GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 5 Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013 Phụ lục 1: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VIỆC NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VẢI Phòng xuất nhập khẩu Công việc: Lấy hàng nhập
Trang 1GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 1
Lời cảm ơn 2
Bài tập cá nhân số 1 3
Bài tập cá nhân số 2 4
Bài tiểu luận cuối môn 12
Câu 1 12
Câu 2 16
Câu 3 17
Nhận xét của thầy 18
Trang 2GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 2
Lời cảm ơn
Cuộc sống của chúng ta cũng chỉ là gặp vấn đề, giải quyết vấn đề rồi lại gặp vấn đề,,, cứ thế mà tiếp diễn Bởi vậy chúng ta có hơn nhau hay không là ở chỗ biết cách đối diện với vần đề và giải quyết tốt vấn đề đó, nhiều lúc giải quyết tốt vẫn chưa đủ mà còn phải nhanh hơn người khác thì mới thành công Nhận ra triết lý này đã khó mà để thực hiện được nó thì càng khó khăn hơn nhiều
Tuổi đời em còn khá trẻ rất khó để nhận ra những điều này nhưng may mắn là đã được thầy truyền cho những kiến thức những kinh nghiệm hết sức quý báo Ở môn kỹ năng quản lý , nó không chỉ giúp ích cho việc quản lý trông công việc mà còn giúp ích rất nhiều cho bản thân em để có thể giải quyết những khó khăn trong cuộc sống
Em xin chân thành gửi lời tri ân đến thầy, chúc thầy cho nhiều sức khỏe và có nhiều thành công trong công tác và giảng dạy
Trang 3GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 3
chứng chỉ nghiệm bản thân
Tổ trưởng
Kiến thức chuyên sâu về chuyên ngành
Vi tính văn phòng Lập kế hoạch phân công công việc
Phó phòng
Kiến thức chuyên ngành
Kiến thức cơ bản
về quản trị
Vi tính văn phòng Lập kế hoạch phân công công việc
Kỹ năng quản lý
thêm kinh nghiệm
Trưởng phòng
Kiến thức chuyên ngành
Kiến thức về quản trị
Vi tính văn phòng Lập kế hoạch phân công công việc
Kỹ năng quản lý
QTKD
P Giám đốc
Kiến thức tổng hợp cơ bản Kiến thức về quản trị
Kỹ năng quản lý
Có tầm nhìn Khả năng giao tiếp tốt
Học thêm các kiến thức cơ bản
Mở rông mối quan
hệ
Trang 4GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 4
Bài tập cá nhân số 2
Công ty TNHH SX TM DV Thanh Tiên
85/30 Trần Đình Xu, P Nguyễn Cư Trinh, Q.1,
TP.HCM
CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIẾT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI VIỆC NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VẢI
(Đây chỉ là khâu lấy hàng từ các cửa khẩu)
1 Lãnh đạo phụ trách
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
2 Bộ phân thực hiện
Phòng xuất nhập khẩu
3 Mục tiêu
- Hoàn thành hồ sơ hải quan tại cửa khẩu
- Thực hiện quy trình thông quan lô hàng và vận chuyển hàng từ cửa khẩu về kho hàng của công
ty
4 Phạm vi áp dụng
Phòng xuất nhập khẩu và xưởng sản xuất
5 Kế hoạch thực hiện
- Phụ lục 1
6 Kế hoạch giám sát – đánh giá thực hiện công việc
- Phụ lục 2
- Phụ lục 3
7 Kế hoạch báo cáo số liệu thống kê
- Phụ lục 4
8 Văn bản – Quy định
- Phụ lục 5
9 Hồ sơ lưu
- Phụ lục 6
10 Biểu mẫu ban hành
- Phụ lục 7
Trang 5GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 5
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 1:
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN VIỆC NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VẢI
Phòng xuất nhập khẩu
Công việc: Lấy hàng nhập từ các cửa khẩu về kho hàng công ty Thanh Tiên
Nhân sự lập kế hoạch: Lê Khánh Giang
BƯỚC CÔNG
VIỆC
DANH MỤC CÔNG
VIỆC
KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
THỜI HẠN TRÁCH NHIỆM
1 Lấy chứng từ từ phòng
kinh doanh
Có được bộ chứng từ của lô hàng
1 ngày sau khi hàng đi
