Sáng kiến kinh nghiệm HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC MINH HẢI BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH Sáng kiến kinh nghiệm: HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN Người thực hiện: TRẦN THỊ LOAN CÀ MAU, NGÀY 17 THÁNG 3 NĂM 2014 A. Đặt vấn đề: Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng. Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính đã được sử dụng rộng rãi đã giúp cho công việc được tốt hơn. Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cần thiết nhằm xóa bỏ những phương pháp cũ gây tốn kém về nhiều mặt. Việc lưu trữ Công văn một cách khoa học và dễ truy xuất là một việc quan trọng trong doanh nghiệp. Để thực hiện mục tiêu truy xuất Công văn nhanh chóng chính xác phục vụ các công tác liên quan, ta sử dụng hệ thống quản lý công văn để tìm kiếm công văn một cách nhanh chóng và chính xác. Công văn lưu trữ được dựa vào các tiêu chí phân loại trên phần mềm. B. Biện pháp thực hiện: I. Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của nhân viên văn thư Trong việc quản lý công văn, có nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo. a. Quản lý công văn đến: Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công văn đến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở) khi có yêu cầu. • Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến. • Tất cả công văn đến được nhân viên văn thư ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận hoặc công văn gởi đích danh. • Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan. • Nhân viên văn thư dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và chuyển công văn đi. * Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn. Số CV: là số ghi trên công văn. Ngày CV: ngày ghi trên công văn. Ngày đến: ngày nhận công văn. Ngày vào sổ: ngày nhận công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung của văn bản. b. Quản lý công văn đi: Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi; vào sổ công văn; theo dõi hồi báo. • Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công. Sau khi soạn thảo xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên soạn thảo ký nếu nằm trong quyền hạn của mình. • Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được nhân viên văn thư đóng dấu vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết. • Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn. Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công văn. • Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi. Ngày CV: ngày gởi công văn đi. Người nhận: có thể là cơ quan hoặc cá nhân. Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung. c. Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin: Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn. • Công văn được sắp xếp và phân loại theo tên loại công văn Danh mục loại Công Văn Mã loại CV Mô tả Mã loại CV Mô tả NQ Nghị quyết BB Biên bản QĐ Quyết định ĐTKH Đề tài KH CT Chỉ thị DA Dự án TT Thông tư HĐ Hợp đồng TB Thông báo ĐL Điều lệ BC Báo cáo ĐĐ Giấy đi đường TR Tờ trình GM Giấy mời CV Công văn GT Giấy giới thiệu … II. Các tiêu chuẩn tìm kiếm: Tìm kiếm CVĐến: Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV). Tìm kiếm theo loại. Tìm kiếm theo lĩnh vực . Tìm kiếm theo cơ quan. Tìm kiếm theo nhân viên nhận. Tìm kiếm theo ngày công văn đến. T ìm kiếm theo ngày vào sổ Tìm kiếm CVĐi : Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI). Tìm kiếm theo loại. Tìm kiếm theo lĩnh vực. Tìm kiếm theo nhân viên ký. Tìm kiếm theo ngày công văn đi III. Lưu đồ hồ sơ công việc. 1. Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến. Công việc Hồ sơ Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đến Lãnh đạo Nhân viên văn thư Vị trí ngoài Công văn đến Tiếp nhận công văn đến CVĐến cần xử lý CV gửi sai địa chỉ Đăng ký Trả lại CV Sổ đăng ký CVĐến CV cần trả lại Cơ quan ngoài Chuyển CVĐến cho Chủ tịch CV chưa xử lý Xử lý CV CV đã xử lý CV hồi đáp Chuyển CV Chuyển vào lưu trữ Lưu trữ CVĐến CVĐi Cơ quan ngoài Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi. Công việc Hồ sơ Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi Nhân viên phụ trách Lãnh đạo Nhân viên văn thư Vị trí ngoài DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG • Công văn đến: Yêu cầu soạn thảo Tiếp nhận Đánh máy Bản thảo CVĐi Trình ký duyệt Công văn cần duyệt Ký duyệt CV đã ký Đăng ký vào sổ CVĐi Sổ CVĐi CV đã hoàn chỉnh CV cần lưu trữ Phát hành CV cần chuyển Cơ quan ngoài Đưa vào lưu trữ Lưu trữ công văn đi • Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Nơi nhận công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Cơ quan ngoài Văn thư D2 Chuyển công văn đến STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Văn thư Lãnh đạo D3 Nhận lại công văn đến và ý kiến lãnh đạo STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Lãnh đạo Văn thư