Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Trường Đại học Kinh tế TPHCM

Mục lục

MỞ ĐẦU

I Đặt vấn đề

Mọi người đều đang đàm phán một việc gì đó mỗi ngày, cũng như bắt gặp nó hằng ngày trong cuộc sống, trong công việc Chúng ta đàm phán với mọi người, thương lượng về mọi chuyện Đàm phán với sếp về việc tăng lương; thỏa thuận để mua hàng hóa, dịch vụ với giá mình mong muốn; dàn xếp một vụ kiện;…Tất cả những việc này đều là đàm phán Có thể nói rằng: Thế giới hiện thực quanh ta là một chiếc bàn đàm phán khổng lồ Các cuộc đàm phán có thể xảy ra trong hội nghị, trên bàn tiệc, ngoài ánh sáng và cả trong bóng tối Đàm phán về chính trị, ngoại giao, quân sự, kinh doanh đến những quan hệ tế nhị khác

Ngày càng có nhiều những tình huống cần phải đàm phán Mọi người đều muốn tham gia vào việc ra các quyết định có ảnh hưởng đến bản thân mình, rất ít người chấp nhận một quyết định được phán quyết bởi người khác Con người không ai giống ai, và họ đàm phán để giải quyết sự khác nhau đó

Mặc dù đàm phán diễn ra mỗi ngày, nhưng đàm phán sao cho có hiệu quả là một việc không dễ dàng Đặc biệt là trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường

Về mặt lịch sử, khi xã hội bắt đầu có sự phân công lao động xã hội mỗi người sản xuất ra một loại hoặc một nhóm hàng hoá Để có thể có được những hàng hóa khác nhau để phục vụ cho nhu cầu trao đổi, người ta phải tiến hành trao đổi Trong trao đổi, thông thường mỗi người đều tìm cách sao cho được nhiều nhưng chỉ mất

ít, do đó để có thể dung hoà lợi ích giữa các bên người ta phải tiến hành thương lượng với nhau Từ đó đàm phán bắt đầu xuất hiện trong lĩnh vực kinh tế

Vì hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên nên đàm phán diễn ra ngày càng phổ biến và có vai trò quan trọng Tuy nhiên đàm phán kinh tế chỉ thực sự phong phú,

đa dạng và phát huy vai trò quan trọng của nó khi nền sản xuất xã hội phát triển đến trình độ cao, hàng hóa sản xuất ra ngày càng nhiều, các hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán trao đổi diễn ra mạnh mẽ không chỉ trên phạm vi quốc gia mà còn trên phạm vi toàn thế giới

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, khi mà gần như tất cả mọi công việc người ta đều giải quyết bằng thương lượng, trao đổi , thì đàm phán thực sự trở thành một công việc không thể thiếu Để đàm phán thành công cần phải có tài năng, kinh nghiệm, sự nhạy bén của những người tham gia Nó không chỉ là khoa học mà

nó còn là nghệ thuật

Là sinh viên trường Đại học Kinh tế, và sẽ là những doanh nhân tương lai, chúng tôi cho rằng bất cứ ai muốn thành công trong kinh doanh cũng phải nắm vững được những kỹ năng quan trọng, cũng như vấn đề lý luận và phương pháp luận của đàm

phán Với lý do đó, chúng tôi chọn đề tài: “Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh” làm đề tài nghiên cứu, viết tiểu luận.

Do thời gian có hạn và khả năng tiếp cận thông tin, phân tích còn nhiều thiếu sót nên tiểu luận này có thể tồn tại nhiều vướng mắc Rất mong nhận được sự góp ý của thầy

II Mục tiêu của đề tài

- Cung cấp thông tin cơ bản về đàm phán

- Đưa ra phương pháp đàm phán hiệu quả

- Nghệ thuật thành công, tránh mắc lỗi trong đàm phán

III Nhiệm vụ của đề tài

Để hoàn thành mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi có nhiệm vụ:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về đàm phán trong kinh doanh

- Tìm hiểu về các phương pháp đàm phán hiệu quả theo lý thuyết và kinh nghiệm của những chuyên gia trong lĩnh vực đàm phán, từ đó phân tích, rút ra bài học

- Tìm những sai lầm hay mắc phải khi đàm phán và cách tránh

IV Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi chọn phương pháp nghiên cứu:

- Thu thập thông tin trong sách, trên internet

- Phân tích

- Tổng hợp

V Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu:

Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

• Phạm vi nghiên cứu:

Bài tiểu luận tập trung làm rõ cơ sở lý luận về đàm phán (khái niệm, mục đích, đặc điểm, tính chất, nguyên tắc đàm phán,…), quy trình thực hiện cho một cuộc đàm phán thành công và các kĩ năng cần thiết khi đàm phán Đó là những kiến thức cơ bản mà

mỗi doanh nhân nói chung và nhà đàm phán nói riêng cần nắm vững.

