kế hoạch giám sát đánh giá thực hiện công việc

BÀI TẬP CÁ NHÂN 1 HOẠCH ĐỊNH NGHỀ NGHIỆP Thời hạn năm 1 Chuyên viên - Kiến thức học ở đại học và đào tạo ban đầu từ công ty - Lập kế hoạch làm việc nhóm - Các tiêu chuẩn nước ngoài - T

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

-@&? -

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

Môn: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ

GVHD: Thầy NGUYỄN THÀNH NHÂN Lớp: MBA 12B

Họ và tên: LÊ TRUNG NGÂN

TP HCM, tháng 08 năm 2013

Trang 2

MỤC LỤC

BÀI TẬP CÁ NHÂN 1 2

BÀI TẬP CÁ NHÂN 2 6

1 Lãnh đạo phụ trách 6

2 Nhân sự thực hiện 6

3 Mục tiêu 6

4 Phạm vi áp dụng 6

5 Kế hoạch thực hiện công việc 7

6 Kế hoạch giám sát - Đánh giá thực hiện công việc 8

7 Kế hoạch báo cáo số liệu thống kế 8

8 Văn bản – Quy định 8

9 Hồ sơ lưu 9

10 Biễu mẫu ban hành 9

PHỤ LỤC 10

BÀI TẬP CÁ NHÂN SỐ 3 14

I CÂU 1 14

1 Đánh giá năng lực bản thân ứng với vị trí Trưởng phòng 14

2 Xác định danh mục công việc trọng điểm của công ty 15

3 Kế hoạch hành động trong một tháng đầu tiên 18

II CÂU 2 19

III CÂU 3 21

Trang 3

BÀI TẬP CÁ NHÂN 1 HOẠCH ĐỊNH NGHỀ NGHIỆP

Thời hạn (năm)

1 Chuyên

viên

- Kiến thức học ở đại học và đào tạo ban đầu từ công ty

- Lập kế hoạch làm việc nhóm

- Các tiêu chuẩn nước ngoài - Tổ chức làm việc nhóm

- Xử lý các phát sinh cơ bản ở công trường - Giao tiếp tốt

3 Tổ trưởng

- Thiết kế thành thạo các dạng công trình cơ bản - Tổ chức làm việc nhóm

Đại học hoặc Thạc sỹ

- Đạt yêu cầu

1

- Các tiêu chuẩn nước ngoài - Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh - Chưa đạt - Thường xuyên học tập, thực hành trao dồi vốn tiếng Anh

- Trực tiếp xử lý các vấn đề phát sinh ở công trường

- Có kỹ năng đàm phán thuyết phục - Chưa đạt - Quan sát học hỏi cách ứng xử của các anh chị đi trước, kết hợp

đọc thêm sách và tranh thủ rèn luyện khi có cơ hội

Trang 4

4 Phó phòng

- Nắm vững quy trình thiết kế - Kỹ năng quản lý, tổ chức, lãnh đạo

- Chưa đạt - Thường xuyên rèn luyện về

chuyên môn và hoàn thiện các

kỹ năng mềm Rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của các sếp trong quá trình làm việc, so sánh với lý thuyết trong sách - tài liệu, từ đó rút ra bài học riêng cho mình Luôn sẵn sàng đón nhận thử thách khi có

cơ hội

2

- Nắm vững các quy trình thủ tục của dự án - Khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh - Chưa đạt

- Hiểu biết tình hình giá cả nguyên vật liệu - Có kỹ năng đàm phán thuyết phục - Chưa đạt

- Có kiến thức tốt về xử lý công trình

- Xây dựng các mối quan

- Chưa đạt - Thường xuyên rèn luyện về

chuyên môn và hoàn thiện các

kỹ năng mềm Rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của các sếp trong quá trình làm việc, so sánh với lý thuyết trong sách - tài liệu, từ đó rút ra bài học riêng cho mình Luôn sẵn sàng đón nhận thử thách khi có

cơ hội

2

- Nắm vững các quy trình thủ tục của dự án - Khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh - Chưa đạt