D4 Nhận công văn đến và ý kiến lãnh đạo (nếu cần sự hồi báo) STTCV NGAYCV SOCV TRÍCHYẾU NƠI GỬI GHI CHÚ Ý KIẾN LĐ Văn thư Nhân viên phụ trách • Công văn đi: D3 D4 D1 D2 • Biểu diễn các dòng: Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích D1 Yêu cầu soạn thảo công văn Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Nhân viên phụ trách D2 Bản thảo đã soạn, được trình lên SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO TRÍCH YẾU GHI CHÚ Nhân viên phụ trách Lãnh đạo D3 Duyệt và chuyển xử lý SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Lãnh đạo Văn thư D4 Phát hành công văn đi SOCVĐI NGÀYCV NGƯỜI NHẬN NƠI NHẬN NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI KÝ TRÍCH YẾU GHI CHÚ Văn thư Cơ quan ngoài Cơ quan ngoài Lãnh đạo Chuyên viên phụ trách DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC • Công văn đến: Lưu Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt công văn (kiểm tra Yêu cầu tính hợp soạn thảo Gửi đi của công CV hồi báo văn) • Công văn đi: Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan Công văn công văn công văn văn ngoài ↕ (Xem/Sửa) Lưu trữ IV. Các loại biểu mẩu, báo cáo. 1. Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến: CÔNG VĂN ĐẾN STTCV: Số CV: Ngày công văn đến: Ngày vào sổ: Người ký: Ghi chú: Trích yếu: SỔ CÔNG VĂN ĐẾN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Ngày vào sổ Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Trích yếu Người nhận, xử lý Ghi chú Văn thư Nhân viên phụ trách Văn thư Mẩ uD0 4 Mẩ uD0 1 Sổ công văn đến được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đến. BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN STT Số CV Tên Lĩnh Vực Tên Loại Tên CQ Gởi Họ Tên NV nhận Ngày vào sổ Tổng số: 2. Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi: CÔNG VĂN ĐI Số CV: Ngày công văn đi: Người ký: Người nhận: Ghi chú: Trích yếu: SỔ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Ngày vào của CV Loại CV Ngày ký Trích yếu Nơi nhận Người ký Người soạn thảo Sổ công văn đi được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đi. BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI Ngày: Số CV Đi Tên Loại Tên Lĩnh Vực Họ tên NV gởi Ngày CV Đi Người nhận Trích yếu Ghi chú Tổng số: V. Yêu cầu tin học hóa • Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa). • Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên • Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo loại, theo nơi gởi/ nhận ). Mẩ uD1 2 VI. Sơ đồ chức năng Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các chức năng sau: _ Cập nhật thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn, nhân viên,… ). _ Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân viên,… ). _ Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công văn đến/đi, thống kê công văn đến/đi). QUẢN LÝ CÔNG VĂN CẬP NHẬT THÔNG TIN TRA CỨU THÔNG TIN BÁO BIỂU TRỢ GIÚP THOÁT CHƯƠNG TRÌNH Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Công văn đến Công văn đi Cơ quan ngoài Loại công văn Lĩnh vực Nhân viên Phòng ban Nội dung Thông tin chương trình [...]... trên phầm mềm quản lý công văn Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đến, cùng các công văn đi liên quan và nhân viên xử lý các công văn này Màn hình này cho phép xem công văn đến dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đến Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đi, cùng các công văn đến liên quan, nhân viên ký các công văn này, cũng như nơi nhận các công văn này Màn... các công văn đến liên quan, nhân viên ký các công văn này, cũng như nơi nhận các công văn này Màn hình này cho phép xem công văn đi dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh công văn đi Màn hình hiển thị các loại công văn, người sử dụng có thể thêm, xóa, hoặc hiệu chỉnh loại công văn Màn hình hiển thị danh sách nhân viên dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu chỉnh thông tin nhân viên Màn hình hiển... nhân viên Màn hình hiển thị danh sách các phòng ban, người dùng có thể click vào nút thêm, xóa, hiệu chỉnh phòng ban Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đến theo các tiêu chí được chọn từ các combobox Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đi theo các tiêu chí được chọn từ các combobox Xác nhận Hội đồng Khoa học kỹ thuật Người thực hiện Trần Thị Loan . của công tác quản lý công văn của nhân viên văn thư Trong việc quản lý công văn, có nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công. ngày công văn đi III. Lưu đồ hồ sơ công việc. 1. Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến. Công việc Hồ sơ Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đến Lãnh. tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn, nhân viên,… ). _ Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân viên,… ). _ Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công