sáng kiến kinh nghiệm quy trình đối thoại trong giải quyết khiếu nại hành chính

Mẫu số CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Bảo Thắng, ngày 10 tháng 10 năm 2013 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến huyện Bảo Thắng Họ tên tác giả: Vương Quốc Mạnh Ngày, tháng, năm sinh: 08/4/1985 Chức vụ: Thanh tra viên Đơn vị công tác: Thanh tra huyện Bảo Thắng Trình độ chun mơn: Đại học chun ngành Quản lý đất đai Đề nghị công nhận sáng kiến, kinh nghiệm: “Quy trình đối thoại giải khiếu nại hành chính” XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT Vương Quốc Mạnh I TÊN SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: - “Quy trình đối thoại giải khiếu nại hành chính” II NỘI DUNG SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: A Sự cần thiết xây dựng quy trình tổ chức đối thoại giải khiếu nại hành chính: - Theo Luật Khiếu nại năm 2011, người khiếu nại có quyền tham gia đối thoại ủy quyền cho người đại diện hợp pháp tham gia đối thoại (Điều 12); người bị khiếu nại có nghĩa vụ tham gia đối thoại ủy quyền cho người đại diện hợp pháp tham gia đối thoại (Điều 13) Việc tổ chức đối thoại quy định Điều 30 (Tổ chức đối thoại) Điều 39 (Tổ chức đối thoại lần hai) Riêng khiếu nại định kỷ luật, Luật Khiếu nại năm 2011 quy định người có thẩm quyền giải khiếu nại, trước định giải khiếu nại phải tổ chức đối thoại với người khiếu nại, có tham gia người có trách nhiệm xác minh nội dung khiếu nại (Điều 53 về Tổ chức đối thoại) - Đối thoại giải khiếu nại yêu cầu công tác cần thiết, việc giải khiếu nại lần hai tổ chức đối thoại yêu cầu bắt buộc phải thực Tuy nhiên quy định Pháp luật về Khiếu nại, văn hướng dẫn thực Luật Khiếu nại năm 2011 Chính phủ Thanh tra Chính phủ đều chưa có hướng dẫn, đạo cách thức, thủ tục, trình tự thực việc đối thoại giải khiếu nại - Luật Khiếu nại năm 2011 có quy định khơng hướng dẫn thực việc đối thoại, thực tế nhiều cấp, ngành tổ chức thực đối thoại giải khiếu nại có cách thức khác về thành phần đối thoại, trình tự thủ tục đối thoại, phạm vi nội dung đối thoại, địa điểm đối thoại q trình có lúng túng định thiếu thống chung - Để có cứ, sở cho nghiệp vụ đối thoại đảm bảo khách quan, đầy đủ tính thống việc phải có quy trình đối thoại, áp dụng chung đòi hỏi từ thực tiễn khách quan yêu cầu cấp thiết trình giải khiếu nại B Quy trình tổ chức đối thoại giải khiếu nại: Trách nhiệm, thẩm quyền tổ chức thực đối thoại: 1.1 Trách nhiệm tổ chức thực đối thoại + Trong trình giải khiếu nại hành lần đầu, người giải khiếu nại tổ chức, thực đối thoại nội dung, yêu cầu người khiếu nại kết xác minh nội dung khiếu nại người giải khiếu nại khác + Trong qua trình giải khiếu nại hành lần hai, người giải khiếu nại phải tổ chức thực đối thoại 1.2 Thẩm quyền tổ chức thực đối thoại - Thủ trưởng quan, tổ chức có định hành chính, hành vi hành bị khiếu nại lần đầu; thủ trưởng quan, tổ chức có cán thuộc quyền quản lý có định hành chính, hành vi hành bị khiếu nại có thẩm quyền trách nhiệm đạo tổ chức, trực tiếp chủ trì thực đối thoại có vụ việc giải khiếu nại thuộc thẩm quyền Trường hợp Thủ trưởng quan tổ chức lý khách quan khơng trực tiếp chủ trì đối thoại giao cho cấp phó chủ trì đối thoại - Thủ trưởng quan, tổ chức giải khiếu nại lần hai trực tiếp đạo, thực đối thoại tưng vụ việc giải khiếu nại thuộc thẩm quyền + Trưởng Đoàn xác minh, tổ trưởng tổ xác minh có trách nhiệm thẩm qùn thơng báo nội dung dự thảo báo cáo kết xác minh đoàn xác minh, tổ xác minh hướng giải cho người khiếu nại, người bị khiếu nại biết nhằm để họ chủ động nghiên cứu, tìm hiểu, chuẩn bị cho việc đối thoại