Quản trị thời gian yếu tố thành công của người quản lý doanh nghiệp

1 Xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân và quản lý thời gian Tài liệu dành cho học viên 2 Mục lục Chương 1: Giới thiệu khái quát về khóa học 2 1. Giới thiệu 4 2. Mục tiêu khóa học 4 3. Mục tiêu học tập của bạn 4 Chương 2: Sử dụng thời gian như thế nào? 5 1. Khái niệm về thời gian 5 2. Sử dụng 24 giờ trong ngày. 6 3. Nhận dạng các yếu tố gây lãng phí thời gian 7 4. Các giải pháp cho những kẻ đánh cắp thời gian 7 5. Nhóm các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả 9 Chương 3: Hoạch định và tổ chức công việc 12 1. Khái niệm 12 2. Ý nghĩa 12 3. Làm thế nào để xác định công việc (Phương pháp xác định nội dung công việc 5WH2C5M) 12 4. Một số gợi ý cho một quá trình lên kế hoạch hiệu quả 12 5. Năm điểm cần lưu ý trong quá trình lên kế hoạch 13 6. Năm phút trước mỗi giờ 13 7. Sử dụng các công cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch 13 Chương 4: Lập mục tiêu và sử dụng các phương pháp lập kế hoạch 17 1. Thiết lập mục tiêu 17 2. Phân loại mục tiêu 18 3. Sắp xếp mục tiêu 18 4. Đặc điểm của mục tiêu 18 5. Chia nhỏ mục tiêu 18 6. Phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả 18 Chương 5: Ủy thác công việc (Kỹ năng giao việc) 22 1. Lợi ích của giao việc 22 2. Những biểu hiện của bệnh phân công tồi 22 3. Những trở ngại với nhà lãnh đạo khi phân công công việc 22 4. Những khó khăn khi giao việc 22 5. Tính hợp lý trong kỹ năng giao việc 23 6. Những điều nhà lãnh đạo nên dự kiến 23 7. Những vấn đề cần xem xét khi khi quyết định công việc được giao 23 8. Đưa ra kế hoạch giao việc 23 3 9. Những điều cần tránh khi giao việc 24 10. Các bước khi giao việc 24 11. Cấp độ giao việc 24 Chương 6: Tổ chức và sắp xếp cá nhân 25 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 25 2. Sắp xếp hồ sơ 26 3. Sắp xếp nơi làm việc 29 4. Quản lý khối lượng công việc 30 Tài liệu tham khảo 31 4 Chương 1: Giới thiệu khái quát về khóa học 1. Giới thiệu Người ta thường nói “Thời gian là vàng bạc”. Không biết bao nhiêu tiền bạc đã bị tiêu phí chỉ vì chúng ta làm việc thiếu tổ chức. Khóa học một ngày sẽ giúp bạn biết sử dụng tối đa quỹ thời gian của mình thông qua việc quản lý tốt không gian làm việc, sắp xếp công việc, sử dụng kế hoạch thời gian một cách có hiệu quả, đồng thời biết phân công một số công việc của mình cho người khác. 2. Mục tiêu khóa học Sau khóa học, học viên sẽ có khả năng: Vai trò của quản lý thời gian đối với việc nâng cao hiệu quả làm việc gian ờ – Nâng cao tính tổ chức, và tổ chức nơi làm việc tốt hơn nhằm đạt hiệu quả làm việc tối đa . Áp dụng các phương pháp xây dựng mục tiêu hữu hiệu nhất cho bản thân . Xác định đúng những việc cần làm và lập kế hoạch thực hiện . Nhận biết được những việc gì cần giao cho người khác và biết giao việc có hiệu quả . Kiểm soát những công việc có thể gây cản trở đến năng suất làm việc . 