Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 3

1 1 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG GHI CHÉP  Đặt vấn đề.  Ghi chép từ một bài nói  Ghi chép từ một văn bản (tham khảo từ các tài liệu).  Thực hiện một báo cáo. 2 2  Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin. Có hai phương thức:  Ghi chép từ bài nói của một diễn giả.  Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo.  Đây là một công việc mang tính trí tuệ, thuộc về tinh thần, nhằm biên soạn một sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thông qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu.  Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó có phù hợp những gì mà ta mong muốn.  Ghi chú: Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp. 3.1 ĐẶT VẤN ĐỀ 3 3 3.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI  Khó khăn  Các bước chuẩn bị.  Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ghi chép  Biết cách khai thác các điều đã ghi 4 4  Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau.  Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút  Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tuỳ theo phương pháp và tốc độ của mỗi người.  → Khi ghi cần thực hiện một sự lựa chọn (các ý chính).  Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc  Nghe - Hiểu - Phân tích - Chọn lựa - Ghi nhớ bằng việc ghi chép lại.  Không tồn tại các thủ thuật chung  Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng. 3.2.1 KHÓ KHĂN GHI CHÉP TỪ BÀI NÓI 5 5  Chuẩn bị phương tiện vật chất:  Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập…  Chuẩn bị tinh thần  Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác - khi đó ý tưởng ghi chép sẽ rời rạc hay không sử dụng được.  Phải có thái độ chăm chú lắng nghe - luôn chú ý và tập trung tư tưởng.  Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, nếu có được tài liệu trước thì sẽ dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn.  Tập luyện ghi chép  Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức tốt nhất  Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc hoặc bố cục của bài nói:  Lời mở đầu.  Các đoạn chuyển tiếp.  Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn.  Tổng hợp từng phần.  Kết luận. 3.2.2 CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ 6 6 Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất: 1) Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ:  dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc.  Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu.  Trong trường hợp bạn không theo kịp, cứ tiếp tục theo dõi và gạch dưới những gì bạn cảm thấy hiểu nhầm và đánh dấu hỏi các câu này bên lề trang giấy, sau đó sẽ giải quyết vấn đề bằng cách hỏi các người nghe khác. 2) Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt.  Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ giữ lại các từ ngữ có nghĩa. Bỏ cách ghi chép từng từ một.  Ta không thể ghi tất cả những gì mà diễn giả trình bày.  Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt và tổng hợp.  Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký. Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý. 7 7 3) Biết thích ứng với diễn giả khác nhau  Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của diễn giả và những quan tâm của diễn giả trong việc nắm bắt thông tin của người nghe.  Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép được dễ dàng như: • Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống. • Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu (nếu có) tốt. • Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ thống. 8 8 Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải:  Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn.  Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày  Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố có khả năng giúp ta hiểu rõ bài nói của diễn giả (thông báo đề tài, các đoạn chuyển mạch…).  Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan. 9 9  Cấu trúc của bài nói  Các hình thức ngôn từ  Các chữ then chốt và các từ hữu ích:  Danh sách chỉ dẫn các cụm từ  Đoạn chuyển mạch (chuyển tiếp) 3.2.3 CÁC YẾU TỐ GIÚP CHO VIỆC GHI CHÉP 10 10 Cấu trúc của bài nói  Cần nhận thấy những phần khác nhau trong khi ghi chép. Điều này càng dễ khi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng  Tầm quan trọng của dạng cấu trúc này:  Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ)  Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó. [...]... sung khiếm khuyết, những thiếu sót và tạo ra các liên hệ logic  Nếu không làm thế thì các điều ghi chép có nguy cơ không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến nó 14 14 3. 3 Ghi chép từ một văn bản (tham khảo từ các tài liệu)  Các khó khăn và thuận lợi  Kỹ thuật ghi chép cho từng loại  Các hình thức ghi chép  Dàn bài của báo cáo 15 15 3. 3.1 Các Khó khăn và thuận lợi 1.Thuận lợi:  Đọc tài... nhận hơn khi nghe người khác trình bầy để ghi chép và tóm tắt  Có nhiều tài liệu tham khảo và chọn lựa 2 Khó khăn:  Tốn nhiều thời gian để đọc các tài liệu  Đôi khi tham lam viết quá dài  Đôi lúc tìm chưa hết hoặc chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo  Khi nghe báo cáo thì diễn giả đã định hướng và xác định các vấn đề cần truyền đạt 16 16 3. 3.2 Kỹ thuật ghi chép  Chuẩn bị phương tiện  Giấy viết,... tiện tra cứu khi cần 22 22 3. 3 .3 Thực hiện một báo cáo  Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng  Những điều thực hiện trong báo cáo (thuyết minh)  Báo cáo kỹ thuật  Định nghĩa  Thu thập thông tin  Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo  Soạn thảo một báo cáo 23 23 a) Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng  Lời nói đầu  Đặt vấn đề: nêu mục đích của báo cáo  Các phần cần được giải quyết: Các chương... khẳng định và ta có thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm v.v…  Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm dứt của một liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật ra v.v… 13 13 3.2.4 Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:  Ngay buổi đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ các... một vài chương quan trọng, đọc kết luận của tài liệu v.v… dựa vào mục tiêu đặt ra để tìm nội dung đáp ứng theo yêu cầu của bài viết và tiến hành tóm tắt đưa vào bài viết theo từng đoạn  Khi đọc: cũng trích từng phần theo dàn bài       Từ đoạn nhập đề Đoạn giới thiệu Đoạn chuyển mạch Đoạn kết luận Cần chú ý các câu then chốt, các chữ hữu ích Chọn các ý tưởng cơ bản của đoạn văn cần tóm tắt và. .. trọng, người viết cần ghi nhớ 11 11 Các chữ then chốt và các từ hữu ích  Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay những thông tin quan trọng  Những từ hữu ích là các chuẩn, nó làm căn cứ cho các suy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc 12 12 Danh sách chỉ dẫn các cụm từ  Đoạn mở đầu: Các công thức vào đề:“chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “điểm khởi... lượng công việc rành mạch  Việc chia các phần trong các chương cần thống nhất từ đầu đến cuối  Các công thức, hình vẽ phải đánh số thứ tự, có thể đánh số từ 1 đến 100 … ngay từ đầu bài viết, có thể đánh số của công thức hoặc số của hình theo từng chương Mục đích là để dễ theo dõi và gọi chúng lại ở các phần sau  Các hình vẽ cần phải có chú giải tên hình rõ ràng  Các trích dẫn, hình vẽ và công thức...  Các trích dẫn, hình vẽ và công thức không phải của mình sáng tác thì cần phải làm các ký hiệu tham khảo [ ], Ví dụ: Công thức (5) hay hình (6) có thêm [1] & [2] ý nói lấy từ tài liệu tham khảo 1 và 2 ghi ở phần cuối báo cáo trong mục tài liệu tham khảo 25 25 c) Báo cáo kỹ thuật Định nghĩa Thu thập thông tin Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo Soạn thảo một báo cáo 26 26 Thảo luận 27 27 ... Muốn vậy cần phải:  Chuẩn bị một dàn bài đầy đủ và logic, lấy tư liệu từ các tài liệu đã đọc theo nội dung và mục tiêu, yêu cầu như: Các số liệu, dữ liệu,công thức, bảng biểu v.v…  Chọn ý chính và quan trọng trong tài liệu theo mục tiêu của bài viết, trong các tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu và chủ đề mà người viết cần, thì phải đi sâu và trích ra  Viết thành các chương mục theo dàn bài... huống và môi trường của vấn đề được đề cập khi tài liệu được tóm tắt  Các phiếu thông tin đừng để lẫn lộn các ý tưởng với nhau mà cần để riêng mỗi ý tưởng một phiếu  Các tư liệu đôi khi không cần chép ra, lúc tham khảo cần ghi nhận trang, tên tài liệuv.v…Khi nào viết thành văn bản lúc đó ta lật lại các tài liệu đó để sử dụng  Ta có thể ghi chú bên lề văn bản bài viết để tiện tra cứu khi cần 22 22 3. 3.3