Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự

Lời Mở Đầu Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và phức tạp. Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên một vấn đề cấp thiết cần giải quyết. Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó. Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong lĩnh vực mà tin học tin học thâm nhập vào sâu và thu đợc những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề nh kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng nh vi mô. Nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đợc nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết nh phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của công ty FPT Đối với các công ty,các trờng đại học, các phần mềm viết riêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc trng riêng cũng là một nhu cầu không thể thiếu đợc. Trờng Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong trờng. Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chơng trình quản lý nhân sự của trờng nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện. Hệ chơng trình Quản Lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau: + Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán .). + Quản lý các thông tin về khen thởng (Tên, mã cán bộ .). + Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ .). + Đa ra các thông tin cần tra cứu nh tra cứu mã cán bộ, họ tên cán bộ . + Đa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lơng . www.ThuVienTaiLieu.com 1 + Đa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau. Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chơng trình đợc xây dựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access đợc chọn vì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trờng Windows, thân thiện với ngời sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn đợc những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt. Mặc dù rất cố gắng, nhng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình. Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không đợc học ở trờng cũng nh những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong đợc sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện chơng trình. www.ThuVienTaiLieu.com 2 Chơng I: Tổng quan của đề tài I. Một số khái niệm về quản lý Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp . nó đóng vai trò quan trọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp. Với trào lu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trờng làm cho luồng khối lợng thông tin trở nên quá lớn điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phơng diện. Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thờng dựa trên kinh nghiệm và trực giác của ngời lãnh đạo và quản lý. Nhng ngày nay đứng trớc nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý với phơng pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian. Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo của các nhà quản lý. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong thực tế hiện nay để hoàn thành đợc nhiệm vụ chính trị kinh doanh . đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho thấy có phơng tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết. II. Mục đích của đề tài: Việc xây dựng chơng trình "Quản lý nhân sự" của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích nh sau: - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của trờng. Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau: + Xây dựng hệ thống chơng trình lu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. www.ThuVienTaiLieu.com 3 + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. + Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng chức vụ. + Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo. Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lu trữ những thông tin về cán bộ của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác. Chơng trình cho phép lu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý. III. Cơ sở của đề tài Dựa trên cơ sở chủ yếu sau: - Những yêu cầu cụ thể về công việc của ngời quản lý của từng phòng ban của trờng. - Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý nhân sự đợc gần gũi với tin học. IV. Biện pháp thực hiện Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng nh về tài chính. Thông thờng việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng nh thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức năng, cách thức kiểm tra . không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các bộ phận có liên quan. Chơng trình đợc thiết kế trên môi trờng Access, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới hiện nay. Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm khác thì nó có nhiều u điểm vợt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ. www.ThuVienTaiLieu.com 4 Chơng II. Các kiến thức cơ bản I. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm về hệ thống thông tin - Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử. Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học . - Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Nh vậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau. Ví dụ: Ngời, thiết bị đều là những phần tử Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống thờng có tính phân cấp. Ví dụ : Thế giới Quốc gia Tỉnh/Thành phố Thị xã Huyện . - Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một tập hợp các mối ràng buộc. Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyền các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự . Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm thời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là không quan trọng. + Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau: - Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trởng suy thoái hoặc biến mất. - Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống. www.ThuVienTaiLieu.com 5 Thờng những hệ thống biến động là những hệ thống hớng đích. Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra. - Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con ngời nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ. - Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con : + Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp trực tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra. + Hệ thống quyết định: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định. + Hệ thống thông tin: Bao gồm ngời, phơng tiện, phơng pháp tham gia vào quá trình xử lý thông tin. Các công việc xử lý thờng là thu nhập, kiểm tra, lu trữ, tìm kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin . Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm. 2. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con. Sơ đồ của hệ thống thông tin. Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lu trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin. Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức): www.ThuVienTaiLieu.com 6 Thông tin vào Hệ thống thông tin Thông tin ra Hệ thống nghiệp vụ + Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị và hình thức nh khi đa thông tin ra. Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh . + Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã đợc lợng tử hoá chứ không còn giữ nguyên hình thức nh khi nó mới phát sinh. Nó đợc gán cho cấu trúc. Ví dụ : Các file, các loại sổ sách . Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc. 3. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai bộ phận cơ bản: - Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhng các thông tin có cấu trúc đợc chú ý nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ sách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu . www.ThuVienTaiLieu.com 7 Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan Các xử lý: -Các quy tắc xử lý -Các quy trình,chương trình -Các lưu đồ xử lý Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay đổi được Kết quả ra Tham số Các sự kiện hoạt động Dữ liệu vào cho các xử lý - Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin. Các xử lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự động, thủ công . Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn. II. Cơ sở dữ liệu 1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối t- ợng quản lý đáp ứng yêu cầu ngời dùng và thoả mãn các yêu cầu sau: - Cơ sở là một bộ su tập các dữ liệu các tác nghiệp đợc lu giữ lại và đợc các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chơng trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. 2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: - Cho khả năng lu trữ dữ liệu lâu dài. - Khả năng truy nhập một số lợng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả. - Đợc xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó ngời sử dụng có thể quan sát dữ liệu. - Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ngời cùng sử dụng cơ sở dữ liệu. - Khả năng kiểm tra truy nhập. - Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể - Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt đợc. Ví dụ : Ngời , động vật . - Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau. Ví dụ : Các nhân sự - Mọi thành viên của tập hợp các thực thể đợc biểu diễn bởi một tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính. www.ThuVienTaiLieu.com 8 Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ đợc đặc trng bởi: + Họ và tên + Tuổi + Mã cán bộ - Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể. Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết: xRy - Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể. www.ThuVienTaiLieu.com 9 Chơng III. Tìm hiểu bài toán I. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân 1. Hoạt động của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân: Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở cho việc xây dựng chơng trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việc trên thực tế tại trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân. Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lợng đông đúc về nhân sự và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng ngời đều do nhà trờng quản lý hồ sơ. Ban lãnh đạo trờng xét thấy quản lý bằng phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời cùng làm một công việc mà không đạt đợc những kết quả nh ý muốn, vì vậy yêu cầu cần thiết là phải đa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc quản lý nhân sự và đa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lợng công việc. 2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại Quản lý hồ sơ cán bộ Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức quan trọng và bí mật. Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu. Khi cha có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công. Khi có sự thay đổi về gia đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh . thì cán bộ tổ chức phải qua từng bớc tìm từng ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế. Sau đó lại phải lu vào hồ sơ. Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, ngời quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn. Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều này không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn. Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trờng Đại học An Ninh và đợc sự nhất trí của ban lãnh đạo trờng tôi mạnh dạn xây dựng cho trờng chơng trình Quản lý nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân để đợc áp dụng sau khi xây dựng xong chơng trình. www.ThuVienTaiLieu.com 10 [...]... tính cá nhân trong một tệp hồ sơ lu - In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự Chức năng này giúp cho chúng ta có đ ợc một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết Đáp ứng đợc nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì các yêu cầu về thông tin bao gồm: - Thống. .. tác khác II Phân tích hệ thống mới : Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có hệ thống này phải đáp ứng đợc yêu cầu: - Quản lý đợc hồ sơ các cán bộ - Thống kê đợc những tài liệu cần thống kê - Tra cứu chính xác khi có yêu cầu - Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót - Thông tin ra phản ánh đợc đối... thuận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân" Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán đó 2 Thông tin ra Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống là phải thống kê và báo cáo đợc các yêu cầu của cấp trên Thông tin ra của hệ thống chủ yếu là: - Báo cáo danh... chính: - Vào hồ sơ - Thống kê - Tra cứu Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý cán bộ tra cứu báo cáo ,Thống kê hệ thống Nhập dự liệu Trình độ văn hoá Mật khẩu Xem, sửa Chức vụ Thoát Xoá, lưu Cấp bậc hàm In lý lịch Quá trình lư ơng www.ThuVienTaiLieu.com 16 III Các sơ đồ dòng dữ liệu Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau trong... lời gọi có dạng sau: Tên_hàm(Danh sách các tham số) c Thủ tục sử lý sự kiện: + Sự kiện của Form: www.ThuVienTaiLieu.com 34 Sub Form_Tên _sự_ kiện() End Sub + Sự kiện của Report: Sub Report_Tên _sự_ kiện() End Sub + Sự kiện của ô điều khiển: Sub Tên ô điều khiển_Tên _sự_ kiện() End Sub Chú ý: Tên của thủ tục sử lý sự kiện do hệ thồn tự xác định, ta không cần quan tâm 4 Cách tạo bảng * Công cụ... nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa các phòng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban là mối quan hệ 1- nhiều II Sơ đồ phân cấp chức năng www.ThuVienTaiLieu.com 15 Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống Đây là bớc phân tích hệ thống về xử lý nhng là mô hình bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tin giữa các chức năng Sơ... sau: a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ: Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ nh nhập thông tin về lý lịch của một cán bộ thay đổi hoặc đa vào hồ sơ lu của một cán bộ là những yêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự - Nhập dữ liệu chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch t ơng ứng với bảng nào trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu...3 Đánh giá hệ thống hiện tại Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phơng pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng đợc yêu cầu - Công... + Kỷ luật + Sức khoẻ + Ghi chú Các thông tin liên quan đến các phòng ban: + Mã phòng ban + Tên phòng ban Các thông tin liên quan đến cấp bậc hàm: + Mã cấp bậc + Cấp bậc + Nớc ngoài Đối với các thông tin về hồ sơ cán bộ có thể nhận thấy rằng có một vài đặc điểm cần chú ý sau: - Các cán bộ có thể có kiến thức về một vài loại ngoại ngữ khác nhau, nh vậy chúng ta phải thống kê bảng ngọai ngữ dành để lu... đợc yêu cầu - Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn - Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất - Nhiều ngời làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót - Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đ a tin học vào quản lý nó sẽ làm giảm đợc rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho . www.ThuVienTaiLieu.com 6 Thông tin vào Hệ thống thông tin Thông tin ra Hệ thống nghiệp vụ + Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên. thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con. Sơ đồ của hệ thống thông tin. Nhiệm vụ của một hệ thống