Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và có lợi nhuận
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sảnxuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh củamình và có lợi nhuận Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuấtphải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội nhưchất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn,đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồnkho
Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lýdoanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thựctiễn hoạt động của doanh nghiệp mình Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rấtnhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thíchkhác nhau với các phương thức quản lý đó Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹhoạt động này trong doanh nghiệp
Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Giải
pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda Motors” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Hy vọng bài viết này sẽ
góp ích phần nào vào việc hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại Công tyLiên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm
Nội dung của luận văn được trình bầy trong các phần chính như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lưu động
của doanh nghiệp
Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty
Hioda Motors
Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sựgiúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựachọn đề tài và tìm hướng phân tích lôgíc, của các anh chị phòng kiểm toán Công
ty Kiểm toán KPMG để lựa chọn được khách hàng phù hợp với đề tài này Donhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này còn nhiều sai sót và hạn chế
Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em cóđiều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho quá trình công tác saunày Em xin chân thành cảm ơn
Trang 2CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP1.1 Hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1 Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thông tin tài chính nội bộ - các báocáo tài chính chính là nguồn thông tin cơ bản nhất Trong đó, Bảng cân đối kếtoán là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tượng có quan hệ sởhữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán chính là một báo cáo tài chính mô tả tình trạng tàichính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó Thông thường,Bảng cân đối kế toán được trình bày dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản
kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanhnghiệp Những đối tượng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tàisản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán như nguồn tư liệuđầu tiên để đánh giá chất lượng của hoạt động này tại doanh nghiệp được nghiêncứu Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế toán Vì thế, ngườiquan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưu động vàtài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp quacác thời kì kế tiếp nhau Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động màđặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản.Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí vàgiá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Hàng tồnkho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tìnhhình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau Nếu xét khía cạnh các nămtài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán thay đổi độtbiến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồnkho nói riêng và quản lý tài sản lưu động nói chung của doanh nghiệp
Trang 3Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trước hết ta cần nắmbắt những vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp.1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Tài sản lưu động
Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sảnxuất – kinh doanh là đối tượng lao động Khác với tư liệu lao động, đối tượnglao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định Khi tham gia vào quátrình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thayđổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Chính vìvậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác.Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng như tổchức quản lý tài sản lưu động Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lưu động:
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyểntrong quá trình sản xuất – kinh doanh.1
Mỗi một loại tài sản đều có vai trò, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ
và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là mộtdoanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lưu động thường chiếmmột tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Vìthế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quảquản lý và sử dụng tài sản lưu động để góp phần hoàn thành các mục tiêu và kếhoạch đã đề ra Để đạt được điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng
bộ phận của tài sản lưu động bao gồm:
Tiền mặt
Chứng khoán có tính thanh khoản cao
Các khoản phải thu
Dự trữ/Hàng tồn kho
Trang 4Hàng tồn kho
Trong những bộ phận trên của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn đượcđánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế toán – tài chính, kiểmtoán… cũng như trong các cuộc thảo luận của các chuyên gia tài chính
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưuđộng của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lậnlớn trong hoạt động quản lý;
Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để địnhgiá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệpmình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kếtquả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảotính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như
mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy
có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn làcông việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác Hàng tồnkho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất– kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quantrọng;
Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau
Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện
tử phức tạp, các công trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệthuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loạihàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiệnđảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý Vì thế, công tác kiểm soátvật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phứctạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng
Trang 5Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàngtồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản:
a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trìnhsản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.2
Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trongtương lai Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có cácnguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau vànội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau
Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vôhình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn khochủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vàohoạt động của họ Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho cótính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực
và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó
Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời.Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay ngườitiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bánthành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất
Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quátrình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuốicùng Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bánthành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tayngười tiêu dùng
Trang 61.1.3 Phân loại hàng tồn kho
Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
Nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh Nguyên
vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoánhư: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệpdệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, có vai tròrất lớn để quá trình này được tiến hành bình thường dù nó không trực tiếptạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm
hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm Tồn kho trong quátrình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành Đó là các loạinguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất Trong nềnkinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao Vì thếquá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạnnày bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ đểquá trình sản xuất được diễn ra liên tục Nếu dây chuyền sản xuất càngdài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dởdang sẽ càng nhiều;
Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kìnhất định Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu như tất cả cácdoanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình Córất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này Để tiêu thụ sản phẩm có thểcần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất địnhgiữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều công đoạn tốn nhiềuthời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:
Trang 7 Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp
thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường,hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi
trên đường.3
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành.Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồntại Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồntại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thểđược phân chia làm hai loại:
Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần màkhông có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;
Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn
vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồnkho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu Tồnkho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì
1.1.4 Đặc điểm của các loại hàng tồn kho
1.1.4.1 Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trongquá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp Nói đến hoạt động quản lýhàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên Quản lýtốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết đểđảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗiloại có vai trò công dụng khác nhau Với điều kiện nền kinh tế thị trường, cácdoanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán vàquản lý nguyên vật liệu
Trang 8Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặctrưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tácdụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh Theo đặc trưngnày, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sauquá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biếncông nghiệp;
Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất –kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng caotính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo chocông cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhucầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;
Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệuphụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất vàtiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọngtrong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lýhoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường;
Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,bảo dưỡng tài sản cố định;
Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạtđộng xây lắp, xây dựng cơ bản;
Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặcphế liệu thu hồi
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán
số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sởphân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu phải tiếp tục chi tiết vàhình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu “ Sổ này xác định thống nhất tên
Trang 9gọi, mó hiệu, quy cỏch, số hiệu, đơn vị tớnh, giỏ hạch toỏn của từng danh điểmnguyờn vật liệu
Kớ hiệu Tờn, nhón hiệu,
quy cỏch NVL Đơn vị tớnh Đơn giỏ hạch toỏn Ghi chỳ Nhúm Danh điểm NVL
Mẫu “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”
Nguyên vật liệu đợc nhập xuất kho thờng xuyên Chính vì vậy đã phát sinhyêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh nghiệp.Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phơng thức kiểm kê khác nhau Dới đây
là hai phơng pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX): Là phơng pháp theo dõi, phản
ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hànghoá trên sổ sách kế toán Tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá đợcthể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán
đều có thể nắm bắt đợc Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tếnguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽxác định đợc số vật t thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử líkịp thời Phơng pháp này có nhiều u điểm nên đợc áp dụng trong các doanhnghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn
Phơng pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phơng pháp hạch toán căn cứvào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đã xuất trong kì theo công thức:
+
Trị giỏ vật tư, hàng hoỏ tồn đầu kỡ
-Trị giỏ vật tư, hàng hoỏ tồn cuối kỡ
Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không đợctheo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật t, hàng hoá mua
và nhập kho đợc phản ánh trên tài khoản “mua hàng”
Phơng pháp này thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủngloại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất th-ờng xuyên Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, tuynhiên độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhauphụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi
Trang 101.1.4.2 Bán thành phẩm
Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang làmột loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp Bánthành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừcông đoạn cuối cùng) đợc nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc cóthể bán ra ngoài Tồn kho bán thành phẩm thờng có thể phân thành ba loại hình:bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm antoàn, đợc lần lợt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hởngcủa các nguyên nhân khác nhau
Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lợng hàng tồn kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm chi phí sản xuất Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu đợc đa vào cho đến khi đa
ra đợc thành phẩm Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống chế tạo sản xuất Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lợng hàng tồn kho bán thành phẩm và năng suất có mối quan hệ nh sau:
Thời gian thông
qua bình quân =
Lợng tồn kho bình quân bán thành phẩm
Năng suất của hệ thốngCông thức này đợc gọi là định luật Little Nó chứng minh rõ ràng rằng nếugiảm lợng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời giannguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) đợc rút ngắn Khi tồn khobán thành phẩm đợc giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả nh:
Sản lợng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việcrút ngắn chu kì sản xuất – vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăngmẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất nh một mũi tênbắn trúng hai đích;
Việc giảm sản lợng bán thành phẩm còn rút ngắng chu kì sản xuất, khiếncho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ
đợc rút ngắn, từ đó lợng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ đợc giảm đi
Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lợng tồn kho bánthành phẩm là mục tiêu chính
1.1.4.3 Thành phẩm
Thành phẩm là sản phẩm đã đợc chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuốicùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, đợc kiểm nghiệm đủ tiêuchuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho Thành phẩm đợc sản xuất ra với chất lợngtốt, phù hợp với yêu cầu của thị trờng đã trở thành yêu cầu quyết định sự sốngcòn của doanh nghiệp Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất
Trang 11của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện đợc khi chất lợng sản phẩm sản xuất rangày càng tốt hơn, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng
Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát đợc tìnhhình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụthành phẩm vì chỉ có nh vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất – kinhdoanh của doanh nghiệp
Đối với thành phẩm, ta không thờng đa ra các mô hình quản lý dự trữ cụthể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện phápphù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho Tuynhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung nh:
Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải đợc phản ánh theo giá thực tế;
Thành phẩm phải đợc phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm vàtừng thứ thành phẩm;
Tổ chức ghi chép kiểm tra lợng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đợcthực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho Nhờ đó, phòng kếtoán cũng nh ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trờnghợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên nhânkhác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi chéptrên sổ sách kế toán;
Sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc nhân viên bộ phận kiểm tra chất lợng sảnphẩm xác nhận thứ hạng chất lợng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định vàghi vào “Bảng công tác của tổ” Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lợng sảnphẩm, tổ trởng sản xuất lập “Phiếu nhập kho” và giao thành phẩm vàokho Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập “Phiếu xuất khothành phẩm” Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loạithành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm
Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng Vì thế, quytrình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản
lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để
đa ra phơng pháp và mô hình quản lý hiệu quả
1.2 Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quantrọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanhnghiệp Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những
Trang 12nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậmchí dẫn đến phá sản
Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn
đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động Trong đó, quản lý tài sản lu
động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tàichính ngắn hạn của doanh nghiệp Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóngmột vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung
Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lu động – có ý nghĩakinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớntrong doanh nghiệp Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợcnhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất,
đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứtình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho Ngợc lại, hàng tồnkho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan
đến dự trữ chung Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độcân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mãn nhu cầu củasản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất
Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn khocàng gắt gao Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồnkho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh sốbán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh sốbán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh sốbán/tháng hay 10% doanh số năm Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoànthành kế hoạch sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt
ra ngày càng cao của thị trờng nh:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu;
Phân bổ chi phí cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công,thiếu hụt trong khâu cung cấp…
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất…
1.2.2 Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cầnnghiên cứu luồng dịch chuyển vật chất trong một hệ thống sản xuất – kinh
Trang 13doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàngtồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó
Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp
đen kĩ thuật thành các đầu ra Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào làsản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trìnhdịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra
Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làmviệc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàngcuối cùng
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sảnxuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho
Mua sắm
Kho NVL
Kho SP
Trang 14bán thành phẩm Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đếndòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất – kinh doanh
Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho lànhỏ nhất Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớnsau:
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không
Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hìnhquản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn khocũng nh chi phí tồn kho có thể có
Chi phí tồn kho
Khi doanh nghiệp tiến hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nhchi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá…, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng,chi phí bảo hiểm… Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ Vì thế,việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các môhình Chi phí tồn kho thờng bao gồm:
Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)
Trang 15 Gián đoạn sản xuất Thay đổi
Chi phí lu kho
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và
đ-ợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sử dụng vốn nh trả lãi tiền vay, chi phí
về thuế, khấu hao…
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểmhàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chiphí bảo quản…
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
Nhúm chi phớ Tỉ lệ so với giỏ trị dự trữ
1 Chi phớ về nhà cửa và kho tàng
- Tiền thuờ hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phớ cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
- Chi phớ cho thuờ nhà đất
2 Chi phớ sử dụng thiết bị phương tiện
- Tiền thuờ hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phớ năng lượng
- Chi phớ cho việc vay mượn (vốn)
- Bảo hiểm cho hàng dự trữ
5 Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mỏt, hư
hỏng hoặc khụng sử dụng được
Trang 16Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là
30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấpnhất và bằng 0 Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung bình = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/nămChi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vậy tỉ lệ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217
Nếu gọi:
TCC (Total Carrying Cost): Tổng chi phớ tồn kho
TCC = t x p x A = C1 xQ/2
= 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500
Trang 17Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới Chi phí này bao gồm chiphí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hoá Chi phí này thường cố định chomột lô hàng đặt cho dù lô hàng lớn hay nhỏ Do vậy, chi phí đặt hàng thườngthấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lô hàng đặt nhỏ.Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi
TOC = 100 x 120,00030,000 = $400Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho côngnhân viên ngoài giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho được tính bằng công thức:
Phương trình tổng quát tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:
Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mô hình quản lý hàng tồn khodưới đây
TIC = C1 x Q2 + C2 x DQ
Trang 181.2.3 Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải
quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1 Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mô hình dự trữ hiệu
quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Kỹ thuật
kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người
ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;
Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và
thời gian đó không đổi;
Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và
được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được
thực hiện đúng thời gian
