

về việc quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệcho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố;phối hợp với các phòng, ban để lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến kếhoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty;

- Quản lý trang Web của Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trangWeb: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường để tạo

sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Webbằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trangWeb thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty;

- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy