Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 4

4.1.1 Đối thoại là gì?Định nghĩa: Một tình huống được hình thành dựa trên những hành động liên tiếp chủ yếu bằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp và với một mục tiêu

Các kiểu đối thoại trực tiếp.

Chuẩn bị một buổi đối thoại.

Đối thoại gián tiếp (đối thoại qua điện thoại)

 Đối thoại là gì?

4.1 ĐẶT VẤN ĐỀ

4.1.1 Đối thoại là gì?

Định nghĩa:

Một tình huống được hình thành dựa trên

những hành động liên tiếp chủ yếu bằng lời nói giữa hai cá nhân nhờ vào tiếp xúc trực tiếp và với một mục tiêu đã được ít nhất là một trong hai người đề xướng từ trước - đó là đối thoại.

4.1.2 Sự cần thiết của đối thoại

Trong mọi tổ chức, ở mọi lúc nếu ta thực hiện đều đặn các buổi đối thoại thì đó là một cách

hữu hiệu để luân chuyển thông tin và giải

quyết vấn đề, không có sự trao đổi trực tiếp và

có hệ thống thì sẽ nhanh chóng đi đến chỗ bế tắc

Đối thoại còn giúp giải quyết nhu cầu của con người, vì sự thất vọng bực bội tích tụ hàng

ngày sẽ dần dần tạo thành một sự khó chịu

căng thẳng sẵn sàng bùng nổ bất cứ lúc nào.

4.2 Các kiểu đối thoại trực tiếp

Theo mục tiêu.

Theo vai trò của người tham gia.

Theo kỹ thuật sử dụng

Kỹ năng phỏng vấn

Cung cấp thông tin hay giải thích cho ai (theo yêu cầu

của họ hay do ta thấy điều đó là cần thiết) Thông tin từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất.

3) Động viên:

Thúc đẩy ai làm một việc gì, làm cho họ thay đổi cách

làm việc, thay đổi thái độ làm việc.

4) Lựa chọn, đánh giá, định hướng

5) Giải quyết vấn đề với một người nào đó.

4.2.2 Theo vai trò của người tham gia

1) Đối thoại tập trung vào vấn đề do người khởi xướng

cuộc đối thoại đề ra.

2) Đối thoại tập trung vào vấn đề riêng của một thành

viên trong cuộc đối thoại còn gọi là đối thoại cố vấn.

 Đây là trường hợp một hay nhiều người tìm đến một

người khác để xin lời khuyên giải quyết tình huống khó

xử của mình.

3) Đối thoại tập trung vào vấn đề liên quan đến cả hai bên đối tác và nhiều đối tác.

3) Đối thoại không dẫn dắt

 Người phỏng vấn đưa ra vấn đề rồi sau đó nghe đối tượng trình bày.

 Người phỏng vấn cần thể hiện sự thông cảm, đồng tình, đặc biệt là thái độ của mình, người phỏng vấn trở thành thính giả nhằm tạo sự thoải mái cho người nói

 Thỉnh thoảng, người phỏng vấn cần diễn đạt lại một vài ý của người trình bày nhằm khuyến khích họ đi sâu hơn vào vấn đề

 Đây là kiểu đối thoại phù hợp trong tình huống giúp đỡ hoặc khuyên người nào đó

 Cần luyện tập nhiều các kiểu đối thoại kể trên.

4.2.4 Kỹ năng phỏng vấn

CÂU HỎI:

 Câu hỏi trực tiếp:

 Sử dụng để bắt đầu cuộc đối thoại Trên nguyên tắc, sử dụng lại mỗi khi đề cập đến một đề tài mới Ví dụ : Bảng câu hỏi thăm dò.

Câu hỏi truyền:

 Thường được sử dụng trong đối thoại kiểu bán dẫn dắt Nó dựa trên

những điều người được phỏng vấn vừa nói để tiếp tục phát triển, chi tiết hóa và đào sâu thêm vấn đề.

Trình bày lại

họ hiểu về nội dung mà người nói vừa trình bày và sau đó lại để cho người nói trình bày tiếp.

cách hiểu riêng của người nghe:

những gì mà người nói muốn truyền đạt: phát hiện được những điều đã hiểu nhầm, hiểu sai.

đánh giá của mình.

 Trình bày lại có diễn giải

bộ các đề nghị.

hay thay đổi một chút ít nội dung vừa được nghe.

một cách đúng đắn).

10 kỹ năng phỏng vấn

1 Nghiên cứu kỹ chủ đề

2 Lập sẵn một danh sách các câu hỏi

3 Lên kế hoạch trước

4 Có tác phong chuyên nghiệp

5 Giữ đúng chủ đề của cuộc phỏng vấn

6 Hãy để người được phỏng vấn nói

7 Giải thích rõ ràng những nguyên tắc cơ bản

8 Ghi lại những quan sát riêng

4.3 Chuẩn bị một buổi đối thoại

Đối thoại sẽ càng có hiệu quả

khi mà hai người đối thoại có

Chuẩn bị một buổi đối thoại (tt)

Đối thoại sẽ càng có hiệu quả khi mà hai người đối thoại có chuẩn bị trước:

 Đề tài.

 Về vấn đề gì?

 Việc trình bày đề tài có rõ ràng chưa?

 Làm thế nào trình bày một cách chính xác đề tài?

 Người đối tác đã có trước những thông tin nào về đề tài?.

 Bối cảnh.

 Đề tài hôm nay được đề cập đến trong hoàn cảnh nào?

 Ai (những ai) sẽ là người đối thoại với ta? Họ có quyền quyết định không ?

 Liệu họ có nắm được bối cảnh không?

Chuẩn bị một buổi đối thoại (tt)

 Các thông tin.

 Tùy theo mục tiêu đề ra, những thông tin nào cần chú trọng để đưa ra?

 Cần tìm hiểu và hiểu rõ đối tác

 Ưu tiên cho những ví dụ cụ thể nào?

 Phải tập hợp những tài liệu nào?

 Ta sẽ gặp những trở lực nào hay chống đối nào trong buổi đối thoại?

 Những lập luận nào sẽ chống lại ta? Ta cần chuẩn bị phản biện nào và làm thề nào để trình bày chúng?

 Kế hoạch.

 Ta đề ra kế hoạch để chuẩn bị cuộc đối thoại ra sao?

 Trình tự các phần lần lượt sẽ trình bày ra sao?

 Cái nào phải nói trước Cái nào phải nói sau?

 Những người đi đàm phán, các ứng cử viên hay các thí sinh đi

dự phỏng vấn tìm việc làm nào mà không sử dụng 5 bước

chuẩn bị cơ bản này thì khả năng thành công sẽ bị hạn chế

4.4 Đối thoại gián tiếp (qua điện

thoại)

4.4 Đối thoại gián tiếp (qua điện

thoại)

 Những khó khăn khi đối thoại gián tiếp.

 Duy trì sự tiếp xúc và sự chú ý của người đối thoại.

 Kết thúc đối thoại qua điện thoại.

 Kế hoạch.

4.4.1 Những khó khăn khi đối thoại qua ĐT

Điện thoại đã trở thành một phương tiện giao tiếp rất phổ biến và thông dụng tuy nhiên nhiều người vẫn bị

“khớp” khi phải sử dụng thiết bị này Các khó khăn

thường là:

cách rõ ràng, cụ thể và chính xác.

nhận bằng các giác quan của mình : sờ mó, nếm, nhìn

… Do đó cần diễn đạt bằng ngôn ngữ giàu chất tượng hình.

không liên quan đến lời nói đều không trông thấy Ta

không thể “thấy” đựợc phản ứng của nhau Ta luôn

băn khoăn : không biết người kia có hiểu không? Có

đồng ý không? Có phản đối không? Có bị đụng chạm không? …

4.4.2 Duy trì sự tiếp xúc và chú ý của người đối thọai

Bắt đầu cuộc đối thoại:

 Chuẩn bị về thể lực :

 Hít thở sâu để giữ bình tĩnh

 Mỉm cười : để tạo giọng nói vui vẻ và tạo bầu không khí nhiệt tình.

 Tự giới thiệu :

 Bắt đầu lời chào.

 Giới thiệu tên, họ một cách rõ ràng, rành mạch : điều này rất quan trọng, bởi vì người đối thoại biết được mình đang nói chuyện với ai và có cảm giác an tâm.

 Trình bày lý do của cuộc gọi :

 Đi thẳng vào vấn đề sẽ giúp ta tiết kiệm thời gian, xác định được đối tượng tạo sự quan tâm, chú ý của người nghe.

Duy trì sư chú ý:

 Nêu một vài quan điểm chung mang ý nghĩa tích cực trong quá khứ :

 Điều này sẽ đánh thức những kỷ niệm tốt đẹp và làm cho người đối thoại tự nhiên hơn Cuộc đối thoại sẽ tiến triển tốt hơn.

 Tìm một điểm chung mang ý nghĩa tích cực:

 Điều này tạo mối dây liên hệ Người đối thoại sẽ tích cực hơn khi tiếp tục lắng nghe ta trình bày.

 Tìm cách diễn đạt mang tính động viên, khích lệ hành động :

 Nhằm mục đích nhận được những câu trả lời tích cực

4.4.3 Kết thúc cuộc đối thoại qua điện thoại

 Phát biểu tóm tắt nội dung

 Giúp mỗi bên đối thoại kiểm tra xem người kia đã

hiểu rõ quan điểm của mình chưa.

 Đưa ra một giải pháp

 Để người đối thoại biết rằng vấn đề của mình đã giải quuyết xong hay chỉ được một phần.

 Xác định thỏa thuận mối quan hệ.

 Ta không nên cúp máy trước khi xác lập được

những bước tiếp theo của mối quan hệ (ai làm việc gì?) và ai sẽ là người khởi xướng những bước tiếp theo (ai sẽ khởi xướng lại mối quan hệ và trong thời hạn bao lâu?).

Một vài lời khuyên để một cuộc đối thoại qua ĐT có hiệu quả

 Tư thế:

 Ngồi thẳng lưng, hay hơi nghiêng về phía sau để hít thở sâu hơn.

 Hít thở đều trong khi nói để tránh việc hít mạnh gây tiếng động lớn khi cảm thấy hụt hơi

 Tiếng nói:

 Am lượng:

 Cần phải nói tự nhiên xem người đối thoại như không có, cần tránh la lớn và làm người nghe sợ hãi.

 Cần thay đổi âm lượng lời nói : nói lớn hơn nhẳm đánh thức và gây ấn tượng nói nhỏ lại làm an tâm người nghe hoặc nói giọng nhẹ nhàng như đang tâm sự.

 Dung lượng

 Đừng nói quá nhanh

 Không hơn 140 từ / phút Cần có thời gian nghỉ, dừng câu thích hợp.

 Nên nói thay đổi tốc độ nhằm duy trì sự chú ý Khi muốn giải thích hay an ủi, cần nói chậm lại Ngược lại, tăng tốc

độ (nhưng đừng nhanh quá) khi muốn thuyết phục hay gây ấn tượng với người đối thoại.

4.5 Kết thúc cuộc đối thoại

Từ đầu chúng ta đã biết rằng đối thoại là một phương tiện cho cả hai phía hay ít nhất là một phía đạt đến mục tiêu đã được đặt ra trước

Cuối buổi tranh luận, trước khi chia tay, cần tóm tắt nội dung, để xác nhận mục tiêu đã đạt

được, hoặc con đường dẫn đến mục tiêu cần đạt.

Đối với mọi hình thức đối thoại ta đặc biệt lưu ý đến

Trong trường hợp đàm phán thương lượng, ta cần nhắc lại :

 Nếu cuộc đối thoại mà mục đích là vì công việc, ta sẽ trinh bày lại các điểm chính xoay quanh hành động

thống chất lượng : ai làm? Van đề gì? ở đâu? Như têế nào? Khi nào? Tại sao?…

Nếu buổi đối thoại cần phải tiếp tục ta phải thỏa thuận thời gian, địa điểm, giờ giấc của buổi gặp gỡ tới và dĩ nhiên cả những tài liệu cần thiết Nếu không tìm ngay được thời gian phù hợp, cần phải xác định rõ ai sẽ là người khởi xướng lại việc tiếp xúc lần sau.

Thảo luận