Thực trạng công tác Kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì vai trò của công tác kế toán và vô cùng quan trọng nó góp phần vào sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp do vậy công tác kế toán trong doanh nghiệp phải luôn nhanh nhạy, chính xác kịp thời. Sự kịp thời sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp. Mặt khác, nó ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Không những thể tổ chức kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý khác nhau. Cùng với quá trình phát triển kinh tế với sự đổi mới sâu sắc cơ chế thị trường hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng hoàn thiện và phát triển để đánh giá được tình hình thu, chi của doanh nghiệp thì kế toán vốn bằng tiền là công cụ trợ giúp đắc lực và tư vấn có hiệu quả sao cho chi phí bỏ ra ít nhưng hiệu quả cao. Giúp cho người sử dụng nắm được những thông tin để vận dụng những thông tin này vào quy trình nghiên cứu và đưa ra những uyết định co việc bảo toàn vốn.

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 2

1 TÊN ĐƠN VỊ VÀ ĐỊA CHỈ 2

2 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY 2

2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH 2

2.1.1 GIAI ĐOẠN MỘT (TỪ 1993 - 2000) 2

2.1.2 GIAI ĐOẠN 2 (TỪ NĂM 2000 ĐẾN NAY): 2

2.2 MỤC TIÊU CỦA CÔNG TY 3

2.3 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 3

2.4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY 3

2.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY 5

2.5.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU CỦA BỘ MÁY KẾ TOÁN 5

2.5.2 HÌNH THỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 7

2.5.3 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 8

2.5.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỬ DỤNG GỒM: 9

2.5.5 CÔNG TÁC LẬP VÀ NỘP BÁO CÁO 9

PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 10

1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN "VỐN BẰNG TIỀN" TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 10

1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CHUNG 10

1.2 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN "TIỀN MẶT" VÀ "TIỀN GỬI NGÂN HÀNG" 11

2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN "VỐN BẰNG TIỀN" TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 13

2.1 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN TIỀN MẶT 13

2.1.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG VÀ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 14

2.1.2 TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ NỘI DUNG, KẾT CẤU TÀI KHOẢN 21

2.1.3 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI CÔNG TY 23

2.1.4 CÔNG TÁC GHI SỔ KẾ TOÁN 25

2.2 PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 36

2.2.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬ DỤNG VÀ TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 36

2.2.2 TÀI KHOẢN KẾ TOÁN SỬ DỤNG, NỘI DUNG KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN 41

2.2.3 CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH 43

2.1.4 CÔNG TÁC GHI SỔ KẾ TOÁN 45

PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN 50

1 NHẬN XÉT 50

KẾT LUẬN 54

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua thực hiện đường lối phát triển kinh tế hàng hoánhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường cơ sự quản lý của nhà nướctheo định hướng XNCN nền kinh tế nước ta đã có sự biến đổi sâu sắc theocon đường công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước phát triển hoà nhập củanền kinh tế thế giới

Để đáp ứng yêu cầu của sự đổi mới và phát triển nền kinh tế Đảng vàNhà nước ta đã đưa nhiều chính sách tạo điều kiện cho các doanh nghiệp pháttriển, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế nước ta

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì vai trò của công tác kế toán và vôcùng quan trọng nó góp phần vào sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp dovậy công tác kế toán trong doanh nghiệp phải luôn nhanh nhạy, chính xác kịpthời Sự kịp thời sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công tác kế toán trongdoanh nghiệp Mặt khác, nó ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lýkhác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạtđộng của doanh nghiệp Không những thể tổ chức kế toán phù hợp với yêucầu quản lý khác nhau

Cùng với quá trình phát triển kinh tế với sự đổi mới sâu sắc cơ chế thịtrường hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng hoàn thiện và phát triển đểđánh giá được tình hình thu, chi của doanh nghiệp thì kế toán vốn bằng tiền làcông cụ trợ giúp đắc lực và tư vấn có hiệu quả sao cho chi phí bỏ ra ít nhưnghiệu quả cao Giúp cho người sử dụng nắm được những thông tin để vận dụngnhững thông tin này vào quy trình nghiên cứu và đưa ra những uyết định coviệc bảo toàn vốn

Qua thời gian học tập tại trường và tìm hiểu tại công ty Cổ phần đầu tưthiết bị khoa học công nghệ Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ của thầy, cô và

các anh, chị trong công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt

Nam em đã chọ và tìm hiểu đi sâu vào đề tìa:" Kế toán vốn bằng tiền" để làm đề

tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Nội dung của chuyên đề thực tập gồm có 3 phần sau:

Phần 1: Đặc điểm tình hình chung của công ty Cổ phần đầu tư thiết

bị khoa học công nghệ Việt Nam

Phần 2: Thực trạng công tác "Kế toán vốn bằng tiền" tại công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam.

Phần 3: Nhận xét và kiến nghị

PHẦN 1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

1 Tên đơn vị và địa chỉ

Tên công ty: Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ ViệtNam

Công ty có trụ sở tại: 86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Mã số thuế: 010249265

2 Quá trình hình thành và phát triển công ty

2.1 Quá trình hình thành

Giai đoạn một (từ 1993 - 2000)

Công ty ra đời trong những ngày đầu khó khăn

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam đượcthành lập năm 1993, giấp phép kinh doanh số 0101249265 được cấp bởi sở kếhoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Với số vốn điều lệ là 1.000.000.000 đồng.Công ty được thành lập dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thànhviên trở lên, công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam làmột tổ chức sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, tư cách pháp nhânđầy đủ, được mở tài khoản ở ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng

2.1.2 Giai đoạn 2 (từ năm 2000 đến nay):

Năm 1999 công ty quyết định đổi mới toàn bộ hệ thống máy móc thiết bịsản xuất Hệ thống máy móc thiết bị sản xuất cũ đều được thay thế bởi một

hệ thống sản xuấy hiện đại được đặt hàng theo yêu cầu tại công ty trực thuộckhoa cơ khí trường Đại học Bách Khoa Các sản phẩm của công ty đượcsavnr xuất trên dây truyền máy móc tự động với đa số các loại nguyên vật liệuđược sản xuất từ các nhà máy có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, ISO 14000

Với những nỗ lực trên, trong những năm qua doanh nghiệp liên tiếpđược tặng bằng khen và danh hiệu hàng Việt Nam chất lượng cao, phù hợpvới tiêu chuẩn tại các kỳ hội chợ triển lãm.

Trong thời gian tới, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện sao cho phù hợpvới xu thế hội nhập với thế giới

2.2 Mục tiêu của công ty

Công ty thành lập với mục đích phát huy tiềm năng về vốn tập trung trítuệ, phát triển sản xuất kinh doanh tăng thu nhập và tạo thêm việc làm chongười lao động

2.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Chức năng của công ty: Chức năng của công ty được quy định sau khi

thành lập đó là hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Quy trình ngành nghề kinh doanh chủ yếu

+ Dịch vụ trang trí nội thất

+ Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng

+ Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

+ Sản xuất, gia công buôn bán các sản phẩm cơ khí

Nhiệm vụ của công ty: Khi mới thành lập, nhiệm vụ chính của công ty

là tư vấn và cung cấp dịch vụ trang trí nội thất gia đình Từ năm 2000 trở lạiđây, công ty trực tiếp đi vào sản xuất kinh doanh cung cấp các trang thiết bịtrang trí nội thất

2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý trong công ty

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam là mộtlaọi hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thịtrường có sự cạnh tranh khốc liệt của nhiều tập đoàn, công ty lớn trong địabàn kinh doanh cùng lĩnh vực là một thách thức lớn Chính vì vậy, công ty đã

tổ chức cho mình một bộ máy sao cho vừa hợp lý, gọn nhẹ lavị đem hiệu quảcao nhất Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực

tuyến, chia thành các phòng, ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với nhu cầuquản lý của đơn vị.

