xây dựng hệ thống quản lý kho hàng ở Sunflower

Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại LỜI CẢM ƠN. Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại Học Thương Mại chúng em đã được tiếp cận và trang bị cho mình về lí luận và các học thuyết kinh tế và các kiến thức về công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và thương mại điện tử. Do thời gian có hạn cho nên em chọn đề tài là phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho dược phẩm của Công ty Cổ Phần Đầu Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Tế THÀNH AN. Mặt khác do hạn chế về trình độ và kinh nghiệm nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong bài. Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm đóng góp của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với thầy cô trong bộ môn tin học căn bản đã truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập. Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thạc sỹ Đinh Thị Hà – người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành bài khóa luận này. Và cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tới các anh chị ở Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và DV Quốc Tế THÀNH AN đã hỗ trợ em trong quá trình thực tập tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày … tháng … năm 2013. Sinh viên thực hiện Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại MỤC LỤC Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin 5 Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ. Hình 2.1: mô hình hệ thống thông tin…………………………………… 5 Hình 2.2: mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin………………….7 Hình 2.3: doanh thu lợi nhuận 3 năm gần đây…………………………….17 Hình 2.4: các thiết bị phần cứng………………………………………… 20 Hình 3.1: sơ đồ phân cấp chức năng…………………………………… 27. Hình 3.2: sơ đồ ngữ cảnh hệ thống……………………………………… 28 Hình 3.3: sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Hình 3.4: sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “ quản lý hàng nhập”. Hình 3.5: sơ đồ luông dữ liệu mức đỉnh của chức năng “quản lý hàng xuất”. Hình 3.6: sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của chức năng “báo cáo”. Hình 3.7: mô hình quan hệ thực thể (ER). Hình 3.8: mô hình quan hệ. Hình 3.9: giao diện menu chính. Hình 3.10: form đăng nhập. Hình 3.11: giao diện tìm kiếm. Hình 3.12: giao diện danh mục biệt dược. Hình 3.13: giao diện danh mục loại biệt dược. Hình 3.14: giao diện danh mục các hoạt chất. Hình 3.15: giáo diện danh sách các nước sản xuất. Hình 3.16: giao diện danh sách nhà cung cấp. Hình 3.17: giao diện hóa đơn nhập. Hình 3.18: giao diện báo cáo hóa đơn nhập. Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại Hình 3.19: giao diện hóa đơn xuất. Hình 3.20: giao diện báo cáo háo đơn xuất. Bảng 2.1danh sách các thành viên góp vốn chính Bảng 3.1: bảng khách hàng. Bảng 3.2: bảng biệt dược. Bảng 3.3: bảng loại biệt dược. Bảng 3.4: bảng hoạt chất. Bảng 3.5: bảng nước sản xuất. Bảng 3.6: bảng nhà cung cấp. Bảng 3.7: bảng hóa đơn nhập. Bảng 3.8: bảng hóa đơn xuất. Bảng 3.9: bảng chi tiết hóa đơn nhập. Bảng 3.10: bảng chi tiết hóa đơn xuất. Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT : công nghệ thông tin. HTTT: hệ thống thông tin. TMĐT: thương mại điện tử. TM: thương mại CP: cổ phần. Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp hàng đầu đối với những quốc gia phát triển trên thế giới, công nghệ thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển. Hiện nay các doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thương mại, sản xuất thì vai trò của tin học và quản lý thông tin bằng tin học lại càng có ý nghĩa đặc biệt. Nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh và phát triển. Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ quốc tế Thành An với chức năng chính là cung cấp thuốc cho các bệnh viện, phòng thuốc tư nhân…. Với hệ thống tổ chức cũng như cung cấp thuốc ngày càng rộng khắp, việc quản lý hàng hóa nhập vào và xuất ra giúp cho nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh trong hiện tại cũng như tương lai. Công ty còn có nhiều thiếu xót trong việc kiểm soát cũng như các thông tin thuốc hiện còn, hay thuốc hết hạn. việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành một hệ quản lý rõ ràng. Hiện nay thì công ty chỉ mới quản lý hàng hóa trên Exel gây khó khăn trong công tác phân loại, cập nhật, kiểm soát thông tin hàng hóa. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho nhằm kiểm soát và đưa ra các thông tin phục vụ cho nhà quản trị ra quyết định là vấn đề cấp thiết. Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý kho hàng nên qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần đầu tư thương maị và dịch vụ quốc tế Thành An, được tìm hiểu về quy trình quản lý hàng hóa tại kho của Công ty em quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho dược phẩm của công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ quốc tế Thành An”. Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý hàng hóa, cũng như phân tích ưu nhược điểm của hệ thống nhằm nâng cao quá trình quản lý cũng như cung cấp các thông tin nhanh chóng hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà SV: Nguyễn Thị Mai 1 Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại 1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Công tác quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp là một vấn đề có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý kho nên đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Sau đây là công trình nghiên cứu liên quan. Báo cáo đồ án tốt nghiệp “ xây dựng hệ thống quản lý kho hàng ở Sunflower” tác giả Bùi Sơn Tùng Khoa CNTT đại học Dân Lập Hải Phòng. Hệ thống được xây dựng cũng đã đáp ứng, giải quyết các vấn đề về nhập, xuất, thanh toán và báo cáo cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định phát triển kinh doanh. Trước hết việc lựa chọn một hệ thống thông tin quản lý kho phù hợp không phải là dẽ dàng. Hệ thống không chỉ phải đáp ứng tốt việc nhập, xuất hàng hóa mà nó còn phải phù hợp với từng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống cần được xây dựng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp với mức chi phí phù hợp. Hệ thống được xây dựng thì tạo nên được một kho dữ liệu đồ sộ, luôn cập nhật về thông tin hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp khai thác được gì từ những dữ liệu ấy , do vậy những bản báo cáo thông tin là rất cần thiết và hữu ích, nó cho biết những gì từ những dữ liệu đầu vào, cung cấp các thông tin cần thiết giúp định hướng các cách giải quyết cho nhà quản trị. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý kho và phân tích, thiết kế hệ thống - Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý kho tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ quốc tế Thành An. - Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ quốc tế Thành An. - Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý kho tại công ty cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ quốc tế Thành An. 1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Quy trình quản lý kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Tế THÀNH AN. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà SV: Nguyễn Thị Mai 2 Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho. Trên cơ sở thực tiễn tiến hành nghiên cứu tại bộ phận kho của công ty CP Đầu Tư Thương Mại và DV Quốc Tế THÀNH AN để nắm bắt các yêu cầu thực tế đặt ra. Về mặt thời gian: do hệ thống được xây dựng mới hoàn toàn nên cần phải có sự nghiên cứu hoạt động quản lý kho trong những năm gần đây. 1.5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu. - Phương pháp quan sát trực tiếp. - Phương pháp điều tra, phỏng vấn. - Phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp 1.6. Kết cấu khóa luận Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Tế THÀNH AN. Phần 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho dược phẩm cho Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại và Dịch Vụ Quốc Tế THÀNH AN GVHD: Th.S Đinh Thị Hà SV: Nguyễn Thị Mai 3 Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO DƯỢC PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ QUỐC TẾ THÀNH AN. 2.1. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 2.1.1. Một số khái niệm cơ bản Theo Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.  Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài.  Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: + Hệ tác nghiệp: Gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra. + Hệ quản lý: Gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống.  Hệ thống thông tin (information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình: + Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ. + Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS): Một hệ thống thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. + Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định. + Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh. GVHD: Th.S Đinh Thị Hà SV: Nguyễn Thị Mai 4 Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Thạc Bình Cường Trong hệ thống thông tin các yếu tố đầu vào (Input) của hệ thống gắn liền với việc thu thập dữ liệu đưa vào hệ thống xử lý. Quá trình xử lý (Proccessing) gắn liền với quá trình biến đổi đầu vào thành đầu ra (Output) và được chuyển đến đích (Destination) hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý kho: Là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến hàng hóa trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, các thông tin do hệ thống mang lại giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời. 2.1.2. Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin  Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quy trình: gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng xác lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. + Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: • Khảo sát hệ thống đang làm gì • Đưa ra đánh giá về hiện trạng • Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. • Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo • Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác + Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: • Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống • Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống GVHD: Th.S Đinh Thị Hà SV: Nguyễn Thị Mai 5 [...]... có nối mạng và hệ thống Wifi nhưng số nhân viên sử dụng mạng và máy tính vẫn chưa đạt được hiệu quả Các phần mềm hỗ trợ mới chỉ dừng lại ở hỗ trợ quản lý hoạt động, quản lý nhân sự Nguồn nhân lực chưa được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ ứng dụng CNTT, HTTT HTTT quản lý kho chưa được xây dựng gây kho khăn cho công việc quản lý hàng hóa, cung cấp... dạng, yêu cầu cần được quản lý tránh thất thoát trong quá trình vận chuyển cũng như lưu kho Vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho của công ty để nâng cao các vấn đề kiểm tra và kiểm soát thông tin giúp nhà quản trị ra quyết định Hệ thống xây dựng phải đáp ứng được các yêu cầu sau - Quản lý hàng hóa (Quản lý kho dược phẩm) +Quản lý thuốc (Bao gồm các... Công ty đã sử dụng một số hệ thống quản lý như: HTTT quản lý nhân sự và tiền lương hỗ trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định đúng đắn về việc trả lương và phân phối tiền thưởng cho người lao động hợp lý, công bằng và đúng pháp luật Tự động hóa trong quản lý và thanh toán lương hàng tháng cho nhân viên kịp thời HTTT quản lý tài chính – kế toán:... các bộ phận quản lý dược phẩm sẽ tiến hành theo dõi và kiểm soát chất lượng dược phẩm, tiến hành loại bỏ những dược phẩm không đạt chất lượng hay hết hạn sử dụng Hệ thống thực hiện lưu trữ, quản lý các hóa đơn nhập\ xuất dược phẩm để phục vụ cho việc thống kê kiểm soát định kỳ 3.1.2 Định hướng xây dựng hệ thống Bài toán được xây dựng theo hướng... thuốc mới + Theo dõi quá trình nhập, xuất thuốc hàng ngày -Giá nhập, bán: Theo dõi giá hàng hóa nhập, bán tăng (giảm) trong quá trình nhập - Hệ thống báo cáo: Thông tin các hàng hóa nhập mới, hàng hóa xuất nhiều trong kỳ, hàng tồn kho, hàng hết hạn sử dụng PHẦN 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO DƯỢC PHẨM CHO CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG... tin về hàng hóa giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh Thiếu tính linh hoạt trong các quá trình nhập kho và xuất kho, các hoạt động trong kiểm soát hàng tồn, hàng hết hạn còn nhiều hạn chế Thông tin thống kê, báo cáo hàng hóa đưa lên ban giám đốc còn chưa kịp thời thiếu tính chủ động trong kinh doanh Do vậy cần phải xây dựng hệ thống thông... Nguyễn Thị Mai Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý hàng nhập Hình 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “ quản lý hàng nhập” Quản lý hàng xuất Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “ quản lý hàng xuất” GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 25 SV: Nguyễn Thị Mai Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương... tích yêu cầu bài toán Cơ cấu quản lý dược phẩm của công ty gồm có bộ phận quản lý về dược phẩm và bộ phận quản lý về tiền nhập\xuất dược phẩm GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 21 SV: Nguyễn Thị Mai Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại Trên cơ sở số lượng dược phẩm hiện có, bộ phận quản lý dược phẩm sẽ lưu trữ, cập nhật, quản lý các thông tin về dược phẩm... xuất hàng khi có yêu cầu của khách hàng Luồng dữ liệu vào: thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng Luồng dữ liệu ra: hóa đơn xuất hàng đã được lập Kho dữ liệu: danh mục hóa đơn xuất hàng g Phích xử lý logic sửa hóa đơn xuất hàng Tên tiến trình: Sửa hóa đơn xuất hàng Tiến trình: 2.2 Mô tả: sửa thông tin hóa đơn bị sai khi có yêu cầu của khách hàng. .. định của Nhà nước Bộ phận quản lý kho: Có nhiệm vụ nhập và xuất hàng hóa Quản lý các thông tin về hàng bán, hàng nhập báo cáo các thông tin loại thuốc nào được đặt hàng nhiều, GVHD: Th.S Đinh Thị Hà 15 SV: Nguyễn Thị Mai Khóa luận tốt nghiệp Đại học thương mại thuốc nào ít để cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh thúc đẩy bán hàng Đưa tông tin cho bộ phận . đồ án tốt nghiệp “ xây dựng hệ thống quản lý kho hàng ở Sunflower tác giả Bùi Sơn Tùng Khoa CNTT đại học Dân Lập Hải Phòng. Hệ thống được xây dựng cũng đã đáp ứng,. cứu Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến xây dựng một hệ thống thông tin quản lý kho. Trên cơ sở thực tiễn tiến hành nghiên cứu tại bộ phận kho của công ty CP Đầu Tư Thương Mại. nước. Bộ phận quản lý kho: Có nhiệm vụ nhập và xuất hàng hóa. Quản lý các thông tin về hàng bán, hàng nhập báo cáo các thông tin loại thuốc nào được đặt hàng nhiều,