3. Mục tiêu học tập của bạn 5 Chương 2: Sử dụng thời gian như thế nào? 1. Khái niệm về thời gian Bạn muốn sử dụng thời gian một cách có hiệu quả ư, xin chớ vội vàng, để làm được điều đó bạn cần có thời gian. Bạn thực sự mong muốn có sự thay đổi trong cuộc sống của mình để đáp ứng với những đòi hỏi của cuộc sống ngày nay? Vậy xin hãy sẵn sàng thực hiện một số thay đổi. Hãy nêu ba mục tiêu quan trọng nhất đối với bạn ở vị trí công tác hiện nay? Theo bạn ba trở ngại lớn nhất cho bạn trong việc thực hiện những công việc hoặc mục tiêu quan trọng trên là gì? Nếu chấm điểm về tính tổ chức theo thang điểm từ 1-10, bạn sẽ cho mình mấy điểm? Theo bạn, ba điều mà bạn cần làm ngay nhằm nâng cao tính tổ chức của mình là những điều gì? Nếu có thêm thời gian, bạn sẽ làm thêm những gì? Phương pháp quản lý công việc và quản lý thời gian của bạn hiện nay? Chúng ta ai cũng có quyền tự do lựa chọn. Tác phong sắp xếp, tổ chức công việc của bạn sẽ quyết định cách bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào. Hãy nêu một vài ví dụ để chứng minh rằng chính cách sắp xếp thời gian của bạn đã ảnh hưởng đến cách làm việc của bạn? 6 Hãy nêu một hoạt động mà bạn biết chắc rằng nếu bạn làm rất tốt và thực hiện một cách nhất quán thì sẽ có ảnh hưởng tốt và đáng kể đến cuộc sống của bản thân bạn? Nếu bạn đã biết rằng những điều đó có thể thay đổi một cách đáng kể cuộc đời mình, vì sao bạn lại không làm? 2. Sử dụng 24 giờ trong ngày. Bạn có bao giờ muốn tuần hay ngày dài hơn không?  Hãy nghe một câu chuyện về thời gian<  Mọi người đều có công bằng như nhau về tài sản thời gian, điều công bằng duy nhất, 24h một ngày – quan trọng nhất là chúng ta đã sử dụng như thế nào  1/3 chúng ta dùng để ngủ, 2/3 còn lại chia đều cho gia đình, công việc, các vấn đề cá nhân, giải trí, học tập< “Bạn yêu cuộc sống? Vậy thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống” Benjamin Franklin Bài tập o Hãy giới thiệu về bản thân công việc và cách bạn đang sử dụng thời gian Bạn đang dùng thời gian của mình trong 24h thế nào?  Giải quyết tất cả các vấn đề không phải là không thể chỉ duy nhất điều hạn chế là thời gian  Hãy làm một trắc nghiệm về thời gian.  Nếu bạn luôn ở trong tình trạng không thể hoàn thành các công việc trong ngày, luôn căng thẳng, than phiền, mang việc về nhà, luôn vội vã< thì bạn đang gặp vấn đề nghiệm trọng với quản lý thời gian của mình  Đừng tưởng tượng về hiệu quả áp lực của thời gian. 7 BÀI TẬP NHÓM: Chia nhóm bàn thảo tìm các yếu tố gây lãng phí thời gian trong công việc của bạn 3. Nhận dạng các yếu tố gây lãng phí thời gian Sự trì hoãn  Sự trì hoãn là một trong những kẻ ăn cắp hàng đầu  Có 3 nguyên nhân chính của trì hoãn  Nhiệm vụ khó và không hứng thú  Nỗi sợ thất bại  Không biết bắt đầu từ đâu Vượt ngoài khả năng  Khi bạn quá tham lam công việc, ôm đồm mọi thứ đôi khi là việc của cả người khác, bạn sẽ không thể hoàn thành công việc trong một thời gian hạn chế của mình  Bạn có đang đốt cháy thời gian của mình cho những việc ngoài việc chính của mình? Các vấn đề của cấp dưới  Liệu bạn có đang cố gắng giải quyết các vấn đề thay cấp dưới?  Hay bạn nghĩ rằng cấp dưới không làm được và phải để bạn làm? Việc di chuyển không hiệu quả  Bạn có đang đến một nơi mà thực sự không cần thiết không  Bạn có tận dụng hết thời gian của mỗi chuyến đi cho các công việc cần thiết không Những công việc giấy tờ và email  Bạn có đang sa đà vào các công việc giấy tờ tốn kém thời gian  Bạn có tốn quá nhiều thời gian để trả lời, đọc và kiểm tra những bức thư không quan trọng Những cuộc họp lãng phí  Liệu bạn có cần tham gia cuộc họp đó không  Cuộc họp mà bạn định tổ chức có thực sự rõ ràng và cần thiết không Những cuộc họp lãng phí  Liệu bạn có cần tham gia cuộc họp đó không  Cuộc họp mà bạn định tổ chức có thực sự rõ ràng và cần thiết không Những sao nhãng và sự chuyển đổi công việc  Bạn đang hao phí thời gian vào việc lướt web đọc tin về thể thao?  