Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý quy trình kinh doanh của công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”

LỜI CẢM ƠNĐể hoàn thành tốt bài khóa luận với đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệthống quản lý quy trình kinh doanh của công ty cổ phần phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST”, em đã nhận đ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài khóa luận với đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệthống quản lý quy trình kinh doanh của công ty cổ phần phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST”, em đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của Nhà trường, các thầy côtrong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viêntại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Tiến sĩNguyễn Thị Thu Thủy, trưởng bộ môn tin học, trường đại học Thương Mại Trongsuốt quá trình làm khóa luận, tuy rất bận rộn với công việc giảng day trên trườngnhưng cô luôn quan tâm, dành nhiều thời gian, tâm huyết để hướng dẫn em, đưa ranhững góp ý xác đáng để hoàn thiện bài khóa luận Bài khóa luận đươc hoàn thànhcũng chính là nhờ sự chỉ bảo, nhắc nhở và sự giúp đỡ nhiệt tình, quý báu của cô

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu nhà Trường, tới cácthầy cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế cùng các thầy cô đã giảng dạy và tạođiều kiện học tập, giúp đỡ em trong suốt 4 năm là sinh viên trường Đại học ThươngMại

Cuối cùng, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thểban lãnh đạo và nhân viên trong công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST đã cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài của em.Bên cạnh đó, nhờ sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty, em đã học hỏi được nhữngkiến thức thực tế vô cùng quý báu, sẽ giúp ích em trên con đường lập nghiệp sau này

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Trần Tuấn Cường

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ QUY TRÌNH KINH DOANH PHẦN MỀM TẠI FAST 1

1.1.Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu của đề tài 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương thức thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRANG QUY TRÌNH KINH DOANH PHẦN MỀM TẠI FAST 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Các khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu 7

2.1.3 Tổng quan về hệ thống quản lý quy trình kinh doanh phần mềm 8

2.2 Thực trạng quy trình kinh doanh phần mềm tại FAST 11

2.2.1 Giới thiệu về công ty FAST 11

2.2.2 Thực trạng hệ thống quản lý kinh doanh phần mềm của công ty FAST 13

2.2.3 Đánh giá hệ thống kinh doanh hiện tại của công ty FAST 14

PHẦN 3 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH KINH DOANH PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY FAST 15

3.1 Lập kế hoạch 15

3.1.1 Xác định bài toán 15

3.1.2 Yều cầu chức năng của hệ thống 15

3.1.3 Các bước tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu 16

3.2 Xác định các yêu cầu 17

3.2.1 Xác định các yêu chức năng của cơ sở dữ liệu 17

3.2.2 Xác định yêu cầu phi chức năng 17

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic 18

3.3.1 Xây dựng mô hình thực thể liên kết 18

3.3.2 Xây dựng mô hình quan hệ 20

3.4 Thiết kê cở sở dữ liệu trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server 21

3.4.1 Tại sao cần hệ quản trị cơ sở dữ liệu 21

3.4.2 Thiết kế các file dữ liệu 22

3.4.3 Thiết kế các bảng dữ liệu trên Microsoft SQL sever 2008 23

3.4.4 Sử dụng truy vấn SQL để truy xuất cơ sở dữ liệu 24

3.4.5 Thiết kế giao diện nhập dữ liệu 29

3.5 Một số đánh giá và kiến nghị 32

KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ

1 Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

2 Hình 2.2 Mô hình quy trình kinh doanh của công ty FAST

3 Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.

