II. Chính sách kế toán
3.2 Quy định trách nhiệm và công việc
3.2.1. Kế toán trưởng
Bộ phận phòng ban : Kế toán tài chính
Báo cáo cho : Phó tổng giám đốc nhân sự, tài chính kế toán, kiểm toán
Quan hệ nội bộ doanh nghiệp: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty; phó tổng giám đốc nhân sự, tài chính kế toán, kiểm toán
I/ Mục tiêu:
Chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo,
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán tiền Kế toán TSCĐ
điều tra, điều chỉnh những công việc mà kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất. Tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các phần hành thấp hơn để từ đó xây dựng được một quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán hoàn thiện và hợp lý nhất cho doanh nghiệp.
II/ Trách nhiệm công việc:
1. Các công việc thường xuyên:
– Tham mưu cho phó tổng giám đốc nhân sự, tài chính kế toán và kiểm toán trong công tác hoạch định chiến lược về tài chính, trong việc phân tích tình hình kinh tế- tài chính của công ty và kiểm tra kiểm soát ngân sách doanh nghiệp.
– Thực hiện và duy trì hệ thống thông tin kế toán: tổ chức, cải tiến hệ thống kế toán của doanh nghiệp đảm bảo ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của công ty, lưu trữ chứng từ tuân thủ chế độ, chuẩn mực kế và các quy định pháp luật liên quan. Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị,
– Xét duyệt các ủy nhiệm chi, lệnh bán hàng có giá trị từ 200 triệu trở lên. – Kiểm tra và ký duyệt các báo cáo do kế toán tổng hợp chuyển lên.
– Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của công ty.
– Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của doanh nghiệp. – Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin kinh tế tài chính. 1. Quan hệ cộng đồng:
– Quan hệ tốt với cấp dưới, các phòng ban và cấp trên.
– Hỗ trợ phó tổng giám đốc nhân sự, tài chính kế toán và kiểm toán. – Trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới.
– Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng. 2. Tiêu chuẩn thực hiện:
Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác một cách cụ thể và khoa học. Xây dựng kế hoạch cải tiến bộ máy kế toán khi cần thiết.
3.2.2. Kế toán tổng hợp- phó phòng kế toán
Bộ phận phòng ban : kế toán tài chính
Báo cáo cho : 2 phó tổng giám đốc
Quan hệ nội bộ doanh nghiệp : toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, các phòng ban khác, 2 phó tổng giám đốc.
Quan hệ bên ngoài : cơ quan thuế, kế hoạch đầu tư, chi cục quản lý tài chính doanh nghiệp..
I/ Mục tiêu:
Chỉ đạo chung và tham mưu cho lãnh đạo về tài chính và chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Tập hợp, đối chiếu, phân tích tất cả các sổ chi tiết từ các phần hành kế toán khác lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của toàn công ty. Cung cấp kịp thời các báo cáo khi được yêu cầu và lập các báo cáo cuối kỳ một cách chính xác, kịp thời.
Tổ chức và nhập liệu các số liệu kịp thời, chính xác. Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phản ánh trả lương hợp lý. Thực hiện đúng và cung cấp thông tin phản hồi kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa các qui trình xử lý các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.
II/ Trách nhiệm công việc:
1. Các công việc thường xuyên:
– Điều phối và quản lý các hoạt động hàng ngày ở phòng kế toán.
– Duy trì hệ thống thông tin kế toán và đảm bảo mức độ đáng tin cậy của hệ thống .
– Thay mặt cho kế toán trưởng thực hiện một số công việc được ủy quyền, tổ chức, phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho các phần hành kế toán khác
– Phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác tình hình thanh toán các khoản lương và các khoản trích theo lương cho người lao động.
– Thống kê và tổng hợp, cung cấp, giải trình số liệu kế toán khi có yêu cầu. – Đảm bảo việc theo dõi và cập nhật chứng từ trung thực, chính xác và kịp
thời. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán - thống kê.
2. Công việc định kỳ:
– Báo cáo công việc hàng tháng cho Kế toán trưởng và Ban giám đốc.
– Kiểm tra tình hình sử dụng quĩ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
– Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
– Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
– Trích quỹ hoạt động công ty: đầu tư phát triển, dự phòng tài chính, khen thưởng phúc lợi.
– Phân bổ chi phí trả trước, chi phí mua hàng, các khoản trích trước được trích một cách khoa học và hợp lý.
– Kiểm tra, số liệu bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu sổ tồng hợp với sổ chi tiết.
