báo cáo kết quả thực hiện dự án triển khai stm project tại smart train

Phân hệ quỹ - Cho phép hạch toán, theo dõi, quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiềnmặt trong doanh nghiệp - Cho xem trực tiếp số tồn quỹ ngay trên màn hình dữ liệu - Cho phép thực hiện

Hồ Chí Thanh

BÁO CÁO DỰ ÁN

MỤC LỤC

Chương 1 Tổng quan dự án 4

1 Giới thiệu về công ty 4

2 Lý do thực hiện dự án 5

Chương 2 Mục tiêu của dự án 5

Chương 3: Phạm vi, qui mô dự án, ràng buộc, loại trừ 8

1 Phạm vi dự án 8

2 Các giả định dự án 9

3 Các ràng buộc, loại trừ 9

Chương 4 Dự án có liên quan 9

Chương 5 Lập kế hoạch và ngân sách 10

5.1 Cơ cấu Công việc – WBS 10

5.2 Lập ma trận trách nhiệm công việc (RAM) 11

5.3 Ngân sách dự án 12

Chương 6 Lập tiến độ dự án 14

6.1 Lập tiến độ dự án 14

6.2 Sơ đồ tổ chức (OBS) 15

Chương 7 Kiểm soát dự án 16

7.1 Kiểm soát tiến độ thời gian 16

7.2 Kiểm soát chi phí 16

7.3 Kiểm soát chất lượng 16

7.4 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI 17

Chương 8 Quản lý rủi ro 18

Chương 9 Liên lạc, Giao tiếp và Quản lý thông tin Dự án 20

9.1 Liên lạc, Giao tiếp 20

9.2 Quản lý thông tin 21

Chương 10 Mức độ thành công của dự án 21

Chương 11 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án này 22

Chương 12 Các bài học kinh nghiệm 23

Chương 1 Tổng quan dự án

1 Giới thiệu về công ty

Smart Train là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn về kế toán

và tài chính quốc tế chất lượng cao có văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM Văn phòngchính đặt tại thành phố Hồ Chí Minh

Hiện Smart Train là đối tác đào tạo đạt chuẩn chất lượng vàng (Gold Tuition Provider) của Hiệp Hội Kế Toán Công Chứng Anh (ACCA), Hiệp Hội Kế toán Quản

Trị Hoa Kỳ (IMA), Cambridge ESOL…trong việc cung cấp các khóa học ACCA,CMA, FIA, CAT, ICFE và các khóa ngắn hạn khác cho người đi làm và sinh viên kếtoán, tài chính, kiểm toán, ngân hàng

Slogan: “LEARN SMARTER, NOT HARDER”

Tạm dịch: “Học một cách thông minh hơn, không học một cách vất vả hơn”Các sản phẩm dịch vụ, đào tạo của Smart Train cung cấp luôn mang 3 đặc điểmchính sau:

 Applicable: Tính khả dụng, ứng dụng được vào thực tiễn công việc

 Practical: Đề cao thực hành thông qua bài tập tình huống, ví dụ minh

họa, thực hành trên chứng từ, số liệu thật, minh họa trên các công cụ phầnmềm tin học

 International Knowledge: đẩy mạnh du nhập các kiến thức, nội dung

khóa học, chương trình, tài liệu có chất lượng, uy tín của nước ngoài vềViệt Nam, nhằm rút ngắn khoảng cách chuyên môn giữa người Việt Nam

và nước ngoài

2 Lý do thực hiện dự án

Hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, số lượng học viên ngày càng nhiều,cũng như dữ liệu quản lý yêu cầu đòi hỏi cao hơn về mức độ bảo mật, phân quyền vàtốc độ tìm kiếm, xử lý thông tin kịp thời và chính xác

Chương 2 Mục tiêu của dự án

Phòng quản lý hành chính nhân sự cùng ban giám đốc dự kiến triển khai phầnmềm STM Project (triển khai phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp) Dự ánnày sẽ đáp ứng những mục tiêu sau:

+ Dựa vào phần mềm này, giám đốc và trưởng bộ phận sẽ kiểm soát dữ liệu củacác phòng ban đầy đủ, nhanh chóng bao gồm các bộ phận tài chính kế toán, Quản lýnhân sự và tiền lương, Quản lý kinh doanh