10 Hình 3.8 Bảng Khách hàng xây dựng trên SQL server

11 Hình 3.9 Bảng hợp đồng xây dựng trên SQL server

12 Hình 3.10 Bảng sản phẩm xây dựng trên SQL server

13 Hình 3.11 Demo truy vấn thống kê tất cả các sản phẩm của công ty

14 Hình 3.12 Demo truy vấn thống kê những hợp đồng được ký trong

tháng 4 năm nay do nhân viên có mã nhân viên là ‘nv1’ ký

15 Hình 3.13 Demo truy vấn tìm những yêu cầu của khách hàng có tên

“yêu cầu chức năng” và hiển thị xem yêu cầu đó thuộc hợp đồng nào

16 Hình 3.14 Danh sách khách hàng trong SQL

17 Hình 3.15 Demo truy vấn chèn khách hàng vào bảng khách hàng

18 Hình 3.16 Demo truy vấn hiển thị khách hàng vừa chèn

19 Hình 3.17 Demo truy vấn xóa một khách hàng

20 Hình 3.18 Giao diện chính hệ thống quản lý quy trình kinh doanh

21 Hình 3.19 Giao diện quản lý sản phẩm

22 Hình 3.20 Giao diện quản lý hợp đồng

23 Hình 3.21 Giao diện quản lý yêu cầu khách hàng

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải nghĩa

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ

QUY TRÌNH KINH DOANH PHẦN MỀM TẠI FAST 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triểnmạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Công nghệ thông tin đượcứng dụng trong các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, anninh quốc phòng, chính trị Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thôngtin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệmđược thời gian công sức; thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanhchóng, chính xác và có hiệu quả đang dần thay thế cho các phương pháp thủ côngtruyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời

Công nghệ thông tin của nước ta hiện này ngày càng phát triển, công nghệthông tin đi vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực quản lý Việcứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý được cụ thể hóa bằng việc xây dựngnhững hệ thống thông nhằm truy cập tìm kiếm thông tin một cách nhanh nhất và hiệuquả nhất thay vì sử dụng sổ sách theo kiểu cô điển, điều này giúp cho công việc quản

lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức

Ngày này việc xây dựng các hệ thống cho các doanh nghiệp ngày càng phổbiến Doanh nghiệp hiểu rằng phát triển trên nền tảng công nghệ thông tin là sự pháttriển bền vững và nhanh nhất Việc phát triển trên nền tảng công nghệ thông tin chính

là việc xây dựng các hệ thống thông tin quản lý tự động Điều này giúp các công ty cóthể quản lý khách hàng, quản lý nguồn lực, quản lý sự thay đổi một cách nhanh nhất

và hiệu quả nhất Một hệ thống thông tin quản lý tốt là một hệ thống có cơ sở dữ liệuhoàn hảo phục vụ tối đa thông tin cho hệ thống cũng như người sử dụng Cơ sở dữ liệu

là trung tâm của hệ thống thông tin, chính vì vậy sự phát triển của cơ sở dữ liệu là vôcùng quan trọng

FAST là một công ty kinh doanh phần mềm có vị trí cao trong thị trường vớidòng sản phẩm là phần mềm quản lý doanh nghiệp, với các thế mạnh công nghệ cũngnhư nguồn nhân lực dồi dạo FAST đã phát triển hệ thống thông tin để quản lý doanhnghiệp với các phần mềm quản lý Tuy nhiên quy trình kinh doanh sản phầm phầnmềm chưa được tự động hóa Với nhu cầu ngày càng cao về công nghệ, việc phát triển

hệ thống cho quy trình kinh doanh của công ty là nhu cầu tất yếu Công đoạn đầu tiềncủa hệ thống quản lý quy trình kinh doanh chính là việc xây dựng và thiết kế cơ sở dữ

liệu cho quy trình đó Với đề tài “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý quy trình kinh doanh phần mềm tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” sẽ giúp cho việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quy trình kinh

doanh của công ty trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Xây dựng cơ sở dữ liệu là một đề tài khá mới với các công trình nghiên cứu củaViệt Nam Tuy nhiên cũng có một số đề tài liên quan được nghiên cứu và phát triểnkèm theo sự phát triển của các hệ thống thông tin Có thể kể đến một số công trìnhnghiên cứu như:

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hường lớp k45s, Khoa Hệ tống Thông tin Kinh tế, trường Đại học Thương Mại, 2010, với đề tài: “Xây dựng cơ sở dữ liệu cho

hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH đầu tư thương mại thủy sản Bình Dương” Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt động trong Công ty từ đó đưa ra mục

tiêu của đề tài Trong đề tài đã nêu được khái niệm về dữ liệu và cơ sở dữ liệu cũngnhư là hệ thống thông tin và các phương pháp luận cơ bản để xây dựng cơ sở dữ liệucho hệ thống thông tin Qua đó phân tích chi tiết cơ sở dữ liệu của hệ thống, xây dựngcác mô hình, thiết kế cài đặt các module, và truy vấn cơ sở dữ liệu

Luận văn tốt nghiệp của Bùi Trọng Toán, lớp KHMT1-K3, khoa Công nghệ thông tin, Đại học Công nghiệp Hà Nội, 2010, với đề tài “ Xây dựng cơ sở dữ liệu cho

hệ thống quản lý nhân viên tại công ty Trần Anh” Đề tài đã nêu tổng quan về công ty

Trần Anh, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, đưa ra các khái niệm về cơ

cở dữ liệu, các mô hình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến hiện nay Qua đó, tiếnhành xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như thiết kế giao diện, thiết kế các module phục vụcho truy vấn cơ sở dữ liệu

Các đề tài trên còn tồn tại các vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầm quantrọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng tại Công ty còn chung chungchưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm về hệ thống cũ của công ty, chưa làmnổi bật kết quả thực tế trong đề tài nghiên cứu, cơ sở dữ liệu tuy đã có xây dựng hoànchỉnh xong chưa được đánh giá cao về ý tưởng cũng như hỗ trợ người dùng

1.3 Mục tiêu của đề tài

Đánh giá được thực trang quy trình kinh doanh phần mềm tại công ty cổ phầnphần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý quy trình kinh doanh phần mềmtại công ty FAST, từ đó nhằm nâng cao năng lực hoạt động của công ty nói chung vàquy trình kinh doanh nói riêng, giúp đẩy mạnh vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trênthị trường

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu, về quy trình xây dựng cơ

sở dữ liệu

Nghiên cứu về kinh doanh phần mềm nói chung

Nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến quy trình kinh doanh phần mềm củacông ty FAST

1.5 Phương thức thực hiện đề tài

Để thực hiện các mục tiêu đặt ra của đề tài nghiên cứu, một số phương pháp đã

 Điều tra thông qua phiếu điều tra câu hỏi có từ mười đến 15 câu gửi tới cácphòng ban có liên quan đến quy trình kinh doanh

 Chọn lọc, phân tích, xử lý số liệu nhằm phục vụ cho việc xây dựng cơ sở dữliệu cho quy trình kinh doanh của công ty

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từviết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu khóa luận gồm ba phần:

Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Phần này nêu lên tầm quan trọng củanhân sự và việc xây dựng cơ sở dữ liêu quản lý quy trình kinh doanh phần mềm Thêmvào đó, phần I cũng nêu ra các đề tài liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu nhằm cungcấp cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quy trình kinh doanh phần mềm tại Công ty

cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Nội dung phần 2 đề cập một cáchtóm tắt những khái niệm cơ bản nhất liên quan đến cơ sở dữ liệu Đồng thời, trongphần này cũng nêu một các tổng quan về thực quy trình kinh doanh phần mềm hiện tạicủa công ty cũng như tổ chức dữ liệu tại công ty cổ phần phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST

Phần 3: Xây dựng cơ sở dữ liệu tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST Phần này nêu ra bài toán về quy trình kinh doanh tại công ty, các yêucầu đặt ra cho cơ sở dữ liệu cần xây dựng và tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRANG QUY TRÌNH KINH DOANH

PHẦN MỀM TẠI FAST

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Các khái niệm cơ bản

Khái niệm CSDL

Cơ sở dữ liệu là bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các

loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa, hình ảnh tĩnh hay hình ảnhđộng…được mã hóa dưới dạng các bit và được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu trong các

bộ nhớ của máy tính Cấu trúc lưu trữ dữ liệu tuân theo các quy tắc dữa trên lý thuyếttoán học Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu hiện thực khách quan.Cơ

sở dữ liệu là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người sử dụng Bất kỳ người sửdụng nào trên mạng máy tính đều có quyền truy cập khai thác một phần hay toàn bộ

dữ liệu mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài nguyên đó

Một số khái niệm liên quan

Thực thể là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin Một thực thể cónhiều thuộc tính, thuộc tính là tính chất mô tả khía cạnh nào đó của thực thể, như vậythuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu

với các mệnh đề ràng buộc

Lược đồ quan hệ là lược đồ gồm các thuộc tính của thực thể (tên miền xác định)cùng.Ví dụ: Lược đồ quan hệ R

R=<x, w>=(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M)

Ai: Tên thuộc tính

Di:Miền xác định của thuộc tính

M: Mệnh đề ràng buộc

Trong lược đồ quan hệ thuộc tính cho phép nhận diện sự thể hiện của thuộc tính

là khóa của thực thể Khóa của thực thể được cấu thành từ 1 thuộc tính, hoặc hai thuộctính tồn tại song song Tùy vào các dạng chuẩn khác nhau mà khóa có thể suy ra cácthuộc tính còn lại

