Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy

Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì v

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU

CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN

NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội - 2008

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ

Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS NGUYỄN VĂN HÀM

Hà Nội - 2008

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC

ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƯU

VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

16

1.2 Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu

vào kho lưu trữ huyện uỷ

18

1.2.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và

thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ

1.3.1 Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu

vào các kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ

huyện uỷ

29

1.3.2.1 Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào

kho lưu trữ huyện uỷ

29

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ

THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƯU VÀO KHO

LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

35

2.1 Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã

hội huyện và cơ sở

35

2.1.1 Tổ chức bộ máy của Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành

phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là cấp huyện)

35

2.1.1.2 Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm

bồi dưỡng chính trị huyện

36

2.1.2.2 Các ban của đảng uỷ, các chi bộ trực thuộc đảng uỷ 39

2.1.3.1 Hệ thống tổ chức của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí

Minh cấp huyện và cơ sở

2.2 Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục

thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào

kho lưu trữ huyện uỷ

50

2.2.1 Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu

trữ huyện uỷ

51

2.2.2 Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan

thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

52

CHƯƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH

PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƯU VÀO KHO LƯU

TRỮ HUYỆN UỶ

59

3.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh

mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu

vào kho lưu trữ huyện uỷ

59

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Việc đổi mới và không ngừng hiện đại hoá công tác lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ trương quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản của Nhà nước [45;5] Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định

chúng ta phải luôn “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107]

Nhưng để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thì trước tiên chúng ta cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Trong đó, xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng bởi nó có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu, quyết định thành phần và nội dung của tài liệu trong kho

Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương đều chưa

có danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể về các đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ các cấp uỷ Đảng gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm

2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì vậy cần thiết phải có văn bản của Trung ương quy định về việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục những điểm còn thiếu của Quyết định 20-QĐ/TW và cụ thể hoá Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001

Trong hệ thống lưu trữ của Đảng, công tác lưu trữ ở cấp huyện nhìn chung còn nhiều tồn tại hơn cả Đại bộ phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập trung đủ các thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán nên việc xác định chính xác danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu làm căn cứ

để thu tài liệu về kho lưu trữ càng trở thành vấn đề cấp bách và thiết thực Xuất phát từ những vấn đề cấp thiết của thực thiễn như trên và khả năng

nghiên cứu của bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Xác định nguồn và thành phần

tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện

uỷ 1 ” làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ Thực hiện đề tài

này, tôi mong muốn góp phần vào việc đưa công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở kho lưu trữ huyện uỷ đi vào nền nếp, từ đó góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

Đề tài được thực hiện nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất bản danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

* Nhiệm vụ của đề tài:

- Nhiệm vụ của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu nói chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nói riêng nhằm rút ra những ưu điểm, thành tựu có thể kế thừa

- Phân tích các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình nộp lưu tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp huyện nhằm đưa ra danh mục các cơ quan,

tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức2

thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

1 Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng bộ huyện Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, đề tài

hướng tới đối tượng nghiên cứu là:

+ Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện) và thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện

+ Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động…của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị

xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện

* Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu xác định các cơ quan tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ và các nhóm tài liệu cơ bản của các cơ quan thuộc nguồn, không có điều kiện đi sâu vào từng

hồ sơ cụ thể trong mỗi nhóm

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trên thế giới, hầu hết các nước đều có những quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, trong đó có quy định về thành phần và nội dung tài liệu phải giao nộp vào các lưu trữ Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ cũng đã được các nhà lưu trữ học của nhiều nước đề cập đến từ những năm 50 của thế kỷ XX Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] thì từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm và G.Zante đã đưa ra quan điểm: trước khi lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn chính các cơ quan là nguồn thu thập Cũng vào những năm 50-60, một số văn bản chỉ đạo công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nói chung và công tác xác định các cơ quan là nguồn bổ sung, xác định các tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ đã được các nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu Năm 1960, bản danh mục (mẫu) các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp mà tài liệu của chúng có hoặc không thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước được xây dựng Từ đó trở đi, Tổng cục

lưu trữ Liên Xô đã chỉ dẫn việc sửa đổi, bổ sung các bản danh mục nói trên Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ Nhà nước được ban hành Bảng kê này không chỉ bao gồm những tài liệu tiêu biểu chung của các

cơ quan mà còn nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo từng ngành của các cơ quan chuyên môn Bảng kê năm 1973 ngoài chức năng

là công cụ xác định nguồn và thành phần tài liệu còn là công cụ trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ Nhà nước Bên cạnh

đó, trong công trình 2 tập về “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” do Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện và lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả F.I Đônghic, A.V Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamônôp và K.I.Ruđensơn đã trình bày tương đối chi tiết về lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong đó vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa

cơ quan đơn vị hình thành phông và ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến như những tiêu chuẩn của công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà nước Ngoài ra trong công trình này còn đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu ở các viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay

có thể tham khảo và kế thừa Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng trong vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản Họ cho rằng giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, đó là những thông tin về

cơ cấu tổ chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị tác vụ của tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ

cụ thể Các nhà lưu trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào các viện lưu trữ từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng về sau, cùng với sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, càng có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Ngày nay, rất nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc,

Úc, Malaysia…cũng đã bổ sung thêm vào hệ thống lý luận thế giới bằng những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, một loại tài liệu rất đặc trưng của xã hội công nghệ thông tin Ngoài ra, những

cứu đưa ra trong nhiều hội nghị lưu trữ quốc tế và khu vực….Những nghiên cứu trên là những tư liệu rất bổ ích Tuy nhiên, mỗi quốc gia với những chế

độ chính trị riêng, cách phân chia khu vực hành chính lãnh thổ và cách thiết lập các chế độ quản lý riêng cần có những nghiên cứu chuyên biệt để có thể đưa ra những đánh giá phù hợp nhất

Ở Việt Nam, vấn đề nghiên cứu về công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng được nhiều cơ quan, tác giả nghiên cứu như: đề tài

của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành

phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm

Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ

cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS.Nguyễn Minh

Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá

trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ

nhiệm TS Nguyễn Minh Phương, 1995; một số bài viết trên tạp chí Văn thư lưu trữ, luận văn, báo cáo khoa học có liên quan của sinh viên Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đây là các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn

đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Nhà nước Đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Đảng, tác giả Nguyễn Lệ Nhung (Cục Lưu trữ Văn

phòng Trung ương Đảng) đã nghiên cứu đề tài mã số KX-02/VP-1998 “Xác

định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” Nhiều đánh giá, nhận định trong

các đề tài, bài viết trên là những nghiên cứu hữu ích mà chúng tôi có thể kế thừa Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh uỷ, huyện uỷ vốn có rất nhiều điểm khác biệt so với kho lưu trữ của các cơ quan Nhà nước hay Kho lưu trữ Trung ương Đảng Mặt khác, như trên đã nói, từ sau khi có Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các tổ chức Chính trị xã hội thuộc đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng các cấp nên vấn đề nghiên cứu thành phần tài liệu nộp lưu của các tổ

chức chính trị xã hội trở thành một vấn đề cấp thiết Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụng những thành tựu nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng giải quyết các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nguồn tài liệu sau:

- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học khoa học Xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ, huyện uỷ, mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học và các website có liên quan

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp

luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là:

- Phương pháp hệ thống: giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể để xác định những cơ quan và tài liệu có giá trị trong hệ thống tài liệu của các cơ quan thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Phương pháp phân tích chức năng: giúp chúng tôi xác định rõ chức năng của các cơ quan; xác định chức năng của văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan để từ đó quyết định lựa chọn cơ quan và tài liệu cần giao nộp

- Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích, thống kê, tổng hợp như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu tham khảo, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồn thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu

- Giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Kết quả nghiên cứu sẽ giúp các Văn phòng huyện uỷ tham khảo để xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu cũng như chỉ đạo thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả

- Những nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận

và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng

8 Bố cục của đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương này đưa ra những cơ sở về mặt lý luận và thực tiễn làm căn cứ xác định danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương 2: Xác định các cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn đã được giải quyết trong chương 1, chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục

1.1 Một số khái niệm

Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ làm rõ thêm một số khái niệm:

* Kho lưu trữ huyện uỷ: là cơ quan lưu trữ của Đảng ở cấp huyện,

quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ (sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ)

* Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác

định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130] Như vậy, bổ sung tài liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ

* Nguồn nộp lưu: là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ

nhất định Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định

là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập Các cơ quan

có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu Danh mục này thường được pháp quy hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ cố định [09; 52]

* Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thẩm quyền

thu thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định

* Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong

quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc trưng nhất định

Có nhiều đặc trưng được sử dụng để phân loại thành phần tài liệu như: căn cứ theo nội dung, thể loại văn bản, chất liệu làm ra tài liệu…v.v Căn cứ theo nội dung tài liệu tài liệu thì có những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của cơ quan sản sinh ra tài liệu Ví dụ: phân loại thành phần tài liệu phông lưu trữ Văn phòng Huyện uỷ theo đặc trưng nội dung tài liệu thì được các nhóm: tài liệu về công tác thông tin tổng hợp phục vụ cấp uỷ, tài liệu về công tác nội chính tiếp dân, tài liệu về công tác tài chính quản trị, tài liệu về công tác văn thư lưu trữ… Căn cứ vào thể loại văn bản thì có 23 thể loại văn bản có tên loại chính thức và các loại giấy

tờ hành chính (theo Quyết định 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng ) Căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu thì có tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình…Trong khuôn khổ đề tài này, đặc trưng được chúng tôi

sử dụng để xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là đặc trưng nội dung tài liệu Theo đó, xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là xác định những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ

* Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên

tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để huỷ Ở mỗi giai đoạn xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành, xác định giá trị nhằm hoàn thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hoá thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89]

Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau Việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy

* Lưu trữ hiện hành: lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn

những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó Hết thời hạn bảo quản, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy định của Nhà nước Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được

lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47]

* Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu

dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác [33; 02]

1.2 Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, vì xét đến cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu

1.2.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ

1.2.1.1.Nguyên tắc

Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này

là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định

và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu” Có thể hình dung một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường Bằng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử…Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các nhà lưu trữ học quyết định lựa chọn các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu dài Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau:

- Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế

chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng Nguyên tắc chính trị còn thể

hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động Do vậy, các cơ quan, cá nhân khi tài liệu hết giá trị hiện hành cần giao nộp vào kho lưu trữ lịch sử tương ứng, để tài liệu lưu trữ có thể đem ra phục vụ rộng rãi vì sự phát triển chung của đất nước, dân tộc

- Nguyên tắc lịch sử: được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang

dấu ấn thời kỳ lịch sử mà chúng hình thành nên khi thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như hình thức của tài liệu Do đó, những tài liệu phản ảnh các sự kiện, hiện tượng lịch sử của Đảng bộ huyện phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng là tài sản văn

hoá vô giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng diễn ra Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa học vì sao tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu trữ tương ứng Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này

mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác Ngược lại, khi tài liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ còn những tài liệu rời rạc không phản ánh đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng không có giá trị cao Ví dụ các ban tham mưu giúp việc huyện uỷ là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ vì phản ánh sự phát triển lịch sử Đảng bộ địa phương, phản ánh sự phát triển trên các phương diện khác nhau

về công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng (tài liệu Ban Tổ chức huyện uỷ phản ánh về công tác tổ chức, cán bộ, tài liệu Uỷ ban Kiểm tra phản ánh về công tác kiểm tra, tài liệu của Văn phòng huyện uỷ phản ánh công tác thông tin tổng hợp, hậu cần phục vụ cấp uỷ, tài liệu Ban Dân Vận phản ánh công tác dân vận (trong đó có công tác dân tộc và công tác tôn giáo) của Đảng bộ huyện, tài liệu Ban Tuyên giáo phản ánh công tác tham mưu cho cấp uỷ về các mặt tư tưởng, văn hoá, khoa giáo )

Các nguyên tắc này liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình xác

nhiên, như trên đã nói, nếu chỉ căn cứ vào những nguyên tắc này chưa thể cho

ra nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu, việc xác định chính xác các

cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu của những cơ quan là nguồn phải được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp và tiêu chuẩn khác nữa mà chúng tôi sẽ lần lượt trình bày sau đây

1.2.1.2 Phương pháp

Phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến hành một hoạt

động nào đó”[34; 793] Theo chúng tôi, những phương pháp cơ bản xác định

nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp nghiên cứu từng tài liệu, phương pháp thông tin

- Phương pháp hệ thống: tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con

đường phân tích hệ thống đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra

và vận dụng từ lâu Cách tiếp cận hệ thống là sự phát triển có tính lô gíc các nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít (nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp), đặc biệt là nguyên tắc toàn diện và tổng hợp vào các đối tuợng nhận thức cụ thể của công tác lưu trữ Cũng bằng phương pháp này đã chỉ rõ mối quan hệ giữa xác định nguồn và thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định gía trị tài liệu vào xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là lô gíc, hợp lý, cần thiết Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phương pháp hệ thống là xác định giới hạn của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau Muốn xác định giới hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm được vị trí của cơ quan trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau Ở đây cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác Khi nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia các thứ bậc trong đó Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các

thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho phép lập bảng kê thành phần tài liệu Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp

hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ được nói trong phần tiếp theo

- Phương pháp phân tích chức năng: là phương pháp nghiên cứu giá trị

tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định Những cơ quan giữ vị trí quan trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp Thông qua phương pháp phân tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu

Tuy nhiên, cũng không nên tuyệt đối hoá ý nghĩa của phương pháp này,

vì không ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị cao vì phản ánh những vấn đề quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hoá…và ngược lại Ví dụ: Trong thành phần tài liệu cần bảo quản ở kho lưu trữ huyện

uỷ, ban chấp hành đảng bộ xã, phường là những cơ quan cấp dưới nhưng những loại văn bản như báo cáo năm, nghị quyết, chỉ thị …về các vấn đề kinh

tế, xã hội do đảng uỷ xã, phường ban hành là những tài liệu quan trọng phản ánh sâu sắc sự phát triển của lịch sử đảng bộ xã, phường nên cần lưu giữ vĩnh viễn Trong khi đó, ban chấp hành đảng bộ huyện tuy là cơ quan cấp trên nhưng những loại tài liệu như công văn, thông báo mang tính chất sự vụ, hành chính cụ thể do huyện uỷ ban hành lại không có ý nghĩa lịch sử lâu dài nên chỉ được lưu giữ có thời hạn

- Phương pháp nghiên cứu từng tài liệu: thực chất là xem xét các giá trị

về mặt nội dung và hình thức trên từng trang tài liệu Tuy nhiên, không phải

tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị mới phải xem xét trực tiếp tài liệu Ví dụ các tài liệu bút tích, bản thảo của

cá nhân, các thư kiến nghị, những tài liệu được sản sinh trong các biến cố lịch

sử quan trọng thường là những tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị nên phải tiến hành xem xét cụ thể Phương pháp này có giá trị kết hợp với các phương pháp khác trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Phương pháp thông tin: giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá

trị thông tin mà chúng có thể mang lại cho người nghiên cứu Đến lượt mình, giá trị thông tin lại phụ thuộc vào tính chính xác và cái mới mà nó mang lại Xét trên ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ sẽ không có giá trị cao nếu chúng không cung cấp được thông tin thiết thực cho một công việc nhất định Ứng dụng quan trọng nhất của phương pháp thông tin trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là cùng những phương pháp đã trình bày ở trên, nó cho phép xây dựng một trong những tiêu chuẩn chủ yếu của việc lựa chọn tài liệu trong thời kỳ hiện đại, đó là tiêu chuẩn lặp lại thông tin trong tài liệu Ngoài ra nó còn giải thích khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu

và một số tiêu chuẩn khác để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần bảo quản trong kho

Chúng tôi cho rằng các phương pháp trên là cơ sở để đưa ra một hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn nguồn và thành phần tài liệu trong thực tế Theo đó, các tiêu chuẩn là sự cụ thể hoá các phương pháp trên cơ sở đảm bảo xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa học và thực tiễn cao

1.2.1.3 Tiêu chuẩn

Các tiêu chuẩn được vận dụng là: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối luợng tài liệu của phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bên

ngoài của tài liệu Phân tích cụ thể từng tiêu chuẩn, mỗi tiêu chuẩn có những ảnh hưởng nhất định đối với việc xác định nguồn và thành phần tài liệu Tuy nhiên, nhận thấy các tiêu chuẩn có thể xếp theo nhóm tương đồng về mức độ vận dụng đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu [32; 16], chúng tôi xếp các tiêu chuẩn trên vào ba nhóm:

- Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu ( gồm tiêu chuẩn tác giả tài liệu,

ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu): được áp dụng khi xem xét ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình

thành phông và tác giả tài liệu, nghĩa là khi xem xét trong cùng một hệ thống, tài liệu của các cơ quan giữ vị trí cao, chức năng, nhiệm vụ quan trọng thì có giá trị cao hơn tài liệu của những cơ quan có vị trí thấp, chức năng, nhiệm vụ không quan trọng Ví dụ trong các cơ quan đảng ở cấp huyện, tài liệu có giá trị cao là tài liệu phông cơ quan lãnh đạo Đảng huyện bởi nó phản ánh cơ bản những mốc phát triển quan trọng trong lịch sử đảng bộ huyện như các mốc đại hội, các kỳ hội nghị ban chấp hành quyết định những vấn đề lớn về công tác lãnh đạo của đảng bộ huyện nên được ưu tiên lựa chọn để bảo quản trong kho lưu trữ huyện uỷ Vận dụng nhóm tiêu chuẩn này sẽ xác định được nguồn nộp lưu, từ đó xây dựng danh mục nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Nhóm tiêu chuẩn nội dung của tài liệu (gồm tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, sự lặp lại thông tin trong tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của tài liệu trong phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu): được áp dụng để đánh giá ý nghĩa, nội dung các sự kiện, sự vật, hiện

tượng…được phản ánh trong tài liệu Trong hệ thống các cơ quan Đảng, những tài liệu có nội dung quan trọng phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành phông, những tài liệu có thông tin tổng hợp, những tài liệu quy định về tổ chức bộ máy của cơ quan, tài liệu về hội nghị tổng kết công tác, hội nghị chuyên đề, tài liệu về các vụ việc điển hình là những tài liệu có giá trị cao Căn cứ vào nhóm tiêu chuẩn này có thể xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Nhóm tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài của tài liệu (gồm tiêu chuẩn

điểm bên ngoài của tài liệu) được áp dụng khi xem xét đặc điểm bên ngoài

của tài lệu để xác định giá trị cho tài liệu Những tài liệu khi đánh giá theo tiêu chuẩn về xuất xứ, nội dung sẽ có giá trị cao hơn khi đáp ứng các tiêu chuẩn về những đặc điểm bên ngoài của tài liệu.Ví dụ cùng một nội dung như nhau nhưng tài liệu là bản chính, tài liệu có đầy đủ thể thức, có giá trị pháp lý,

có tình trạng vật lý tốt được ưu tiên để lựa chọn đưa vào bảo quản trong lưu trữ

1.2.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu ở kho lưu trữ huyện uỷ

Mỗi khu vực hành chính hoặc khu vực lãnh thổ có rất nhiều cơ quan đóng trên địa bàn, nhưng trong đó, chỉ có một số ít cơ quan mà tài liệu phản ánh điển hình các mặt hoạt động nhất định được lựa chọn vào bảo quản trong lưu trữ lịch sử, việc xác định nguồn bổ sung tài liệu sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ nắm rõ khu vực thẩm quyền của mình

Khái niệm “thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là một thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ đặc trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong một phạm vi lãnh thổ hành chính nhất định Theo từ điển tiếng Việt của