Đứng đầu công ty là ban giám đốc, dưới là các phòng ban Ban giám đốcgồm có: giám đốc và phó giám đốc

+ Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất tại công ty, phụ trách chung

các hoạt động kinh doanh, trực tiếp chỉ đạo một số phòng ban chức năng nhưphòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh là người đại diệncủa doanh nghiệp trong các quan hệ giao dịch kinh doanh, ký kết các hợpđồng kinh tế

+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: là người thay mặt giám đốc

điều hành các công việc kinh doanh của doanh nghiệp như giải quyết các vấn

đề vào đầu ra, lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ hàng hoá trựctiếp chỉ đạo phòng kinh doanh và phòng kế hoạch kinh doanh Có thể thaymặt giám đốc đi giao dịch với đối tác

Các phòng ban chức năng gồm có:

- Phòng kế toán: Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác quản lý

tài chính, lập báo cáo tài chính, thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết

về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cho giám đốc biết, nhằm phục

vụ cho công tác quản lý kinh tế Đồng thời kế toán trực tiếp làm các công việc

về hạch toán kế toán, báo cáo với cơ quan thế Góp phần quan trọng vào việcquản lý các hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước công ty về hoạtđộng kinh doanh, chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động kế toán tàichính

- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh

doanh, kế hoạch phát triển thị trường, kế hoạch bán hàng, sản lượng tiêu thụtrong tháng, quý, từ đó lập kế hoạch cho nhà máy, điều hành phát triển phòng

dự án Ngoài ra, phòng kinh doanh còn trực tiếp tham mưu cho giám đốctrong việc ký kết các hợp đồng kinh tế

- Nhà máy sản xuất: Là nơi sản xuất các sản phẩm bán ra trên thị

trường và cung cấp các sản phẩm cho các công trình do công ty tiến hành thicông

- Phòng thi công: Chịu trách nhiệm tổ chức bán hàng, thực hiện kế

hoạch do phòng kinh doanh lập

- Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch do phòng

kinh doanh lập, tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường

- Phòng thiết kế: Chịu trách nhiệm nghiên cứu, cải tiến sản phẩm.

- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm cũng

như các công trình thi công

- Các đội: Trực tiếp thi công tác công trình

Mặc dù các phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song đều cómối quan hệ mật thiết với nhau để cùng thực hiện các nhiệm vụ chung củacông ty đã đề ra

Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Cổ phần đầu tư thiết bị

khoa học công nghệ Việt Nam

2.5 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty

2.5.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của bộ máy kế toán

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam là đơn vịhạch toán độc lập có tài khoản riêng tại ngân hàng và được quyền quyết định

về mọi hoạt động kế toán tài chính Với đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lýgọn nhẹ, trực tiếp, tập trung nên công ty lựa chọn mô hình kế toán tập trungvới nhiệm vụ: cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các tài liệu về tình hìnhcung ứng vật tư, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, tình hình tiêuthụ, theo dõi và hạch toán chính xác các tài liệu về tình hình cung ứng vật tư,

sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, tình hình tiêu thụ, theo dõi và

Phòng

kế toán

Phòng Thi công

Phòng

Kinh doanh

Nhà máy sản xuất

Phòng

Bán hàng Marketing Phòng thiết kế Phòng kỹ thuật Phòng

Ban giám đốc

Đội 1

Đội 2

Đội 3

Đội 4

hạch toán chính xác các khoản thu chi tài chính, thực hiện toàn bộ công táchạch toán từ việc xử lýcác chứng từ đến việc lập báo cáo quyết toán, cung cấp

số liệu cho các phòng ban liên quan để từ đó ban giám đốc công ty có những

kế hoạch đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh chodoanh nghiệp

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

*) Nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp):

+ Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉđạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế toàn bộ công ty Thựchiện việc tính thuế, thanh quyết toán với cơ quan thế

+ Tổng hợp số liệu của kế toán viên để lập báo cáo tài chính

+ Lập kế hoạch các hoạt động vay vốn, huy động nguồn vốn, trả nợ vốnvay Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình tài chính của công ty,tham mưu cho giám đốc về các kế hoạch và các chính sách tài chính để giámđốc đưa ra các quyết định tài chính kịp thời

- Kế toán vật tư, thành phẩm, hàng hoá: Theo dõi và phản ánh vào sổ

tình hình tăng, giảm, tồn kho vật tư, hàng hoá, thành phẩm của công ty: Lậpphiếu nhập kho, xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hoá, theo dõi giá cả vàchất lượng nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ, tính giá hàng xuất kho trong

kỳ, theo dõi tình hình tồn kho vật tư

Kế toán TSCĐ, tiền lương,

kế toán thanh toán

Kế toán vật tư, hàng hoá,

Kế toán trưởng

- Kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thanh toán:

Theo dõi và phản ánh sổ tình hình tăng giảm, trích khấu hao TSCĐ và hạchtoán vào các sổ cái liên quan

+ Theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình công nợ củacông ty

+ Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, theo dõi tình hình thu, chi ở công ty

và thực hiện các giao dịch với ngân hàng

+ Tính lương, thưởng, các khoản trích theo lương thanh toán các khoảncho công nhân viên Lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theolương Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt mất mát, hao hụt, tiến hành

thu chi tiền mặt căn cứ vào các phiếu thu, chi Quản lý việc thu chi tiền trongcông ty Thường xuyên kiểm kê tiền mặt tồn quỹ để tránh thất thoát

2.5.2 Hình thức kế toán của công ty

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam thực hiệnchế độ kế toán theo đúng chế độ kế toán quy định hiện hành của Bộ Tàichính: Theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/02/2006 của Bộtrưởng Bộ Tài chính Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán và ghichép đầy đủ

- Niên độ kế toán được công ty áp dụng là một năm bắt đầu từ ngày01/01 đến ngày 31/12 dương lịch hàng năm

- Kỳ kế toán là một tháng, cuối tháng khoá sổ một lần

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam

- Công ty hiện đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hệ thống

sổ sách gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm, thẻ kho,thẻ tính giá thành sản phẩm, sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; sổ chi tiết thanh toánvới người mua, sổ chi tiết tiêu thụ…

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán

Ghi chú:

- Công ty thực hiện kế toán trên Excel

- Tất cả các bảng biểu kế toán của công ty đều thực hiện trên Excel vàđược sử dụng ngay từ đầu Nó giúp cho công việc kế toán được giảm tải,nhanh chóng và chính xác hơn kế toán thủ công Tuy nhiên việc định khoảncác nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty vẫn thực hiện thủ công

Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Phiếu thu, phiếu chi

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

2.5.5 Công tác lập và nộp báo cáo

Cuối kỳ (cuối năm) kế toán lập báo cáo tài chính nộp cho cơ quan thế HàNội

- Báo cáo gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

+ Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Báo cáo kế toán nộp cho:

+ Cơ quan thế

+ Cơ quan thống kê

+ Cơ quan đăng ký kinh doanh

2.5.6 Phương pháp tính trị giá thực tế xuất kho:

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

2.5.7 Phương pháp kê khai hàng tồn kho

Việc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc và tính giá trị hàng tồn kho cuối

kỳ theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

2.5.8 Phương pháp tính thuế GTGT.

Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THIẾT BỊ KHOA HỌC

CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

1 Đặc điểm chung về công tác kế toán "Vốn bằng tiền" tại công ty

Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

1.1 Khái niệm và đặc điểm chung

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn lưu động của công ty, được hìnhthành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán

Vốn bằng tiền của Công ty bao gồm Tiền mặt tồn quỹ, Tiền gửi Ngânhàng và các khoản tiền đang trong quá trình lưu chuyển

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các chứng từ và hoáđơn, các giấy thanh toán tiền tương ứng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiềnmặt và đưa cho Kế toán trưởng và Giám đốc tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt

và đưa cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó phiếu thu sẽ đượcchuyển cho thủ quỹ để ghi tiền Khi nhận được tiền thủ quỹ đóng dấu xácnhận đã thu tiền giữ phiếu thu và cất tiền vào quỹ

Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền, căn cứ vào phiếu chi đã có xácnhận của kế toán trưởng và giám đốc thủ quỹ tiến hành chi tiền Thủ quỹ căn

cứ vào số tiền thực để ghi vào sổ quỹ và đến cuối ngày chuyển cho kế toántiền mặt để ghi vào sổ kế toán

Phiếu thu và phiếu chi là tập hợp của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ.Riêng phiếu chi của thủ quỹ nộp ngân hàng là dựa trên bảng kê các loại tiềnnộp viết làm 3 liên

Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng thì khi có các giấy báo Có và báo Nợcủa ngân hàng thì kế toán tiến hành định khoản và vào các sổ sách liên quan

Để đảm bảo tính khách quan trong việc thu tiền công ty có kế toán thanh

toán riêng và thủ quỹ riêng Cứ cuối tháng căn cứ vào sổ cái tiền mặt tiền gửingân hàng, sổ quỹ, lượng tiền tồn quỹ của thủ quỹ để kiểm tra, đối chiếu, nếu

có sự sai lệch phải tiến hành xem xét xem sai ở khâu nào và tiến hành điềuchỉnh

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải có một lượngvốn nhất định Ngoài vốn cố định công ty phải có một vốn lưu động đủ để tiếnhành sản xuất kinh doanh Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền đối với công

ty là rất quan trọng, bởi vì vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trảnhững khoản mua sắm cần phải thanh toán ngay, hay để trả lương cho cán bộcông nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền

Trong công ty thì vốn bằng tiền hiện có gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tạingân hàng và những khoản tiền đang trong quá trình lưu chuyển

Hình thức kế toán của công ty là hình thức kế toán nhập ký chung nhưngcông ty không sử dụng các Nhật ký đặc biệt để hạch toán mà tất cả đều đượcđưa vào sổ Nhật ký chung và các sổ chi tiết có liên quan

1.2 Nguyên tắc hạch toán "tiền mặt" và "tiền gửi ngân hàng".

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chihoặc các chứng từ nhập, xuất và có đủ chữ ký của người nhận, người giao,người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định

- Hàng ngày hoặc định kỳ phải tiến hành kiểm kê quỹ thực tế so sánh với

số liệu trên sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt để tránh sự mất mát, thất thoát tiềntrong quá trình sử dụng

a Đối với chứng từ thu tiền mặt:

Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền mặt, kế toáncăn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến việc thu tiền mặt như: hoá đơn bánhàng, phiếu xuất ko để lập phiếu thu và định khoản

Phiếu thu do kế toán lập thàh 3 liên (đặt giấy than viết một lần), ghi đầy

đủ các nội dung ở trên phiếu và ký vào phiếu Sau đó chuyển cho Kế toán

trưởng và Giám đốc duyệt, rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Saukhi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vàophiếu thu trước khi ký tên.

Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền,một liên lưu ở nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từgốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán

Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ

(1) Kế toán thanh toán tiếp nhận chứng từ gốc liên quan đến việc thu tiền

và viết phiếu thu

(2) Kế toán thanh toán đưa phiếu thu trình kế toán trưởng duyệt

(3) Phiếu thu sau khi đã được duyệt chuyển cho thủ quỹ

(4) Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã được duyệt, thu tiền của người nộptiền và cùng với người nộp tiền ký vào phiếu thu

(5) Thủ quỹ chuyển chứng từ gốc và phiếu thu cho kế toán thanh toánhạch toán và ghi vào sổ

b Đối với các chứng từ chi tiền mặt

Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến việc chi tiền như: Hoá đơn muahàng, giấy xin tạm ứng,… kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng

từ, sau đó chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt Sau khi chứng từgốc được duyệt kế toán tiến hành lập phiếu chi, định khoản và vào sổ sách các

4

2

5

31

tài khoản liên quan.

