Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

Trong những năm qua Viện Thông tin khoa học đã đạt được những thành tích đáng khích lệ nhờ được đầu tư tốt về nguồn lực thông tin cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ …Tuy nhiên, nhứng sản p

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

===========

NGUYỄN VĂN TRỌNG

SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN

TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

===========

NGUYỄN VĂN TRỌNG

SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN

TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Mã số : 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh

HÀ NỘI - 2013

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT 6

DANH MỤC BẢNG BIỂU 7

MỞ ĐẦU 8

1 Tính cấp thiết của đề tài: 8

2 Tình hình nghiên cứu đề tài 9

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 10

4 Giả thuyết nghiên cứu 10

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 11

6 Phương pháp nghiên cứu: 11

7 Đóng góp của luận văn 11

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu 11

9 Bố cục của luận văn 11

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 131

1.1 Những vấn đề chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện… 11 1.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện 131

1.1.2 Mối quan hệ giữa sản phẩm và thông tin trong hoạt động thông tin thư viện 142

1.2 Tổng quan về Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh 153

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Thông tin khoa học 164

1.2.2 Đặc điểm hoạt động thông tin thư viện tại học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh 208

1.3 Vai trò và yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện ở Học viện 297

1.3.1 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện 297

1.3.3 Yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện 308

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỒ CHÍ MINH 331

2.1 Các sản phẩm thông tin thư viện 33

2.1.1 Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo) 33

2.1.2 Thông tin những vấn đề chính trị- xã hội 353

2.1.3 Thông tin chuyên đề 364

2.1.4 Thư mục thông báo sách mới 386

2.1.5 Hệ thống tra cứu 397

2.2 Các dịch vụ thông tin 442

2.2.1 Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc 442

2.2.2 Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc 497

2.2.3 Dịch vụ hỏi đáp thông tin 519

2.2.4 Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua mạng 520

2.2.5 Các dịch vụ khác 542

2.3 Nhận xét, đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin 564

2.3.1 Điểm mạnh 564

2.3.2 Hạn chế 608

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ _ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 642

3.1 Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin 642

3.2 Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đáp ứng nhu cầu người dùng tin: 653

3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc triển khai các sản phẩm và dịch vụ 675

3.4 Tăng cường kinh phí và cơ sở vật chất 686

3.5 Nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện 686

3.6 Tăng cường công tác đào tạo người dùng tin 686

KẾT LUẬN 700

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 720 PHỤ LỤC 742

DANH MỤC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

Số thứ tự Từ viết tắt Từ đầy đủ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.2.2: Người dùng tin sử dụng các ngôn ngữ khác nhau tại Viện TTKH 27 Bảng 2.2.1.2.1: Thống kê chất lượng phục vụ bạn đọc từ năm 2007-2011 46 Bảng 2.2.1.2.2: Hiệu quả sử dụng phòng mượn từ năm 2007-2011 47 Bảng 2.3.1.1: Loại sản phẩm thông tin được người dùng tin sử dụng tại Học viện 57 Bảng 2.3.1.3: Chất lượng và giá thành sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Học viện 59

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh là cơ quan nghiên cứu lý luận về Chủ nghĩa Mác-Lê Nin, Tư tưởng Hồ Chí Minh và các khoa học

xã hội, nhân văn, đồng thời là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trình độ đại học và trên đại học nhằm cung cấp cán bộ lãnh đạo, cán

bộ nghiên cứu chủ chốt cho các viện nghiên cứu, các học viện, các trường chính trị và các khoa Mác-Lê Nin ở các trường đại học; đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản

lý, cán bộ lãnh đạo trung, cao cấp của Đảng và Nhà nước và các đoàn thể xã hội

từ trung ương đến địa phương Ngoài ra Học viện còn có chức năng tư vấn cho Đảng và Nhà nước trong việc xây dựng và thực thi các chủ trương chính sách góp phần đấu tranh bảo vệ Chủ nghĩa Mác-Lê Nin, Tư tưởng HCM, ổn định chính trị xã hội nhằm phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước Có thể nói Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

là cơ quan hàng đầu về công tác nghiên cứu, giảng dạy lý luận chính trị

Là một bộ phận quan trọng trong Học viện, Viện Thông tin khoa học đã có những đóng góp to lớn phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ lãnh đạo, giảng viên và học viên Trong những năm qua Viện Thông tin khoa học đã đạt được những thành tích đáng khích lệ nhờ được đầu tư tốt về nguồn lực thông tin cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ …Tuy nhiên, nhứng sản phẩm và dịch vụ tại thư viện vẫn chưa đáp ứng tốt nhu cầu tìm tin ngày một

đa dạng và không ngừng gia tăng của người dùng tin trong Học viện Quá trình đổi mới chương trình và nâng cao chất lượng đào tạo đang diễn ra mạnh mẽ trong phạm vi cả nước nói chung và trong Học viện nói riêng đã đặt Thư viện Viện thông tin khoa học trước một nhiệm vụ mới là phải hỗ trợ tốt hơn nữa cho các hoạt động nghiên cứu giảng dạy và học tập của cán bộ, học viên trong Học viện Thực tế đó đòi hỏi Viện Thông tin khoa học phải nhanh chóng giải quyết nhiều vấn đề khác nhau để tăng cường khả năng phục vụ của mình, trong đó việc đa dạng hóa, nâng cao chất lượng và phát triển hơn nữa các sản phẩm và

dịch vụ thông tin để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin là vấn đề rất cần thiết

Chính vì lẽ đó tôi đã chọn đề tài “Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt

nghiệp Thạc sỹ Khoa học Thư viện của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Qua khảo sát tài liệu, vấn đề nghiên cứu sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện là đề tài đã được nhiều luận văn đề cập đến

Vũ Huy Thắng (2009), Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Đại học Quốc gia Hà Nội

Đào Linh Chi (2007), Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Luận văn thạc sỹ, Đại học Văn hóa Hà Nội

Tuy nhiên đề tài Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh thì chưa có luận văn hay đề tài nghiên cứu nào đề cập đến

Thực tế cho thấy, đề tài luận văn “Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh” phù hợp với chủ trương, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin khoa học Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trong thời điểm hiện tại và phù hợp với xu thế phát triển của đất nước trong thời đại mới

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Viện thông tin khoa học, đề xuất các giải pháp nhằm đa dạng hóa, nâng cao chất lượng và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện hơn nữa, đáp ứng nhu cầu người dùng tin của Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trong giai đoạn mới

Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những vấn đề chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin, cũng như tổng quan về Học viện Chính trị Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

- Khảo sát hiện trạng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Viện thông tin khoa học

- Đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

- Đề xuất một số giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện

4 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu Trung tâm Thông tin khoa học Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh chú trọng tới việc đa dạng hóa, nâng cao chất lượng và phát triển hơn nữa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thì sẽ góp phần thực hiện đúng chủ trương, nhiệm vụ của Ban lãnh đạo học viện cạnh đó góp phần nâng cao hơn nữa vị thế của Trung tâm Thông tin khoa học

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Viện thông tin khoa học- Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trong thời điểm hiện tại

6 Phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Leenin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên các quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà mước vận dụng một cách khách quan vào thực tế để phân tích đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thư viện tại Trung tâm Thông tin khoa học của Học viện Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Luận văn được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:

- Điều tra xã hội học bằng phiếu điều tra

- Phỏng vấn trực tiếp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp so sánh

Thống kê số liệu

7 Đóng góp của luận văn

Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, đã luận giải về vai trò và yêu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông tin khoa học Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Dự kiến kết quả nghiên cứu của luận văn có độ dày khoảng 80 trang trên khổ giấy A4 với kết cấu, ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương

9 Bố cục của luận văn

Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khoá luận được chia thành ba chương:

Chương 1: Những vấn đề chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

và Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

Chương 2: Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

Chương 3: Các giải pháp phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỒ CHÍ MINH 1.1 Những vấn đề chung về sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

1.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

Sản phẩm thông tin thư viện

Bước vào thế kỷ XXI, khi thông tin trở thành một yếu tố tiên quyết tạo nên

sự thành công, thì cùng với đó các sản phẩm thông tin cũng ngày càng chứng tỏ được vai trò của mình Đó không chỉ là chiếc cầu nối giữa các trung tâm thông tin- thư viện với người dùng tin mà còn là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá cho những đối tượng người dùng tin biết khai thác và sử dụng

Để tạo ra các sản phẩm thông tin thư viện khác nhau sẽ có các phương pháp khác nhau cụ thể: Nếu xử lý theo phương pháp thư mục, sản phẩm thông tin nhận được sẽ là các mục lục, thư mục, tạp chí tóm tắt, chỉ dẫn khoa học và các cơ sở dữ liệu (CSDL) tương ứng Các sản phẩm tạo ra từ phương pháp xử lý này có thể đáp ứng nhu cầu dạng tra cứu- chỉ dẫn Nếu xử lý thông tin dữ liệu cho sản phẩm thông tin là hệ thống phiếu điều tra dữ liệu, danh mục và các CSDL tương ứng Xử lý phân tích tin cho các sản phẩm là tổng quan, tổng luận, các bản tin ,tạp chí…

Như vậy sản phẩm thông tin thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân hay một tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin Quá trình xử lý thông tin được thực hiện thông qua các khâu nghiệp vụ như : mô tả phân loại, đánh chỉ số, tóm tắt, tổng luận…

Dịch vụ thông tin thư viện

Trong hoạt động thông tin thư viện, dịch vụ được ra đời cùng lúc với sự hình thành của các cơ quan thông tin thư viện Theo đà phát triển của hoạt động thông tin thư viện, dịch vụ thông tin thư viện ngày càng đa dạng hơn nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin tăng cao của người dùng tin

Theo bách khoa toàn thư quốc tế về thư viện và thông tin học (international encyclopedia of library an information science) “ dịch vụ thông tin bao gồm lý thuyết và thực tiễn của việc cung cấp dịch vụ giúp kết nối những người tìm kiếm thông tin với các nguồn tin ”

Theo từ điển giải nghĩa Thư viện học và tin học Anh Việt “ Dịch vụ thư viện (library service) là một từ chung dùng để chỉ tất cả các hoạt động cũng như chương trình được thư viện cung cấp để đáp ứng với nhu cầu về thông tin của cộng đồng độc giả”

Như vậy, có thể khái quát: “dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn những nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người dùng tin các cơ quan thông tin thư viện nói chung ”.[ Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề trang 24]

1.1.2 Mối quan hệ giữa sản phẩm và thông tin trong hoạt động thông tin thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện là hai mặt hoạt động không thể thiếu trong bất cứ một thư viện hay trung tâm thông tin nào , giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ chặt chẽ với nhau và hỗ trợ nhau cùng phát triển

Sản phẩm dịch vụ thông tin- thư viện là một trong những cơ sở quan trọng

để cơ quan thông tin thư viện triển khai và phát triển các loại hình dịch vụ thông tin thư viện khác nhau Sản phẩm thông tin chính là một trong những nguồn khai thác thông tin quan trọng và tin cậy nhất của cơ quan thông tin bởi vì đó là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cán bộ thông tin thư viện tiến hành Đặc biệt, nhiều sản phẩm thông tin thư viện có giá trị cao như các bài tóm tắt, dịch thuật, tổng luận, các CSDL, dữ kiện… Chất lượng và sự phong phú của sản phẩm thông tin thư viện có tác động lớn đến chất lượng và sự đa dạng của dịch

vụ thông tin- thư viện trong cơ quan thông tin

Sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện có mối quan hệ và sự tương tác qua lại chặt chẽ Đảm bảo sự phát triển cân đối, đồng bộ hệ thống sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin thư viện là hết sức cần thiết Chẳng hạn, cơ quan

thông tin thư viện có sản phẩm thông tin thư viện phong phú thì cần phát triển nhiều dịch vụ thông tin thư viện thích hợp với tâm lý người dùng tin để nâng cao hiệu quả khai thác sản phẩm Ngược lại nếu muốn phát triển nhiều dịch vụ thông tin thư viện thì cơ quan thông tin thư viện cần đảm bảo có các sản phẩm thông tin thư viện đa dạng và có chất lượng tốt

1.2 Tổng quan về Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh

Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng và Chính phủ, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Chính trị, là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý chủ chốt bậc trung cao cấp, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể xã hội, đồng thời là trung tâm quốc gia nghiên cứu khoa học lí luận Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị nhằm nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ, đồng thời phát triển lý luận, tổng thể thực tiễn, cung cấp cơ sở khoa học cho việc hoạch định đương lối chính sách của Đảng và Nhà nước

Cơ cấu tổ chức bộ máy: Gồm 37 đơn vị trực thuộc Giám Đốc Học viện:

- 4 phân viện: Phân viện Hà Nội, phân viện Đà Nẵng , phân viện Tp Hồ Chí Minh, phân viện Báo chí – Tuyên truyền

- 7 khoa: Khoa Triết học, khoa Kinh tế chính trị, khoa Quản lý kinh tế, khoa Kinh tế phát triển, khoa Nhà nước - pháp luật, khoa Tâm lý xã hội, khoa Văn hoá xã hội chủ nghĩa

- 8 viện: Viện Lịch sử Đảng, Viện Xây dựng Đảng, Viện Chủ nghĩa xã hội khoa học, Viện quan hệ quốc tế, Viện Hồ Chí Minh và các lãng tụ của Đảng, Viện Khoa học chính trị, Viện Kinh điển Macxit, Viện Thông tin khoa học

- 7 vụ: Vụ tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý đào tạo, Vụ Quản lý đào tạo sau đại học, Vụ Quản lý khoa học, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Các trường chính trị

- 3 trung tâm: Trung tâm xã hội học, trung tâm khoa học về tín ngưỡng và tôn giáo, trung tâm nghiên cứu quyền con người

- 2 bộ môn: Bộ môn tin học, bộ môn Ngoại ngữ

- 2 tạp chí: Tạp chí lịch sử Đảng, Tạp chí lý luận Chính trị

- 2 văn phòng: Văn phòng học viện, Văn phòng Đảng ủy công đoàn

- 1 ban thanh tra

- 1 nhà xuất bản lý luận chính trị

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện Thông tin khoa học

Viện thông tin khoa học có lịch sử hình thành và hoạt động khá lâu dài trong Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh Trải qua hơn 55 năm xây dựng và trưởng thành, Viện thông tin khoa học đã trải qua nhiều biến đổi:

Năm 1949, khi trường Nguyễn Ái Quốc được thành lập thì hoạt động thông tin-tư liệu cũng được hình thành Đầu năm 1961, nhà trường đã thành lập Phòng

Tư liệu - Thư viện trực thuộc Ban giám hiệu (tháng 1- năm 1962), tiền thân của Viện thông tin khoa học ngày nay

Ngày 15 tháng 4 năm 1978 Ban giám đốc trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đã kí kết quyết định số 48 về việc thành lập Vụ Tư liệu trực thuộc Giám đốc nhà trường Trên cơ sở phòng Tư liệu trước đó, Vụ được chia làm 4 phòng: phòng nghiên cứu sưu tập và biên dịch; Phòng lưu trữ - thư viện; phòng in ấn - phát hành, phòng Tư liệu - thư viện

Năm 1986, trường Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đổi tên thành Học viện Khoa học xã hội Nguyễn Ái Quốc Học viện đã đầu tư xây dựng đề án cải tổ công tác thông tin, xây dựng bộ máy làm công tác thông tin, với sự tham gia tích cực và hiệu quả của Ban lãnh đạo Vụ Tư liệu Ban Giám đốc Học viện Nguyễn

Ái Quốc đã ra quyết định số 06 ngày 5 tháng 7 năm 1988: chuyển Vụ Tư liệu thành trung tâm thông tin - Tư liệu trực thuộc Ban Giám đốc Học viện Nguyễn

Ái Quốc

Ngày 10 tháng 3 năm 1993 Bộ Chính trị ra quyết định số 61/QĐ-TW “ Về việc sắp xếp lại các trường Đảng Trung ương chuyển thành Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh” nhằm tăng cường vai trò, nhiệm vụ của các trường Đảng, đáp ứng yêu cầu cách mạng trong giai đoạn mới

Tháng 5 năm 1997, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh hợp nhất với Viện nghiên cứu Chủ nghĩa Mác –Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh (56B Quốc Tử Giám) Trung tâm Thông tin – Tư liệu cũng hợp nhất với Viện thông tin khoa học và lấy tên gọi là Viện thông tin khoa học như hiện nay

Ngày 7 tháng 5 năm 2007, Bộ Chính trị ra Quyết đinh 60/QĐ-TW về việc hợp nhất Học viện Hành chính Quốc gia và Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thành Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh (Học viện CT-HC QGHCM ) đồng thời có ban hành văn bản về vị trí, chức năng, nhiệm

vụ của Học viện trong thời gian tới Cùng với quyết định này Viện thông tin khoa học (Viện TTKH) cũng ít nhiều có sự thay đổi

 Vai trò và nhiệm vụ của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ

Chí Minh

* Về đào tạo cán bộ:

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trung cao cấp của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể chính trị xã hội về chủ nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, về đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, về khoa học chính trị và lãnh đạo chính trị

- Đào tạo bồi dưỡng các cán bộ khoa học lý luận chính trị có trình độ đại học, sau đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ ) nhằm cung cấp cán bộ chủ chốt cho các cơ quan lãnh đạo và các viện nghiên cứu khoa học xã hội, đội ngũ giảng viên lý luận chính trị cho các trường đại học, cao đẳng, các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các trường bồi dưỡng cán bộ quản lý của các bộ ngành và đoàn thể

- Đào tạo và bồi dưỡng ở bậc đại học, bậc sau đại học những cán bộ chủ chốt trên lĩnh vực báo chí, xuất bản, tuyên truyền, cán bộ làm công tác tư tưởng

tổ chức, kiểm tra, dân vận, văn phòng, cán bộ lãnh đạo, cán bộ lý luận, quản lý cho một số nước ban, đảng bạn

* Về nghiên cứu khoa học:

- Nghiên cứu lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm đường lối của Đảng, thực tiễn phong trào cách mạng Việt Nam;

nghiên cứu phong trào cách mạng thế giới và các quan hệ quốc tế; nghiên cứu chính trị học nói chung

- Phối hợp với Ban Tư tưởng - Văn hóa Trung ương, Ban khoa giáo trung ương, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Hội đồng Lý luận Trung ương chỉ đạo tổ chức biên soạn giáo trình, đổi mới nội dung chương trình học tập về các môn khoa học Mac –Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh trong hệ thống các trường đại học, cao đẳng

- Hướng dẫn nghiên cứu và biên soạn lịch sử Đảng ở các địa phương và các

bộ, ban, ngành trung ương

- Mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học với các nước, các đảng cộng sản và phong trào cách mạng, các đảng cánh tả trên thế giới

- Tổ chức nghiên cứu tổng kết và thông tin những vấn đề lý luận, thực tiễn

trong nước và quốc tế, những kết quả nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ

 Cơ cấu tổ chức của Viện thông tin khoa học:

Hiện tại đội ngũ cán bộ của Viện TTKH gồm 22 người kể cả 2 hợp đồng thời vụ (19 nữ, 3 nam) , trong đó trình độ tiến sĩ : 01; 06 trình độ thạc sĩ; 02 cán

bộ đang bảo vệ luận văn thạc sĩ ; 09 trình độ cử nhân; 03 cao đẳng ; Đa số cán

bộ công chức ở đây đều tốt nghiệp ngành thông tin thư viện nên nắm bắt và vận dụng kịp thời kiến thức của ngành Bên cạnh đó lãnh đạo Viện cũng như Viện (mở các lớp và mời giảng thuộc chuyên ngành thông tin thư viện về giảng dạy tại Học viện, cho các cán bộ ra các Trung tâm thông tin hoặc các cơ quan về thư viện học )

Cơ cấu tổ chức của Viện TTKH ngoài phó Viện trưởng Viện Thông tin khoa học cùng sinh hoạt, có thể thấy thông qua sơ đồ sau:

- Tổ nghiệp vụ (còn gọi là tổ xử lý kỹ thuật): gồm 04 cán bộ thực hiện các công việc: bổ sung, phân loại và xử lý kỹ thuật, phục vụ tra cứu trên máy tính, in phích và thông báo sách mới Các loại tài liệu được xử lý gồm: sách, luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học

- Tổ phát hành báo - tạp chí : gồm 02 cán bộ chuyên trách có nhiệm vụ đặt

và bổ sung báo - tạp chí, phát hành Thư mục trích báo - tạp chí Theo đơn đặt, báo – tạp chí về Thư viện được phân loại theo tên và có sự lựa chọn loại báo - tạp chí nào đóng lưu mới đưa ra để xử lý, bài trích được nhập thẳng vào phần mềm ISIS, không có biểu hiện ghi và không làm tóm tắt

Ngoài ra, cơ cấu của tổ còn có một quầy sách (Quầy sách 19/5 đặt ngay trong khuôn viên Học viện) do 01 cán bộ thư viện đảm nhận

Chủ nhiệm thư viện

Phòng đọc sách kinh điển

Phòng đọc tổng hợp

Phòn

g đọc sau đại học

Phòng mượn tổng hợp

Phòn

g đọc trực tuyến

Phòng phát hành báo, tạp chí + Quầy sách 19/5

- Tổ bạn đọc: Gồm 7 cán bộ, chia làm 6 phòng (3 phòng đọc truyền thống,

2 phòng mượn và 1 phòng đọc trực tuyến) để phục vụ bạn đọc về tài liệu đồng thời phục vụ sao chụp tài liệu

+ Phòng đọc tổng hợp: gồm 2 cán bộ vừa làm công tác phục vụ bạn đọc vừa sao chụp tài liệu tại tầng 2 của viện

1.2.2 Đặc điểm hoạt động thông tin thư viện tại học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh

* Nguồn lực thông tin

Trong hoạt động thông tin – thư viện, nguồn lực thông tin có vai trò vô cùng quan trọng, là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện

Các nguồn lực thông tin được thư viện tạo lập và triệt để khai thác trong quá trình chia sẻ nguồn lực thông tin là phương tiện hữu hiệu để tiến hành các hoạt động thông tin - thư viện

Nguồn lực thông tin đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và nghiên cứu khoa học Ngày nay tri thức của nhân loại phát triển theo cấp số

nhân và ngày càng được ứng dụng vào thực tiễn với tốc độ nhanh hơn Mọi lĩnh vực hoạt động của con người, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và nghiên cứu khoa học sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện không có hiệu quả nếu thiếu thông tin và tri thức Chính vì vậy, việc tạo lập nguồn lực thông tin đầy đủ và trang bị thông tin hiện đại sẽ giúp cho các nhà khoa học rất nhiều

Trong hoạt động thông tin và nghiên cứu khoa học tại Học viện CT-HC QGHCM, nguồn lực thông tin đầy đủ có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt Hoạt động thông tin tại Học viện CT-HC QGHCM tiến hành nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực lý luận chính trị và khoa học xã hội nhân văn, đồng thời phục vụ các học viên và cán bộ sinh viên bên ngoài của Học viện Là một thư viện chuyên ngành lý luận chính trị và khoa học xã hội- nhân văn, thư viện cần phải khai thác nhiều nguồn thông tin, nhiều kênh thông tin khác nhau phản ánh đối tượng nghiên cứu dưới nhiều góc độ, nhiều quan điểm khác nhau Các nguồn thông tin đó giúp nhà nghiên cứu có thể rút ra được các kết luận, nhận định khách quan phản ánh bản chất của vấn đề Nếu thiếu thông tin cần thiết hoặc nguồn thông tin bị hạn chế thì các công trình nghiên cứu tại Học viện sẽ không đủ cơ sở khoa học để đi tới những kết luận khách quan

