Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp

Bổ sung nội dung thực hiện nghiêm các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thành tiêu chuẩn thực hiện cải cách hành chính tại các cơ

NGUYỄN XUÂN TRUNG

Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu

trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp

LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI - 2005

NGUYỄN XUÂN TRUNG

Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu

trữ cơ quan bộ- thực trạng và giải pháp

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Mã số: 5.10.02

Người hướng dẫn: PGS Vương Đình Quyền

HÀ NỘI - 2005

B NỘI DUNG

Chương 1. Tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cấp bộ

hiện nay và vấn đề lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ

14

1.1.Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt

1.2 Mục đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ hiện hành và nộp

Chương 2. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

vào lưu trữ cơ quan bộ hiện nay

34

2.1 Quy định của Nhà nước và các bộ về công tác lập hồ sơ và nộp

2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ hiện hành tại các bộ hiện nay 42

2.3 Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các bộ hiện nay 49

Chương 3. Giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Bộ

72

3.1 Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và các cán bộ, công chức,

viên chức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan bộ

72

3.2 Hoàn thiện hệ thông văn bản quản lý nhà nước về công tácvăn thư

lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

bộ nói riêng

73

3.3 Bổ sung nội dung thực hiện nghiêm các quy định của Nhà

nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan thành tiêu chuẩn thực hiện cải cách hành chính tại các cơ quan

bộ

75

3.4 Tăng cường tuyên truyền, phổ biến nghiệp vụ công tác văn

thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng 76

3.5 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm tại

3.6 Xây dựng một nề nếp, tác phong làm việc khoa học, chất

lượng trong lãnh đạo cấp bộ và các công chức, viên chức các bộ 78

3.7 Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 trong công tác hành

PHỤ LỤC

KHXH&NV Khoa học Xã hội và Nhân văn

LĐ TB&XH Lao động Thương binh và Xã hội

TLLTQG Tài liệu lưu trữ quốc gia

TTLTQG Trung tâm lưu trữ quốc gia

UBTVQH Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

XHCN Xã hội chủ nghĩa

A PHẦN MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá vô cùng quý giá của quốc gia Chính vì vậy, ngay sau khi giành được độc lập dân tộc chỉ tròn 4 tháng, Bác Hồ với cương vị là Chủ tịch Chính phủ lâm thời đã ký bản Thông đạt số 1C/VP ngày 03

tháng 01 năm 1946 gửi các ông Bộ trưởng nhắc nhở “nghiêm cấm mọi hành

động tiêu huỷ công văn hồ sơ cũ” và Bác đã giải thích ngay bằng mệnh đề

khẳng định đó là: “ tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc

gia” Thực hiện lời dạy của Bác, trong gần 60 năm chiến đấu, bảo vệ và xây

dựng đất nước, Đảng và Nhà nước ta dù trong hoàn cảnh khó khăn đến thế nào cũng vẫn giành cho công tác văn thư lưu trữ sự quan tâm xứng đáng

Ngay từ năm 1962, dù đất nước còn bộn bề bao công việc của cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc ở miền Nam, xây dựng cơ sở vật chất cho chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng để giúp Chính phủ quản lý tập trung, thống nhất công tác lưu

trữ Ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra Nghị định số 142/CP ban hành

Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Trong Điều lệ này,

tại Mục I - Điều 21, 22 và 23 đã đề cập rất đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc của những công chức, viên chức làm công văn giấy tờ và cả những viên chức làm việc “có liên quan đến công văn giấy tờ” Văn bản này đã yêu cầu tỷ

mỷ, cụ thể về việc cán bộ các cơ quan phải lập hồ sơ công việc Lập hồ sơ công việc tốt không chỉ góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, khoa học mà còn

là tiền đề cơ bản bảo đảm cho việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt nhất Để giúp cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan tổ chức lập hồ sơ hiện hành được tốt, ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành văn bản số 261-NV “Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan” Vấn

đề này, Điều 8 của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành ngày

11/12/1982 quy định: “Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang

nhân dân, trong qúa trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ

sơ trong cơ quan, đơn vị, đến hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước theo qui định của Hội đồng Bộ trưởng” [53; 3]

Vấn đề lập hồ sơ công việc đến năm 2001 vẫn tiếp tục được khẳng định tại Điều 11 Chương II Mục 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được công bố bởi lệnh số

03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân

trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn ” [54 ; 3]

Mới đây, ngày 08/4/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số

110/2004/NĐ-CP Về công tác Văn thư Trong Nghị định này, trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, cán bộ văn thư, lưu trữ và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công tác lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị đã được qui định rất cụ thể

Tuy vậy, vì nhiều lý do mà nhiều năm qua, ở rất nhiều cơ quan Nhà nước

từ Trung ương đến địa phương, việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ không được thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt với những mức độ khác nhau Đây chính là nguyên nhân khiến rất nhiều tài liệu khi đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan bộ ( lưu trữ hiện hành) và lưu trữ Quốc gia (lưu trữ lịch sử) còn ở dạng bó gói, lộn xộn, chưa hình thành hồ sơ Đã hàng chục năm nay ngành lưu trữ được sự quan tâm của Chính phủ đã lập những đề án giải toả tài liệu tích đống, bản thân các cơ quan bộ cũng đã ký rất nhiều hợp đồng chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ cơ quan bộ nhằm giải quyết các tài liệu chưa được lập hồ sơ trong kho lưu trữ cơ quan Tuy vậy tài liệu chưa được lập hồ

sơ tồn đọng ngày càng nhiều, ngày một tăng lên với tốc độ cao hơn ở các lưu trữ cơ

6

quan bộ Đây là vấn đề đáng quan tâm số một của các cơ quan lưu trữ hiện nay, hậu

quả của việc này là không nhỏ

Trong số các cơ quan hành chính nhà nước, các bộ và các cơ quan ngang bộ ( gọi chung là bộ) là các cơ quan có vai trò cực kỳ quan trọng Bởi các bộ là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý nhà nước trên phạm

vi cả nước theo ngành hoặc lĩnh vực hoạt động Nếu các bộ không làm tốt công tác văn thư lưu trữ, dẫn tới việc không quản lý tốt văn bản, giấy tờ sẽ không thể giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, không thể phục vụ kịp thời, chính xác cho yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị Đối với từng cán bộ, công chức, viên chức tại các bộ, nếu không làm tốt công tác lập hồ sơ, nếu không lập được các hồ sơ đủ, đúng, rõ ràng, sẽ không thể tổ chức lao động khoa học, sẽ không thể nâng cao năng xuất và hiệu quả công tác, không thể tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo bộ những quyết sách vĩ mô để quản lý, điều hành cả một ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn của Quốc gia được hiệu quả

Trên thực tế, kể từ năm 1977, năm mà Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành văn bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đến nay, công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ, UBND các cấp hầu như không có chuyển biến Tài liệu tích đống, tồn đọng ở các cơ quan cấp Bộ, UBND các cấp ngày càng nhiều hơn Theo số liệu mà chúng tôi khảo sát trực tiếp ở các Bộ, và số liệu do các Phòng lưu trữ Bộ, ngành; Trung tâm lưu trữ tỉnh báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo định

kỳ và đột xuất như Tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia, Tổng kết 3 năm thi hành Chỉ thị số 726/TTg về Tăng cường quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ trong thời gian tới của Thủ tướng Chính phủ thì tổng

số tài liệu tồn đọng không được lập hồ sơ tại các phòng lưu trữ đến năm 2003

chỉ ở 6 Bộ đã là 20.979 mét giá Cùng với đà tăng trưởng kinh tế, cũng như việc

tăng cường trang thiết bị sao, chụp văn bản tại các văn phòng cơ quan ở nước ta như hiện nay, mức độ tăng hồ sơ tài liệu ở các cơ quan Bộ, ngành, tỉnh cũng sẽ tăng với số lượng không nhỏ Dù rằng, từ năm 2000 đến nay nhiều bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc TW đã chi hàng tỷ đồng cho công tác chỉnh lý tài liệu

- tức lập lại hồ sơ công việc nhưng chỉ làm giảm một phần lượng tài liệu tồn đọng, tích đống ở các phòng, kho lưu trữ mà thôi Riêng ở 2 Trung Tâm lưu trữ Quốc gia II và III số tiền Nhà nước đã chi cho việc giải quyết tài liệu tích đống chưa được lập hồ sơ do các bộ, ngành giao nộp từ năm 1998 đến nay cũng đã gần 30 tỷ nhưng cũng chưa giải quyết hết số tài liệu tồn đọng Như vậy, dù Nhà nước có xây thêm bao nhiêu kho lưu trữ cũng không chứa đủ, chi thêm bao nhiêu kinh phí để giải toả tài liệu không được lập hồ sơ cũng sẽ không bao giờ giải toả hết tài liệu chưa được lập hồ sơ nếu công tác lập hồ sơ hiện hành không được các bộ, ngành làm tốt Một hậu quả khác cũng khá nghiêm trọng là: Do hồ sơ không được lập nên nhiều trường hợp độc giả, nhất là các cấp lãnh đạo cơ quan cần đến tài liệu, hồ sơ mà cán bộ lưu trữ cơ quan không thể tìm được đã làm cho uy tín của lưu trữ cơ quan xuống thấp Chính điều này đã trở thành nguyên nhân cơ bản khiến cho xã hội và các nhà quản lý không quan tâm hoặc từ chối tạo điều kiện giúp đỡ các phòng, kho Lưu trữ

Thực tế tình hình ở các Bộ, ngành mà chúng tôi đã đi khảo sát trực tiếp và các số liệu của các bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước các năm 2001,2002 và 2003 chúng tôi thấy thực trạng tương đối giống nhau Tuy con số tài liệu chưa được lập thành hồ sơ tồn đọng ở các lưu trữ

bộ có khác nhau song đều giống nhau ở một điểm: Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành chưa theo đúng quy định một năm sau khi công việc kết thúc và rất nhiều tài liệu khi giao, nộp đều ở dạng bó, gói, cặp; các hồ sơ công việc hoặc chưa được lập hồ sơ hoặc lập sơ sài Chính vì vậy sau khi học xong các học phần của lớp

Cao học Lưu trữ học và Tư liệu học khoá IV tôi đã chọn vấn đề “ Vấn đề lập hồ

Mục tiêu của đề tài

Luận văn có hai mục tiêu:

* Trình bày thực trạng về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan bộ; chỉ ra nguyên nhân cơ bản dẫn tới tình trạng tài liệu chưa được lập thành hồ sơ đang tồn đọng ngày càng nhiều ở các cơ quan bộ

* Kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các cơ quan bộ một

số giải pháp để nhanh chóng giải quyết triệt để tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan bộ theo đúng quy định của nhà nước

Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu để thực hiện mục tiêu của đề tài là tình hình lập hồ

sơ hiện hành, chất lượng của hồ sơ đã được lập và tình hình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các bộ Còn đối tượng nghiên cứu khảo sát trực tiếp

là nhiều văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bộ quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các bộ; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy; nhiều báo cáo phản ánh tình hình công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ

Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan của các đơn vị thuộc cơ quan bộ và các nguyên nhân của

tình trạng tài liệu tồn đọng ở các cơ quan Bộ mà chƣa thể mở rộng phạm vi đến

các cơ quan, đơn vị trực thuộc bộ nhƣ các Tổng cục, Cục hay Tổng công ty, các cơ quan sự nghiệp

Cũng do thời gian có hạn nên chúng tôi chỉ có điều kiện đến khảo sát sâu tình hình thực tế ở 9 Bộ, đó là Bộ Công nghiệp, Bộ Lao động Thương binh và

Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Văn hoá Thông tin, Bộ Y tế Đối với các bộ khác chúng tôi nghiên cứu thông qua các báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất mà các bộ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề:

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các bộ

- Thành phần nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ và vai trò của các tài liệu này đối với việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các bộ

- Tầm quan trọng và phương pháp tiến hành lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ

- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các bộ trong thời gian qua

- Hậu quả và nguyên nhân của việc không làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ

- Đề xuất một số giải pháp khắc phục các tồn tại, làm tốt công tác lập hồ

sơ hiện hành, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ trong thời gian tới

Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

10

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được chú ý nghiên cứu kể từ khi HĐCP ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình Đại học, Trung học về công tác văn thư

đã đề cập đến vấn đề này dưới góc độ lý luận và tình hình thực tiễn Trước hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, giai đoạn từ 1966 đến 1968; Tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969 đến 1972; Tập san Văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973 đến 1990; Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

Ở thập niên 60 của thế kỷ 20, trong khoảng mười năm liên tục, rất nhiều bài viết của các tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch đã đề cập đến các vấn đề về nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, kinh nghiệm lập hồ

sơ công việc ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu cũng

như vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị Ví dụ các bài: Cán

bộ lưu trữ có nhiệm vụ đi sát giúp đỡ bộ môn văn thư làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành (Tài liệu nghiên cứu Công tác lưu trữ, số 3/1968), Bàn về phương pháp lập hồ sơ (Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ, số 2/1969), Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Cán bộ làm công tác công văn giấy tờ phải tự tay mình lập hồ sơ công việc mình giải quyết (Tập san Công tác Lưu trữ hồ sơ, số 3/1969) của tác giả Vũ Dương Hoan, Mấy ý kiến trao đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài liệu linh tinh, lộn xộn trong từng cặp, từng bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số

3/1972) của tác giả Đỗ Ngọc Phác Rải rác ở hầu hết các số Tập san từ năm

1972 đến năm 1977 đều có bài viết về vấn đề lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan ở hầu khắp các cơ quan, các ngành công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, nhiều nhất là ở các cơ quan hành chính cấp tỉnh

Nội dung các bài viết chủ yếu tập trung vào các vấn đề như: Mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành, các nguyên tắc, yêu cầu về lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy

tờ của các cơ quan

Qua các bài viết này chúng ta thấy khá rõ tình hình là: Tài liệu ở rất nhiều

cơ quan hành chính thời kỳ này đều chưa được lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào phòng, kho lưu trữ cơ quan thời kỳ này đa phần là dạng bó, gói Nhiều tác giả khác cũng có các bài viết cảnh báo về thực trạng này đồng thời đã chỉ ra một số nguyên nhân như: Thói quen luộm thuộm, thiếu nhận thức về vai trò của hồ sơ, thiếu ý thức về giá trị của tài liệu

Các báo cáo chuyên đề của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng với nội dung chủ yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trên thực tế, chưa có một bài viết hay báo cáo nào tổng kết một cách đầy đủ tình hình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu của các cơ quan nói chung, các bộ nói riêng

Các bài viết nói chung chưa nêu rõ những tồn tại, nguyên nhân tồn tại, đề xuất các giải pháp khắc phục có sức thuyết phục cao Trong các bài viết của mình, các tác giả đã cũng đã đề xuất một số giải pháp như: Tăng cường ý thức trách nhiệm của cán bộ, tăng cường giáo dục trách nhiệm, kêu gọi lòng yêu nước, ý thức trách nhiệm v.v Theo quan điểm của chúng tôi thì chỉ kêu gọi ý thức trách nhiệm, đề cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ, công chức đang công tác tại các bộ là chưa đủ Hơn nữa, các nguyên nhân mà các tác giả chỉ ra chưa đúng cốt lõi vấn đề Chính vì vậy, các giải pháp đơn lẻ mà họ đề xuất không giải quyết triệt

để

Các giáo trình, bài giảng chuyên đề văn thư lưu trữ tại trường Đại học KHXH & NV, trường Trung học Văn thư Lưu trữ chủ yếu trình bày lý luận luận về

Các nguồn tài liệu tham khảo:

Để viết luận văn, chúng tôi đã nghiên cứu, tham khảo các tài liệu sau:

+ Các Văn bản chủ yếu của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Chỉ thị 762/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ Về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định số 110/2004 ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định

số 111/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và nhiều Nghị định, Thông tư, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có liên quan khác

+ Một số giáo trình như: Lý luận và thực tiễn Lưu trữ của Liên Xô, Lý luận

và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2005, Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư của trường Trung học văn thư Lưu trữ TW I và một số Giáo trình của các lớp Bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư lưu trữ do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản

+ Các Báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ vào dịp kỷ niệm các sự kiện quan trọng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; các báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo đột xuất của các bộ gửi về Cục để phục vụ cho việc tổng kết, đánh giá các vấn đề nghiệp vụ

+ Các báo cáo khoa học về vấn đề lập hồ sơ hiện hành, về nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bộ và các bài viết của các cán bộ trong và ngoài ngành Lưu trữ đăng trên các báo, tạp chí đặc biệt là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

Chúng tôi cũng đã nghiên cứu các văn bản quy định về công tác Văn thư và Danh mục hồ sơ của một số bộ như: Bộ Công nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Y tế

Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện Luận văn chúng tôi áp dụng các phương pháp nghiên cứu chính là: Thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh và suy luận trên nền tảng tư duy duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lê nin Ngoài ra,chúng tôi đã thực hiện

phương pháp phỏng vấn trực tiếp người phụ trách, các cán bộ văn thư lưu trữ hiện

đang công tác tại nhiều cơ quan Bộ, ngành như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Văn hoá - Thông tin, Bộ Y tế

Cấu trúc của Luận văn

Luận văn của chúng tôi bao gồm các phần chính sau:

A Phần mở đầu: Phần này chúng tôi trình bày về lý do chọn đề tài, về mục tiêu, phạm vi, đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu, về lịch sử nghiên cứu đề tài, các nguồn tài liệu tham khảo, phương pháp nghiên cứu, cấu trúc và đóng góp của luận văn

Phần B NỘI DUNG Phần này được cấu trúc thành 3 Chương:

Chương 1: Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành ở các bộ, mục

đích, ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bộ

Chương 2 Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan bộ

14

Chương 3 Các giải pháp giải quyết

Cuối cùng là phần C KẾT LUẬN

Đóng góp của luận văn

Nếu các kiến nghị của chúng tôi trong luận văn được các nhà quản lý ngành Văn thư và lưu trữ quan tâm, cho áp dụng trong thực tế thì luận văn sẽ có những đóng góp thiết thực sau:

- Kiến nghị một số giải pháp để Nhà nước ban hành các văn bản chỉ đạo chấn chỉnh công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

bộ

- Góp phần giải quyết tình trạng không lập hồ sơ hiện hành và tình trạng không giao nộp hoặc giao nộp các tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh vào các lưu trữ cơ quan bộ

Chúng tôi hy vọng đề tài của chúng tôi sẽ góp phần giải quyết một vấn đề khó

đã tồn tại nhiều năm đối với ngành văn thư và lưu trữ nước ta

Tuy nhiên do năng lực có hạn, luận văn của chúng tôi khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết trong cách giải quyết vấn đề, trong những giải pháp mà chúng tôi đề xuất trong luận văn Trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi đã gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, xin ý kiến chuyên gia và xử lý thông tin, bởi vì vấn

đề nghiên cứu rộng và khó Những hạn chế này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của đề tài Chúng tôi mong nhận được những góp ý của các nhà khoa học, các đồng nghiệp và những ai quan tâm tới vấn đề này

B NỘI DUNG

Chương 1: TÀI LIỆU CHỦ YẾU HÌNH THÀNH Ở CÁC BỘ

VÀ VẤN ĐỀ LẬP HỒ SƠ, NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO

LƯU TRỮ BỘ

1.1 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cấp bộ hiện nay

1.1.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các bộ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ được quy định tại Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25/12/2001 và Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ Điều 22 của Luật Tổ chức

Chính phủ quy định: " Bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn

nhà nước theo quy định của pháp luật." [ 37; 4]

Các điều từ 4 đến 14 thuộc chương II của Nghị định số 86/2002/NĐ-CP

đã quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của cấp Bộ Theo văn bản này, bộ là cơ quan của Chính phủ có chức năng tham mưu và giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước một hoặc một số ngành, lĩnh vực chuyên môn theo sự

phân công của Chính phủ Ví dụ: Về pháp luật các bộ có chức năng trình Chính

phủ dự kiến chương trình xây dựng luật, pháp lệnh về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách để Chính phủ trình Quốc hội, UBTVQH ban hành Hàng năm các bộ có nhiệm vụ giúp Chính phủ dự thảo các nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ theo yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ; chịu trách nhiệm triển khai thực hiện chương trình đó theo kế hoạch đã được phê duyệt và các dự

án khác theo sự phân công của Chính phủ Ví dụ Bộ Nội vụ đã giúp Chính phủ xây dựng dự án Pháp lệnh Công chức Viên chức để Chính phủ trình UBTVQH

và đã được UBTVQH Khoá X thông qua ngày26/02/1998; Bộ Tài nguyên và Môi trường đã xây dựng dự án luật Tài nguyên Nước để Chính phủ trình Quốc hội Khoá XI.v.v…

Để giúp Chính phủ thực hiện chức năng quy hoạch, kế hoạch chiến lược lĩnh vực chuyên môn của bộ, các bộ phải trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm, các công trình quan trọng thuộc ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách Đồng thời phải công khai hóa chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch sau khi được phê duyệt; tổ chức chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đó

Về hợp tác quốc tế, Chính phủ đã giao nhiệm vụ cho các bộ phải trình Chính phủ việc đàm phán, ký, gia nhập điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước, nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ; tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế đã ký kết hoặc gia nhập thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ Đồng thời các bộ còn được Chính phủ giao nhiệm vụ trình Chính phủ việc ký kết, gia nhập, phê duyệt các điều ước quốc tế và chủ trương, biện pháp, mở rộng quan hệ với nước ngoài, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc

tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ; chỉ đạo và tổ chức thực hiện các điều ước quốc tế và thực hiện chủ trương biện pháp đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; tham gia các tổ chức quốc tế theo sự phân công của Chính phủ Thuộc phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm của mình, các bộ phải thực hiện hợp tác quốc tế về ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật; cho phép các đơn vị trực thuộc bộ, các cơ quan tổ chức nước ngoài do cơ quan trung ương cấp giấy phép hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ

Nhằm thực hiện chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về tinh giản bộ máy hành chính các bộ được Chính phủ giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý về tổ

chức bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước Cụ thể, các bộ phải trình Chính phủ ban hành nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của bộ; trình Chính phủ quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể tổng cục thuộc bộ; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định việc thành lập,

tổ chức lại, giải thể các vụ, cục, thanh tra bộ, tổ chức sự nghiệp thuộc bộ và quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của tổng cục thuộc bộ; quyết định thành lập các tổ chức sự nghiệp khác không thuộc thẩm quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật Đặc biệt, các bộ trưởng còn được Chính phủ giao nhiệm vụ trình Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Thứ trưởng, Tổng cục trưởng tổng cục thuộc bộ, Chánh Thanh tra bộ…

Thực hiện chức năng giúp việc cho Chính phủ, các bộ có nhiệm vụ trực tiếp ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo các ngành, các cấp và các địa phương trên

cả nước thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực do

bộ phụ trách Cụ thể, các bộ phải ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ và hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó; chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ

Đồng thời các bộ phải kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng

nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành

về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách; phát hiện những quy định do các cơ quan đó ban hành không đúng thẩm quyền hoặc trái các văn bản quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do bộ phụ trách và giúp Chính phủ giải quyết theo quy định tại các khoản 3, 4, 5 Điều 13 của Nghị định

Tham khảo các quy định của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cấp bộ như chúng tôi vừa trình bày ở trên, chúng ta thấy cấp bộ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước Việc cấp bộ triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Nhà nước như thế nào sẽ có ảnh hưởng lớn

đến sự tồn tại và phát triển của Quốc gia Ví dụ như: Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, giúp Chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ chức, công tác cán bộ; giúp chính phủ thực hiện công cuộc cải cách hành chính.v.v …Chúng ta ai cũng biết rằng công tác tổ chức, cán bộ là cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với mỗi cơ quan, đơn vị Bởi vì con người và bộ máy tổ chức là hai điều kiện cần thiết không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức Như vậy các hoạt động hàng ngày về công tác tổ chức, cán bộ của cơ quan

Bộ Nội vụ sẽ có ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan và qua đó sẽ ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của cả đất nước Chúng ta có thể hiểu thêm về tầm quan trọng của cấp bộ qua tham khảo chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập theo Nghị định số 91/2002/NĐ - CP ngày 11/11/2002 của

Chính phủ [ 44; 1] Theo Nghị định này, Bộ có chức năng, nhiệm vụ cơ bản là:

Giúp Chính phủ quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước trên phạm vi cả nước

và một số chức năng khác Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước chính là điều kiện cần thiết bậc nhất cho sự tồn tại của Quốc gia, của dân tộc Những hoạt động thực thi chính sách quản lý Tài nguyên Đất, Tài nguyên Nước của Bộ sẽ có ảnh hưởng mang tính chất quyết định đến việc bảo vệ và sử dụng hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm tại nguyên cho đất nước

Hiện nay, theo chủ trương của Đảng và Nhà nước là thực hiện giai đoạn đầu của công cuộc cải cách nền hành chính Nhà nước, Nhà nước ta đã và đang thi hành chính sách giảm đầu mối trực thuộc Chính phủ, nhiều bộ đã được giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực Ngoài việc thực hiện nhiệm

vụ quản lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực truyền thống, nhiều bộ còn được Chính phủ giao quản lý một số ngành, lĩnh vực khác Ví dụ: Bộ Nội vụ được thành lập bởi Nghị định số 45/2003/NĐ - CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ

[45; 1] Tại Nghị định này, Chính phủ đã khẳng định Bộ Nội vụ là cơ quan của

Chính phủ, giúp chính phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước công tác tổ

chức, công tác cán bộ; giúp chính phủ thực hiện công cuộc cải cách hành chính

Để giúp Chính phủ thực hiện chủ trương cải cách hành chính bộ Nội vụ đã được Chính phủ giao cụ thể 3 nhiệm vụ tại Điều 7 của Nghị định số 45/2003/NĐ -

CP:

"1 Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính của bộ theo mục tiêu và nội dung Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

2 Trình Chính phủ đề án phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nước của bộ cho ủy ban nhân dân địa phương và hoàn thiện thể chế quản lý kinh tế, xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ;

3 Quyết định và chỉ đạo thực hiện việc sửa đổi, đơn giản hóa thủ tục hành chính, hiện đại hóa hành chính trong phạm vi quản lý của bộ."

Do có vai trò quan trọng đặc biệt như vậy, cấp bộ có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có sự phân công, phân cấp quản lý rất rõ ràng, cụ thể cho các đơn vị chức năng của bộ và các đơn vị trực thuộc bộ Theo Nghị định số 86/2002/NĐ - CP ngày 05/11/2002 của Chính phủ thì cơ cấu tổ chức của cấp bộ bao gồm:

* Các đơn vị tham mưu cho Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước Ví dụ như: Tại các bộ, bộ nào cũng có các Vụ chức năng để tham mưu cho Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về ngành, lĩnh vực mà bộ

đó được giao phụ trách; bộ nào cũng có Văn phòng bộ để thực hiện hai chức năng chính là tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo bộ

* Tham khảo chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cấp bộ như chúng tôi vừa trình bày ở trên chúng ta thấy cấp bộ không chỉ có các đơn vị chức năng của

bộ làm nhiệm vụ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc thực thi quyền quản lý Nhà nước, cấp bộ còn có thể có Cục, Tổng cục trực thuộc bộ có chức năng quản

lý nhà nước ngành, lĩnh vực Đó chính là các cơ quan được giao nhiệm vụ quản

lý Nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực thuộc bộ Ví dụ như: Tổng cục Thuế

thuộc Bộ Tài chính có chức năng giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và thực thi chính sách thuế trên phạm vi cả nước Hoặc một ví dụ khác như: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư, công

tác Lưu trữ trên phạm vi cả nước [45; 7]

* Các tổ chức sự nghiệp thuộc bộ Vì các bộ là cơ quan lớn có chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý Nhà nước theo ngành, lĩnh vực trên phạm vi cả nước nên hầu hết các bộ đều có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc để giúp bộ thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn Ví dụ như: Bộ Tài nguyên và Môi trường có tới

6 đợn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm: Trung tâm Khí tượng Thuỷ văn Quốc gia, Trung tâm Điều tra Quy hoạch đất đai, Trung tâm Viễn thám, Trung tâm

Thông tin, Báo Tài nguyên Môi trường, Tạp chí Tài nguyên Môi trường [ 44; 5]

* Các Tổng công ty, Công ty thuộc quyền quản lý của bộ Loại hình các Tổng công ty, Công ty thuộc quyền quản lý của cấp bộ trong giai đoạn hiện nay tuy đã giảm nhiều so với các năm trước đây vì Chính phủ chủ trương tăng quyền

tự chủ sản xuất, kinh doanh cho các doanh nghiệp Tuy vậy nhiều bộ hiện nay vẫn còn quản lý một số doanh nghiệp Nguyên nhân cơ bản là Nhà nước chủ trương quản lý các doanh nghiệp hoạt động công ích, lấy mục tiêu phục vụ và các chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội chung cho đất nước làm mục tiêu chính Ví

dụ như: Tổng công ty Bưu chính Viễn thông thuộc bộ Bưu chính Viễn thông hiện đang thuộc quyền quản lý của Bộ Tuy nhiên, không phải bộ nào cũng quản

lý các doanh nghiệp mà do đặc thù riêng của mỗi bộ, các bộ có thể có hoặc không có các tổng công ty hay công ty thuộc quyền quản lý của bộ

Qua phần trình bày của chúng tôi ở trên, chúng ta có thể thấy hoạt động thực thi quyền quản lý của cấp bộ có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn trên phạm vi

cả nước, vai trò của cấp bộ là cực kỳ quan trọng trong nền hành chính Nhà nước Chính vì vậy, những văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cấp bộ rất

đa dạng và có nhiều giá trị cả trong công tác thực tế hiện hành và cả trong các lưu trữ lịch sử

1.1.2 Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động ở cấp bộ hiện nay.

Với chức năng, nhiệm vụ quan trọng như đã trình bày ở trên nên thành

phần, nội dung tài liệu hình thành ở các bộ là rất phong phú và có giá trị lưu trữ cao Về thành phần tài liệu ở các bộ thường bao gồm:

1) Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, và các văn bản chỉ đạo khác của các cơ quan cấp trên như Quốc hội, Chính phủ Bao gồm:

- Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định đề cập đến những vấn đề đường lối, chính sách chung, chế độ thể lệ chung, nguyên tắc chung gửi cho các bộ để sử dụng lâu dài hay nghiên cứu vận dụng giải quyết công việc cụ thể hàng ngày Ví dụ Nghị quyết số 730/ NQ- UBTVQH 11 ngày 30/9/2004 của

Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khoá 11 Về việc phê chuẩn bảng lương chức vụ, bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của Nhà nước, bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ ngành toà án, kiểm sát; hoặc Nghị định số 204/2004/NĐ

- CP ngày 14/12/2004của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang

- Luật, pháp lệnh, nghị quyết, quyết định, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo khác về những vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ Ví dụ Bộ Nội

vụ có các văn bản như: Luật Tổ chức Chính phủ, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Nghị định số 86/ NĐ - CP ngày 05/11/2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cấp bộ; Bộ Tài nguyên Môi trường có: Luật đất đai, Pháp lệnh Tài nguyên nước

2) Các loại chỉ thị, thông tư, quyết định, báo cáo và các văn bản khác do các bộ, ngành khác gửi đến như: Các quy định, quyết định, chỉ đạo, hướng dẫn

đó Ví dụ: Thông tư số 02 /2005/ TT - BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp lãnh đạo đối với công chức, viên chức các cơ quan hành chính nhà nước được gửi cho tất cả các bộ, ngành

3) Văn bản do bộ ban hành gồm:

(1) Quyết định, chỉ thị, thông tư và các văn bản khác do bộ ban hành để quy định, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và

Nhà nước về những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ Ví dụ: Thông tư

số 05/2005/TT - BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế

độ phụ cấp trách nhiệm công việc đối với cán bộ, công chức, viên chức

(2) Quy hoạch, kế hoạch, chương trình về xây dựng và phát triển ngành,

lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ Ví dụ: Quy hoạch phát triển ngành Lưu trữ đến năm 2010 của Bộ Nội vụ

(3) Báo cáo tổng kết, sơ kết và các văn bản khác của bộ phản ánh tình hình xây dựng và phát triển ngành, lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ

và các vấn đề có liên quan khác Ví dụ: Báo cáo số 1344/BC - BNV ngày 23/01/2005 của bộ Nội vụ về tổng kết công tác thi nâng ngạch, chuyển ngạch cán bộ công chức, viên chức năm 2004

(4) Công văn trao đổi với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, cán bộ ngành khác và với công dân về những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

của bộ Ví dụ: Công văn 1787/ CV/ VP ngày 24/6/2005 của Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến của Thủ Tướng chính phủ đồng ý cho tỉnh Nghệ An thực hiện Dự án quy hoạch xây dựng Thị xã Nghĩa Đàn trực thuộc tỉnh Nghệ An

(5) Tài liệu về xây dựng, ban hành các loại văn bản như: Luật, pháp lệnh, thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, quy định, quy chế, quy hoạch, đề án, dự án của các vấn đề, lĩnh vực thuộc phạm vi Bộ quản lý

(6) Tài liệu về nghiên cứu chuyên đề của các cơ quan chức năng trực thuộc Bộ Về cơ bản nhóm này gồm có các loại tài liệu sau đây:

- Đề cương nghiên cứu chuyên đề

- Các tài liệu điều tra, nghiên cứu thực tế

- Các tài liệu tham khảo khác

- Biên bản các cuộc họp góp ý kiến xây dựng hoặc các bản tham luận góp

ý kiến bổ sung

(7) Tài liệu về tổ chức cán bộ như: Đề án, kế hoạch, quyết định của bộ về

tổ chức bộ máy, các quyết định bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển , nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, viên chức

4) Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gồm:

(1) Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm

(2) Báo cáo phản ánh tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác (3) Tờ trình, công văn đề xuất, kiến nghị, trao đổi về xét duyệt và giải quyết những vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ chủ quản

(4) Những văn bản phản ánh tình hình và kết quả thực hiện của các cơ quan cấp dưới về vấn đề hay sự việc, đề xuất, kiến nghị, tờ trình, công văn trao đổi giải quyết vấn đề hay sự việc của các cơ quan, đơn vị có liên quan tới chức

năng, nhiệm vụ của bộ

5) Những văn bản do các cơ quan gửi đến đề nghị góp ý kiến xây dựng các đề án, dự án luật, pháp lệnh chuyên ngành

6) Báo cáo, tờ trình và các văn bản khác của các UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW và các sở, ban, ngành liên quan đến lĩnh vực quản lý của bộ Ví

dụ như: Sở Tài nguyên Môi trường Thành phố Hà Nội gửi báo cáo số 314/BC - TNMTHN ngày 25/7/2004 về Bộ Tài nguyên Môi trường báo cáo về tình hình

sử dụng đất công trên địa bàn Hà Nội tính đến năm 2003

7) Những đơn từ, kiến nghị, khiếu tố thuộc phần việc của bộ phụ trách

Để minh chứng, chúng tôi xin nêu khái quát về tài liệu hình thành ở vụ Tổ chức - Cán bộ và Lao động tiền lương của bộ Nội vụ Vụ này có những loại tài liệu chủ yếu sau:

a) Tài liệu về tổ chức, cán bộ:

Thuộc nhóm này có các văn bản, tài liệu sau:

- Luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo của Đảng, của Chính phủ về công tác tổ chức, cán bộ; công tác cải cách hành chính, chế độ lao động, tiền lương

- Chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, công tác cải cách bộ máy hành chính trong cơ quan bộ, tại các đơn vị trực thuộc

bộ trong các giai đoạn: 2000 đến 2005, 2006 đến 2010, 2011 đến 2020

- Quyết định và các văn bản khác về bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển cán bộ, công chức, viên chức của bộ và các đơn vị trực thuộc

- Báo cáo, kết quả thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; công tác cải cách bộ máy hành chính tại cơ quan Bộ, tại các cơ quan trực thuộc bộ các giai đoạn 2000 đến 2005, 2006 đến 2010, 2011 đến 2020

- Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc bộ

b, Tài liệu về lao động tiền lương

Thuộc nhóm này gồm những tài liệu chủ yếu sau:

* Tài liệu về chương trình, kế hoạch công tác

Khối này gồm các văn bản, tài liệu về chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của vụ, văn bản về tình hình biên chế số lượng công chức, viên chức, nhân viên và kế hoạch tiền lương, tăng lương của các đơn vị trong bộ và đơn vị trực thuộc, các bản dự thảo kế hoạch, các ý kiến của các đại biểu tại các hội nghị góp ý tại hội nghị bảo vệ kế hoạch

* Quyết định - Thông tư của bộ về tiền lương

Những văn bản của bộ ban hành về chế độ lương, thang bảng lương,

hướng dẫn thi hành chế độ, chính sách về lương, quyết định về nâng bậc lương cho các chuyên viên chính Ví dụ: Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện cải tiến chế độ tiền lương và tăng lương từ tháng 10/2004; Chỉ thị và các văn bản hướng dẫn của Bộ về cải tiến chế độ tiền lương và tăng lương

* Báo cáo Tổng kết tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch lao động tiền lương hằng năm của Bộ

- Báo cáo tổng hợp chung cả năm theo biểu mẫu đã quy định, các báo cáo chuyên đề, báo cáo thành phần tổng mức tiền lương v.v

* Báo cáo điều tra điển hình về lao động tiền lương

* Thông tư, chỉ thị, quyết định của Bộ về định mức lao động

* Tài liệu, văn bản về tuyển dụng, điều động, khen thưởng, kỷ luật cán

bộ, chuyên viên do Bộ quản lý

* Tập thư từ khiếu nại về các vấn đề lao động tiền lương

Bên cạnh các loại tài liệu hành chính hình thành ở các cơ quan bộ như chúng tôi vừa kể trên, tại các cơ quan bộ còn có nhiều tài liệu thuộc loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật như các bản vẽ công trình xây dựng, công trình giao thông, cầu đường, sơ đồ thiết kế các loại máy móc đi kèm theo các tài liệu hành chính trong các hồ sơ trình ký Hiện nay, ở cấp bộ còn hình thành lại hình tài liệu mới, đó là tài liệu điện tử Vấn đề này còn đang được bàn định trong các cơ quan quản lý chuyên môn….Nhưng dù đó là loại hình tài liệu nào thì các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cấp bộ cũng vẫn là các tài liệu có giá trị cao trong hiện hành và giá trị lịch sử Các tài liệu đó phải được lập hồ sơ hoàn chỉnh, bảo quản tốt phục vụ cho công việc hàng ngày của cơ quan bộ và khi đến hạn phải chọn lựa, giao nộp vào lưu trữ Quốc gia Theo quy định hiện hành, các bộ

là nguồn nộp lưu tài liệu cho các TTLTQG bởi vì các thông tin chứa trong các tài liẹu đó là thông tin cấp I, phản ánh trung thực và đầy đủ các hoạt động của Quốc gia trong phạm vi, lĩnh vực mà bộ hay ngành đó phụ trách Như vậy yêu cầu làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ đầy đủ cho lưu trữ bộ

là một tất yếu không thể khác Nếu không đất nước sẽ tổn hại không nhỏ một khối di sản văn hoá quý giá - Tài liệu lưu trữ của các bộ, thành phần cơ bản của Phông Lưu trữ Quốc gia

1 2 MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1.2.1 Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ

Về khái niệm hồ sơ, cuốn Công tác Lưu trữ Việt Nam do Vũ Dương Hoan chủ biên (Nhà Xuất bản Khoa học Xã hội ấn hành năm 1987) định nghĩa:

"Hồ sơ là một tập công văn tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việcvà được tập trung bảo quản ở một chỗ ( trong một bìa hay một cặp) Hiện nay khái niệm

hồ sơ cũng được dùng để chỉ một tập văn bản kết hợp với nhau theo đặc điểm

hình thức như: tập biên bản, tập chỉ thị” [ 33; 63] Còn Giáo trình Lý luận và

phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (Nhà Xuất bản Đại

học Quốc gia ấn hành năm 2005) thì nêu định nghĩa về hồ sơ như sau: “ Hồ sơ

là một tập văn bản ( hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc ( hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.” [56; 336]

Cũng trong cuốn Giáo trình này, khái niệm về Lập hồ sơ cũng được định

nghĩa là: “ Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc

theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo

phương pháp khoa học” [56 ; 336, 337]

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư của cơ quan, được

thực hiện sau khi sự việc, vấn đề dược đề cập trong các văn bản đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm sau khi kết thúc năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của năm mới Để phân biệt với lập hồ sơ trong lưu trữ, người ta gọi lập hồ sơ trong khâu văn thư

là lập hồ sơ hiện hành Theo quy định của nhà nước, lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Có nghĩa là công việc thuộc nggười nào phụ trách thì người ấy phải lập hồ sơ về công việc

đó

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ bộ

Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nói chung, tại các cơ quan bộ nói riêng có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan Bởi vì, việc lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cá nhân cán bộ, công chức, viên chức tại các bộ hoặc tại các cơ quan đơn vị Mỗi người muốn làm tốt công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, không thể có đầy đủ

cơ sở, nhất là các cơ sở pháp lý khi giải quyết các công việc quan trọng hàng ngày

Bởi vậy, trước hết, ta có thể khẳng định ngay rằng: Các cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc sẽ có lợi ngay cho bản thân cán bộ, công chức, viên chức các bộ trong việc tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày Đối với từng cán bộ nhân viên, công tác lập hồ sơ nếu thực hiện thường xuyên, nề nếp sẽ tạo tiền đề cho thói quen làm việc khoa học, tạo thói quen tổ chức lao động khoa học, trật tự, ngăn nắp Các hồ sơ được lập đủ, đúng,

rõ ràng, sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công tác Lập hồ sơ đầy đủ văn bản, sắp xếp có thứ tự, giúp cho bản thân các cán bộ, công chức, viên chức trong các

cơ quan nghiên cứu công việc có hệ thống, từ đó đề xuất vấn đề có căn cứ, có số liệu chính xác, do đó công việc giải quyết có chất lượng Điều này trong lý thuyết hướng dẫn lập hồ sơ cũng đã khẳng định Nếu cán bộ, công chức, viên chức ở các bộ không lập hồ sơ công việc, khi tìm đến những văn bản liên quan

sẽ mất thời gian tìm kiếm, không ít trường hợp tìm không thấy, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng giải quyết công việc Nhiều cán bộ, công chức, viên chức khi trình bày xin ý kiến giải quyết công việc dựa vào trí nhớ, dựa vào sổ tay, không có căn cứ khoa học; nếu cần kiểm tra lại chủ trương giải quyết công việc dựa vào căn cứ nào thì đôi khi tìm không thấy Cách làm như vậy rõ ràng không

có lợi cho việc giải quyết công việc, cho việc tiếp tục phải kiểm tra, theo dõi, nghiên cứu sau này, thậm chí rất có thể gây hậu quả khó lường Một số Thủ trưởng có tác phong yêu cầu cán bộ khi trình bày vấn đề hoặc xin ý kiến giải quyết công việc phải có hồ sơ việc chính là vì vậy

Như phần trên chúng tôi đã trình bày, thành phần, nội dung tài liệu hình thành ở các cơ quan bộ phần lớn đều có giá trị cao và phong phú về nhiều mặt Bởi vì, như chúng ta đã biết theo quy định của pháp luật, các bộ là cơ quan chuyên môn của Chính phủ - cơ quan Hành pháp cao nhất của Quốc gia, hoạt động của các bộ phần lớn là hoạt động thực thi chính sách quản lý Nhà nước ở tầm vĩ mô Các văn bản của cấp bộ ban hành phần lớn là hướng dẫn, chỉ đạo cả nước trong việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, chuyên ngành do bộ quản lý Nói cách khác, qua các tài liệu do các bộ sản sinh ra, ta có thể hình dung, thấy rõ hoạt động của cả Quốc gia trong một lĩnh vực chuyên môn ở một khoảng thời gian cụ thể Chính vì vậy, việc lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan bộ là việc phải làm tốt Nếu không, lịch sử của Quốc gia sau này qua tài liệu lưu trữ sẽ có những mảng trống hoặc lộn xộn mà hậu thế sau này sẽ phải suy nghĩ, suy đoán và tranh luận

Hơn thế nữa, công tác lập hồ sơ còn có tác dụng là: góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước Bởi vì , trong các văn bản hình thành trong hoạt động của các bộ có nhiều thông tin thuộc loại bí mật Quốc gia Nếu công tác lập

hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không làm tốt rất có thể sẽ

có một số văn bản, giấy tờ quan trọng rơi vào tay người xấu Khi đó hậu quả của việc này như thế nào thật là điều dễ hiểu Đối với các cơ quan bộ, công tác lập hồ sơ giúp cho các nhà quản lý thực hiện tốt công tác quản lý chuyên môn, đồng thời quản lý tốt công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, quản lý tốt tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước

Nếu mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi giải quyết công việc thực hiện nghiêm quy định lập và sắp xếp hồ sơ thì chỉ mất một ít thời gian mà hồ sơ do

họ lập lại dễ đảm bảo các yêu cầu về nghiệp vụ Cuối năm các cán bộ lưu trữ chỉ việc thực hiện quy định thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, làm thẻ, lập mục lục tra cứu để phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác của lãnh đạo, của các cán

bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Đồng thời các cán bộ lưu trữ sẽ có thời gian chủ động thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: Thực hiện các nghiệp vụ công bố, giới thiệu những tài liệu cần thiết cho mọi đối tượng nghiên cứu, khai thác thông tin quý trong tài liệu lưu trữ của cơ quan Ngược lại, nếu các cán bộ công chức, viên chức khi giải quyết công việc không lập và sắp xếp hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ bộ các cặp, bó, gói tài liệu chưa được lập hồ sơ thì hằng năm, cán bộ lưu trữ phải thường xuyên lập lại các hồ sơ mà vẫn không thể xong, không thể tốt và cán bộ lưu trữ không làm được việc chính của mình

1.2.3 Khái quát về phương pháp lập hồ sơ hiện hành

1.2.3.1 Về lập hồ sơ hiện hành

Việc lập hồ sơ hiện hành có thể được tiến hành trong hai trường hợp: Trường hợp cơ quan có danh mục hồ sơ và trường hợp cơ quan không có danh mục hồ sơ Dưới đây chúng tôi xin trình bày khái quát về cách lập hồ sơ đối với từng trường hợp:

a) Lập hồ sơ trong trường hợp cơ quan có danh mục hồ sơ

Theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng tại công văn số 216/NV ngày 12/10/1977 thì lập hồ sơ hiện hành bao gồm các công việc chính sau:

Cách thứ nhất, cán bộ văn thư hoặc các cán bộ lưu trữ dự thảo danh mục

hồ sơ của toàn cơ quan rồi gửi xuống các đơn vị đề nghị góp ý kiến (vì cán bộ văn thư-lưu trữ biết phương pháp lập Danh mục hồ sơ nhưng do thiếu kiến thức thực tế của đơn vị nên có thể chưa chính xác và cần phải tiếp tục bổ sung thêm) Sau đó cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ tập hợp các ý kiến đóng góp của các đơn

vị, xây dựng thành bản Danh mục hồ sơ của cơ quan trình Thủ trưởng cơ quan

ký ban hành

Cách thứ hai, cuối năm từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ của mình tự dự kiến những hồ sơ mà mình phải lập trong năm tới, đưa cho cán bộ phụ trách góp ý bổ sung rồi tập hợp thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị Sau đó bộ phận văn phòng của cơ quan tập hợp các dự kiến hồ sơ của các đơn vị trong cơ quan thành danh mục hồ sơ của cả cơ quan, trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành Cách làm này huy động được trí tuệ của đông đảo cán bộ, nhân viên trong cơ quan và đảm bảo độ chính xác cao

Danh mục hồ sơ thường được lập vào tháng cuối của năm trước nên có thể chưa sát với thực tế, vì vậy cần tiếp tục bổ sung, hoàn chỉnh trong quá trình thực hiện

2, Mở hồ sơ

Sau khi được Thủ trưởng cơ quan duyệt, bản danh mục hồ sơ cần sao thành nhiều bản gửi cho các bộ phận liên quan để tiến hành mở hồ sơ Vào đầu năm các cán bộ, công chức, viên chức tại các vụ, ban, phòng chuyên môn tiến hành mở hồ sơ Tức là ghi sẵn tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ lên bìa hồ sơ theo danh mục hồ sơ Các cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trong năm, văn bản thuộc hồ sơ nào sẽ đưa vào bìa hồ sơ đó

3) Thu thập công văn giấy tờ đưa vào hồ sơ

Khi hồ sơ đã mở, hàng ngày có những công văn giấy tờ gì liên quan thuộc

hồ sơ nào thì để vào bìa hồ sơ ấy, kể cả công văn đi, đến và các tài liệu tham khảo để giải quyết công việc đó Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều đưa vào hồ sơ Cán bộ có trách nhiệm giải quyết việc chuyên môn khi lập hồ sơ việc gì phải tìm cách thu thập đầy đủ công văn giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy Khi thu thập chú ý những tài liệu khó thu thập như: các bài phát biểu của cán bộ lãnh đạo, tham luận của đại biểu ở hội nghị, các tài liệu ảnh, băng ghi âm v.v

4) Kết thúc hồ sơ

Khi việc đã giải quyết xong thì kết thúc hồ sơ Nói chung hồ sơ kết thúc vào cuối năm nhưng cũng có hồ sơ còn kéo dài chưa giải quyết xong Trong trường hợp

đó, hồ sơ được để lại theo dõi tiếp tục và ghi tiếp vào danh mục hồ sơ năm sau

Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ nhân viên cần phải xem xét lại hồ sơ như: Nếu còn thiếu tài liệu thì phải tìm, thu về cho đủ; kiểm tra trong hồ sơ loại ra những văn bản trùng thừa, không có giá trị, tư liệu tham khảo

5) Sắp xếp công văn giấy tờ trong hồ sơ

Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ là nhằm cố định thứ tự của chúng, đảm bảo mối liên hệ khách quan, phản ánh sự việc, vấn đề rõ ràng, tiện cho việc tra tìm

sử dụng Công việc này bao gồm: Kiểm tra lại việc sắp xếp các văn bản trong hồ

sơ, điều chỉnh những chỗ còn sai sót, đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, đảm bảo không bị thất lạc và tra tìm nhanh chóng

Ghi Mục lục văn bản trong hồ sơ, tức là thống kê các văn bản có trong hồ

sơ để tiện cho quản lý, tra tìm sử dụng Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà tìm cách sắp xếp tài liệu trong đó cho thích hợp Nếu hồ sơ có băng ghi âm, phim, ảnh, microfilm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ là những thứ này để ở đâu, khi cần thấy ngay

6) Viết bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều theo mẫu thống nhất đã được nhà nước quy định Đặc biệt, Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo phản ánh khái quát thành phần và nội dung của các văn bản trong hồ sơ Nếu thực tế hồ sơ khi lập khác với dự kiến của Danh mục thì người lập hồ sơ phải điều chỉnh lại cho chính xác Bản Mục lục văn bản bên trong phải được thống kê đầy đủ và chi tiết theo đúng mẫu Chứng từ kết thúc phải viết chính xác và đầy đủ theo đúng mẫu có sẵn của bìa hồ sơ

1.2.3.2 Lập hồ sơ trong trường hợp cơ quan không có danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ khi cơ quan có Danh mục hồ sơ có rất nhiều thuận lợi cho cán

bộ, viên chức cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu như các cơ quan nhà nước đều không lập bản Danh mục hồ sơ này; văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan thông thường không được chú ý thu thập sắp xếp ngay từ khi công việc vừa được giải quyết xong Do đó, các văn bản thường bị phân tán, xé lẻ, lẫn lộn giữa sự việc này với sự việc khác Cuối năm, thậm chí sau nhiều năm khi lưu trữ

cơ quan bộ tiến hành thu nộp vào lưu trữ cơ quan thì đa số các tài liệu được giao nộp theo từng bó, gói hoặc cặp ba dây

Ở trường hợp này, việc lập hồ sơ nên được tiến hành theo trình tự sau:

Trước hết là Phân định hồ sơ,sau đó tiến hành sắp xếp văn bản trong hồ

sơ Sau khi đã sắp xếp hoàn chỉnh các văn bản trong hồ sơ, người lập hồ sơ tiến hành đánh số tờ để cố định vị trí của văn bản trong hồ sơ, sau đó là khâu biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ Khâu này, người lập hồ sơ phải ghi thật chính xác các yếu tố thông tin cần thiết Công việc cuối cùng của người lập hồ

sơ là viết chứng từ kết thúc Trong các bước thao tác lập hồ sơ này, bước khó

nhất là bước phân định hồ sơ Theo PGS Vương Đình Quyền thì :"Phân định hồ

sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản để chia văn bản thành các hồ sơ cụ thể phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về

lập hồ sơ." [56; 355] Đây là khâu quan trọng nhất của việc lập hồ sơ khi không

có danh mục hồ sơ Nó có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của hồ sơ được lập Phân định hồ sơ được hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu về lập hồ sơ Lập hồ sơ là một công việc thuộc về phân loại, nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, tài liệu như: Đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại văn bản, đặc trưng tác giả, đặc trưng

cơ quan giao dịch, đặc trưng địa dư Trong số các đặc trưng này, đặc trưng vấn

đề là đặc trưng nên được xem xét, vận dụng nhiều Bởi vì phần lớn các hồ sơ hiện hành mà các cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan phải lập đều là các vấn đề, sự việc Bên cạnh đó, các đặc trưng khác như: Tên loại, tác giả, cơ quan giao dịch, địa điểm và thời gian… cũng cần phải phối hợp vận dụng tùy theo từng loại hồ sơ hoặc theo các văn bản có trong hồ sơ Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hoặc phường, hàng năm, các văn bản phản ánh các nhiệm vụ công tác mà Uỷ ban có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý, như: Công tác bảo vệ trật tự trị an, công tác văn hoá, giáo dục có thể lập thành một hoặc một số hồ sơ Đối với những cơ quan lớn có chức năng, nhiệm vụ quan trọng, phạm vi hoạt động rộng và thẩm quyền lớn, nhiều văn bản phản ánh về các nhiệm vụ công tác thì có thể lập thành nhiều hồ

sơ, mỗi hồ sơ là một vấn đề cụ thể Ví dụ các hồ sơ:

- Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và các bộ về công tác phòng chống bão, lụt năm 2004

- Các Thông báo của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

về tình hình thực hiện nếp văn minh, gia đình văn hóa trên địa bàn thành phố năm 2003

Sau khi đã thu thập đầy đủ các văn bản người lập hồ sơ phải tiến hành sắp xếp các văn bản trong hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ cần được sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của các văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp là sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

1.2.4 Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Ngày 08/4/2004 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ - CP

Về công tác văn thư Tại Điều 22 của nghị định này Chính phủ đã quy định cụ

thể về trách nhiệm và cách thức tiến hành việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Tại văn bản này, trước tiên Chính phủ đã chỉ rõ trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong các cơ quan, tổ chức là: Các đơn vị

và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

Đặc biệt, Chính phủ còn nhấn mạnh: Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ

sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm

Về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ các cơ quan được quy định như sau:

* Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

* Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

* Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

* Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

Để các cơ quan, tổ chức tiến hành thủ tục giao nộp được thuận lợi và bảo đảm, Chính phủ yêu cầu các cơ quan, tổ chức khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu” Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản Có thể khẳng định rằng: Các quy định của Chính phủ là rất chặt chẽ, chi tiết và cụ thể như một bản hướng dẫn nghiệp vụ Điều này sẽ tạo thuận lợi cơ bản cho các cơ quan tiến hành việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN

HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

thức của cán bộ và nhân viên cơ quan đối với vấn đề công văn, giấy tờ, đồng thời dần dần đưa công văn, giấy tờ ở các cơ quan vào nền nếp, làm tăng chất lượng công tác hành chính của cán bộ nhân viên, góp phần vào việc tăng cường

bộ máy chính quyền các cấp” Bản Điều lệ bao gồm 5 chương, 31 Điều, tập trung vào các vấn đề: “Phân loại các công văn”; “Giải quyết công văn”; “Chế độ trao đổi công văn giữa các cơ quan trung ương và địa phương” Về lưu trữ công văn tài liệu được qui định tại Điều 24, 25: “Tại mỗi cơ quan phải có một bộ phận lưu trữ công văn có nhiệm vụ sắp xếp các tài liệu đưa vào lưu trữ để tiện việc tham khảo khi cần đến, giữ gìn tài liệu được toàn vẹn, không bị ẩm, mốc, cháy hoặc thất lạc Bảo đảm giữ gìn các bí mật quốc gia Những hồ sơ về công

việc vặt, sau 5 năm có thể huỷ bỏ, việc này phải rất thận trọng ” [43; 5]

Tuy nhiên ở bản Điều lệ này, vấn đề lập hồ sơ hiện hành chưa được đề cập một cách trực tiếp Sau khi Cục Lưu trữ Phủ Thủ Tướng được thành lập (04/9/1962), với nhiệm vụ giúp Phủ Thủ Tướng quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước, Cục Lưu trữ đã tham mưu cho Chính phủ ban

hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 Điều 21, 22 và 23 của Điều lệ đã đề

cập khá đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của các công chức, viên chức làm công văn giấy tờ và cả những viên chức làm việc

“có liên quan đến công văn giấy tờ” Cụ thể như sau:

“Điều 21: Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ,

nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm

Điều 22: Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản ở trong hồ sơ theo thứ tự

ngày tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau; làm cho mỗi hồ sơ phản ảnh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối với việc nói ở trong hồ sơ

Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ

Điều 23: Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ

và cán bộ, nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ, tài liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại để theo dõi

nghiên cứu tiếp.” [40; 5 ]

Tiếp theo, ngày 22 tháng 3 năm 1969 Phủ Thủ tướng đã ban hành Thông

tư số 10- BT về đẩy mạnh việc thực hiện Điều lệ về công tác công văn giấy tờ

và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương Trong Thông tư này Phủ Thủ tướng đã thẳng thắn chỉ ra những thiếu sót trong việc tổ chức thi hành bản Điều lệ ban hành kèm theo Nghị định số 142/ CP trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành:

“ Việc quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ chưa được chú ý đầy đủ Nhiều khâu của bản Điều lệ chưa được thực hiện; việc bảo mật chưa được chú ý đúng mức Nhiều cán bộ làm công tác công văn giấy tờ nhưng không chịu tự sắp xếp hồ sơ những công việc của mình làm, không nộp lưu đúng kỳ hạn và thủ tục Do đó, công văn giầy tờ bề bộn, lộn xộn, sinh ra nhầm lẫn không giúp cho lãnh đạo quản lý được tất cả công việc và ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc, thậm chí để thất lạc, mất mát cả những tài liệu mật

- Công tác lưu trữ còn nhiều khâu chưa làm được hoặc làm chưa tốt Nhiều tài liệu cần lưu giữ thì không có, trong khi đó, tài liệu nộp lưu không đáng giữ cũng còn nhiều, làm cho hồ sơ lưu trữ bị lẫn lộn, bề bộn Khối lượng hồ sơ tài liệu tồn tích lại ở các cơ quan, các kho, chưa thống kê, chưa chỉnh lý còn rất

nhiều, do đó việc khai thác hồ sơ lưu trữ để phục vụ cho lãnh đạo, phục vụ cho mọi mặt công tác nghiên cứu và tổng kết kinh nghiệm còn hết sức hạn chế.”

Sau khi nêu ra nguyên nhân của những thiếu sót nói trên, Thông tư đã chỉ

rõ những công việc cần tiến hành trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan Thông tư viết: “ Phải kiên quyết thực hiện Điều 21 của bản Điều lệ Cán bộ, nhân viên làm công tác liên quan đến văn bản, giấy tờ phải nghiêm túc thực hiện chế độ lập hồ sơ và thực hiện chế độ nộp lưu đúng kỳ hạn,

đúng thủ tục.” [ 75; 2 ]

Ngày 29 tháng 7 năm 1974 Phủ Thủ tướng lại ban hành thông tư số 120/BT

Về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ở các cơ quan Trung ương và địa phương Văn bản này đã yêu cầu tỷ mỷ,

cụ thể về việc cán bộ các cơ quan phải lập hồ sơ công việc Đồng thời, trách nhiệm của từng cá nhân các vị trí lãnh đạo trong các cơ quan đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng được quy định rõ ràng, cụ thể Trong Thông tư, một lần nữa Phủ Thủ tướng yêu cầu:

“ Phải phấn đấu nhanh chóng làm cho công văn giấy tờ gọn nhẹ, chính xác, có chất lượng, đúng thể thức, đúng pháp chế, tiến tới tiêu chuẩn hoá mẫu mực một số văn kiện Trước mắt, một mặt phải tinh giản những giấy tờ không cần thiết, nhưng mặt khác phải tổ chức cho bằng được những giấy tờ cần thiết

Tổ chức quản lý chặt chẽ công văn, giấy tờ từ khâu văn thư (khởi thảo, đánh máy, đi, đến) quản lý và theo dõi công văn trong quá trình giải quyết cho đến lúc lập hồ sơ và chọn hồ sơ nộp lưu

Cán bộ văn thư, bằng các sổ sách của mình, phải giúp cho Thủ trưởng cơ quan làm tốt việc quản lý và theo dõi đó Phải đặc biệt chú ý đến hồ sơ, tài liệu

“mật” và có chế độ quản lý, kiểm tra chặt chẽ

Công tác lập hồ sơ trong một cơ quan là rất cần thiết và việc lập hồ sơ công việc là một việc mà mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