báo cáo dự án tổ chức tiệc tất niên và tri ân khách hàng 2012

Từ khi quyết định đến khi tổ chức chương trình chính thức là một quá trình yêu cầu các bên liên quan phải phối hợp chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung trong giới hạn nguồn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

Đề tài:

GVHD: TS LƯU TƯỜNG VĂN

HỌC VIÊN: NGUYỄN THỊ THÚY

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05/2013

NH N T C A GI NG VIÊN

..

TP.HCM, ngày 29 tháng 05 năm 2013

Giảng viên hướng dẫn

TS Lưu Tường Văn

TÀI LIỆU THAM KH O

1 Lê Hoài Phong – Lưu Tường Văn Quản lý dự án và hướng dẫn sử dụng phần mềm

MS Project Nhà xuất bản Xây dựng 2012

2 Trịnh Thùy Anh Quản trị dự án Nhà xuất bản thống kê 2010

3 Lưu Tường Văn – Slide bài giảng Quản trị dự án dành cho học viên MBA – Khoa Sau đại học, trường Đại học Mở TPHCM

4 Các tài liệu nội bộ - Công ty TNHH SX-TM-DV Hoa Đất Việt

Bảng 2.1: Mô tả các công việc thực hiện trong dự án

Bảng 2.2 Thời gian và thứ tự thực hiện các công việc

Bảng 2.3 Chi phí thực hiện dự án

Bảng 2.4 Phân bổ chi phí theo thời gian thực hiện dự án

Bảng 2.5 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Bảng 2.6 RACI của dự án

Bảng 2.7 Phân bổ lịch họp

Bảng 2.8 Kết quả thực hiện chi phí

MỤC LỤC

Tài liệu tham khảo 3

Danh mục 4

Chương 1: Giới thiệu công ty 6

Chương 2: Báo cáo thực hiện dự án tiệc tất niên và tri ân khách hàng 2012 7

2.1 Lí do ra đời dự án 7

2.2 Mục tiêu của dự án 8

2.3 Tóm tắt quy mô dự án 8

2.4 Các giả định 9

2.5 Các ràng buộc 9

2.6 Các loại trừ 10

2.7 Dự án có liên quan 11

2.8 Cấu trúc phân chia công việc (WBS) 11

2.9 Tiến độ của dự án 14

2.10 Chi phí thực hiện dự án 16

2.11 Cách thức kiểm soát dự án đã được dùng 17

2.12 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM) 19

2.13 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án - RACI 20

2.14 Sơ đồ tổ chức dự án 21

2.15 Các rủi ro của dự án 22

2.16 Giao tiếp với các bên tham gia 23

2.17 Tần suất họp, điều lệ Nhóm dự án 24

Chương 3: Kết quả và bài học kinh nghiệm 25

3.1 Thành công 25

3.2 Nội dung cần cải thiện 26

3.3 Bài học kinh nghiệm 27

3.4 Một số hình ảnh của chương trình 28

Kết luận 31

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY

Tên giao dịch quốc tế : DATVIETFLOWERS CO.,LTD

Fax : (084)-08-38350557

Được thành lập từ tháng 03/2003 trên cơ sở một cừa hàng chuyên phân phối hoa tươi

sỉ và lẻ tại chợ hoa Hồ Thị Kỷ - chợ sỉ hoa lớn nhất tại TPHCM và khu vực miền Nam Công

ty được thành lập với sứ mệnh thúc đ y sự phát triển của ngành sản xuất và kinh doanh hoa tươi tại Việt Nam b ng sự chủ động và n lực không ngừng sáng tạo trong kinh doanh

Công ty chuyên Sản xuất, kinh doanh các loại cây giống, củ giống, hạt giống, các loại hoa tươi cắt cành và các nguyên phụ liệu ngành hoa Hiện nay công ty đã quy tụ được hơn 40

hộ nông dân sản xuất hoa tươi tại Đà Lạt sản xuất và cung cấp cho công ty với diện tích nhà kính hơn 20 ha và sản lượng một năm trên 12 triệu cành hoa các loại Công ty cũng có mối quan hệ tốt với rất nhiều các công ty cung cấp giống hoa tại Holand, Chilê, Newzeland, Trung Quốc…

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO THỰC HIỆN DỰ ÁN TIỆC TẤT NIÊN VÀ TRI ÂN KHÁCH HÀNG 2012

2.1 Lí do ra đời dự án

Một năm làm việc sắp kết thúc, chắc hẳn nhân viên ai cũng có những câu hỏi phỏng đoán trong đầu r ng, kết quả hoạt động kinh doanh của năm qua như thế nào? có tốt hay không? Trong năm 2013 thì công ty có những dự định gì, … Đó là những đòi hỏi chính đáng của nhân viên vì sự thành bại của công ty đều có đóng góp rất lớn từ phía họ Những câu hỏi

đó phải có một câu trả lời chính thức và công khai từ phía ban lãnh đạo công ty Hơn nữa, trong một năm làm việc vất vả, nhân viên cũng ít có dịp để cùng nhau sum họp, chia sẽ Điều này đã thúc đ y Ban Giám đốc phải tổ chức một buổi báo cáo tổng kết kết hợp với tiệc rượu, vừa để đáp ứng các câu hỏi trên, vừa như là một lời cảm ơn từ phía công ty đến tất cả các thành viên trong đại gia đình Hoa Đất Việt

Bên cạnh đó, công ty cũng nhận thấy mình cũng cần phải tri ân khách hàng vì đã ủng

hộ công ty trong suốt một năm đầy khó khăn của nền kinh tế 2012 Tại sao lại không thể kết hợp hai việc này lại với nhau Ý tưởng tổ chức một buổi tiệc tổng kết kết hợp với tiệc tri ân khách hàng là một ý tưởng tuyệt vời, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giúp công ty đồng thời đạt được nhiều mục tiêu nội bộ và bên ngoài Vì thế, Ban Giám đốc đã quyết định sẽ tổ chức một chương trình “Tất niên và tri ân khách hàng 2012” và giao cho bộ phận HC-NS lên kế hoạch chu n bị; các bộ phận khác phối hợp thực hiện

Từ khi quyết định đến khi tổ chức chương trình chính thức là một quá trình yêu cầu các bên liên quan phải phối hợp chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung trong giới hạn nguồn lực cho phép – đây có thể được coi như là một dự án, mà Ban tổ chức chính là Ban quản lý – hay nhóm thực hiện dự án, gọi tắt là nhóm dự án

2.2 Mục tiêu của dự án

 Mục tiêu nội bộ

- Giúp nhân viên năm bắt được tình hình kinh doanh của công ty trong năm 2012; chia

sẽ định hướng hoạt động 2013

- Tuyên dương, khen thưởng các nhân viên có thành tích xuất sắc trong năm 2012

- Tạo cơ hội để tiếp giao lưu, chia sẽ với các đồng nghiệp và cấp trên

- Tạo cơ hội cho nhân viên được tiếp xúc, gặp gỡ với khách hàng, để tăng tình cảm …

 Mục tiêu bên ngoài

- Tri ân khách hàng vì sự gắn bó, ủng hộ của khách hàng đối với công ty trong suốt 1 năm

- Giúp khách hàng biết được định hướng kinh doanh trong tương lai của công ty

- Tạo điều kiện cho các khách hàng gặp gỡ nhân viên công ty, cũng như gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau

- Quảng bá hình ảnh công ty đến với khách hàng

2.3 Tóm tắt quy mô dự án

- Thời gian thực hiện:

 Thời gian chu n bị từ ngày 14/12/2012 đến ngày 08/01/2013,

 Ngày đãi tiệc: 09/01/2013

- Địa điểm tổ chức: Nhà hàng 3 sao, trang trí sang trọng, cung cách phục vụ chuyên nghiệp; thuộc khu vực quận 3, quận 10, giao thông thuận lợi, có bãi giữ xe rộng rãi

- Chi phí thực hiện: 200.000.000 đồng, được lấy từ chi phí marketing của công ty, chương trình thực hiện không nh m mục đích thu lợi nhuận

- Quy mô sảnh tiệc:

 Sảnh tiệc có sức chứa từ 200- 250 khách

 Bàn tiệc dạng tròn, m i bàn gồm 10 khách

 Sân khấu rộng, có phông nền đẹp, có sử dụng máy chiếu để trình chiếu một số clip giới thiệu công ty; có bục phát biểu; 2 micro rời

- Chương trình bao gồm 2 phần:

 Phần 1: Sinh hoạt nội bộ Thành viên tham dự: Tất cả nhân viên công ty

 Phần 2: Tiệc tri ân khách hàng Cuối buổi tiệc sẽ tổ chức bốc thăm trúng thưởng cho các khách hàng may mắn với những phần quà là các thiết bị điện tử có giá trị

2.4 Các giả định

- Trong thời gian thực hiện dự án, các thành viên của dự án không bị thay đổi

- Thời tiết tốt, không bị mưa lớn làm ảnh hưởng đến việc tham dự

- Thời gian được đảm bảo đúng kế hoạch:

 Các bộ phận có thể sắp xếp công việc để có thể hoàn tất công việc trước 15h00 để chu n bị cho buổi tiệc

 Phần 1 kết thúc đúng dự kiến để dành thời gian cho nhà hàng set up sảnh tiệc

 Khách đến tham dự đúng giờ

- Số khách mời đến tham dự đạt 90% so với danh sách đã thống nhất

- Nhân viên tham gia tích cực, chủ động tiếp cận khách hàng để xây dựng mối quan hệ

- Tất cả các nhân viên sau khi tham gia tiệc đều đảm bảo đủ sức khỏe để về làm việc, đảm bảo các đơn hàng được thực hiện đúng yêu cầu

2.5 Các ràng buộc

- Chi phí: Tổng chi phí tổ chức là 200.000.000 đồng, được sử dụng từ chi phí

Marketing của công ty

- Thành phần tham dự: thành phần tham dự phải được lên danh sách trước khi đặt

bàn; nhân viên công ty có thể đưa người thân đến tham dự nhưng không quá 1 người lớn và 1 trẻ nhỏ; tuy nhiên người thân chỉ tham gia từ phần 2 của chương trình; Khách hàng được mời là khách hàng thỏa mãn các tiêu chí lựa chọn do bộ phận bán hàng đề xuất đã được ban giám đốc xét duyệt thông qua; và khách hàng phải báo trước số lượng người sẽ tham dự đến ban tổ chức

- Ràng buộc về thời gian:

 Chương trình bắt đầu từ 15h30, nên phải kết thúc công việc sớm và đóng cửa công

ty, kho hàng và cửa hàng vào lúc 14h00

 Phần 1: Phải được kết thúc trước 17h15 để nhà hàng set up sảnh tiệc; chu n bị đón khách từ 17h30

 Phần 2: Kết thúc trước 22h00, đảm bảo nhân viên ca 2 có đủ thời gian để chu n bị vào ca làm việc Các nhân viên ca 2 vẫn phải làm việc đúng giờ, tức là 00h00 để đảm bảo các đơn hàng phải thực hiện đầy đủ và đúng hạn cho các khách hàng, do

đó hạn chế việc uống rượu bia, ảnh hưởng đến công việc sau bữa tiệc

- Đồng phục: Không yêu cầu mặc đồng phục công ty; trong phần 1 của chương trình

không yêu cầu phải mặc trang phục trang trọng, chỉ cần trang phục lịch sự Tuy nhiên trong phần 2 của chương trình, vì có sự tham dự của khách hàng nên cần chú ý về trang phục:

 Ban Giám đốc: Nam mặc Veston, thắt carvat; nữ mặc áo dài

 Nhân viên tiếp tân: Mặc đồng phục áo dài đỏ

 MC: Áo dài

2.6 Các loại trừ

- Khách mời chỉ là khách hàng thuần túy, không bao gồm các đối tác kinh doanh khác, đặc biệt là các đối tác đồng thời là khách hàng đồng thời là nhà cung cấp của công ty (Các hộ kinh doanh hoa tươi sỉ và lẻ tại các chợ đầu mối)

- Tiệc tổ chức không bao gồm giới thiệu sản ph m của công ty; tặng quà mừng Tết cho khách hàng; không bao gồm việc đài thọ chi phí khách sạn cho các KH tỉnh

- Chương trình thực hiện không nh m mục tiêu thu lợi nhuận, do đó KH đến tham dự không cần phải gửi bất cứ quà chúc mừng hay phong bì

- Trong phần 1, chỉ sử dụng tiệc nhẹ (Tea Break gồm nước suối, trà nóng, bánh ngọt và trái cây) Thành viên tham dự không bao gồm khách hàng và người thân của nhân viên

- Đối tượng tham gia chương trình bốc thăm trúng thưởng không bao gồm nhân viên và người thân của nhân viên; chỉ dành cho các khách hàng tham dự tại buổi tiệc

- Chi phí tổ chức không bao gồm chi phí nhân sự phát sinh cho kế hoạch tổ chức

- Công ty không chịu trách nhiệm về việc sửa chửa, bảo hành, bảo dưỡng các tặng ph m (quà tặng cho chương trình bốc thăm may mắn là các thiết bị điện tử như: Tivi, tủ lạnh, đầu máy, nồi cơm điện, …) sau khi đã bàn giao tặng ph m cho khách hàng Khách hàng may mắn nhận được tặng ph m không cần phải đóng thuế hay bất kì khoản phí nào để sở hữu tặng ph m

2.7 Dự án có liên quan

- Dự án này không có dự án có liên quan

2.8 Cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Bảng 2.1: Mô tả các công việc thực hiện trong dự án ST

- Gửi thiệp mời có ghi rõ nội dung và các thông tin có liên quan đến buổi tiệc

B.Nhà hàng

dịch vụ, cơ sở vật chất, chi phí, địa điểm, …

tiệc

Kí kết hợp đồng đặt tiệc, trong đó thỏa thuận về giá

cả, các dịch vụ kèm theo, ngày giờ tổ chức, thiết kế sân khấu, set up sảnh tiệc, hình thức thanh toán, …

Sắp xếp vị trí ngồi cho các khách mời và nhân viên khi tham dự tiệc; để các khách mời không phải bỡ ngỡ tìm ch ngồi thích hợp

7 B4

Kiểm tra sảnh tiệc (sau khi thiết kế)

Việc kiểm tra được thực hiện vào buổi sáng ngày tổ chức tiệc để kiểm tra sảnh tiệc, thiết kế sân khấu, âm thanh và ánh sáng, … kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót

- Các bộ phận, cá nhân chu n bị các báo cáo sẽ đọc trong phần 1 của chương trình, bao gồm: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2012; báo cáo về tình hình kinh doanh 2012; báo cáo tình hình nhân sự và các hoạt động xã hội 2012; báo cáo đánh giá chung

và chia sẽ định hướng 2013 của Giám đốc điều hành

- Tổng hợp; in ấn thành báo cáo chung để phát cho nhân viên dễ theo dõi

Xác định chi phí; lựa chọn tặng ph m; thu mua tặng

ph m theo danh sách đã được phê duyệt

MC (1 người); chương trình văn nghệ

hình

Tìm kiếm, thuê thợ chụp hình, quay phim nh m lưu giữ lại những khoảnh khắc đẹp, ấn tượng trong chương trình

2.9 Tiến độ của dự án

Bảng 2.2 Thời gian và thứ tự thực hiện các công việc

STT Mã số Công việc Thời gian

(ngày)

Công việc trước

Hình 2.2: Bảng tiến độ của dự án được xử lý trên phần mềm MS Project 2007

Dựa vào các phân tích trên, nhóm dự án đã xác định thời gian và thứ tự thực hiện các công việc như trong bảng 2.2 Từ thông tin trên bảng 2.2, qua xử lý phần mềm MS Project 2007 đã cho ra bảng tiến độ dự án, giúp nhóm kiểm soát có thể kiểm soát tốt thời gian thực hiện dự án Thông qua bảng tiến độ để so sánh với kết quả thực hiện thực tế, nhóm dự án sẽ đánh giá được phần nào tiến độ thực hiện công việc từ đó có điều chỉnh kịp thời để đảm bảo được thời gian tổ chức chương trình

2.10 Chi phí thực hiện dự án

Bảng 2.3 Chi phí thực hiện dự án STT NỘI DUNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ CHI PHÍ

Bảng 2.4 Phân bổ chi phí theo thời gian thực hiện dự án

NỘI DUNG CHI

TỔNG 200,000 - 30,200 4,200 35,400 130,400

2.11 Cách thức kiểm soát dự án đã được dùng

Căn cứ WBS, bảng tiến độ dự án, RAM và RACI của dự án để kiểm soát tiến độ và chi phí thực hiện dự án, từ đó có kế hoạch điều chỉnh kịp thời

Cách thức kiểm soát dự án được thực hiện trong dự án này là Kiểm soát thực hiện – sơ

đồ giá trị thu được:

Chênh lệch thời gian = Thời gian thực hiện theo kế hoạch - Thời gian thực tế

- Các cá nhân, bộ phận khi thực thi các nhiệm vụ được giao, phải thông báo ngay kết quả thực hiện công việc về cho nhóm dự án (qua báo cáo trực tiếp hoặc qua email, điện thoại)

- Bộ phận HC-NS căn cứ vào WBS, bảng tiến độ dự án, RAM và RACI của dự án, nhắc nhở, đôn đốc các bộ phận, cá nhân có liên quan báo cáo tình hình vào đúng ngày theo lịch đã thống nhất; ghi nhận lại kết quả thực hiện công việc (về mặt thời gian) để dễ theo dõi, tổng hợp

- Bộ phận TC-KT theo dõi và ghi nhận các khoản chi phát sinh, căn cứ vào chi phí kế hoạch để đánh giá tình hình sử dụng chi phí

- Trong kỳ họp báo cáo định kỳ, 2 bộ phận

HC-NS và TC-KT phải báo cáo tổng hợp

về tình hình thực hiện công việc; hoặc khi

có bất kỳ sự thay đổi nào làm vượt chi phí

dự kiến hoặc làm chậm tiến độ, 2 bộ phận

này phải thông báo ngay cho Giám đốc và

các thành viên có liên quan; căn cứ vào

mức độ mà điều động cuộc họp đột xuất để

cùng bàn bạc điều chỉnh một số nội dung

của dự án

2.12 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Bảng 2.5 Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

2.13 Trách nhiệm và Mối quan hệ giữa các Bộ phận trong Dự án - RACI

Bảng 2.6 RACI của dự án Công việc Bên có trách nhiệm (R) nhiệm trước (A) Chịu trách Phối hợp với (C) Báo tin cho

(I)

Danh sách khách

TC-KT

Giám đốc TC-KT, Kinh doanh

TC-KT

Kiểm tra sảnh tiệc

Giám đốc TC-KT, Kinh doanh Kịch bản chương

Kinh doanh

Giám đốc Báo cáo hoạt động

2012 của các bộ

phận

HC-NS,

TA-KT, Kinh doanh

TC-KT Quay phim, chụp

TC-KT

2.14 Sơ đồ tổ chức dự án

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức dự án

- Trưởng nhóm dự án là Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các thành viên khác thực hiện dự án theo đúng tiến độ đã đề ra; chịu trách nhiệm ra quyết định cuối cùng về các hạng mục của dự án

- Trưởng phòng HC-NS: chịu trách nhiệm chính trong khâu chu n bị và lên chương trình cho buổi tiệc: từ thiết kế nội dung, kịch bản chương trình; văn nghệ, MC cho đến các công tác phục vụ hậu cần như tìm kiếm các đối tác tin cậy để cung cấp các dịch

vụ, hàng hóa cần thiết cho buổi tiệc

- Trưởng phòng TC-KT: chịu trách nhiểm kiểm tra tất cả các khoản chi phí chi ra cho

dự án; đảm bảo các khoản chi phí được chi hợp lý, đúng kế hoạch đề ra

- Giám đốc thương mại: Chịu trách nhiệm vê mảng khách hàng bắt đầu từ khâu phân loại, lên danh sách khách mời, tiến hành mời thiệp; thiết kế chương trình bốc thăm may mắn; bố trí sơ đồ vị trí ngồi của khách; đón tiếp khách tại buổi tiệc

Tuy nhóm dự án chỉ bao gồm 4 thành viên nhưng để thực hiện được dự án; các thành viên dự án – tức là các trưởng/giám đốc bộ phận phải lên kế hoạch và triển khai công việc chi tiết cho các nhân viên trong bộ phận để cùng thực hiện dự án

Trưởng nhóm dự án Giám đốc điều hành

Kiểm soát kinh phí