Quan hệ là sự gom nhóm của hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thựcthể có một vai trò nhất định Đó là thể sự liên quan giữa hai thực thể cho thấy tính

đồng nhất trong lược đồ quan hệ của cơ sở dữ liệu Có ba trường hợp quan hệ gomnhóm giữa hai thực thể cụ thể:

 Quan hệ 1-1 là quan hệ trong đó phần tử A kết hợp không quá một phần tử B

 Quan hệ 1- nhiều là quan hệ trong đó một phần tử A có thể kết hợp với nhiềuphần tử của B và ngược lại, một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tửcủa A

 Quan hệ nhiều- nhiều là quan hệ trong đó một phần tử của A có thể kết hợpvới nhiều phần tử của B và ngược lại, mỗi phần tử của B có thể kết hợp với nhiều phần

tử của A

Sau khi liên kết các thực thể theo các quan hệ gom nhóm, xây dựng lược đồquan hệ việc quan trọng trước khi xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu chính là chuẩn hóalược đồ quan hệ Việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu là vô cùng quan trọng nó giúp cho cơ

sở dữ liệu không bị trùng lặp thông tin và giúp cho sự truy xuất thông tin nhanh nhất,hiệu quả nhất Các dạng chuẩn thường gặp:

 Dạng chuẩn 1NF (First normal form): là dạng khởi đầu của chuẩn hóa cơ sở

dữ liệu Yêu cầu của dạng chuẩn này là tất cả các thuộc tính của lược đồ quan hệ đềumang giá trị đơn

 Dạng chuẩn 2NF (Second normal form): một lược đồ quan hệ đạt dạng chuẩn

2 khi đã đạt dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không khóa đều phụ thuộc đầy đủvào khóa

 Dạng chuẩn 3NF (Third normal form): lược đồ quan hệ được coi là dạngchuẩn 3NF nếu nó đã ở dạng chuẩn 2NF đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàmgián tiếp; có thể tồn tại các phụ thuộc hàm có nguồn là siêu khóa hoặc có đích là mộtthuộc tính khóa

 Dạng chuẩn BCNF (Boyce codd): Là dạng chuẩn 3NF với yêu cầu với mỗiphụ thuộc hàm không hiển nhiên thì vế phải sẽ là siêu khóa của lược đồ quan hệ

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Khái niệm hệ quản trị CSDL:

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS): là phần

mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu Cụ thể, các chươngtrình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong

một cơ sở dữ liệu (CSDL) Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phầnmềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trênmột hoặc nhiều siêu máy tính.Ví dụ: Access, SQL server của Microsoft, hoặc oracledatabase sever của hãng Oracle.

Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người sử dụng môi trường vửa thích hợp vừahiệu quả để khai thác CSDL theo các chức năng mô tả, lưu trữ, tìm kiếm và cập nhật

dữ liệu theo yêu cầu Tính bảo mật được nâng cao vì hệ quản trị cơ sở dữ liệu có chứcnăng tạo hệ thống bảo mật Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng cho phép nhiều người sửdụng truy cập đến dữ liệu Giảm sự dư thừa dữ liệu, tăng tính nhất quán là một chứcnăng nổi bật của HQTCSDL Bên cạnh đó, HQTCSDL cung cấp các công cụ giúp saolưu phục hồi dữ liệu để đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu và cung cấp truy nhập dữliệu thông qua ngôn ngữ truy vấn

2.1.2 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu

 Lập kế hoạch: thu thập thông tin về các ứng dụng đang sử dụng để biết được

cơ sở dữ liệu hiện tại có những đặc điểm gì

 Nghiên cứu tính khả thi: nghiên cứu về mặt kỹ thuật, nhân lực, tài nguyên,Kinh tế, cơ sở hạ tầng

 Xác định các yêu cầu: xác định tầm, vực của cơ sở dữ liệu (độ lớn của cơ sở

dữ liệu), xác định các yêu cầu về thông tin để quản lý: phần cứng, phần mềm…

 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic(Thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu): Xây dựngcác mô hình quan hệ , lược đồ ER

 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý: Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, cài đặttrên hệ quản trị cơ sở dữ liệu một cách tương thích.

