SKKN Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) để tạo ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM KHAI THÁC DỊCH VỤ HỘP THƯ ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ (GMAIL) TẠO RA KÊNH ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Ở TRƯỜNG THPT LÊ QUÝ ĐÔN 1. Đặt vấn đề: - Thông tin là huyết mạch của quản lí. Không có thông tin không thể tồn tại hoạt động quản lí bởi suy cho cùng, chức năng quan trọng bậc nhất của quản lí là ra quyết định để điều hành tập thể thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra theo tầm nhìn mà nhà quản lí hoạch định - Một trong những đặc trưng của thông tin là tính hai chiều. Một thông tin xác thực phải đảm bảo hai chiều. Thông tin trong nhà trường hiện nay chủ yếu được truyền đi bởi các kênh: thứ nhất, qua các phương tiện trực quan ở các bảng, biển ; thứ hai là trong các cuộc họp ; thứ ba là qua các văn bản tác nghiệp. Thông tin chiều ngược lại cũng chủ yếu qua các kênh ấy. Không thể phủ nhận hiệu quả tác động của chúng trong quá trình quản lí nhà trường. - Tuy vậy, thực hiện các kênh thông tin truyền thống bộc lộ nhiều nhược điểm: thời gian dành cho hội họp còn nhiều ; văn bản điều hành của nhà trường in ấn khá tốn kém ; quan hệ công tác trực diện chưa được cải tiến ; nhận và phản hồi thông tin còn mang tính thủ công. Vì thế chúng tôi chọn đề tài “Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) để tạo ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn”. - Dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail.com) có nhiều chức năng. Đề tài này chỉ giới hạn khai thác việc gởi nhận thư điện tử, từ đó khai thác chức năng chuyển nhận thông tin từ trường đến các thành viên và ngược lại. 3. Cơ sở lý luận: - Ngày 07/01/2008 Bộ GD-ĐT thông báo kết luận của Phó Thủ tướng, Bộ trưởng Bộ GD-ĐT Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp Ban Chỉ đạo Công nghệ thông tin (CNTT), Bộ GD-ĐT. Theo đó, 2008-2009 là năm học CNTT, năm học có ý nghĩa thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong các cơ sở GD-ĐT. - Đây là một nhiệm vụ trọng tâm, rất quan trọng, rất có ý nghĩa và sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo. - Cần rà soát và có kế hoạch xoá điểm trắng, vùng lõm về Internet, CNTT (là những nơi đang còn rất yếu kém về ứng dụng CNTT trong ngành), cho từng cấp học, từng đối tượng, dứt điểm việc kết nối Internet ở các vùng sâu, vùng xa, miền núi và hải đảo. (Số tư liệu: 679/TB-BGDĐT – Website Bộ GD&ĐT) - Ngay đầu năm học 2007 - 2008, thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng điện tử từ Bộ GD&ĐT đến các sở GD&ĐT, các trường. Triển khai tin học hoá quản lí đến từng trường phổ thông, cung cấp mã số thẻ học sinh thống nhất toàn quốc, cung cấp học bạ điện tử cho học sinh. - Tăng cường việc tổ chức họp, hội nghị và giảng dạy qua mạng để tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại, ăn ở. - Bộ GD&ĐT phát động lấy năm học 2008-2009 sẽ là năm học Công nghệ thông tin. Vì vậy, trong năm học 2007-2008 Triển khai hệ thống thông tin quản lí cấp phòng, sở và Bộ một cách thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm… (Số tư liệu: 9584/BGDĐT-CNTT– Website Bộ GD&ĐT) Ứng dụng CNTT trong các cơ sở giáo dục và đào tạo đã được ngành xác định, đề tài này chỉ ứng dụng một nội dung có tính chất cơ bản như đã nói ở trên. 4.Cơ sở thực tiễn: - Hiện nay, website của Sở GD&ĐT Quảng Nam (quangnam.edu.vn) có kênh điều hành tác nghiệp. Những năm qua, kênh này đã có tác dụng rất lớn trong việc cải cách hành