Sự bùng nổ thông tin dẫn đến lượng thông tin và kênh thông tin ngày càng phong phú, đa dạng Nội dung thông tin cũng trở nên lỗi thời nhanh hơn, người dùng tin là nhà khoa học cần được tiếp cận với nhiều nguồn, nhiều dạng thông tin khác nhau nhung cũng rất cần phải có sự định hướng, giúp đỡ lựa chọn và khai thác thông tin có hiệu quả Chính vì vậy, trong quá trình hoạt động, Phòng thư viện ý thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, “ tổ chức thu thập, chọn lọc, lưu trữ các dạng nguồn tin trong nước và ngoài nước liên quan đến khung đề mục ưu tiên và phù hợp với trình độ, thích hợp với điều kiện của đất nước Đẩy mạnh quá trình tạo lập và làm giàu vốn tài nguyên thông tin quốc gia ”

Nguồn lực thông tin của thư viện được chia thành 3 nhóm chính:

- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án): Nguồn

lực thông tin của thư viện đã được thừa kế và chọn lọc trong hơn 45 năm xây

dựng và trưởng thành(1962-2012) và ngày càng phát triển về số lượng và chất lượng, là nguồn tin chính của thư viện Nguồn tài liệu này được chia làm 2 loại: + Tài liệu công bố hay còn gọi là tài liệu xuất bản thường do các nhà sản xuất ban ấn hành và thường được đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, được phân phối qua các kênh phát hành chính thức như các nhà xuất bản, các công ty, các đại lý phát hành, hiệu sách… Hiện nay, ở thư viện có số lượng tài liệu dạng này lên tới hàng trăm ngàn cuốn sách Trung bình mỗi đợt thư viện bổ sung khoảng 60 tên sách với gần 400 cuốn (mỗi tên sách được nhập từ 3 đến 5 cuốn)

Ngoài ra thư viện còn bổ sung một số lượng báo tạp chí khá lớn Trung bình mỗi năm thư viện bổ sung trên 90 tên báo, khoảng 85 tên tạp chí Tiếng Việt, báo tạp chí ngoại văn khoảng gần 60 tên với nhiều thứ tiếng như : Trung, Nga, Pháp, Anh…

+ Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệu được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các Trường Đại học, các tổ chức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và không kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại với hàng ngàn luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu…

Nội dung thông tin trong các tài liệu xám thường rất đa dạng, phong phú, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động nghiên cứu khoa học, sản xuất Việc tiếp cận với các nguồn thông tin này có ý nghĩa to lớn giúp các nhà quản lý, các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu giảm được thời gian công sức và tiền của để có được nguồn thông tin quý giá này

Từ trước đến nay, nguồn tài liệu “xám ”của Học viện là các luận án Tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học, bản dịch các tài liệu nước ngoài… Trải qua quá trình hoạt động và phát triển, nguồn lực thông tin của Viện thông tin khoa học đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về số lượng và chất lượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau

- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD- ROM, CSDL): Công nghệ thông

tin đã thâm nhập và làm biến đổi sâu sắc các quy trình thông tin thư viện, làm

thay đổi phương thức làm việc của cán bộ thư viện và của người dùng tin Đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tự động hóa các quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tư liệu Nguồn tài liệu điện tử có ưu điểm rõ rệt so với tài liệu được xuất bản dưới dạng giấy, tài liệu điện tử còn được truyền trong các mạng máy tính

Cùng với sự trưởng thành và phát triển của học viện, Viện TTKH đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu, hoàn thiện bộ máy tra cứu, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những thư viện đi đầu trong quá trình tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện Nguồn lực thông tin của thư viện ngày càng đa dạng và phong phú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày nay nguồn tin đã được bổ sung thêm các dạng thức điện tử Nhận thức được vai trò của nguồn lực thông tin điện tử, Viện thông tin khoa học đã tích cực triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu từ năm 1992 Đến nay Viện thông tin đã tiến hành xây dựng được một số cơ sở dữ liệu như CSDL SACHTV,TM… Các CSDL này được tổ chức trên hệ quản trị dữ liệu CDS-ISIS for Windows với các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhã trường và thường xuyên được cập nhật, có hiệu đính, bổ sung và sửa chữa

Ngoài các CSDL dạng thư mục trên máy tính thư viện còn có CSDL toàn văn Hồ Chí Minh toàn tập

- Nguồn thông tin khác (phim, ảnh, băng đĩa…): Nguồn thông tin này bao

gồm tranh, ảnh tư liệu, phim, băng hình, băng tiếng, bản đồ… được lưu trữ chủ yếu ở phòng Tổng hợp lưu trữ

* Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Cơ sở vật chất được hiểu như là trụ sở, là hệ thống văn phòng, kho tàng, phòng đọc tài liệu,,, dành cho thư viện với toàn bộ trang thiết bị của chúng Cơ

sở vật chất, trang thiết bị là tài sản, là nguồn vật lực của một thư viện và là một trong những yếu tố cấu thành thư viện Không có cơ sở vật chất, trang thiết bị sẽ không thể xây dựng một thư viện, đặc biệt là thư viện truyền thống Một cơ sở

vật chất khang trang sẽ giúp thư viện phát triển và phục vụ tốt hơn nhu cầu dùng tin của người dùng tin

Trong suốt quá trình xây dựng phát triển, Viện TTKH hiện nay đã có một

cơ sở vật chất, trang thiết bị khang trang Ngoài các phòng làm việc dành cho cán bộ (tổ xử lý kỹ thuật, tổ phát hành báo, tạp chí), thư viện gồm 3 phòng đọc (phòng đọc sách kinh điển, phòng đọc tổng hợp và phòng mượn tổng hợp, phòng đọc sau đại học), 2 phòng mượn (phòng mượn sách học tập và phòng mượn sách tổng hợp), 6 kho sách các loại Ngoài ra thư viện cũng được trang bị một số máy móc nhằm phục vụ cho bạn đọc như máy vi tính, máy photo

Về trụ sở của Viện TTKH được xây dựng trong tòa nhà 3 tầng với khoảng 1250m2 mặt sàn sử dụng bao gồm

Hệ thống phòng đọc

* Một phòng đọc tổng hợp: 170 m2 với 80 bàn đọc (trong đó 56 bàn đọc dạng cabin) để người dùng tin làm việc được trang bị hệ thống chiếu sáng và điều hòa nhiệt độ Đây là phòng đọc tài liệu tham khảo và báo tạp chí đầy đủ nhất (sách được phục vụ dưới dạng kho đóng và báo tạp chí được phục vụ dưới dạng kho mở)

* Một phòng đọc tra cứu sau đại học: diện tích 80m2 với 40 chỗ ngồi dành cho cán bộ và học viên sau đại học, nghiên cứu sinh Đây là phòng đọc kết nối với kho tài liệu (chủ yếu là luận văn, luận án và sách tham khảo) Phòng đọc trang bị 6 máy tính (4 máy dành cho học viên tra cứu trực tuyến và 2 máy cho thủ thư) Hệ thống điều hòa và chiếu sáng đầy đủ điều kiện cho một phòng đọc tại chỗ

* Phòng đọc trực tuyến: Có diện tích 80m2

với 16 bàn đọc gắn với máy tính

và các thiết bị kèm theo do Chính phủ Hàn Quốc tài trợ trong dự án Thư viện điện tử qua tổ chức Koica

Hệ thống kho tàng:

* Kho phòng mượn sách kinh điển: có diện tích 150m2, là nơi lưu trữ những tài liệu của các nhà sáng lập ra chủ nghĩa Mác-Lênin, Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng và Nhà nước ta, các tài liệu văn kiện Đại hội, hội

nghị Trung ương… Đây là một kho tài liệu khá đặc thù của Thư viện trường chính trị

* Kho sách phòng mượn tổng hợp: có diện tích 220m2

(chia thành 2 phòng), là nơi lưu trữ các sách tham khảo, giáo trình các công cụ tra cứu…

* Kho tài liệu lưu trữ: có diện tích 80m2 để lưu trữ các tài liệu nhiều bản như sách kinh điển (Lê nin toàn tập) và một số tài liệu khác

* Kho sách phòng đọc tổng hợp (nằm ở tầng 2 và tầng 3) có diện tích là 250m2, là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc tổng hợp là nơi lưu trữ đầy đủ nhất tài liệu nghiên cứu, học tập trong thư viện

* Kho sách sau đại học: với diện tích 90m2

là kho tài liệu phục vụ cho phòng đọc sau đại học nằm liền kề với phòng đọc sau đại học Đây là nơi lưu giữ tất cả luận văn, luận án do các học viên cao học và nghiên cứu sinh nộp lưu chiểu

Hệ thống làm việc nghiệp vụ khác: Là nơi làm việc của cán bộ thư viện

như: bổ sung, xử lý kỹ thuật, phát hành báo tạp chí….với diện tích khoảng 130m2

Trang thiết bị của thư viện: Viện TTKH đang trong giai đoạn hiện đại

hóa Về cơ bản thư viện vẫn hoạt động theo lối truyền thống như: vốn tài liệu là các sách báo in, được sắp xếp trên giá Hệ thống tra cứu vẫn sử dụng tủ phích mục lục, các thao tác phục vụ vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ công

Từ năm 1998, Thư viện đã được trang bị 1 số máy tính cấu hình thấp để phục vụ cho việc lưu trữ cơ sở dữ liệu dưới dạng thư mục, qua đó từng bước tự động hóa hoạt động thư viện

Giai đoạn từ năm 2000 đến 2012: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện được đẩy mạnh, phát triển thêm một bậc mới, đặc biệt là sau dự

án thư viện điện tử giai đoạn 1 Nói là dự án thư viện điện tử nhưng thực chất cũng chỉ là nâng cấp việc ứng dụng tin học và công nghệ ở thư viện tiến lên một chút vì dự án chỉ có 4,5 tỉ đồng

Về thiết bị phần cứng chỉ có một máy chủ loại vừa để quản trị mạng nội

bộ (Lan) trong Viện TTKH, số máy trạm được tăng thêm nên đã có một số máy

được đặt ở phòng đọc để người dùng tin có thể tra cứu thông tin trên mạng Thư viện được trang bị thêm một số thiết bị như máy in lade, hệ thống máy móc sử dụng công nghệ mã vạch Tuy nhiên những trang thiết bị này mới chỉ được sử dụng khoảng 50% chức năng vì chưa hoàn thiện (do kinh phí hạn hẹp)

Từ năm 2012, có một dự án bổ sung tiếp theo Thư viện điện tử do chính phủ Hàn quốc tài trợ thông qua tổ chức Koica thực hiện với lượng kinh phí 1,4 triệu USD Việc tin học hóa, tự động hóa thư viện đã có bước phát triển rõ rệt Thư viện cung cấp một số trang thiết bị hiện đại Hệ thống với máy chủ cấu hình cao, đủ sức lưu trữ và quản trị hệ thống cho việc phát triển nhiều năm của thư viện Hệ thống cáp mạng được thay mới Hàng năm máy tính bàn (máy khách) thế hệ mới được đưa vào hoạt động để xây dựng một phòng đọc trực tuyến được kết nối với máy chủ, mạng cục bộ và internet, phục vụ đắc lực cho công tác chuyên môn của cán bộ và việc tra cứu, tìm kiếm thông tin của người dùng tin

Đến nay, mỗi cán bộ thư viện đều được trang bị một máy tính cá nhân Dự

án Thư viện điện tử, phía Hàn quốc đã trang bị cho Thư viện hạ tầng cơ sở kỹ thuật tương đối hiện đại gồm nhiều máy móc: máy in thẻ người dùng tin, máy bookscanner, máy scan, máy đóng, máy cắt, máy in mã vạch, ổ ghi DVD, CD…

và các thiết bị viễn thông và văn phòng khác

* Người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin tại Học viện CT-HC QGHCM chủ yếu là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy và toàn thể cán bộ công chức trong Học viện Ngoài ra, Thư viện cũng mở rộng phạm vi phục vụ đối với những đối tượng bên ngoài như cán bộ nghiên cứu giảng dạy tại một số Học viện có chuyên ngành nghiên cứu gần giống Học viện như: Học viện chính trị quân sự, trung tâm bồi dưỡng lý luận Đại học quốc gia, Học viện Báo chí và tuyên truyền…

Người dùng tin tại Học viện có trình độ khác nhau vì vậy nhu cầu về sử dụng ngôn ngữ tài liệu cũng khác nhau

Bảng 1.2.2: Người dùng tin sử dụng các ngôn ngữ khác nhau tại Viện

(Theo số liệu thống kê của phiếu điều tra)

Qua bảng số liệu trên có thể thấy bên cạnh ngôn ngữ Tiếng Việt, tiếng Anh được đông đảo bạn đọc sử dụng hơn cả chiếm (65,38%) Đứng thứ 2 là tiếng Nga (19,32%), tiếng Trung, tiếng Nga và các ngôn ngữ khác chiếm tỉ lệ rất thấp Người dùng tin của Học viện CT-HC QGHCM được chia theo các nhóm như sau:

Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỉ lệ cao trong tổng số người dùng tin của Thư viện Học viện CT-HC QGHCM Công việc nghiên cứu, giảng dạy cũng như các đề tài, dự án đòi hỏi các nhà khoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết ,cập nhật tại các thư viện Nhóm này quan tâm đến các vấn đề như lý luận chính trị và các chuyên ngành khoa học xã hội chuyên sâu tại Học viện Thông tin dành cho đối tượng này rất đa dạng nhưng chuyên sâu, phù hợp với chuyên ngành cũng như vấn đề mà họ nghiên cứu.Họ luôn yêu cầu được cung cấp những thông tin mới, cập nhật, đầy đủ và chính xác

Dạng tài liệu “xám” được đa số người dùng tin trong nhóm này rất quan tâm , như các công trình nghiên cứu ,báo cáo khoa học, thông tin chuyên đề, các

kỷ yếu hội nghị, hội thảo Họ thường sử dụng chủ yếu là sách, tạp chí, tư liệu, các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch, thông tin trên internet Họ cũng rất hay tìm kiếm thông tin trong các dạng tài liệu cấp 2 như thư mục chuyên đề, thư mục thông báo sách mới, tài liệu tổng thuật, lược thuật….Các tài liệu này giúp họ

nhanh chóng nắm bắt tình hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa chọn, khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện

Nhóm cán bộ quản lý

Đặc điểm của nhóm người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo, quản lý các Viện, Vụ … vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án, công trình nghiên cứu Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song lại

có vai trò hết sức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của cơ quan góp phần đưa ra những kiến nghị và những cứ liệu khoa học nhằm góp phần hoạch định các chính sách Để đảm đương nhiệm trong hoạt động quản lý, nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lí cần được cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời Ngoài những thông tin sâu về chuyên ngành, họ còn cần những thông tin tổng hợp thuộc nhiều lĩnh vực như: thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật,chỉ thị, nghị quyết, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học; chính sách ngoại giao, xu hướng phát triển nội tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài; thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề

“nóng” của khu vực như bản tin “Những vấn đề chính trị xã hội ”, “thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)”; Các thông tin đã được chọn lọc, xử

lý, gia cố, “Tin nhanh”, “Tin tham khảo đặc biệt”, thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận…

Nhóm cán bộ, công nhân viên trong Học viện

Là đội ngũ cán bộ ở các đơn vị hậu cần Họ đến đọc tài liệu với nhiều lí do như để đọc tin tức, nắm bắt tình hình thời sự, truy cập internet, giải trí thư giãn…

Nhóm học viên

Là học viên của các lớp cao học, nghiên cứu sinh, các lớp cao cấp lí luận chính trị… Khác với học viên ở các trường đại học, học viên ở Học viện phần lớn đều là những người có trình độ đại học và trên đại học, trình độ lý luận cao

đa số họ là cán bộ lãnh đạo, quản lý ở các địa phương Nhu cầu tin của đối

tượng này rất đa dạng, từ những tài liệu nghiên cứu chuyên sâu về các ngành, tài liệu tham khảo đến các loại tài liệu giải trí như tiểu thuyết ,thơ…

Nhóm người dùng tin bên ngoài Học viện

Là những cán bộ học viện từ các trường đại học như: Học viện quan hệ quốc tế, học viện Báo chí tuyên truyền,… Lý do lựa chọn thư viện Học viện chính trị quốc gia làm nơi nghiên cứu được người dùng tin ở các đơn vị khác đưa ra là nguồn tài liệu thư viện rất phong phú và cập nhật (nhất là mảng tài liệu xám), cơ sở vật chất hiện đại, bộ máy tra cứu tốt và đội ngũ cán bộ thư viện thân thiện có chuyên môn nghiệp vụ cao Nhu cầu tin của nhóm đối tượng này là những tài liệu chuyên sâu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn, đặc biệt là tài liệu về chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh…

