Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS

Báo cáo thực tập chuyên đề LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập và thực hiện chuyên đề, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Vân Điềm trong thời gian qua. Sinh viên Trần Thị My 1 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 1 Báo cáo thực tập chuyên đề LỜI CAM ĐOAN Bằng những kiến thức đã được trang bị sau 4 năm học tập tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân và những hiểu biết về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, cũng như sự cố gắng, nỗ lực của bản thân đi tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách, tạp chí, báo điện tử… em đã hoàn thành chuyên đề nghiên cứu này. Em xin cam đoan em không sao chép chuyên đề từ bất cứ nguồn tài kiệu nào, dưới bất ký hình thức nào. Mọi trích dẫn trong chuyên đề đều ghi rõ nguồn gốc, tên tác giả. Nếu điều cam đoan trên không đúng sự thật, em xin chịu mọi trách nhiệm. Sinh viên Trần Thị My 2 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2 Báo cáo thực tập chuyên đề MỤC LỤC Lời mở đầu…………………………………………………………… .5 Chương 1. Khái quát về phân tích công việc…………………………7 1.1. Nội dung của phân tích công việc .7 1.1.1. Các khái niệm cơ bản…………………………………………… 7 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc………………………………….8 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo sự chính xác của văn bản phân tích công việc…………………………………………………………… .10 1.2. Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin… .…11 1.2.1. Các thông tin cần thu thập……………………………………….11 1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin…………………………….12 1.3. Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc…………………………………………………… 15 1.3.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc………………………… 15 1.3.2. Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc….17 1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc…………………………… .18 Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS……………………………………… .20 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS…………… 20 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty…………………20 2.1.2. Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty……………………… .22 2.1.3. Ngành nghề sản xuất, kinh doanh……………………………….31 2.1.4. Cơ cấu lao động của Công ty……………………………………33 2.1.5. Kết quả sản xuất, kinh doanh, mục tiêu phát triển của Công ty 35 2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty PV- INCONESS…………………………………………………….37 2.2.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc tại Công ty…………… .37 2.2.2. Hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty………….….40 3 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 3 Báo cáo thực tập chuyên đề 2.2.3. Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty ………………………………… .…………….45 2.2.4. Quan điểm của Ban lãnh đạo và vai trò, năng lực phòng Tổ chức Nhân sự trong công tác phân tích công việc…………………….50 Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS…………….52 3.1. Về vai trò của Ban lãnh đạo, phòng Tổ chức Nhân sự và phòng, ban khác trong Công ty……………………………………………… .52 3.2. Về xây dựng quy trình phân tích công việc………………………… 54 3.2.1. Lựa chọn cán bộ phân tích công việc và xây dựng mẫu cho các văn bản phân tích công việc………………………………………….54 3.2.2. Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích……………………………………………………………….55 3.2.3. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin………………………56 3.2.4. Tiến hành thu thập thông tin…………………………………….58 3.2.5. Xây dựng các văn bản phân tích công việc…………………… .58 3.2.6. Cập nhật định kỳ……………………………………………… 59 3.3. Về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS…………………………… 59 3.3.1. Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực……………………59 3.3.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực………………….60 3.3.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực……………………………………61 3.3.4. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc…………………….61 3.3.5. Ứng dụng vào thù lao lao động………………………………….62 3.3.6. Ứng dụng vào đào tạo, phát triển nguồn nhân lực………………62 3.3.7. Ứng dụng vào quan hệ lao động, an toàn lao động…………… .63 Kết luận……………………………………………………………… 64 Phụ lục…………………………………………………………………65 Tài liệu tham khảo……………………………………………………81 4 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 4 Báo cáo thực tập chuyên đề Lời mở đầu Lời mở đầu Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận và điều này ngày càng được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là cơ sở cho những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng, bố trí nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động, an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa được đầu tư đúng mức, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với đối với quản lý nhân sự. Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng 5 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 5 Báo cáo thực tập chuyên đề chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV- INCONESS”, em sẽ bổ sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này. Chuyên đề nghiên cứu của em gồm ba chương: Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của tất cả mọi người. 6 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 6 Báo cáo thực tập chuyên đề Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực. Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc. 1.1. Nội dung của phân tích công việc 1.1.1. Các khái niệm cơ bản Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên. - Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện (1) . Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất. Ví dụ: phô-tô tài liệu, ghi chép cuộc họp. - Vị trí việc làm: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng (2) . Trong tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động. Ví dụ tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động hay một nhân viên lái xe. - Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động nhằm đạt mục tiêu của tổ chức (3) . 1 () (2) (3) Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trang 46. 7 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 7 Báo cáo thực tập chuyên đề Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ, nhân viên bảo vệ… Công việc là đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất, người lao động thông qua thực hiện công việc mà hoàn thành mục tiêu tổ chức đề ra. - Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện (1) . Ví dụ: nghề quản trị nhân lực có công việc về tiền lương, tuyển dụng lao động, đào tạo và phát triển nhân lực… - Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định bản chất của từng công việc. Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Các thông tin này được trình bày trong văn bản phân tích công việc 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc Phân tích công việc cần thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.  Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc. Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác 1 () Sđd, trang 46. 8 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 8 Báo cáo thực tập chuyên đề nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung: - Xác định công việc: đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thế khi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc. - Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ: xác định người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu phạm vi quyền hạn, mối quan hệ trong công việc. Khi viết phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, về mức độ thường xuyên hoặc về tầm quan trọng - Điều kiện làm việc: nêu ra các điều kiện làm việc, như thời gian làm việc: làm theo ca, làm thêm giờ…; số lượng, tần suất sử dụng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…; điều kiện vệ sinh lao động, an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…  Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu về trình độ học vấn, trình độ đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân, yêu cầu về thể lực, và các yêu cầu khác. Các yêu cầu được sắp xếp theo mức độ quan trọng giảm dần hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản, cần thiết nhất. Không đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ ở mức độ chấp nhận được, cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo… 9 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 9 Báo cáo thực tập chuyên đề  Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh sự hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian… Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc của người lao động. Các tiêu chuẩn nên xây dựng cụ thể, sử dụng các tiêu chuẩn định lượng, nếu không thể định lượng thì nên dùng các câu diễn đạt định tính và không nên đưa ra các tiêu chuẩn quá cao. Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp làm một bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ. 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo sự chính xác của văn bản phân tích công việc Các văn bản phân tích công việc là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản để giúp tổ chức ra quyết định về nhân sự vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác. - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn, mối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo, cho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào… Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, làm cho công tác phân tích công việc không chính xác. - Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế. Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc , họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những 10 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 10 [...]... sự trong công tác phân tích công việc 1.3.1 Trình tự tiến hành phân tích công việc Công tác phân tích công việc hoàn thiện gồm nhiều hoạt động, với các tổ chức khác nhau trình tự thực hiện phân tích công việc không giống nhau, nhưng thường được thực hiện theo các bước sau:  Xác định mục đích của phân tích công việc, công việc cần phân tích Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc nhằm... an toàn, vệ sinh lao động Chương 2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Ngày 17/01/2002, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được thành lập Trong thời gian đầu khi mới thành lập, Công ty chỉ có 10 người lao động và mọi điều kiện khác... tích công việc không chính xác Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò của phân tích công việc, nắm được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, hợp tác, công tác phân tích công việc được quan tâm, đầu tư đúng mức, đảm bảo văn bản phân tích công việc chính xác hơn - Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc Cán bộ phân tích công việc phải... hợp tác Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân tích công việc phải thực hiện thường xuyên hơn, các văn bản phân tích công việc đước áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công. .. thông tin, viết văn bản phân tích công việc Các văn bản phân tích công việc có thể do trực tiếp cán bộ phân tích công việc viết nhưng phải có sự phối hợp của những người liên quan Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do bộ phận trực tuyến viết, cán bộ phân tích công việc hướng dẫn cách thức viết và giám sát quá trình viết 1.4 Tầm quan trọng của phân tích công việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng,... việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự: tuyển dụng, bố trí, thù lao, đào tạo… Nắm rõ được mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần thu thập những loại thông tin gì về công việc Phân tích công việc không phải được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích - Phân tích tất cả công việc khi tổ chức mới... mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân tích, lựa chọn phương pháp phân tích và thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin, lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ… - Phòng nhân sự tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối quá trình thực hiện phân tích công việc: tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác phân tích công việc, phân phát biểu mẫu... sự trong công tác phân tích công việc Phân tích công việc thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự, phòng nhân sự giữ vai trò chính Phòng nhân sự có thể giao cho một hay một nhóm người lao động của phòng đảm nhiệm công tác phân tích công việc, những người này am hiểu về công việc của tổ chức, có kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc Hoặc tổ chức có thể thuê chuyên gia phân tích công việc bên ngoài, họ... hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư (INCONESS) trên cơ sở hồ sơ bàn giao của Hội đồng quản trị Công ty INCONESS” Như vậy một pháp nhân mới là Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS đã chính thức ra đời và đi vào hoạt động Trong quá trình sắp xếp cơ cấu tổ chức theo mô hình sáp nhập, hiện nay Công ty PV-INCONESS có các công ty con là: - Công ty Cổ phần Du lịch Quốc... trong Công ty đã nỗ lực, cố gắng để Công ty hoạt động đạt hiệu quả Ngày 11/8/2003, Công ty TNHH Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư vấn Đầu tư Tên giao dịch của Công ty là: Investment Consultant and Enterprise Support Service Joint Stock Company Tên viết tắt là: INCONESS.,JSC Công ty Cổ phần Dịch vụ Hỗ trợ Doanh nghiệp và Tư . Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1.1.Quá. về phân tích công việc Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện