Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa

Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN I. Trích yếu:  Tóm tắt: Nhóm 5 3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa • Tác giả: Nhóm IV • Đề án: Tổ chức công tác tại công ty TNHH Trường Sa • Ngành học của đề án: Hệ thống thông tin kế toán • Chuyên ngành: Kế toán • Đơn vị đào tạo: Trường Đại Học Văn Hiến  Nội dung bản trích yếu: • Mục đích và đối tượng nghiên cứu của đề án: Đề án nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp”. Đây là hình thức tổ chức công tác kế toán thong dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới. Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tại đơn vị,hình thức và chế độ kế toán,hệ thống báo cáo tại đơn vị nghiên cứu. Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán tại đơn vị đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại doanh nghiệp hiện nay. • Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề án: Đề án nghiên cứu dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những thống kê đã được công bố , thông tin trên mạng internet, kết hợp với suy luận và áp dụng những kiến thức đã học từ bộ môn : Hệ Thống Thông Tin Kế Toán,cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên cứu của đề án. II. Tầm nhìn: Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh những lợi thế thì vấn đề an toàn thông tin của các tổ chức là vấn đề luôn được quan tâm. Do đó, việc trao đổi thông tin với bên ngoài qua Internet là cần thiết Nhóm 5 4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa cho mọi tổ chức nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn những nguy cơ về mất mát dữ liệu và an toàn hệ thống như virus, hacker . Qua đó ta thấy bộ phận kế toán tại mỗi doanh nghiệp cũng chịu nhiều ảnh hưởng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nhưng đồng thời bộ máy kế toán tại doanh nghiệp cũng dần dần bị thay đổi cho phù hợp với nền kinh tế thế giới hiện nay. Cùng với sự phát triển của phần mềm vi tính, từ hình thức kế toán thủ công chuyển dần sang hỉnh thức kế toán trên máy tính. Do đó dẫn đến sự thay đổi trong công tác kế toán tại doanh nghiệp để có thể ứng dụng được những lợi thế của nền công nghệ thông tin như: khả năng xử lý dữ liệu trên máy tính, khả năng chia sẽ nguồn dữ liệu, khả năng xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ cùng lúc….Mặc dù với những lợi thế đó cùng với sự xuất hiện của mạng Intranet (web based Intranet) nhưng vẫn chưa khắc phục được những khó khăn của kế toán máy tính như: vấn đề an toàn và bảo mật thông tin nội bộ cũng như khả năng bị mất cắp thông tin là rất cao.Nên việc “Tổ chức công tác kế toán” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là vấn đề cần thiết của doanh nghiệp hiện nay. III. Sứ mệnh: Thông qua đề án ta thấy được “Tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hóa” rất có giá trị thực tiễn trong sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thông tin ngày nay phù hợp với sự phát triển của thời đại.Qua đó khẳng định vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế thế giới cũng như trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.Nên công tác kế toán trong doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện và không không ngừng nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin tại đơn vị cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh thế giới ngày nay. PHẦN II: GIỚI THIỆU ĐỀ ÁN I. THÀNH VIÊN VÀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM: Nhóm 5 5 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Nhóm Họ và tên MSSV Nhiệm vụ 1 La Thị Ngọc Hương . 07KT081 Phần 1 (II, III) Phần 2 (I: 1,3) Trương Quốc Khánh 07KT155 2 Lê Thị Chuyền . 07KT033 Phần 2 (I: 2) Đào Xuân Anh . 07KT006 3 Hoàng Minh Lộc 07KT175 Phần 2 (I: 4) Phần 1 (I) Huỳnh Thị Kiều Hân . 07KT079 4 Nguyễn Hồ Thanh Duyên 07KT054 Phần 2 (I: 5,6) Phần 2 (II, III) Lê Thị Ty . 07KT461 II. SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN: Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Nhận thức từ vai trò công nghệ thông tin trong thông tin quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Từ đó, công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa, một công ty chuyên mua bán, bảo trì, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp đã tổ chức công tác kế toán theo hướng tin học hóa nhằm phù hợp với cơ cấu quản lý của công ty. Do ảnh hưởng từ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp nên việc tổ chức kế tóan trong công ty có khả năng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người,khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý Nhóm 5 6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích…. Bên cạnh đó bộ máy kế tóan của công ty còn có khả năng trích lọc, kết xuất các báo cáo theo nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp. III. GIỚI THIỆU CÔNG TY: Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì nền kinh tế đóng vai trò rất quan trọng. Đặc biệt, với sự phát triển của ngành công nghiệp hiện nay không chỉ đem lại cho chúng ta những thiết bị công nghiệp mới, đa dạng mà còn là cơ hội cải thiện các thiết bị, công cụ thô sơ trước kia với chất lượng tốt hơn và giá thành rẻ hơn. Trên cơ sở đó, hàng loạt các công ty sản xuất thiết bị công nghiệp ra đời trong đó có “Công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa”. Công ty ra đời nhằm đáp ứng cao hơn yêu cầu của xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với mọi đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ôtô, máy nén khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức bộ máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, công ty Trường Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc… CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA Nhóm 5 7 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM (Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị) Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235 Fax: (08) 3989 7235 Email: truongsahcm@yahoo.com.vn Http: www.truongsa.com.vn Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ của công ty là 4,5 tỉ VNĐ. PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC: 1. Loại hình kinh doanh: • Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô – Nhóm 5 8 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư nghiệp. • Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị dạy học (không gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện, sản xuất gốm sứ, thủy tinh, chế biến gỗ tại trụ sở). • Mua bán máy văn phòng, thiết bị điện tử tin học, thiết bị mạng máy tính – viễn thông. • Mua bán, gia công, sản xuất hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng, hàng gia dụng. • Tư vấn đầu tư (trừ tư vấn tài chính, kế toán). • Kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng. 2. Đặc điểm kinh doanh: Công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp Trường Sa là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thương mại và kỹ thuật cho ngành sửa chữa, bảo dưỡng, sản xuất lắp ráp ô tô… Công ty Trường Sa là đối tác tin cậy của các khách hàng trên toàn quốc, có các Đại lý phân phối sản phẩm tại : Hà Nội, Nghệ An, Đà nẵng, Nha Trang, Tây Nguyên, TP.Hồ Chí Minh. a) Mạng lưới kinh doanh: • Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các đại lý. • Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp HCM, Miền Bắc (Hà Nội, Nghệ An), Miền Trung – Tây Nguyên (Đà Nẵng), Nam Bộ (Nha Trang). Nhóm 5 9 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa • Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo địa điểm khu vực, từng nhân viên kinh doanh. Mỗi nhân viên kinh doanh quản lý từng khu vực riêng của mình, nhân viên kinh doanh trực tiếp giao hàng và thu tiền. • Kho bãi: Ngoài mặt bằng tại trụ sở chính thì Công ty thuê kho là chính, cụ thể Công ty thuê kho Phúc Đông tại quốc lộ 1A theo hợp đồng thuê kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT). b) Cách thức mua, bán: • Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối. • Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại trụ sở chính. Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. • Khách hàng của công ty: • Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô; • Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy; • Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông; • Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ… c) Hạch toán người mua – bán: • Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. • Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày nhận hóa đơn. Nhóm 5 10 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa • Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. • Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%. • Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân hàng. d) Vận chuyển hàng hóa: • Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao dịch tại Hà Nội chuyển vào. • Phòng Giao dịch tại số 39 Đường Ngọc Hồi, Q. Hoàng Mai, Hà Nội sẽ nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài như: Nhật Bản, Mỹ, Đài Loan, Trung Quốc…. e) Nhà cung cấp: • Hàng hóa mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận kinh doanh của công ty thực hiện. • Phần lớn hàng hóa của công ty là nhập từ nước ngoài, trong đó nhà cung cấp lớn nhất là từ Nhật Bản. f) Các quy định về hoa hồng – tiền thưởng: • Hoa hồng cho đại lý được giảm 12% trên giá bán đại lý. • Nhân viên kinh doanh được hưởng doanh số theo hàng qúy với mức 1,8 trên doanh số. • Ngoài ra nhân viên kinh doanh còn được hưởng chiết khấu bán hàng 1,4 trên doanh số bán. Ví dụ: máy rửa xe bọt tuyết có giá 6,8 triệu nếu nhân viên kinh doanh nào bán đúng giá thì sẽ được hưởng mức chiết khấu đó. 3. Đặc điểm hàng hóa: Nhóm 5 11 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa • Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm các sản phẩm tiêu biểu sau: • Cầu nâng ô tô. • Buồng sơn sấy ô tô, đèn sấy hồng ngoại. • Máy hàn. • Thiết bị nắn khung xe tai nạn. • Thiết bị sửa chữa lốp ô tô. • Thiết bị chẩn đoán, thiết bị kiểm định. • Dụng cụ khí nén cầm tay: Súng xiết bulông, súng xiết vít, máy mài, máy mài khuôn, máy khoan, máy đánh nhám, máy đánh bóng. • Máy nén khí: Máy nén khí piston, máy nén khí trục vít. • Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy dọn nội thất. • Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi, cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực. • Thiết bị bảo dưỡng ô tô. • Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô. • Miếng vá săm lốp ô tô • Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng: • Súng xiết bulông Firebird : Nhóm 5 12 [...]... - Phiếu chi 3.Quy trình chung: Nhóm 5 35 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Nhóm 5 36 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Nhóm 5 37 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa 4.Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: Phiếu yêu cầu vật tư: 01 ngày Phiếu đề nghị vật tư đến khi nhập kho: 01 – 03 ngày Phiếu chi lập sau khi nhập kho đầy đủ 5.Quy định khác: 6.Thời... người có trách nhiệm liên quan Nhóm 5 17 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa II ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN: 1 Hình thức tổ chức: Công ty tổ chức theo hình thức phân tán, vì qui mô của công ty chưa lớn và địa bàn hoạt động chưa rộng Hình thức kế toán: kế toán trên máy tính: • Nhập dữ liệu và tự kết xuất • Tự động kết xuất dữ liệu  sổ chứng từ  sổ tổng hợp • In ra thành quyển và đóng lại... giao hàng, điều kiện thanh toán, … • Cuối cùng biên bản được duyệt bởi ba người: người nhận hàng, người giao hàng, người lập biên bản • Thiết kế biểu mẫu: Nhóm 5 27 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa 2 Qui trình lập và luân chuyển chứng từ: a) Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ mua hàng: Nhóm 5 28 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Chức năng chủ yếu của doanh... tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính c) Phòng Kế toán Tài chính: Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự Bao gồm: 1 KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ d) Phòng Kinh doanh: Nhóm 5 16 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm Phòng.. .Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Tên hàng Súng xiết bulông 1 Model FB-6000L Nhãn hiệu Firebird Xuất xứ TAIWAN Cỡ đầu lắp khẩu 1" (25.4mm) tuýp Kiểu búa Liền chốt Khả năng xiết 55mm bulông Max Lực xiết Max 3100 N.m Đặc điểm: Nhóm 5 13 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa ⇒ Kích thước búa rất lớn ⇒ Hoạt động mạnh mẽ và ổn định ⇒ Đáp ứng công việc cường... dễ bị chồng chéo PHẦN IV: CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP I YÊU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN: 1 Niên độ:  Niên độ kế toán: Quý I : 1/1-31/3 Quý II : 1/4- 30/6 Quý III : 1/7-30/9 Nhóm 5 19 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Quý IV : 1/10-31/12  Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam (VNĐ) 2 Các chế độ kế toán áp dụng:  Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp... Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế toán trưởng và PGĐ kinh doanh Nhóm 5 18 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa - Chưa chú trọng đến marketing Cần thiết kế phòng marketing trong tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh - Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ kho trông coi... quá tải, thích hợp với công việc nằng nhọc, cường độ cao và quan trọng hơn là độ bền tuyệt hảo 4 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh: Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ phận sau: Nhóm 5 15 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Hội đồng quản trị Giám đốc P.Giám đốc HCSN P .Kế toán P.Nhân sự P.Giám đốc KD P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật a) Ban Giám Đốc: • Bao gồm: Giám đốc và 3... liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu) c) Thiết kế mẫu: Công ty TNHH Trường Sa Bộ phận Tài chính Kế toán QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ MUA HÀNG Người viết quy trình: ngày Người kiểm tra: ngày Nhóm 5 34 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Người xét duyệt: ngày 1.Phạm vi áp dụng: tất cả các đại lý, chi nhánh liên quan đến công ty 2.Danh mục chứng từ sử dụng - Phiếu yêu cầu vật... việc giao và nhận đủ, đúng Kiểm tra việc vận chuyển hàng hoá Đề nghị công ty thanh toán khoản chi 26 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa Biên bản Đại diện giữa bàn giao 06 nhận hàng kiêm giấy nhận Nhân viên bán người nhận hàng hàng hoặc kế toán và người giao nợ hàng Kiểm tra việc giao nhận hàng và điều kiện thanh toán khác b) Mô tả và thiết lập một chứng từ “Biên bản bàn giao nhận hàng . Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN I. Trích yếu:  Tóm tắt: Nhóm 5 3 Tổ chức công tác kế toán tại công. phòng kế toán tài chính, ban giám đốc… CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA Nhóm 5 7 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa