Phân tích ứng dụng các giải pháp ERP vào công ty cổ phần SAVIMEX

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Tên đề tài: GIẢI PHÁP SẢN XUẤT VÀ TRIỂN KHAI, ỨNG DỤNG CÁC GIẢI PHÁP VÀO CÔNG TY SAVIMEX Nguyễn Hữu Sơn Đỗ Thị Tâm Nguyễn Tuấn Nam Phạm Phú Đăng Mai Huy Quỳ

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Tên đề tài: GIẢI PHÁP SẢN XUẤT VÀ TRIỂN KHAI, ỨNG

DỤNG CÁC GIẢI PHÁP VÀO CÔNG TY SAVIMEX

Nguyễn Hữu Sơn

Đỗ Thị Tâm Nguyễn Tuấn Nam Phạm Phú Đăng Mai Huy Quỳnh

Hà Nội, 2012

MỤC LỤC

I TÌM HIỂU VỀ ERP : 2

1 Khái niệm về ERP: 2

2 Các chức năng cơ bản của một hệ thống ERP: 3

II TÌM HIỂU VỀ GIẢI PHÁP SẢN XUẤT VÀ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI: 3

1 GIẢI PHÁP SẢN XUẤT: 3

2 GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI: 5

III GIỚI THIỆU VÀ ỨNG DỤNG ERP CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SAVIMEX 6

1 GIỚI THIỆU CHUNG NGHÀNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU GỖ Ở VIỆT NAM 6

2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SAVIMEX: 6

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG: 6

2.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY: 6 3 PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG ERP VÀO CÔNG TY SAVIMEX: 8

I TÌM HIỂU VỀ ERP :

1 Khái niệm về ERP:

ERP ( viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ), nguyên thủy ám chỉ một hệ thống dung để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là

nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức Tổ chức đó có thể

là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ.v.v

2 Các chức năng cơ bản của một hệ thống ERP:

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp.

Các chức năng cơ bản của một phần mềm ERP bao gồm:

 Lập kế hoạch, dự toán

 Bán hàng và quản lý khách hàng

 Sản xuất

 Kiểm soát chất lượng

 Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

 Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

 Tài chính – kế toán

 Quản lý nhân sự

 Nghiên cứu và phát triển.

II TÌM HIỂU VỀ GIẢI PHÁP SẢN XUẤT VÀ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI:

1 GIẢI PHÁP SẢN XUẤT:

Sản xuất là quy trình từ nhu cầu đến giao hàng Ứng dụng quản trị doanh nghiệp ERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thong tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lý sản xuất.

Giải pháp quản trị sản xuất là một khâu rất quan trọng của doanh nghiệp cũng như của phần mềm ERP nó ảnh hưởng trực tiếp đến các quá trình khác cũng như quyết định đến doanh thu mà doanh nghiệp có thể đạt được là cao hay là thấp.

Sơ đồ giải pháp quản trị sản xuất trong doanh nghiệp:

Ở đây giải pháp sẽ đưa ra cho ta thấy tất cả các công đoạn của quá trình sản xuất từ khi khách hàng có nhu cầu kí kết hợp đồng  phòng kinh doanh , kĩ thuật công nghệ  lập kế hoạch sản xuất cũng như chuẩn hóa hệ thống định mức  tính toán nhu cầu đặt hàng ( nếu thiếu nguyên vật liệu sẽ được chuyển đến bộ phận đặt hàng  đề nghị nhà cung cấp cung cấp nguyên vật liệu 

kho) phát hành lệnh sản xuất  phân xưởng sản xuất thực hiện sản xuất (

 phòng kế toán sẽ tính toán giá thành nguyên vật liệu cũng như giá thành sản phẩm, công nợ phải thu )  chuyển về kho  chuyển bộ phận giao hàng

 khách hàng

Nhìn chung quá trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ là khác nhau nên các bước thực hiện có thể khác nhau ở một số công đoạn.

2 GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI:

Sơ đồ triển khai:

Giai đoạn triển khai cũng là một trong những khâu quan trọng trong quá trình

áp dụng ERP vào doanh nghiệp Trên thực tế đã không ít doanh nghiệp gặp thất bại trong quá trình triển khai.

Ở đây chúng ta phải chú ý một số điều sau:

 Doanh nghiệp nên lựa chọn trước cho mình từ 3-5 giải pháp mà doanh nghiệp cảm thấy phù hợp với doanh nghiệp nhất.