Trang 19a) Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu của các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dựtrữ Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình:
Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q Từ đó ta có thể tính đượclượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:
2 1
Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:
TIC = C1 x Q2 + C2 x DQ
Trang 20Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy nhưsau: Toàn bộ số hàng hoá cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phímỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5 triệuđồng Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là:
Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phí lưu kho hàng hoá là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:
T = Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)Số ngày làm việc trong nămGiả sử trong năm công ty làm việc bình quân 320 ngày, khoảng cách giữahai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày
Chi phí đặt hàng CxD/Q
Lượng hàng cung ứng
Chi phí
O
Chi phí lưu kho CxQ/2
Trang 21Tổng chi phí dự trữ
b) Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mô hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặthàng là thực hiện trong một chuyến hàng Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờđến khi hàng trong kho về đến không đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và
sẽ nhận ngay tức khắc Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng vànhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng Đồngthời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn khotrong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp Cũng không doanh nghiệp nào đặthàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá
Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặthàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thờigian giao hàng Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP
Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:
L: thời gian vận chuyển đơn hàng
d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
TIC = 0,5 x 80 + 1x 1600 = 40
ROP Q*
Lượng hàng tồn kho
Trang 22d = Số ngày sản xuất trong nămDVẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên Toàn bộ số hàng tồn khocần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngàythì hàng tồn kho được dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày Nếu thờigian giao hàng L = 4 ngày không kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặthàng khi lượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị c) Lượng dự trữ an toàn
Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinhdoanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theothời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường Tính không xácđịnh của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng cóthể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặtđến nơi Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồnkho dự trữ an toàn Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàngngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn
Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm baloại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời.Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định
là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn Thành phần của NWC baogồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dựkiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho Vì thế,lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu độngròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp
Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vàolượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng
Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệpnày quyết định mức dự trữ an toàn là 10 đơn vị hàng hoá, điểm đặt hàng mới sẽ
là 20 + 10 = 30 đơn vị
Trang 23Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổnthất do thiếu hàng Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứngbởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhậpkho Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểmhàng đặt cần phải xác định càng cao Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp
lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng
Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra qui mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoáchi phí đặt hàng và lưu kho Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cầnquá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó Vì vậy, trên cơ sở mô hìnhnày người ta đã thiết lập mô hình mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ),nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảngthời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàngkhối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho môhình EOQ
1.2.3.2 Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự trữ bằng không
a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dựphòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phânphối tiêu thụ Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặcbiệt là các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm
ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just intime – JIT) Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đónhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanhnghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phépchỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời
Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngànhnghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật
Trang 24thiết Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sảnphẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho Phươngpháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho Lượng
dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sảnxuất và điều hành hoạt động bình thường Với phương pháp cung cấp đúng lúc
và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng không, người ta có thể xác địnhkhá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằmđảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt độngcủa những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá haymuộn quá
Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một sốloại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định Ví dụ,các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JITcho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và môhình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày Tương tự, nếutrong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thểkhông lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế cóthể xảy ra
Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợpvới các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết củacác đơn vị sản xuất với nhau
b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cungứng
Mục đích của việc tìm hiểu những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ củaquá trình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong vàbên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này
Những nguyên nhân thường gặp là:
Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cungứng không bảo đảm các yêu cầu Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra
Trang 25không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuấtkhông đủ lô hàng phải giao đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mô hình dựtrữ bằng 0;
Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm không chính xác;
Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩthuật hay thiết kế chi tiết hoàn thiện;
Không nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;
Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các khâu;
Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ(gây ra mất mát, hư hỏng)
Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phươngpháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mô hình quản
lý phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhàcung cấp
c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn
Để thực hiện được mô hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn khotrong các giai đoạn sản xuất vì trong mô hình này lượng dự trữ bằng không
Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu Nguyên vật liệu dự trữban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp.Cách đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớtnhững thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giaohàng
Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất Trong quátrình sản xuất, với một dây chuyên nhiều công đoạn và các chu kì nối tiếp nhau,việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên Muốn giảm thiểu hàng tồnkho trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất
Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này
Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thờigian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ Nhu cầu này tương đối
Trang 26khó xác định Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa,thay thế
Giảm thành phẩm dự trữ Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từnhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định Nếu chúng ta dự đoánđược chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này
Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành công mô hình JIT, cácnhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ,những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào
Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồnkho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hoá dự trữđến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu Hệ thốngvận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kanban Để khái quát về hệ thốngKanban, ta có thể thông qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sảnphẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theoyêu cầu
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơbản Ngoài ra còn một số mô hình dựa trên cơ sở hai mô hình này Tuy nhiên,
mô hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó không được áp dụng hiệu quả vàothực tiễn Chính vì thế ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giáhiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạtđộng này tại doanh nghiệp
1.3 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1 Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quátrình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lưu động Hàngtồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động Vì thế ta cũng có thể
Trang 27dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồnkho tại doanh nghiệp
Chu kì vận động của tiền mặt được hiểu là độ dài thời gian từ khi thanhtoán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ nhưngx khoản phải thu
+
Thời gian thuhồi khoảnphải thu
-Thời gianchậm trảkhoản phải trảNếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hưởngthế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận độngcủa nguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu
kì vận động của tiền mặt cũng được rút ngắn
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình đểchuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sảnphẩm đó
Thời gian vận độngcủa nguyên vật liệu =
Hàng tồn khoMức bán mỗi ngàyGiả thiết rằng một công ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệuđơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động củanguyên vật liệu sẽ là:
Thời gian vận động
của nguyên vật liệu =
2.000.000
= 72 ngày 10.000.000/360
Như vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệuthành sản phẩm cuối cùng và bán nó
Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặtcàng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất Nếu doanh nghiệp duy trì chu
kì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ cànglớn Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động sảnxuất – kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 281.3.1.2 Các chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển của hàng tồn kho
Đây là nhóm chỉ tiêu khá quan trọng trong phân tích tài chính để đánh giáhoạt động sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạtđộng quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó
Vòng quay dự trữ
Vòng quay dự trữ = Giá trị hàng tồn kho bình quânDoanh thu trong nămVòng quay dự trữ có thể được dùng để so sánh hiệu quả hoạt động giữacác năm, kì tài chính của doanh nghiệp hoặc dùng để so sánh hoạt động củadoanh nghiệp với tỉ số trung bình của ngành
Các doanh nghiệp luôn mong muốn tăng số vòng quay dự trữ Tỉ số này
có thể giúp các nhà phân tích nhận định về hiệu quả quản lý hàng tồn kho ởdoanh nghiệp đã tốt chưa, có sự bất hợp lý nào không
Thời gian một vòng luânchuyển hàng tồn kho =
360Vòng quay dự trữ
Tỉ số này cho biết để hàng tồn kho luân chuyển được một vòng cần baonhiêu ngày
Hệ số đảm nhiệm
Hàng tồn kho bình quânDoanh thu thuần
Hệ số này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần cần bao nhiêuđồng hàng tồn kho
1.3.1.3 Chỉ tiêu về khả năng sinh lợi của hàng tồ n kho
Khả năng sinh lợi của hàng tồn kho =
Lợi nhuận trước thuế/sau thuếHàng tồn kho bình quânChỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được bao nhiêuđồng lợi nhuận trước thuế hoặc lợi nhuận sau thuế
Trang 291.3.2 Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho thông qua các mô hình và phươngpháp dự trữ
Nhiều doanh nghiệp cố gắng quản lý hàng tồn kho dựa trên cơ sở khoahọc của việc cân bằng giữa những chi phí phát sinh do thiếu dự trữ và chi phí do
dự trữ quá nhiều Sự quản lý hàng tồn kho một cách khoa học có thể được phântích trên ba khía cạnh:
Mô hình dự trữ hiệu quả EOQ được sử dụng để quyết định lượng đặt hàngtối ưu để tối thiểu hoá chi phí đặt hàng cũng như chi phí lưu kho;
Nếu có thể thực hiện mua hàng với số lượng lớn để được chiết khấu, điềunày sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng tiền nhất định choviệc mua các bộ phận của hàng tồn kho;
Dù sử dụng phương pháp kiểm tra liên tục hay kiểm tra định kì như đãtrình bày ở trên, các doanh nghiệp cần phải xác định được lượng hàng tồnkho dự phòng (tất nhiên sẽ làm tăng đầu tư của doanh nghiệp vào tài sảnlưu động) để giảm và loại trừ rủi ro của việc thiếu dự trữ Nguyên nhânthiết lập tồn kho dự phòng là tính không xác định của nhu cầu và tínhkhông xác định của hệ thống sản xuất Quản lý hiệu quả hàng tồn khokhông chỉ dựa trên việc nghiên cứu các phương pháp, mô hình mà cònphải dựa trên những kinh nghiệm và chính sách loại trừ những nhân tố bấtthường trong hệ thống sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp
Trang 30CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI
HIODA MOTORS2.1 Khái quát về Hioda Motors Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thànhvà phát triển của Hioda Motors
Hioda Motors là công ty liên doanh được thành lập tại Việt Nam theo giấyphép đầu tư số 1521/GP cấp bởi Bộ kế hoạch và đầu tư vào ngày 22 tháng 3 năm
1997 và điều chỉnh theo giấy phép đầu tư số 1521/GPĐC1 ngày 13 tháng 4 năm
2003 Hoạt động của Hioda Motors sẽ kéo dài trong 50 năm kể từ ngày cấp giấyphép đầu tư đầu tiên
Hoạt động chính của công ty là sản xuất và lắp ráp xe máy, sản xuất cácphụ tùng để bán ở thị trường Việt Nam và nước ngoài, cung cấp các dịch vụ bảohành, bảo dưỡng và sửa chữa xe máy Tại phiên họp lần thứ 9 của Ban giám đốccông ty vào tháng 9 năm 2004, Ban giám đốc đã thông qua kế hoạch để pháttriển hoạt động sản xuất xe máy của Hioda Motors với lượng vốn pháp định vàlượng vốn đầu tư ước đạt tương ứng là 10 triệu Đô la Mỹ và 90 triệu Đô la Mỹ.Hioda Motors hi vọng các cơ quan quản lý có thẩm quyền của Việt Nam (như
Bộ kế hoạch và đầu tư) sớm thông qua kế hoạch này của công ty
Công ty bắt đầu thực hiện hoạt động sản xuất vào tháng 5 năm 1997.Hioda Motors có 2 dòng sản phẩm chính là Buddy và Karla Vào tháng 11 năm
2003, công ty tiếp tục cho ra mắt hai mẫu sản phẩm mới, kế thừa hai dòng xetruyền thống là Buddy-4U và Karla9
Hioda Motors là công ty mới thành lập và hoạt động tại Việt Nam được 5năm nên kết quả đạt được mới dừng lại ở những bước ban đầu Trên thị trường
xe máy hiện nay đã tồn tại nhiều hãng sản xuất nổi tiếng như Honda Việt Nam,Suzuki, Yamaha cũng như sự bùng nổ của lượng xe máy sản xuất tại TrungQuốc nhập khẩu hoặc lắp ráp tại Việt Nam với chất lượng không cao và giáthành rất rẻ Vì thế, Hioda Motors gặp rất nhiều khó khăn trong thời kì đầu tạo
Trang 31lập vị thế trên thị trường Hioda Motors đang phấn đấu để giảm giá thành sảnphẩm để tăng sức cạnh tranh, tăng doanh thu cho công ty Đứng trước mục tiêunày, công ty vẫn không quên tôn chỉ là giữ vững chất lượng sản phẩm mangnhãn hiệu Hioda Motors Có như vậy, thương hiệu của Hioda Motors mới có thểđược người tiêu dùng nhớ đến giữa một lượng lớn các hãng sản xuất xe máy nhưhiện nay.
Dù chưa có nhiều thành tựu nổi bật nhưng công ty đã tồn tại được trên thịtrường với những tín hiệu phát triển đáng mừng Trong năm 2004, với sự thayđổi vốn pháp định và vốn đầu tư theo giấy phép đầu tư điều chỉnh, vốn phápđịnh của công ty đã lên tới 10 triệu Đô la Mỹ bao gồm:
1 Tập đoàn máy cơ khí và
nông nghiệp Việt Nam (30%)
Quyền sử dụng đất:
Lợi nhuận giữ lại:
1,900,000 Đô la Mỹ1,100,000 Đô la Mỹ
2 Công ty trách nhiệm hữu
hạn Hioda Motors (42%)
Tiền mặt:
Lợi nhuận giữ lại:
2,660,000 Đô la Mỹ1,540,000 Đô la Mỹ
3 Công ty xe máy Đông Tây
(28%)
Tiền mặt:
Lợi nhuận giữ lại:
1,773,000 Đô la Mỹ1,026,000 Đô la MỹTrong quý III của năm 2002, Hioda Motors đã thực hiện xây dựng dâychuyền sản xuất thuộc dự án nội địa hoá nhằm giảm chi phí sản xuất xe máy,tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường cho công ty Dây chuyền này đã đượchoàn thành và đưa vào hoạt động từ quý II của năm 2003 Từ đây, Hioda Motorskhông còn phải nhập khẩu một số linh kiện xe máy từ Công ty xe máy ĐôngTây nữa
Ngoài ra, cũng vào cuối năm 2003, đầu năm 2004, Hioda Motors đã đầu
tư thêm 1,5 triệu Đô la Mỹ tăng vốn cổ phần của mình lên 30% tại Công ty sảnxuất phụ tùng tự động Việt Nam Đây là công ty mới được thành lập vào tháng
12 năm 2002 với hoạt động chủ yếu là cung cấp phụ tùng cho Hioda MotorsViệt Nam Hioda Motors hi vọng sẽ tăng tỉ lệ nội địa hoá cho xe máy và phụ
Trang 32tùng xe máy từ 40% hiện nay lên 54% với nỗ lực giảm chi phí và giá thành sảnphẩm
2.1.2 Đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors
2.1.2.1 Đặc điểm chung
Hioda Motors được thành lập trong bối cảnh ngành công nghiệp sản xuất
xe máy Việt Nam đã có sự phát triển ngày càng cao Vì thế, công ty phải khôngngừng cải tiến quy trình sản xuất, tìm các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý,giảm giá thành sản phẩm để có thể đứng vững trên thị trường biến động và cạnhtranh không ngừng Hiện nay thị trường, sản phẩm dịch vụ, khách hàng củaHioda Motors có một số đặc điểm cơ bản là:
Về thị trường: Thị trường hiện nay của Hioda Motors là người tiêu dùng
có thu nhập trung bình và khá Công ty đang dần tạo lập thương hiệu của mình,tuy nhiên để có thể trở thành một trong những công ty hàng đầu về sản xuất xemáy tại Việt Nam còn cần thêm nhiều thời gian Đồng thời, công ty cũng xuấtkhẩu các sản phẩm của mình ra một số nước, đặc biệt là những nơi có nhu cầucao như khu vực Đông Nam Á (như Philipin, Myanma, Lào ) Lượng sản phẩmxuất khẩu trong năm 2004 theo kế hoạch là 7.500 chiếc tương đương với khoảng
4 triệu Đô la Mỹ (năm 2003 là 5.200 chiếc tương đương với khoảng 2.8 triệu Đô
la Mỹ)
Các sản phẩm và dịch vụ: Sản phẩm chủ đạo của công ty là xe máy với
hai dòng xe hướng tới đối tượng thanh niên trẻ là Rubi và Karla và gần đây làhai dòng cải tiến Rubi4U và Karla9 Đồng thời, phụ tùng xe máy thương hiệuHioda Motors cũng được sản xuất và phân phối kèm hoặc độc lập với sản phẩm
xe máy Dịch vụ hậu mãi ưu đãi cho khách hàng bao gồm kiểm tra xe miễn phí(hai lần kiểm tra miễn phí cho 12.000 km đầu tiên hoặc cho một năm sử dụng)
và bảo hành cho những hỏng hóc hoặc trục trặc về kĩ thuật (trong vòng hai năm
kể từ khi mua)
Trang 33Khách hàng: Khách hàng chủ yếu của Hioda Motors là các đại lý ủy
quyền của Hioda Motors Các đại lý này phải trả tiền đầy đủ cho công ty trướckhi công ty bán sản phẩm cho họ Để có thể mua phụ tùng xe máy do HiodaMotors sản xuất, các đại lý phải đặt cọc một khoản tiền nhất định như sự đảmbảo cho việc chi trả Điều này nhằm đảm bảo không có các khoản nợ nào có liênquan đến việc phân phối và tiêu thụ giữa hãng và các đại lý Cho đến nay, HiodaMotors đã có khoảng 50 đại lý trên cả nước
Nhà cung cấp và các bên liên quan khác: Các nhà cung cấp chính bao
gồm: Công ty xe máy Đông Tây (nhà đầu tư và cung cấp nguyên vật liệu thô thành phần nhập khẩu); Công ty xe máy Hioda Motors Trung Quốc (cung cấpnguyên vật liệu thô nhập khẩu); Tập đoàn Hioda Motors (nhà đầu tư, hỗ trợ kĩthuật); Các nhà cung cấp trong nước (cung cấp đầu vào trong nước, nguyên vậtliệu và các dịch vụ có liên quan) Các ngân hàng giao dịch chủ yếu: ABNAMRO Bank (tiền gửi không kì hạn và mua Đô la Mỹ); Ngân hàng TokyoMitsubishi (hoạt động bán hàng và tiền gửi không kì hạn); Vietcombank (chi trảtiền mặt); Fuji Bank (mua Đô la Mỹ và Yên Nhật)
-2.1.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Cơ sở lập các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được trình bày bằng Đô la Mỹ được lập theo luậtpháp và các quy định về kế toán của Việt Nam Mục đích của các báo cáo tàichính này nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh vàcác luồng lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán phổ biến tạiViệt Nam Các báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc Công ty áp dụngnhất quán các chính sách kế toán trong năm và nhất quán với các chính sách kếtoán áp dụng trong năm trước
Năm tài chính
Trang 34Năm tài chính của Hioda Motors bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31tháng 12 theo công văn phê duyệt số 643 TC/CĐKT ngày 17 tháng 1 năm 2003của Bộ tài chính.
Đơn vị tiền tệ dùng trong ghi sổ kế toán là Đô la Mỹ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàngtồn kho Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dựphòng cho hàng lỗi thời Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời đượclập dựa vào đánh giá của Ban giám đốc về giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ
đi các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả chi phíbán hàng ước tính Giá gốc được tính theo phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO) và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng tồnkho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Đối với thành phẩm và sản phẩm dở dang,giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và các chiphí sản xuất chung đã được phân bổ
2.1.3 Các quy trình sản xuất - kinh doanh chủ yếu
Các quy trình sản
xuất kinh doanh
chính
Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng
trong báo cáo tài chính
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Chi phí bán hàng và marketing;
Doanh thu từ hoạt động bán hàng;
Tài khoản phải thu, bao gồm dự phòng các khoản phải thu khó đòi (nếu có), tạm ứng mua hàng từ các đại lý.
Trang 35Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Các chi phí bảo hành bao gồm kiểm tra miễn phí, bảo hành bán hàng và bảo đảm theo đường dây nóng;
Tiền mặt;
Các khoản phải trả.
Mua/nhập khẩu
nguyên vật liệu thô
Quy trình này liên quan đến tất cả các hoạt động từ việc xác định nhu cầu hàng tồn kho thông qua các kế hoạch, đơn đặt hàng, giữ và biến động của hàng tồn kho và các khoản chi trả cho việc mua các loại hàng tồn kho.
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Hàng tồn kho (chủ yếu là nguyên vật liệu thô);
Giá vốn hàng bán;
Tiền mặt;
Các khoản phải trả;
Thuế nhập khẩu phải trả.
Sản xuất xe máy Quy trình này liên quan đến toàn bộ các hoạt động từ việc xác định
nhu cầu hàng tồn kho cần cho sản xuất tới việc bán hàng: kế hoạch sản xuất, biến động của hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu thô và thành phẩm và chi phí để sản xuất ra thành phẩm.
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Hàng tồn kho (bao gồm thành phẩm, nguyên vật liệu thô);
Mô tả các quy trình và thành phần tương ứng
trong báo cáo tài chính
Các thành phần trong báo cáo tài chính bao gồm:
Máy móc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao luỹ kế;
Tài sản cố định vô hình, bao gồm cả khấu hao;
Chi phí khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình;
Chi phí sửa chữa và bảo hành;
Tiền mặt và các khoản phải trả;
Chênh lệch tăng giảm do thanh lý nhà máy và thiết bị.
Trang 36Quy trình quản
trị nhân lực
Quy trình này xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực, phân tích thị trường cung cấp nguồn nhân lực, những lợi ích bổ sung, tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn Quy trình này cũng liên kết yêu cầu về nguồn nhân lực với các hoạt động kế hoạch khác của tổ chức.
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Tiền công và tiền lương;
Các loại thuế liên quan đến thu nhập của người lao động;
Lợi ích của người lao động;
Các chi phí trả trước liên quan đến tiền lương (dự phòng trợ cấp mất việc làm).
Quy trình tài
chính/kế toán Quy trình này liên quan đến hoạt động quản lý về kế toán, báo cáo tàichính và quản lý ngân quỹ.
Các thành phần của báo cáo tài chính bao gồm:
Các tài khoản tiết kiệm và đặt cọc cố định;
Các số dư thuộc về nội bộ công ty;
Tiền mặt;
Các hợp đồng liên quan đến ngoại hối;
Các chênh lệch do tỉ giá chuyển đổi có thể nhận biết và không nhận biết được.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách hiệu quả,Hioda Motors chủ trương thực hiện bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theokiểu trực tuyến Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc làhai Phó giám đốc, một Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một Phó giám đốcphụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng Ban giám đốclãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các phân xưởng sản xuất.Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất, các quy trình sản xuất với cáctiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý Cụthể :
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý việc sửdụng nguồn nhân lực của Công ty, lập ra các định mức lao động, theo dõiquá trình thực hiện các định mức và quỹ tiền lương của cán bộ công nhânviên, đồng thời giúp giám đốc quản lý về mặt hành chính, quản trị như quản
Trang 37lý hồ sơ của công ty, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị Phòng tổ chứchành chính bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý nhân sự, tổ chức tuyểndụng và đào tạo và bộ phận chuyên trách các nhiệm vụ khác.
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện kếhoạch sản xuất, chuẩn bị để giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, giúp Giámđốc đề ra nhiệm vụ sản xuất cho từng phân xưởng tổ đội, theo dõi thực hiệncác hợp đồng sản xuất, quản lý kế hoạch vật tư, phương tiện vận tải củacông ty, đồng thời hỗ trợ cho Giám đốc lập ra các phương án sản xuất kinhdoanh, vạch ra hướng đi đúng đắn cho sản xuất
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về kỹ thuật vàcông nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, thiết kế chế tạo các loaị máymóc, thiết bị, phụ tùng, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng,quản lý mẫu mã các sản phẩm, thiết bị và phụ tùng do Công ty sản xuất
- Phòng tài chính - kế toán: Có nhiệm vụ tham gia tư vấn và giúp việccho Giám đốc công ty trong lĩnh vực kế toán - tài chính Ngoài ra phòng tàichính- kế toán còn có nhiệm vụ phân tích và tổng hợp lập quyết toán tàichính, báo cáo với giám đốc, với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như:Cục thuế, Công ty kiểm toán Nhà nước, theo đúng chế độ quy định
Sơ đồ 4 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Hioda Motors
Phòng kỹ thuật
Phòng tài chính - kế toán
Trang 382.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh
Khi mới đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, Hioda Motors còngặp nhiều khó khăn nên những năm đầu chưa thu được nhiều kết quả đáng
kể Tuy nhiên, thị trường Việt Nam là một thị trường tiềm năng với hơn 80triệu dân và nhu cầu đi lại rất cao Vì thế, hoạt động của công ty ngày càngphát triển
Cơ cấu nguồn vốn
Tổng nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm Cụ thể là năm
2002 đạt 40,716 triệu Đô la Mỹ, năm 2003 là 58,711 triệu Đô la Mỹ, và năm
2004 là 67,684 triệu Đô la Mỹ với tỉ lệ tăng tương ứng là 44,2% và 12,8%.Trong đó, cơ cấu nợ và vốn chủ sở hữu được thể hiện qua biểu đồ sau:
0 10.000.000 20.000.000 30.000.000 40.000.000 50.000.000 USD
N¨m
Nî Vèn chñ së h÷u
Biểu đồ: Cơ cấu nợ/vốn chủ sở hữu của Hioda Motors 4
Qua biểu đồ ta thấy nợ và vốn chủ sở hữu tăng đều qua các năm Tuynhiên, vốn chủ sở hữu có tốc độ tăng nhanh hơn nợ nên tỉ trọng vốn chủ sởhữu trong tổng nguồn vốn ngày càng lớn hơn
Trang 39lập về mặt tài chính của công ty ngày càng được củng cố Hệ số nợ giảm đicũng có nghĩa phần lớn tài sản mà doanh nghiệp hiện có đều được đầu tưbằng số vốn của mình Điều này cũng có thể cho thấy chính sách huy độngvốn của công ty chủ yếu là tìm kiếm nguồn lực nội bộ để giảm những rủi ro
do sử dụng quá nhiều nợ có thể xảy ra trong thời kì đầu mới đi vào hoạtđộng
Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh
Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Hioda Motors trong ba nămliên tiếp là 2002, 2003, 2004 cho thấy công ty ngày càng làm ăn có lãi (thamkhảo báo cáo kết quả kinh doanh đến ngày 31 tháng 12 của ba năm trên trongtrang sau) Điều này cũng tương đương với việc vốn chủ sở hữu của công ty cótốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng của nợ như đã trình bày ở trên Lợi nhuận giữlại của Hioda Motors tăng đều qua các năm:
Tỉ lệ lợi nhuận giữ lại/
Vì trong 5 năm đầu mới hoạt động, công ty không phải nộp thuế thu nhậpdoanh nghiệp và từ năm 2003 chỉ phải nộp thuế với tỉ lệ nhỏ là 5% Đây là điềuthuận lợi cho công ty trong việc tăng lượng vốn chủ sở hữu, đảm bảo an toàntrong kinh doanh
Trang 40Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Hioda Motors trong ba nămliên tiếp có thể thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm Tuy nhiêncũng có thể thấy một điều: tốc độ tăng của doanh thu vẫn thấp hơn tốc độ tăngcủa giá vốn hàng bán Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng này và tìm nguyênnhân cũng như biện pháp cải thiện vì đây là xu hướng có thể ảnh hưởng khôngtốt đến lợi nhuận lâu dài của công ty.
Khu vực tiêu thụ: lập được hơn 50 đại lý uỷ quyềnbán hàng (chủ yếu ở khu vực miền Trung và miềnNam)
Giá cả: Có thể cạnh tranh bởi sản xuất hướng tới môhình tối ưu hóa và tăng tỉ lệ nội địa hoá
Tối đa hoá giá trị tài sản
vụ sau bán hàng (bảo hành và sửa chữa miễn phí)
Tăng tỉ lệ nội địa hoá: Làm giảm chi phí sản xuấtbằng việc tăng lượng nguyên vật liệu nội địa và sápnhập dọc (như thôn tính nhà cung cấp) để sản xuấtnhững thành phần tự động hoá quan trọng tại Việt
The notes set out on pages 7 to 9 form part of these finan