Bạn bị đứt dòng suy nghĩ vì một cuộc điện thoại  Bạn có biết bạn mất từ 20-40% hiệu suất làm việc vì sự sao nhãng 4. Các giải pháp cho những kẻ đánh cắp thời gian Nếu nhiệm vụ khó chịu, không hứng thú  Giao cho người khác  Hãy nhìn thẳng vào vấn đề 8  Lập kế hoạch cho giải quyết những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát Nếu bạn sợ thất bại  Hãy đương đầu đừng trốn chạy  Hãy thừa nhận nếu cảm thấy mình không đủ khả năng và tìm kiếm giúp đỡ Nếu sợ do thiếu tự tin hãy lập kế hoạch tốt  Nếu không biết bắt đầu từ đâu – có hai phương pháp  Nhảy vào làm và liên tục rút kinh nghiệm để thay đổi cho phù hợp  Chia nhỏ công việc thành những phần khả thi Đừng đốt cháy quỹ thời gian của bạn  Hãy biết điều gì là chính và quan trọng với bạn  Đừng làm công việc vì người khác không chịu làm hay vì họ không làm đúng theo chuẩn mực của bạn  Đừng nhận tất cả mọi thứ hãy nhớ quy tắc 80/20  Hãy học cách nói không Nếu muốn nói không với sếp hãy theo cách sau  Có thời gian suy nghĩ  Cân nhắc và chuẩn bị câu trả lời  Hãy lừa bóng về sân của sếp Với cấp dưới  Hãy phân công hiệu quả bằng hiểu biết về giao việc và huấn luyện  Hãy cho lời khuyên và hỗ trợ đừng làm thay Với việc di chuyển  Hãy cân nhắc trước khi đi đâu đó, có thật sự cần thiết không  Hãy tận dụng thời gian khi di chuyển  Hãy tận dụng thời gian tại nơi đến để mang lại hiệu quả tối đa Công việc giấy tờ và email  Hãy quy định thời gian để giải quyết  Dùng tài khoản riêng cho việc cá nhân  Hãy xem qua một lượt trước  Hãy chỉ dẫn người gửi thư cho bạn  Hãy giao việc giấy tờ cho người khác nều có thể hoặc giải quyết bằng cách phân loại hợp lý Những cuộc họp  Hãy hiểu đặc điểm những cuộc họp lãng phí  Không cần thiết  Không có chương trình cụ thể 9  Biến thành một buổi cãi vã  Nơi độc diễn của vài cá nhân  Quá thời gian quy định  Không quyết định được gì  Không có phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể  Hãy loại bỏ những cuộc hợp không cần thiết  Tránh những cuộc họp không liên quan hoặc bạn đạt được ít những điều mong muốn  Xem xét chương trình cuộc họp trước khi quyết định tham gia  Hãy lên kế hoạch cẩn thận nếu bạn muốn tổ chức một cuộc họp – điểm cần họp là gì Với sự sao nhãng  Dẹp bớt những thứ giải trí xung quanh  Hãy sử dụng biển báo đang bận ở cửa phòng  Hãy dùng giấy ghi chú để nhắc nhở  Hãy tập trung cho đến khi hoàn thành trước khi chuyển sang việc khác Nếu các vấn đề bắt đầu từ sếp – bạn có là người sếp đó?  Nếu do mục tiêu không rõ ràng  Yêu cầu họp để thảo luận  Lập mục tiêu cho dài hạn  Chú ý các đặc điểm của những mục tiêu hợp lý  Xem xét khả năng và nguồn lực phù hợp  Nếu không được định hướng rõ ràng  Hãy chủ động lập kế hoạch tiếp cận của bạn và trình sếp trước  Nếu bạn là sếp hãy nhớ định hướng cụ thể về công việc cho nhân viên  Với những đình trệ do sếp  Hãy làm việc và xem xét những ảnh hưởng của sự đình trệ này  Tổng kết và làm việc với sếp về điều đó  Đề xuất giải pháp phù hợp mà sếp có thể chấp nhận như giao quyền nhiều hơn hoặc một số việc được chủ động  Chú ý vai trò của bạn trong mối quan hệ với các lãng phí do sếp gây ra  Tránh những yêu cầu không cần thiết  Đừng đẩy khó khăn cho cấp trên  Giúp đỡ sếp trong cải thiện cách làm việc 5. Nhóm các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Nhật ký công tác  Là bước đầu tiên của quản lý thời gian – hiểu bạn sử dụng thời gian như thế nào 10  Hãy ghi nhật ký công tác trong 3 đến 5 ngày  Hãy sắp xếp thành các nhóm công việc và mức ưu tiên Bài tập: Thử xem mẫu nhật ký công tác và phân tích  Phân tích hoạt động của mình theo nhật ký và tìm nguyên nhân  Hãy khắc phục vấn đề bằng cách phát huy những thói quen tốt LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC  Những công cụ cần thiết  Danh sách việc phải làm  Lịch hẹn  Sổ kế hoạch ngày và tuần  Các phần mềm hỗ trợ lên lịch trên máy tính hay PDA  Lên lịch những việc ưu tiên hàng đầu trước  Tránh tham lam quá nhiều trong lịch và dành thời gian dự phòng cho các khủng hoảng có thể xảy ra  Lập danh sách việc phải làm trong ngày cùng thời gian ước tính để theo dõi  Chú ý nếu việc của bạn ít có tính hệ thống  Dành nhiều thời gian trống hơn  Chỉ đặt những thứ cực kỳ quan trọng vào lịch  Sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi có cơ hội mới ngoài dự tính  Giao phó và huấn luyện  Nếu bạn ngập trong công việc còn cấp dưới thì không bạn cần giao phó nhiều hơn  Nếu bạn đã giao phó nhưng công việc chậm và kém hiệu quả - bạn cần giao phó hiệu quả hơn  Những biện hộ cho sự không giao phó  Chỉ tôi làm được  Tôi không tin tưởng họ  Tôi thích làm theo cách của tôi  Để họ làm thì tôi làm còn nhanh hơn  Nhân viên không muốn được giao thêm  Nhân viên kỳ vọng tôi quyết định  Đặc điểm của giao phó hiệu quả  Rõ ràng về những gì muốn được thực hiện  Giao cả những việc nhàm chán và hứng thú  Hướng dẫn cụ thể  Huấn luyện, đào tạo nếu cần thiết [...]... dụng thời gian một cách có hiệu quả 4 Quản lý khối lượng công việc Để phân tích khối lượng công việc mình phải làm, bạn có thể sử dụng những câu hỏi sau đây:  Hàng ngày bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian  Hàng tuần bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc đó?  Hàng tháng bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian. .. tất cả những công việc mà bạn mới chợt nghĩ ra mình phải hoàn thành, và làm nổi bật ba công việc mà bạn muốn hoàn thành nhất 14 Một vài người cảm thấy việc quản lý và sắp xếp các công việc của mình theo cách như trên là không dễ dàng Hãy cố gắng tạo riêng cho mình một công cụ trợ giúp phù hợp và hiệu quả nhất Bạn có thể sử dụng một mẫu to-do book sau để quản lý các công việc trong tuần của mình: THỨ... toàn bộ cho một người để tập trung quyền – giao phó đi đôi với quyền hạn và nguồn lực  Đừng giao những việc là trách nhiệm của bạn  Rút kinh nghiệm cho các lần sau bằng cách  Thu nhận các phản hồi  Thừa nhận các thành quả tích cực của nhân viên  Liên tục huần luyện và đào tạo bổ sung  Sắp xếp thời gian cá nhân  Hãy quản lý thời gian cá nhân như với công việc của mình  Tạo thêm thời gian bằng cách... NGHĨA Mục tiêu của bạn phải có ý nghĩa và phải quan trọng đối với bạn, hoặc nếu không bạn sẽ nhanh chóng chán nản và bỏ rơi nó Hãy đặt mục tiêu thực sự có ý nghĩa với mình T = TIMED: CÓ GIỚI HẠN THỜI GIAN Hãy đặt ra giới hạn thời gian cụ thể cho các mục tiêu của bạn Giới hạn thời gian là yếu tố quan trọng giúp bạn thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả Bên cạnh yếu tố SMART nói trên, mục tiêu của bạn cũng... công việc tại nhà, bớt xem ti vi, mua sắm trên mạng<  Hãy thuê người làm để tiết kiệm thời gian  Bỏ bớt những thứ không mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn  Hãy biết giữ sức khỏe của mình và bắt đầu luyện tập nếu thấy cần  Hãy biết cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đừng mang việc ở công ty về làm ở nhà và ngược lại  Hãy biết dành thời gian cho gia đình, các mối quan hệ và dành cả thời gian. .. sẽ là người ra quyết định.” Dù bạn đang làm việc ở vị trí nào, bạn cần biết cách phân công công việc cho người khác Bạn nên học cách xác định rõ ràng ai sẽ làm việc gì và để nguyên cho mọi người thực hiện Trong quy trình phân công công việc thường có năm bước sau đây: 1) Giải thích rõ tầm quan trọng của công việc 2) Nêu rõ những yếu tố cần thiết để đạt được kết quả mong muốn 3) Trao cho mọi người những... 2 tiếng đó trong công cụ hỗ trợ của bạn Khi đó, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về khoảng thời gian mà bạn dự định sẽ sử dụng cũng như khoảng thời gian còn lại mà bạn có thể sử dụng Mọi khoảng thời gian vượt quá 30 phút nên được ghi chú lại nhằm phục vụ mục đích ở trên To-do Book To-do Book là một trong những công cụ đơn giản và hiệu quả nhất giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả Nó dễ dàng... các công việc, mỗi khi hoàn thành công việc nào, bạn xóa công việc đó khỏi danh sách của bạn Vào cuối ngày, bạn lại tạo tiếp một trang mới cho các công việc vào ngày hôm sau Sau đó, chuyển tất cả những công việc mà hôm nay bạn chưa hoàn thành được vào trang mới bạn vừa tạo bên cạnh những công việc mà bạn nghĩ bạn cần phải hoàn thành vào ngày hôm sau Tương tự như ở trên, bạn hãy làm nổi bật hai công. .. còn đang bị treo lại !!! Có hai loại người mà chúng ta tạm gọi là những người “não trái” và những người “não phải” Những người “não trái” nhìn sự vật đơn giản như chỉ có hai màu trắng và đen Đối với họ, dòng thời gian là một chuỗi thứ tự nối tiếp nhau: tại thời điểm này chỉ làm công việc này, sau đó chuyển sang làm một công việc khác và cứ tiếp tục như vậy Những người mà chúng ta mệnh danh là ”não phải”... những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc  Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc  Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách  Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mõi người đều có thể làm 10 Các bước khi giao việc  Rà soát lại các công việc  Chọn việc để giao  Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc  Lựa chọn người . trọng với quản lý thời gian của mình  Đừng tưởng tượng về hiệu quả áp lực của thời gian. 7 BÀI TẬP NHÓM: Chia nhóm bàn thảo tìm các yếu tố gây lãng phí thời gian trong công việc của bạn. gian của mình thông qua việc quản lý tốt không gian làm việc, sắp xếp công việc, sử dụng kế hoạch thời gian một cách có hiệu quả, đồng thời biết phân công một số công việc của mình cho người. Nhóm các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Nhật ký công tác  Là bước đầu tiên của quản lý thời gian – hiểu bạn sử dụng thời gian như thế nào 10  Hãy ghi nhật ký công tác trong 3 đến