- Có cơ bản hiểu biết về tình hình kinh tế thị trường, các chính sách liên quan đến bất động sản

- Có kỹ năng đàm phán

- Có kiến thức tốt về xử lý công trình

- Xây dựng, duy trì, mở rộng các mối quan hệ - Chưa đạt

- Có khả năng tham gia hoạch định chiến lược

cho công ty

- Chưa đạt - Phát huy tinh thần sáng tạo,

luôn đóng góp ý kiến để xây dựng môi trường làm việc ở công ty

Trang 5

6 P Giám

đốc

- Nắm vững quy trình thiết kế

- Kỹ năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công việc, dự án của công ty

- Chưa đạt

- Sau khi rèn luyện các kỹ năng

ở cấp trưởng phòng, thì song song đó thường xuyên tìm hiểu theo dõi tình hình kinh tế, diễn biến thị trường, đưa ra các nhận định phân tích chiến lược rồi so sánh đánh giá với chiến lược của công ty để rút ra bài học cho bản thân Tích lũy kiến thức vững chắc để làm cơ sở cho các quyết định.Luôn tranh thủ phát triển các mối quan hệ mọi lúc mọi nơi Học tập kinh nghiệm từ sách vở và người đi trước

2

- Nắm vững các quy trình thủ tục của dự án

- Khả năng giao tiếp tốt

- Có kiến thức chuyên sâu về một số vấn đề quản trị

- Có kỹ năng đàm phán

- Am hiểu tình hình kinh tế trong nước, các chính sách của nhà nước về bất động sản

- Có khả năng phân tích đánh giá tình hình kinh tế chính trị, diễn biến thị trường

- Chưa đạt

Trang 6

7 Giám đốc

- Nắm vững quy trình thiết kế

- Kỹ năng tốt về hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công việc,

dự án của công ty

- Chưa đạt - Luôn luôn tích lũy kiến thức chuyên sâu về quản trị

3

- Nắm vững các quy trình thủ tục của dự án

- Khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh - Chưa đạt - Rèn luyện trao dồi tiếng Anh

- Có kiến thức chuyên sâu về một số vấn đề quản trị - Có kỹ năng đàm phán thuyết phục - Chưa đạt

- Rèn luyện thường xuyên kỹ năng đàm phát thuyết phục trong quá trình xử lý công việc

- Am hiểu tình hình kinh tế trong nước, các chính sách của nhà nước về bất động sản

- Tham gia nhiều hội nhóm, diễn đàn để mở rộng mối quan hệ

- Có khả năng phân tích đánh giá tình hình kinh tế chính trị, diễn biến thị trường

- Chưa đạt

- Đọc sách báo tivi, internet để nắm bắt tình hình kinh tế , diễn biến thị trường, đưa ra nhận định

và các chiến lược phù hợp

- Xây dựng chiến lược hoạt động cho công ty - Chưa đạt

- Kiểm tra chiến lược của mình

và công ty để đánh giá rút ra bài học

Trang 7

BÀI TẬP CÁ NHÂN 2

CÔNG TY CPTV KẾT CẤU QUỐC TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 06 năm 2013

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC

Thực hiện chủ trương về tự động hóa quy trình thiết kế kết cấu các công trình xây dựng dân dụng

và công nghiệp, Giám đốc công ty ICS đề nghị phòng thiết kế phối hợp thực hiện những công việc sau:

1 Huỳnh Văn Khanh Trưởng phòng thiết kế

2 Lê Trung Ngân Kỹ sư kết cấu

3 Nguyễn Bá Ngọc Kỹ sư kết cấu

4 Phạm Bảo Khương Kỹ sư kết cấu

5 Nguyễn Thiện Họa viên kết cấu

3 Mục tiêu

Cung cấp quy trình thiết kế kết cấu chuyên nghiệp nhất, mang lại hiệu quả và hiệu suất làm việc cao nhất cho kỹ sư