Phiếu chi được lập thành 2 liên hoặc 3 liên nếu có yêu cầu (đặt giấy thanviết một lần) Sau đó có đầy đủ chữ ký hơp lệ thì thủ quỹ mới được xuất quỹ.Khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận, ký và ghi rõ họtên Sau khi xuất quỹ thủ quỹ ký xác nhận vào phiếu chi đã xuất quỹ Hai liêncủa phiếu chi một liên lưu tại nơi lập phiếu, liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổquỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để kế toán hạch toán vàghi vào sổ kế toán liên quan Liên 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền để làmchứng từ gốc lập phiếu thu và nhập vào quỹ của đơn vị nhận tiền

Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ

(1) Kế toán thanh toán nhận chứng từ gốc liên quan đến việc chi tiền vàlập phiếu chi

(2) Kế toán đưa phiếu chi cùng chứng từ gốc cho kế toán trưởng, giámđốc ký duyệt

(3) Sau khi ký duyệt phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ

(4) Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã được duyệt, xuất tiền cho ngườinhận tiền và cùng với người nhận tiền ký vào phiếu chi và các giấy tờ thanhtoán

(5) Thủ quỹ chuyển phiếu chi và chứng từ gốc cho kế toán thanh toán

4

2

5

31

giám đốc

Hình thức kế toán của công ty là hình thức Nhật ký chung và công tykhông sử dụng các nhật ký đặc biệt nên hằng ngày khi phát sinh các nghiệp

vụ kinh tế đều được vào sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngânhàng và các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản Tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt, Tiền gửingân hàng

- Đối với các khoản tiền gửi ngân hàng khi nhận được chứng từ của ngânhàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, nếu

có sự chênh lệch giữa số liệu trên các chứng từ của ngân hàng thì kế toáncuavr công ty, số liệu trên các chứng từ gốc với số liệu trên các chứng từ củangân hàng thì kế toán phải thông báo ngay với ngân hàng để cùng đối chiếu,xác minh và xử lý kịp thời

2 Thực trạng công tác kế toán "Vốn bằng tiền" tại công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

2.1 Phương pháp hạch toán tiền mặt

Tiền mặt là khoản tiền ở quỹ của công ty, dùng để phục vụ cho việc chitiêu hằng ngày cũng như thuận tiện cho việc thanh toán các khoản phải trả

2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ.

2.1.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Để hạch toán tiền mặt công ty đã sử dụng các chứng từ

+ Phiếu thu, phiếu chi

+ Hoá đơn GTGT

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

+ Biên bản kiểm kê quỹ

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa

học công nghệ Việt Nam

86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Mẫu 01 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU TIỀN MẶT

Ngày: 06/01/2010

Liên số: 1

Số phiếu: PT 01/01Tài khoản: 1111 44.698.500

TK đối ứng: 5111 40.635.000

3331 4.063.5000Người nộp: Nguyễn Văn Thanh

Địa chỉ: 49 Âu Cơ - Tây Hồ - Hà Nội

Về khoản: Thu tiền bán hàng theo HĐ 56463 (0601/2010)

Số tiền: 19.866.000 VNĐ

Bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm sáu sáu nghìn đồng chẵn

Kèm theo: 02 chứng từ gốc Số chứng từ gốc: PX01/01 và HĐGTGT0056463

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Người lập phiếu(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười chín triệu tám trăm sáu sáunghìn đồng chẵn

Ngày 06 tháng 01 năm 2010

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ(Ký, họ tên)

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa

học công nghệ Việt Nam

86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Mẫu 02 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI TIỀN MẶT

Ngày: 06/01/2010

Liên số:

Số phiếu: PT 07/01Tài khoản: 1111 150.000.000

TK đối ứng: 141 150.000.000Người nhận: Đặng Duy Hải

Đơn vị: Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Về khoản: Chi tiền tạm ứng mua tấm thạch cao

Người lập phiếu(Ký, họ tên)

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị

khoa học công nghệ Việt Nam

86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO

Người nhận hàng: Nguyễn Văn thanh

Đơn vị: Công ty TNHH Kiến Tạo và Kiệt Tác

Địa chỉ: 49 Âu Cơ - Tây Hồ - Hà Nội

Nội dung: Xuất bán tấm thạch cao đỏ

kho Tên hàng hoá

TKnợ

TK

Sốlượng

ĐơnGiá Thành tiền

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị

khoa học công nghệ Việt Nam

86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA)

Người giao hàng: Lê Thị Lộc

Đơn vị: Công ty cổ phần Nam Hà Việt Chi nhánh Hà Nội

Địa chỉ: 47 Hoà Mã - P Ngô Thị Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Số hoá đơn: 45768 Seri: QM2009B Ngày 02/01/2010

Nội dung: Nhập mua smartboart 35 mm in VT 50

Tài khoản có: 1111 tiền mặt HĐ SXKD (VND)

Sốlượng

Đơngiá Thành tiền

1 KCT Tấm smartboart

35 mm in VT 50 1521 tấm 500 36.200 18.100.00

Tổng cộng tiền thanh toán 18.100.000

Chi phíThuế giá trị gia tăng 1.810.000

Tổng cộng tiền thanh toán 19.910.000

Bằng chữ: Mười chín triệu chín trăm mười nghìn đồng chẵn

Mẫu số 01 GTKT - 3LL

KC/2010B

Ngày 06 tháng 01 năm 2010 0056463

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

Địa chỉ: 86 Bạch Mai - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Số Tài khoản:……….

Điện thoại:………MS

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Thanh

Tên đơn vị; Công ty TNHH Kiến Tạo và Kiệt tác

Địa chỉ: 49 Âu Cơ - Tây Hồ- Hà Nội

Cộng tiền hàng: 18.060.000 Thuế suất thuế GTGT: 10 % Thuế GTGT: 0.806.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm sáu sáu nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học

công nghệ Việt Nam

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Phòng KT Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ ViệtNam

Tên tôi là: Đặng Duy Hải

Bộ phận: TT

Xin tạm ứng số tiền: 15.000.000 VNĐ

Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn

Lý do: Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

Thời gian hoàn ứng: Ngày 25 tháng 01 năm 2010

Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2010

Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học

công nghệ Việt Nam

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Họ và tên người thanh toán: Đặng Duy Hải

Địa chỉ: Công ty Cổ phần đầu tư thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

Tiền tạm ứng được thanh toán dưới bảng sau đây:

Công ty Cổ phần đầu tư

thiết bị khoa học công nghệ Việt Nam

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ

Vào hồi 14 h00 ngày 05 tháng 01 năm 2010

Sơ đồ 6: Trình tự luân chuyển chứng từ

Nhật ký chung Sổ chi tiết

2.1.2 Tài khoản sử dụng và nội dung, kết cấu tài khoản

Để hạch toán kế toán tiền mặt công ty đã sử dụng tài khoản: TK 111

+ Các tài khoản tiền mặt, ngoại tệ nhập quỹ

+ Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểmkê

Bên có:

+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ xuất quỹ

+ Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê

Số dư nợ: Số tiền mặt còn tồn quỹ

(1) Thu tiền bán hàng

(2) Phải thu khách hàng và thu khác

(3) Thu tiền ký quỹ, ký cược

(4) Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng

(5) Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt

(6) Mua NVL, CCDC, hàng hoá… về nhập kho

(7) Đem tiền đi ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn

(8) Trả lương và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên

(9) Nộp thuế cho Ngân sách nhà nước

(10) Đem tiền đi đầu tư, góp vốn kinh doanh

(11) Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm

(12) Nộp tiền vào tài khoản

2.1.3 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty

Trong tháng 012010 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đếntiền mặt như sau:

NV1: Ngày 02/012010 Xuất quỹ tiền mặt mua tấm Smartboart 35 mm in

VT 50 của công ty CP Nam Hà Việt Chi nhánh Hà Nội theo HĐ số 45678 vềnhập kho Trị giá lô vật tư chưa VAT (10%) là 18.100.000 VNĐ (Phiếu chi số0101)

Nợ TK 1521 18.100.000

Có TK 1111 19.910.000NV2: Ngày 04/01/2010 xuất quỹ tiền mặt mua dầu Diesel để phục vụ sảnxuất theo HĐ số 03694 (04/01/2010) Số phải thanh toán 408.800 VNĐ (trong

đó VAT là 35.891 VNĐ) (Phiếu chi số 02/01)

Có TK 1111 408.800NV3: Ngày 06/01/2010 nộp tiền vào tài khoản (Ngân hàng Công thươngViệt Nam) số tiền 70.000.000 VNĐ (Phiếu chi số 03/01)

NV4: Ngày 06/01/2010 Xuất quỹ tiền mặt mua tấm Smartboart 35 mm

in VT 50 của Công ty CP Nam Hà Việt chi nhánh Hà Nội theo HĐ số 4569 vềnhập kho Trị giá lô vật tư chưa VAT (10%) là 15.500.000 VNĐ (Phiếu chi số04/01)

Nợ TK 1521 15.500.000

Có TK 1111 17.050.000NV5: Ngày 06/01/2010 xuất kho 400 tấm thạch cao đỏ bán cho công tyTNHH Kiến tạo và Kiệt tác Trị giá xuất kho 11.244.000 VNĐ Giá chưaVAT 10% là: 45.150 VNĐ/Tấn Công ty bạn đã trả bằng tiền mặt (Phiếu thu

Nợ TK 3341 111.534.000

Có TK 1111 111.534.000NV7: Ngày 15/01/2010 Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt (ngân hàngcông thương Việt Nam) số tiền 160.000.000 VNĐ (Phiếu thu số 02/01)

Nợ TK 1111 160.000.000

NV8: Ngày 15/01/2010 xuất quỹ tiền mặt mua dầu Diesel để phục vụ sảnxuất theo HĐ số 17180 số tiền 438.000 VNĐ (trong đó tiền thuế GTGT là38.455) (Phiếu chi số 06/01)

Có TK 1111 438.000NV9: Ngày 16/01/2010 rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt (ngân hàng ÁChâu ACB) số tiền 120.000.000 VNĐ (Phiếu thu số 03/01)

Nợ TK 1111 120.000.000

Có TK 1211 ACB 120.000.000

NV10: Ngày 20/01/2010 Xuất quỹ tiền tạm ứng tiền cho anh Đặng DuyHải đi mua NVL số tiền 15.000.000 VNĐ (Phiếu chi số 07/01).

Nợ TK 141 - A Hải 15.000.000

NV11: Ngày 20/01/2010 trả nợ tiền mua hàng cho công ty Nhựa RạngĐông chi nhánh Hà Nội số tiền 18.150.000 VNĐ theo HĐ số 07684 (ngày25/11/2009) (phiếu chi số 08/01)

Nợ TK 3311 18.150.000

Có TK 1111 18.150.000NV12: Ngày 25/01/2010 nhập kho lô nguyên vật liệu theo hoá đơn số

99139 (ngày 25/11/2010) của công ty TNHH Thương mại Quốc tế Đức Minh,trị giá lô vật tư nhập kho chưa VAT 10% là 13.545.520 Đã thanh toán bằngtiền tạm ứng Số tiền tạm ứng còn thừa Anh Đặng Duy Hải hoàn nhập là99.928 VNĐ (Phiếu thu số 04/01)