Báo cáo tổ chức công tác kế toán tại công ty ABC

− Thông tin nội bộ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp như: tình hình tiền và khả năng tạo ra tiền, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn; tình hình đầu tư và cơ cấu vốn kinh doanh;

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN



Giáo viên hướng dẫn : Ths.Nguyễn Phước Bảo Ấn Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 1_Khóa 32

TP.HCM, 01 – 2010

BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁ NHÂN TRONG NHÓM 1 KHÓA 32

1 Trịnh Thị Thu Hiền 100% 100% 100% 100% 100% KT1

4 Lê Thị Yến Anh 100% 100% 100% 100% 100% KT2

6 Nguyễn Thị Hoài 100% 100% 100% 100% 100% KT3

7.Nguyễn Hồng Liên 100% 100% 100% 100% 100% KT3

MỤC LỤC

I Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp 4

1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất 4

1.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán 6

II Chính sách kế toán 7

Phiếu yêu cầu hàng 22

Đơn đặt hàng 23

Phiếu giao hàng 24

Lệnh bán hàng 25

1.3 Phương pháp Kê khai hàng tồn kho: kê khai thường xuyên 52

1.4 Phương pháp tính giá hàng tồn kho: 52

1.5 Dự phòng hàng hóa, nguyên vật liệu 53

1.6 Giá trị ban đầu: tính theo nguyên giá 54

1.7 Khấu hao TSCĐ 55

III Tổ chức bộ máy kế toán 57

3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 57

3.2 Quy định trách nhiệm và công việc 57

3.3 Phân công công việc 70

3.4 Phân quyền truy cập hệ thống 70

IV Hệ thống báo cáo 71

V Trang thiết bị và phần mềm kế toán 79

VI Tổ chức kiểm soát và đánh giá hệ thống 90

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG

TÁC KẾ TOÁN

I Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất 1.1.1 Loại hình kinh doanh: thương mại dịch vụ, phân phối

máy tính

1.1.2 Đặc điểm kinh doanh

Phân phối độc quyền trên toàn quốc máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in cho một số nhà sản xuất máy tính lớn

- Khách hàng của công ty: nhà phân phối (bán buôn), siêu thị, đại lý

- Thị trường: 4 khu vực lớn, mỗi vùng có trưởng phân vùng quản lý:

+ Thành phố Hồ Chí Minh được chia theo các quận trực thuộc + Miền Bắc: từ Quảng Nam trở ra

+ Miền Trung – Tây Nguyên: từ Đà Nẵng đến ninh Thuận + Nam Bộ: từ Bình Thuận trở vào trừ Thành Phố Hồ Chí Minh

Các khu vực này được chia thành nhiều phân vùng nhỏ theo tỉnh

- Kho bãi: tại Thành Phố Hồ Chí Minh và khu vực

+ Điều phối hàng hóa giữa các kho với nhau.

+ Kho vừa để kinh doanh vừa cho thuê.

+ Hàng hóa được giao trực tiếp tại kho gần nhất.

- Mua hàng

+ Bộ phận mua hàng thực hiện + Mua tại kho gần nhất

+ Nhà cung cấp gồm hai loại trong nước và nước ngoài.

+ Chiết khấu thanh toán 2% trên tổng số tiền thanh toán cho

những khoản thanh toán trong 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn

+ Phương thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản.

+ Hoa hồng khen thưởng cho khách hàng + Nhà phân phối, siêu thị: 2% trên tổng doanh số hàng tháng

theo trị giá thanh toán trên Hóa đơn

+ Đại lý: 5% trên giá bán đại lý dựa trên doanh số bán hàng

tháng

1.1.3 Đặc điểm hàng hóa

- Máy tính: để bàn và xách tay của nhiều nhãn hiệu khác nhau, mỗi

nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm

- Máy in: của nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy

khác nhau của một nhà sản xuất.

1.1.4 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh

1.1.5 Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian

tới 1.1.5.1 Mục tiêu

- Quản lý chi tiết nợ phải thu, phải trả theo từng chứng từ cho tất cả

khách hàng, nhà cung cấp về nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ không có khả

năng thu hồi

- Quản lý khách hàng, nhà phân phối theo từng phân vùng bán hàng,

kênh phân phối

Phân phối, bán hàng kinh doanh, dịch vụ

MARK ETING

Xây dựng, thực hiện khuyến mãi, quảng cáo

ĐIỀU PHỐI – KHO VẬN

Vận chuyện hàng bán, xuất nhập khầu hàng mua bán

NHÂN

SỰ - HÀNH CHÍNH

Tuyển dụng, bố trí nhân sự

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Công tac2 kế toán tài chính của công ty

KIỂM SOÁT

Kiểm soát và kiểm toán nội

bộ của công ty

- Chi tiết doanh số cho mỗi khách hàn, các khoản giảm trừ doanh thu.

- Quản lý, cập nhật hàng trong kho kịp thời cho việc mua bán

1.1.5.2 Phương hướng phát triển:

- Tin học hóa hệ thống kế toán bằng cách sử dụng phần mềm kế toán

1.2 Đặc điểm của hệ thống kế toán

1.2.1 Hình thức tổ chức: Kế toán trên máy vi tính

- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính (Quyết

định 15)

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào

sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN

- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

1.2.2 Kỳ kế toán: tháng

II Chính sách kế toán

2.1 Yêu cầu thông tin

2.1.1 Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán

− Vạch ra kế hoạch tổng quát để đưa hoạt động của doanh nghiệp hướng đến các mục tiêu đã xác định

− Ra các quyết định quản lý đảm bảo doanh nghiệp thưc hiện đúng phương hướng đã vạch ra

− Kiểm soát đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả

− Thông tin phản hồi về hiệu quả, chất lượng của các hoạt động đã và đang thực hiện ở các phòng chức năng

− Thông tin chênh lệch giữa thực tế và

dự toán của năm nay và năm trước của các tiêu: doanh số, chi phí, tiền, lượng hàng tiêu thụ

− Thông tin nội bộ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp như: tình hình tiền và khả năng tạo ra tiền, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn; tình hình đầu tư và cơ cấu vốn kinh doanh; vòng quay của vốn, hàng tồn kho; hiệu quả sinh lời của hoạt động kinh doanh…

− Thông tin mang tính dự báo tương lai của doanh nghiệp: lượng hàng hóa tiêu thụ dự kiến cho toàn doanh nghiệp, cho một mặt hàng; lượng hàng cần mua và dự trữ cho từng mặt hàng; tiền mặt dự kiến, số vốn cần để mua sắm tài sản cố định; chi phí hoạt động; nguồn nhân lực dự kiến

− Thông tin về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp: số lượng, chất lượng, biến động trong tương lai phù hợp

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

với sự phát triển của doanh nghiệp.