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN

Một triết gia đã từng nói: “ Nếu bạn chuẩn bị chơi một trò mới, trước hết hãy hiểu rõ luật chơi ” Vậy thì trong kinh doanh đàm phán được hiểu như thế nào?

Điều đó giống như khi có hai người hoặc hai người trở lên muốn chia nhau một giỏ cam, cam rất quý và hiếm, nhưng ai cũng muốn được nhiều hơn, con người văn minh không ủng hộ việc sử dụng bạo lực, do vậy đã phát minh ra đàm phán

Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều người trở lên thông qua bàn bạc cuối cùng thống nhất quyết định phải làm thế nào để phân phối nguồn tài nguyên ít ỏi.Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác

Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa

ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay

từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác

Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ quan, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan

2 Mục đích của đàm phán

Về cơ bản, có 2 loại:

- Phân bổ lợi ích

- Giải quyết mâu thuẫn

3 Phân loại cuộc đàm phán

- Phân biệt theo địa điểm đàm phán: đàm phán ở “sân nhà”; đàm phán ở sân “đối

phương”; đàm phán ở sân “trung gian”; không ở sân nào cả.

- Phân loại theo tính trực tiếp và gián tiếp: đàm phán gặp mặt trực tiếp; đàm phán bằng thư từ, điện tín; đàm phán qua điện thoại; đàm phán qua mạng

- Phân loại theo số lượng đối tác: cuộc đàm phán tay đôi (hai đối tác); cuộc đàm phán tay ba (ba đối tác),…

4 Đặc điểm, tính chất

• Đặc điểm

- Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình

- Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay

“xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó

- Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà

sẽ có giới hạn lợi ích nhất định

- Sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán không phải được đánh giá dựa vào mục tiêu dự định của một bên nào đó mà phải dựa vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp, như: thực hiện mục tiêu, tối ưu hóa chi phí, quan hệ giữa các bên,…Vì vậy, đàm phán vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

Đàm phán mềm mỏng cứng rắnĐàm phán nguyên tắcĐàm phán Đối tác Coi đối tác như

giữ mối quan hệ thắng lợi bằng Giành được

mọi giá

Giải quyết vấn

đề hiệu quả và thân thiệnXuất phát điểm Nhượng bộ để

giữ quan hệ nhượng bộBắt ép đối tác khỏi vấn đềTách con người Chủ trương Với việc và

người đều ôn hòa

Với việc và người đều cứng rắn

Đối với người thì ôn hòa, với việc thì cứng rắnLập trường Dễ thay đổi Kiên trì giự lập

trường ích chứ không Chú ý tới lợi

phải lập trườngPhương pháp Đề xuất kiến

nghị

Uy hiếp đối tác Cùng tìm kiếm

lợi ích chungPhương án Tìm phương án

đối tác có thể tiếp thu được

Tìm phương án

có lợi cho mình

Tìm nhiều phương án để hai bên thỏa thuậnBiểu hiện Rất tránh xung

đột

Tranh đua sức mạnh ý chí

Căn cứ tiêu chuẩn khách quan

để đạt thỏa thuậnKết quả Khuất phục

trước sức ép của đối tác

Tăng sức ép khiến đối tác khuất phục

Khuất phục nguyên tắc cứ không khuất phục trước sức ép

7 Kết quả đàm phán

Trong các cuộc đàm phán - thương lượng các kết quả cuối cùng thường là:

- Cả hai bên đều thất bại

Trường hợp này cả hai đều không đạt được những điều cần và mong muốn Khi quay lại lần sau, việc đàm phán - thương lượng trở nên miễn cưỡng và khó chịu

- Một bên thất bại và một bên thắng lợi.