Nội dung nhu cầu tin của người dùng tin tại Học viện CT-HC QGHCM tương đối phong phú đa dạng Những lĩnh vực nghiên cứu mà người dùng tin quan tâm nhất là: chính trị, kinh tế, văn hóa, quan hệ quốc tế bởi vì nó có liên quan trực tiếp đến các công trình đề tài nghiên cứu hiện nay Đặc điểm nhu cầu tin ảnh hưởng đến cách lựa chọn tài liệu của họ

1.3 Vai trò và yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện ở Học viện

1.3.1 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện hỗ trợ đắc lực cho các đối tượng người dùng tin là các nhà khoa học, cán bộ nghiên cứu giảng dạy trong học viện tiếp cận với các nguồn tin trong khoảng thời gian ngắn nhất để từ đó nhanh chóng triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ và cấp cơ sở

Do những nguyên nhân khác nhau mà người dùng tin gặp phải như: rào cản ngôn ngữ, không biết sử dụng bộ máy tra cứu, không có thời gian,… nên không tiếp cận được đầy đủ lượng thông tin khổng lồ trong thư viện dẫn đến trường hợp mất tin hoặc thiếu thông tin Vi vậy, thông qua các dịch vụ thông tin

- thư viện, người dùng tin sẽ có cơ hội và điều kiện thuận lợi hơn trong việc sử

dụng có hiệu quả nguồn lực thông tin phục vụ cho hoạt động thiết thực của mình

Việc tạo dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin khá phong phú và đa dạng đã tác động và kích thích nhu cầu khai thác sử dụng thông tin của mỗi cá nhân tập thể thúc đẩy việc nghiên cứu tham gia triển khai các đề tài khoa học

Đó cũng là động lực để thúc đẩy thư viện cải tiến và đẩy mạnh hoạt động của mình, nâng cao vị thế và hình ảnh của cơ quan thông tin thư viện trong lòng người dùng tin

Thực tiễn quá trình hoạt động thông tin-thư viện của Viện TTKH Học viện CT-HC QGHCM đã cho thấy việc triển khai nhiều loại sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện phải đáp ứng được các nhu cầu cụ thể, chuyên biệt của người dùng tin cá nhân cũng như cầu tin của tập thể, cơ quan tổ chức… Từ đó, cơ quan thông tin thư viện sẽ có hướng xây dựng nguồn lực thông tin phù hợp, đầu tư cơ

sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, vốn tài liệu, tạo lập các sản phẩm và

đa dạng các dịch vụ thông tin thư viện phù hợp với nhu cầu của người dùng tin Việc cung cấp các sản phẩm thông tin phù hợp cho người dùng tin sẽ góp phần thỏa mãn nhu cầu tin đa dạng của họ và kích thích thêm hứng thú sử dụng các nguồn lực thông tin thư viện

1.3.3 Yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Học viện CT-HC QGHCM, ngoài việc đảm bảo những yêu cầu kỹ thuật chung, còn phải được tổ chức phù hợp với nhiệm vụ chính trị của Học viện và đặc điểm nhu cầu người dùng tin trong giai đoạn mới, cụ thể là:

Đảm bảo tính liên tục, định kì và thường xuyên của các sản phẩm và dịch

vụ thông tin

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin Học viện đã và đang hoạt động tương đối hiệu quả và là nguồn thông tin quan trọng không thể thiếu cho người dùng tin trong và ngoài Học viện Việc đảm bảo tính liên tục, định kì và thường xuyên

sẽ giúp người dùng tin tiếp cận với thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng,

nó sẽ đảm bảo tính chủ động trong hoạt động thông tin viện tại Học viện và các đối tượng người dùng tin Đây cũng là một hình thức để quảng bá, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tới đông đảo ngưới dùng tin trong Học viện

Tìm hiểu xác định nhu cầu trước mắt, lâu dài của người dùng tin và đặt ra những ưu tiên trong việc sản xuất thông tin đáp ứng yêu cầu của họ

Bởi lẽ yêu cầu tin của người dùng tin trong Học viên luôn luôn biến động, vốn tài liệu của thư viện cũng không ngừng thay đổi do việc bổ sung thêm hoặc thanh lý Yêu cầu đặt ra đối với người cán bộ làm công tác thư viện là phải phản ánh chính xác sự biến động đó, việc xác định nhu cầu tin của người dùng tin hiện tại và lâu dài sẽ giúp cho thư viện Học viện nắm bắt được tình hình nhu cầu tin của người dùng tin để từ đó có thể đáp ứng đối đa những thông tin mà người dùng tin yêu cầu Việc nghiên cứu yêu cầu này sẽ giúp cho thư viện Học viện xác định mục tiêu, chiến lược thông tin trong một vài năm tới

Đưa ra các sản phẩm thông tin có chất lượng cao, tạo ra kỹ năng định hướng vào thông tin và tri thức, các kênh cung ứng tài liệu mới nhằm hỗ trợ việc nghiên cứu và học tập

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong việc tạo lập sản phẩm thông tin Các sản phẩm thông tin có chất lượng cao là những sản phẩm thông tin được đông đảo người dùng tin sử dụng Cán bộ thư viện lấy đó làm thước đo phát triển của thư viện học viện

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phải đảm bảo tính hiệu quả

Mục đích cuối cùng của việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin là hướng tới người dùng tin sử dụng

Sản phẩm thông tin không mang tính tự thân mà sự phát triển hệ thống sản phẩm trong Học viện là nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập và giảng dạy Hiệu quả của dịch vụ thông tin thư viện được đánh giá dựa trên tiêu chí chất lượng dịch vụ Chất lượng dịch vụ được đo bằng mức độ đầy đủ, chính xác, cập nhật và thích hợp của thông tin với yêu cầu của người dùng tin Mức độ thỏa mãn nhu cầu tin của người ding tin và những lợi ích mà người sử dụng dịch vụ nhận được khi sử dụng những thông tin do dịch vụ đó cung cấp chính là yếu tố

quan trọng nhất đánh giá chất lượng của sản phẩm và dich vụ thông tin – thư viện tại Học viện

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH 2.1 Các sản phẩm thông tin thư viện

Sản phẩm và dịch vụ thông tin là hai khâu công tác luôn được đặt lên hàng đầu với mỗi cơ quan thông tin nói chung và Viện thông tin khoa học nói riêng

Đó không chỉ là hoạt động mang tính chuyên môn nghiệp vụ mà còn là hoạt động mang lại nguồn thu lớn đặc biệt là trong cơ chế thị trường như hiện nay Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện được xem là tập hợp các công cụ, phương tiện hoạt động do cơ quan thông tin tạo ra thực hiện để xác định truy nhập, khai thác, quản lý các nguồn, các hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin Đó là cầu nối giữa người dùng tin với nguồn tin và các

hệ thống thông tin

Việc xây dựng, phát triển các sản phẩm thông tin hướng tới người dùng tin, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, đào tạo tại Học viện CT-HC QGHCM là một trọng tâm của công tác thông tin - tư liệu - thư viện ở Học viện hiện nay Sản phẩm thông tin không mang tính tự thân mà sự phát triển hệ thống sản phẩm này

là nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và phát triển của mỗi cá nhân, cộng đồng, quốc gia Trong môi trường Học viện hệ thống sản phẩm phụ thuộc vào nhiệm

vụ chính trị của Học viện và yêu cầu phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo, tư vấn, định hướng, đường lối chính sách của Học viện

Hiện tại Viện thông tin khoa học với tư cách là nhà cung cấp thông tin chính ở học viện đã xây dựng và phát triển hệ thống sản phẩm thông tin từ truyền thống đến hiện đại

2.1.1 Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)

Một trong hai chức năng cơ bản của Học viện là nghiên cứu lý luận chính trị (phục vụ lãnh đạo), trong điều kiện hiện nay công tác này đặc biệt được coi trọng và đặt ngang hàng với công tác giảng dạy và đào tạo