Hoàn thiện cơ sở lý thuyết chung để các kỹ sư áp dụng trong quá trình thiết kế

Hạn chế các lỗi sai trong quá trình nhập số liệu và quá trình tính toán

Rút ngắn thời gian thiết kế kết cấu cho một dự án, tăng tính cạnh tranh của ICS so với các công

Trang 8

5 Kế hoạch thực hiện công việc

BƯỚC CÔNG

VIỆC CÔNG VIỆC DANH MỤC KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

THỜI HẠN

TRÁCH NHIỆM

Cơ sở lý thuyết tính toán

Các bước thiết kế cho từng cấu kiện

cơ bản

05-06-2013 12-07-2013 Tất cả Xác định các trường

hợp tính toán

Các trường hợp tính toán

13-07-2013

20-07-2013 Tất cả Xác định yêu cầu

toán Sơ đồ khối tính toán 31-07-2013 08-08-2013 Lê Trung Ngân Thiết kế form trình

bày Form trình bày mẫu 09-08-2013 13-08-2013 Nguyễn Bá Ngọc Viết code VBE Phần mềm ứng

B2 Viết ứng

dụng vẽ và thống

kê tự động

Nguyễn Bá Ngọc

Vẽ chi tiết các cấu kiện mẫu

Các hình dạng cấu tạo cơ bản của cấu kiện

03-07-2013

23-07-2013 Nguyễn Thiện Xác định thông số để

bày vẽ và thống kê

Form trình bày mẫu

Autolisp

Phần mềm ứng dụng vẽ và thống

kê cấu kiện

C Kiểm tra quy

trình

Huỳnh Văn Khanh Chạy kiểm tra excel

Phần mềm ứng dụng hoàn thiện 13-09-

2013

21-09-2013

Lê Trung Ngân, Nguyễn Bá Ngọc

D Triển khai áp

dụng

Huỳnh Văn Khanh

24-09-2013

02-10-2013

Trang 9

6 Kế hoạch giám sát - Đánh giá thực hiện công việc

Trong quá trình thực hiện dự án, trưởng phòng thiết kế sẽ tổ chức các cuộc họp báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện công việc Trước các buổi họp, các nhân viên trong dự án sẽ làm báo cáo theo biểu mẫu đính kèm và gửi cho chủ trì cuộc họp

1

Báo cáo tiến độ triển khai dự án và

đánh giá kết quả triển khai công việc A:

Các bước tính toán

Báo cáo kết quả công việc (Phụ lục 1)

9g 31/07/2013 Huỳnh Văn Khanh

2

đánh giá kết quả triển khai công việc

B2: Viết ứng dụng vẽ và thống kê tự

động

3 Báo cáo tiến độ triển khai dự án và đánh giá kết quả triển khai công việc

B1: Lập bảng tính excel

4

đánh giá kết quả triển khai công việc

B1: Kiểm tra quy trình

7 Kế hoạch báo cáo số liệu thống kế

STT NỘI DUNG BÁO CÁO THỜI HẠN BIỂU MẪU MÃ HIỆU TRÁCH NHIỆM NƠI NHẬN BÁO CÁO

1

Thời gian tính toán và vẽ 1

cấu kiện cơ bản bằng thủ

công

Từ 03/06/2013 đến 10/06/2013

01/BCTK Nguyễn Bá Ngọc Huỳnh Văn Khanh

2

Thời gian tính toán và vẽ 1

cấu kiện cơ bản bằng phần

mềm ứng dụng

Từ 24/09/2013 đến 02/10/2013

02/BCTK Lê Trung Ngân Huỳnh Văn

Khanh

3

Thời gian hoàn thành hồ

sơ thiết kế theo từng quy

mô bằng phần mềm ứng

dụng

Từ 03/10/2013 đến 03/11/2013

03/BCTK Nguyễn Bá Ngọc Huỳnh Văn Khanh

Trang 10

5 Sổ tay thiết kế 01//2008/ICS 05/01/2008

Tổng hợp các yêu cầu thiết

kế cơ bản cho các loại kết

6 Tiêu chuẩn Eurocode 2 BS EN 1992-1-1:2004 23/12/2004

Thiết kế kết cấu bê tông và

bê tông cốt thép theo tiêu

Bản in và PDF Đến khi có văn

bản mới

Nhập kho và lưu pdf vào backup

bản mới

4 Yêu cầu cấu tạo của cấu kiện cơ bản Phòng thiết kế kết cấu Bản in và PDF Đến khi có văn bản mới Nhập kho và lưu pdf vào

backup

10 Biễu mẫu ban hành

1 01/BCKQCV Báo cáo kết quả triển khai công việc

2 01/BCTK Báo cáo thống kê “THỜI GIAN TÍNH TOÁN VÀ VẼ MỘT CẤU

Trang 11

Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 06 năm 2013

BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

1 Công việc đã hoàn thành

STT HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THỰC HIỆN THỜI GIAN CÔNG VIỆC KẾT QUẢ XÁC NHẬN

2 Công việc thực hiện tiếp theo

STT CÔNG VIỆC TIẾP THEO THỜI HẠN CÔNG VIỆC KẾT QUẢ TRÁCH NHIỆM

Trang 12

Biểu số: 01/BCTK

Ngày bắt đầu theo dõi:

Ngày hoàn thành báo cáo:

tính toán Thời gian vẽ

11

………Nơi nhận báo cáo

………Trách nhiệm báo cáo

THỜI GIAN TÍNH TOÁN VÀ VẼ MỘT CẤU KIỆN BẰNG THỦ CÔNG

Trang 13

tính toán Thời gian vẽ

Trang 14

STT Tên dự án cùng quy

mô (3-5 dự án) Quy mô (m2)

Tổng thời gian tính toán và vẽ

Tổng thời gian thuyết minh

Tổng thời gian thiết kế trung bình

THỜI GIAN THIẾT KẾ DỰ ÁN THEO TỪNG QUY MÔ

Giai đoạn thống kê:………

Ngày…….tháng…….năm

Trang 15

1 Đánh giá năng lực quản lý của cá nhân so với yêu cầu công việc và giải pháp hoàn thiện

2 Xác định danh mục công việc trọng điểm của công ty

3 Kế hoạch hành động trong 1 tháng đầu tiên

Cụ thể như sau:

1 Đánh giá năng lực bản thân ứng với vị trí Trưởng phòng

STT Yêu cầu của chức vụ Đánh giá bản thân Giải pháp hoàn thiện

3 Có kiến thức tốt về xử lý công trình 2 Học hỏi thêm từ đồng nghiệp và các nguồn tài liệu

4 Hiểu biết cơ bản về thị trường bất động sản 2

Thường xuyên theo dõi các thông tin trên báo đài, internet

và các buổi hội thảo về bất động sản

5 Khả năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh 2

Tăng cường thực hành giao tiếp bằng tiếng anh trong công ty và học thêm qua internet

6 Có kỹ năng đàm phán thuyết phục 2

Tìm hiểu thêm các kỹ năng đàm phán thông qua các nguồn tài liệu và qua các đồng nghiệp có kinh nghiệm

7 Xây dựng, duy trì, mở rộng các mối quan hệ 2

Tham gia các hội nhóm về kết cấu và bất động sản có uy tín Xây dựng mạng quan hệ tham chiếu thông qua bạn bè, đồng nghiệp, người thân…

8 Tham gia hoạch định chiến lược cho công ty 2

Tìm hiểu kỹ về hoạt động của công ty, tìm hiểu về thị trường bất động sản, gắn lợi ích cá nhân vào lợi ích công ty để có nhiều đóng góp hơn cho công ty

Trang 17

Thời hạn Báo cáo

tiến độ Bên trong Bên ngoài

Thời gian

Khối lượng

Chất lượng

1 Tối ưu quy trình thiết kế

- Chuẩn hóa các bước thiết kế

2 Nâng cao trình độ nhân viên

- Đào tạo chuyên môn nâng

cao

Chương trình đào tạo và bài kiểm tra cuối đợt đào tạo

Điểm số - Nội dung của các buổi đào tạo 3 Tuần

Cách thức tổ chức, chủ

đề học tập 3 Tuần

Định kỳ

- Lập quỹ hỗ trợ nhân viên học

các khóa nghiệp vụ, cao học Tổng kinh phí

Hiệu quả sử dụng quỹ

- Mẫu báo cáo Mẫu báo cáo

- Quyền và nghĩa vụ của nhân

viên khi làm báo cáo Văn bản quy định

4 Nâng cao hiệu quả liên kết

- Quản lý việc trao đổi qua

email

- Cách thức ghi nhận các thông

tin trao đổi với công trường

- Quản lý biên bản giao nhận

hồ sơ…

Kết quả Tiêu thức đánh giá

Ban giám đốc

DANH MỤC CÔNG VIỆC TRỌNG ĐIỂM

Phần mềm ứng dụng và tài liệu chuẩn của công ty

So sánh thời gian thiết

kế thủ công và tự động

Đánh giá hiệu quả làm việc khi có tài liệu chuẩn của công ty

4 tháng Định kỳ

hằng tuần

Nhân viên trong phòng thiết kế

1 Tuần

Sau thời hạn quy định

Quy trình và các mẫu giao tiếp với công trường

Hiệu quả liên kết 2 tuần Định kỳ

hằng tuần

Ban giám

Trang 18

5 Xây dựng chỉ tiêu đánh giá

năng lực nhân viên

Tiếp thị các gói thiết kế và tư

vấn xây dựng tại các công ty

- Kế hoạch marketing các gói

thiết kế và tư vấn xây dựng

Hệ thống đánh giá năng lực nhân viên

Sự hợp lý và khách quan của hệ thống đánh

giá

1 tháng Định kỳ

hằng tuần

Mở rộng hình ảnh công ty Tăng thêm

cơ hội tiếp cận nhiều dự án bất động sản mới

Số lượng dự án mới 2 tháng hằng tuầnĐịnh kỳ

Ban giám

Ban giám đốc, Phòng marketing

Trang 19

18

3 Kế hoạch hành động trong một tháng đầu tiên

1 Tổ chức liên hoan giao lưu ra mắt với các

và nâng cao để đáp ứng được các công việc sắp tới

3 Thảo luận, hướng dẫn về tinh thần làm

việc nhóm Vì thiết kế 1 dự án là một nhóm nhiều thành viên nên việc hiểu được và áp dụng đúng tinh

thần làm việc nhóm là điều rất quan trọng Làm việc nhóm hiệu quả làm tăng hiệu suất công việc và xây dựng được văn hóa làm việc đoàn kết, chuyên nghiệp

4 Lên kế hoạch và triển khai dự án Tối ưu

hóa quy trình thiết kế Vì giai đoạn trước các nhân viên làm việc tự phát, không theo quy trình chuẩn mực của

công ty, mức độ thủ công trong công việc còn nhiều nên ảnh hưởng đến tiến độ thiết kế dự

án, rủi ro sai sót luôn cao Việc đưa ra quy trình thiết kế chuẩn và tự động hòa sẽ giúp cho viết thiết kế chuyên nghiệp hơn và tăng tính cạnh tranh của công ty so với đối thủ khác

5 Tìm hiểu năng lực nhân viên để có kế

hoạch phân công công việc và xây dựng

chương trình đào tạo nội bộ phù hợp

Vì chỉ có hiểu được đúng năng lực nhân viên thì việc phân công công việc đúng và phát huy hết khả năng của nhân viên Việc đào tạo giúp nâng cao năng lực nhân viên nhằm đáp ứng các yêu cầu ngày càng khắc khe của dự

án

Trang 20

1 Đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề

2 Gặp riêng từng nhóm để tìm hiểu nguyên nhân gây ra mâu thuẫn

3 Thực hiện các biện pháp giải quyết mâu thuẫn

4 Báo cáo và xin chỉ đạo của cấp trên nếu tình hình nằm ngoài kiểm soát

Cụ thể như sau:

1 Đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề

Trong công ty nói chung và phòng Kế hoạch – Tài Chính nói riêng thì việc xuất hiện các nhóm nhân viên thân thiết với nhau là việc bình thường, đó là việc những nhân viên có cùng sở thích, cùng cách suy nghĩ, hợp tính hợp ý tập hợp lại cùng nhau thành một nhóm

Nhưng nếu các nhóm mâu thuẫn nhau, không hợp tác hoặc hợp tác miễn cưỡng thì ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.Việc chấp nhận gia nhập nhóm này hay nhóm kia đều đồng nghĩa với việc chấp nhận tiếp tục để mâu thuẫn tồn tại, chấp nhận sự chia rẻ, và chấp nhận kết quả làm việc không đạt ở mức tối đa

Mâu thuẫn giữa các nhân viên là không thể tránh được bởi vì không ai có thể làm hài lòng tất cả mọi người Tuy vậy, mọi người vẫn cần phải tỏ ra lịch sự và cố gắng hợp tác với nhau Sự ác cảm giữa các đồng nghiệp càng kéo dài càng ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc của chính họ cũng như của những người xung quanh Vì vậy, giải quyết mâu thuẫn là vấn đề cần được ưu tiên và giải quyết càng sớm càng tốt

Việc theo một trong hai nhóm là giải pháp không hợp lý, cần có sự phân tích nguyên nhân và đưa

ra giải pháp khác

2 Tìm hiểu nguyên nhân gây ra mâu thuẫn

Sau một tuần làm việc, với sự quan sát của mình thì tôi nhận thấy được hai phe nhóm này mâu thuẫn nhau có thể là do một trong những nguyên nhân sau:

ü Mục tiêu không thống nhất;

ü Chênh lệch về lợi ích;

ü Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn;

ü Sự đối lập về tính cách, quan điểm và kỳ vọng vào công việc

Để có thể đưa ra nguyên nhân chính xác của mâu thuẫn này thì tôi cần gặp gỡ trao đổi với từng nhóm Cuộc gặp gỡ không mang tính chất căng thẳng gò bó, mà là tận dụng những phút gặp gỡ trao đổi ngắn trong giờ ăn trưa, café buổi sáng hay sau giờ làm Tôi sẽ không sử dụng các câu hỏi trực tiếp liên quan đến vấn đề mâu thuẫn giữa 2 nhóm, mà thông qua các tình huống cụ thể trong công việc, các tình huống liên quan đến việc triển khai các dự án để xem 2 nhóm phản ứng thế nào với cùng 1 vấn đề

Và theo dõi cách thức phản ứng của nhóm này thế nào khi tôi nói về các việc liên quan đến nhóm kia Thông qua việc trao đổi và theo dõi phản ứng của các nhóm, tôi sẽ xác định được cho mình đâu là nguyên nhân thật sự gây ra mâu thuẫn cũng như xác định cá nhân nào “tích cực” trong việc gây ra mâu thuẫn, rồi từ đó đưa ra biện pháp giải quyết tối ưu nhất

3 Giải quyết mâu thuẫn

3.1 Bước 1

Tổ chức buổi đối thoại trực tiếp với cả 2 nhóm;

Trình bày lại những vấn đề đã nghe;

Định dạng
Số trang	22
Dung lượng	277,89 KB