 Đánh giá cơ sở dữ liệu

2.1.3 Tổng quan về hệ thống quản lý quy trình kinh doanh phần mềm

Tổng quan về hệ thống thông tin

Khái niệm về HTTT quản lý:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ với nhau và cùng hoạtđộng hướng tới một mục đích chung

Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng

ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau, như bằng kí tự, chữ viết, biểu tượng, âmthanh, hình ảnh…Thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thứcthích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng

Các hoạt động thông tin là các hoạt động xảy ra trong một hệ thống thông tin,bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạtđộng hệ thống thông tin

Xử lý dữ liệu là các họat động tác động lên dữ liệu như tính toán, sắp xếp, sosánh, phân loại, tổng hợp… làm cho nó thay đổi về nội dung, vị trí hay cách thể hiện

Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động,một việc tương đương với quá trình ra quyết định

Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, cơ sở dữ liệu, mạng… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phốithông tin trong một tập hợp ràng buộc gọi là môi trường HTTT được xác định nhưmột tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểudiễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.HTTT còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận mộtcách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới

Mọi hệ thống thông tin đều gồm 4 bộ phận:

 Bộ phận đưa dữ liệu vào

 Bộ phận đưa dữ liệu ra

 Kho dữ liệu

 Bộ phận xử lý

Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sources) vàđược xử lý bởi hệ thống sử dụng nó, cùng các dữ liệu đã đựơc lưu trữ từ trước Kết quả

xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (destinations) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu.Sau đây là sơ đồ minh họa mối quan hệ về các yếu tố cấu thành một hệ thống thôngtin:

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổchức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng, nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnhtranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệthống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để

HTTT quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản

lý, điều hành của một doanh nghiệp hay một tổ chức HTTT quản lý bao gồm 5 thànhphần:

 Phần cứng: các máy tính, máy chủ, máy trạm, đường truyền mạng…

 Phần mềm: các hệ điều hành, các hệ quản trị cơ sở liệu…

 Mạng máy tính: phương thức tuyền thông, mô hình mạng, hỗ trợ mạng…

 Cơ sở dữ liệu: Dữ liệu và cơ sở kiến thức

 Con người: Người sử dụng và chuyên gia hệ thống thông tin

Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tinphản ánh tình trạng hiện thời và tình trạng kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp Hệthống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp

các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúngtình trạng hiện thời của doanhnghiệp.

Một số HTTT quản lý trong một doanh nghiệp như:

HTTT quản lý trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được

tổ chức một cách khoa học và hợp lý, từ đó các nhà quản lý trong doanh nghiệp có thểtìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyếtđịnh kịp thời Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

Quy trình kinh doanh phần mềm

Khái niệm:

Quy trình kinh doanh phần mềm là một quá trình mà sản phẩm phần mềm từnhững yêu cầu của khách hàng đến khi sản phẩm được hoàn thành và cài đặt chokhách hàng

Các bước của quy trình kinh doanh phần mềm:

Bước 1: Giới thiệu sản phẩm

Nhân viên kinh doanh đến gặp trực tiếp khách hàng, trao đổi thông tin vớikhách hàng về tính năng của phần mềm

Sau khi trao đổi thông tin, giới thiệu trực tiếp phần mềm trên máy tính, nhânviên của công ty phần mềm sẽ khảo sát quy trình quản lý nắm bắt yêu cầu khách hàng

và tư vấn vào hoạt động quản lý kinh doanh

Cán bộ triển khai của công ty phần mềm khảo sát hệ thống máy tính của kháchhàng.

Khi hệ thống máy tính đã đảm bảo đáp ứng yêu cầu, cán bộ triển khai sẽ cài đặtphần mềm lên các máy theo yêu cầu khách hàng

Bước 4: Hỗ trợ nhập dữ liệu ban đầu vào phần mềm

Cán bộ triển khai phần mềm sẽ hướng dẫn cho khách hàng đưa dữ liệu từ fileexcel mẫu của công ty phần mềm ( hoặc chuyển toàn bộ dữ liệu từ bản miễn phí sangbản thương mại cho khách hàng)

Bước 5 : Hướng dẫn sử dụng

Sau khi phần mềm được cài đặt, nhân viên triển khai sẽ hướng dẫn người dùngkhai thác các chức năng của phần mềm trực tiếp trên máy tính

Bước 6 : Nghiệm thu chương trình

Khách hàng kiểm tra các báo cáo trong chương trình đảm báo chính xác so với

dữ liệu mẫu đã nhập

Hai bên cùng thống nhất ký biên bản nghiệm thu phần mềm , khách hàng thanhtoán 60% giá trị còn lại của hợp đồng