có kết Chuẩn bị đối thoại: 2.1 Bố trí nơi đối thoại: + Việc thực đối thoại phải tổ chức trụ sở làm việc quan chủ trì đối thoại Đối với các phịng ban chun mơn xã thị trấn thực phịng tiếp công dân địa điểm tổ chức đối thoại phải đảm bảo hình thức trang trọng, nghiêm túc, có đủ điều kiện sở, vật chất, kỹ thuật phục vụ cho việc đối thoại + Vào ngày tổ chức đối thoại địa điểm thực đối thoại cần treo tít chữ “Đối thoại giải khiếu nại” Người chủ trì, cán tham gia quan chủ trì phải đeo thẻ, biển hiệu cơng chức Vị trí chỗ ngồi thành phần tham dự đối thoại phải đặt biểu hiệu chức danh, thành phần * Một số lưu ý việc bố trí đối thoại thời điểm tổ chức đối thoại: - Xác định thời điểm để tổ chức đối thoại: Mục đích nhằm xem xét thái độ đồng tình hay phản đối đối tượng với chủ trương, đường lối giải vụ việc khiếu nại hành số nội dung đinh hành chính; hành vi hành chính, qua để xử lý thơng tin từ hai phía, đồng thời có sở để giải thích, thuyết phục để tạo đồng thuận, tháo gỡ vướng mắc trước ký định giải thức - Xác định địa điểm tổ chức đối thoại: Việc tổ chức đối thoại nên tổ chức phòng họp phịng làm việc quan có thẩm qùn giải đơn trụ sở UBND nơi người khiếu nại cư trú Chọn địa điểm dễ tạo khơng khí thân mât, cởi mở, gần gũi, hạn chế thành phần không mời vụ việc khiếu nại đông người 2.2 Mời đối thoại, thành phần đối thoại: + Mời đối thoại: Chậm trước ngày tổ chức đối thoại, người chủ trì, quan chủ trì đối thoại phải ký phát hành giấy mời đối thoại gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan đến tham gia đối thoại - Giấy mời đối thoại phải có nội dung rõ ràng về thời gian, địa điểm, thành phần nội dung đối thoại; yêu cầu về hồ sơ, tài liệu (nếu có) yêu cầu về giấy tờ thùy thân thủ tục ủy quyền + Thành phần đối thoại: Người giải khiếu nại tổ chức đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền nghĩa vụ liên quan, quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu người khiếu nại hướng giải khiếu nại; việc đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ; * Một số lưu ý thành phần tham gia đối thoại: Khoản Điều 53 Luật khiếu nại năm 2011 quy định: ”Thành phần tham gia đối thoại bao gồm người có thẩm quyền giải khiếu nại chủ trì, người khiếu nại, người có trách nhiệm xác minh, người khác có liên quan” Việc tổ chức đối thoại chung hay riêng với thành phần người giải khiếu nại cân nhắc xem xét tùy vụ việc, song cần lưu ý vụ việc phức tạp khiếu nại đông người, kéo dài : + Về phía quan giải khiếu nại hành chính: Người chủ trì đối thoại phải thủ trưởng quan có thẩm quyền giải khiếu nại hành chính, khơng nên ủy qùn cho cấp xã, cán tham mưu + Về phía người khiếu nại: Nên phân loại, nhóm riêng người có yêu cầu khiếu nại giống mời đại diện người khiếu nại + Việc mời tổ chức trị xã hội, quan tuyên truyền : Nên mời tổ chức mà người khiếu nại có tham gia sinh hoạt như: MTTQ, Cựu Chiến binh, nông dân, đại diện HĐND cấp 2.3 Hồ sơ tài liệu chuẩn bị đối thoại: - Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xác minh vụ việc khiếu nại đưa đối thoại cho người chủ trì đối thoại - Các văn Luật, văn Quy phạm pháp luật, văn đạo, điều hành người có thẩm quyền, quan có thẩm quyền có nội dung điều chỉnh, liên quan áp dụng trình xem xét xác minh để giải vụ việc khiếu nại * Một số lưu ý việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho buổi đối thoại: Hồ sơ, tài liệu phục vụ cho buổi đối thoại: Do cán giao thụ lý vụ việc chuẩn bị Người chủ trì buổi đối thoại cần phải nghe cán giao thụ lý vụ việc báo cáo trước về kết xác minh, đề xuất giải vụ việc khiếu nại hành Qua người chủ trì phải nắm bắt tồn