+ Trên Server chung có đầy đủ thông tin chung cần thiết của các phòng ban, vàphần phân quyền truy cập cho từng phòng ban riêng điều này giúp việc quản lý thôngtin, dữ liệu bảo mật và việc truy xuất nhanh chóng hơn

+ Giúp đạt hiệu quả mong muốn:

 Phòng kinh doanh gồm 3 khối:

Khối trường họcKhối doanh nghiệpKhối học viên cũXây dựng cơ sở dữ liệu, thông tin khách hàng, nhu cầu của khách hàng Thôngqua LVB, bộ phận kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm rõ tình hình kháchhàng, các khoản phải trả, yêu cầu đối với từng bộ phận khách hàng

- Cho phép lập các báo giá với nhiều mẫu khác nhau

- Cho phép lập và lưu trữ đơn đặt hàng của khách hàng

- Cho phép quản lý thông tin chi tiết khách hàng

- Cho phép lập và in hóa đơn trong trường hợp cho chương trình khuyến mãi

- Cho phép theo dõi tình hình thu tiền khách hàng

- Cho phép thiết lập giá bán (học phí) cho từng sản phẩm (chương trình/khóahọc) ở từng đối tượng, thời điểm

 Phòng đào tạo

1.Chương trình FIA-CAT (T1 –T6)2.Chương trình ACCA (F1-F9)

3 Chương trình CMA (part 1, part 2)

4 EFA, EFBSTM Project cung cấp nhanh chóng thông tin cần thiết số lượng học viên, giảngviên, số lượng khóa học đã tổ chức, truy cập tài liệu các chương trình học

- Cho phép theo dõi danh sách học viên các khóa.

- Cho phép theo dõi số lượng các khóa học đã tổ chức

- Hỗ trợ theo dõi kết quả học tập của học viên

- Hỗ trợ truy cập tài liệu học tập, tham khảo

 Phòng Tài chính – kế toán

Phân hệ thuế

- Cho phép lập các bảng kê thu, chi

- Cho phép thực hiện khấu trừ thuê

- Cho phép lập các tờ khai thuế

- Cho phép nộp các loại thuế

- Hỗ trợ, điều chỉnh tăng, giảm thuế, hoàn thuế

Phân hệ quỹ

- Cho phép hạch toán, theo dõi, quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiềnmặt trong doanh nghiệp

- Cho xem trực tiếp số tồn quỹ ngay trên màn hình dữ liệu

- Cho phép thực hiện hạch toán chuyển tiền nội bộ tiền mặt

- Cho phép in hóa đơn, thu chi trực tiếp từ phần mềm quản lý STM Project

 Phòng nhân sự và quản lý tiền lương

- Cho phép thực hiện chấm công, bản tính lương cho nhân viên nhanh chóng,hiệu quả

- Cho phép hạch toán chi phí tiền lương cho từng phòng ban

- Cho phép theo dõi, hạch toán nghiệp vụ trả lương, thanh toán tiền bảo hiểm vàthuế TNCN

- Qua đó, quản lý nhân sự nắm rõ sự biến động nhân sự, cũng như theo dõi chitiết tình hình thanh toán tiền lương, bảo hiểm, thuế

Chương 3: Phạm vi, qui mô dự án, ràng buộc, loại trừ.

1 Phạm vi dự án

- Trong phạm vi

 Khảo sát thị trường, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, hiệu quả, giá cảhợp lý, ký hợp đồng đặt mua phần mềm đầy đủ yêu cầu của SmartTrain

 Đào tạo nhân viên IT chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật

 Đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên, ban quản lý cách thức sửdụng và hiệu quả của phân mềm STM Project

 Cài đặt STM Project

 Xây dựng cơ sở dữ liệu

- Ngoại phạm vi

 Không chịu trách nhiệm lập trình phần mềm, mã hóa code.

2 Các giả định dự án

Để xác định và ước tính các nhiệm vụ và tính toán thời gian cho dự án, các giảđịnh và giả thuyết cần phải được thực hiên Nếu giả định bị mất hiệu lực vào ngàytháng sai đó thì các hoạt động và ước tính trong kế hoạch dự án cũng cần được điềuchỉnh phù hợp

 Phần mềm được doanh nghiệp mua đã có sẵn, thay đổi một số phân

hệ đã có model sẵn, điều chỉnh một số thiết kế cho phù hợp vớidoanh nghiệp Smart Train (doanh nghiệp tư vấn, cung cấp, đào tạokhóa học)

 Phần cứng và mạng đã được doanh nghiệp đầu tư tương đối đầy đủ

 Liên hệ nhà cung cấp tu vấn và cung cấp gói sản phẩm phần mềmlập trình các phân hệ thỏa các yêu cầu của Smart Train

 Tất cả các nhân viên đều có khả năng sử dụng phần mềm

 Dữ liệu từ năm trước sẽ được nhập đầy đủ vào hệ thống

3 Các ràng buộc, loại trừ

 Thời gian thực hiện dự án: Từ 02/5/2012 – 27/06/2012

 Chi phí thực hiện dự án: 53 triệu đồng

 Nguồn nhân lực tham gia dự án: Cán bộ nhân viên Smart Train

 Ràng buộc công nghệ phát triển: Công nghệ hiện đại, đơn giản, dễ sử dụng,quản lý thông tin khi kết nối mạng 3G, Internet

Chương 4 Dự án có liên quan

Tháng 11 năm 2009 doanh nghiệp có tiến hành nâng cấp, sửa chữa, cài đặt phòng máytính nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo môn kế toán Thuế Qua nhà cung cấp phần mềm kế toán

tư vấn về hệ thống phần mềm quản lý cho doanh nghiệp rất tiện ích Công ty đã tham khảomột số tài liệu

Triển khai dự án STM Project dựa trên một số dự án tham khảo từ LacViet BusinessProject và thông tin về dự án phần quản lý dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên các trangweb của nhà cung cấp (http://fast.com.vn ; http://nexsoft.com.vn)

Chương 5 Lập kế hoạch và ngân sách

5.1 Cơ cấu Công việc – WBS

1 Hoàn chỉnh kế hoạch dự án

2 Khảo sát, phân tích nghiệp vụ yêu cầu cần cải tiến của từng phòng ban

2.1 Khảo sát yêu cầu của từng phòng ban

2.2 Hoàn thành tài liệu khảo sát,phân tích

2.3 Trao đổi thống nhất yêu của cả từng phân hệ

3 Khảo sát thị trường, lựa chọn nhà cung cấp

3.1 Khảo sát tham khảo tính năng của hệ thống phần mềm

3.2 Lựa chọn nhà cung cấp

3.3 Thống nhất ngày chuyển giao phần mềm cho công ty

4 Thời gian chờ nhà cung cấp bàn giao

5 Thử nghiệm, đánh giá toàn bộ chương trình

6 Cài đặt chính thức, chuẩn hóa số liệu danh mục để sẳn sàng sử dụng

6.1 Kiểm tra cấu hình máy server

6.2 Kiểm tra cấu hình toàn bộ máy tình công

6.3 Cài đặt chương trình

6.4 Phân quyền

6.5 Bảo mật

7 Đào tạo nhân viên

7.1 Đào tạo IT và trưởng bộ phận

7.2 Toàn bộ nhân viên đươc đào tạo tại Smart Train

8 Nghiệm thu toàn bộ, nhận bảo hành, thanh toán

8.1 Nghiệm thu toàn bộ chương trình

8.2 Nhận bảo hành 1 năm

8.3 Thanh toán, hoàn tất dự án

5.2 Lập ma trận trách nhiệm công việc (RAM)

STM Project có ma trận trách nhiệm như trên và sự hỗ trợ từ các tổ chức nội bộkhác, đồng thời có bộ phận liên quan bên ngoài là công ty Lạc Việt chịu trách nhiệmthiết kế cung cấp hệ thống phần mềm đúng như yêu cầu nghiệp vụ của Smart Train.Trưởng dự án (trưởng phòng hành chính- nhân sự): chịu trách nhiệm về quản lýchung dự án STM Project Giám đốc dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, khảo sát thịtrường các hệ thống phần mềm quản lý hiện đang có, lựa chọn nhà cung cấp Đồngthời quản lý tất cả hoạt động làm việc, những sự thay đổi, theo dõi, báo cáo, thực hiệnđánh giá, nhân sự, và phối hợp nội bộ với các bộ phận phụ trách nghiệp vụ chuyênmôn Bản kế hoạch dự án STM Project Project này phải được ban giám đốc thôngqua

Bộ phận IT: chịu trách nhiệm kiểm tra cấu hình Server, kiểm tra máy tính nhânviên, thiết lập phân quyền, bảo mật, cài đặt STM Project đảm bảo an toàn, bảo mật,nâng cấp cấu hình máy tính đảm bảo đủ tốc độ để sử dụng và xử lý phần mềm

Bộ phận đào tạo: Chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu hướng dẫn do trưởng dự ánchỉ đạo, đồng thời bộ phận hành chính nhân sự thiết kế lịch đào tạo phù hợp cho cán

bộ đào đạo, hướng dẫn sử dụng STM Project không ảnh hưởng đến chương trình họccủa học viên đặc biệt không làm xáo trộn lịch học máy tính tại ST.504 Kết hợp vớiviệc đào tạo lần này, trưởng bộ phận IT chịu trách nhiệm hướng dẫn sử dụng serverchung, hệ thống phân quyền cho từng phòng ban và hướng dẫn cách backup tài liệu vàcác thủ thuật phòng chống virus và thao tác máy tính hiệu quả

Bộ phận kế toán-nhân sự: chịu trách nhiệm giúp trưởng dự án giao dịch với bêncung cấp (công ty Lạc Việt) Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trong việc soạn thảohợp đồng, thương lượng, ký kết hợp đồng, theo dõi và hoàn tất hợp đồng Chịu tráchnhiệm biên soạn tất cả các tài liệu và báo cáo dự án theo các khuôn mẫu 1 cách có tổchức Chịu trách nhiệm giúp trưởng dự án trong việc quản lý cơ cấu và điều chỉnh sửađổi cho tất cả các tài liệu dự án

5.3 Ngân sách dự án

Khảo sát giá cả cũng như tính năng hệ thống phần mềm của các nhà cung uy tíntrên thị trường hiện nay Nexsoft, HOSCO, Lạc Việt,… Tùy vào số lượng phân hệ yêucầu, và mức độ phức tạp của phần mềm mà có giá khác nhau từ 20 – 40 triệu đồng ỞSmart Train, hệ thống tương đối không phức tập, hệ thống chỉ yêu cầu 9 phân hệchính Giá phần mềm dự kiến từ 20 – 22 triệu

Kiểm tra Server và toàn bộ cấu hình máy của nhân viên, có thể sẽ cần được nângcấp cấu hình Lần nâng cấp cấu hình gần nhất vào 11/2009 (sửa chữa, bảo trì, nângcấp phòng máy tính ST.504) đã nâng cấp toàn bộ máy nhân viên Chỉ 6 accounts mới

sử dụng máy tính từ phòng máy cũ Chi phí ước ước tính cho việc nâng cấp cấu hình,đảm bảo đủ để sử dụng phần mềm hiệu quả khoảng 25 triệu đồng

Đảm bảo cho nhân viên sử dụng phần mềm hệ thống trong STM Project mộtcách hiệu quả và Server chung phục vụ đầy đủ tiện ích của nó, cần đào tạo, hướng dẫnnhân viên sử dụng Chi phí đào tạo và sử dụng ước tính khoảng 4 triệu (được hỗ trợgiá từ nhà cung cấp)

Như vậy, tổng ngân sách dự án dự toán 53 triệu đồng.

_ Mua phần mềm STM Project 24 triệu đồng

_ Nâng cấp máy Server và máy nhân viên 20 triệu đồng

_ Chi phí đào tạo 4 triệu

_ Chi phí phát sinh 5 triệu

Chương 6 Lập tiến độ dự án

6.1 Lập tiến độ dự án

P Kế Toán –Tài ChínhPhòng Hành Chính – Nhân Sự Phòng Kinh Doanh Phòng Đào Tạo

Thời gian bắt đầu: Ngày 02/05/2012

Thời gian kết thúc: 27/06//2012

STM Project Project kéo dài 41 ngày làm việc (từ thứ 2 – thứ 6 hàng tuần), mỗi ngày

8 giờ

6.2 Sơ đồ tổ chức (OBS)

Chương 7 Kiểm soát dự án

(Phương án kiểm soát dự án đã được dùng tại dự án này)

7.1 Kiểm soát tiến độ thời gian.

Bám sát ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kếhoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng tuần vàđánh giá khi chuyển qua công việc khác

Trưởng bộ phận IT có trách nhiệm tổng hợp khảo sát, phân tích yêu cầu của cácphòng ban Trưởng bộ phận hành chính liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ so sánhtính năng và giá cả của các sản phẩm Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểm soátchặt chẽ về mặt Thời gian, Chi phí

7.2 Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí theo thời kỳ Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độCông việc

Trưởng dự án sẽ chịu trách nhiệm quản lý chi phí của dự án trong suốt thời gianhoạt động của dự án STM Project Trưởng dự án chịu trách nhiệm trình bày những chiphí ban đầu cho ban GĐ công ty Định kỳ 2 tuần/lần, trưởng dự án sẽ báo cáo cho ban

GĐ biết các chi phí phát sinh, đồng thời giải thích những sai lệch về chi phí trongquá trình thực hiện dự án cho ban GĐ Thẩm quyền quyết định về chi phí hay các thayđổi của dự án đều thuộc về ban GĐ

7.3 Kiểm soát chất lượng

Trưởng dự án có trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm, chức năng, tiện íchkhi nhà cung cấp bàn giao sản phẩm Quyết định chấp nhận chất lượng thiết kế củasản phẩm, đồng thời kết hợp với bộ phận nhân sự tổ chức training cho nhân viên,hướng dẫn sử dụng Việc training này không gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc(đám bảo mọi công việc công ty vẫn hoạt động bình thường trong những ngàytraining)

Trưởng dự án có trách nhiệm về việc quản lý chất lượng trong suốt quá trìnhthực hiện dự án và thực hiện kiểm Chất lượng, đảm bảo tất cả các hạng mục côngviệc, các yêu cầu chức năng phân hệ

Một phần mềm đạt tiêu chuẩn khi thỏa các điều khoản sau:

Có đầy đủ 4 phân hệ đã yêu cầu: FRM, HRM, SCM, CRM;

Sử dụng được mọi lúc mọi nơi (miễn là có Internet) - Chạy online nhanh;

Giao diện thiết kế thân thiện, dễ sử dụng;

Không bị lỗi, đạt yêu cầu về các chức năng cần thiết;

Sách hướng dẫn sử dụng chi tiết Bộ phận IT

7.4 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án- RACI.

Công việc Hoàn chỉnh kế hoạch Dự án.Trưởng dự án BGĐ

Bên có trách nhiệm (R)

Chịu trách nhiệm trước (A)

Chương 8 Quản lý rủi ro

Đội ngũ nhân viên có

kỹ năng IT không đồng đều,

khó khăn trong thời gian đầu

sử dụng phần mềm mới

H Khóa học đào tạo dành cho nhânviên phải chuyên nghiệp, hướng dẫn sửdụng STM Project chi tiết, người hướngdẫn có kỹ năng, tài liệu rõ ràng, hướngdẫn chi tiết

Có những thay đổi

trong qui định về quản lý

doanh nghiệp và hạch toán

Nhà cung cấp không

thực hiện đúng các yêu cầu

của các phân hệ như Smart

Train đặt ra

M Phải có hợp đồng ràng buộc rõ ràng

về những chức năng mà STM Project đảmbảo Trưởng dự án phải có kiến thứcnghiệp vụ và kết hợp với bộ phận IT chặtchẽ trong quá trình thử nghiệm, đánh giá Smart Train thay đổi

cách quản lý tài chính hoặc

kinh doanh theo đó phần

mềm STM đòi hỏi thay đổi

theo và chi phí cho dự án

STM Project sẽ tăng lên

H Lập bản kế hoạch hoàn chỉnh chitiết, chặt chẽ Khảo sát và phân tích cácyêu cầu phân hệ phải tiến hành chuyênnghiệp, Trưởng dự án phải tham khảo ýkiển của từng trưởng bộ phận để tổng hợpyêu cầu Ban Giám Đốc phải thông quabản kế hoạch này liên hệ với chiến lượckinh doanh của Smart Train trong thờigian tới

Doanh nghiệp không

kịp triển khai mua sắm, thiết

Thay đổi tự nhiên của

hệ thống quản lý doanh

nghiệp qua thời gian

L Chấp nhận và cố gắng rút ngắn thờigian triển khai

Những thay đổi về

thuế có liên quan đến hoạt L phí của dự ánĐưa vấn đề thuế ra ngoài dự toán chi