Trong trường hợp một bên thất bại và một bên thắng lợi thì người thất bại hầu như không bao giờ muốn gặp lại hoặc đàm phán lại với người thắng vì tính sĩ diện, hoặc cao hơn nữa là lòng tự trọng Người Việt Nam nói riêng và người Châu Á nói chung bị chi phối ít nhiều tư tưởng đạo giáo Khổng Tử một tư tưởng rất đề cao lòng

tự trọng hay quân tử

Chủ động tạo ra tình thế một thắng một thua trong đàm phán - thương lượng là điều tối kỵ trong kinh doanh buôn bán, nếu bạn muốn trở thành một doanh nghiệp hoàn chỉnh, làm ăn lâu dài, có uy tín, phát triển sự nghiệp của mình và kế thừa cho thế hệ mai sau

- Không xảy ra điều gì (không tích cực và không tiêu cực).

Trong phần lớn các cuộc đàm phán, cách tốt nhất là tạo tinh thần, thái độ (hay không khí) hợp tác và hiểu biết thì hay hơn Việc này dễ dẫn đến kết quả là cả hai đều thắng lợi hay cả hai cùng có lợi, dù rằng mỗi bên có thể mất đi một phần lợi ích nào đó Cuộc đàm phán PLO và ISAREN ở Trung Đông là một ví dụ điển hình

- Cả hai bên đều thắng lợi hay cả hai bên cùng có lợi.

Trong thương trường giao dịch buôn bán và mọi mặt của đời sống thường ngày bạn nên chủ động tạo ra điều kiện cho cuộc đàm phán - thương lượng đi đến kết quả

là cả hai cùng có lợi hay cả hai bên đều thắng lợi Khi ra về, ai cũng vui vẻ, phấn khích và trong thâm tâm luôn muốn gặp lại nhau hoặc đàm phán - thương lượng tiếp

8 Những nguyên tắc cơ bản:

1 Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

2 Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

3 Mục đích của đàm phán là thỏa thuận

4 Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

5 Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt

6 Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán

7 Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

8 Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên

9 Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ

1 Giai đoạn chuẩn bị

Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng Muốn đàm phán được tốt thì cần phải chuẩn bị thật kĩ, chuẩn bị càng chu đáo, càng đầy đủ thì cơ hội nắm được thế chủ động trên trường đàm phán càng nhiều Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán Abraham Lincohn, một trong những đời tổng thống vĩ đại nhất của nước Mỹ

có nói rằng: Nếu cho ông 8 giờ để chặt một cây lớn ông sẽ dành tới 6 giờ để mài rìu

1.1 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN

Khi lập mục tiêu cần chú ý là mục tiêu cần có tính co giãn, nếu trong thương lượng thiếu chỗ để quay lại thì sẽ gặp phân rẽ khiến cho đàm phán bị “đẻ non” Vì thế thông thường mục tiêu của một cuộc đàm phán có thể được chia làm ba cấp:

• Mục tiêu cao nhất: là mục tiêu ở cảnh giới lí tưởng, khi cần thiết có thể bỏ qua

• Mục tiêu trung gian: là mục tiêu kì vọng, cố sức tranh thủ thực hiện được, chỉ trong tình huống bất đắc dĩ mới có thể bỏ

• Mục tiêu thấp nhất: là mục tiêu kì vọng thấp nhất để đạt thành giao dịch, nếu không chẳng thà là không thương lượng

Việc xác định mục tiêu chính xác là hết sức phức tạp, trước hết cần phân tích điểm mạnh, điểm yếu của mình và đối tác, tiếp đến là cần xét xem từ nay về sau có còn giữ mối quan hệ làm ăn với nhau nữa hay không, ngoài ra còn phụ thuộc vào tính quan trọng của cuộc đàm phán, hạn chế về thời gian thương lượng…

Cần chú ý rằng mục tiêu thương lượng không phải càng cụ thể càng tốt, mà còn phụ thuộc vào hoàn cảnh, đặc biệt là khi thương lượng về những vần đề đang còn xa lạ, chưa có kinh nghiệm thì nên đặt mục tiêu hơi lỏng một chút để có chỗ quày khá lớn Khi trong đàm phán có sự phân rẽ thì có thể có lợi cho ta để giữ tính linh hoạt Mỗi khi mục tiêu đã được vạch ra, thì tiến hành đưa ra những kế hoạnh cụ thể để thực hiện: có bao nhiêu giai đoạn và thời gian cho mội giai đoạn là bao nhiêu? Mục tiêu

tổng thể có thể chia ra làm bao nhiêu mục tiêu con và giai đoạn nào phải đạt được giai đoạn nào? Đưa ra sách lược cho mỗi giai đoạn, đánh giá đầy đủ các phản ứng của đối tác, lường trước những tình huống có thể xảy ra để có cách giải quyết.