từ nước ngoài
Lê Khánh Giang
2 Kiểm tra tình trạng lô
hàng
Biết được hàng về cửa khẩu nào, và hàng về hay chưa
2 giờ sau khi nhận được chứng từ
Lê Khánh Giang
3 Khai tờ khai điện tử
qua hệ thống mạng hải quan
Có được tờ khai điện
tử
4 giờ sau khi hàng về tới cửa khẩu
Lê Khánh Giang
4 Liên hệ đại lý vận
chuyển lô hàng
Có được lệnh giao hàng
1 ngày sau khi hàng về tới cửa khẩu
Tô Văn Nghiệp
5 Làm thủ tục hải quan
tại cửa khẩu
Thông quan trên tờ khai điện tử
1~3 ngày kể từ ngày hàng về tới cửa khẩu
Tô Văn Nghiệp
6 Lấy hàng và vận
chuyển về kho hàng của công ty
Hàng (nguyên liệu vải) đã sẵn sàng để sản xuất
1~2 ngày kể từ khi tờ khai được thông quan Lê Hồng Nhựt
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Lê Khánh Giang
Trang 6GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 6
Công ty TNHH SX TM DV Thanh Tiên
85/30 Trần Đình Xu, P Nguyễn Cư Trinh, Q.1,
TP.HCM
CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIẾT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 2:
KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN VIỆC NHẬP KHẨU
NGUYÊN LIỆU VẢI
Phòng xuất nhập khẩu
Công việc: Lấy hàng nhập từ các cửa khẩu về kho hàng công ty Thanh Tiên
Nhân sự lập kế hoạch: Lê Khánh Giang
BIỂU MẪU BÁO CÁO
THỜI GIAN CHỦ TRÌ
1 Khai tờ khai điện tử trên mạng
hải quan có đúng như thực tế
của lô hàng không ?
điện tử trên mạng hải quan
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
2 Số lượng hàng nhập kho công
ty có đủ không ? Có đúng thời
hạn không ?
nhập kho của công ty
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Thực hiện Trưởng phòng xuất nhập khẩu
Trang 7GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 7
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 3:
BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
1 Công việc đã hoàn thành
STT CÔNG VIỆC
HOÀN THÀNH
THỜI GIAN THỰC HIỆN
KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
XÁC NHẬN
2 Công việc thực hiện tiếp theo
STT CÔNG VIỆC
TIẾP THEO
THỜI HẠN KẾT QUẢ
CÔNG VIỆC
TRÁCH NHIỆM
3 Công việc tồn đọng – cần hổ trợ
STT CÔNG VIỆC
TỒN ĐỌNG
THỜI HẠN KẾT QUẢ
CÔNG VIỆC
TRÁCH NHIỆM
4 Đề nghị - Giải pháp
5 Nhận xét của trưởng phòng
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Trần Phúc Vinh
Trang 8GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 8
Công ty TNHH SX TM DV Thanh Tiên
85/30 Trần Đình Xu, P Nguyễn Cư Trinh, Q.1,
TP.HCM
CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIẾT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 4:
KẾ HOẠCH BÁO CÁO SỐ LIỆU THỐNG KÊ
STT NỘI DUNG
BÁO CÁO
THỜI HẠN BIỂU MẪU
MÃ HIỆU
TRÁCH NHIỆM NƠI NHẬN
BÁO CÁO
1 Số lượng hàng đã
nhập trong tháng
Cuối mỗi tháng
HNK_A Vũ Hoàng - Phòng xuất nhập khẩu
- Phòng kinh doanh
2 Số lượng hàng đã đặt
hàng nhưng chưa về
tới Việt Nam
Cuối mỗi tuần
HNK_D Lê Khánh Giang - Phòng xuất nhập khẩu
- Phòng kinh doanh
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Vũ Hoàng
Trang 9GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 9
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 5:
VĂN BẢN – QUY ĐỊNH
STT DANH MỤC MÃ SỐ
NGÀY KÝ
TRÍCH YẾU CẤP BAN HÀNH GHI CHÚ
1 Quy định về việc
thực hiện kế
hoạch sản xuất
KHSX Quy định quy
trình và trách nhiệm các phòng ban trong
kế hoạch sản xuất
Công ty Công ty chưa
có (Cần bổ sung)
2 Hướng dẫn quy
trình lấy hàng
nhập
QTHN Hướng dẫn các
bước thực hiện
để nhập khẩu một lô hàng
Phòng xuất nhập khẩu Công ty chưa
có (Cần bổ sung)
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Lê Khánh Giang
Trang 10GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 10
