Kỹ năng truyền thông và làm việc nhóm Phần 2

1 1 CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC THEO NHÓM Khái niệm làm việc theo nhóm. Phát triển nhóm Phát triển nhóm trong ngành CNTT 2 2 2.1. KHÁI NiỆM LÀM ViỆC THEO NHÓM Thế nào là một nhóm?  Một nhóm là một đơn vị làm việc có cùng chung một mục đích, qua đó những thành viên phát triển mối quan hệ với nhau nhằm hoàn thành mục tiêu/nhiệm vụ  Kết quả công việc của nhóm là nỗ lực chung, là sự hợp tác của từng cá nhân cùng quan tâm đến sự nghiệp chung.  Cùng chia sẽ tài năng và óc lãnh đạo 3 3 2.1.1 Sự cần thiết làm việc theo nhóm  Đơn giản vì không ai là hoàn hảo,  Tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.  Không ai có thể cáng đáng hết mọi việc: các dự án khổng lồ, phức tạp và khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.   Các nhà khoa học cho biết, học sinh học nhanh nhất từ việc cùng nhau hoàn thành bài tập hoặc tham gia các hoạt động xã hội.  Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẫn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân  Người Việt Nam?  Thực trạng?  Nguyên nhân? 4 4 Thực trạng / Nguyên nhân Thực trạng:  Đối với người Việt trẻ, từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được "nghe nói" chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa.  Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.  Trong quá trình làm việc nhóm cũng có nhiều rắc rối vì bất đồng quan điểm dẫn đến làm việc nhóm tạo ra tác dụng ngược vì các bạn không nắm được kỹ năng này. Nguyên nhân:  Quá nể nang các mối quan hệ:  Châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm  Ngược lại, chúng ta thích làm vừa lòng người khác bằng cách tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì.  Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác;  Thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh;  Không chú ý đến công việc của nhóm;  ý kiến mình là tốt và không chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác  Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia 5 5 2.1.2 Thế nào là làm việc theo nhóm  Kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm: học cách cộng tác  Huy động trí tuệ và tiềm năng của mọi thành viên.  Thỏa hiệp để đạt được một mục tiêu.  Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các kỹ năng nhỏ:  Xây dựng vai trò chính trong nhóm  Kỹ năng quản lý hội họp.  Phát triển quá trình làm việc nhóm  Sáng tạo và kích thích tiềm năng  Tinh thần đồng đội: Khả năng thích ứng của cá nhân nhằm điều chỉnh phong cách, hành vi ứng xử của mình nhằm đạt mục tiêu chung của đội.  Lợi ích:  Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề  Ra quyết định có chất lượng cao hơn  Cải tiến quy trình  Gia tăng hiệu quả giao tiếp  Gia tăng tinh thần làm việc 6 6 Một số hạn chế khi làm việc nhóm  Vài thành viên trong nhóm có ưu thế hơn tác động đến tính khách quan trong các quyết định của đội  Những thành viên tích cực làm việc nhiều hơn những thành viên khác  Những thành viên giỏi có đủ khả năng để ra quyết định độc lập không cần đến các thành viên khác trong nhóm  Ra quyết định trong nhóm có thể tốn nhiều thời gian hơn so với cá nhân ra quyết định  Sự khác biệt về kinh nghiệm, chuyên môn, văn hóa, v.v… có thể gây trở ngại đến hiệu quả làm việc của nhóm. 7 7 Những đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả  Năng lực – mỗi thành viên phải có kỹ năng nào đó mà nhóm cần;  Mục tiêu rõ ràng và thuyết phục, phù hợp với mục tiêu của tổ chức;  Có các nguyên tắc chung, vai trò và nhiệm vụ rõ ràng;  Tận tụy với mục tiêu chung;  Mọi thành viên đều đóng góp và đều hưởng lợi;  Môi trường khuyến khích; 8 8 2.1.3. Tính cách cá nhân khi giải quyết vấn đề Tính cách cá nhân rất đa dạng và có ảnh hưởng rất lớn đến cách giải quyết vấn đề. Có 4 cách phân loại tính cách cá nhân như sau: 1. Theo cách giải quyết bài toán:  Người có tính hướng ngoại  Người có tính hướng nội 2. Theo tính thực tế:  Người có xu hướng thực tế  Người có xu hướng lý thuyết 3. Theo tinh khách quan khi ra quyết định:  Người có tính khách quan  Người có tính chủ quan 4. Theo tính cách cá nhân:  Người có tính dè dặt  Người có tính quyết đoán 9 9 Người có tính hướng ngoại: có xu hướng lấn át người khác, họ rất miễn cưỡng khi trao đổi ý kiến của mình. Một số đề nghị giúp họ có đóng góp tốt:  Cho người khác thời gian để suy nghĩ.  Tập lắng nghe người khác và rèn thói quen suy nghĩ trước khi nói.  Khuyến khích việc tóm tắt lại những gì đã nói.  Giúp họ hiểu rằng im lặng không phải lúc nào cũng có nghĩa là đồng ý. 2.1.3. Tính cách cá nhân khi giải quyết vấn đề 10 10 Người có tính hướng nội: sống nội tâm, biết lắng nghe, suy nghĩ rồi mới phát biểu và thích độc lập giải quyết công việc: Một số đề nghị giúp họ có đóng góp tốt:  Trao đổi nhiều hơn, việc trao đổi ý kiến sẽ giúp đánh giá ý tưởng  Tạo sư bình đẳng cho họ trong việc tham gia lựa chọn các ý tưởng và lên kế hoạch  Khuyến khích sự bày tỏ thái độ  Khuyến khích phát biểu và lặp lại ý tưởng của mình.  Dùng người hướng nội thúc đẩy người hướng ngoại suy nghĩ rõ ràng, mạch lạc 2.1.3. Tính cách cá nhân khi giải quyết vấn đề [...]... sáng tạo và môi trường thiết kế 8) Tính sáng tạo và thực hành 14 14 2. 2 PHÁT TRIỂN NHÓM  Mục đích của nhóm  Các vai trò trong nhóm  Xây dựng nhóm hoạt động có hiệu quả  Tính linh hoạt và đối phó những thay đổi  Xây dựng khả năng lãnh đạo  Định lượng vấn đề và giải quyết vấn đề  Các giai đoạn phát triển của nhóm  Bài học kinh nghiệm 15 15 Kỹ năng làm việc nhóm một cách hiệu quả 7 kỹ năng được... 16 2. 2.1 Mục đích của nhóm  Giải quyết bài toán  Học cách cộng tác để huy động được trí tuệ của tất cả các thành viên khác  Quyết định đưa ra dựa trên sự nhất trí của nhóm  Thiết lập các giao tiếp thông tin đảm bảo sự hiểu biết thông suốt của cả nhóm  Phải quan tâm đến lợi ích của cả nhóm 17 17 2. 2 .2 Các vai trò trong nhóm Ngoài chuyên môn kỹ thuật còn có thể có vai trò thứ hai, tùy vào nhóm, thông. .. một nhóm làm việc hiệu quả 8 đặc điểm của một nhóm làm việc hiệu quả do Larson và LaFasto chỉ ra trong cuốn Teamwork: What Must Go Right/What Can Go Wrong (Sage Publications 1989) 1 Có một mục tiêu rõ ràng: 2 Hoạt động của nhóm phải được định hướng đi theo kết quả sẽ đạt được: 3 Các thành viên trong đội phải có kiến thức và kĩ năng: 4 Cả nhóm phải là một khối thống nhất: 5 Môi trường làm việc nhóm. .. rộng và có khả năng phán đoán chính xác  Người chăm sóc nhóm: xây dựng tình cảm, tránh các cuộc cãi cọ, xích mích trong nhóm  Người làm việc: biến ý tưởng thành công việc cụ thể, người thực thi kỷ luật, thực tế và hiệu quả  Người kết thúc công việc: nguyên tắc, tỉ mỉ và thường bàn giao kết quả đúng kế hoạch Các vai trò có thể thay đổi trong quá trình hoạt động của nhóm 18 18 2. 2.3 Xây dựng nhóm. .. chức việc thu thập và phân tích dữ liệu  Vận dụng trí tuệ tập thể  Nhắc nhở là họ không phải luôn luôn đúng 13 13 2. 1.4 Tính cách của người thiết kế sáng tạo Sáng tạo: Giải quyết đúng vấn đề Mới nhất 1)Tính sáng tạo và trí thông minh 2) Tính sáng tạo và khả năng tưởng tượng: 3) Tính sáng tạo và kiến thức 4) Tính sáng tạo và khả năng vận dụng 5) Tính sáng tạo và sự táo bạo 6) Tính sáng tạo và kỹ thuật... sót  Thúc đẩy sự nhất trí của nhóm trên một tầm nhìn 27 27 2. 3 Phát triển nhóm 1 Hình thành 2 Rối loạn 3 Quy ước 4 Thực hiện 5 Năng động / chuyển đổi Đây là một tiến trình không có sự tách bạch giữa các giai đoạn mà mang tính “động”, “tổng hợp”, “chậm” và “thay đổi” khi có thành viên gia nhập hoặc ra đi 28 28 Hình thành (Forming)  Các thành viên không biết cụ thể phải làm gì  Các nguyên tắc, vai trò... việc góp phần vào thành công của tập thể:  Hỗ trợ nhau trong công việc  Thừa nhận sự phụ thuộc lẫn nhau  Tin vào khả năng của mình và của đồng đội  Các thành viên thường xuyên đưa ra các phản hồi, phê bình mang tính xây dựng  Nhóm thường xuyên xem xét, đánh giá một các có hệ thống:  Mục tiêu của đội  Việc tổ chức thực hiện  Cách thức thực hiện  Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài đội 32. .. ngoài đội 32 32 Năng động/Chuyển đổi (Adjourning)  Cơ cấu của đội thay đổi do những mục tiêu mới  Có thành viên rời khỏi đội và có thành viên mới gia nhập đội  Đội vẫn năng động tuy có sự thay đổi thành viên, các thành viên cũ và mới nhanh chóng hòa nhập và sẵn sàng nhận nhiệm vụ  Tính cách của đội có thể thay đổi và đội có tính cách mới và tính năng động mới 33 33 2. 4 Phát triển nhóm trong ngành... nguồn sinh lực của đội Người liên hệ chính giữa đội với phần còn lại của tổ chức Người “phát ngôn” cho đội Duy trì việc thực hiện mục tiêu và giữ cho đội đi đúng hướng Khuyến khích, giúp đỡ mọi người trong đội “Gỡ rối” cho đội khi gặp phải vấn đề nan giải KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO ĐỘI NHÓM:     Có khả năng xây dựng, phát triển và thúc đẩy đội làm việc hướng đến mục tiêu chung Hãy là người khởi xướng Hãy... ràng, đơn giản và có thể đánh giá được  Mục đích có tính thực tế  Hướng giải quyết rõ ràng  Tuyển chọn các thành viên trong nhóm : là những chuyên gia về kỹ thuật và ngoài ra còn có thể đảm trách vai trò thứ hai khi được phân công  Thiết lập các qui tắc ứng xử rõ ràng  Thiết lập và nắm vững ngay một vài mục đích và một vài nhiệm vụ theo qui định của hoạt động  Dành thời gian cho nhau 20 20 Đặc điểm