chánh, tiết kiệm thời gian và kinh phí, đảm bảo thông tin 2 chiều từ cơ quan quản lí nhà nước về giáo dục đến các cơ sở giáo dục. Tuy nhiên, password của các đơn vị trực thuộc được dùng chung. Ban giám hiệu, văn thư, giáo vụ … đều dùng mật khẩu chung, bởi các văn bản chỉ đạo từ Sở chủ yếu là “tác nghiệp”, không upload những thông tin bí mật. - Đa số cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường đều đã có địa chỉ e-mail cho nhu cầu riêng tư của mình, nghĩa là đã biết cách sử dụng hộp thư điện tử, biết “chat”, biết truy cập internet. - Hộp thư điện tử không xa lạ với nhiều người trong xã hội, nhất là giới trẻ. Kênh điều hành tác nghiệp của Trường THPT Lê Quý Đôn được hình thành trên cơ sở gợi ý từ kênh điều hành tác nghiệp của Sở đồng thời khắc phục những hạn chế về tính bảo mật nhất là sử dụng để duyệt đề kiểm tra (sẽ được nói ở phần sau). 5. Nội dung nghiên cứu: 5.1. Tạo cho mỗi thành viên trong nhà trường có một tài khoản (username) và một mật khẩu (password) tại dịch vụ hộp thư điện tử gmail.com: Đây là hình ảnh tại website của Trường THPT Lê Quý Đôn, giới thiệu địa chỉ mail của CB-GV-NV. 5.1.1 Tại sao phải chọn dịch vụ gmail.com mà không là yahoo.com? + Xin xem mẫu chuyện sau đây: Từ mẩu đối thoại…trong phòng hội đồng - Sao không lập địa chỉ mail cho vui ? - Lập để làm chi, có ai gởi thư cho mình đâu ? - Thì bạn bè…hoặc ai đó muốn gởi. - Lên lớp cái đã. Cũng hai cô giáo ấy. - Bày cho mình lập địa chỉ mail với ? - Sao ? - Vào trang web Bài giảng Bạch Kim, thấy nhiều giáo án điện tử soạn trên Power Point hay quá nhưng hắn biểu đăng kí thành viên và phải có địa chỉ mail hắn mới chịu. - À ra thế ! Thì ra thế. Chỉ một chút, một cá thể riêng biệt, một nickname không trùng với một ai trên thế giới ảo đã hình thành. Nhưng trong hộp thư vẫn trống rỗng. In box chỉ có bức thư tự động của dịch vụ yahoo hoặc gmail gởi đến. Hi (chào) rồi Welcome. Oai thật. Hắn chào mình. … Đến ý tưởng hình thành kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT ra đời. Khi đề nghị các thầy cô giáo gởi cho nhà trường địa chỉ thư điện tử thử nghiệm thì nhận được những nickname hơi lạ: tuan9779@yahoo.com.vn rồi hoaluulylqd@yahoo.com . Nhà trường chỉ có một thầy tên Tuấn nhưng người gởi là cô giáo. Trường có nhiều cô tên đẹp: Hồng Nhung, Kim Liên, Hoa Lài, Trúc Đào… nhưng không có ai tên hoa lưu ly cả. Chịu. Làm sao nhớ nỗi. Cũng thông cảm. Vì khi đăng kí dịch vụ yahoo khó có thể được một nickname như ý. Từ đó nhà trường mới nghĩ đến dịch vụ gmail, một dịch vụ khó tính nhưng cũng dễ chịu. Khó tính ở chỗ tại một quán Net chỉ có thể đăng ký 10 nickname. Trường có 70 thầy cô giáo, phải đến những 5,6 quán Net…, dễ chịu ở chỗ có được nick name nghiêm túc, rõ ràng, vừa ý. (Bài viết của tác giả Từ website của trường tại địa chỉ: ischoolnet.qti21.com/lequydon) + Đến nay, tất cả CB-GV-NV đều đã có địa chỉ mới (địa chỉ trước đây dùng cho việc riêng tư), rõ ràng tên, họ. Tất cả đều có phần chung lqd@gmail.com còn họ tên ở phía trước: ngdinhtienlqd@gmail.com, vovanbinhlqd@gmail.com, quyloclqd@gmail.com v.v… 5.1.2 Cách tạo một username và một password cho cá nhân: + Gõ gmail.com tại địa chỉ tìm kiếm web. Màn hình như trên sẽ hiện ra. + Chọn tên người dùng sao cho dễ nhận ra khi giao tiếp, có từ khóa. Ví dụ “lqd” trong các địa chỉ trên. + Đặt mật khẩu ban đầu: 8 kí tự. Sau đó người dùng sẽ thay đổi mật khẩu để bảo mật thông tin. (Xem phụ lục 1: CÁCH TẠO HỘP THƯ CÁ NHÂN BẰNG GMAIL) 5.1.3. Tạo ra các Group người dùng theo nhiệm vụ, chức năng: - Group Tổ trưởng, tổ phó - Group Giáo viên chủ nhiệm. - Group Giáo viên bộ môn. - Group Tổ HC - QT. - Các Group khác… Tùy theo nội dung cần gởi, thông tin sẽ được chuyển đến tất cả đối tượng trong Group cùng một lúc. Group Giáo viên bộ môn là group có nhiều thành viên nhất. Hình ảnh các Group tronh HTĐT của trường 5.2. Nội dung chuyển đến các thành viên trong nhà trường: Dưới đây là hình ảnh trang chính hộp thư điện tử của cô giáo Hồ Vi Nữ Diệu Minh (dieuminhlqd@gmail.com), giáo viên bộ môn tiếng Anh, tổ trưởng tổ Ngoại ngữ. Quan sát sẽ thấy trong hộp thư đã nhận những chủ đề gì: 5.2.1: Kế hoạch KTHK2, Lịch duyệt đề KTHK2, Phân công coi thi HK2-07-08 5.2.2: Mẫu Báo cáo tại Hội nghi đổi mới PPDH và thực hiện Chương trình tự chọn ; Mẫu danh sách HSG, Mẫu Giáo viên ra đề kiểm tra. 5.2.3: Đề kiểm tra ………… Như vậy, có thể thấy, mọi thông tin từ nhà trường đã chuyển đến giáo viên bao gồm: - Các loại văn bản: nhằm cung cấp cho mọi giáo viên đầy đủ thông tin về một kế hoạch nào đóm những người cùng thực hiện với mình, đạt được sự kịp thời, không gián tiếp qua Tổ trưởng, ở mọi nơi mọi lúc khi truy cập internet. - Các loại biểu mẫu: đây thực sự là tiện ích đã mang lại hiệu quả đáng kể. Biểu mẫu được tải về, điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, rồi chuyển đi để báo cáo. - Duyệt đề kiểm tra học kỳ của Ban giám hiệu theo quy định: Duyệt đề kiểm tra học kỳ 1 qua hộp thư điện tử Người ta từ lâu đã từng trao đổi thông tin, sẻ chia tình cảm cho nhau qua các dịch vụ thư điện tử. Ngoài thư điện tử, ngày nay còn biết bao nhiêu hình thức khác nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều. Nhưng nói đến chuyện duyệt đề kiểm tra thông qua hình thức nói trên chắc ít ai nghĩ đến. Thực tế, ở Trường THPT Lê Quý Đôn, năm học này, Ban Giám hiệu đã duyệt đề như thế. Thử hình dung. Giáo viên ngồi ở nhà, chuyển đề. Chốc lát, đề đã đến đúng địa chỉ người nhận. Đề duyệt xong chuyển trở lại người nhận. Điều chỉnh, in sao. Đề đã duyệt được BGH quản lí ngay từ lúc này. Thật tiện lợi, thật tiết kiệm. Duyệt đề không chỉ là duyệt nội dung. Còn rất nhiều yêu cầu khác nữa theo định hướng chung của nhà trường. Lại thử hình dung, người duyệt đề ngồi trước vô vàn trang giấy, ngồn ngộn thông tin, thẩm định từng ý, từng câu, từng kí hiệu, biểu bảng… vất vả vô cùng. Vất vả đấy nhưng bớt nhọc nhằn nhờ ngồi trước máy, Công việc có thể dở dang rồi lại tiếp tục ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào. Tất cả đều bí mật trong cái USB nhỏ bé. Nói là nói như thế. Ban Giám hiệu đã có lịch kiểm tra, lịch duyệt đề (thời gian nhận và thời gian phản hồi) gởi đến giáo viên và đưa lên website của trường nên công việc không phải dồn vào một lúc. Tất cả đều diễn ra hết sức suông sẻ và rất an toàn. (Bài viết của tác giả Từ website của trường tại địa chỉ: ischoolnet.qti21.com/lequydon) Có thể nói, đây là lần đầu tiên, trường học đầu tiên dám làm và đã thực hiện việc duyệt đề qua mạng. Yêu cầu bảo mật thuộc về kỹ thuật, thuộc về sự cẩn trọng và sử dụng thuần thục dịch vụ của mỗi giáo viên. Sẽ thực sự tiết kiệm khi 32 đề kiểm tra và đáp án được duyệt trong mỗi học kỳ mà không hề mất 1 tờ giáy A4 (!) Hình ảnh hộp thư của 1 thành viên BGH nhận đề để duyệt 5.3. Các thông tin khác: - Báo cáo Thư viện, Thiết bị - Gởi thiệp chúc Tết, thiệp mừng sinh nhật… tạo được cảm giác ấm áp, tươi vui trong tập thể. - Nhận được những góp ý, những dòng tâm sự, giãi bày với nhà trường nhiều khi khó nói trực tiếp. 6. Kết quả: Qua 1 năm thực hiện, có thể thấy được kết quả cụ thể như sau: - Mọi thành viên đều đã có địa chỉ hộp thư điện tử, biết truy cập internet – mục tiêu mềm đã đề ra từ năm học 2006-2007, biết nhận và gởi văn bản, biết đăng ký làm thành viên của các website để sưu tầm bài giảng điện tử, tư liệu giảng dạy, tìm kiếm thông tin - Giảm đáng kể thời gian hội họp, giảm rất nhiều thời gian tổng hợp tư liệu, báo cáo so với văn bản trên giấy. [...]