Bước 7 : Bảo hành, bảo trì sản phẩm

Công ty phần mềm sẽ bảo hành, bảo trì miễn phí 1 năm trong các trường hợpsau:

+ Các báo cáo không hiển thị

+ Lỗi liên quan đến xuất nhập vào ra và số liệu báo cáo đưa ra không chính xác.Được nâng cấp sản phẩm với giá ưu đãi giảm từ 20% đến 60% khi có phiên bảnphần mềm mới

+ Kết thúc thời gian bảo hành, hai bên sẽ ký hợp đồng bảo trì với chi phí theoquy định của tại thời điểm ký hợp đồng bảo trì

2.2 Thực trạng quy trình kinh doanh phần mềm tại FAST

2.2.1 Giới thiệu về công ty FAST

Giới thiệu chung:

- Tên công ty:

+ Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp

+ Tên tiếng Anh: The Fast Software Company

+ Tên viết tắt: FAST

- Ngày thành lập công ty: 11-6-1997

- Người đại diện theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh

- Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày11-6-1997

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư

Hà Nội cấp ngày 18-6-1997

- Hình thức sở hữu: Công ty cổ phần

- Vốn kinh doanh đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ ( 10 tỷ) được chia thành1,000,000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10,000

Quá trình thành lập và phát triển công ty:

Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST (The Fast SoftwareCompany) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở ViệtNam có hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm quản trịdoanh nghiệp

FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm tronglĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêukết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phướng thức hỗ trợ khách hàng và kinhnghiệm thực tế để tạo các sản phẩm dịch vụ chất lượng cao cho thị trường

Lúc mới thành lập có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm là 1.45 tỷđồng Số lượng khách hàng hằng năm có khoảng 100 khách hàng Quy mô công tyngày càng được mở rộng và phát triển ra nhiều chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh và

Đà Nẵng

Trong quá trình phát triển, FAST đã thu được nhiều thành tựu Các sản phẩmcủa FAST đã đạt 8 huy chương vàng trong các triển lãm tin học, 2 giải thường “Côngnghệ thông tin” của Hội tin học Việt Nam và các giải thưởng Sao khuê của Hội doanhnghiệp phần mềm Việt Nam Hiện này FAST có trên 2500 khách hàng trên toàn quốc

2.2.2 Thực trạng hệ thống quản lý kinh doanh phần mềm của công ty FAST

Quy trình kinh doanh của công ty FAST

Hình 2.2 Mô hình quy trình kinh doanh của công ty FAST

Thực trạng hệ thống quản lý quy trình kinh doanh của công ty FAST

Tuy có sự phát triển mạnh về hệ thống quản lý doanh nghiệp như FASTbusiness, FAST business online, công ty đã áp dụng với tất cả các nguồn lực của mìnhnhưng với quy trình kinh doanh thì công ty chưa xây dựng hệ thống cho toàn bộ quytrình kinh doanh chung

Hiện tại quy trình kinh doanh phần mềm tại FAST chưa có hệ thống hoàn chỉnhmỗi khâu của quy trình kinh doanh là được quản lý bằng một phần mềm riêng và các

dữ liệu của các khâu chưa có sự liên kết Khi cần cập nhật thông tin các khâu sẽchuyển thông bằng dạng văn bản hoặc gửi qua mail Các phần mềm của mỗi khâu chỉquản lý dữ liệu cũng như thông tin của khâu đó Khi có sự thay đổi về dữ liệu, dự áncần thay đổi dữ liệu nào thì phòng ban phụ trách khâu đó sẽ tự thay đổi thông tin dữliệu

Phòng kinh doanh: có phần mềm quản lý riêng về thông tin liên quan đến thôngtin khách hàng: tên, tuổi, địa chỉ, điện thoại…

Phòng tư vấn ứng dụng: có phần mềm quản lý các thông tin liên quan đến các

Phòng chăm sóc khách hàng: có phần mềm quản lý thông tin liên quan đếnkhách hàng đã sử dụng sản phẩm phần mềm, những khách hàng cần gia hạn bảo hành,những khách hàng cần bảo hành, hoặc cần sửa chữa.

