Bài tập môn hệ thống thông tin kế toán – lớp cao học kế toán potx

Hãy vẽ lưu đồ ; sơ đồ dòng dữ liệu trình bày các nội dung sau: Sau khi nhận thông tin về xuất hàng do thủ kho chuyển sang, , bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liê

Bài tập môn hệ thống thông tin kế toán – lớp cao học kế toán K16

Bài 1 Hãy vẽ lưu đồ ; sơ đồ dòng dữ liệu trình bày các nội dung sau:

Sau khi nhận thông tin về xuất hàng do thủ kho chuyển sang, , bộ phận gửi hàng đóng gói hàng và lập “phiếu gửi hàng” 3 liên: Liên 1 gửi cho khách hàng cùng hàng hóa; Liên 2 gửi cho bộ phận lập hoá đơn; Liên 3 gửi cho kế toán

Sau khi nhận được giấy gửi hàng, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào các thông tin này lập

“Hoá đơn bán hàng” 2 liên và lưu giấy gửi hàng tại bộ phận lập hoá đơn Liên 1 hoá đơn bán hàng gửi cho người mua, liên 2 gửi cho kế toán

Định kỳ, kế toán đối chiếu “Phiếu gửi hàng” và “Hóa đơn bán hàng”, ghi sổ chi tiết phải

thu khách hàng và lưu các chứng từ trên theo tên khách hàng

Bài 2 Thủ tục mua hàng tại công ty Branden Company như sau:

Yêu cầu mua nguyên vật liệu được chấp thuận bởi trưởng phân xưởng sản xuất và sau đó được chuyển cho bộ phận mua hàng

Nhân viên mua hàng lập 3 liên đặt hàng ( được đánh số trước) Liên gốc gửi cho người bán, liên 2 gửi bộ phận nhận hàng để thông báo về hoạt động mua hàng Liên 3 lưu tại bộ phận mua hàng

Khi nguyên vật liệu về, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho Nguyên vật liệu về được chuyển trực tiếp xuống kho hàng kèm cùng bản sao phiếu nhập kho Bản sao khác của phiếu nhập kho kèm cùng đặt hàng mua gửi tới bộ phận mua hàng Phiếu nhập kho liên 3 được gửi cho phòng kế toán

Hoá đơn mua hàng được gửi trực tiếp cho nhân viên mua hàng Người này kiểm tra nội dung và các tính toán trên hoá đơn; sau đó đối chiếu với đặt hàng và phiếu nhập kho nhằm kiểm tra số lượng đặt hàng, số lượng nhận hàng và chấp thuận việc thanh toán Hoá đơn được chấp thuận sau đó được chuyển cho phòng kế toán để thực hiện các thủ tục thanh toán như lập chứng từ thanh toán (voucher), ghi vào Voucher register và lưu hoá đơn theo ngày cần thanh toán

Yêu cầu:

1 Xác định những yếu kém trong hoạt động mua hàng tại cộng ty Branden và giải thích những rủi ro có thể xẩy ra

Đề nghị những thủ tục kiểm soát để sửa chữa những yếu kém trên

Bài 3 Công ty sản xuất Thanh Quang đang sử dụng hệ thống “đặt hàng đặc biệt” để mua

các thiết bị văn phòng Công ty thiết lập hệ thống ngân sách hàng năm cho từng phòng ban trong công ty, bao gồm danh mục các mặt hàng thiết bị văn phòng và tổng tiền có thể dùng mua sắm cho các mặt hàng này Hệ thống ngân sách này được ban giám đốc thiết lập và ký duyệt vào đầu năm tài chính và gửi trực tiếp xuống các phòng ban được duyệt ngân sách Khi có nhu cầu mua sắm thiết bị văn phòng, các phòng ban này lập một “yêu cầu mua hàng” và chuyển tới bộ phận mua hàng Hệ thống “Đặt hàng đặc biệt” bắt đầu thực hiện như sau:

 Bộ phận mua hàng:

Khi nhận được “yêu cầu mua hàng”, một trong năm nhân viên mua hàng kiểm tra phiếu yêu cầu để đảm bảo chúng đã được người phụ trách chính phòng ban đó ký duyệt Người mua hàng khác tìm kiếm, lựa chọn người cung cấp phù hợp trong danh sách người bán của công ty Sau đó người mua hàng này gọi điện thỏa thuận với người cung cấp lựa chọn

về đặt hàng Sau đó hệ thống lập “đặt hàng mua “ 5 liên (số đặt hàng được đánh số

trước); liên gốc gửi người cung cấp lựa chọn, các liên còn lại gửi trưởng phòng ban yêu cầu, bộ phận nhận hàng và kế toán phải trả và lưu vào hồ sơ đặt hàng chưa hoàn thành tại

bộ phận mua hàng

Khi bộ phận nhận hàng gọi điện thông báo đã nhận hàng, một nhân viên mua hàng sẽ chuyển “yêu cầu mua hàng” từ hồ sơ lưu đặt hàng chưa hoàn thành sang hồ sơ đặt hàng hoàn thành

Cứ mỗi tháng một lần, bộ phận mua hàng kiểm tra lại hồ sơ đặt hàng chưahoàn thành để đôn đốc việc thực hiện

Bộ phận nhận hàng

Bộ phận nhận hàng nhận các “đặt hàng mua” gửi từ bộ phận mua hàng Khi thiết bị mua

do người bán chuyển tới, bộ phận nhận hàng kiểm số lượng, đóng dấu ngày nhận hàng lên trên “đặt hàng mua”, ký hoá đơn mua hàng Trường hợp nếu có sự khác biệt về số lượng so với yêu cầu, bộ phận nhận hàng ghi số lượng chênh lệch bằng mực đỏ lên “đặt hàng mua” Sau đó nhân viên nhận hàng chuyển đặt hàng mua đã đóng dấu và thiết bị cho trưởng bộ phận yêu cầu, đồng thời thông báo bằng điện thoại cho bộ phận mua hàng

về việc nhận hàng, chuyển hoá đơn cho kế toán phải trả

Kế toán phải trả

Khi nhận “đặt hàng mua” gửi từ bộ phận mua hàng, kế toán lưu chứng từ này vào hồ sơ đặt hàng mua chưa xử lý Khi nhận được hoá đơn do nhận hàng chuyển tới, kế toán phải trả đối chiếu hóa đơn với đặt hàng mua tương ứng, ghi chép vào sổ chi tiết phải trả người bán và lưu hóa đơn theo ngày cần thanh toán

Tới ngày thanh toán tiền, kế toán tiến hành lập SEC thanh toán, chuyển SEC làm thủ tục

ký duyệt Sau khi lập SEC, hóa đơn và “đặt tàng mua” được lưu theo số đặt hàng trong hồ

sơ hoá đơn đã thanh toán

Yêu cầu:

1 Mô tả các yếu kém và rủi ro liên quan tới hoạt động của hệ thống “đặt hàng đặc biệt” mô tả trên

2 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu mô tả những thay đổi luân chuyển thông tin phù hợp cho

hệ thống “đặt hàng đặc biệt” để đảm bảo kiểm soát tốt

3 Đề nghị các thủ tục kiểm soát phù hợp để kiểm soát các rủi ro trên

Bài 4 Những thủ tuc kiểm soát nào có thể ngăn ngừa, phát hiện các tình huống sau

a Lập trình viên của công ty đã tiếp cận được tập tin dữ liệu về lương của doanh nghiệp, sửa chữa dữ liệu lương này để sửa số lương anh ta được hưởng cao hơn thực tế

b Trong quá trình nhập liệu tiền thanh toán của khách hàng, số tiền 20.789.897 đồng đã bị nhập nhầm số 0 thành chữ “O” Kết quả nghiệp vụ không được xử

c Khi nhập đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên nhập liệu đã ghi sai mã số hàng hoá nên đặt hàng 50 máy tính của khách hàng bị thay thế bằng 50 màn hình; Ngoài ra anh ta cũng bỏ sót không nhập địa chỉ giao hàng

d Nhân viên kế toán phải trả đã nhập máy một hoá đơn khống mua hàng của công ty anh trai của cô ta, sau đó nhân viên này tiến hành các thủ tục về giấy

tờ để thanh toán cho hoá đơn này

Bài 5 Ong Thanh, kế toán trưởng công ty Lankar quyết định công ty cần thiết kế lại

chứng từ đặt hàng mua và một chứng từ riêng biệt để ghi nhận việc nhận hàng Đó là vì hiện nay một liên đặt hàng mua được dùng đồng thời như phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhận hàng bằng cách nhân viên nhận hàng ghi số lượng nhận trên liên đặt hàng mua này Ngoài ra hiện nay đã xẩy ra một số sai sót trong đặt mua nguyên vật liệu và sai sót trong ghi nhận việc nhận hàng Ong Thanh tin rằng tất cả những sai sót trên là do đặt hàng mua hiện nay được thiết kế dở và do việc dùng bản sao đặt hàng mua làm phiếu nhập kho

Mẫu sau trình bày bản phác thảo đặt hàng mua và phiếu nhập kho Cách sử dụng các chứng từ được đề nghị như sau:

 Đặt hàng mua được lập dựa trên yêu cầu mua hàng, và người quản lý bộ phận mua hàng ký duyệt Sau đó liên gốc và một liên khác của đặt hàng mua được gửi cho người cung cấp

 Phiếu nhập kho có kích thước 5 x 8 inches ( 12,5 cm x20,5 cm) và được đánh số trước Nhân viên nhận hàng sẽ lập nhiều liên phiếu nhập kho

Yêu cầu

1 Xác định những rủi ro có thể xẩy ra khi sử dụng 1 liên đặt hàng mua làm phiếu nhập kho

2 Xem xét mẫu các chứng từ mới mà ông Thanh đề nghị Xác định những chi tiết nào

có thể bỏ hoặc được thêm vào các mẫu chứng từ đề nghị để việc sử dụng các chứng

từ này thực sự hiệu quả

3 Xác định các bộ phận nên nhận đặt hàng mua để đảm bảo kiểm soát nội bộ tốt Giải

thích rõ vấn đề này

Bài 6 Mai là trợ lý mới của kế toán trưởng nhà xuất bản PNC, một công ty lớn với

doanh số 350.000.000 đ /năm Trước đây cô là kế toán trưởng phụ trách kế toán và xử lý

dữ liệu tại một nhà xuất bản nhỏ Trước khi Mai đến, PNC đã có hệ thống máy xử lý dữ liệu tập trung với các truy cập on-line

Kế toán trưởng hiện nay của nhà xuất bản, ông Thành , đã làm việc tại công ty 28 năm

và sắp về hưu Ông ta giao toàn quyền cho Mai thực hiện hệ thống xử lý dữ liệu mới và các thay đổi liên quan tới kế toán

Đặt hàng mua của Công ty Lankar

7 Khu CN XXX

Qxx, TP Hồ Chí Minh

Người bán:

Địa chỉ giao hàng:

Ngày giao hàng: Ngày đặt hàng:

(1) (2) (3) (4) (5)

Các yêu cầu về giao hàng:

Phụ trách mua hàng

Ký –họ tên

Phác thảo đặt hàng mua Phác thảo phiếu nhập kho

So: xxxxx Công ty Lankar

7 Khu CN xxxxx Qxx, TP Hồ Chí Minh

Nhận từ

(Tên, điạ chỉ )

Tổng cộng cột 4 Phí vận chuyển

Tổng tiền

Ghi chú chất lượng hàng:

Bộ phận nhận hàng:

Số liệu đảm bảo chính xác và đầy đủ

Ghi chú phác thảo đặt hàng mua

1 Mã hàng

2 Tên, qui cách phẩm chất hàng

3 Mã hàng theo Catalog của người

bán

4 Số lượng

5 Đơn giá

Ghi chú phác thảo phiếu nhập kho

1 Số lượng

2 Tên, qui cách phẩm chất hàng

3 Đơn giá

4 Số tiền

Mai bắt đầu công việc bằng cách sử dụng toàn bộ các thiết kế và mẫu báo cáo giống như cô đã từng làm ở công ty cũ trước đây Ngoài ra cô và ông Thành còn thay đổi thời gian lập nhiều báo cáo của công ty từ hàng tuần thành hàng tháng Cô gửi chi tiết hệ thống mới cho các bộ phận liên quan như kho hàng, mua hàng, nhân sự, quản lý sản xuất

và tiếp thị Cô ta cũng nói rằng, nếu các bộ phận này không gửi trả lời trong vòng 1 tháng thì cô ta sẽ tiếp tục phát triển hệ thống như cô đã đề nghị Cô đã chọn một lập trình viên

để giúp cô sửa đổi các chi tiết cho báo cáo

Hầu hết các đặc điểm kiểm soát của hệ thống cũ được duy trì để giảm thời gian tạo dựng (install) ban đầu và một vài kiểm soát mới được thêm vào cho những trường hợp đặc biệt Tuy nhiên những thủ tục để duy trì kiểm soát đã thay đổi rất nhiều Mai tự cho mình quyền quyết định tất cả các thay đổi thủ tục kiểm soát và kiểm tra thử nghiệm chương trình liên quan tới các hệ thống quan trọng như xử lý lương, kiểm soát hàng tồn kho, kế toán phải thu, kế toán phải trả, và tiền gửi ngân hàng

Khi một Modul xử lý được lập trình, Mai yêu cầu các bộ phận phải đưa vào sử dụng ngay nhằm tiết kiệm chi phí nhân công Mai tin rằng vừa làm vừa rút kinh nghiệm cũng

là cách làm tốt

Kế toán phải trả và kiểm soát hàng tồn kho là hai phần công việc được thực hiện đầu tiên và có rất nhiều vấn đề không ổn từ hai phần công việc này

Hệ thống hàng tồn kho mới có rất nhiều sai sót khi xác định mức tồn kho dự trữ nên rất nhiều nguyên vật liệu dự trữ thừa làm lãng phí chi phí Cả nhân viên kiểm soát hàng tồn kho và nhân viên mua hàng đều có thể phát hành đặt hàng mua Các số liệu về hàng tồn kho được cập nhật hàng ngày nhưng Mai đã huỷ bỏ các báo cáo hàng tuần như hệ thống

cũ

Vì những vấn đề này, hồ sơ hệ thống được thực hiện sau cùng và các thủ tục dự phòng phù hợp đã không được thực hiện trong nhiều phần công việc Mai cũng yêu cầu công ty cho ngân sách để thuê hai phân tích hệ thống, một kế toán, một trợ lý quản trị giúp cô ta thực hiện hệ thống mới Ông Thành còn lưỡng với lời đề nghị của cô Mai vì người trợ lý trước kia của ông chỉ có một người trợ tá làm việc bán thời gian

Yêu cầu:

1 Liệt kê các bước Mai nên làm trong suốt quá trình phát triển hệ thống để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của người sử dụng

2 Liên quan tới cách phát triển hệ thống mới của cô Mai Bạn hãy nhận xét:

a Xác định và mô tả các yếu kém

b Đưa các kiến nghị giúp cô Mai phát triển tốt hệ thống kế toán tại nhà xuất bản PNC

Bài 7 Mã kế toán

Công ty ABC sản xuất và phân phối sợi và vải Văn phòng công ty và nhà máy sản xuất đóng tại TP Hồ Chí Minh

Sợi được dùng để bán cho các XN dệt khác và sử dụng nội bộ để dệt vải Vải được dùng

để bán Cơng ty sản xuất khỏang 100 kiểu sản phẩm sợi và chúng được chia thành 3 loại: loại 1, loại 2, loại 3 và mỗi loại có 3-7 màu sắc khác nhau Cĩ khỏang 200 kiểu vải với 3 loại chủ yếu: vải Coton; vải line; vải sợi tổng hợp, mỗi lọai cĩ khoảng 10 hoa văn hay màu sắc khác nhau

Khách hàng chủ yếu của công ty là một số XN dệt may (7 XN dệt), các đại lý (20 đại lý), cửa hàng bán lẻ (10 cửa hàng) và 6 cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty Thị trường tiêu thụ sản phẩm được chia thành 6 khu vực: Hà nội; Các tỉnh phía bắc khác; Các tỉnh miền trung; Các tỉnh miền đông; Các tỉnh miền tây và thành phố Hồ Chí Minh Mỗi khu vực lại bao gồm từ 5-10 vùng nhỏ hơn Mỗi nhân viên phụ trách một vùng nhỏ này Hệ thống kế toán hiện hành của công ty được tổ chức ghi chép việc tiêu thụ theo loại SP Tuy nhiên, để phân tích chi tiết hơn về kết quả kinh doanh thì hệ thống kế toán không thể cung cấp đủ thông tin chi tiết hơn

Để tăng cường việc lập kế hoạch và ra các quyết định về sản xuất và kinh doanh, hệ thống kế toán được đề nghị thiết kế một hệ thống mã ghi nhận họat động bán hàng nhằm phản ánh tất cả các đặc tính hoạt động kinh doanh nu trn để giúp việc thu thập thông tin cho việc phân tích, đề ra các quyết định dễ dàng hơn

Yêu cầu:

1 Hãy mô tả sơ lược và cho ví dụ về các loại mã sau:

- Theo thứ tự

- Theo khối

- Theo nhóm

2 Xác định và mô tả các yếu tố cần xem xét trước khi thiết kế và thực hiện một hệ thống mã ghi nhận doanh thu cho cơng ty ABC

3 Xây dựng hệ thống m ghi nhận bán hàng của công ty ABC và giải thích ý nghĩa, mục đích của mỗi ký tự trong hệ thống mã ny

Bài 8 Hệ thống hàng tồn kho cho bán lẻ

Doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng thực phẩm quyết định thực hiện hệ thống

sử dụng thiết bị đọc mã vạch phục vụ việc tính tiền và ghi nhận số lượng, mặt hàng bán ngay khi tính tiền

Khi người mua mang hàng tới quầy tính tiền, nhân viên bán hàng dùng thiết bị đọc quét lên mã vạch của sản phẩm Dữ liệu về hàng bán sẽ được truyền tới một máy tính tại quầy bao gồm số lượng, mã hàng và tiền thu được

Máy tính tại quầy tính tiền sẽ lưu các dữ liệu về hàng bán trong ngày Cuối ngày, những

dữ liệu này sẽ được truyền tới hệ thống máy tính lớn tại công ty phục vụ kế toán Tại đây, chương trình xử lý hàng tồn kho sẽ giảm trừ số lượng bán của từng mặt hàng trên tập tin hàng tồn kho và phát hành các đặt hàng mua cho những mặt hàng tới điểm dữ trữ tối thiểu

Yêu cầu

1 Hãy đề nghị 2 báo cáo hàng ngày và một baó cáo hàng tháng được tạo bởi hệ thống trên mà anh chị cho là cần thiết? Mục đích của các báo cáo này là gì? Nội dung của nó?

2 Xác định những thuộc tính của quan hệ hàng tồn kho tại:

a Máy tính tại quầy tính tiền

b Hệ thống máy tính tại công ty

3 Vẽ lưu đồ hệ thống cho hệ thống mô tả trên