nội dung vụ việc, có đánh giá, nhận xét về việc thu thập chứng tài liệu để làm rõ vụ việc Bởi vì: Việc giải quan nhà nước, người có thẩm quyền chủ yếu dựa hồ sơ tài liệu, giấy tờ báo cáo cán công chức cấp lập Do lệ thuộc vào báo cáo mà thiếu điều tra xác minh nên người lãnh đạo, người có thẩm quyền giải thường thiếu thông tin, không nắm việc nguyện vọng người dân dẫn đến việc giải khiếu kiện chưa đến nơi đến chốn, hình thức, hời hợt Trong thực tế có khơng buổi làm việc tiếp dân cấp lãnh đạo qùn cho thấy rõ tình trạng thiếu thơng tin, khơng nắm tình hình, việc đến mức người lãnh đạo phải xúc, phản ứng gay gắt với cán quyền buổi tiếp dân Chỉ vụ việc điều tra xác minh đầy đủ, đến nơi đến chốn thiếu bước gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại đạt kết mong muốn Ngồi người chủ trì đối thoại cần phải yêu cầu cán thụ lý báo cáo về thông tin về nhân thân người khiếu nại như: tuổi, trình độ văn hố, nghề nghiệp, sở trường, lý công dân không chấp nhận việc giải lần đầu Đối với cán giao thụ lý vụ việc: Cần xây dựng đề cương đối thoại, cụ thể: Căn biên đối thoại lần đầu kết làm việc với người khiếu nại để chuẩn bị trước tình để giải đáp chất vấn người khiếu nại đưa Đồng thời cần xếp lại hồ sơ lưu ý tài liệu như: + Biên làm việc với người khiếu nại, biên phải chốt nội dung khiếu nại, yêu cầu giải quyết, chứng người khiếu nại; biên phải có chữ ký xác nhận vào biên người khiếu nại + Biên làm việc với người bị khiếu nại bên liên quan, chứng liên quan đến nội dung Báo cáo kết xem xét xác minh Thực đối thoại: 3.1 Trước tiến hành đối thoại, người chủ trì đối thoại kiểm tra xác định thành phần tham gia đối thoại; yêu cầu thành phần tham gia đưa giấy mời đối thoại, giấy tờ tùy thân, giấy tờ thủ tục ủy quyền để xác định tư cách tham giai đối thoại Trường hợp không thành phần mời đối thoại người chủ trì từ chối người khơng thành phần tham gia vào việc đối thoại Người chủ trì đối thoại định tiến hành đối thoại không đối thoại thành phần tham gia đối thoại không đúng, không đủ định người chủ trì phải ghi thành biên nêu rõ lý 3.2 Người chủ trì đối thoại thơng báo lý do, giới thiệu thành phần, nêu rõ chương trình, quy chế đối thoại, xác định phạm vi, nội dung, yêu cầu buổi đối thoại - Trưởng đoàn xác minh, Tổ trưởng tổ xác minh chịu trách nhiệm thông qua kết xác minh đề xuất giải vụ khiếu nại Đoàn xác minh, tổ xác minh 3.3 Người khiếu nại có qùn phát biểu đưa ý kiến mình, trình hồ sơ, tài liệu, chứng chứng minh cho nội dung khiếu nại yêu cầu giải Nội dùng trình bày cần ngắn gọn, rõ ràng có pháp lý kèm theo - Người chủ trì có qùn gợi ý trình bày đồng thời có qùn nhắc nhở người trình bày nêu vấn đề lan man, có thái độ, hành vi không phù hợp, vi phạm quy định 3.4 Người bị khiếu nại có trách nhiệm giải trình nội dung bị khiếu nại nội dung khác có liên quan theo yêu cầu điều hành người chủ trì đối thoại Việc giải trình phải trình bày rõ ràng, ngắn gọn, có pháp lý - Người bị khiếu nại quyền đề nghị về kết xác minh bảo lưu ý kiến 3.5 Việc đối thoại phải lập thành biên ghi rõ ý kiến người tham gia đối thoại, ý kiến kết luận người chủ trì đối thoại Biên phải thơng qua cơng khai toàn văn buổi đối thoại - Trường hợp người tham gia đối thoại không ký biên đối thoại người chủ trì u cầu người khơng ký biên nêu rõ lý không ký, lý người không ký biên ghi vào phấn cuối biên đối thoại - Nếu bên không ký biên bản, thành phần khác tham gia đối thoại ký, biên đối thoại có giá trị làm sở cho việc giải khiếu nại 3.6 Kết thúc đối thoại - Người chủ trì kết luận việc đối thoại, kết luận ghỉ rõ vào biên đối thoại - Người chủ trì đạo thu hồ sơ tài liệu chứng bổ sung, văn giải trình (nếu có) bên tham gia đối thoại cung cấp Thu lại tài liệu, văn phát cho người tham gia đối thoại (nếu có) * Một số kinh nghiệm được rút buổi tổ chức đối thoại giải khiếu nại hành là: - Phải tạo bầu khơng khí thoải mái, cởi mở: Việc bố trí nơi đối thoại địa điểm thuận tiện, bảo đảm đủ điều kiện vật chất cần thiết để đối tượng trình bày, tranh ḷn Người có trách nhiệm đối thoại phải ăn mặc lịch sự, tác phong, lời nói, thái độ phải bình tĩnh; tạo khơng khí thoải mái, đồng thuận buổi đối thoại - Dành phần trình bày trước cho đối tượng: Người có trách nhiệm phải đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan Nên yêu cầu người khiếu nại trình bày trước về nội dung khiếu nại, yêu cầu giải chứng liên quan, sau yêu cầu người bị khiếu nại, người có liên quan trình bày; trường hợp người khiếu nại người bị khiếu nại trình bày chưa rõ yêu cầu cán trực tiếp thụ ĺý vụ việc trình bày Từ trình bày đó, người chủ trì thấy mâu thuẫn họ mà có phân tích tìm chất vụ việc - Kiềm chế thân, chịu khó lắng nghe: Trước buổi cơng khai đối thoại, bên thường có nhận thức khác về vụ, việc cách thức giải vụ việc khiếu nại Họ thường có thái độ nóng nảy, tức giận Người có trách nhiệm đối thoại khơng nên đối đầu trực tiếp mà phải biết kiềm chế, thái độ chăm lắng nghe để làm dịu ác cảm Khi cảm xúc lắng dần, phân tích cho họ biết điều lẽ thiệt - Chỉ thực chất vấn đề: Việc đối thoại để hiểu rõ thông tin bên nên đối thoại phải đưa thơng tin xác, bác bỏ thơng tin thất thiệt Do đó, người có trách nhiệm đối thoại phải rõ thực chất vấn đề để đối tượng có nhận thức - So sánh lợi ích: Trong hoạt động giải khiếu nại, bên có nhu cầu, lợi ích động khác nhau, có đối kháng, trừ Mỗi người có tâm lý chung muốn biết liên qua đến lợi ích thân Nên đối thoại phải hướng đến việc xem xét để thống lợi ích bên, đưa so sánh lợi ích việc giải vụ việc khiếu nại hành để bên tự giác điều chỉnh lợi ích cá nhân cho thống với lợi ích chung - Q trình đối thoại có tác động qua lại chủ thể đối tượng, q trình tác động tâm lý biến chuyển, tương hỗ, tương đồng Do phải tạo mối quan hệ tình cảm đồng cảm người có trách nhiệm đối tượng q trình đối thoại - Khi sử dụng phương pháp tâm lý đối thoại, người có trách nhiệm đối thoại cần ý: + Phải có chuẩn bị cho buổi đối thoại cơng khai xác định mục đích, nội dung thông tin cần thông báo; xác định thái độ, hành vi dự đốn về thái độ, hành vi đối tượng Nhờ có chuẩn bị mà người có trách nhiệm đối thoại chủ động tìm cách xử phù hợp tình bất ngờ xảy giao tiếp + Nội dung cần đối thoại dựa sở tài liệu, diễn biến trước theo diễn biến buổi đối thoại + Đối thoại phải đưa thơng tin xác, cần thiết, ngơn ngữ phù hợp với trình độ nhận thức đối tượng + Khối lượng thông tin truyền đạt cần phải vừa đủ, nhiều thời gian nhanh dễ làm khả tiếp nhận thông tin đối tượng + Phải tính đến đặc điểm, khí chất, tâm lý đối tượng + Người có trách nhiệm phải có thái độ khách quan, tác phong, trang phục nghiêm chỉnh, nói mạch lạc, rõ ràng, pháp luật - Đối với trường hợp phải tổ chức đối thoại với vụ việc khiếu nại xúc, đông người, gay gắt: Điểm bật vụ khiếu tố đơng người thường xuất phát từ xúc về quyền lợi, thường đụng chạm 10 đến số đông quần chúng nhân dân nên thường nhạy cảm, dễ bị kích động, bùng nổ lan rộng Vì vậy lời lẽ người có trách nhiệm đối thoại phải có sức thuyết phục, phải biết khai thác mặt tốt người khiếu nại phương pháp, cách thức giải phải biết thận trọng, tế nhị, mềm dẻo, nên đối thoại để làm rõ vấn đề từ đơn giản đến phức tạp Phân nhóm đối tượng để có đối sách phù hợp, bước đầu phải làm