 Sau đó có thể tham khảo từ các nhà tư vấn để họ giúp bạn có một cái nhìn tổng thể cũng như giúp bạn chọn ra lựa chọn phù hợp nhất với thực tại doanh nghiệp của bạn.

 Sau khi lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của bạn rồi thì bắt đầu bắt tay vào việc đánh giá về cơ sở vật chất hiện tại để đưa ra những chuẩn bị cho việc triển khai cài đặt ERP vào doanh nghiệp.

 Lựa chọn một đội ngũ giám sát triển khai do người của doanh nghiệp bạn lãnh đạo để có thể theo dõi giám sát đưa ra những đóng góp cho đội triển khai của đối tác Sao cho đúng với chức năng mà doanh nghiệp bạn mong muốn.

 Sau khi thực hiện những bước chuẩn bị trên thì bắt đầu triển khai theo các chu trình ở sơ đồ trên.

III GIỚI THIỆU VÀ ỨNG DỤNG ERP CÔNG TY CỔ PHẦN HỢP TÁC KINH TẾ

VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SAVIMEX

1 GIỚI THIỆU CHUNG NGHÀNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU GỖ Ở VIỆT NAM

 Theo số liệu thống kê năm 2011 doanh thu từ nghành xuất khẩu gỗ đạt mức 3.9 tỷ đô la, con số này đã giúp đưa việt nam lên đứng vị trí thứ 2 trong khu vực Đông Nam Á và đứng thứ 7 về sản xuất gỗ trên thế giới Điều này cũng khẳng định vị thế của nghành gỗ đối với sự phát triển kinh tế của nước ta.

 Nước ta cũng đã có những chính sách phát triển cụ thể đối với nghành xuất khẩu gỗ và các sản phẩm từ gỗ, liên tục tìm kiếm các thị trường xuất khẩu đồ gỗ: như Mỹ, Nhật,Canada….

 Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa ẩm nên thời tiết khá thuận lợi cho việc cây cối phát triển, điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển nguồn nguyên liệu cho nghành gỗ

 Nước ta cũng là nước có nhiều nghành nghề thủ công, nhân công khéo léo, hứa hẹn nghành sản xuất các sản phẩm liên quan đến gỗ đòi hỏi

sự khéo léo và thẩm mỹ sẽ không dừng lại ở con số 3,9 tỷ đô la hiện tại.



2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SAVIMEX:

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG:

+ Sản xuất, kinh doanh trong nước và xuất khẩu: gỗ tinh chế, hàng mộc gia dụng, hàng gỗ trang trí nội thất, nông lâm đặc sản, hàng thủ công

mỹ nghệ.

+ Các hoạt động thương mại bao gồm: xuất nhập khẩu, mua bán, trao đổi hàng hoá trên thị trường trong và ngoài nước các máy móc thiết bị, các phụ tùng nguyên liệu, phụ liệu, phụ kiện, vật tư, thành phẩm và bán thành phẩm của ngành chế biến gỗ, xây dựng và trang trí nội ngoại thất.

+ Đầu tư, thi công và trang trí nội ngoại thất, phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật, đô thị, khu công nghiệp, lâm nghiệp, khu dân cư.

+ Xây dựng dân dụng và công nghiệp.

+ Kinh doanh nhà và cho thuê văn phòng

+ Thị trường xuất khẩu chính là Nhật Bản, Mỹ và EU

2.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY:

a LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN:

+ Công ty Savimex thành lập ngày 29/8/1985 với tên gọi là Công ty hợp tác kinh tế và xuất nhập khẩu với Lào

(Saigon–Vientianne import export company, viết tắt là Savimex), bắt đầu việc kinh doanh của mình bằng hoạt động hợp tác với Lào để khai thác gỗ xuất khẩu và cung cấp cho Lào và hàng công nghiệp tiêu dùng ở TPHCM.

+ Sau đó công ty không ngừng phát triển và tập chung chủ yếu

vào nghành sản xuất và xuất nhập khẩu các sản phẩm từ gỗ.

+ Công ty liên tục đầu tư và nâng cấp các dây chuyền sản xuất

gỗ mới, không ngừng áp dụng các công nghệ hiện đại vào việc sản xuất từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả.

+ Công ty đã được nhận nhiều danh hiệu do nhà nước cấp như: huân chương lao động hạng 2, thương hiệu mạnh các năm

2005, 2006, 2007; hàng việt nam chất lượng cao 2004,2006,2007…

b CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY:

+ Đại hội đồng cổ đông :là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công

ty, có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của HĐQT về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định các chiến lược, phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư; tiến hành thảo luận thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ của Công ty; bầu, bãi nhiệm HĐQT, Ban kiểm soát; và quyết định bộ máy tổ chức của Công ty.