− Các thông tin kinh tế xã hội: tình hình kinh tế xã hội, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, chính sách của chính phủ…

2 Phó TGĐ

kinh

doanh

− Thu thập các thông tin cho việc dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm trong một tháng, một quý, một năm

− Ra các quyết định tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện đúng phương hướng của tổng giám đốc

− Kiểm soát đảm bảo các bộ phận kinh doanh hoạt động hiệu quả

Các thông tin bên trong doanh nghiệp:

− Tình hình tiền và khả năng tạo ra tiền của doanh nghệp

− Doanh thu, lãi gộp theo từng mặt hàng hàng tháng, hằng quý hàng năm của công ty

− Các khoản giảm trừ doanh thu theo từng mặt hàng, tiền thưởng cho nhân viên, tiền hoa hồng

− Chi phí hoạt động: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp;

− Nợ phải thu, nợ phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp:tình hình công nợ, tình hình về tuổi nợ, vượt hạn mức…;

− Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp;

− Tình hình đầu tư và cơ cấu vốn kinh doanh;

− Tình hình về hàng tồn kho và vòng quay hàng tồn kho;

− Thông tin về việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong các chiến dịch quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, các ưu đãi khác cho khách hàng

Thông tin bên ngoài doanh nghiệp:

− Thông tin về tình hình tài chính, tình hình bán hàng của đối thủ cạnh tranh; điều kiện thị trường, thị hiếu khách hàng;

− Các cuộc điều tra về cơ cấu kinh tế,

dữ liệu vế phát triển ngành, áp dụng của phát triển khoa học công nghệ vào sản xuất…

3 Phó TGĐ − Thu thập các thông − Tình hình tiền, khả năng tạo ra tiền,

− Kiểm tra, xây dựng, cải tiến và triển khai các chính sách về tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân sự đảm bảo nguồn nhân lực vừa đủ và hoạt động

có hiệu quả

− Quản lí, kiểm tra, duy trì nội quy công ty,

tình hình tài chính (tiền vay ngân hàng và hạn phải trả, …)

− Tiêu chuẩn đối với nguồn nhân lực trong công ty: số lượng, chất lượng (kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất)…

− Tình hình nhân viên trong doanh nghiệp hiện tại so với yêu cầu đặt ra

− Các nguồn nhân lực trong doanh nghiệp có sẵn có thể thay thế khi cần thiết

− Khả năng cung ứng lao động của thị trường phù hợp với những tiêu chuẩn đặt ra

− Doanh thu theo từng nhân viên bán hàng

4 Phòng

mua hàng − Lập định mức hàng

tồn kho đảm bảo giao nhận hàng đúng đối tượng, đúng loại hàng, chất lượng

− Tính toán để mua hàng với chi phí hợp

lý nhất và đặt hàng đúng thời điểm đảm bảo sử dụng đúng lúc đem lại hiệu quả kinh

tế cao

− Định hướng để nhà cung cấp sản xuất mặt hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng

− Thông tin giá cả thị trường về loại hàng cần mua

− Thông tin về NCC: dòng sản phẩm với các thông tin về giá cả, chất lượng, thời gian bảo hành, chiết khấu; thời gian giao hàng; hình thức thanh toán; …để đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

− Thông tin hàng tồn kho tại từng kho hàng: số lượng, loại hàng, tình trạng hàng tồn kho

− Đơn đặt hàng đã được xử lý nhằm xác định loại máy tính hay máy in bán chạy nhất

− Thông tin nợ phải trả nhà cung cấp

5 Phòng

bán hàng − Duy trì phát triển mở

rộng hệ thống bán hàng đảm bảo bán hàng với giá tối ưu, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp

− Nắm vững sự phát

− Doanh thu theo từng mặt hàng, nhân viên bán hàng

− Lãi gộp theo từng mặt hàng khu vực

− Các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại

− Lượng hàng tồn kho theo từng kho

triển của thị trường

và đưa ra những chiến thuật ban hàng mới

− -Giám sát việc thực hiện chính sách bán hàng

hàng

− Hạn mức tín dụng của từng khách hàng

− Nợ phải thu, nợ phải trả

− Thời gian và thời hạn thanh toán của từng hóa đơn, hợp đồng mua hàng

− Thông tin chi tiết về hàng hóa: giá

cả, thương hiệu,quy cách, thời gian bảo hành, …

− Chính sách khuyến khích nhân viên bán hàng: tiền lương, tiền thưởng, chính sách đãi ngộ…

− Khách hàng trong tương lai: nhu cầu của người tiêu dùng, thu nhập trên đầu người, xu hướng tiêu dùng, loại khách hàng…

− Tình hình bán hàng của đối thủ cạnh tranh: giá cả, doanh thu, lãi gộp theo từng mặt hàng, loại hàng hóa, quảng cáo, khuyến mãi…

6 Phòng

marketin

g

− Xây dựng và định vị doanh nghiệp, tăng giá trị của doanh nghiệp

− Xúc tiến bán hàng, tối ưu hóa lợi nhuận

− Ra các quyết định kênh phân phối hiệu quả

− Phản hồi nhu cầu thị hiếu của khách hàng

để cung cấp sản phẩm thỏa mãn nhu cầu, ý muốn khách hàng

− Doanh thu, lãi gộp theo từng mặt hàng

− Tình hình hàng tồn kho tại từng kho của doanh nghiệp

− Thông tin về sản phẩm: chất lượng sản phẩm, kiểu dáng, tính năng…(ưu, khuyết điểm -