Viện Ngôn ngữ học thì “thẩm quyền” là “quyền xem xét để kết luận và định

đoạt một vấn đề theo pháp luật” [34; 992] Trong công tác bổ sung tài liệu,

thẩm quyền được hiểu là quyền xem xét những loại tài liệu nào được đưa vào bảo quản trong lưu trữ Lẽ dĩ nhiên là quyền này được xác định trong khuôn khổ những quy định mang tính chất pháp lý về công tác lưu trữ mà một lưu trữ nằm trong giới hạn điều chỉnh Trong đó có giới hạn về chức năng, nhiệm

vụ của lưu trữ ấy Khái niệm khu vực thẩm quyền thường dùng cho lưu trữ

lịch sử “Khu vực thẩm quyền” là phạm vi hành chính lãnh thổ mà trên đó tài

liệu của các cơ quan được hình thành và được quản lý thống nhất Nói khác

đi, đó là khu vực hành chính lãnh thổ mà một lưu trữ có quyền quản lý tài liệu theo quyền hạn nhất định Thẩm quyền và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các cơ quan lưu trữ và các cơ quan

là nguồn nộp lưu trong việc thu tài liệu về kho lưu trữ “Thẩm quyền” và “khu vực thẩm quyền” thông thường được pháp quy hoá để các cơ quan thực hiện việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thống nhất và nghiêm chỉnh [48; 23] Việc quản lý tài liệu đã được phân cấp rõ ràng từ thẩm quyền quản

lý tài liệu ở văn thư cơ quan, thẩm quyền quản lý tài liệu của lưu trữ hiện hành đến thẩm quyền quản lý tài liệu ở lưu trữ lịch sử Các cơ quan là nguồn nộp lưu trong danh mục được gọi là khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử có phạm vi trách nhiệm rất rộng, lưu trữ lịch sử vừa phải quản lý tài liệu có giá trị đã được thu về và bảo quản trong kho lưu trữ vừa quản lý tài liệu đầu vào ở cả khu vực thẩm quyền Các cấp độ quản lý khác nhau thì phạm vi thẩm quyền cũng khác nhau Tuy nhiên trong một khu vực hành chính lãnh thổ thì việc xác định rõ thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ cần phải được xem xét cẩn trọng và kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng xảy ra

sự tranh chấp về quyền và nguồn thu nộp tài liệu lưu trữ

Để xác định được khu vực thẩm quyền của một lưu trữ lịch sử, trước hết phải căn cứ vào mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử trong cả nước Mỗi loại kho lưu trữ trong mạng lưới có khu vực thẩm quyền nhất định Ở nước ta, có hai hệ thống kho lưu trữ bảo quản tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là

hệ thống các kho lưu trữ Nhà nước quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước và

hệ thống các kho lưu trữ Đảng quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Hệ thống các cơ quan lưu trữ lịch sử của Đảng gồm:

- Kho lưu trữ Trung ương do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý

- Các kho lưu trữ cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đặt trong văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ

- Các kho lưu trữ cấp uỷ huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh đặt trong văn phòng huyện uỷ, quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ

Trong đó, mỗi loại kho lưu trữ đều có thẩm quyền thu thập, quản lý tài liệu trong khu vực thẩm quyền riêng Việc xác định thẩm quyền và khu vực thẩm quyền ở mỗi loại kho lưu trữ lịch sử cho phép xác định nguồn và thành phần tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử ấy

1.3 Cơ sở thực tiễn xác định nguồn và thành phần tài liệu của các

cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

1.3.1 Hệ thống văn bản quy định về thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam được thể hiện qua hệ thống văn bản của các cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Đối với việc thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ, các văn bản quy phạm pháp luật và mang tính chất quy phạm pháp luật đóng vai trò quan trọng làm cơ sở thực tiễn có thể kể đến:

- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04/04/2004

- Quyết định số 20-QĐ/TW, ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

- Chỉ thị 187-CT/TW ngày 04/01/1971 của TW về việc tập trung quản

lý những tài liệu văn kiện, tư liệu và hiện vật thuộc về lịch sử đảng, lịch sử cách mạng nước ta

- Công văn 61-VP/TW ngày 06/04/1971 của Văn phòng Trung ương về chế độ sưu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cấp bộ Đảng

Ngoài ra còn có một số công văn, hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản tài liệu giúp cho công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ đảm bảo chính xác, theo đúng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

Điều 7 của Quyết định 20-QĐ/TW quy định: “Trừ các tài liệu cơ mật

có quy định riêng, các tài liệu khác hình thành trong quá trình lãnh đạo của Đảng ở Văn phòng Trung ương Đảng, văn phòng các cấp uỷ, các ban, các cơ quan khác của Đảng và Đoàn, sau thời gian quy định, phải giao nộp vào kho lưu trữ của cấp uỷ đảng cùng cấp để quản lý” Theo hệ thống các cơ quan lưu

trữ của Đảng, kho lưu trữ huyện uỷ là cơ quan lưu trữ thực hiện chức năng lưu giữ toàn bộ tài liệu lưu trữ lịch sử của Đảng trong phạm vi một huyện Như vậy xác định được cơ quan lãnh đạo Đảng huyện, văn phòng, các ban

tham mưu giúp việc huyện uỷ, trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện, Đoàn thanh niên huyện, các chi, đảng bộ trực thuộc, các đảng uỷ xã, phường, thị trấn là nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ Mặt khác, Điều 2

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia có quy định : Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt

Nam " là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị

- xã hội” Và Điều 12 quy định về thẩm quyền thu thập tài liệu như sau: “Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của cơ quan, tổ chức các cấp do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định theo đề nghị của cơ quan lưu trữ trung ương” Như vậy các tổ chức

chính trị xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Tuy nhiên, theo Quyết định 20-QĐ/TW thì Đảng uỷ Quân sự huyện và Đảng uỷ Công an huyện là những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ nhưng trong thực tế tài liệu vẫn được bảo quản tại các lưu trữ của Đảng uỷ Quân sự huyện và Công an huyện Căn cứ vào các nguyên tắc xác định nguồn nộp lưu ở trên, chúng tôi nhận thấy: Quân đội và Công an là những cơ quan được TW quy định tổ chức theo hệ thống ngành dọc Trung ương đã có những quy định về công tác Đảng trong Quân đội nhân dân Việt Nam và Công an nhân dân Việt Nam theo cơ chế riêng đã được xác định trong Điều lệ Đảng Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đảng

uỷ Quân sự huyện và Đảng uỷ công an huyện có quan hệ rất chặt chẽ với quá trình hoạt động của Ban Chỉ huy Quân sự huyện và Công an huyện, phản ánh chức năng lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng trên mặt trận an ninh, quốc phòng Đôi khi, tài liệu hình thành trên cả hai lĩnh vực công tác Đảng và công tác chuyên môn chưa thật sự tách biệt Tài liệu của hai Đảng uỷ này nếu được bảo quản tại các lưu trữ chuyên ngành sẽ có nhiều thuận lợi cho công tác của hai ngành Quân sự và Công an huyện Vì vậy, chúng tôi đề xuất tài liệu của hai phông

này sẽ không giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ mà chỉ bàn giao mục lục hồ

sơ vào kho lưu trữ huyện uỷ để quản lý

1 3.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện

uỷ3

a Phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo đảng huyện

* Tình hình nộp lưu tài liệu: Theo số liệu khảo sát 57 tỉnh với 539 huyện, 484/539 huyện đã thu được tài liệu của phông cơ quan lãnh đạo đảng huyện Trong đó, khảo sát từ 477 huyện đã thu được hơn 54.500 cặp tài liệu, trung bình mỗi huyện thu khoảng 114 cặp Thành phần tài liệu thu được gồm chủ yếu là tài liệu giấy và một số tài liệu ảnh có nội dung:

- Tài liệu đại hội đảng bộ huyện:

+ Tài liệu về công tác chuẩn bị Đại hội: Tài liệu của Trung ương, tỉnh

uỷ, các ban tỉnh uỷ chỉ đạo chung về đại hội các cấp; tài liệu về công tác chuẩn bị văn kiện Đại hội (chuẩn bị báo cáo chính trị, báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý, báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành, diễn văn khai mạc, diễn văn bế mạc, chương trình, quy chế, nghị quyết Đại hội…); tài liệu về chuẩn bị nhân

sự dự Đại hội, nhân sự Ban Chấp hành khóa tới; tài liệu về chuẩn bị tổ chức Đại hội (thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu dự Đại hội, danh sách Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký…)

+ Tài liệu về diễn biến Đại hội: Công văn triệu tập, danh sách Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, khách mời và danh sách đại biểu, quy chế, nội quy Đại hội, Báo cáo của Ban Thẩm tra tư cách đại

3 Xem phụ lục số 1

biểu; các văn kiện chính của Đại hội (chương trình, diễn văn khai mạc, báo cáo chính trị, báo cáo về các văn kiện trình đại hội, báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành, báo cáo về chuẩn bị nhân sự Ban Chấp hành đảng bộ huyện khoá tới, báo cáo tổng hợp ý kiến góp ý vào các văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc, Đại hội đảng bộ tỉnh, Đại hội đảng bộ huyện, Nghị quyết Đại hội, Biên bản Đại hội); tham luận của đại biểu dự Đại hội; tài liệu về việc bầu cử đoàn đại biểu dự Đại hội đảng bộ tỉnh, thành phố, bầu cử Ban Chấp hành đảng bộ huyện; các tài liệu về kết quả Đại hội (văn kiện chính thức, tài liệu tuyên truyền về thành công của Đại hội)

+ Tài liệu về công tác phục vụ Đại hội, khen thưởng phục vụ Đại hội, kinh phí phục vụ Đại hội

- Tài liệu Ban Chấp hành đảng bộ huyện:

+ Tài liệu các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực, hội nghị cán bộ do huyện uỷ triệu tập

+ Tài liệu do huyện uỷ ban hành; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo huyện uỷ; tài liệu về các chuyên đề; tài liệu về thực hiện các nghị quyết, chị thị, chương trình, đề án lớn của Trung ương, tỉnh uỷ, huyện uỷ, tài liệu về các

vụ việc

+ Tài liệu của các cơ quan Trung ương, các cơ quan cấp tỉnh, các cơ quan trong huyện gửi đến huyện uỷ; đơn thư của các cán bộ, đảng viên, nhân dân gửi đến huyện uỷ

* Đánh giá về sự thiếu đủ của phông lưu trữ cơ quan lãnh đạo đảng huyện hiện đang bảo quản trong các kho lưu trữ huyện uỷ:

- Tài liệu Đại hội: đa số các kho lưu trữ huyện uỷ chưa thủ đủ thành phần tài liệu Đại hội; thiếu nhiều tài liệu về công tác kiểm tra trong Đại hội, công tác nhân sự, tài liệu về phục vụ Đại hội, hình ảnh về Đại hội

- Tài liệu Ban Chấp hành: đa số các huyện mới lưu được tài liệu do huyện uỷ ban hành, chưa lưu đủ tài liệu hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường

vụ, Trường trực, hội nghị giao ban giữa lãnh đạo huyện uỷ và các cơ quan

chức năng, hội nghị cán bộ do huyện uỷ triệu tập; tài liệu về các chuyên đề,

vấn đề, vụ việc

b Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các ban

Đảng, trung tâm bồi dƣỡng chính trị huyện

*Tình hình nộp lưu: 132/539 huyện đã thu được tài liệu của các ban

tham mưu giúp việc huyện uỷ Trong đó, tổng hợp từ 108 huyện đã thu được

trên 3500 cặp tài liệu, trung bình mỗi huyện thu khoảng 32 cặp; 10/539 huyện

thu được tài liệu của trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện với tổng số tài liệu

là 24 cặp, trung bình mỗi huyện hơn 02 cặp

* Thành phần, nội dung tài liệu, sự thiếu đủ của tài liệu trong phông:

- Tài liệu các ban đã nộp lưu bao gồm tài liệu về các hội nghị do ban tổ

chức; các dự thảo văn bản tham mưu cho cấp uỷ huyện ban hành; tài liệu của

các đồng chí lãnh đạo ban; tài liệu các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể,

đơn thư của tổ chức, cá nhân gửi đến; tài liệu nội bộ cơ quan sản sinh ra (tài

liệu công đoàn, CCB, nữ công, đảng uỷ, thanh niên) Nội dung tài liệu phản

ánh chức năng tham mưu cho huyện uỷ về từng lĩnh vực hoạt động như:

+ Văn phòng huyện uỷ: phản ánh chức năng tham mưu cho Huyện ủy

mà trực tiếp là BTV và TT huyện uỷ tổ chức điều hành công việc hàng ngày,

thông tin tổng hợp phục vụ cấp ủy, đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm

việc cho quá trình công tác của TT, BTV và BCH

+ Ban Tổ chức: phản ánh chức năng tham mưu cho huyện uỷ và BTV

huyện uỷ về công tác tổ chức, công tác cán bộ và công tác bảo vệ chính trị nội

bộ trong phạm vi, quyền hạn được phân cấp, công tác xây dựng tổ chức cơ sở

đảng; nâng cao chất lượng đảng viên, quản lý hồ sơ đảng viên, đảng tịch, làm

tham mưu trong việc đề nghị cấp phát thẻ đảng viên, huy hiệu Đảng, khen

thưởng đảng viên xuất sắc …

+ Uỷ ban kiểm tra huyện uỷ: phản ánh công tác tham mưu giúp huyện

uỷ, Ban Thường vụ huyện uỷ tiến hành công tác kiểm tra của Đảng và thi

hành kỷ luật trong Đảng, tham gia ý kiến về công tác phân cấp và quản lý cán

bộ, hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức cơ sở đảng, UBKT cấp dưới và đảng viên thực hiện công tác kiểm tra và kỷ luật trong Đảng

+ Ban Tuyên giáo: phản ánh công tác tham mưu cho huyện uỷ , Ban Thường vụ Huyện uỷ về công tác tư tưởng; văn hoá văn nghệ, khoa giáo và lịch sử Đảng bộ địa phương; giúp huyện uỷ, Ban Thường vụ huyện uỷ chỉ đạo

và kiểm tra các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc về tổ chức thực hiện các lĩnh vực nói trên

+ Ban Dân vận: phản ánh chức năng tham mưu cho Huyện uỷ, mà trực tiếp và thường xuyên là Ban Thường vụ Huyện uỷ về công tác Dân vận của Đảng, trong đó có công tác Dân tộc và công tác Tôn giáo

Nhìn chung, tài liệu của các ban hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ huyện uỷ chủ yếu là tài liệu do ban sản sinh ra Nhiều thành phần tài liệu quan trọng như tài liệu hội nghị, kỳ họp, các hồ sơ vấn đề, chuyên đề, tài liệu của các cơ quan cấp trên chỉ đạo trực tiếp các mặt công tác huyện uỷ….chưa được lưu giữ đầy đủ

- Tài liệu của Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện còn thiếu nhiều, mặc dù số liệu khảo sát cho thấy 10 huyện đã thu được tài liệu của Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện nhưng số lượng rất ít, chủ yếu là các báo cáo định

kỳ, báo cáo chuyên đề, tài liệu các nơi gửi đến và một số công văn hành chính thông thường

c- Các Đảng bộ, chi bộ trực thuộc huyện ủy, các Đảng bộ xã, phường, thị trấn

61/539 huyện đã thu được tài liệu của các chi đảng bộ trực thuộc, đảng

uỷ xã, phường, thị trấn Trong đó, tổng hợp 35 huyện đã thu được 1037 cặp, trung bình mỗi huyện khoảng 30 cặp Tài liệu thu về được chủ yếu là các báo cáo, các bản dự thảo báo cáo, nghị quyết đại hội, văn bản do các đảng uỷ ban hành và một số tài liệu do các cơ quan chức năng gửi đến Tài liệu còn thiếu gồm tài liệu đại hội, hội nghị, tài liệu các kỳ họp, một số tài liệu do các đảng

uỷ ban hành, hồ sơ vấn đề, chuyên đề, vụ việc, tài liệu các nơi gửi đến liên quan trực tiếp đến hoạt động của các đảng uỷ

d - Tài liệu của các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện

39/539 huyện đã thu được tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội huyện, tổng hợp từ 25 huyện đã thu được 205 cặp, trung bình mỗi huyện khoảng 08 cặp Thành phần tài liệu còn thiếu nhiều, tài liệu đã thu về chủ yếu

là một số tài liệu đại hội và tài liệu do tổ chức chính trị xã hội ban hành Một

số huyện đã thu được tài liệu hội nghị và hồ sơ vấn đề của các tổ chức chính trị xã hội huyện

1.3.2.2 Nguyên nhân

Tình trạng tài liệu thu về các kho lưu trữ huyện uỷ còn thiếu nhiều như trên trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản sau:

- Thiếu các công cụ mang tính pháp lý cho việc thu thập tài liệu: chưa

có văn bản cụ thể hướng dẫn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Những văn bản đã ban hành về công tác sưu tầm, tập trung tài liệu có những điểm chưa thật cụ thể, chưa đầy đủ và chưa thống nhất (Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23.9.1987 của BBTTW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa thật cụ thể, đầy đủ và chưa được sửa đổi để phù hợp với Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001) nên gặp nhiều khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện Dẫn đến các kho lưu trữ huyện uỷ chưa

đủ cơ sở pháp lý để thu tài liệu, các cơ quan là nguồn nộp lưu chưa chủ động lựa chọn tài liệu giao nộp

- Đội ngũ cán bộ vừa thiếu vừa yếu: đa số các huyện uỷ bố trí 01 cán bộ

vừa làm công tác văn thư vừa làm công tác lưu trữ Trong điều kiện công tác lưu trữ của Đảng ở cấp huyện còn nhiều bất cập thì 01 cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm gặp rất nhiều khó khăn trong việc bố trí thời gian thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lưu trữ Mặt khác, một bộ phận cán bộ lưu trữ ở các huyện uỷ chưa qua đào tạo hoặc chỉ qua bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ dẫn đến năng lực chuyên môn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc

- Nhận thức về vai trò, vị trí, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ của một số cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ còn hạn chế dẫn đến

công tác lưu trữ của Đảng nói chung và công tác lưu trữ của Đảng ở cấp huyện chưa được quan tâm đầu tư đúng mức

Tóm lại: Trong chương này đã đưa ra cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Cơ sở lý luận là phương hướng nhận thức khoa học, các văn bản của Đảng và Nhà nước quy định về công tác văn thư lưu trữ là căn cứ mang tính pháp lý, thực trạng cho thấy yêu cầu cấp thiết của việc xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Có thể nói, xác định danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ thực chất là xác định các cơ quan thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ Xác định danh mục tài liệu nộp lưu thực chất là xác định thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu

CHƯƠNG 2:

XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN

UỶ 2.1 Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở

2.1.1 Tổ chức bộ máy của Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là cấp huyện)

2.1.1.1 Cơ quan lãnh đạo của Đảng

* Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện

Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện do cấp ủy cùng cấp triệu tập thường lệ 5 năm một lần, có thể triệu tập sớm hơn hoặc muộn hơn nhưng không quá một năm

Đại hội có nhiệm vụ thảo luận các dự thảo văn kiện của Đại hội cấp trên, đánh giá kết quả thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện nhiệm kỳ vừa qua, quyết định nhiệm vụ nhiệm kỳ tới; bầu Ban Chấp hành Đảng bộ huyện; bầu đại biểu đi dự Đại hội Đảng bộ tỉnh

* Ban Chấp hành Đảng bộ huyện

Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt là huyện uỷ, quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ) do Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện bầu ra và tỉnh ủy chuẩn y Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ giữa hai kỳ Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện Huyện ủy có nhiệm vụ: lãnh đạo thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu cấp mình; Nghị quyết, Chỉ thị của cấp trên

Hội nghị huyện ủy bầu Ban Thường vụ huyện ủy; bầu bí thư và các phó

bí thư huyện ủy trong số ủy viên thường vụ; bầu Ủy ban Kiểm tra huyện ủy; bầu chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra trong số ủy viên Ủy ban Kiểm tra

* Ban Thường vụ huyện ủy

Ban Thường vụ huyện ủy có nhiệm vụ lãnh đạo và kiểm tra việc thực hiện Nghị quyết Đại hội, Nghị quyết, Chỉ thị của cấp ủy cùng cấp và cấp trên; quyết định các vấn đề về chủ trương, về tổ chức, cán bộ; quyết định triệu tập

và chuẩn bị nội dung các kỳ họp của huyện ủy

*Thường trực huyện ủy gồm Bí thư, các Phó Bí thư Thường trực huyện

ủy chỉ đạo kiểm tra thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của huyện ủy, của Ban Thường vụ huyện ủy và cấp ủy cấp trên; giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ; quyết định triệu tập và chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Ban Thường vụ huyện ủy

2.1.1.2 Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy; trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện

Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện ủy do Ban Thường vụ huyện

ủy quyết định thành lập (riêng Ủy ban Kiểm tra do huyện ủy bầu) Các cơ quan tham mưu giúp việc huyện ủy gồm: Ủy ban Kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận, Văn phòng

- Văn phòng Huyện uỷ: có chức năng tham mưu giúp huyện uỷ, trực

tiếp là Ban Thường vụ và Thường trực huyện uỷ tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng bộ huyện; thông tin tổng hợp phục vụ cấp ủy, đảm bảo cơ

sở vật chất, phương tiện làm việc cho quá trình công tác của Thường trực, BTV và BCH

- Ban Tổ chức có chức năng tham mưu cho huyện uỷ và BTV huyện uỷ

về công tác tổ chức, công tác cán bộ và công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong phạm vi, quyền hạn được phân cấp, công tác xây dựng tổ chức cơ sở đảng; nâng cao chất lượng đảng viên, quản lý hồ sơ đảng viên, đảng tịch, làm tham mưu trong việc đề nghị cấp phát thẻ đảng viên, huy hiệu Đảng, khen thưởng đảng viên xuất sắc …

- Uỷ ban kiểm tra huyện uỷ: Uỷ ban kiểm tra huyện uỷ do ban chấp

hành đảng bộ huyện bầu, có nhiệm vụ tham mưu giúp Huyện uỷ, Ban Thường

vụ Huyện uỷ tiến hành công tác kiểm tra của Đảng và thi hành kỷ luật trong Đảng, tham gia ý kiến về công tác phân cấp và quản lý cán bộ, hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức cơ sở đảng, UBKT cấp dưới và đảng viên thực hiện công

tác kiểm tra và kỷ luật trong Đảng, kiểm tra tài chính của cấp uỷ cấp dưới và của cơ quan tài chính cấp uỷ cùng cấp

- Ban Tuyên giáo: có chức năng tham mưu cho Huyện uỷ, Ban Thường

vụ Huyện uỷ về công tác tư tưởng; văn hoá văn nghệ, khoa giáo và lịch sử Đảng bộ địa phương; giúp Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ chỉ đạo và kiểm tra các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc về tổ chức thực hiện các lĩnh vực nói trên

- Ban Dân vận: có chức năng tham mưu cho Huyện uỷ, mà trực tiếp và

thường xuyên là Ban Thường vụ Huyện uỷ về công tác Dân vận của Đảng, trong đó có công tác Dân tộc và công tác Tôn giáo

Ngoài các ban tham mưu giúp việc huyện ủy, theo quyết định của Ban

Bí thư Trung ương, ở cấp huyện lập Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện Trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp huyện là đơn vị sự nghiệp trực thuộc cấp

uỷ và uỷ ban nhân dân cấp huyện, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp và thường xuyên của ban thường vụ cấp uỷ cấp huyện Trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp huyện có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị - hành chính; các nghị quyết, chỉ thị của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; kiến thức, kỹ năng và chuyên môn, nghiệp vụ công tác xây dựng đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội, kiến thức quản lý nhà nước cho cán bộ, đảng viên trong hệ thống chính trị ở cơ sở trên địa bàn cấp huyện, không thuộc đối tượng đào tạo, bồi dưỡng của trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

2.1.2 Tổ chức cơ sở đảng

Tổ chức cơ sở đảng được thành lập ở xã, phường, thị trấn, cơ quan, hợp tác xã, doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, đơn vị cơ sở trong quân đội, công an

và các đơn vị cơ sở khác có từ 3 đảng viên chính thức trở lên lập tổ chức cơ

sở đảng Tổ chức cơ sở đảng dưới 30 đảng viên lập chi bộ cơ sở, có các tổ đảng trực thuộc Tổ chức cơ sở đảng có từ 30 đảng viên trở lên lập đảng bộ

cơ sở, có các chi bộ trực thuộc đảng ủy

2.1.2.1 Cơ quan lãnh đạo của Đảng cấp cơ sở

* Đại hội đại biểu hoặc Đại hội đảng viên

Đại hội đại biểu hoặc Đại hội đảng viên của tổ chức cơ sở Đảng do cấp

ủy cơ sở triệu tập 5 năm một lần, có thể triệu tập sớm hoặc muộn hơn nhưng không quá một năm

Đại hội thảo luận các dự thảo văn kiện của Đại hội đảng bộ cấp trên; đánh giá kết quả thực hiện Nghị quyết của nhiệm kỳ vừa qua; quyết định nhiệm vụ nhiệm kỳ tới, bầu Ban Chấp hành đảng bộ, bầu đại biểu đi dự Đại hội đảng bộ huyện

- Chấp hành đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước;

đề ra chủ trương, nhiệm vụ chính trị của đảng bộ, chi bộ và lãnh đạo thực hiện

có hiệu quả

- Xây dựng đảng bộ, chi bộ trong sạch vững mạnh về chính trị, tư tưởng và tổ chức; thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ; nâng cao chất lượng sinh hoạt Đảng, thực hiện tự phê bình và phê bình, giữ gìn kỷ luật và tăng cường đoàn kết thống nhất trong đảng; thường xuyên giáo dục, rèn luyện

và quản lý cán bộ, đảng viên, nâng cao phẩm chất đạo đức cách mạng, tính chiến đấu, trình độ kiến thức, năng lực công tác; làm công tác phát triển đảng viên

- Lãnh đạo xây dựng chính quyền, các tổ chức kinh tế, hành chính, sự nghiệp, quốc phòng, an ninh và các đoàn thể chính trị - xã hội trong sạch vững mạnh; chấp hành đúng pháp luật và phát huy quyền làm chủ của nhân dân

- Liên hệ mật thiết với nhân dân, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần

và bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; lãnh đạo nhân dân tham gia xây dựng và thực hiện đường lối chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước

- Kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng và pháp luật của Nhà nước; kiểm tra tổ chức đảng và đảng viên chấp hành Điều lệ Đảng

Đảng ủy cơ sở nếu được cấp ủy cấp trên trực tiếp ủy quyền thì được quyết định kết nạp và khai trừ đảng viên

* Ban Thường vụ đảng ủy cơ sở

Đối với những đảng ủy cơ sở có từ 9 ủy viên trở lên thì được bầu Ban Thường vụ, bầu Bí thư, Phó Bí thư trong số ủy viên thường vụ; những đảng

ủy có dưới 9 ủy viên không bầu Ban Thường vụ mà chỉ bầu Bí thư, Phó Bí thư

Ban Thường vụ có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của Đảng bộ

2.1.2.2 Các ban của đảng ủy, các chi bộ trực thuộc đảng uỷ

- Đảng ủy lập ra các ban đảm nhiệm từng mặt công tác của đảng ủy: văn phòng, tổ chức, kiểm tra, tuyên giáo, công tác quần chúng Các ban không có cán bộ chuyên trách, do một đồng chí thường vụ hoặc đảng ủy viên phụ trách

- Chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở được tổ chức theo nơi làm việc hoặc nơi ở của đảng viên; mỗi chi bộ ít nhất có 3 đảng viên chính thức Chi bộ đông đảng viên có thể chia thành nhiều tổ đảng; tổ đảng bầu tổ trưởng, nếu cần thì bầu tổ phó; tổ đảng hoạt động dưới sự chỉ đạo của chi ủy

Chi bộ lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị của đơn vị; giáo dục, quản

lý và phân công công tác cho đảng viên; làm công tác vận động quần chúng

và công tác phát triển đảng viên; kiểm tra, thi hành kỷ luật đảng viên; thu và nộp đảng phí Chi bộ, chi ủy họp thường lệ mỗi tháng một lần

Đại hội chi bộ do chi ủy triệu tập năm năm 2 lần; nơi chưa có chi ủy thì

do bí thư chi bộ triệu tập Khi được đảng ủy cơ sở đồng ý thì có thể triệu tập sớm hoặc muộn hơn nhưng không quá 6 tháng

Chi bộ có dưới 9 đảng viên chính thức bầu bí thư chi bộ, nếu cần bầu phó bí thư Chi bộ có 9 đảng viên chính thức trở lên bầu chi ủy, bầu bí thư, phó bí thư chi bộ trong số chi ủy viên

2.1.3 Tổ chức chính trị xã hội cấp huyện và cơ sở

2.1.3.1 Hệ thống tổ chức của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp huyện và cơ sở

* Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cấp huyện:

- Đại hội đại biểu Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh huyện: do

Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên huyện triệu tập thường lệ 5 năm một lần Nhiệm vụ của Đại hội là góp ý kiến vào các dự thảo văn kiện Đại hội Đoàn toàn quốc và Đại hội Đoàn tỉnh; thảo luận và biểu quyết thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên huyện trình Đại hội; quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi ở huyện; bầu Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh huyện nhiệm kỳ mới và bầu đoàn đại biểu đi dự Đại hội Đoàn tỉnh

- Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh huyện: là

cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ Đại hội Đoàn huyện; có nhiệm vụ lãnh đạo công tác đoàn, Hội, Đội ở huyện; tổ chức thực hiện nghị quyết Đại hội Đoàn huyện

và chỉ đạo các đoàn cơ sở thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Đảng và của Ban Chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh huyện; định kỳ báo cáo

về tình hình hoạt động của Huyện Đoàn với Ban Chấp hành đảng bộ huyện

mà trực tiếp là Ban Thường vụ huyện ủy và tỉnh Đoàn; thông báo tình hình hoạt động cho các đoàn cơ sở; phối hợp với các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể và các tổ chức kinh tế - xã hội cấp huyện để giải quyết những vấn đề có liên quan đến công tác Đoàn và phong trào thanh, thiếu niên, nhi đồng

- Ban Thường vụ Huyện Đoàn: do Ban Chấp hành Đoàn huyện bầu ra;

là cơ quan lãnh đạo mọi mặt công tác của Đoàn giữa 2 kỳ họp Ban Chấp hành

- Thường trực Huyện đoàn (gồm Bí thư và các Phó Bí thư) có nhiệm

vụ lãnh đạo các công việc hàng ngày của Đoàn ở cấp huyện

* Tổ chức Đoàn cơ sở

Tổ chức cơ sở Đoàn gồm Đoàn cơ sở và chi đoàn cơ sở Ở những cơ sở

có nhiều đoàn viên có thể tổ chức Đoàn bộ phận, liên chi đoàn và chi đoàn trong Đoàn cơ sở Tổ chức cơ sở Đoàn là nền tảng của Đoàn được thành lập theo địa bàn dân cư, theo ngành nghề, theo đơn vị học tập, công tác và đơn vị

cơ sở trong lực lượng vũ trang nhân dân

Tổ chức cơ sở Đoàn được thành lập trong doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Chi đoàn, đoàn cơ sở có thể trực thuộc huyện đoàn, tỉnh đoàn hoặc đoàn khối, đoàn ngành tuỳ thuộc vào tính đặc thù của từng đơn vị theo hướng dẫn của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn

Chi đoàn là tổ chức tế bào của Đoàn Đơn vị có ít nhất 3 đoàn viên trở lên được thành lập chi đoàn Nếu chưa đủ 3 đoàn viên thì đoàn cấp trên giới thiệu đến sinh hoạt tại một cơ sở đoàn thích hợp

Đoàn cơ sở là cấp trên trực tiếp của chi đoàn Đơn vị có từ 2 chi đoàn trở lên và có ít nhất 30 đoàn viên có thể thành lập đoàn cơ sở Trong các đội thanh niên xung phong, thanh niên xung kích, các đội hình lao động trẻ hoạt động ngắn hạn được tổ chức đoàn lâm thời

2.1.3 2 Hệ thống tổ chức của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện và cơ sở

* Tổ chức bộ máy của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện

- Đại hội đại biểu Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện: là cơ quan hiệp

thương dân chủ cao nhất của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện Đại hội

có nhiệm vụ thảo luận và thông qua báo cáo nhiệm kỳ của Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam huyện; thông qua chương trình thống nhất hành động của

Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện; góp ý kiến vào văn kiện Đại hội Mặt trận

Tổ quốc Việt Nam tỉnh; hiệp thương dân chủ cử ra Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện

- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện: là cơ quan chấp hành giữa

2 kỳ Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chương trình của Mặt trận Tổ quốc do Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện đề ra và những nhiệm vụ của Mặt trận Tổ quốc Việt nam

- Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện: do Ủy ban Mặt

trận Tổ quốc huyện hiệp thương dân chủ cử trong số ủy viên Ủy ban Mặt trận

Tổ quốc huyện gồm: Chủ tịch, phó Chủ tịch và các uỷ viên chuyên trách giúp việc Ban Thường trực có nhiệm vụ:

+ Chuẩn bị các kỳ họp của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện

+ Tổ chức thực hiện Chương trình hành động của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện và các chủ trương công tác của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh; chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban Nhân dân huyện có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của Mặt trận Tổ quốc

+ Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã

+ Xét, công nhận việc cử, bổ sung hoặc thay đổi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, ủy viên Ban Thường trực Ủy ban Mặt trận Tổ quốc cấp xã

+ Tổ chức quản lý, điều hành bộ máy giúp việc ở cơ quan Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện

+ Giữ mối liên hệ và phối hợp công tác với cơ quan Nhà nước và các tổ chức thành viên

+ Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hoạt động của các tổ chức tư vấn, công tác viên của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện

* Tổ chức bộ máy của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã