LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI - Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển nói chung và ngành giáo dục và Đào tạo nói riê
Trang 1SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA
Mã số:
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT
CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN
Người thực hiện: ĐINH THỊ HUỆ
Lĩnh vực nghiên cứu:
Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học bộ môn: Phương pháp giáo dục
Lĩnh vực khác: VĂN THƯ
Có đính kèm:
Mô hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác
BM 01-Bia SKKN
Trang 2SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1 Họ và tên: ĐINH THỊ HUỆ
2 Ngày tháng năm sinh: 20/08/1983
3 Nam, nữ: Nữ
4 Địa chỉ: 49, tổ 9D, khu phố 3, phường An Bình,TP Biên Hòa,
Đồng Nai
5 Điện thoại: 0613 822538 (CQ); ĐTDĐ: 0904 531 416
7 Chức vụ: Nhân viên
8 Đơn vị công tác: Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa
II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp
- Năm nhận bằng: 2006
- Chuyên ngành đào tạo: Kế toán
III KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, thủ quỹ
Số năm có kinh nghiệm: 6
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 0
BM02-LLKHSKKN
Trang 3BM03-TMSKKN
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT
CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
- Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi
mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển nói chung và ngành giáo dục và Đào tạo nói riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả
- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, lại là Trung tâm Giáo dục thường xuyên có đa ngành, đa hệ và có nhiều địa điểm học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo… của các cấp ban hành đến đơn vị và ngược lại
Trang 4- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị…là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải thận trọng, tỷ mỷ, ngăn nắp và
xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ
- Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan,là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân
- Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng nghiệp làm công tác văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một
số kiến thức về việc tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu quả tôi xin đưa ra một số biện pháp nghiên cứu của đề tài: “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa
II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
1 Cơ sở lý luận:
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về
Trang 5soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác
và bí mật Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo, nhiệt tình, tỷ mỷ và tận tâm với công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng và chính xác Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần nắm vững nội dung của công tác văn thư là:
+ Nhận vào sổ công văn đến
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến
+ Nghiên cứu và dự thảo công văn
+ Giúp thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo
+ Đánh máy công văn
+ Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu
+ Vào sổ và gửi công văn đi
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu
+ Soạn thảo các loại biên bản
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
- Từ chỗ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của
công tác văn thư tôi đã mạnh dạn đưa ra “Một số biện pháp để quản
lý , bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” như sau:
2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:
Trang 6+ Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu còn rất chật hẹp cụ thể như văn phòng làm việc của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa Trước tình hình đó là nhân viên làm công tác văn thư tôi mạnh dạn đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm việc Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc
+ Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Là một nhân viên làm công
tác văn thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở trung tâm mình Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư của trung tâm hoạt động tốt và có hiệu quả
2.1 Tổ chức quản lý công văn đến:
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng
ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ rồi vào
sổ Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công
Trang 7việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau đó ghi công văn đến Đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Số
đế
n
Ngày
tháng
đến
Nơi gởi công văn
Số,ký hiệu công văn
Ngày tháng công văn
Tên loại và trích yếu nội dung
Nơi nhận
Ghi chú
1
2
………
………
……
……
……
……
………
………
………
………
………
………
…
…
2.2 Tổ chức giải quyết công văn đi.
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành
và giải quyết công văn đi của cơ quan
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục
Trang 8- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ
sơ lưu công văn đi
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm
SỔ CÔNG VĂN ĐI
Số
ký
hiệu
công
văn
Ngày tháng
công văn
Tên loại và trích yếu nội dung
Nơi nhận công văn
Nơi nhận bản lưu
Ghi chú
1
2
…………
…………
………
………
………
………
………
………
……
……
III HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Trang 9Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm nhân viên văn thư của trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa từ năm 2007 đến nay tôi nhận thấy:
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỷ trong công việc, xử lý công việc được tốt hơn, hiệu quả hơn
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày của tôi
- Giúp Ban Giám đốc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học 2012-2013
- Bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt danh hiệu “Lao động tiên tiến” nhiều năm liền cho tới nay
IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
4.1 Khả năng áp dụng:
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi nhân viên văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi Có tinh thần trách nhiệm thì thì công việc sẽ đạt hiệu quả cao
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác và thái độ hòa nhã, ân cần siêng năng Phải thực sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để
cơ quan hoàn thành nhiệm vụ
Trang 10- Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn
Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình Như trao dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm
mỹ Từ đó bản thân suy nghĩ tìm tòi viết ra bản sáng kiến kinh nghiệm này có thể sử dụng được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp
4.2 Đề xuất kiến nghị:
- Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn
- Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện
đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của trung tâm ngày một tốt hơn
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay
- Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của tôi “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” mà bản
thân tôi đã học hỏi từ đồng nghiệp và đúc kết trong quá trình làm việc Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và trình bày sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy được Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng thi đua các cấp là cơ sở
để hoàn thiện sáng kiến “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn./
Trang 11Xin chân thành cảm ơn!
V Tài liệu tham khảo:
1 - Tính chất của tài liệu lưu trữ của Thạc sĩ Nguyễn Lệ Nhung
- Luật lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động
- Tuyển tập văn bản về Quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành của Trung tâm KH và
CN văn thư, lưu trữ
2 Một số trang web trên mạng Internet
NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ họ tên)
ĐINH THỊ HUỆ
Trang 12SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GDTX TP
BIÊN HÒA
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên Hòa, ngày tháng năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến
Họ và tên tác giả: Đinh Thị Huệ Đơn vị (Tổ) Trung tâm GDTX TP
Biên Hòa
Lĩnh vực:
Quản lý giáo dục Phương pháp dạy học bộ môn:
Phương pháp giáo dục Lĩnh vực khác: Văn thư
Tính mới
- Có giải pháp hoàn toàn mới
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có
1 Hiệu quả
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả
2 Khả năng áp dụng
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: Tốt Khá Đạt
BM04-NXĐGSKKN
Trang 13- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn,
dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt Khá Đạt
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt Khá
Đạt
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN
MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng
dấu)