Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán:

II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả ở

2. Các thủ tục nhập xuất kho và chứng từ kế toán:

Việc làm thủ tục nhập xuất kho tại Công ty TNHH kim khí Nam Tùng đợc áp dụng theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về hàng hoá đã đợc Nhà nớc ban hành, đồng thời đảm bảo những thủ tục đã quy định.

2.1. Thủ tục nhập kho:

Việc nhập kho hàng hoá nhất thiết phải có hoá đơn(GTGT). Hoá đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hoá đơn phải do Bộ tài chính phát hành nếu có chi phí vận chuyển phải có hoá đơn dịch vụ do Bộ tài chính ban hành.

Ngày 8/7/2000 mua hàng của chi nhánh Công ty kim khí thành phố Hồ chí Minh, Công ty viết hoá đơn cho doanh nghiệp số: 043974 (Biểu số 2).

Biểu số 2: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 8 tháng 7 năm 2001 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 043974 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty K2 TP. HCM

Địa chỉ: 202 Cao Tốc Thăng Long Điện thoại:

Họ tên ngời mua hàng: Chị Tâm Đơn vị: Công ty Kim Khí Nam Tùng Địa chỉ: 375 Kim Ngu - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản

Số TK: 710F00133 - NH Công thơng Đống Đa MS: 03 0039936 021-1 Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế MS: 01.00742661-1

STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. _Thép φ6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2. _Thép φ8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3. _Thép φ13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4. _Thép φ18 LD ^{- 23.626 4.090 96.630.340} 5. _Thép φ20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng tiền hàng: 274.215.800

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 13.710.790

Tổng cộng tiền thanh toán: 287.926.590

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám bảy triệu chín trăm hai sáu ngàn năm trăm chín mơi đồng.

Ngời mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Kế toán trởng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Thủ trởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) của đơn vị cung cấp(Chi nhánh Công ty KK TP Hồ Chí Minh), kế toán hàng hoá lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hoá, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 liên.

- Một liên lu tại gốc.

- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, xong đình kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán(Có biên bản giao chứng từ).

- Một liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ví dụ: (Biểu số 3)

Biểu số 3:

Đơn vị: C.ty Nam Tùng

Địa chỉ: 374 Kim Ngu

Phiếu Nhập Kho

Họ tên ngời giao hàng: A. Sơn Nhập tại kho: Minh Khai

Số lợng Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép φ6 LD Kg 15.298 4.000 61.192.000 2 Thép φ8 LD - 20.720 4.000 82.880.000 3 _Thép φ13 LD - 4.009 4.090 16.396.810 4 Thép φ18 LD - 23.626 4.090 96.630.340 5 Thép φ20 LD - 4.185 4.090 17.116.650 Cộng: 274.215.800 Thuế GTGT 13.710.790 Cộng 287.926.590

Cộng thành tiền bằng chữ: Hai trăm tám bảy triệu chín trăm hai sáu ngàn năm trăm chín mơi đồng.

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng

2.2. Thủ tục xuất kho:

Tại Công ty kim khí Nam Tùng, hàng hoá xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty t nhân, Cửa hàng VLXD, xuất bán lẻ cho ngời tiêu dùng.

Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà nớc.

- Trờng hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh kim khí khác. Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua

bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hoá, số lợng cần mua, phơng thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho) chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho đợc lập thành 03 liên:

+ Liên 1: Lu tại gốc.

+ Liên 2: Giao cho Phòng kinh doanh để giao hàng cho khách.(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết hoá đơn (GTGT)).

+ Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng.

Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lợng thực xuất vào liên 2 và 3 sau đó chuyển liên 2 về Phòng kế toán để kế toán viết hoá đơn (GTGT).

Hoá đơn(GTGT) của đơn vị đợc lập thành 3 liên: - Liên 1: Lu tại gốc.

- Liên 2: Giao cho khách.

- Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi

Ngày 3/7/2001 Xuất hàng cho Công ty Licogi, sau khi viết phiếu xuất kho và nhận đợc số lợng xuất kho thực tế, kế toán lập Hoá đơn (GTGT) giao cho khách: (Biểu số 4).

Biểu số 4: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 03 tháng 7 năm 2001 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL BC/99 - B N0: 41292 Đơn vị bán hàng: Công ty Kim khí Nam Tùng

Địa chỉ: 375 Kim Ngu - Hà Nội Điện thoại: 8.622459

Họ tên ngời mua hàng: A Vang Đơn vị: Công ty Licogi 19

Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nội Hình thức thanh toán: Cha thanh toán

Số TK: 4311 30 00 0496 - NH TMCP Quốc tế

MS: 01-00742661-1

Số TK:

MS: 01 0010641 9-1

STT Tên hàng hoá Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3 = 1 x 2

1. _Thép φ13 LD Kg 3984,3 4.363,63 17.386.011

2. _Thép φ18 LD - 30.058,2 4.363,63 131.162.863

3. _Thép φ25 LD ^{- 71.846,7 4.363,63 313.512.415}

Cộng tiền hàng: 462.061.289

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 23.103.064

Tổng cộng tiền thanh toán: 485.164.353

Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm tám lăm triệu một trăm sáu t ngàn ba trăm năm ba đồng.

Ngời mua hàng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Kế toán trởng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Thủ trởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)