bài tập môn hệ thống thông tin kế toán

bài tập môn hệ thống thông tin kế toán tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả cá...

BÀI TẬP

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

Nội dung

1 Mô tả HTQL Vật tư

2 Khảo sát hệ thống quản lý Vật tư

3 Biểu đồ phân cấp chức năng

4 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

5 Biểu đồ luồng dữ liệu

1 Mô tả HTQL Vật tư

¾ Công ty XYZ kinh doanh các hoạt động liên

quan tới mua bán vật tư Mô hình tổ chức của công ty như sau

Giám đốc

z Quản lý về số lượng vật tư

z Tình hình nhập, xuất vật tư

z Báo cáo tồn kho vật tư

– Các hồ sơ dữ liệu thu thập được

– Báo cáo tổng hợp khó khăn và giải pháp

Các hoạt động nghiệp vụ hệ thống

¾ A Mua NVL về nhập kho

¾ B Xuất NVL

¾ C Báo cáo, tổng kết

A Mua NVL về nhập kho

¾ Bộ phận vật tư đóng vai trò quản lý NVL

¾ Việc quản lý NVL được thực hiện như sau:

A Mua NVL về nhập kho (2)

7 BPVT thông báo cho kho để nhận NVL

8 Tại kho, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, BPVT kiểm

tra chất lượng NVL

9 Thủ kho viết phiếu nhập kho, rồi viết vào thẻ kho

theo từng số danh điểm vật tư Sau mỗi lần nhậpkho thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho cho kế toán

10 Khi nhận được phiếu nhập kho (do thủ kho chuyển

về) và hóa đơn (do BPVT chuyển về), kế toán viên

sẽ căn cứ vào đó để thanh toán với NCC

A Mua NVL về nhập kho (3)

¾ Có 2 trường hợp xảy ra:

– Thứ nhất: Mua NVL về và thanh toán ngay cho NCC

z Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt, chuyểnkhoản qua ngân hàng

– Thứ 2: Mua NVL về nhập kho nhưng còn nợ tiền NCC Khi đó kế toán sẽ theo dõi nợ với

B Xuất nguyên vật liệu

¾ Xuất NVL cho sản xuất:

– Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu NVL sẽ báo

về cho BPVT

– BPVT báo về kho

– Tại kho, thủ kho xuất NVL theo số lượng mà bên

vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đóchuyển về cho kế toán

¾ Xuất bán:

– Khi khách hàng có nhu cầu mua NVL, BPVT lập

đơn đề nghị xuất bán và thông báo cho kho

– Tại kho, thủ kho cũng xuất NVL theo đúng số

lượng mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuấtkho, viết vào thẻ kho, chuyển phiếu xuất kho vềcho kế toán

– Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng

B Xuất nguyên vật liệu (2)

z Nếu khách hàng mua NVL nhưng còn nợ tiền

Khi đó kế toán cũng thực hiện việc theo dõi nợcủa khách

B Xuất nguyên vật liệu (3)

C Báo cáo, tổng kết

¾ Cuối mỗi kỳ BPVT cùng với kế toán, thủ kho kiểm

kê lại NVL

– Thủ kho kiểm kê về số lượng

– Bộ phận vật tư kiểm tra về chất lượng

– Kế toán đánh giá lại giá trị vật tư

¾ Tại bất kỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công

Các hồ sơ dữ liệu thu thập được

Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL

¾ Các hoạt động nghiệp vụ còn khá đơn giản, chưa có

hệ thống theo dõi NVL một cách chi tiết

¾ Nhập, xuất NVL được thực hiện thủ công

¾ Việc quản lý khách hàng và NCC đều thực hiện trên

giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc tìm kiếm thông tin rấtkhó khăn

¾ Trong công tác kế toán việc sửa chữa trên giấy tờ là

¾ Việc quản lý hệ thống các đội trực thuộc, các xí nghiệpnhỏ là rất khó khăn do các bộ phận phân bố rải rác, không tập trung

¾ Việc tổng kết sau mỗi quý (niên độ) là không thể theodõi triệt để để báo cáo với lãnh đạo do đó khó đưa rachiến lược hợp lý để phát triển công ty

Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL

3 Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý nguyên

vật liệu

4 Thống kê báo cáo

3 Sơ đồ phân rã chức năng

1 Mua NVL

1.2 Làm hợp đồng với NCC 1.3 Lập đơn đặt hàng

1.4 Nhận hóa đơn thanh toán 1.1 Lập phiếu đánh giá NCC

1 Mua NVL

¾ Mô tả chi tiết chức năng

1.1 Lập phiếu đánh giá NCC: Sau khi đi tìm hiểu NCC, BPVT

lập phiếu đánh giá NCC theo tiêu chí đánh giá của đơn vị Tiêu chí đánh giá như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà xưởng, qui mô…

1.2 Làm hợp đồng với NCC: Nếu lãnh đạo đơn vị cho phép

lựa chọn NCC BPVT sẽ làm hợp đồng với NCC và 2 bên phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng

1.3 Lập đơn đặt hàng: Khi lựa chọn được NCC theo yêu cầu

1 Mua NVL

¾ Mô tả chi tiết chức năng (2)

– 1.4 Nhận hóa đơn thanh toán: Nhà cung cấp giao

hàng cho BPVT đồng thời BPVT nhận hóa đơn thanh toán

– 1.5 Thanh toán với NCC: Sau khi mua NVL BPVT

chuyển hóa đơn thanh toán về cho kế toán Hoặc kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với NCC hoặc thông qua BPVT

1.6 Theo dõi nợ NCC: Trong trường hợp mua NVL và

3 Sơ đồ phân rã chức năng (2)

2 Nhập NVL

2.2 Viết thẻ kho 2.1 Viết phiếu nhập kho

2 Nhập NVL (2)

¾ Mô tả chi tiết chức năng

– 2.1 Viết phiếu nhập kho: Sau khi kiểm tra số

lượng, chất lượng NVL thủ kho viết phiếu nhậpkho để nhập NVL vào kho

– 2.2 Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho

NVL vừa nhập về để theo dõi tình hình NVL

3 Sơ đồ phân rã chức năng (3)

3 Xuất NVL

3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán

3.2 Viết phiếu xuất kho

3.3 Viết hóa đơn thanh toán

3.4 Thanh toán với khách hàng

3 Xuất NVL

¾ Mô tả chi tiết chức năng

– 3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán: Trong trường hợp

khách hàng có nhu cầu mua hàng Bộ phận vật tưlập đơn đề nghị xuất bán cho khách

– 3.2 Viết phiếu xuất kho: Sau khi lập đơn đề nghị

xuất bán trong trường hợp bán NVL Thủ kho viếtphiếu xuất kho để xuất NVL cho khách hàng Hoặcthủ kho viết phiếu xuất kho trong trường hợp bộ

3 Xuất NVL (2)

¾ Mô tả chi tiết chức năng

– 3.3 Viết hóa đơn thanh toán: Khi khách hàng mua

NVL kế toán sẽ viết hóa đơn thanh toán cho kháchhàng

– 3.4 Thanh toán với khách hàng: Khách hàng sẽ

căn cứ vào hóa đơn thanh toán để thanh toán vớiđơn vị khi mua NVL

4 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

NHÀ CUNG

CẤP

KHÁCH HÀNG

Phiếu xuất kho

5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

1.0 Mua NVL

4.0 Thống kê

2.0 Nhập NVL

Đơn đặt

Phiếu chi

Hóa đơn

Phiếu thu Phiếu XK Thẻ kho Phiếu NK

Sơ đồ luồng dữ liệu Mua NVL

Phiếu đánh giá NCC Hợp đồng kinh tế

1.2 Làm hợp đồng với NCC

1.3 Lập đơn hàng

1.4 Nhận hóa đơn 1.5 Thanh

toán với Phiếu chi

Sơ đồ luồng dữ liệu Nhập NVL

2.1 Viết phiếu nhập kho

2.1

kho Hóa đơn

Phi ếu nhập kho

Th ẻ kho

Sơ đồ luồng dữ liệu Bán NVL

Đơn đề nghị xuất bán

BP sản xuất

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

3.2 Viết phiếu xuất kho

3.3.Viết hóa đơn

Nợ

khách

hàng