Để phân tích khối lượng công việc mình phải làm, bạn có thể sử dụng những câu hỏi sau đây: Hàng ngày bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian
Hàng tuần bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc đó?
Hàng tháng bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc đó?
Hàng năm/ hàng quý bạn phải làm những công việc gì và bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc đó?
Nhiều khi bạn sẽ thấy kết quả nhận được thật đau lòng, nhưng khi bạn thực hiện công việc phân tích này, bạn sẽ nhận ra rằng việc phải làm thì nhiều mà thời gian thì ít. Bạn hãy luôn nhớ rằng hầu hết chúng ta thường quá lạc quan khi ước lượng khối lượng thời gian cần thiết để thực hiện các hoạt động và thường không bố trí đủ thời gian để thực hiện các hoạt động đó. Chính vì vậy, bạn cần phải lập thứ tự ưu tiên cho các công việc bạn phải làm. Khi đó, bạn sẽ còn thấy rằng có một số việc bạn đang làm chẳng hề có ích lợi đáng kể gì đối với công việc thực sự của bạn.
Thông thường, sau khi đã lập danh sách đầy đủ tất cả các công việc, bạn sẽ thấy mỗi tuần bạn chỉ còn có hai ba phút để làm những công việc quan trọng của bạn cho công ty của bạn.
Nếu chúng ta chỉ nhớ những công việc cần làm trong đầu, chúng ta sẽ quên không lập kế hoạch. Hãy đừng biến mình thành một quyển lịch. Khi viết kế hoạch thực hiện công việc ra, lúc đó bạn sẽ nghĩ đến việc làm sao phải bảo vệ được kế hoạch đó. Đôi khi chúng ta không thích làm việc đó, nhưng khi làm việc đó chúng ta sẽ phải đối mặt với sự thật về khối lượng công việc, và sự thật nhiều khi thật đáng sợ.
31
Tài liệu tham khảo
Bly, Robert. 101 Ways to Make Every Second Count. Career Press, 1999.
Covey, Stephen. The Seven Habits of Highly Effective People. Free Press, 2004. Crouch, Chris. Getting Organized: Improving Focus, Organization and Productivity. Dawson Publishing, 2004.
Dodd, Pamela, and Doug Sundheim. The 25 Best Time Management Tools & Techniques. Peak Performance Press, 2005.
Dorff, Pat. File, Don't Pile. St. Martin's Press, 1994.
Douglass, Donna N., and Merrill E. Douglass. Manage Your Time, Your Work, Yourself. AMACOM, 1993.
Genett, Donna M. If You Want It Done Right, You Don't Have to Do It Yourself! Quill Driver Books, 2003.
Gleeson, Kerry. The Personal Efficiency Program. Wiley, 2003.
Glesson, Kerry. The High-Tech Personal Efficiency Program. Wiley, 2001. Mayer, Jeffery. Time Management for Dummies. Hungry Minds, 1995. McCorry, K.J. Organize Your Work Day In No Time. Que Publishing, 2005. Ricci, Monica. Organize Your Office In No Time. Que Publishing, 2005.