Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện.doc.DOC

Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện

Trang 1

Chơng I Khảo sát hệ thống quản lý Th viện

I Khái quát

1.Mục đích

Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trờng học là rất lớn Vì vậy công tác quản lý th viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên Nhng đa phần hiện nay các th viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý th viện của mình Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu từ việc làm thẻ th viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mợn sách đã làm cho nhiều ngời không thấy đợc lợi ích từ hoạt động th viện Việc th viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mô hình tổ chức th viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trờng, trong trung tâm) Nhng trớc hết chúng ta phải đánh giá đúng hiện trạng của trờng.

2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống

Hiện nay, hệ thống th viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn đề quản lý( xét về mặt thông tin cập nhật cho ngời dùng cũng nh thuận tiện cho thủ th trong vấn đề quản lý) những mặt yếu thể hiện rõ trong công tác cho mợn sách, cũng nh công việc của thủ th hiện nay mất thời gian và độ chính xác không đợc đảm bảo:

Độc giả (User)

• Công tác mợn sách diễn ra một cách thủ công Ngời mợn sách phải tìm tài liệu bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách có tại th viện Dẫn đến việc độc giả không chủ động trong việc mợn sách.

• Độc giả cha nhận đợc các thông tin cập nhật nhanh nhất từ th viện.

• Mặc dù nhu cầu lớn nhng việc viết ý kiến phản hồi còn hạn chế Thủ th:

• Thủ th hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy tờ và nh vậy độ chính xác không đợc đảm bảo.

• Thống kê thông tin rất mất thời gian

• Gửi thông tin đến ngời sử dụng mới chỉ có hình thức bảng thông báo trên th viện Điều này cha thực sự đáp ứng đợc yêu cầu của ngời sử dụng.

Tóm lại, nh vậy vai trò và vị trí của th viện cha đứng đúng chỗ của nó, vẫn cha khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tự nghiên cứu Trong điều kiện hiện tại rất nhiều trung tâm, nhà trờng đang đợc trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất hiện đại

Trang 2

mạng văn phòng đợc phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản lý th viện với hệ thống hiện có Trong đề tài này tôi chỉ đa ra một giải pháp hạn chế phần nào những vấn đề trên.

3 Những hạn chế

Do thời gian có hạn và do khả năng còn hạn chế cùng với kinh nghiệm làm dự án cha có nhiều nên em đã gặp rất nhiều khó khăn và chắc chắn sẽ có rất nhiều những thiếu sót Em rất mong đợc các thầy cô cùng các bạn góp ý cho em để em có thể hoàn thành tốt hơn đề tài của mình.

II Thu thập yêu cầu

Mục đích

Điều quan trọng để quyết định tính thành công của một dự án là kết quả của việc

thu thập yêu cầu Vì vậy việc thu thập yêu cầu nhằm để ngời lập trình nắm bắt đợc khách hàng yêu cầu những gì cho dự án, để dựa vào đó ta mới làm đợc chơng trình Thu thập yêu cầu

Yêu cầu chung:

1 Tiến độ: 1 tháng 2

3 4

Yêu cầu kỹ thuật:

Trang 3

Stt Yêu cầu Đáp ứng Ghi chú 1 Chơng trình phải dễ sử dụng,

các form thiết kế đẹp phù hợp với th viện

Yêu cầu nội dung chi tiết:

1 Chơng trình gồm các Form: Form chính, Form độc giả, Form sách, Form kho, … 2

3 4

Trang 4

1 Chơng II Phân tích hệ thống

2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống

Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trong quá trình xây dựng hệ quản trị trong máy tính Không thể đa tin học hoá trong quá trình quản lý mà không qua quá trình phân tích Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban đầu Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính bộ phận nào do con ngời thực hiện Tổng quan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng quản lý th viện khi cha sử dụng bằng máy tính, các công việc nh thêm bớt sách, lu trữ thông tin về sách báo đều do con ngời làm, nên mọi công việc nh tìm kiếm, cập nhật rất khó khăn và chậm chạp vì số lợng sách báo quá nhiều.

Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệm thời gian thì tin học hoá vào hệ thống th viện là rất cần thiết Hơn nữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt theo một yêu cầu nào đó sẽ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi Muốn nh vậy thì trớc hết ta phải có phần phân tích thật tốt.

Trang 6

2.3 Phần đặc tả chức năng

+ Chức năng cập nhật thông tin

- Cập nhật thông tin về tài liệu

Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhật thông tin về tài liệu bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ, tên kho sách, mã sách, số đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí.

Cập nhật tài liệu có hai loại:

Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong th viện thì ta chỉ cần cập nhật thông tin về số đăng ký.

Cập nhật thông tin về tài liệu cha có trong th viện thì ta phải cập nhật toàn bộ thông tin về tài liệu

Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit.

Input: Chọn tài liệu cần xem

Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL

Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem

Insert:

Input: Nhập vào các thông tin về tài liệu cần thêm

Process: Bộ sử lý sẽ nhập các thông tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu Output: Hiện ra thông báo là tài liệu đã đợc thêm thành công

Input: Chọn tên tài liệu cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá từ CSDL Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công

Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL Output: Hiện ra bảng thông báo tài liệu đã đợc sửa thành công - Cập nhật thông tin về độc giả

Chức năng cập nhật độc giả có nhiệm vụ cập nhật về độc giả mợn sách bao gồm: Số thẻ, tên độc giả, chức vụ, địa chỉ, trình độ, giới tính, năm sinh, chỗ ở hiện tại, số CMTND, ngày làm thẻ, hạn thẻ.

Trang 7

Trong cập nhật thông tin về độc giả cũng có các chức năng: Show, Insert, Delete, Edit

Khi thủ th và ban quản lý muốn xem các thông tin vê độc giả nh: lớp, khoa, địa chỉ, số điện thoại, số thẻ, hạn thẻ,…

Input: Tên độc giả cần xem Process: Lấy thông tin từ CSDL

Output: Hiển thị thông tin về độc giả ra màn hình

Insert:

Khi ban quản lý muốn thêm vào trong CSDL các độc giả mới Input: Nhập vào các thông tin về độc giả cần thêm

Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra xem độc giả đó đã có trong CSDL cha nếu cha có thì thêm vào CSDL

Output: Hiển thị thông báo độc giả đã đợc thêm

Input: Chọn tên độc giả cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về độc giả ra khỏi CSDL Output: Thông báo xoá thành công

Input: Chon tên độc giả cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin độc giả từ CSDL Output: Thông báo sửa thành công

- Cập nhật kho sách: Cho phép ban quản lý th viện và thủ th cập nhật để số lợng sách hay vị trí sách trong kho Với các chức năng: Insert, Delete,Edit

Input: Nhập vào các thông tin cần thêm

Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vào CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công

Input: Chọn thông tin cần xoá

Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công

Trang 8

Input: Chọn thông tin cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công

- Cập nhật thông tin về thủ th: Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về thủ th trong th viện Với các chức năng: Insert, Delete, Edit

Input: Chọn thủ th cần thêm

Process: Bộ xử lý thêm vào các thông tin của thủ th vào trong CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công

Input: Chọn tên thủ th cần xoá

Process: Các thông tin về tên thủ th đã chọn đợc xoá từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công

Input: Chọn thủ th cần sửa

Process: Các thông tin về thủ th đã chọn sẽ đợc sửa từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công

- Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cập nhật toàn bộ thông tin về nhà xuất bản nh tên nhà xuất bản, mã nhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại Với các chức năng Insert, Delete, Edit

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần thêm

Process: Bộ xử lý sẽ thêm các thông tin về nhà xuất bản vào CSDL Output: Hiển thị thông báo thêm thành công

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về nhà xuất bản cần xoá từ trong CSDL

Output: Hiển thị thông báo xoá thành công

Trang 9

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần sửa

Process: Thông tin về nhà xuất bản sẽ đợc sửa từ CSDL Output: Hiển thị thông báo sửa thành công

+ Mợn - trả sách

- Mợn sách: Chức năng này có nhiệm vụ cho độc giả mợn sách do đó cần phải cập nhật và thống kê toàn bộ những yêu câu về sách mà độc giả cần mợn Với các chức năng Insert, Delete

Input: Tên độc giả và yêu cầu của độc giả

Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra tên độc giả và nhập các thông tin về yêu cầu của độc giả vào CSDL

Output: Nếu độc giả đủ các điều kiện đợc mợn( có thẻ, thẻ còn han sử dụng ) thì kết quả trả về là bảng thông báo thêm thành… công

Nếu không thoả mãn thì sẽ trả về bảng thông báo: không hợp lệ

Input: Chọn thôngtin cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin từ CSDL Output: Hiển thị thông báo xoá thành công

- Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu thập lại sách đã cho độc giả mợn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đã trả sách nh: ngày trả, tình trạng trả…

- Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy định của th viện, đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hang sách thì sẽ bị phạt theo quy định của th viện.

- Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độc giả biết khi thẻ của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mợn sách quá hạn.

+ Chức năng tìm kiếm

- Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm vụ tìm kiếm thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu đăng ký mợn sách, nhân viên quản lý sẽ thu thập yêu cầu vào máy tính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm Máy tính sẽ thông báo xem còn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký.

Search:

Trang 10

Input: Tài liệu cần tìm kiếm

Process: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDL Output: Kết quả của việc tìm kiếm

Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tính dành cho độc giả - Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ th hay ban quản lý th viện muốn tìm kiếm các thông tin về độc giả nh: lớp, khoa, địa chỉ, hạn thẻ, để quản lý.…

Search :

Input: Tên độc giả cần tìm kiếm

Process: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDL Output: Đa ra các thông tin cần tìm kiếm

- Tìm kiếm thông tin mợn trả: cho biết các thông tin về sách trong quá trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình trạng trả, ngày mợn, ngày trả Đồng thời cho biết các thông tin của thủ th trực tiếp cho độc giả mợn – trả sách.

- Thống kê tổng số sách có trong th viện: chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem th viện có tổng số sách có trong kho, số sách độc giả giữ, sách đang sửa chữa và đóng bìa…

- Thống kê sách và báo trí lu hành: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem có bao nhiêu sách và báo trí đợc lu hành trong một năm, hoặc một kỳ.

- Thống kê lợt độc giả: Chức năng này có nhiệm vụ thống kê xem một kỳ có bao nhiêu lợt độc giả đến th viện trong một năm hoặc một kỳ.

2 4 Biểu đồ luồng dữ liệu

Trang 11

a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mức khung cảnh tơng ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng, ta coi cả hệ thống là một chứcnăng duy nhất Biểu đồ này sẽ xây dung tất cả các tác nhân của hệ thống Mọi thông tin của hệ thống đa ra bên ngoài là thông tin đầu ra Nhiệm vụ của hệ thống là phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vào thành kết quả đầu ra Các tác nhân giao tiếp với quản lý th viện gồm: độc giả, sách và báo chí, phòng nghiệp vụ, sổ mợn sách, phiếu đăng ký, số đăng ký độc giả, nhật ký th viện…

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Trang 12

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Trang 14

TTmîn tr¶

Trang 21

Ch¬ngIII ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu

3.1 C¸c b¶ng d÷ liÖu

• B¶ng kho s¸ch

•B¶ng s¸ch