+ Hội đồng quả trị:là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty do Đại

hội đồng cổ đông bầu ra gồm 5 thành viên với nhiệm kỳ 05 (năm) năm HĐQT nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT có quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Tổng giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty.

+ Ban kiểm soát: Bao gồm 03 (ba) thành viên do Đại hội đồng cổ

đông bổ nhiệm với nhiệm kỳ năm (05) năm; BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của HĐQT, hoạt động điều hành của Tổng Giám Đốc và các Báo cáo tài chính Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Tổng Giám Đốc.

+ Ban tổng giám đốc: gồm 1 tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc.

3 PHÂN TÍCH VÀ ỨNG DỤNG ERP VÀO CÔNG TY SAVIMEX:

Nghành sản xuất và xuất khẩu gỗ với những đặc thù hoàn toàn khác so với các nghành sản xuất và xuất khẩu khác như: nguồn nguyên liệu không phải là ở ngay tại chỗ mà là ở những nơi xa, cũng không phải là nguyên liệu nào cần là có ngay Sản xuất cũng đòi hỏi phải có sự tính toán sao cho chính xác và tiết kiệm nhất Vì vậy ERP cho nghành sản xuất và xuất khẩu gỗ cũng khác so với các nghành sản xuất và xuất khẩu khác.

a Giải pháp Sản xuất:

- Sản xuất đồ gỗ là nghành sản xuất theo quy trình rời rạc ( các chi tiết được sản xuất một cách riêng biệt ) sau khi hoàn thành các chi tiết sẽ được ghép lại với nhau thành một sản phẩm hoàn chỉnh và tính giá thành sản phẩm cuối Ví dụ như để sản xuất ra 1 cái bàn người ta chia ra làm các chi tiết riêng như: ghép các mảnh gỗ hoặc các ván ép làm mặt bàn, đo kích thước, cắt và bào nhẵn mặt, làm chân bàn, các thanh đỡ… sau khi làm xong các chi tiết này người ta bắt đầu vào việc ghép và chốt lại thành một cái bàn hoàn chỉnh

- Sản phẩm gỗ được phân ra làm 2 loại chính dựa vào mục đích sử dụng là : outdoor và indoor vì vậy ERP cho nghành sản xuất và xuất khẩu gỗ cũng được linh động theo để tập chung vào mục đích sản xuất

+ Indoor là những sản phẩm liên quan đến các sản phẩm gỗ ở trong nhà, các sản phẩm trang trí như giường, tủ, bàn ghế, sàn gỗ… Các sản phẩm này chủ yếu dùng trong nhà nên ít

bị tác động trực tiếp của thời tiết nên nguyên liệu sử dụng để sản xuất là gỗ ép nên giá thành sản phẩm cũng từ đó mà giảm bớt phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng + Outdoor là những sản phẩm gỗ dùng ở bên ngoài như: bàn ghế sân vườn, bàn ghế café, ghế nằm hồ bơi do đặc thù của loại sản phẩm này là dùng ở bên ngoài nên sẽ chịu trực tiếp ảnh hưởng của thời tiết nên các sản phẩm này đòi hỏi phải có tính bền vững và có tuổi thọ lâu nên người ta dùng nguyên liệu là các loại gỗ thanh, nguyên khối tự nhiên là chính.

Quy trình sản xuất để tạo ra gỗ thành phẩm:

- Tùy vào từng đơn hàng mà các xưởng sản xuất sẽ lấy các loại gỗ thành phẩm để chế biến thành các sản phẩm khác nhau theo yêu cầu của khách hàng

Sơ đồ quản trị sản xuất:

b Giải pháp kho:

+ Quản lý sản phẩm: Quản lý thông tin sản phẩm theo barcode, mã, tên, đơn vị tính, hình ảnh….

+ Quản lý nhà cung cấp: quản lý tên, mã, địa chỉ nhà cung cấp Thống kê được lượng nhập xuất của từng nhà cung cấp.

+ Quản lý xuất – nhập kho: Quản lý lượng hàng xuất nhập vào kho.

+ Thống kê hàng tồn kho: đưa ra lượng các mặt hàng tồn trong kho

+ Báo cáo kho: gồm các báo cáo xuất, nhập khẩu của kho

Sơ đồ quản trị kho:

c Giải pháp Quản trị bán hàng:

+ Đây là một trong những giải pháp quan trọng trong hệ thống

ERP.