− Nhu cầu hàng hóa ở hiện tại và xu hướng tiêu dùng trong tương lai

− Tình hình bán hàng của đối thủ cạnh tranh: giá cả, doanh thu, lãi gộp theo từng mặt hàng, loại hàng hóa, bán hàng, quảng cáo, khuyến mãi…

− Mức thu nhập của từng tầng lớp dân cư

− Tình hình tồn kho tại các kho trong doanh nghiệp

− Thông tin về hàng hóa tại từng kho hàng, hàng mua về hoặc hàng giao bán: loại hàng hóa, số lượng, tình trạng hư hỏng của hàng hóa,…

− -Tính toán, cân nhắc chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ đảm bảo hàng trong kho luôn được dự trữ ở mức tối ưu, giảm lượng hàng tồn kho bất hợp lý

− Thông tin về khách hàng, nhà cung cấp: tên, thời hạn, địa điểm giao nhận,…

− Thông tin về đơn đặt hàng

− Thông tin về bảo quản hàng hóa

8 Ban kiểm

soát − Đảm bảo sự hữu

hiệu và hiệu quả của

hệ thống kiểm soát nội bộ: báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động của doanh nghiệp hữu hiệu và hiệu quả

Thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp:

− Tuân thủ luật pháp, nội quy quy định, chính sách của công ty: doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ của luật doanh nghiệp 2003, bộ phận nhân sự tuyển dụng nhân viên theo đúng chính sách tuyển dụng, nhân viên tuân thủ nội quy, chuẩn mực đạo đức của công ty,…

− Tình hình thực hiện các chính sách

và thủ tục kiểm soát: việc phân chia trách nhiệm đầy đủ giữa các chức năng bảo quản, ghi chép, xét duyệt;

hệ thống chứng từ, sổ sách về việc quản lý, thiết kế, lưu trữ, phê chuẩn;

sự độc lập trong việc thực hiện các nghiệp vụ của nhân viên; tình hình tài sản vật chất trong sổ sách và thực tế

− Hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực hàng năm

− Hỗ trợ phó tổng giám đốc nhân sự ra các quyết định về phân chia các nguồn

− Tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên cho từng vị trí trong doanh nghiệp: trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất…

− Thông tin về nhân viên: số lượng, họ tên, giới tính, quốc tịch, chức vụ, mức lương, tình trạng gia đình, trình

độ học vấn, thời gian làm việc, năm nghỉ hưu…

− Quá trình làm việc: mức độ hoàn thành công việc, hiệu quả công việc, thành tích khen thưởng, kỷ luật…

− Doanh thu bán hàng theo từng

nhân lực hợp lý NVBH-Tiền lương tiền thưởng của

nhân viên

− Tình hình thị trường lao động: khả năng cung ứng, chất lượng, mức lương…

10 NCC − Mở rộng mạng lưới

phân phối hàng hóa tăng doanh thu, lợi nhuận và tiếp nhận nhu cầu của khách hàng để sản xuất đáp ứng nhu cầu

− Xét duyệt bán chịu

− Uy tín của doanh nghiệp

− Doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp

− Tình hình công nợ

11 KH − Mua được hàng với

giá cả, chất lượng và chính sách hỗ trợ tốt nhất

− Thông tin về hàng hóa: giá cả, kiểu dáng, quy cách, thời hạn bảo hành, nhãn hiệu,…

− Thông tin về doanh nghiệp: chính sách bán chịu, uy tín, thương hiệu, địa điểm mua hàng, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thông tin đối chiếu công nợ…

và đánh giá khả năng thanh toán của DN

− Xác định hạn mức tín dụng cho vay

− Tính pháp lý của doanh nghiệp

− Tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, tiền và khả năng tạo ra tiền, khả năng thanh toán của doanh nghiệp,

− Tài sản đảm bảo

13 Cơ quan

thuế − -Quản lý, kiểm tra,

giám sát việc thực hiện các loại thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước:

thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà đất

− Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

− Thông tin về thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân của người lao động

− Thông tin thuế giá trị gia tăng phải nộp: thuế gtgt đầu ra phải nộp, thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

− Thông tin về thuế nhập khẩu hàng

doanh, cơ

quan

thống kê

phục vụ cho công tác thống kê

nghiệp

2.1.2 Danh mục đối tượng kế toán

STT NHÓM ĐỐI TƯỢNG TÊN ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI

CHI TIẾT

1 Tiền

Tiền mặtTiền gửi ngân hàng Tài khoản

ngân hàngTiền đang chuyển

3 Nợ phải thu

Nợ phải thu khách hàng Khách hàngKhoản ứng trước cho người

Nhà nướcHàng hóa thiếu chờ xử lý Hàng hóa,

nhân viênTiền thiếu chờ xử lý Nhân viênTạm ứng Nhân viênCầm cố Ngân hàng,

chủ nợ

Ký quỹ, ký cược Ngân hàng,

NCCChi phí trả trước Bộ phận Tài sản thuế thu nhập hoãn lại

Phải thu khác của nhân viên Nhân viênPhải thu khác của khách hàng Khách hàngPhải thu khác của nhà cung

Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Trái phiếu, tín

phiếu, kỳ phiếuTiền gửi có kỳ hạn Ngân hàngGóp vốn lien doanh Công ty nhân

vốn đầu tưĐầu tư vào công ty liên kết Công ty nhận

Khoản ứng trước của khách hàng

Khách hàng

Nhà nướcCông nhân viên Nhân viênNhận cầm cố, ký quỹ, ký

Khách hàng

Nợ phải trả khác của công nhân viên Nhân viênTiền thừa chờ xử lý Nhân viênHàng hóa thừa chờ xử lý Hàng hóa,

Dự phòng giảm giá hàng hóa Hàng hóa

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Hàng hóa

Dự phòng giảm giá cổ phiếu Cổ phiếu

Dự phòng bảo hành hàng hóa Hàng hóa

Dự phòng phải trả đối với hợp đồng có rủi ro lớn Hợp đồng

Dự phòng phải trả khác

8 Tài sản cố định hữu hình

Nhà kho, văn phòng TSCĐMáy móc thiết bị TSCĐPhương tiện vận tải TSCĐThiết bị, dụng cụ quản lý TSCĐ

9 TSCĐ vô hình

Quyển sử dụng đất TSCĐPhần mềm máy tính TSCĐ

Tài sản cố địnhQuỹ dự phòng tài chính

13 Doanh thu

Doanh thu bán hàng hóa Hàng hóaDoanh thu cho thuê kho Kho Chiết khấu thanh toán được

hưởng Nhà cung cấpDoanh thu bán hàng nội bộ Hàng hóaDoanh thu khác

14 Chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại Hàng hóa

15 Hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại Hàng hóa

16 Giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán Hàng hóa

17 Chi phí

Chi phí bán hàngChi phí quản lý doanh nghiệpChi phí giá vốn hàng bán Hàng hóaChiết khấu thanh toán cho

khách hàng Khách hàngChi phí khác

18 Lợi nhuận kế toán trước

thuế Lợi nhuận kế toán trước thuế

2.1.3 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết

Chi tiết theo tài khoản Ngân hàng

Mã ngân hàng – số tài khoản

VD: 999999999999: Ngân hàng ACB số tài khoản 999999999999

NH001-2 Khách hàng Mã khách hàng,

tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế

Chi tiết theo từng khu vực, kênh phân phối, chi tiết khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ

KH(ĐL) – loại KH-Khu vực – Số thứ tự

VD: KH-01-01-001: Khách hàng A mua hàng hóa tại TP HCM

CC- loại NCC – khu vực – STT

VD: CC-01-01-001: NCC A cung cấp hàng hóa tại Mỹ

4 Hàng hóa Mã hàng, tên

hàng hóa, loại hàng, kiểu cách,

số lượng, giá cả, đơn vị tính, thuế suất

Chi tiết nhóm sản phẩm, loại hàng, dòng sản phẩm

Mã nhóm hàng hóa - Mã hàng hóa

Ví dụ:

MT01-001 : Máy tính xách tay dòng Thinkpad T400

5 Kho hàng Kho hàng, tên

kho, tên thủ kho, địa chỉ, số điện thoại, tình trạng kho( của

6 Nhân viên Mã nhân viên,

họ tên nhân viên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại

Chi tiết theo từng nhân viên NV- Số thứ tự nhân viênVí dụ:

NV001: Nhân viên Hồ Quốc Dũng

7 Bộ phận,

phòng ban

Mã phòng, tên phòng

Chi tiết theo từng phòng

Mã phòng banVD: KT là phòng kế toán

8 Hợp đồng

vay

Mã hợp đồng, tên hợp đồng, ngày hợp đồng, lãi suất, ký hạn, đơn vị thời gian, tên ngân hàng,

tổ chức tín dụng

Chi tiết theo từng ngân hàng và thời hạn vay

Vay – dài hạn (ngắn hạn) – số thứ tự của ngân hàng

VD: VNH-01Vay ngắn hạn ngân hàng ACB

9 Cổ phiếu Mã cổ phiếu, tên

cổ phiếu, loại cổ

Chi tiết từng cổ phiếu của từng đơn

Mã cổ phiếu (Mả chừng khoán niêm yết)

2.2 Hệ thống danh mục chứng từ 2.2.1 Danh mục chứng từ 2.2.1.1 Danh mục chứng từ

STT Tên chứng từ-Số hiệu

chứng từ

Nơi lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng

Chu trình doanh thu

1 Hợp đồng bán hàng-

HĐ Stt

Phòng bán hàng hoặc khách hàng

- Đảm bảo các bên thực hiện đúng

các điều khoản trong hợp đồng.Căn cứ tranh chấp pháp lý

2 Lệnh bán hàng-Số Đdh Phòng bán

hàng

Trưởng phòng bán hàng, phó giám đốc hành chính- nhân sự- kế toán tài chính-kiểm soát,

Cơ sở thực hiện nghiệp vụ bán hàng, lập hóa đơn, phiếu xuất kho

3 Phiếu xuất kho- Số

stt/BH Phòng điều phối kho

vận

Thủ kho, phòng bán hàng

Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng xuất kho bán

Cơ sở tính giá vốn hàng bán và ghi vào thẻ kho

4 Phiếu giao hàng – số stt Phòng-điều

phối kho vận

- Căn cứ chứng minh khách hàng đã

nhận hàng và chấp nhận thanh toánĐối chiếu với lệnh bán hàng , lập hóa đơn

5 Hóa đơn giá tri gia tăng Bộ phận lập

hóa đơn thuộc phòng bán hàng

Kế toán trưởng, giám đốc

Xác lập quyền sở hửu đã chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua cho doanh nghiệp

Căn cứ để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ nộp thuế TNDN

6 Biên bản trả hàng-số stt Đại diện

khách hàng

và phòng bán hàng

- Xác nhận hàng không đủ chất

lượng đã bị trả lạiCăn cứ lâp phiếu nhập kho

7 Phiếu nhập kho- số

stt/BTL Phòng điều phối kho

vận

Thủ kho, trưởng phòng bán hàng

Xác nhận số hàng bị trả lại đã nhập kho

Cơ sở để xác nhận giảm nợ phải thu, giảm GTGT đầu ra

8 Biên bản thanh lý hợp

đồng

Khách hàng

và phòng bán hàng

- Căn cứ hủy bỏ hợp đồng

9 Phiếu xuất kho kim vận

chuyển nội bộ-số stt

Lệnh điều động nội bộ

Phòng điều- phối kho vận

Phó giám đốc kinh doanh Chứng từ chứng minh hàng hóa được vận chuyển là hợp pháp khi

luân chuyển giữa các kho

10 Phiếu thu-số stt Thủ quỹ - Xác nhận khách hàng đã thanh

toán cho doanh nghiệp

11 Ủy nhiệm thu- số stt Phòng kế

toán- tài chính

Giám đốc, kế toán trưởng, Yêu cầu ngân hàng có mở tài khoản thu hộ tiền từ người mua

12 Giấy báo có Ngân hàng

mở tài khoản

- Xác nhận người có nghĩa vụ đã trả

tiền cho doanh nghiệp

13 Sổ phụ ngân hàng Ngân hàng

mở tài khoản

- Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ thu,

chi để đối chiếu với sổ kế toán và

có biện pháp xử lý nếu có chênh lệch

15 Phiếu gởi hàng đại lý Phòng bán

hàng

- Làm căn cứ theo dõi hàng hóa gởi

cho đại lý mà chua chuyển giao quyền sở hửu

16 Phiếu yêu cầu thanh

toán-số stt/ tháng

Phòng bán hàng

Phó giám đốc hành chính,

kế toán tài chính…,Kế toán trưởng

Yêu cầu người mua thực hiên nghĩa vụ thanh toán

Chu trình chi phí

17 Phiếu yêu cầu mua

hàng

Các phòng ban

Trưởng các phòng ban

Dùng để mua hàng về sử dụng trong nội bộ hoặc bán

18 Đơn đặt hàng-số stt Phòng mua

hàng

Trưởng phòng mua hàng

Dùng để đặt hàng và mua hàng của nhà cung cấp

19 Hợp đồng mua hàng-

số stt/MH

Nhà cung cấp hoặc phòng mua hàng

- Cơ sở để buộc hai bên bán hàng,

mua hàng thực hiện đúng với những điều khoản trong hợp đồng

20 Tờ khai hải quan Hải quan - Kê khai thuế nhập khẩu và chứng

từ để nhân hàng

21 Phiếu nhập kho- số

stt/MH

Phòng điều phối- kho vận

- Ghi nhận hàng hóa mua nhập kho

Ghi thẻ kho và nhập liệu vào phần mềm

22 Biên bản kiểm nghiệm

23 Hóa đơn giá tri gia

tăng-Stt Nhà cung cấp - Cơ sở nhập liệu vào phần mềm , xác định thuế GTGT đầu vào

24 Biên bản trả lại hàng Phòng mua

hàng Trưởng phòng mua hàng,

phó giám đốc kinh doanh

Căn cứ để trả lại hàng hóa không

đủ chất lượng

25 Phiếu xuất kho (hàng

bán trả lại)-số stt/MTL

Phòng điều phối kho vận

Thủ kho, trưởng phòng mua hàng

Xác nhận giảm hàng tồn kho, giảm

nợ phải trả, giảm GTGT đầu vào

26 Lệnh chi-số stt Phòng kế

toán tài- chính

Giám đốc,kế toán trưởng,

Chứng từ yêu cầu ngân hàng chi

hộ cho nhà cung cấp

27 Giấy báo nợ Ngân hàng

mở tài khoản

- Để ghi giảm tiền ngân hàng

28 Phiếu chi-số stt Phòng kế

toán tài chính

Giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ

Xác định các khoản tiền đã xuất quỹ, căn cứ ghi sổ quỹ, sổ kế toán

29 Sec thanh toan Ngân hàng

mở tài khoản

- Yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài

khoản tiền gửi để trả cho nhà cung cấp

30 Sổ phụ ngân hàng Ngân hàng

mở tài khoản

- Để biết chi tiết khách hàng đã

thanh toán cho doanh nghiệp

31 Bản sao kê chi tiết Ngân hàng

mở tài khoản

- Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh (thu, chi) thông qua giao dịch ngân hàng

Chu trình nhân sự

32 Bảng chấm công_số

stt/tháng

Phòng hành chính- nhân sự

Phó giám đốc nhân sự- hành chính- tài chính kế toán- kiểm soát

Để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ hưởng BHXH

Căn cứ trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động cho toàn doanh nghiệp

33 Bảng chấm công làm

thêm giờ-số stt/tháng

Phòng hành chính-nhân sự

Phó giám đốc nhân sự- hành chính- tài chính kế toán- kiểm soát

Theo dõi ngày công thực tế làm thêm giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động

34 Bảng thanh toán tiền

thưởng- số stt/tháng Hành chính- nhân sự Giám đốc, kế toán trưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động

,làm cơ sở tình thu nhập cho người lao động

35 Bảng kê trích nộp các

khoản tiền lương-số stt/

tháng

Hành chính- nhân sự Kế toán trưởng, giám

đốc

Để xác định số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ mà người lao động phải nộp trong tháng cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn

Cơ sở để nhập vào phần mềm kế toán các khoản trích nộp theo lương

36 Bảng phân bổ tiền

lương và BHXH- số

stt/tháng

Hành chính- nhân sự

Kế toán trưởng, giám đốc

Dùng để tập hợp và phân bổ tiên lương, tiền công thực tế phải trả, BHXH,BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng

sử dụng lao động

37 Giấy đề nghị tạm ứng-

số stt

Phòng hành chính nhân sự

Kế toán trưởng

Căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng

38 Giấy thanh toán tiền

tạm ứng- số stt

Kế toán tiền lương

Kế toán trưởng, giám đốc

Thanh toán các khoản tạm ứng giữa người đi công tác với doanh nghiệp

39 Hợp đồng thuê ngoài Bộ phận

thuê

Giám đốc Căn cứ xác định khối lượng công

việc thuê ngoài, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là căn cứ để thang toán cho người nhận thuê ngoài

Các chứng từ khác

40 Biên bản giao nhận

TSCĐ- số stt

Phòng nhận TSCĐ

Xác nhận việc thanh lý TSCĐ Căn cứ để ghi giảmTSCĐ

42 Biên bản bàn giao sửa

Là căn cứ để nhâp liệu vào phân mềm và thanh toán chi phí

43 Biên bản kiểm kê

TSCĐ -số stt/tháng

Ban kiểm kê

- Nhằm xác nhận số lượng, giá trị

TSCĐ, thừa, thiếu so với sổ kế toán; trên cơ sở đó tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, nhập liệu vào phần mềm số chênh lệch

44 Biên bản kiểm kê hàng

tồn kho- số stt/ tháng Ban kiểm kê - Nhằm xác định số lượng chất lượng và giá trị và giá trị vật tư,

công cụ, dụng cụ, hàng hóa ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý thừa, thiếu

45 Biên bản kiểm kê

quỹ-số stt Thủ quỹ - Nhằm xác nhận tiền bằng đồng VNĐ, ngoại tệ, vàng bạc kim khí

đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa thiếu so với sổ quỹ, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất vá điều chỉnh phần chên lệch

46 Quyết định xử lý tài

sàn-số stt Giám đốc - Nhằm xác nhận trách nhiệm, và phương hướng xử lý phần chênh

lệch bị thiếu, thừa của tài sản( hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền…)

2.2.1.2 Thiết kế mẫu biểu chứng từ

 Phiếu yêu cầu hàng

Công Ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ ABC

ĐT: 9 320990 FAX: 9 320993 Ngày…tháng…năm…

ĐC: 32 Trần Bình Trọng, Quận 5, TP HCM

MST: 0302987465

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

(1)Người yêu cầu:

Quy cách(d)

Số lượng(e)

Đơn vị tính(f)1

(4)Địa điểm giao hàng:

(5)Thời gian giao hàng chậm nhất:

Vui lòng giao hàng theo đơn đặt hàng và chất lượng như báo giá cho Công Ty chúng tôi.Cảm ơn sự hợp tác của Quý Công Ty

Người lập Tr phòng mua hàng: (ký, họ tên) ( xét duyệt)

Điện thoại: Fax:

(2)Bên B ( bên mua): .

Địa chỉ:

Điện thoại: Fax:

(3)Hôm nay, ngày… tháng…năm…bên bán giao hàng cho bên mua theo hợp đồng đã

Ngày sản xuất(d)

Quy cách(e)

Số lượng(f)

Đơn

vị tính(g)

Đơn giá(h)

Thành tiền(i)1

Đơn vị tính(d)

Số lượng(e)

Đơn giá(f)

Người lập Tr phòng bán hàng Phó giám đốc

(ký, họ tên) (xét duyệt) (xét duyệt)

2.2.1.3 Phương pháp lập chứng từ

1 Phiếu yêu cầu mua hàng

Góc trái trên cùng ghi thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax và

mã số thuế

Góc phải trên cùng ghi ngày lập chứng từ

Dòng (1) ghi: người yêu cầu hàng hóa Dòng (2) ghi: bộ phận nào yêu cầu hàng hóa Dòng (3) ghi: mục đích sử dụng của loại hàng yêu cầu Dòng (4) ghi: thời gian giao hàng: Dong (5) ghi: địa điểm giao hàng:

Dòng (6) ghi: hàng hóa yêu cầu trong bảng biểu bao gồm những nội dung sau:

Cột (a): ghi stt

Cột (b): ghi mã hàng hóa

Cột (c): ghi tên hàng hóa

Cột (d): ghi quy cách của hàng hóa

Cột (e): ghi số lượng hàng hóa yêu cầu

Cột (f): đơn vị tính của loại hàng hóa yêu cầu

Dòng cuối cùng của bảng ghi dòng tổng cộng thành tiền

Phiếu yêu cầu mua hàng hóa sau khi lập xong phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của người lập phiếu và chữ ký (ghi rõ họ tên) xét duyệt của trưởng bộ phận- nơi có nhu cầu hàng hóa

2 Đơn đặt hàng

Góc trái trên cùng ghi thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax và

mã số thuế

Góc phải trên cùng ghi liên số mấy của chứng từ

Dưới tên của chứng từ ghi ngày lập chứng từ

Dòng (1) ghi thông tin của đơn vị định đặt hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, faxDòng (2) lập bảng thông tin hàng hóa về số hàng cần đặt gồm những nội dung sau:Cột (a): ghi stt

Cột (b): ghi tên hàng

Cột (c): ghi nơi sản xuất

Cột (d): ghi số lượng

Cột (e): ghi đơn vị tính

Cột (f): ghi đơn giá

Cột (g): ghi thành tiền

Dòng cuối cùng của bảng biểu ghi cột tổng cộng thành tiền của tất cả các loại hàng hóa đặt hàng

Dòng (3) ghi lại số tiền ở dòng tổng cộng bằng chữ

Dòng (4) ghi rõ địa điểm giao hàng

Dòng (5) ghi rõ thời gian giao hàng chậm nhất là vào ngày nào

Đơn đặt hàng do phòng mua hàng lập làm 3 liên Sau khi lập xong phải có chữ ký đầy

đủ của người lập, chữ ký xét duyệt của trưởng phòng mua hàng

Liên 1 đưa cho nhà cung cấp

Liên 2 lưu tại bộ phận mua hàng

Liên 3 chuyển cho kế toán tiền nếu nghiệp vụ mua hàng trả ngay hoặc chuyển cho kế toán mua hàng (nếu nghiệp vụ mua chịu)

3 Phiếu giao hàng

Góc trái trên cùng ghi thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax và

mã số thuế

Góc phải trên cùng ghi liên số mấy của chứng từ

Dưới tên chứng từ ghi ngày lập chứng từ

Dòng (1) ghi những thông tin của bên bán gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, fax

Dòng (2) ghi những thông tin của bên mua gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, fax

Dòng (3) ghi số tham chiếu của hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Dòng (4) ghi đặc điểm của hàng hóa đem giao được liệt kê trong bảng biểu với những nội dung:

Cột (a) ghi số thứ tự của hàng giao

Cột (b) ghi tên hàng hóa

Cột (c) ghi nơi sản xuất loại hàng hóa đó

Cột (d) ghi ngày sản xuất của hàng hóa

Cột (e) ghi quy cách của loại hàng hóa

Cột (f) ghi số lượng của hàng hóa đem giao

Cột (g) ghi đơn vị tính của hàng hóa

Cột (h) ghi đơn giá của hàng hóa

Cột (i) ghi thành tiền của từng loại hàng hóa

Dòng cuối cùng của bảng biểu ghi dòng tổng cộng thành tiền của tất cả hàng hóa đem giao

Dòng (5) ghi lại tổng cộng số tiền bằng chữ

Dòng (6) ghi tên của người giao

Dòng (7) ghi tên của người nhận

Dòng (8) ghi nơi thực hiện việc giao nhận

Phiếu giao hàng do phòng điều phối kho vận lập làm 3 liên Sau khi lập xong phải có chữ ký đầy đủ của người lập, người giao hàng và người nhận hàng và thủ kho

Liên 1 lưu tại phòng điều phối kho vận

Liên 2 đưa cho khách hàng

Liên 3 chuyển cho bộ phận lập hóa đơn

4 Lệnh bán hàng

Góc trái trên cùng ghi thông tin doanh nghiệp: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax và

mã số thuế

Góc phải trên cùng ghi liên sồ mấy của chứng từ

Dưới tên của chứng từ ghi ngày lập chứng từ

Phần (1) ghi căn cứ để đồng ý bán hàng

Phần (2) lập bảng biểu về những hàng hóa được quyết định bán gồm những thông tin sau:

Cột (a) ghi số thứ tự

Cột (b) ghi mã hàng hóa

Cột (c) ghi tên hàng hóa

Cột (d) ghi đơn vị tính của hàng hóa

Cột (e) ghi số lượng của từng mặt hàng

Cột (f) ghi đơn giá của từng mặt hàng

Lệnh bán hàng do phòng mua hàng lập làm 3 liên phải có chữ ký đầy đủ của người lập chứng từ, chữ ký xét duyệt của trưởng phòng bán hàng và phó giám đốc hành chính -kế toán- nhân sự…

Liên 1 lưu tại phòng bán hàng

Liên 2 chuyển cho phòng điều phối kho vận

Liên 3 chuyển cho bộ phân lập hóa đơn

2.2.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ 2.2.2.1 Quy trình và lưu đồ

Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ ABC

Bộ Phận Kế Toán Tài chính

QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Người viết quy trình ngày

Người kiểm tra ngày

Người xét duyệt ngày

A Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

I Nghiệp vụ bán hàng hoá thu ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng hoá thu ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức nhận hàng Với đối tượng khách hàng là các nhà phân phối và các siêu thị đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho khách hàng là các đại lý hoặc các phương thức bán hàng khác

Khi khách hàng trả tiền, xảy ra 2 trường hợp:

- Khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng: giấy báo có của ngân hàng được chuyển cho kế toán tiền

- Khách hàng trả tiền mặt: kế toán tiền lập phiếu thu 3 liên, sau đó chuyển cho thủ quỹ

- Thủ quỹ xác nhận thu tiền và dùng liên 3 ghi sổ quỹ sau đó lưu tại bộ phận Liên 1 chuyển kế toán tiền, liên 2 đưa khách hàng

- Kế toán tiền trên cơ sở giấy báo có hoặc phiếu thu liên 1 tiến hành nhập liệu trên phần hành, sau đó lưu các chứng từ đó

Khách hàng mang P.Thu đã thanh toán hoặc giấy chứng nhận đã thu tiền của ngân hàng đến Bộ phận kho nhận hàng Căn cứ LBH và P.Thu bộ phận kho tiến hành lập Phiếu xuất kho(PXK) 2 liên và Phiếu giao hàng(PGH) 3 liên Liên 2 PXK chuyển cho kế toán bán hàng Liên 3 PGH chuyển cho Bộ phận lập hoá đơn Liên 2 PGH đưa cho khách hàng cùng hàng hoá Các chứng từ còn lại lưu tại bộ phận kho làm căn cứ để ghi thẻ kho

Trên cơ sở LBH và PGH, Bộ phận lập hoá đơn tiến hành lập Hoá đơn(HĐ) 3 liên Liên 3 HĐ, PGH và LBH gửi cho Bộ phận kế toán bán hàng, liên

2 HĐ chuyển cho khách hàng Các chứng từ cón lại lưu tại bộ phận lập hoá đơn

Căn cứ các chứng từ hiện có, kế toán bán hàng kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu HĐ vào phần hành bán hàng Lưu các chứng từ tại phòng kế toán

LƯU ĐỒ:

II Nghiệp vụ bán chịu hàng hóa

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán chịu hàng hoá; giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức nhận hàng Với đối tượng khách hàng là các nhà phân phối và các siêu thị đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho khách hàng là các đại lý hoặc các phương thức bán hàng khác

Khi khách hàng đặt hàng, Bộ phận bán hàng lập Lệnh bán hàng (LBH) 3 liên chuyển phòng kế toán bán hàng để kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng, sau

đó ký duyệt trên LBH và chuyển trả phòng bán hàng Liên 1 LBH và Đơn đặt hàng (ĐĐH) của khách hàng được lưu tại phòng bán hàng theo STT; liên 2 LBH được chuyển Bộ phận điều phối kho vân; liên 3 chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.Khi khách hàng đến nhận hàng, BP kho căn cứ LBH lập Phiếu xuất kho(PXK) 2 liên và Phiếu giao hàng( PGH) 3 liên Liên 2 PXK chuyển cho kế toán bán hàng Liên 3 PGH chuyển cho Bộ phận lập hoá đơn Liên 2 PGH đưa cho khách hàng cùng hàng hoá Các chứng từ còn lại lưu tại bộ phận kho làm căn cứ để ghi thẻ kho

Trên cơ sở LBH và PGH, Bộ phận lập hoá đơn tiến hành lập Hoá đơn(HĐ) 3 liên Liên 3 HĐ, LBH và PGH gửi cho Bộ phận kế toán bán hàng, liên

2 HĐ chuyển cho khách hàng Các chứng từ cón lại lưu tại bộ phận lập hoá đơn

Căn cứ các chứng từ hiện có, kế toán bán hàng kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu HĐ vào phần hành kế toán bán hàng Lưu các chứng từ tại phòng kế toán

LƯU ĐỒ

III Nghiệp vụ bán hàng Đại lý

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng cho Đại lý của công ty; giao nhận hàng tại kho đại lý Với đối tượng khách hàng là các đại lý Không áp dụng cho khách hàng là các nhà phân phối và các siêu thị hoặc các phương thức bán hàng khác

2 Danh mục chứng từ

• Hợp đồng

• Lệnh bán hàng đại lý

• Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

• Phiếu gửi hàng đại lý

Căn cứ LBH liên 2 BP kho lập Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 2 liên và Phiếu gửi hàng đại lý 3 liên Liên 2 PXK chuyển cho kế toán bán hàng; Liên 3 Phiếu gửi hàng chuyển cho Bộ phận lập hoá đơn Liên 2 Phiếu gửi hàng đại lý được chuyển cùng hàng hóa cho đại lý Các chứng từ còn lại lưu tại bộ phận kho làm căn cứ để ghi thẻ kho

Khi nhận được bảng kê hàng bán đại lý, căn cứ LBH đại lý và PGH liên 3, BP lập hóa đơn tiến hành lập HĐ 3 liên cho số hàng đã bán; liên 1 lưu tại bộ phận; liên 3 chuyển cho kế toán bán hàng cùng LBH và bảng kê hàng bán đại lý; liên 2 HĐ chuyển cho đại lý

Căn cứ các chứng từ hiện có, BP kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu và tiến hành nhập liệu HĐ trên phần hành, cập nhật nợ phải thu Các chứng từ khác lưu tại bộ phận

Khi đại lý trả tiền:

- Nếu đại lý trả bằng tiền gửi ngân hàng: giấy báo có của ngân hàng được chuyển cho kế toán tiền

- Khách hàng trả tiền mặt: kế toán tiền lập phiếu thu 3 liên, sau đó chuyển cho thủ quỹ

- Thủ quỹ xác nhận thu tiền và dùng liên 3 ghi sổ quỹ sau đó lưu tại bộ phận Liên 1 chuyển kế toán tiền, liên 2 đưa khách hàng.

Kế toán tiền trên cơ sở giấy báo có hoặc phiếu thu liên 1 tiến hành nhập liệu trên phần hành, cập nhật giảm nợ phải thu sau đó lưu các chứng từ đó

Khi nhận được Hóa đơn GTGT về tiền hoa hồng, kế toán bán hàng nhập liệu trên phần mềm, cập nhật giàm Nợ phải thu sau đó lưu chứng từ tại bộ phận

Khi xác định được nhu cầu hàng hoặc nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng của kho

có nhu cầu hàng, phòng mua hàng tiến hành lập ĐĐH 3 liên chuyển trưởng phòng mua hàng xét duyệt Liên 1 ĐĐH lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho NCC, liên 3 chuyển cho kế toán tiền

Căn cứ ĐĐH kế toán tiền lập Ủy nhiệm chi gửi ngân hàng mà công ty mở tài khoản để thanh toán cho NCC Khi nhận được Giấy báo nợ kế toán tiền nhập liệu trên phần hành

Khi NCC giao hàng hóa cùng PGH và Hóa đơn( HĐ), bộ phận kho lập PNK 2 liên

và biên bản kiểm nghiệm bàn giao; liên 1 PNK lưu tại bộ phận kho để ghi thẻ kho; liên 2 PNK và HĐ và các chứng từ khác chuyển cho bộ phận kế toán mua hàng.Căn cứ các chứng từ hiện có, kế toán mua hàng kiểm tra, đối chiếu va tiến hành nhập liệu HĐ trên phần hành Sau đó lưu các chứng từ tại bộ phận

LƯU ĐỒ:

V Nghiệp vụ mua chịu hàng trong nước

• Hóa đơn GTGT

• Biên bản kiểm nghiệm và bàn giao

3 Quy trình chung

Khi xác định được nhu cầu hàng hoặc nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng của kho

có nhu cầu hàng, phòng mua hàng tiến hành lập ĐĐH 3 liên chuyển trưởng phòng mua hàng xét duyệt Liên 1 ĐĐH lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho NCC, liên 3 chuyển cho kế toán mua hàng

Khi NCC giao hàng hóa cùng PGH và HĐ, bộ phận kho lập PNK 2 liên và biên bản kiểm nghiệm bàn giao; liên 1 PNK dùng ghi thẻ kho và lưu tại bộ phận; liên 2 PNK và các chứng từ khác được chuyển cho bộ phận kế toán mua hàng

Căn cứ các chứng từ hiện có kế toán mua hàng kiểm tra đối chiếu và tiến hành nhập liệu HĐ vào phần hành,cập nhật nợ phải trả Các chứng từ sau đó được lưu tại bộ phận

LƯU ĐỒ:

VI Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa

Khi xác định được nhu cầu hàng hoặc nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng của kho

có nhu cầu hàng, phòng mua hàng tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp(NCC)

mà công ty đã lựa chọn để nhập khẩu

Khi hàng về tới kho, Bộ phận kho lập PNK 2 liên, liên 1 dùng ghi thẻ kho sau đó lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho kế toán mua hàng cùng toàn bộ chứng từ của hàng hóa: hóa đơn, tờ khai hải quan…

Kế toán mua hàng căn cứ trên các chứng từ hiện có; kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu HĐ trên phần mềm, cập nhật nợ phải trả, HTK…Sau đó lưu các chứng từ tại bộ phận

Khi nhận được Giấy báo nợ của ngân hàng báo đã chuyển tiền từ tài khoản của công ty để thanh toán cho NCC, kế toán tiền nhập liệu trên phần hành, cập nhật giảm nợ phải trả

LƯU ĐỒ

VII Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại ( khách hàng chưa thanh toán tiền)

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ hàng đã bán nhưng bị khách hàng trả lại vì không đảm bảo chất lượng hoặc quy cách…;giao hàng trực tiếp tại kho của công ty Không áp dụng cho các nghiệp vụ khác.

Khi khách hàng yêu cầu được trả lại hàng đã mua, BP bán hàng kiểm tra, xét duyệt

và nếu chấp nhận thì cùng khách hàng tiến hành lập Biên bản trả hàng 2 liên Liên

2 khách hàng giữ, liên 1 chuyển thủ kho

Căn cứ Biên bản trả hàng và Hóa đơn GTGT của bên mua về số hàng trả lại cùng hàng hóa nhận được, BP kho lập PNK 2 liên; liên 1 dùng ghi thẻ kho và lưu tại kho; các chứng từ còn lại chuyển cho kế toán bán hàng

Căn cứ các chứng từ nhận được, kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu và tiến hành nhập liệu trên phần hành, cập nhật giảm Nợ phải thu, HTK Sau đó lưu các chứng

từ tại phòng kế toán

LƯU ĐỒ:

VIII Nghiệp vụ trả lại hàng mua(chưa trả tiền NCC)

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ hàng đã mua nhưng không đảm bảo chất lượng hoặc quy cách… cho nên công ty quyết định trả lại hàng;giao hàng trực tiếp tại kho của NCC Không áp dụng cho các nghiệp vụ khác

Liên 1 của Biên bản trả hàng NCC giữ, liên 2 được chuyển cho bộ phận kho; dựa vào đó BP kho lập PXK 2 liên, PGH 3 liên; liên 1 PNK dùng ghi thẻ kho; và lưu