Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 1: Giới thiệu về dự án và quản lý dự

• Chương 1: Giới thiệu về dự án & quản lý dự án Mục đích Chương • Cung cấp khái niệm tổng quát về: – – – – Dự án Quản lý dự án Quản lý dự án bối cảnh doanh nghiệp Khái niệm chu kỳ phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle – SDLC) Vì quản lý dự án quan trọng? • Dự án IT: – Là dự án sử dụng phần cứng, phần mềm, mạng để tạo sản phẩm, dịch vụ hay kết • Ví dụ dự án IT: – Thay 10 máy tính cho phòng kinh doanh – Bổ sung chức cho phần mềm kế toán doanh nghiệp – Xây dựng hệ thống IT để nâng cao suất nhân viên quan hệ khách hàng – Phát triển web site để quản lý cung cấp nguyên vật tư – Phát triển hệ thống để thảo luận phát triển tiêu chuẩn bảo vệ mơi trường Vì quản lý dự án quan trọng? • Quản lý dự án: • Là nỗ lực thực đoạn thời gian để tạo sản phẩm, dịch vụ hay kết Vì quản lý dự án quan trọng? • Sự thật: • 16% dự án IT thành công (đạt mục tiêu giới hạn thời gian, ngân sách) • 31% dự án phải bị hủy bỏ chưa đạt đến điểm kết thúc • 84% dự án thất bại hay thách thức khó vượt qua • 45% sản phẩm dự án hồn tất khơng thể sử dụng (Chaos Report 1995 of Standish Group) Vì quản lý dự án quan trọng? • Lý thất bại: Quản lý dự án không tốt – – – – – Lập kế hoạch dự án không tốt Không liên tục cập nhật kế hoạch Sự phối hợp nhóm Sự kiểm sốt tiến đợ, chất lượng cơng việc … Vì quản lý dự án quan trọng? • Quản lý dự án tốt giúp: – – – – – – – – – Kiểm soát tốt tài nguyên vật chất, nhân lực tài chánh Cải thiện quan hệ với khách hàng Thời gian phát triển hệ thống giảm Chi phí thấp cải thiện suất Chất lượng cao độ tin cậy cải thiện Lợi nhuận biên tăng lên Sự phối hợp nội tốt Ảnh hưởng tích cực đến việc đạt mục tiêu chiến lược Đạo đức nhân viên tăng lên Vì quản lý dự án quan trọng? • Các thuộc tính dự án IT: – Một mục tiêu – Một khung thời gian xác định – Dự án phát triển theo phương thức chi tiết hóa dần: • Khởi đầu với ý tưởng, kết thúc với sản phẩm cụ thể • Kế hoạch ban đầu cập nhật chi tiết theo trình phát triển dự án – Bao gồm nhiều dạng nguồn lực khác nhau: • Con người (IT, phịng chức khác) • Phần cứng • Phần mềm – Có khách hàng hay nhà tài trợ cụ thể – Bao gồm yếu tố bất định (mục tiêu, ước lượng thời gian, chi phí, nguồn lực, yếu tố mơi trường) Vì quản lý dự án quan trọng? • Khung tri thức & kỹ để quản lý dự án Lập kế hoạch cho dự án • Bao gồm: Điều gì làm? Khi kết thúc? Chi phí cho việc thực điều đó? Các nguồn tài nguyên cần thiết để triển khai dự án (con người, chất lượng, trang thiết bị, phần mềm mua ngoài)? – Các rủi ro dự án? Khả xảy ra? Nguồn tài nguyên để ngăn ngừa và khắc phục rủi ro? – – – – Kế hoạch triển khai dự án Lập kế hoạch cho dự án • Thảo luận nhóm & lớp: • Các kế hoạch dự án IT mà bạn thực hiện: – – – – Các thành phần kế hoạch Cách thức xây dựng kế hoạch Sự thành công kế hoạch Nguyên nhân Các vai trò quản lý dự án • Có ba vai trò quan trọng: – Nhà quản lý dự án (Project Manager – PM) – Việc quản lý dự án (Project Management) – Đội dự án (Project Team) Các vai trò quản lý dự án Cấu trúc tổ chức đơn vị IT tiêu biểu Các vai trò quản lý dự án • Nhà quản lý dự án: – Giao tiếp với nhóm khác kể khách hàng & nhà quản lý để triển khai dự án – Giao tiếp với nhà kỹ thuật dự án – Hỗ trợ hay trực tiếp phát triển kế hoạch dự án – Đánh giá tính khả thi dự án – Quản lý hay nhiều dự án – Kiểm sốt tiến đợ dự án (phân bổ/ tái phân bổ tài nguyên dự án) – Kiểm soát ngân sách dự án – Kiểm sốt chất lượng nội dung cơng việc Các vai trò quản lý dự án Vai trò nhà quản lý dự án • Chịu trách nhiệm dự án è Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt dự án • Quản lý mối quan hệ bên dự án • Duy trì cân giữa: - Quản lý dự án - Kỹ thuật dự án • Chịu trách nhiệm rủi ro trình quản lý dự án Các vai trò quản lý dự án VỊ TRÍ CỦA NHÀ QLDA TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ QLDA Cost Parent Organization (Tổ chức Mẹ) Relations Time Project Team (Tổ Dự án) Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA) Quality Các vai trò quản lý dự án Các kỹ nhà quản lý dự án Kỹ quản lý thời gian & lập tiến độ Kỹ lập ngân sách Kỹ kỹ thuật Kỹ lãnh đạo Kỹ tiếp thị ký hợp đồng với khách hàng Kỹ thương lượng Kỹ quan hệ người quản lý nguồn lực Kỹ truyền đạt Các vai trò quản lý dự án • Đội dự án: – Chun viên phân tích hệ thống (Systems Analyst): • Làm việc với end users để xác định tính khả thi hệ thống • Thiết lập phạm vi dự án, yêu cầu, thiết kế và tài liệu khác • Tham gia triển khai, kiểm tra (test) và chuyển giao hệ thống cho khách hàng – Lập trình viên: • Chuyển đổi đặc trưng hệ thống chuyên viên phân tích hệ thống trao cho thành chương trình làm việc hay hệ thống hồn chỉnh Các vai trò quản lý dự án • Đội dự án: – Người dùng cuối: Là chuyên viên thực nhiệm vụ cụ thể (kế toán, tiếp thị…) • Làm việc với chun viên phân tích hệ thống để thiết lập nhu cầu hệ thống, và ghi lại yêu cầu • Tham gia kiểm tra hệ thống trình triển khai – Các chuyên viên khác: • • • • Chuyên viên đảm bảo chất lượng QA Chuyên viên quản lý tài liệu Chuyên viên soạn thảo cẩm nang, tài liệu … Văn phòng dự án (Project Management Office) Sự trao đổi truyền thông về tài liệu, kinh nghiệm và chuẩn mực thực hành dự án, chương trình, portfolio Văn phịng dự án (Project Management Office) • Chức PMO: – Tập hợp, tổ chức tích hợp liệu dự án – Xây dựng template cho tài liệu dự án – Xác định và trì tiêu chuẩn (standard) trình liên quan đến quản lý dự án doanh nghiệp – Quản lý project portfolio (các dự án/nhóm dự án chiến lược) – Phát triển phối hợp đào tạo chủ đề khác quản lý dự án – Tiêu chuẩn hóa và khai thác lại tiêu chuẩn tài liệu đã có để quản lý dự án – Phát triển nghề nghiệp cho nhà quản lý dự án doanh nghiệp – Cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án – Hỗ trợ nhà quản lý dự án việc quản lý dự án hay nhiều dự án khác Mô hình trưởng thành quản lý dự án Quản lý dự án IT • Bài tập: – Thảo luận nhóm hay lớp điểm sau: • Nhà quản lý dự án IT: Các đặc điểm, lực quản lý dự án IT • Đội dự án IT: Tổ chức, quản lý… • Các q trình quản lý dự án IT • Mức độ ảnh hưởng yếu tố đến thành công hay thất bại dự án IT ... thành quản lý dự án Quản lý dự án IT • Bài tập: – Thảo luận nhóm hay lớp điểm sau: • Nhà quản lý dự án IT: Các đặc điểm, lực quản lý dự án IT • Đội dự án IT: Tổ chức, quản lý? ?? • Các q trình quản. .. tin dự án Quản lý rủi ro dự án Xác định, phân tích đáp ứng với rủi ro dự án Quản lý cung cấp cho dự án Quản lý việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ từ bên ngồi vào bên dự án Quản lý tích hợp dự án. .. đã có để quản lý dự án – Phát triển nghề nghiệp cho nhà quản lý dự án doanh nghiệp – Cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án – Hỗ trợ nhà quản lý dự án việc quản lý dự án hay nhiều dự án khác