– Kết chuyển cuối kỳ, lập BCTC hàng quý, năm, lập tờ khai thuế TNDN tạm nộp theo quý, năm nộp, công bố đúng hạn định. Kiểm tra sự chính xác, trung thực của các báo cáo tài chính của Công ty trước khi trình Kế toán trưởng xem xét phê duyệt.
3. Báo cáo:
– Dự toán lợi nhuận
– Dự toán bảng cân đối kế toán. – Bảng cân đối số phát sinh. – Bảng cân đối kế toán.
– Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. – Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
– Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. – Báo cáo lãi gộp theo từng loại hàng hóa. – Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
– Báo cáo về tình hình sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, quỹ tiền lương.
– Tờ khai thuế TNDN 03.
4. Quan hệ cộng đồng:
– Quan hệ tốt với đồng nghiệp và cấp trên.
– Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới.
– Quan hệ tốt với các cơ quan chứ năng.
3.2.3. Kế toán mua hàng
Bộ phận/ phòng ban : Kế toán tài chính.
Báo cáo cho : Kế toán trưởng.
Quan hệ nội bộ doanh nghiệp : Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, phòng bán hàng, phòng mua hàng, bộ phận điều phối kho vận.
Quan hệ bên ngoài : Nhà cung cấp, cơ quan thuế.
I/ Mục tiêu:
Ghi chép, kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ mua hàng từ các nhà cung cấp, quản lý và cung cấp thông tin về hoạt động mua hàng, công nợ phải trả. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán mua hàng nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý tài sản, lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác. Kiểm tra đối chiếu các thông tin liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến thuế từ đó xác định được khoản thuế GTGT phải nộp nhà nước một cách chính xác. Thực hiện đúng và cung cấp các thông tin phản hồi kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa các qui trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp.
II/ Trách nhiệm và công việc: 1. Các công việc thường xuyên:
– Nhận và kiểm tra các hóa đơn mua hàng và hóa đơn vận chuyển hàng do phòng mua hàng chuyển về.
– Đối chiếu hóa đơn với các chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho) nhằm đảm bảo tính có thực, tính đầy đủ, tính chính xác của việc xét duyệt mua hàng….trước khi nhập liệu vào phần mềm nghiệp vụ mua hàng.
– Căn cứ các chứng từ gốc nhập các nghiệp vụ mua hàng vào phần mềm kế toán. Theo dõi quá trình thanh toán cho từng nhà cung cấp chi tiết từng chứng từ, cập nhật giảm nợ phải trả NCC theo từng chứng từ.
– Kiểm tra, theo dõi các khoản giảm nợ phải trả bao gồm chiết khấu thanh toán, chiết khâu thương mại, giảm giá, hàng bán trả lại.
– Lưu trữ chứng từ kế toán và các tài liệu kế toán theo đúng qui định của pháp luật.
2. Công việc định kỳ:
– Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết các khoản phải trả đảm bảo được ghi chép đầy đủ, chính xác.
– Kiểm tra, theo dõi hàng mua đang đi đường.
– Lập in bản tổng hợp chi tiết các khoản phải trả, báo cáo công nợ theo từng tuổi nợ.
– Gửi thư đối chiếu nợ phải trả.
– Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập các báo cáo tài chính.
1. Báo cáo:
– Dự toán mua hàng từng tháng, quý, năm. – Bảng kê XNT theo tài khoản.
– Bảng kê mua hàng theo NCC.
– Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải trả người bán. – Báo cáo nợ phải trả theo từng chứng từ, từng NCC – Báo cáo nợ phải trả theo tuổi nợ.
2. Quan hệ cộng đồng:
– Quan hệ tốt với đồng nghiệp.
– Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới.
– Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng.
3. Tiêu chuẩn thực hiện:
Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác, xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán sau.
3.2.4. Kế toán bán hàng BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Bộ phận: Phòng kế toán tài chính Báo cáo cho : Kế toán trưởng
Quan hệ nội bộ DN: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, bộ phận bán hàng
Quan hệ bê ngoài: Khách hàng , cơ quan thuế
I. Mục tiêu :
Theo dõi, ghi chép và kiểm tra đối chiếu toàn bộ nghiệp vụ bán hàng, quản lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán chịu và công nợ phải thu. Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra, cập nhật các hoá đơn bán hàng, đơn đặt hàng của khách hàng, chứng từ bù trừ công nợ để kiểm tra đối chiếu tình hình thanh toán của khách hàng. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán phải thu của khách hàng nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác. Kiểm tra đối chiếu các thông tin liên quan đến thuế GTGT đầu ra nhằm đảm bảo tính xác thực của các thông tin liên quan đến thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước. Thực hiện đúng và cung cấp các thông tin phản hồi kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hoá các quy trình xử lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp
II. Trách nhiệm và công việc: 1. Công việc thường xuyên:
– Nhận và kiểm tra các hóa đơn bán chịu hàng hóa cho nhà phân phối, đại lý, siêu thị và các chứng từ khác có liên quan do bộ phận lập hóa đơn chuyển đến.