Thông tin những vấn đề về lý luận (phục vụ lãnh đạo) là thông tin về các học thuyết, các tư tưởng chính trị trong lịch sử và hiện tại; về hoạt động lý luận,

về những vấn đề liên quan trực tiếp đến lý luận và hoạt động lý luận, nhằm phục

vụ cho các cấp lãnh đạo, cán bộ nghiên cứu trong học viện

Bản tin “Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)” là ấn phẩm chủ yếu của Học viện Đây là ấn phẩm có giấy phép xuất bản do Bộ Văn hóa thông tin cấp từ năm 1988, ra định kỳ 1 số /1 tháng (hiện nay là 2 tuần /1 số), với số lượng phát hành là 500-700 bản /1số Bản tin này đề cập đến những vấn

đề lý luận, chính trị đang được quan tâm và có những ý kiến khác nhau Bản tin chủ yếu là tài liệu dịch của các nhà hoạt động lý luận, các chính sách nước ngoài Sau gần 3 thập kỷ tồn tại bản tin đã ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của bạn đọc là cán bộ lãnh đạo các cấp với nội dung ngày càng có chất lượng hơn, hình thức ngày càng được cải tiến, trang nhã và đẹp hơn

“Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)” có vai trò quan trọng

hỗ trợ và kích thích hoạt động nghiên cứu và giảng dạy lý luận chính trị trong Học viện thể hiện ở các mặt sau:

- Thông tin những vấn đề lý luận thực chất là bước khởi đầu cho hoạt động

lý luận là nghiên cứu lý luận ở mức ban đầu

- Thông tin những vấn đề lý luận cung cấp nguyên vật liệu, tạo ra những căn cứ, cơ sở khoa học cho việc nghiên cứu lý luận Làm tốt công tác thông tin

lý luận sẽ tạo ra nguồn tin phong phú cho nghiên cứu lý luận phục vụ lãnh đạo

- Thông tin những vấn đề lý luận giúp cho người nghiên cứu lý luận phát hiện vấn đề cần nghiên cứu, bổ sung và phân tích định hướng nghiên cứu, tránh được những sai lầm mà người đi trước mắc phải

- Thông tin lý luận góp phần đem thực tiễn đến cho các nhà nghiên cứu lý luân, nhà quản lý và đưa các thành quả của lý luận vào thực tiễn

Hiện nay ban lãnh đạo Học viện đặc biệt coi trọng bản tin“ Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)” Chính vì vậy yêu cầu đặt ra đối với việc biên tập và phát hành xuất bản bản tin này cũng rất nghiêm ngặt Cụ thể là:

* Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo) ở Học viện phải thường xuyên bám sát thực tiễn để kế thừa và vận dụng sáng tạo chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và cụ thể hóa đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

* Thông tin những vấn đề lý luận cần được thực hiện một cách nghiêm túc, không chỉ đơn thuần là nhắc lại những kết luận sẵn có, cũng không phải là suy luận một cách trừu tượng từ những phạm trù, luận điểm của chủ nghĩa Mác-Lênin mà đòi hỏi phải vận dụng lý luận vào việc phân tích tình hình thực tế và thực tiễn…

* Thông tin những vấn đề lý luận càng phong phú, khách quan và có chất lượng bao nhiêu thì càng thuận lợi cho công tác lãnh đạo quản lý của Học viện bấy nhiêu

* Bản thân mỗi bài viết trong bản tin này phải là kết quả của một quá trình nghiên cứu, đó phải là những nguồn tư liệu “xám” có chất lượng và độ tin cậy rất cao

* Người cán bộ làm công tác “thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo)” cũng phải là những người có bản lĩnh chính trị nhạy cảm về lý luận, có khả năng nhanh chóng phân tích các nguồn tư liệu, các sự kiện…

* Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo) góp phần hoạch định chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước nói chung và công tác lãnh đạo, quản lý học viện nói riêng

2.1.2 Thông tin những vấn đề chính trị- xã hội

Đây cũng là một loại ấn phẩm thông tin chủ yếu của Học viện

Học viện CT-HC QGHCM vừa là trung tâm quốc gia về đào tạo cán bộ lãnh đạo quản lý chủ chốt, vừa là trung tâm công tác tư tưởng của Đảng Bởi vậy, cương lĩnh đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước không những phải được thực hiện nghiêm ngặt mà còn phải được quán triệt chặt chẽ trên cơ sở nhận thức sâu sắc của đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên và học viên Muốn vậy, thông tin những vấn đề chính trị xã hội phải đi trước một bước

cung cấp đầy đủ kịp thời các văn kiện, tư liệu chính thống về chính trị, xã hội của đất nước và tình hình trên thế giới Việc cung cấp nhanh chóng và chính xác các thông tin này sẽ giúp cho các cấp lãnh đạo Học viện nắm bắt được đầy đủ thông tin về các vấn đề, sự kiện, để từ đó đưa ra quan điểm chính sách phù hợp Thông tin những vấn đề chính trị xã hội là ấn phẩm thông tin có giấy phép xuất bản do Bộ văn hóa thông tin cấp vào tháng 10/2001, định ký phát hành vào thứ 5 hàng tuần, với số lượng phát hành 250-300 bản /1 số Bản tin này lấy thông tin từ internet, nội dung chủ yếu đề cập đến tình hình chính trị xã hội trong nước và trên thế giới; về chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng HCM; về xây dựng Đảng và nghiên cứu các học thuyết chính trị, những vấn đề nóng bỏng gây

sự chú ý từ dư luận xã hội và được nhiều người quan tâm

Qua thống kê, khảo sát nghiên cứu về sử dụng các sản phẩm thông tin của Học viện thì đây cũng là bản tin được đông đảo bạn đọc là cán bộ lãnh đạo nghiên cứu, giảng dạy và các học viên sử dụng nhằm giúp cho việc nghiên cứu lãnh đạo, học tập và nâng cao hiểu biết

Đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin những vấn đề chính trị xã hội được đào tạo huấn luyện tính độc lập cao, bản lĩnh chính trị vững vàng nhạy cảm trong các tình huống chính trị

2.1.3 Thông tin chuyên đề

Thông tin chuyên đề là ấn phẩm thông tin cung cấp các bài viết baì dịch tư liệu theo một chủ đề nhất định Mỗi số thông tin chuyên đề có một chủ đề riêng xuyên suốt trong ấn phẩm

Nội dung : Ấn phẩm thông tin chuyên đề chuyển tải thông tin mới nhất liên quan đến một chủ đề nhất định Nội dung của một ấn phẩm thông tin chuyên đề thường đề cập đến những vấn đề mới, những vấn đề đang được nghiện cứu, những nội dung cần triển khai theo chủ trương của Đảng và Nhà nước… Tất cả những nội dung đó đều nhằm mục đích mang lại nguồn tư liệu thông tin quý, hiếm, những kinh nghiệm của các nước, các khu vực trên toàn thế giới và cả những điển hình trong nước phục vụ công tác nghiên cứu, bảo vệ và

học tập trong Học viện Ấn phẩm thông tin chuyên đề thường đề cập đến những mảng kiến thức, mảng thông tin đang được quan tâm, tìm kiếm Cũng chính với mục đích đó nên nội dung của ấn phẩm thông tin chuyên đề thường là một tập hợp những bài viết (của các tác giả trong và ngoài nước) bài tổng thuật, tổng hợp về những dữ liệu mới nhất liên quan đến chủ đề của từng ấn phẩm

Ấn phẩm thông tin chuyên đề được xây dựng với bố cục chặt chẽ gồm 3 phần:

Phần 1: Các nội dung khái quát, khái niệm chung nhất, khái niệm mới nhất, lý thuyết…về nội dung chủ đề của ấn phẩm

Phần 2: Triển khai các nội dung thông tin liên quan đến chủ đề của ấn phẩm được chuyển tải qua các bài viết, bài dịch (từ nguồn tư liệu nước ngoài), bài tổng hợp, tổng thuật; những vấn đề qua kinh nghiệm qua thực tế hay qua các nghiên cứu của các nước trên thế giới

Phần 3: Các bài viết tổng hợp vấn đề đó tại Việt Nam, kinh nghiệm của Việt Nam hiện nay là hiệu quả của việc áp dụng các kinh nghiệm đó đối với Việt Nam như thế nào Có thể gọi chung phần này là phần “ứng dụng” với thực tiễn Việt Nam

Cũng có những chuyên đề chỉ thực hiện việc tập hợp các bài viết cùng một chủ đề để cung cấp tư liệu cho người dùng tin Toàn bộ nội dung của chuyên đề với mục tiêu cung cấp một cách nhìn toàn diện đầy đủ có hệ thống cho người dùng tin

Hình thức : Ấn phẩm thông tin chuyên đề chia làm 2 loại:

Loại xuất bản định kỳ: Là ấn phẩm thông tin có giấy phép xuất bản do Bộ Văn hóa thông tin cấp, được phát hành định kỳ với bố cục chặt chẽ trong tất cả các số ấn phẩm phát hành Nội dung của từng số bản tin đã được xây từ đầu năm

và tiến hành thực hiện theo từng quý trong năm Việc xây dựng nội dung cũng hoàn toàn dựa vào những vấn đề trọng điểm trong công tác nghiên cứu và giảng dạy của Học viện

Loại xuất bản không định kỳ: Là ấn phẩm thông tin chuyên đề tập hợp các bài viết theo một chủ đề và được phát hành không định kỳ về thời gian cụ thể và

không có giấy phép xuất bản do Bộ Văn hóa thông tin cấp Với ấn phẩm thông tin chuyên đề có thể là một tháng/1 số; hoặc có thể xây dựng khoảng 10 chuyên

đề trở nên trong 1 năm Ấn phẩm thông tin chuyên đề không định kỳ thường được xây dựng theo các chuyên đề trong chương trình giảng dạy và học tập, phục vụ công tác nghiên cứu của Học viện Các chủ đề của ấn phẩm này thường được xây dựng từ đầu năm và tiến hành thực hiện trong năm theo các chủ đề đã định sẵn số lượng ấn phẩm phát hành trong năm phụ thuộc vào kinh phí hỗ trợ cho việc xuất bản và quyết định của cấp trên để lựa chọn số lượng và nội dung chủ đề của từng ấn phẩm trong năm đó Do đó, con số về ấn phẩm thông tin không định kì không thể thống kê cụ thể hàng năm

2.1.4 Thư mục thông báo sách mới

Thư mục thông báo sách mới tại Học viên CT-HC QG HCM là ấn phẩm thư mục có kèm theo tóm tắt Trong “ Thông báo sách mới ” tài liệu được xếp theo môn loại khoa học, trong mỗi loại xếp theo vần chữ cái đầu sách

Các mục trong thư mục thông báo sách mới được thể hiện như sau:

A Chủ nghĩa Mác –Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh

B/N Khoa học tự nhiên – khoa học kỹ thuật

O Khoa học xã hội nói chung

P Lịch sử Các khoa học lịch sử

Q Kinh tê Khoa học kinh tế

R Chính trị Khoa học chính trị

S Nhà nước pháp luật Khoa học nhà nước

T Quân sự khoa học quân sự

U Văn hóa Khoa học giáo dục

V Các khoa học ngữ văn Tác phẩm văn học

W Nghệ thuật- nghệ thuật học

X Tôn giáo Chủ nghĩa vô thần

Y Các kgoa học triets học – tâm lý học

Z Sách có nội dung tổng hợp

Trong mỗi biểu ghi ấn phầm mô tả từng tên sách có ghi ký hiệu các kho sách để người dùng tin khi có nhu cầu có thể mượn, đọc

Ví dụ: về cấu trúc một biểu ghi thư mục trong thông báo sách mới được thể hiện như sau:

003 Bác Hồ và truyền thống văn hóa dân tộc /Lê Thanh biên soạn.-H.: Thanh Niên, 2004-128 Tr 19cm

KH kho : 1TC4847,1SĐH 2572,6W280

Tóm tắt: Giới thiệu sơ lược lịch sử, cuộc đời của chủ tịch Hồ Chí Minh- nhà chính trị, nhà giáo, danh nhân văn hóa thế giới, người đặt nền móng xã hội mới, con người mới Việt Nam Trình bày về văn hóa dân tộc với kiến trúc xưa, cội nguồn và bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam; Tết Đoan Ngọ; ngày giỗ tổ Hùng Vương

Thư mục thông báo sách mới tập hợp các tài liệu mới nhập vào thư viện, các tài liệu triển lãm, hội nghị, kỉ niệm các ngày lễ lớn trong năm Đây là ấn phẩm thư mục được xuất bản định kỳ 3 tháng /1 số Ngoài ra còn có thông báo sách mới không theo định kỳ để giới thiệu sách mới được bổ sung theo từng chuyên đề

Người dùng tin khi có nhu cầu sử dụng thư mục thông báo sách mới để tìm tài liệu thì thư mục naỳ sẽ cung cấp đầy đủ về nhan đề, tác giả, KH kho, từ khóa, tóm tắt… Đây sẽ là cầu nối giữa người dùng tin với vốn tài liệu mới nhập vào thư viện

2.1.5 Hệ thống tra cứu

Hệ thống tra cứu (HTTC) tài liệu trong thư viện có ý nghĩa quan trọng không chỉ với cán bộ thư viện mà còn cả với người dùng tin Mọi hoạt động trong thư viện đều hướng tới mục đích cưối cùng là phục vụ có hiệu quả nhất cho bạn người dùng tin của thư viên Với người dùng tin thì HTTC là công cụ để

họ tìm kiếm tài liệu, đồng thời là cơ sở để họ tiếp cận thông tin, tài liệu vì HTTC chính là phương tiện thông tin cấp 1, thông qua hệ thống mục lục, các hộp phích, bản thư mục các CSDL thư mục, tài liệu gốc của thư viện được phản

ánh đầy đủ đến người dùng tin qua các yếu tố mô tả thư mục NDT có thể có được những thông tin nhất định về tài liệu mà họ cần Với cán bộ thư viện- những người tạo nên HTTC thì HTTC góp phần phục vụ cho công tác chuyên môn của họ: HTTC là cơ sở của tất cả các hoạt động của thư viện, là phương tiện trả lời các yêu cầu của NDT (vì yêu cầu của NDT vô cùng phong phú), đồng thời là công cụ để định hướng việc đọc cho NDT

Nhưng để xây dựng và duy trì HTTC của thư viện thì không phải là một công việc đơn giản, nó đòi hỏi phải đảm bảo phản ánh đầy đủ và trung thực vốn tài liệu có trong thư viện, đảm bảo tính khoa học và linh hoạt để có thể cập nhật thông tin và tạo điều kiện cho việc tra cứu nhanh chóng và hiệu quả

Nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTC cũng như tính cấp thiết của yêu cầu xây dựng HTTC, thư viện Học viên CTQGHCM, ngay từ những ngày đầu thành lập đã rất chú trọng đến việc xây dưng HTTC, ngày càng được cập nhật, chỉnh sửa và hoàn chỉnh Để phản ánh kho sách tuyên truyền và giới thiệu cho NDT những tài liệu hữu ích, HTTC ngay càng được tổ chức tốt hơn với đầy đủ các thành phần cơ bản, bao gồm cả HTTC truyền thống và HTTC hiện đại trên máy tính điện tử

Tóm lại, Qua HTTC, NDT sẽ tìm và chọn được những tài liệu phù hợp ,hữu ích có trong kho tài liệu của thư viện NDT có thể tra cứu theo nhiều điểm tiếp cận khác nhau như: Tên sách, tác giả, môn loại , chủ đề, nếu tra tìm trên máy tính điện tử, ngoài những dấu hiệu trên NDT còn có thể tìm theo các dấu hiệu khác nữa như: nhà xuất bản, năm xuất bản, từ khóa… Bên cạnh việc phục

vụ tra tìm tài liệu của NDT, HTTC của thư viện Học viện CT-HC QGHCM còn giúp cán bộ thư viện nắm bắt được một cách khái quát về vốn tài liệu của thư viện mình để từ đó họ có thể có sự chỉnh lý và bổ sung sao cho phù hợp với tính chất, chức năng và nhiệm vụ của thư viện mình