1.2 Tự nhận thức về bản thân

• Trước hết cần tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếu

của mình Có biết người biết ta thì mới trăm trận trăm thắng được

• Nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán Nếu là người dễ bị kích động thì rất dễ bị lừa vào một tình thế khó khăn chỉ vì trạng thái cảm xúc của mình Những người ở trạng thái bị kích động không còn muốn suy xét và họ dễ bị lung lạc bởi một đối thủ khôn khéo Người nóng giận không dễ thay đổi một chiều hướng kịp thời, dù cho người đó có nhận ra được sai lầm của mình và rất dễ bị xỏ mũi bởi một nhà thương thuyết điềm tĩnh

• Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán

- Sự kiên nhẫn, óc chính xác của một nhà khoa học trong việc tìm tòi những dữ liệu, kết hợp với óc nhạy bén của một thám tử trong việc tìm hiểu những gì liên quan đến đối tác

-Khả năng kiềm chế cảm xúc,tập tính nhạy cảm để tiên đoán những hành động của đối tác;

- Nghệ thuật lắng nghe;

-Kĩ năng nói, hỏi, trả lời,…

1.3 Tìm hiểu về đối tác

Trong khi chuẩn bị, cần tìm hiểu về đối tác những mặt sau:

-Thực lực của họ: bao gồm lịch sử của công ty, ảnh hưởng xã hội, tình hình tài chính, mức độ trang bị kĩ thuật, chất lượng, số lượng sản phẩm

-Nhu cầu và ý định của đối tác: đối tác muốn hợp tác với ta có ý đồ gì? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Múc độ bức thiết

của sự hợp tác này của họ như thế nào? Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay không?

-Tìm hiểu nhân viên đàm phán của họ: đoàn đàm phán của họ gồm những ai? Địa

vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm đàm phán của mỗi người? Ai là người có tính chất quyết định trong số họ? Năng lực, tính từng trải, sở trường và những nhược điểm? Đối với những cuộc thương lượng phức tạp, thậm chí còn phải dùng tình báo để tìm hiểu đối phương như: cách nghĩ và tính toán của mỗi người đàm phán, quan hệ giữa họ ra sao? Có tồn tại mâu thuẫn hay không, có người thao túng ở phía sau không?

SỬ DỤNG SWOT ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH TRẠNG 2 BÊN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN

- Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ

- Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ

- Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta

- Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngoài có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta

SWOT Opportunities (cơ hội): Threats (nguy cơ):

Strengths (điểm mạnh): SO *:Kết hợp điểm

mạnh và cơ hội sẽ đưa

ra chiến lược gì?

ST *:Kết hợp điểmmạnh và nguy cơ sẽ đưa

ra chiến lược gì?

đưa ra chiến lược gì?

Wecknesses (điểm yếu): WO*:Kết hợp giữa

điểm yếu và cơ hội sẽkhắc phục được gì?

• Thông thường tổ đàm phán được tổ chức theo 3 chức năng: chức năng thương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát

1.5 Lựa chọn chiến lược, chiến thuật (BATNA)

BATNA_ best alternative to a negotiated agreement _ phương án tốt

nhất cho một thỏa thuận được thương lượng

- Nên xác định rõ giải pháp thay thế tốt nhất (BATNA) nếu thỏa thuận

không được hoàn toàn như ý muốn

Chức vụ Vai trò, nhiệm vụ Năng lực, phẩm chất cần thiết

• Tinh thần trách nhiệm cao;

• Ý thức, lập trường kiên định;

• Giỏi ứng biến, tri thức quảng bác, tinh thông thương vụ, kinh nghiệm phong phú;

• Tư duy nhạy bén, giỏi tập hợp sức mạnh tập thể

Phiên dịch ý của nhân viên

thương lượng (trong trường

- Cố gắng xác định BATNA của đối tác bằng cách tìm kiếm các thông

tin liên quan, đặt mình vào vị trí đối tác, tham khảo ý kiến của những

người hiểu biết về đối tác,…vv

- Tìm và vận dụng được BATNA thành công là một nghệ thuật

 Lựa chọn kiểu chiến lược

a - Chiến lược “Cộng tác”

 Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo

Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:

- Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp

- Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau

- Cần sự cam kết để giải quyết công việc

- Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ

b - Chiến lược “Thỏa hiệp”

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ

của các bên Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên

Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”

Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:

- Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được

- Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải

- Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất

- Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp

- Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian

- Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác

c - Chiến lược “Hòa giải”

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng

Chiến lược “Hoà giải” sử dụng tốt nhất khi:

- Nhận thấy mình sai

- Mong muốn được xem là người biết điều

- Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia.

- Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau

- Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu

- Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn

d - Chiến lược “Kiểm soát”:

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà

họ tin đúng hoặc cố gắng thắng

Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi:

- Hành động nhanh chóng, dứt khoát là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn cấp)

- Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường

lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.

Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:

- Những vấn đề không quan trọng

- Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác

- Không có cơ hội đạt được mục đích khác

- Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích

- Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ

- Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn

- Cần thời gian để thu thập thông tin

Lựa chọn chiến thuật

a -Địa điểm đàm phán

- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình

- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng

- Đàm phán ở địa điểm trung lập

b - Thời gian đàm phán

Lưu ý:

- Cần có thời gian để giải lao

- Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau

- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ)

- Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết.

c - Thái độ đàm phán

Thái độ đơn giản và thẳng thắn:

Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận

Chỉ sử dụng khi:

- Đã quen thuộc bên kia

- Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt

- Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay

Thái độ gây sức ép và cương quyết:

Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh

tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu

Được sử dụng khi:

- Ta ở thế mạnh hơn

- Phía bên kia cần kết thúc sớm

- Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán

Thái độ thờ ơ, xa lánh:

Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào

Chỉ sử dụng khi:

- Phía bên kia họ mạnh hơn

- Ta đang chịu sức ép thời gian.

- Ta đã có giải pháp thay thế

1.6 Thương lượng thử

Để có thể nhìn thấy trước những tình huống trong thương lượng, nhất là đối với những cuộc đàm phán lớn, phức tạp, cần tiến hành đàm phán thử nhằm phát hiện ra những trục trặc, sơ sót mà trước đây chưa lường được

• Chọn ê-kíp, phân chia công việc,chiến lược và chiến thuật khi nào,với ai

• Sắp xếp nội dung đàm phán một cách logic

• Tham khảo các chuyên gia, những người có kinh nghiệm thẩm định lại

• Tập dượt, diễn tập, dự kiến các tình huống,chuẩn bị các phương án lựa

chọn (alternatives)

2 GIAI ĐOẠN TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN

2.1 TẠO KHÔNG KHÍ THÂN THIỆN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN

Là một người đàm phán có kinh nghiệm, trước hết nên biết làm thế nào để mở đầu một cuộc đàm phán Điều này rất quan trọng đối với đôi bên tham gia Lời mở đầu chính là thông tin đầu tiên của người đàm phán, giống như tiếng trống mở đầu cho một cuộc chơi, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, thái độ của đối phương Lời mở đầu thành công sẽ xoá đi những nghi ngờ giữa hai bên đàm phán cũng như làm dịu bớt không khí căng thẳng, cuộc thảo luận nhờ đó mà được tiến hành thuận lợi hơn

• Những động tác không hợp lễ nghi, những câu nói không đúng chỗ có thể gây mất thiện cảm ban đầu

• Cần tìm cách bày tỏ thành ý của mình, chiếm được sự tin cậy của đối tác, nên có thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị

•Việc thăm dò đối tác thông qua quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói,…cần phải được thực hiện một cách thận trọng và tế nhị

• Việc đưa ra yêu cầu cần hợp tình hợp lý nếu không, ta sẽ bị đánh giá là thiếu thành

ý, gây ra sự không tin tưởng

Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm:

1 Phương thức vòng quanh:

• Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán rơi vào thế “ gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ”, gây ảnh hưởng tới không khí hoà thuận giữa đôi bên

• Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương Những chủ đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu, thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống Mặt khác có thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương

• Thông qua các hình thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài đàm phán chính thức