Công ty TNHH SX TM DV Thanh Tiên
85/30 Trần Đình Xu, P Nguyễn Cư Trinh, Q.1,
TP.HCM
CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIẾT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 6:
HỒ SƠ LƯU TRỮ
LƯU TRỮ
HÌNH THỨC LƯU TRỮ
THỜI GIAN LƯU TRỮ
HÌNH THỨC HỦY HỒ SƠ
1 Chứng từ khách
hàng nước ngoài
cung cấp
Phòng xuất nhập khẩu
Lưu trong tủ hồ
sơ bằng chứng
từ giấy
Lưu trữ đến khi báo cáo thuế xong
Dùng làm giấy nháp
2 Tờ khai
điện tử
Sever của công
ty
Lư bằng file mềm
Mãi mãi Không hủy
3 Tờ khai giấy Phòng kế toán Lưu trong tủ hồ
sơ bằng chứng
từ giấy
Mãi mãi Không hủy
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Lê Khánh Giang
Trang 11GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 11
Tp.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 năm 2013
Phụ lục 7:
BIỄU MẪU BAN HÀNH
2 PL2 Kế hoạch đánh giá thực hiện công việc
4 PL4 Kế hoạch báo cáo số liệu thống kê
Trưởng phòng xuất nhập khẩu Nhân viên thực hiện
Lê Khánh Giang
Trang 12GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 12
Bài tiểu luận cuối môn
Câu 1:
Hiên tại em đang là nhân viên xuất nhập khẩu của một công ty chuyên nhập nguyên liệu
vải từ nước ngoài để may gia công Chức vụ em đang hướng đến là Phó Trưởng Phòng
Xuất Nhập Khẩu của công ty
1.1 Đánh giá năng lực quản lý của cá nhân so với yêu cầu công việc và giải pháp
hoàn thiện
bản thân
Giải pháp hoàn thiện
1 Nắm vững các nghiệp vụ
xuất nhập khẩu từ cơ bản đến
nâng cao liên quan đến việc
nhập khẩu vải và xuất khẩu
nón vải
3 - Thường xuyên trao dồi thêm các kiến
thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu
- Cập nhật liên tục các nghị định, quy định của nhà nước trong ngành xuất nhập khẩu
2 Hiểu rõ kế hoạch sản xuất
của xưởng sản xuất để đưa ra
kế hoạch hàng nhập cho phù
hợp
2 - Theo dõi thường xuyên kế hoạch hàng
nhập và kế hoạch sản xuất hiện tại của công ty để rút ra kinh nghiệm sử dụng cho việc lên kế hoạch sau này
3 Phải có mạng tham chiếu
mạnh trong ngành xuất nhập
khẩu
2 - Giao lưu học hỏi với các đồng nghiệp
xuất nhập khẩu trong và ngoài công ty
4 Kiến thức cơ bản về quản lý
đặc biệt về quản trị nhân sự
2 - Tham gia nghiên cứu tốt chương trình
MBA Đại Học Mở Tp.Hồ Chí Minh
5 Xây dựng uy tín cá nhân
trong phòng xuất nhập khẩu
1 - Luôn có sự chuẩn mực trong các mối
quan hệ với đồng nghiệp và bạn bè
Trang 13GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 13
Ghi chú:
(1) Cần hoàn thiện (2) Tạm đƣợc (3) Hoàn toàn tốt
Trang 14GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 14
1.2 Danh mục công việc trọng điểm
đánh giá
việc
Đánh giá công việc
Thời hạn Báo cáo tiến
độ
Bên trong
Bên ngoài
Thời hạn Khối
lượng
Chất lượng
1 Nhận chứng từ
của lô hàng
Bô chứng
từ
Đúng hạn Trước khi
hàng đến
1 tuần (thường là hàng xuất đi nước Nhật)
Phòng
KD
Khách hàng
2 Làm thủ tục hải
quan điện tử
Tờ khai hải quan
Chính xác
và đúng hạn
1 ngày sau khi nhân được chứng
từ
1 ngày Phòng
XNK
Hải quan
3 Làm thủ tục hải
quan tại cửa
khẩu
Thông quan trên
tờ khai hải quan
Đúng hạn 1 ngày sau
khi khai điện tử
1 ngày Phòng
XNK
Hải quan
Ngắn Nhiều Cao
4 Lấy hàng từ
cảng vận chuyển
về kho hàng
công ty
Thông quan lô hàng
Đúng hạn Ngay sau
khi làm xong thủ tục hải quan
1 ngày Kho
hàng công ty
Kho hàng cảng
Ngắn Nhiều Cao
Ghi chú:
- Phòng KD: Phòng kinh doanh
- Phòng XNK: Phòng xuất nhập khẩu
Trang 15GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 15
hiện những việc như sau:
1 Xem lại hồ sơ, dữ liệu cũ ở phòng
xuất nhập khẩu
Hiểu rõ hơn về phòng mình, tiện cho việc lên
kế hoạch công việc sau này
2 Đánh giá tình trạng công việc của
phòng xuất nhập khẩu
Biết được điểm mạnh điểm yếu của phòng, phát huy ưu điểm và khắc phục yếu điểm để phòng ngày càng hoàn thiện hơn
3 Xây dựng mối quan hệ với đồng
nghiệp chung phòng và các phòng
ban khác
Giữ mối quan hệ tốt với tât cả mọi người sẽ giúp ích cho công việc sau này, nhất là khi mới được bổ nhiệm
Trang 16GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 16
Câu 2
Có thể nói ở bất cứ một tập thể nào cũng có sự mâu thuẫn dù lớn hay nhỏ nên việc giải quyết triệt để mâu thuẫn giữa các nhân viên là một điều rất khó, việc các nhà quản lý phải làm là giảm bớt mâu thuẫn làm cho nó tồn tại ở mức tối thiểu
Ở vị trí phó phòng cũng tạm gọi là lãnh đạo của phòng nên mình có trách nhiệm tạo sự đoàn kết nhất định giữa các nhân viên trong phòng nhằm tăng hiệu quả làm việc Trước tiên phải tìm hiểu nguyên nhân tại sao nhân viên lại chia thành hai phe nhóm, mỗi nhóm do ai đứng đầu, mục đích của mỗi nhóm là gì Mình có thể sắp xếp gặp mặt riêng từng nhóm hoặc ít nhất
là gặp riêng người đứng đầu mỗi nhóm để hiểu rõ tình hình mỗi nhóm
Khi đã nắm bắt được tình hình thì bắt đầu kế hoạch liên kết hai nhóm lại với nhau Sau khi đã biết được nguyên nhân mâu thuẫn giữa hai nhóm, từ đó lên kế hoạch để giải quyết mâu thuẫn,
có thể tạo cơ hội để thành viên hai nhóm làm việc với nhau để họ hiểu nhau hơn Nếu nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ hai nhóm trưởng thì có thể chỉ giải quyết với hai nhóm trưởng thôi Tùy theo các trường hợp khác nhau mà có những kế hoạch khác nhau Mục tiêu là đưa hai nhóm lại gần nhau, giải quyết mâu thuẫn giữa hai nhóm, tạo sự đoàn kết tối đa giữa các nhân viên trong phòng
Trong trường hợp bất lực trong việc liên kết hai nhóm lại với nhau thì phải cân nhắc đến lời khuyên của đồng nghiệp phòng quản trị cung ứng Lúc này bắt buộc mình phải chọn và theo theo một trong hai nhóm Trong quá trình tìm hiểu ít nhiều cũng hiểu được tình hình nội bộ
và các “thế lực” đằng sau mỗi nhóm Chọn một nhóm để theo chúng ta phải “tà đạo” một chút
là chọn nhóm “mạnh” mà theo “Mạnh” có nghĩa là có sức ảnh hưởng lớn, có thể phát triển hơn nữa và có thể đi xa hơn trong tương lai
Trang 17GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 17
khi gửi đến Bộ phận dự án và Bộ phận tài chính nếu mẫu thiết kế không được chấp nhận thì mình phải buộc 2 bộ phận trên nêu ra nguyên nhân Nếu lý do không phê duyệt là do lỗi kỹ thuật của mẫu thiết kế và thật sự là mẫu thiết kế không đạt yêu cầu thì mình phải làm lại cho đến khi phù hợp Nhưng nếu hai bộ phận chỉ đưa ra nguyên nhân chung chung mà không chịu phê duyệt thì bắt buộc mình phải làm “căng” với họ
Bằng mọi cách mình phải làm cho một trong hai bộ phận duyệt mẫu quảng cáo này trước (điều này không khó vì chỉ mới đưa đến 1 bộ phận nên chưa có mâu thuẫn và mẫu thiết kết của chúng ta là đạt yêu cầu) khi đưa qua bộ phận còn lại nếu không được sự chấp thuận thì với kiến thức chuyên môn chúng ta phải giải thích cho trưởng bô phận này biết được tầm quan trọng của bản thiết kế và hậu quả sẽ xảy ra như thế nào nếu bản thiết kế chậm tiến độ, và lúc này chúng ta khéo léo chuyển giao trách nhiệm cho bô phận này theo kiểu: “Tôi đã hoàn thành theo đúng yêu cầu, nếu anh không duyệt khi có hậu quả gì xảy ra gây ra thiệt hại thì anh
là người chịu trách nhiệm”
Nếu sau mọi biện pháp vẫn không thành công và một lần nữa xác nhận mẫu thiết kế là
“chuẩn” và hậu quả sẽ rất nghiêm trọng nếu mẫu thiết kế không được hoàn thành đúng hạn thì lúc này bắt buộc phải đem việc này trình lên sếp trên và để sếp phân xử
Trang 18GVHD: Thầy Nguyễn Thành Nhân 18
Nhận xét của thầy