excell và cấc công thức tính toán trong excell

2.1 Khái niệm tệp Excel (WorkBook): tệp chứa các bảng tính trong đó có tối đa 255 bảng tính (Sheet); ) Ta có thể mở nhiều tệp cùng một lúc, mỗi tệp có cửa sổ riêng. Không nên mở quá nhiều tệp vì nó sẽ chiếm nhiều bộ nhớ làm máy tính chạy chậm. ) Số lượng mặc định các Sheet có thể xác định bằng cách vào Tools, Option, General, Sheet in New Workbook.

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

2.1 Khái niệm tệp Excel (WorkBook): tệp chứa các bảng tính trong đó có tối đa 255 bảng tính (Sheet);

*) Ta có thể mở nhiều tệp cùng một lúc, mỗi tệp có cửa

sổ riêng Không nên mở quá nhiều tệp vì nó sẽ chiếm nhiều bộ nhớ làm máy tính chạy chậm.

*) Số lượng mặc định các Sheet có thể xác định bằng cách vào Tools, Option, General, Sheet in New Workbook.

2.2 Làm việc với bảng tính

2.2.1 Khái niệm bảng tính

Bảng tính là đối tượng làm việc của người sử dụng, bao gồm các hàng, các cột, các ô.

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

2.2.2 Đặc trưng của bảng tính là có chức năng

COPY CÔNG THỨC: Công thức chỉ cần lập một lần cho một ô sau đó sao chép cho các ô khác (để chuột

ở góc dưới bên phải của ô khi xuất hiện dấu chữ thập đen thì nhấn chuột và di đi các ô khác)

2.2.3 Các loại địa chỉ

*) Địa chỉ tương đối là những địa chỉ mà nó có thể

thay đổi khi xử lý hoặc copy công thức Cách viết

<Cột><Dòng>, A3;

*) Địa chỉ tuyệt đối là nhưng địa chỉ không thay đổi,

<$Cột><$Dòng>,$A$2; Sau khi gõ địa chỉ nhấn F4.

*) Địa chỉ hỗn hợp: Có thể cố định cột hoặc cố định hàng

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

2.2.4 Các kiểu dữ liệu

Excel có nhiều kiểu dữ liệu: Số, ngày tháng, chuỗi

ký tự (text), tiền tệ,…

 Một ô chỉ có thể có một kiểu dữ liệu:

 Số: một dãy các số, mặc định được căn phải

 Chuỗi ký tự: dãy các ký tự, mặc định được căn trái

 Ngày tháng: nhập ngày tháng bình thường, dấu phân cách là / hoặc –

 Công thức: các phép toán, các hàm bắt đầu bằng dấu = VD: =A3+B4

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

a) Dữ liệu kiểu TEXT là dạng dữ liệu tổng quát của

văn bản;

*) Hiển thị: Nếu độ dài của xâu ký tự <=độ rộng của ô thì hiện bình thường, Nếu lớn hơn thì sẽ tràn sang ô bên cạnh khi ô bên cạnh rỗng, sẽ bị che khuất khi ô bên cạnh không rỗng Khi đó

phải điều chỉnh độ rộng của ô.

*) Toán tử: Chỉ có một toán tử ghép &

“Abc”&”CDE” ta được “AbcCDE”

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

b) Dữ liệu kiểu số: thể hiện bằng các con số, số

âm, số dương, số thập phân,số phần trăm,…

*) Hiển thị : Nếu chiều dài lớn hơn độ rộng cột thì hiển thị #### hoặc dưới dạng số khoa học 1.54E+12;

*) Các toán tử: Cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^), phần trăm (%)

Các số sẽ được canh bằng bên phải

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

c) Dữ liệu kiểu ngày tháng năm, thời gian

*) Quy ước nhập: Phải nhập đúng cách mặc định của hệ thống Ví dụ cần nhập 16/08/2005

*) Tóan tử: {Năm}-{Năm},{Ngày} -{Ngày},

{Giờ}-{Giờ}, {Ngày}+/-{Số}, {Giờ}+/-{Số}

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

d) Dữ liệu kiểu Logic: Chỉ có một trong 2 giá trị True (Đúng) hoặc False (Sai)

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

3.8 Làm việc với nhiều bảng tính

f) Làm việc với nhiều bảng tính

[<Tên tệp>]<Tên bảng>!<Địa chỉ ô/vùng>

Vd: Cho dữ liệu của tháng 1, tháng 2, tháng 3

Sử dụng Consilidate tạo tệp ThquyI từ 3 tháng

Chương 2: Làm việc với tệp Excel

2.2.17 Định dạng cho ô/ vùng

 Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng

 Click chuột phải rồi chọn Format Cells hoặc Vào Format, Cells

*) Mục Number cho phép định dạng kiểu số,

kiểu tiền, kiểu ngày tháng, thời gian, phần trăm,

… Nếu nhấn vào Custom ta có thể cài đặt các

kiểu dữ liệu mới

*) Mục Font cho phép chọn các loại font chữ khi hập dữ liệu dạng văn bản

2.3 Công thức trong Excel

 Công thức được ví như là trụ cột của bảng

2.4 Toán tử trong Excel

 Toán tử số: (xếp theo thứ tự ưu tiên)

2.5 Nhập công thức vào bảng tính

*) Công thức bắt đầu bằng dấu =

*) Công thức là sự kết hợp giữa các hằng số,

dữ liệu trong các ô, các hàm, các toán tử

Nếu dữ liệu là dạng ký tự thì phải đặt trong cặp ngoặc kép

VD: =IF(A3>=15,”Đỗ”,”Trượt”)

*) Có thể gõ địa chỉ của ô hoặc dùng chuột để chọn ô, vùng muốn sử dụng trong công thức

2.6 Các báo lỗi thường gặp

 #DIV/0: Trong công thức có phép toán chia cho không (zero).

 #NUM: Các con số trong công thức không hợp lý.

 #REF: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại hoặc đã bị xoá.

 #VALUE: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu, như cộng trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm cho kết quả trở nên vô nghĩa.

 #Name : Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý hoặc nhập dữ liệu dạng chuỗi không để trong dấu nháy đôi.

Chương 3: Hàm trong Excel

 Cú pháp chung khi viết hàm

=<tên hàm>([đối số])

 <tên hàm> được sử dụng theo quy ước của Excel

 [đối số] có thể có hoặc không Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng nhau

 Một hàm có thể có nhiều đối số Mỗi đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;)phụ thuộc vào cách đặt ngầm định của từng máy

=IF(A3>15,”Đỗ”,”Trượt”)

hoặc =IF(A3<15,”Trượt”,”Đỗ”)

Các nhóm hàm trong Excel

Tìm hàm tự động nhấn nút Fx hoặc vào Insert,

Function Ở search a function gõ hàm cần tìm, OK.

Nhóm hàm số

 ROUND(<BtN1>,<BtN2>)

 Hàm làm tròn số của BtN1, số lượng chữ số thập phân được xác định bằng BT N2

= ROUND(156.2364,2)  {kết quả = 156.24}

 SQRT(<BtN>)

 Hàm lấy căn bậc hai của BtN (BtN >=0)

=SQRT(16)  {kết quả = 4}

Nhóm hàm thống kê

 FREQUENCY(Data_array, Bin_array) Cho biết số lần xuất hiện của các số trong Data_array, khoảng phân bố nằm trong Bin_array

- Lập vùng giá trị của Bin_array,

3.3 Nhóm hàm đối với xâu ký tự

 LEFT(chuỗi, số ký tự muốn lấy)

 Lấy các ký tự phía bên trái của chuỗi

=LEFT(“Trần Bình Minh ”,4)  {kết quả=“Trần”}

 RIGHT(chuỗi, số ký tự muốn lấy)

 Lấy các ký tự phía bên phải của chuỗi

=RIGHT(“Trần Bình Minh”,4)  {kết quả=“Minh”}

 MID(chuỗi,vị trí bắt đầu lấy,số ký tự lấy)

 Lấy các ký tự ở giữa chuỗi, tính từ vị trí bắt đầu.

=MID(“Trần Bình Minh”,6,4) {kết quả=“Bình”}

 FIND(<BtC1>,<BtC2>,[<BtN>]) Cho biết vị trí của BtC1 trong BtC2 Nếu có chỉ thị BtN thì việc xác định bắt đầu từ vị trí BtN.

Nhóm hàm đối với xâu ký tự

Đổi ký tự đầu mỗi từ thành chữ in (trừ các ký tự thuần Việt)

=PROPER(“hưng yên”)  {kết quả =“Hưng Yên”}

 TRIM(chuỗi)

Cắt bỏ các ký tự trống ở đầu và cuối chuỗi

=TRIM(“ Hà Nội “)  {kết quả=“Hà Nội”}

Nhóm hàm đối với xâu ký tự

ở vị trí BtN được thay thế.

Substitute(“Kinh Te Thi Truong”,”T”,”t”,2)=> “Kinh Te thi Truong”.

 REPLACE(<BtC1>,<BtN1>,<BtN2>,<BtC2>) thay thế xâu

ký tự trong <BtC1> bằng <BtC2> bắt đầu từ vị trí <BtN1>,

số lượng ký tự thay thế được xác định bằng BtN2.

3.4 Nhóm hàm điều kiện

 IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

 Cho giá trị 1 nếu điều kiện đúng, cho giá trị 2 nếu điều kiện sai

 COUNTIF(vùng dữ liệu,điều kiện)

 Đếm các ô thỏa mãn điều kiện trong vùng

Nhóm hàm tìm kiếm

 HLOOKUP(x,vùng tham chiếu,n,0)

 x: Giá trị cần tìm

 Vùng tìm kiếm: Vùng dữ liệu dùng để tìm kiếm

3.8 NHÓM CÁC HÀM KINH TẾ

3.8.1 Các hàm tính khấu hao tài sản

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư3.8.3 Các hàm chứng khoán

3.8.1 Các hàm khấu hao tài sản

1 Hàm DB (Declining Balance)

Tính khấu hao của một tài sản theo phương pháp kết

số giảm đều theo một mức cố định trong một

khoảng thời gian xác định

DB(cost, salvage,life,period,month) Cost: gía trị gốc của tài sản

Salvage: giá trị còn lại của tài sản

Life: tổng số chu kỳ sử dụng tài sản

Period: chu kỳ mà ta muốn tính khấu hao (phải

cùng đơn vị với Life)

Month: Số tháng sử dụng tài sản trong năm đầu

3.8.1 Các hàm khấu hao tài sản

2 Hàm DDB (Double-Declining Balance)

Tính khấu hao của một tài sản theo phương pháp kết số giảm nhanh kép (suất khấu hao là 200%) hoặc 1 số tỷ suất khác trong một khoảng thời gian xác định.

DDB(Cost, Salvage,Life,Period,Factor)

Cost: gía trị gốc của tài sản

Salvage: giá trị còn lại của tài sản

Life: tổng số chu kỳ sử dụng tài sản

Period: chu kỳ mà ta muốn tính khấu hao (phải cùng

đơn vị với Life).

Factor: hệ số giảm kết toán Nếu không ghi thì ngầm định là 2.

3.8.1 Các hàm khấu hao tài sản

3 Hàm SYD (Sum-of-Year’s Digits

Depreciation)

Tính khấu hao một tài sản cố định trong một khoảng thời gian xác định

SYD(cost,salvage,life,per) Cost: gía trị gốc của tài sản

Salvage: giá trị còn lại của tài sản

Life: tổng số chu kỳ sử dụng tài sản

Period: chu kỳ mà ta muốn tính khấu hao

3.8.1 Các hàm khấu hao tài sản

4 Hàm SLN (Straight-line)

Tính khấu hao tài sản theo tỷ lệ khấu hao trải đều trong một khoảng thời gian xác định

SLN(cost,salvage,life)Cost: gía trị gốc của tài sản

Salvage: giá trị còn lại của tài sản

Life: tổng số chu kỳ sử dụng tài sản

3.8.1 Các hàm khấu hao tài sản

5 Hàm VDB (variable declining balance)

Tính khấu hao tài sản cho bất kỳ chu kỳ nào mà ta chỉ định, kể cả từng phần của chu kỳ dùng phương pháp kết toán kép hay phương pháp nào mà ta chỉ định.

VDB(cost,salvage,life,start_per,end_per,faCpor)

star_per: chu kỳ bắt đầu tính khấu hao

end_per: chu kỳ kết thúc tính khấu hao

faCpor: giá trị suất khấu hao

No switch: là giá trị logic chỉ định có chuyển sang

khấu hao đều hay không khi khấu hao lớn hơn kết quả tính theo DB Nếu là T thì không, F thì có.

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

1 Hàm FV (Future Value)

Tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư

FV(rate,nper,pmt,pv,type)

rate: lãi suất mỗi chu kỳ

nper: tổng số chu kỳ phải trả tiền

pmt: số tiền phải nộp trong mỗi chu kỳ (dấu âm)pv: giá trị hiện tại (dấu âm)

type: bằng 0 nếu trả cuối kỳ, 1 - đầu kỳ

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

2 Hàm FVSCHEDULE

Tính giá trị tương lai của một vốn đầu tư với dẫy lãi suất thay đổi

FVSCHEDULE(principal,schedule) principal: Giá trị hiện tại

schedule: dẫy các lãi suất được áp dụng

schedule là dãy các lãi suất rate1,rate2, ,rate n

FVSCHEDULE=Principal*(1+rate1)*(1+rate2)

* * (1+rate n)

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

3 Hàm NPV (Net Present Value)

Tính giá trị hiện tại ròng của một dự án đầu tư

NPV(rate,value1,value2, ) rate: tỷ lệ chiết khấu trong giai đoạn đầu tư

value1: giá trị của vốn đầu tư (dấu âm)

value2, value3, : giá trị các khoản thu (dấu dương) hoặc chi (dấu âm)

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

4 Hàm IRR (Interal Rate of Return)

Tính tỷ lệ hoàn vốn nội bộ của một dự án đầu tư (tỷ

lệ mà tại đó NPV=0)

IRR(Value,Guess) Value: Dãy dòng tiền tương ứng với bảng thu (dấu

dương) chi (dấu âm)

Guess: là một số mà ta dự đoán gần với kết quả của hàm IRR Trong nhiều trường hợp ta không cần cho giá trị của Guess, khi đó nó được mặc định là 10%

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

5 Hàm NPER (Number of Period)

Tính tổng số chu kỳ cho một đầu tư dựa trên lãi

suất, giá trị hiện tại, giá trị tương lai và số tiền thanh toán cố định cho mỗi chu kỳ

NPER(rate,pmt,pv,fv,type)rate: lãi suất trên chu kỳ

pmt: số tiền thanh toán cố định cho mỗi chu kỳ,

không thay đổi trong năm

pv: giá trị hiện tại

fv: giá trị tương lai

type: bằng 0 – trả cuối kỳ, bằng 1 – trả đầu kỳ

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

6 Hàm PMT

Tính tiền trả định kỳ cho một khoản trợ cấp dựa trên tiền trả cố định và lãi suất cố định

PMT(rate,nper,pv,fv,type) rate: lãi suất trên một chu kỳ

nper: tổng số lần trả tiền

pv: giá trị hiện tại

fv: giá trị tương lai Nếu để trống thì ngầm định là 0 type: bằng 0 – trả cuối kỳ, bằng 1 – trả đầu kỳ

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

nper: tổng số lần trả tiền

pv: giá trị hiện tại

fv: giá trị tương lai.Nếu để trống thì ngầm định là 0 type: bằng 0 – trả cuối kỳ, bằng 1– trả đầu kỳ

3.8.2 Các hàm tính hiệu quả vốn đầu tư

8 Hàm IPMT

IPMT(rate,per,nper,pv,fv,type)

Tính lãi trong một chu kỳ của một khoản vay dựa trên số chu kỳ, tiền trả và lãi suất cố định9} Hàm RATE

Hàm RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)

Tính lãi suất theo chu kỳ của một khoản vay với số tiền trả cố định

3.8.3 Các hàm chứng khoán

Chứng khoán (tiếng Anh là Stocks, tiếng Pháp là Titres) là một giá trị động sản (Security) biểu hiện quyền của các hội viên hay của những người cho vay dài hạn Các chứng khoán có đặc tính là có thể chuyển nhượng trên một thị trường gọi là thị trường chứng khoán (người

có chứng khoán có thể bán lại cho người có tiền muốn mua)

3.8.3 Các hàm chứng khoán

Các tham số sử dụng trong các hàm chứng khoán

Issue: Ngày phát hành là ngày mà ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng phát hành chứng khoán (Ngày phát hành được ghi trên chứng khoán)

Maturity: Ngày tới hạn là ngày đến thời hạn thanh

toán của chứng khoán, người mua đến Cty Đông đô

để nhận lại tiền cả gốc lẫn lãi

Settlement: Ngày thanh toán của chứng khoán là ngày người mua chứng khoán thực hiện thanh toán (trả tiền) cho nơi phát hành chứng khoán

*) 3: Actual/365;

*) 4: European 30/360

3.8.3 Các hàm chứng khoán

 Trong MS Excel người ta sử dụng ngày theo

một dẫy số để tính toán Người ta quy định dẫy

số bắt đầu từ ngày 01/01/19}00 là số 1 Khi đó ngày 01/01/2008 sẽ là 39}448 tại vì ngày này

cách ngày 01/01/19}00 là 39}448 ngày

 Chứng khoán được đầu tư hết là chứng khoán được phát hành theo vốn pháp định và bán hết

số lượng đã phát hành

Chương IV Đồ thị - Biểu đồ trong EXcel

 Nhập tiêu đề của đồ thị (biểu đồ) ở mục Chart tiles, tiêu đề cho trục hoành ở mục Category (X) axis và trục tung ở mục Value (Y) axis

Vẽ biểu đồ theo hàng

Vẽ biểu đồ theo cột

Tiêu đề Tên biểu đồ

Tiêu đề

trục X

Tiêu đề trục Y

Đồ thị – Biểu đồ trong Excel

4.2 Hiệu chỉnh

Mở rộng hoặc thu nhỏ đồ thị: Dùng chuột kéo tại các điểm ở các cạnh

Soạn thảo tiếng Việt cho các tiêu đề:

+ Nháy đúp chuột vào các tiêu đề

+ Chọn font tiếng Việt

Nháy chuột phải tại đồ thị:

+ Chart type: Chọn kiểu đồ thị

Format Data Series:

- Nháy chuột phải tại từng thành phần trong đồ thị\ Format \ Hiệu chỉnh

Chương V.Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin5.1 Khái niệm: CSDL là tập hợp các thông tin

được tổ chức và lưu trữ theo một cấu trúc thống nhất nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác

cung cấp thông tin cho nhiều người dùng với

mục đích khác nhau

Trong Excel CSDL được tổ chức dưới dạng một bảng có ít nhất 1 cột và 2 dòng Dòng đầu chứa tên các trường (field), các dòng chứa giá trị của các bản ghi (record)

dòng trống, cột trống Cần tách CSDL với các phần khác trong bảng tính bằng các dòng trống, cột trống

Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin

b) Sắp theo nhiều trường: Dùng Data,Sort

+ Để trỏ chuột vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu

Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin

Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin

5.3 Lọc dữ liệu

5.3.1 Lọc tự động: AUTO FILTER

- Thao tác:

+ Để con trỏ chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính

+ Data\ Filter\ AutoFilter\

*) Lọc các đối tượng cụ thể: Nháy chuột vào biểu

tượng hình tam giác\ Chọn

*) Lọc các đối tượng có giá trị thoả mãn điều kiện

thuộc một khoảng: Nháy chuột vào biểu tượng hình tam giác\ Custom \

Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin

Hiện lại toàn bộ dữ liệu ban đầu:

+ Cách 1: Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu\ Data\

Filter\ AutoFilter\ Show all

+ Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng hình tam

giác\ All

- Bỏ chế độ lọc: Đặt con trỏ trong vùng dữ liệu\

Data\ Filter\ bỏ dánh dấu AutoFilter

- Chú ý: Sau khi lọc ra các đối tượng thoả mãn điều

kiện phải sao chép dữ liệu ra vùng khác để lưu trữ

Cơ sở dữ liệu và kết xuất thông tin

5.3.2 Lọc với vùng điều kiện: ADVANCED FILTER + Tạo vùng điều kiện: Copy các tên trường và dữ liệu + Để trỏ chuột vào ô bất kỳ trong bảng dữ lệu

+ Data\ Filter\ Advanced Filter\

* Filter the list, in place: Lọc ngay trong bảng

* Copy to another location: Copy sang chỗ khác

* List range:Vùng dữ liệu cần lọc

* Criteria range: Vùng tiêu chuẩn lọc

* Unique record only: Nếu có nhiều bản ghi giống nhau thoả mãn điều kiện thì cho kết quả là bản ghi thứ nhất trong nhóm.