2.2.3 Đánh giá hệ thống kinh doanh hiện tại của công ty FAST

Ưu điểm

Nhìn chung hệ thống thông tin hiện tại của công ty đang hoạt động khá ổn định,với những nhân viên lâu năm làm việc tại công ty họ cũng quen với một hệ thống nhưvậy hệ thống kinh doanh có một số ưu điểm:

 Đảm bảo tính bảo mật: thông tin của các khách hàng hoặc các thông tin của

dự án khó bị rò rỉ, tính bảo mật cao của mỗi phần mềm quản lý các khâu đó

 Chi phí rẻ: chi phí tạo các phần mềm quản lý các khâu tương đối rẻ

 Tăng cường sự trao đổi thông tin: giúp các phòng ban trao đổi thông tin vớinhau nhiều hơn

 Trùng lặp dữ liệu: dữ liệu liên quan đến khách hàng có thể bị trùng lặp

 Chưa có tính nhất quán: thông tin truyền bằng văn bản giữa các phòng ban cóthể bị nhầm hoặc bị sai

 Nhu cầu sử dụng thông tin ngày càng tăng: hệ thống hiện tại của công tykhông phù hợp với những dữ án lớn đòi hỏi sự nhanh chóng và chính xác, không phùhợp với sự phát triển công nghệ thông tin của công ty

Giải pháp khắc phục:

Từ những nhược điểm trên ta thấy cần xây dựng hệ thông thông với cơ sở dữliệu trên máy tính và tự động hóa truy xuất thông tin cho toàn bộ quy trình kinh doanhcủa công ty Để từ đó công ty có thể quản lý kinh doanh một cách đồng bộ, chính xác

và phục vụ tốt cho quá trình ra quyết định của công ty

PHẦN 3 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ QUY

TRÌNH KINH DOANH PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY FAST

3.1 Lập kế hoạch

3.1.1 Xác định bài toán

Khi khách hàng tìm đến đặt mua hàng, hệ thống sẽ hiển thị những sản phẩm màcông ty đang có Nếu khách hàng đồng ý mua sản phẩm hoặc sử dụng sản phẩm củacông ty thì phòng kinh doanh sẽ tư vấn làm hợp đồng giao dịch Hệ thống sẽ lưu trữthông tin khách hàng và lưu trữ hợp đồng Nhân viên phòng tư vấn ứng dụng tiếp nhậncác yêu cầu của khách hàng thông qua khảo sát, có những biện pháp đào tạo hỗ trợkhách hàng và xác định yêu cầu khách hàng và nhập vào hệ thống những yêu cầu củakhách hàng đối với phần mềm Sau đó, hệ thống sẽ gửi những yêu cầu của khách hàngcho nhân viên phòng lập trình tiến hành lập trình các chức năng theo nội dụng khảo sátcủa nhân viên phòng tư vấn ứng dụng và gửi lại sản phẩm đã hoàn thành cho phòng tưvấn dụng thông qua hệ thống quản lý Phòng tư vấn ứng sẽ cập nhật chỉnh sửa phầnmềm cho khách hàng, sau đó nhân viên sẽ đến cơ sở của khách hàng tiến hành cặt đặtcho khách hàng và nghiệm thu hợp đồng Với việc bảo hành 1 năm của sản phẩm,phòng chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ bảo hành và bảo trì sản phẩm cho kháchhàng Khi hợp đồng hết hạn hoặc sản phẩm có vấn đề mà khách hàng phản hồi thì hệthống sẽ thông báo cho phòng chăm sóc khách hàng, phòng chăm sóc khách hàng cónhiệm vụ bảo hành cho khách hàng chữa các lỗi của phần mềm, hoặc các lỗi liên quanlàm phần mềm không chạy được Mỗi tháng hệ thống có nhiệm vụ báo cáo tiến độ củacác hợp đồng cho giám đốc

3.1.2 Yều cầu chức năng của hệ thống

Từ quá trình khảo sát hệ thống quản lý quy trình kinh doanh, ta thấy hệ thốnggồm có 4 chức năng chính: quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, quản lý yêu cầu củakhách hàng, thông báo và báo cáo

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.

3.1.3 Các bước tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu

Xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên khi bắt tay vào làm bất cứ một sản phẩmhay một dự án nào, có kế hoạch sẽ giúp mọi việc có thể định hướng rõ ràng, kế hoạchtốt sẽ làm các công việc tiếp theo trở nên dễ dàng Ở đây kế hoạch của việc xây dựng

cơ sở dữ liệu dựa trên các bước xây dựng cơ sở dữ liệu với việc xác định bài toán vàcác chức năng cần có của hệ thống Xây dựng cơ sở dữ liệu gồm có 6 bước như đã nêu

ở chương 2:

1 Xây dựng kế hoạch, xác định các chức năng của hệ thống

2 Nghiên cứu tính khả thi

3 Xác định các yêu cầu

4 Thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức logic

5 Thiết kế cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu

6 Đánh giá cơ sở dữ liệu

Làm thế nào để có một cơ sở dữ liệu hoàn thiện? 6 bước xây dựng cơ sở dữ liệugiúp cho chúng ta có thể định hướng cách xây dựng cơ sở dữ liệu Việc tuân thủ đúng

6 bước xây dựng cơ sở dữ liệu sẽ giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu một cách dễdàng, thuận tiện và hạn chế gặp phải những rắc rối phát sinh trong quá trình triển khaixây dựng cơ sở dữ liệu

3.2 Xác định các yêu cầu

Xác định các yêu của cơ sở dữ liệu là việc không thể thiếu khi xây dựng các cở

dữ liệu, khi xác định các yêu cầu, bắt buộc phải đủ các điều kiện để xây dựng cơ sở dữliệu Khi đã đủ các điều kiện để xây dựng cơ sở dữ liệu ta tiến hành khảo sát xem cơ

sở dữ liệu hiện tại cần những gì có phù hợp với những điều kiện xác định để xây dựng

cơ sở dữ liệu hay không Xác định các yêu cầu còn giúp định hướng cho việc xác địnhcác mô hình ở mức logic của cơ sở dữ liệu từ đó làm tiền đề thiết kế một cơ sở dữ liệuhiệu quả và phù hợp với các điều kiện của công ty

3.2.1 Xác định các yêu chức năng của cơ sở dữ liệu

Nhập liệu

 Nhập liệu trực tiếp từ các mẫu biểu

 Có thể sửa đổi, xóa bỏ, thay thế các mẫu biểu

Thống kê báo cáo

 Thống kê số lượng khách hàng đặt hàng trong một khoảng thời gian

 Thống kê những hợp đồng đã hoàn thành trong một khoảng thời gian

 Báo cáo về tình hình doanh thu và tiến độ triển khai hợp đồng

3.2.2 Xác định yêu cầu phi chức năng

Yêu cầu về kiến trúc cơ sở dữ liệu SQL server 2008

Yêu cầu về giao diện người dùng

 Giao diện phù hợp với trình độ

 Giao diện thân thiện dễ sử dụng

 Hướng dẫn sử dụng.

Yêu cầu tốc độ tra cứu

 Khả năng xử lý thông tin nhanh, chính xác

Bảo mật

 Tự động sao lưu dự phòng

 Phân quyền

 Thiết lập thông bảo kiểm tra trước khi sửa xóa

 Lưu báo cáo

3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic

Thiết kế cơ sở dữ liệu ở mức logic là một bước cực kỳ quan trong nó là bướcthứ 4 trong 6 bước xây dựng cơ sở dữ liệu, từ những dữ kiện của bài toán và các chứcnăng của hệ thống sẽ xác định các thực thể và thuộc tính của các cơ sở dữ liệu từ đódựng nên các mô hình tạo các liên kết giữa các thực thể để hình thành khung logic cho

cơ sở dữ liệu làm tiền đề cho việc thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu

3.3.1 Xây dựng mô hình thực thể liên kết

Xác định các thực thể

Sản phẩm (MaSP, TenSP, Loai, Lichsuphattrien)

Hợp đồng(MaHD, TenHD, Ngaylap)

Khách hàng (MaKH, TenKH, Ngaysinh, Gioitinh, Quequan, SoDT)

Nhân viên(MaNV, TenNV, Phongban, SoDT)

Yêu cầu khách hàng(MaYC, TenYC, LoaiYC, giaithich)

Xây dựng mô hình thực thể liên kết

Từ các thực thể đã xác định, ta xây dựng mô hình thực thể liên kết như sau:

Hình 3.2 Mô hình thực thể liên kết

Ghi chú: Các thuộc tính của các thực thể

Sanpham(MaSP, TenSP, Loai, Lichsuphattrien)

Hợp đồng(MaHD, TenHD, Ngaylap)

Khachang(MaKH, TenKH, Ngaysinh, Gioitinh, Quequan, SoDT)

Nhanvien(MaNV, TenNV, Phongban, SoDT)

Yeucaucuakhachhang(MaYC, TenYC, LoaiYC, giaithich)