dịu tình hình căng thẳng cách tạo ân cần, chu đáo, lịch sự, tôn trọng người đối thoại, lắng nghe họ trình bày, ghi chép đầy đủ Chính điều tạo khơng khí dân chủ, làm cho buổi tiếp xúc với dân đỡ căng thẳng, hạn chế bất bình, phẫn nộ, gay gắt dân Trước kết thúc đối thoại, người chủ trì đối thoại nêu biện pháp giải vụ việc yêu cầu người khiếu nại nêu ý kiến Trường hợp chưa thống về biện pháp giải nên ghi nhận lại để xem xét sau, không nên kết luận về hướng giải - Việc đối thoại phải lập thành biên bản; biên phải ghi rõ ý kiến người tham gia, kết đối thoại, có chữ ký người tham gia; trường hợp người tham gia đối thoại không ký xác nhận phải ghi rõ lý do; biên lưu vào hồ sơ giải khiếu nại theo quy định Kết đối thoại để giải khiếu nại Quy định số trường hợp cụ thể tổ chức đối thoại: - Đối với vụ việc khiếu nại đồng người có nội dung tất người ký tên đơn khiếu nại đều mời tham gia đối thoại phải cử từ đến người đại diện cho để phát biểu ý kiến Việc cử đại diện ghi vào biên đối thoại Người chủ trì đối thoại có qùn từ chối ý kiến người người cử làm đại diện - Người chủ trì đối thoại có quyền từ chối đối thoại với người sử dụng rượu bia chất kích thích khác; người không đủ lực hành vi; người gây trật tự không chấp hành quy định điều hành củ người chủ trì 11 - Tại nơi tổ chức đối thoại nghiêm cấm người tham gia đối thoại mang vũ khí, chất nổ, chất cháy, chất độc hại, đồ vật phương tiện có tính chất gây nguy hại khác vào nơi đối thoại III TÍNH MỚI CỦA SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: Đây sáng kiến hoàn toàn mới, lần đầu nghiên cứu xây dựng đề nghị áp dụng thực địa bàn huyện Bảo Thắng trực tiếp áp dụng việc giải khiếu nại quan Thanh tra huyện Việc áp dụng quy trình đối thoại giải khiếu nại nhằm mục đích: - Giúp bên có liên quan q trình giải khiếu nại hành hiểu qùn, nghĩa vụ hiểu vấn đề khác có liên quan đến nội dung khiếu nại - Đảm bảo tính khả thi hiệu lực thi hành định giải khiếu nại hành IV TÍNH HỮU ÍCH CỦA SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: - Sáng kiến sẽ đem lại tính thống tổ chức thực đối thoại cho dù việc đối thoại tổ chức Trụ sở tiếp công dân UBND huyện, phịng ban chun mơn hay xã, thị trấn địa bàn huyện Bảo Thắng - Sáng kiến xây dựng quy trình đối thoại sẽ giúp cho phịng ban chuyên môn hay xã, thị trấn địa bàn huyện Bảo Thắng khơng bị lúng túng, thiếu sót trình tham mưu tổ chức trực tiếp thực nghiệp vụ đối thoại áp dụng quy trình V KHẢ NĂNG PHỔ BIẾN VÀ NHÂN RỘNG: - Do tính phù hợp, tính cần thiết quy trình đối thoại nên sáng kiến sẽ phòng ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn địa bàn huyện Bảo Thắng áp dụng vào thực tế công tác giải khiếu nại cũng giải đơn thư kiến nghị, phản ánh công dân 12 PHẦN CHẤM SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 1: Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 2: Thành viên hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 3: 13 14 ... TÊN SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: - ? ?Quy trình đối thoại giải khiếu nại hành chính? ?? II NỘI DUNG SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM: A Sự cần thiết xây dựng quy trình tổ chức đối thoại giải khiếu nại hành chính: ... Trong trình giải khiếu nại hành lần đầu, người giải khiếu nại tổ chức, thực đối thoại nội dung, yêu cầu người khiếu nại kết xác minh nội dung khiếu nại người giải khiếu nại khác + Trong qua trình. .. trình giải khiếu nại hành lần hai, người giải khiếu nại phải tổ chức thực đối thoại 1.2 Thẩm quy? ??n tổ chức thực đối thoại - Thủ trưởng quan, tổ chức có định hành chính, hành vi hành bị khiếu nại