+ Quản trị bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các

hướng phát triển, cũng như là việc đưa ra các chiến lược marketing hợp lý để đưa sản phẩm ra thị trường một cách hiệu quả

+ Quản lý được các đơn hàng giao và những đơn hàng bị trả

lại

+ Quản lý được công nợ thu được từ các đơn hàng + Từ đơn hàng có thể vạch ra các chiến lược phát triển một

mặt hàng nào đó theo thị hiếu của người tiêu dùng

Sơ đồ quản trị bán hàng:

d Giải pháp đặt hàng

+ Tính toán đưa ra được lượng nguyên vật liệu còn thiếu, để đặt hàng nhà cung cấp

+ Quản lý được việc nhận hàng từ nhà cung cấp: tên người nhận, ngày nhận, số lượng hàng nhận….

+ Ghi nhận lại hóa đơn đặt hàng từ nhà cung cấp + Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Sơ đồ quản trị đặt hàng:

Sơ đồ quy trình đặt hàng:

e Giải pháp quản trị nhân lực và tiền lương:

 Xây dựng và tạo lập hệ thống thông tin nhân sự nhằm quản

lý các nhân viên một cách chính xác và an toàn nhất

 Quản lý, xử lý thông tin nhân sự: như việc tạo mới, thay đổi thông tin nhân sự (nếu có)

 Đưa ra các báo cáo, thống kê về số ngày nghỉ hay ngày công của nhân viên

 Cung cấp đầy đủ thông tin cho module tiền lương.

f Giải pháp tài sản cố định:

+ Quản lý, theo dõi được sự tăng giảm lượng tài sản cố định + Tính khấu hao cho tài sản theo thời gian và đơn vị sử dụng + Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, năng cấp tài sản

cố định( trang thiết bị máy móc).

Sơ đồ giải pháp tài sản cố định

g Giải pháp kế toán tổng hợp:

+ Cho phép tổng hợp các nghiệp vụ từ các module khác + Quản trị hệ thống tài khoản

+ Quản lý ngân sách + Phân tích tài chính doanh nghiệp + Lập cân đối tài chính và cân đối phát sinh + Xây dựng các báo cáo tài chính tổng hợp, các báo cáo quản

trị và phân tích.

h Giải pháp triển khai

+ Đây là một trong những giải pháp đóng vai trò quan trọng

nhất trong toàn bộ công việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp nhất là với các doanh nghiệp thuộc nghành sản xuất

và xuất khẩu gỗ.

+ Do đặc thù về nghành nên việc triển khai cũng hết sức khó

khăn Nhà xưởng, kho chứa, bãi khai thác không phải là ở 1 chỗ nên việc triển khai cần mất thời gian cũng như mất công sức… nên một sơ xuất cũng có thể làm cho toàn bộ hệ thống không đạt được thành công như mong đợi.

+ Các giải pháp cho nghành gỗ yêu cầu quan trọng là phải

hoạt động được trên cả môi trường internet để có thể cập nhật được những dữ liệu ở các đại lý, chi nhánh, hay ở các khu khai thác gỗ trong rừng sâu.

+ Ngoài việc lựa chọn các phần mềm phù hợp với nghành

nghề và với quy mô của công ty ra thì một số yếu tố cần được lưu ý khi triển khai:

i Tìm ra được một đội ngũ triển khai là người của

công ty, để phối hợp với đội ngũ triển khai của phía nhà cung cấp cũng như của đối tác Để có thể thống nhất hệ thống theo đúng chuẩn và đúng hướng cũng như mục đích của công ty đang phát triển theo.

ii Triển khai cần có nhiều thời gian để hoàn thành và

đưa vào sử dụng nên phía công ty đã đưa ra các giai đoạn và đan xem vào đó là việc huấn luyện đội ngũ nhân viên làm việc và sử dụng phần mềm một cách thành thạo.

iii Công ty đã tích cực đầu tư và nâng cấp và đổi mới

hệ thống công nghệ thông tin cho kịp thời và đáp ứng được yêu cầu của hệ thống erp đặt ra, tích cực đẩy nhanh việc ứng dụng CNTT vào làm việc và trao đổi thông tin trong toàn thể công ty.

Các giai đoạn cơ bản trong quá trình triển khai:

Sơ đồ ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp:

Quá trình tìm hiểu và triển khai ERP: