Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện.doc.DOC

Khảo sát hệ thống quản lý Thư viện

Chơng I Khảo sát hệ thống quản lý Th viện

I Khái quát

1.Mục đích

Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trờng học làrất lớn Vì vậy công tác quản lý th viện là vấn đề trọng điểmtrong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên Nhng đa phầnhiện nay các th viện đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lývào việc quản lý th viện của mình Việc độc giả gặp phải rấtnhiều khó khăn trong các khâu từ việc làm thẻ th viện, lựa chọn cáccuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mợn sách đã làm chonhiều ngời không thấy đợc lợi ích từ hoạt động th viện Việc thviện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch

vụ của mình có thể nâng cao hiệu quả học tập của học viên Xuấtphát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một môhình tổ chức th viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong tr-ờng, trong trung tâm) Nhng trớc hết chúng ta phải đánh giá đúnghiện trạng của trờng

2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống

Hiện nay, hệ thống th viện của nhiều nơi còn sơ sài trong vấn

đề quản lý( xét về mặt thông tin cập nhật cho ngời dùng cũng nhthuận tiện cho thủ th trong vấn đề quản lý) những mặt yếu thểhiện rõ trong công tác cho mợn sách, cũng nh công việc của thủ thhiện nay mất thời gian và độ chính xác không đợc đảm bảo:

Độc giả (User)

 Công tác mợn sách diễn ra một cách thủ công Ngời mợn sáchphải tìm tài liệu bằng cách tự tìm trong nhiều cuốn sách cótại th viện Dẫn đến việc độc giả không chủ động trongviệc mợn sách

 Độc giả cha nhận đợc các thông tin cập nhật nhanh nhất từ thviện

 Mặc dù nhu cầu lớn nhng việc viết ý kiến phản hồi còn hạnchế

Thủ th:

 Thủ th hiện tại vẫn phải quản lý công việc chủ yếu bằng giấy

tờ và nh vậy độ chính xác không đợc đảm bảo

 Thống kê thông tin rất mất thời gian

 Gửi thông tin đến ngời sử dụng mới chỉ có hình thức bảngthông báo trên th viện Điều này cha thực sự đáp ứng đợc yêucầu của ngời sử dụng

Tóm lại, nh vậy vai trò và vị trí của th viện cha đứng đúng chỗcủa nó, vẫn cha khuyến khích độc giả trong việc tìm tài liệu tựnghiên cứu Trong điều kiện hiện tại rất nhiều trung tâm, nhà tr-ờng đang đợc trang bị cơ sở vật chất về thông tin rất hiện đạimạng văn phòng đợc phát triển rộng rãi và chúng nên kết hợp quản

lý th viện với hệ thống hiện có Trong đề tài này tôi chỉ đa ra mộtgiải pháp hạn chế phần nào những vấn đề trên

II Thu thập yêu cầu

1 Mục đích

Điều quan trọng để quyết định tính thành công của một dự

án là kết quả của việc thu thập yêu cầu Vì vậy việc thu thập yêu cầu nhằm để ngời lập trình nắm bắt đợc khách hàng yêu cầu những gì cho dự án, để dựa vào đó ta mới làm đợc chơng trình

2 Thu thập yêu cầu

Yêu cầu chung:

Yêu cầu kỹ thuật:

1 Ngôn ngữ lập

trình:VB.Net

2 Cơ sở dữ liệu:SQL

server 20003

4

Yêu cầu chất lợng:

1 Chơng trình phải dễ

sử dụng, các form thiết kế đẹp phù hợp với th viện

2

Yêu cầu nội dung chi tiết:

1 Chơng trình gồm các

Form:

Form chính, Form độcgiả, Form sách, Form kho,…

2

3

4

3 Chơng II Phân tích hệ thống

2.1 Mục đích của việc phân tích chức năng của hệ thống

Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu đợc trongquá trình xây dựng hệ quản trị trong máy tính Không thể đa tinhọc hoá trong quá trình quản lý mà không qua quá trình phântích Hiệu quả mang lại của hệ thống là độ sâu của quá trình ban

đầu Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thốngnên xử lý bằng máy tính bộ phận nào do con ngời thực hiện Tổngquan về các công tác quản lý ở trên ta thấy rằng quản lý th viện khicha sử dụng bằng máy tính, các công việc nh thêm bớt sách, lu trữthông tin về sách báo đều do con ngời làm, nên mọi công việc nhtìm kiếm, cập nhật rất khó khăn và chậm chạp vì số lợng sách báoquá nhiều

Vì vậy để tăng hiệu quả, giảm nhẹ công sức và tiết kiệmthời gian thì tin học hoá vào hệ thống th viện là rất cần thiết Hơnnữa việc tìm kiếm, sửa, huỷ,thêm,bớt theo một yêu cầu nào đó sẽ

đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính, giúp cho việc quản lý đạthiệu quả cao có tính mềm dẻo và tiện lợi Muốn nh vậy thì trớc hết

ta phải có phần phân tích thật tốt

4

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý th viện

Cập nhật

2.3 Phần đặc tả chức năng

+ Chức năng cập nhật thông tin

- Cập nhật thông tin về tài liệu

Chức năng cập nhật thông tin về tài liệu có nhiệm vụ cập nhậtthông tin về tài liệu bao gồm: loại sách, tên tác giả, mã nhà sảnxuất, năm xuất bản, số trang, kích cỡ, tên kho sách, mã sách, số

đăng ký, ngôn ngữ, thể loại sách báo hay tạp chí

Cập nhật tài liệu có hai loại:

Cập nhật thông tin về tài liệu đã có trong th viện thì ta chỉcần cập nhật thông tin về số đăng ký

Cập nhật thông tin về tài liệu cha có trong th viện thì ta phảicập nhật toàn bộ thông tin về tài liệu

Trong cập nhật thông tin về tài liệu có các chức năng: Show,Insert, Delete, Edit

Show:

Input: Chọn tài liệu cần xem

Process: Lấy thông tin về tài liệu từ CSDL

Output: Hiển thị các thông tin về tài liệu cần xem

Input: Chọn tên tài liệu cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về tài liệu cần xoá

từ CSDL

Output: Hiện ra bảng thông báo xoá thành công

Edit:

Input: Chọn thông tin về tài liệu cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa các thông tin về tài liệu từ CSDL

6

Output: Hiện ra bảng thông báo tài liệu đã đợc sửathành công

Input: Tên độc giả cần xem

Process: Lấy thông tin từ CSDL

Output: Hiển thị thông tin về độc giả ra màn hình

Insert:

Khi ban quản lý muốn thêm vào trong CSDL các độc giả mới

Input: Nhập vào các thông tin về độc giả cầnthêm

Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra xem độc giả đó đã có

trong CSDL cha nếu cha có thì thêm vào CSDLOutput: Hiển thị thông báo độc giả đã đợc thêm

Delete:

Input: Chọn tên độc giả cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về độc giả ra khỏiCSDL

Output: Thông báo xoá thành công

Edit:

Input: Chon tên độc giả cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin độc giả từ CSDL

Output: Thông báo sửa thành công

- Cập nhật kho sách: Cho phép ban quản lý th viện vàthủ th cập nhật để số lợng sách hay vị trí sách trong kho Với cácchức năng: Insert, Delete,Edit

Input: Nhập vào các thông tin cần thêm

Process: Bộ sử lý sẽ thêm các thông tin cần thêm vàoCSDL

Output: Hiển thị thông báo thêm thành công

Delete:

Input: Chọn thông tin cần xoá

Process: Xoá thông tin đã chọn từ CSDL

Output: Hiển thị thông báo xoá thành công

Edit:

Input: Chọn thông tin cần sửa

Process: Bộ xử lý sẽ sửa thông tin từ CSDL

Output: Hiển thị thông báo sửa thành công

- Cập nhật thông tin về thủ th: Cho phép cập nhật toàn

bộ thông tin về thủ th trong th viện Với các chức năng: Insert,Delete, Edit

- Cập nhật thông tin về nhà Xuất Bản : Cho phép cậpnhật toàn bộ thông tin về nhà xuất bản nh tên nhà xuất bản, mãnhà xuất bản, địa chỉ, điện thoại Với các chức năng Insert, Delete,Edit

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin về nhà xuất bản

cần xoá từ trong CSDLOutput: Hiển thị thông báo xoá thành công

Edit:

Input: Chọn tên nhà xuất bản cần sửa

Process: Thông tin về nhà xuất bản sẽ đợc sửa từ CSDLOutput: Hiển thị thông báo sửa thành công

Input: Tên độc giả và yêu cầu của độc giả

Process: Bộ xử lý sẽ kiểm tra tên độc giả và nhập các

thông tin về yêu cầu của độc giả vào CSDLOutput: Nếu độc giả đủ các điều kiện đợc mợn( có

thẻ, thẻ còn han sử dụng…) thì kết quả trả về

là bảng thông báo thêm thành công Nếu không thoả mãn thì sẽ trả về bảng thôngbáo: không hợp lệ

Input: Chọn thôngtin cần xoá

Process: Bộ xử lý sẽ xoá các thông tin từ CSDLOutput: Hiển thị thông báo xoá thành công

- Trả sách: Chức năng này có nhiệm vụ thu thập lại sách

đã cho độc giả mợn, do đó cần ghi lại các thông tin về độc giả đãtrả sách nh: ngày trả, tình trạng trả…

- Xử lý phạt: Mỗi thẻ sẽ có thợi hạn sử dụng theo quy địnhcủa th viện, đối với mỗi trờng hợp mợn sách quá hạn hay làm h hangsách thì sẽ bị phạt theo quy định của th viện

- Báo quá hạn: Chức năng này có nhiệm vụ báo cho độcgiả biết khi thẻ của bạn đọc hết hạn hay bạn đọc mợn sách quá hạn.+ Chức năng tìm kiếm

- Chức năng tìm kiếm tài liệu: Chức năng này có nhiệm

vụ tìm kiếm thông tin phục vụ bạn đọc, khi bạn đọc có phiếu

đăng ký mợn sách, nhân viên quản lý sẽ thu thập yêu cầu vào máytính, máy tính sẽ tiến hành tìm kiếm Máy tính sẽ thông báo xemcòn bao nhiêu cuốn, ký hiệu tác giả, tên sách số đăng ký

Search:

Input: Tài liệu cần tìm kiếmProcess: Bộ xử lý sẽ tìm tài liệu từ trong CSDLOutput: Kết quả của việc tìm kiếm

Bạn đọc cũng có thể tìm thông tin về sách bằng máy tínhdành cho độc giả

- Chức năng tìm kiếm độc giả: Khi thủ th hay ban quản lý thviện muốn tìm kiếm các thông tin về độc giả nh: lớp, khoa, địachỉ, hạn thẻ,…để quản lý

Search :

Input: Tên độc giả cần tìm kiếmProcess: Lấy các thông tin về độc giả đó từ trong CSDLOutput: Đa ra các thông tin cần tìm kiếm

- Tìm kiếm thông tin mợn trả: cho biết các thông tin vềsách trong quá trình mợn trả của bạn đọc nh: tình trạng mợn, tình

10

trạng trả, ngày mợn, ngày trả Đồng thời cho biết các thông tin củathủ th trực tiếp cho độc giả mợn – trả sách.

- Thống kê tổng số sách có trong th viện: chức năng này

có nhiệm vụ thống kê xem th viện có tổng số sách có trong kho, sốsách độc giả giữ, sách đang sửa chữa và đóng bìa…

- Thống kê sách và báo trí lu hành: Chức năng này cónhiệm vụ thống kê xem có bao nhiêu sách và báo trí đợc lu hànhtrong một năm, hoặc một kỳ

- Thống kê lợt độc giả: Chức năng này có nhiệm vụ thống

kê xem một kỳ có bao nhiêu lợt độc giả đến th viện trong một nămhoặc một kỳ

2 4 Biểu đồ luồng dữ liệu

a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mức khung cảnh tơng ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấpchức năng, ta coi cả hệ thống là một chứcnăng duy nhất Biểu đồnày sẽ xây dung tất cả các tác nhân của hệ thống Mọi thông tincủa hệ thống đa ra bên ngoài là thông tin đầu ra Nhiệm vụ của

hệ thống là phải lu trữ, xử lý và biến đổi các thông tin từ đầu vàothành kết quả đầu ra Các tác nhân giao tiếp với quản lý th việngồm: độc giả, sách và báo chí, phòng nghiệp vụ, sổ mợn sách,phiếu đăng ký, số đăng ký độc giả, nhật ký th viện…

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

12

Độc giả

Độc giả

Hệ thống quản lý

Sách

M ợn trả

sách T.T sách

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Cập nhật

TT kho sách

Độc giả

Thủ th

Xử lý TT độc giả trả

sách TTm ợn trả sách

T×m kiÕm TTm în tr¶

T×m kiÕm

+ Ph©n r· chøc n¨ng t×m kiÕm s¸ch

16

Thñ th

T×m kiÕm theo m·

s¸ch

T×m kiÕm theo tªn s¸ch

§éc gi¶

T×m kiÕm theo DKCB

T×m kiÕm theo NXB

T×m kiÕm theo n¨m XB

Thñ th

KÕt qu¶ t×m kiÕm

+ Chức năng báo cáo thống kê

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Phần báo cáo thống kê

Ban quản lý th viện

Thống kê

tài liệu TK độc giả và l ợt độc

giả

TK tài liệu l u hành

Tài liệu Số đăng ký

Ch¬ngIII ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu

3.1 C¸c b¶ng d÷ liÖu

 B¶ng kho s¸ch

B¶ng s¸ch

 Bảng nhà xuất bản

 Bảng độc giả

22

 B¶ng mîn tr¶

 B¶ng ®¨ng ký c¸ biÖt

24

3.2 Mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng

3.3.2 Menu quản lý kho sách

3.3.3 Menu quản lý độc giả

3.3.6 Menu b¸o c¸o

3.4 ThiÕt kÕ giao diÖn

30