đối với người thực hiện, tiêu chuẩn thực hiện công việc vào làm một bản có tên là bản “Mô tả công việc” (Xem phụ lục 1).
3.2.2. Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích phân tích
Phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích được áp dụng vào công tác cụ thể gì. Từ đó giúp xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ chi tiết của mỗi loại. Ví dụ: phân tích công việc nhằm phục vụ cho đào tạo nên tìm hiểu sâu các thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện; phục vụ cho tuyển dụng nên tập trung vào thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu; phục vụ cho thù lao nên tập trung vào thông tin về tầm quan trọng, độ phức tạp của nhiệm vụ; phục vụ cho đánh giá thực hiện công việc thì tập trung vào thông tin về tiêu chuẩn thực hịên... Công ty mới thành lập nên phân tích công việc cho tất cả các công việc và nhằm phục vụ cho tất cả các hoạt động quản lý nhân sự. Nhưng cấp thiết trước mắt là phục vụ cho đánh giá thực hiện công việc, thù lao để đảm bảo công bằng, chính xác; cho công tác hiện tại đang thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự.
Phân tích công việc theo từng tổ như Công ty đã thực hiện là hợp lý, nhưng nên đặt mã số cho từng tổ, tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý. Ví dụ:
Phòng, Ban Chức danh công việc/tổ Mã số
Phòng Tổ chức Nhân sự
Trưởng phòng TCNS-01 Phó trưởng phòng TCNS-02 Nhân viên tiền lương và chế
độ chính sách TCNS-03 Nhân viên tuyển dụng và bảo
Báo cáo thực tập chuyên đề
Văn phòng tổng hợp Chánh văn phòng VPTH-01 Phó chánh văn phòng VPTH-02 Trợ lý HĐQT VPTH-03 Trợ lý Tổng Giám đốc VPTH-04 Thư ký Tổng Giám đốc VPTH-05 Phiên dịch VPTH-06 Lễ tân VPTH-07 Nhân viên IT VPTH-08 Văn thư VPTH-09 Hành chính tạp vụ VPHT-10 Lái xe VPTH-11
Mã số gồm phần chữ và phần số. Phần chữ là tên viết tắt của phòng, ban, gồm những chữ cái đầu tiên trong tên phòng, ban; phần số là số thứ tự của chức danh công việc, tổ trong phòng, ban.