skkn tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRỊ AN  Mã Số:…………… SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRƯỜNG HỌC Người thực hiện: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục:  - Phương pháp dạy học bộ môn: ………  - Lĩnh vực khác: Quản lý tài chính  Có đính kèm:  Mô hình  Đĩa CD(VCD)  Phim ảnh  Hiện vật khác NĂM HỌC: 2013 - 2014 SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG 2. Ngày tháng năm sinh: 12/12/1980 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: Khu phố 3 – Thị Trấn Vĩnh An - Vĩnh Cửu - Đồng Nai. 5. Điện thoại: 0613861143 (CQ)/ ………… (NR); ĐTDĐ: 0938112990 6. Fax: E-mail: nuhuong_2008@yahoo.com 7. Chức vụ: Tổ phó tổ hành chính 8. Nhiệm vụ được giao: Kế toán 9. Đơn vị công tác: Trường THPT TRỊ AN II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: CỬ NHÂN - Năm nhận bằng: 2011 - Chuyên ngành đào tạo: KẾ TOÁN III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: KẾ TOÁN - Số năm có kinh nghiệm: 13 năm. - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 02 - “Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An” - “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học” Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Sáng kiến kinh nghiệm: “TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRƯỜNG HỌC” I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Xã hội ngày càng phát triển, kéo theo đó thì lĩnh vực công nghệ thông tin không thể thiếu đối với tất cả các ngành nghề. Với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay đã góp phần rất lớn trong tất cả các công việc. Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong những công tác không thể không cần đến công nghệ thông tin. Thời gian trước đây khi chưa áp dụng phần mềm quản lý tài chính vào đơn vị thì hầu hết các mẫu biểu báo cáo đều phải làm bằng tay và không thể không tránh sai sót trong quá trình làm báo cáo và mất rất nhiều thời gian mới có thể hoàn tất báo cáo. Sau khi được áp dụng phần mềm quản lý tài chính vào trường học thì phần nào đó giúp cho công tác kế toán được nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng phần mềm này vẫn còn một số hạn chế: Tốc độ xử lý không nhanh và hay bị lỗi, không thể chỉ ra những sai sót trong quá trình hạch toán, không thể coppy dữ liệu từ máy tính này sang máy tính khác sử dụng được, phần mềm chạy trên nền Microsoft Office 97 rất dễ bị lỗi khi cài một chương trình khác song song… Được sự đồng ý của Ban Giám hiệu nhà trường năm vừa qua Trường THPT Trị An được cung cấp phần mềm kế toán MISA để thay thế cho phần mềm trước đây mà đơn vị đang dùng nhằm rút ngắn thời gian cũng như hạn chế những rủi ro khi máy vi tính bị lỗi mà vẫn có thể coppy dữ liệu từ máy này sang máy khác vì người sử dụng không thể tự cài phần mềm vào một máy vi tính khác để tiếp tục sử dụng được, dẫn đến tình trạng đối lúc báo cáo lên cấp trên không đúng thời gian quy định. Trong quá trình sử dụng phần mềm, tôi nhận thấy chương trình kế toán MISA giúp ích cho tôi rất nhiều trong các công việc liên quan đến lĩnh vực kế toán: In phiếu thu - chi, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, quản lý tài sản đạt được độ chính xác cao, tốc độ xử lý nhanh, sạch sẽ, dễ kiểm tra kiểm soát và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với phần mềm trước đây mà tôi đã sử dụng. Do đó tôi chọn đề tài “Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học” II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận Căn cứ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2001 về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp; Căn cứ thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 về việc sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC; Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 3 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 do Chính phủ ban hành quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập; Căn cứ quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ tài chính Về việc ban hành Chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước; Căn cứ Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 về việc ban hành hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước; Căn cứ Thông tư 110/2012/TT-BTC ngày 03/07/2012 v/v sửa đổi bổ sung một số điều của quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/06/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về hệ thống mục lục ngân sách nhà nước; Căn cứ thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 v/v hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS)… 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài Sau khi nghiên cứu các văn bản hướng dẫn để từ đó vận dụng cụ thể vào phần mềm kế toán bao gồm các công việc như: In phiếu thu – chi, các giấy rút, chuyển khoản kho bạc, các sổ sách báo cáo tài chính, quản lí tài sản một cách sạch sẽ, nhanh chóng, chính xác. Sáng kiến này được trình bày tượng trưng một vài nghiệp vụ và được minh họa bằng hình ảnh cụ thể để người sử dụng có cái nhìn một cách tổng quát chương trình quản lý tài chính trường học để từ đó có thể vận dụng vào công việc của mình được dễ dàng và đạt hiệu quả hơn. Những nghiệp vụ phát sinh còn lại người sử dụng có thể tìm hiểu và khai thác thêm theo từng cách làm khác nhau tùy theo từng người sử dụng và có thể áp dụng vào phần mềm nhằm tiết kiệm tối đa thời gian nhưng vẫn đạt được độ chính xác cao trong quá trình sử dụng phần mềm này. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 3.1. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán MISA. - Hướng dẫn sử dụng: Khai báo thông tin ban đầu Vào Tiện ích/Danh mục khai báo thông tin ban đầu/Thông tin về đơn vị/Đồng ý. Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 4 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Hình 1: Khai báo thông tin chung về đơn vị Trong danh mục khai báo thông tin ban đầu chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy tất cả các hệ thống liên quan mà chúng ta có thể khai báo một lần và bổ sung (nếu có) như: Mã đơn vị, đơn vị, số tài khoản Nhận xét: Phần mềm kế toán MISA có chức năng tùy chọn hệ thống cho phép thiết lập một số tùy chọn mặc định của đơn vị trong chương trình khi mới bắt đầu sử dụng một cách dễ dàng thông qua phân hệ khai báo thông tin ban đầu: Khai báo thông tin đơn vị, khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ mà không cần phải nhập lại những nội dung đã tạo mặc định khi phát sinh một chứng từ khác. 3.2. So sánh giao diện của phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán DTsoft a. Giao diện của phần mềm kế toán MISA Đẹp, dễ hiểu giúp người sử dụng tiếp cận nhanh nhất các phân hệ trong chương trình và có thể di chuyển chuột vào các biểu tượng trên màn hình để chọn một trong những phân hệ có liên quan; Có thể nhìn một cách tổng quát về tình hình kinh phí, số dư trên giao diện màn hình thông qua biểu đồ hiển thị trên phần mềm. Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 5 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Hình 2: Biểu đồ hiển thị tình hình kinh phí trên giao diện phần mềm kế toán MISA b. Giao diện của phần mềm kế toán DTSoft Hình 3: Biểu đồ hiển thị giao diện phần mềm kế toán DTsoft Nhận xét: Từ biểu đồ trên cho chúng ta một cái nhìn tổng quát về tình hình kinh phí của phần mềm kế toán MISA mà không cần phải mở từng nguồn kinh phí để theo dõi như phần mềm kế toán DTSoft mà đơn vị đã sử dụng trước đây. Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 6 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm 3.3. Một số tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán MISA - Phân hệ từng quy trình hạch toán ngay trên phần mềm giúp người sử dụng có thể nhanh chóng xác định được từng phần hành kế toán: Kế toán tiền mặt, tiền gửi, kho bạc - Người sử dụng có thể trực tiếp tự cài mới hoặc cài lại chương trình trong trường hợp máy vi tính bị lỗi. - Có thể chép file dữ liệu đang làm từ máy này sang máy khác để tiếp tục sử dụng một cách dễ dàng và tiện lợi. - Những nghiệp vụ có 02 bút toán, phần mềm cho phép phát sinh tự động bút toán thứ 02 ngay sau khi hạch toán xong bút toán thứ nhất. - Có thể tìm ra chỗ sai ngay trong quá trình hạch toán cũng như trên báo cáo và kích chọn trực tiếp chứng từ mà người sử dụng hạch toán sai mà không cần phải đóng báo cáo để quay lại chứng từ đó. - Chức năng “Nhân bản” một chứng từ với nội dung tương tự và sửa nội dung thông tin cho phù hợp với chứng từ mới: Sửa diễn giải, số tiền VD: Thanh toán tiền điện T6. Vào phân hệ Kho bạc/Rút dự toán/danh sách rút dự toán/chọn chứng từ chuyển khoản tiền điện T5/nhấp chuột phải chọn “nhân bản”. Hình 4a: Thêm mới một chứng từ thông qua nhân bản một chứng từ đã hạch toán tương tự trước đó Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 7 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Sửa lại ngày tháng, nội dung, số tiền/Cất/In giấy rút dự toán. Hình 4b: Sửa lại một số nội dung ngày, diễn giải, nội dung thanh toán, số tiền. Nhận xét: Qua quá trình sử dụng có thể nhận thấy phần mềm kế toán MISA này rất hiệu quả, tiết kiệm được rất nhiều thời gian thông qua biện pháp “nhân bản” một chứng từ giống nhau đã có sẵn trong hệ thống ngay tại màn hình danh sách chứng từ của phân hệ hiện tại mà không cần phải hạch toán một bút toán mới. - Chức năng lọc dữ liệu cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh tên một đối tượng hoặc nội dung nào đó. VD: Tại màn hình danh sách phiếu chi, tìm phiếu chi với tên người nhận tiền là Đỗ Minh Nguyệt Hình 5: Danh sách phiếu chi sau khi đã lọc dữ liệu Nhận xét: Từ kết quả sau khi thanh lọc dữ liệu đối tượng cần tìm giúp ta có thể tìm nhanh một đối tượng hoặc nội dung nào đó mà chúng ta cần tìm một cách chính xác và đầy đủ thông tin yêu cầu. Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 8 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm - Và một số tiện ích cao cấp khác… Phần mềm kế toán được cập nhật các chế độ kế toán, tài chính: Thông tư, văn bản theo quy định hiện hành mới nhất. 3.4. Hướng dẫn nhập liệu phiếu thu – chi VD1: Rút tiền mặt từ nguồn Ngân sách Tỉnh. Vào giao diện tiền mặt/phiếu thu hoặc phiếu chi/chọn phiếu thu hoặc phiếu chi Hình 6. Giao diện lập phiếu thu trên phân hệ tiền mặt Điền nội dung người nhận, ngày tháng, diễn giải, số tiền. Sau đó định khoản đúng nguồn kinh phí đã khai báo mặc định từ ban đầu. Hình 7: Rút dự toán tiền mặt ngân sách Tỉnh về nhập quỹ theo hình thức thực chi Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 9 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm VD2: Hoặc chi tiền mua VPP từ nguồn Học phí Hình 8: Chi tiền mặt từ nguồn ngân sách học phí Nhận xét: Phần mềm MISA hạch toán mặc định hoàn toàn những thông tin mà người sử dụng đã khai báo ban đầu giúp hạn chế được tối đa thời gian một cách có hiệu quả nhất thông qua hạch toán tài khoản Nợ, Có và từng nguồn kinh phí đã định sẵn trong phần mềm và từ những phiếu thu, chi này có thể “nhân bản” tiếp một chứng từ mới với nội dung tương tự mà không mất nhiều thời gian. 3.5. Hướng dẫn lập giấy rút dự toán ngân sách, sổ sách báo cáo tài chính, nạp dữ liệu báo cáo, kết chuyển số dư cuối năm. 3.5.1. Lập giấy rút dự toán ngân sách Căn cứ vào các chứng từ phát sinh chuyển khoản hàng tháng (thực chi hoặc tạm ứng): Lương, BHXH, KPCĐ, điện, nước ta tiến hành lập chứng từ chuyển khoản theo từng nội dung phát sinh Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 10 [...]... NĂM HỌC 2013 -2014 -Tên sáng kiến kinh nghiêm: TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TRƯỜNG HỌC Họ và tên tác giả: Trần Thị Kim Hương Chức vụ: Tổ phó tổ hành chính Đơn vị: TRƯỜNG THPT TRỊ AN Lĩnh vực: - Quản lý giáo dục: …………. - Phương pháp dạy học bộ môn…  - Phương pháp giáo dục: ……. - Lĩnh vực khác: Quản lý tài chính  Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: ... nhập sang một phần mềm quản lý tài sản khác Hình 15: Giao diện phần mềm quản lý tài sản DTSoft IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Qua quá trình ứng dụng phần mềm kế toán trong 2 năm tôi thấy rất hiệu quả Đáp ứng được tất cả các nhu cầu của công tác kế toán, quản lý tài chính, tài sản, báo cáo kịp thời, tính năng cơ sở dữ liệu được ổn định Tôi có thể chép dữ liệu về nhà làm khi tôi đang trong quá trình thai sản Báo... I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1 II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN .1 1 Cơ sở lý luận 1 2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài 2 III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 2 3.1 Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán MISA 2 3.2 So sánh giao diện của phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán DTSoft 3 3.3 Một số tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm. .. đây tôi đã từng làm từ phần mềm quản lý tài chính khác và được thể hiện dưới dạng bảng so sánh giữa 02 phần mềm kế toán MISA và phần mềm kế toán Dtsoft sau đây: Phần mềm kế toán MISA Phần mềm kế toán DTsoft - Phần mềm chạy trên tất cả các hệ điều - Phần mềm chạy trên hệ điều hành hành: Windows XP, Windows 7, 8 Microsoft Access 97 - Người sử dụng có thể tự cài đặt từ CD - Người sử dụng không thể tự cài... phần mềm tự động hóa hoàn toàn và có thể rút ngắn được rất nhiều thời gian thông qua biện pháp “nhân bản” một chứng từ giống nhau mà không cần phải nhập mới lại từ đầu Và đặc biệt hơn là phần mềm này kết hợp được cả phần mềm theo dõi tài sản cố định mà không phải phần mềm nào cũng có Nó giúp người sử dụng không phải vất vả sau khi hạch toán từ phần mềm quản lý tài chính này rồi phải nhập sang một phần. .. trong danh sách “nhà cung cấp” và được phần mềm lưu trữ trực tiếp để sử dụng cho những lần tiếp theo mà không cần phải tạo lại cho lần sau Điều đó cho ta thấy phần mềm này rất có ích cho thời buổi công nghệ hiện đại ngày nay 3.5.2 In báo cáo tài chính Sau khi kết thúc quý, năm Cơ quan tài chính yêu cầu nộp báo cáo tài chính Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/ Bảng cân đối tài khoản (tổng hợp tình hình kinh phí,... dư sang năm sau tiếp tục sử dụng một cách chính xác mà không cần phải thông qua bất kỳ hình thức nhập thủ công nào Qua quá trình ứng dụng phần mềm kế toán MISA vào công việc kế toán tôi nhận thấy ưu điểm của phần mềm này là tốc độ xử lý nhanh, chính xác, dễ cài đặt và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và ngành giáo dục nói riêng Người sử dụng chỉ cần nhập số liệu... Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 15 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm tôi khi sử dụng phần mềm này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng công việc đang làm tại trường Trong quá trình công tác tại Trường THPT Trị An, nhờ có công nghệ thông tin và đặc biệt là sự quan tâm của BGH nhà trường đã tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận với phần mềm kế toán MISA để một phần nào đó giảm thiểu được một khối... dữ liệu sang máy tiếp tục làm khác tiếp tục làm - Phần mềm sử dụng bảng mã Unicode - Phần mềm sử dụng bảng mã TCVN3 (ABC) - Phần mềm không bị lỗi font chữ - Phần mềm hay bị lỗi font chữ - Có thể “nhân bản” một chứng từ mới - Không thể “nhân bản” một chứng từ mới từ chứng từ cũ từ chứng từ cũ - Có thể chỉnh sửa trực tiếp chứng từ sai - Không thể chỉnh sửa trực tiếp chứng từ sót ngay trên bảng báo cáo,... ý Hình 11: Chọn bảng cân đối tài khoản trong phân hệ báo cáo tài chính Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 12 Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Hình 12: Bảng cân đối tài khoản từ phân hệ báo cáo Nhận xét: Quá trình in báo cáo tài chính phần mềm giúp ta có thể in được báo cáo theo từng thời gian cụ thể: Ngày hiện tại, tháng, quý, năm một cách rất nhanh chóng và chính xác Biểu mẫu đẹp, rõ ràng, . tại Trường THPT Trị An” - Tiện ích trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý tài chính trường học Trường THPT Trị An Sáng kiến kinh nghiệm Sáng kiến kinh nghiệm: “TIỆN ÍCH TRONG QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG. cáo. Sau khi được áp dụng phần mềm quản lý tài chính vào trường học thì phần nào đó giúp cho công tác kế toán được nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng phần mềm này vẫn còn một số. rồi phải nhập sang một phần mềm quản lý tài sản khác. Hình 15: Giao diện phần mềm quản lý tài sản DTSoft IV. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Qua quá trình ứng dụng phần mềm kế toán trong 2 năm tôi thấy rất