– Đối chiếu hóa đơn với các chứng từ liên quan (lệnh bán hàng, Đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho…) nhằm đảm bảo tính có thực và chính xác, xét duyệt bán chịu trước khi nhập liệu vào phần mềm.
– Căn cứ các chứng từ đối chiếu, nhập liệu vào phần mềm nghiệp vụ bán chịu hàng hóa chính xác.
– Theo dõi bán hàng theo hàng hóa, nhân viên bán hàng, hợp đồng.
– Kiểm tra, theo dõi, nhập liệu vào phần mềm các nghiệp vụ trả hàng, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại đảm bảo các nghiệp vụ chính xác và có thực.
– Bảo quản lưu trữ chứng từ.
2. Công việc định kỳ
– Kiểm tra đối chiếu sổ liệu tổng hợp, chi tiết các khoản phải thu đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ, chính xác.
– Lập, in bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ.
– Tổng hợp doanh số bán chịu cho khách hàng, các khoản giảm trừ đã được chấp thuận cho khách hàng.
– Gửi thư đối chiếu nợ phải thu
– Cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính.
III. Báo cáo:
• Dự toán tiêu thụ hàng hóa cho từng tháng, quý, năm.
• Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệptừng tháng, quý, năm.
• Dự toán lợi nhuận cho từng tháng, quý.
• Bảng kê bán hàng tổng hợp
• Bảng kê bán hàng theo mặt hàng.
• Báo cáo lãi gộp theo từng mặt hàng
• Nợ phải thu theo tuổi nợ
• Báo cáo chi tiết theo các khoản phải thu
• Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán
• Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra
• Các báo cáo khác.
Quan hệ tốt với đồng nghiệp
Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán tiền trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới
Quan hệ tốt với cơ quan chức năng
IV. Tiêu chẩn thực hiện
Cá nhân phải xây dựng và xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán
3.2.5. Kế toán tiền
Bảng mô tả công việc
Bộ phận / Phòng ban: Kế toán tài chính Báo cáo cho: Kế toán trưởng
Quan hệ nội bộ doanh nghiệp: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, Quan hệ bên ngoài: Ngân hàng, cổ đông
1. Mục tiêu:
- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc trong các quyết định đầu tư. Ghi chép và kiểm tra đối chiếu các khoản vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị để xác định nợ đến hạn trả và có kế hoạch trả nợ. Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí. Đảm bảo tính chính xác và hợp lý các số liệu nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác. Thực hiện đúng và cung cấp thông tin kịp thời nhằm hoàn thiện và chuẩn hoá các quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp
2. Trách nhiệm và công việc Công việc thường xuyên
- Chứng từ ghi nhận: Phiếu thu, Giấy báo có của Ngân Hàng đối với nghiệp vụ thu tiền và Phiếu chi, giấy báo nợ đối với nghiệp vụ chi tiền. Kế toán phải đối chiếu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, chính xác của các chứng từ liên quan với các chứng từ trên trước khi ghi nhận các khoản thu.
- Ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền mặt hoặc tiền gởi Ngân hàng:
+ Khách hàng nợ: Căn cứ vào bảng kê thanh toán tiền của từng khách hàng cho từng hóa đơn.
+ Ứng trước tiền hàng, ký quỹ, ký cược cho Nhà cung cấp thừa ( Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thanh toán tiền).
+ Nhân viên: tạm ứng thừa (bảng kê tạm ứng), tiền bồi thường (biên bản bồi thường).
+ Thuế được hoàn lại của Nhà nước (Hồ sơ hoàn thuế).
+ Thu tiền cho vay: nợ gốc, tiền lãi (hợp đồng khế ước cho vay, sổ phụ Ngân Hàng).
+ Đối tác vi phạm hợp đồng kinh tế ( hợp đồng).
+ Tiền thừa chưa rõ nguyên nhân, tạm nhập quỹ để tìm nguyên nhân xử lý (biên bản thừa tiền).
+ Các nghiệp vụ thu tiền khác có đầy đủ chứng từ chứng tỏ nghiệp vụ phát