... kiệm đáng kể kinh phí in ấn - Tạo được phong thái làm việc mới: khoa học, công nghiệp - Kích thích GV đầu tư phương tiện truy cập tại gia đình và nhà trường trang bị phương tiện truy cập cho GV chưa có điều kiện đầu tư - Không khí làm việc khẩn trương, trao đổi kinh nghiệm tại trường diễn ra thư ng xuyên 7 Kết luận: - Việc tạo ra cho mình một thư điện tử để giao tiếp là hết sức bình thư ng, dễ dàng nhưng... nhưng nên sử dụng địch vụ gmail để được bảo mật tốt hơn, vừa có được username vừa ý - Mỗi nhà trường nên chủ động tạo ra địa chỉ ban đầu cho tất cả mọi người Có như thế, chỉ trong thời gian ngắn, chỉ và ngày là đã có đầy đủ địa chỉ cho mọi người - Ban đầu nên gởi cho GV những thông tin bình thư ng, kiểm tra và giúp đỡ GV sử dụng - Kiểm tra tính bảo mật để gởi – nhận đề kiểm tra đã duyệt 8 Đề nghị:... Cơ sở lý luận: 4.Cơ sở thực tiễn: 5 Nội dung nghiên cứu: 5.1 Tạo tài khoản (username) và một mật khẩu (password) 5.1.1 Tại sao phải chọn dịch vụ gmail.com? 5.1.2 Cách tạo một username và một password cho cá nhân 5.1.3 Tạo ra các Group người dùng theo nhiệm vụ, chức năng 5.2 Nội dung chuyển đến các thành viên trong nhà trường: 5.2.1: Các loại văn bản 5.2.2: Các loại biểu mẫu 5.2.3: Duyệt đề kiểm tra... - Muốn thành công phải triển khai cùng một lúc, cho tất cả mọi người - Nhà trường cần dành một số máy tính có kết nối internet cho GV có thể thực hiện tại trường ; khuyến khích GV đã có máy tính thì nối mạng (miễn phí hòa mạng, chi phí láp đặt, thiết bị… chỉ thu phí thuê bao và sử dụng trên dưới 50.000đ) - Năm học 2008-2009 sẽ có kế hoạch hướng dẫn các tổ trưởng quản lí thông tin của các thành viên... 2008-2009 sẽ có kế hoạch hướng dẫn các tổ trưởng quản lí thông tin của các thành viên trong tổ để thấy được đây là kênh đièu hành đa cấp”: từ trường đến tổ - từ trường đến giáo viên – từ tổ đến giáo viên 9 Phần phụ lục: Cách thay đổi mật khẩu trong hòm thư Gmail: Để thay đổi password, trước hết bạn cần đăng nhập vào hòm thư Gmail của mình, Sau đó, hãy click vào phần Account Settings và chọn My Account Tiếp... người sử dụng chọn ô password trong phần Edit Personal Info Lúc này, giao diện của hòm thư sẽ xuất hiện Bạn hãy nhập mật khẩu đang sử dụng vào ô Current password và nhập mật khẩu mới tại ô New password & Repeat password Cuối cùng, bạn kết thúc bằng việc click vào nút Save new password Bây giờ, bạn sẽ truy cập vào hòm thư của mình bằng mật khẩu mới 10 Tài liệu tham khảo: - Website của Bộ GD&ĐT: http://www.moet.gov.vn/?page=9.6 . đề tài Khai thác dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail. com) để tạo ra kênh điều hành tác nghiệp ở trường THPT Lê Quý Đôn . - Dịch vụ hộp thư điện tử miễn phí (gmail. com) có nhiều chức năng SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM KHAI THÁC DỊCH VỤ HỘP THƯ ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ (GMAIL) TẠO RA KÊNH ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Ở TRƯỜNG THPT LÊ QUÝ ĐÔN 1. Đặt vấn đề: - Thông tin là. dụng hộp thư điện tử, biết “chat”, biết truy cập internet. - Hộp thư điện tử không xa lạ với nhiều người trong xã hội, nhất là giới trẻ. Kênh điều hành tác nghiệp của Trường THPT Lê Quý Đôn